3 Auch Harris/Brightman (1964) weisen auf dia Schwäch« das ICN-Modells hin, wenn es darum geht, relativ unstruMurierte Abläufe zu beschreiben:
Thls approach (das ICN-Modall, M.T.) ha* been successfully applied to very structured asynchronous Office actMties but has not been as useful in modeling Office actfvities that ara unstructured, and require significant parallel and exoeption-condition praoassing."
4.1 Daten und Informationen 4.1.1 Darstellung der Daten
Im ICN-Modeil wird bei der Beschreibung des Informationsflusses von den geflossenen Informationen abstrahiert Dargestellt werden nur die Wege der Informationen, nicht jedoch die Informationen selbst Auch In der Literatur wird mehrfach kritisch hingewiesen auf die beim ICN-Modell fehlende Möglichkeit der Darstellung von Inhalt und Struktur von Daten bzw.
Datengruppen, wie sie bei den Formular- bzw. Datenbankmodellen realisiert Ist.4 Im ICN-Modell besteht die Möglichkeit, Schreib- und Lesezugrtffe von Aktivitäten auf Repositories mit sogenannten Datenlabels zu versehen. Die geflossenen Informationen sind dann in einer Uste der Datenlabels verbal beschrieben (vgl. Cook 1980).5
4.1.2 Der Zusammenhang zwischen Handlung und Informationserarbeitung
In der Informationswissenschaft wird unterschieden zwischen Daten bzw. Nachrichten, die erst dann zu Informationen werden, wenn sie für die Ausführung einer Handlung gebraucht werden (vgl. Kuhlen 1984). Damit setzt die Analyse informationeller Absicherung voraus, daß sowohl die Daten als auch deren Verwendungszweck beschrieben werden können. Erst wenn der funktionale Zusammenhang zwischen Aktivitätszielen und den zu ihrer Erreichung erforderlichen Informationellen Ressourcen in einem Modell dargestellt ist, können Aussagen gemacht werden darüber:
- welche Informationen zur Durchführung einer Aktivität erarbeitet werden müssen - Inwieweit die dafür erforderlichen informationeilen Ressourcen in einem konkreten Fall
vorhanden waren und inwieweit sie tatsächlich genutzt wurden.6
Kuhlen (1986) unterscheidet zwei zur Gewinnung von Handlungsinformationen notwendige Teilschritte der informationellen Absicherung: die Informationserarbeitung und die daran anschließende Informationsverarbeitung. Die für eine Handlung zu erarbeitende Information ist funktional abhängig von dem Typ der Handlung und von den Zielen, die durch die Handlung erreicht werden sollen. Auch bei der von Ellis mit dem GeneraJized ICN eingeführten Beschreibung der Ziele eines Bürovorgangs (vgl. Ellis 1983) bleibt unklar, welche Rolle die eingelesenen Daten letztlich für die Erreichung der darüber skizzierten Ziele spielen. Um von den Zielen einer Aktivität auf damit einhergehende Informationsziele zu schließen, bedarf es eines in der Beschreibung nicht dargestellten Wissens um die informationeilen Anforderungen des betreffenden Aktivitätstyps.
So geht aus der Beschreibung der Aktivitäten 4-5 nicht hervor, welche Funktion die eingelesenen Informationen für das Erreichen des Vorgangsziels, nämlich der Bewilligung des Antrags, hatten. Lag der Erfolg des zweiten Durchgangs daran, daß bei der Wiederholung der
4 Vgl. Homduch et al.:The Generalized Information Control Net aa introduced in /EL83 (Blis 1963.M.T.) it a l M baMd on Pttri rwt concepts, however on th« slmpl« PMri n«t mo<M wtth simpk» tokens. In additton, dato modeling oonoepts are not provktod «t all.' (1984,3); Auch Wurch 1983 und Haneke 1964 zahlen zu d m Nachtellen de«
Modell« da« Fehlen einer Möglichkeit, "Inhalt und Struktur" von Daten darzustellen, wobei Wurch weiterhin auf die fehlend« Möglichkeit verwaist, "bestimmt« mit dem Status der Daten zusammenhangende Aspekte (z.B.
Vertraulichkeit)-darzustellen (Wurch 1983,144).
5 Dies« Kritik am Fehlen einer formalen Darstellungsmöglichkeit für Oaten und Datanstrukturen ist Jedoch u.U.
nicht mehr gerechtfertigt. Aus der Beschreibung des Generalized ICN (Blis 1983) geht hervor, daß die dort erwähnten Datentoken als Objekte mit Attributen beschrieben werden können. Der Verweis auf SMALLTALK in Blis 1983 laßt darauf schlieBen, daß im Generalized ICN die Beschreibungsmittel für Daten und Datengruppen den Stand anderer Beschreibungssprachen erreicht, wenn nicht sogar überholt haben.
6 Vgl. Brinckmann 1985, der ausgehend von der Informationsdefinition in Kuhlen 1984 (Kriterium der Handlungsrelevanz) folgende vier Informationssituationen für Verwaltungshandlungen unterscheidet:
M.Das notwendig« Wissen ist nicht vorhanden. ...
2. Das notwendig« Wissen ist vorhanden, aber innerhalb des Handlungsrahmens nicht erreichbar.
3. Das erreichbare Wissen wird im konkreten Fall« zur Erarbeitung von Informationen nicht genutzt.
4. Das Wissen ist vorhanden, erreichbar und wird beim Handeln als Information umgesetzt'
Aktivitäten 4-5 auf einen zusätzlichen Datenbehälter (das BMFT) zugegriffen wurde? Oder lag es daran, daß aus dem Datenbehälter "GID" mehr Informationen erarbeitet wurden, z.B. über die formale Gestaltung des Antrags ? Dies sind Fragen, die erst dann beantwortet werden könnten, wenn wir Jene Aktivitäten als typische Entscheidungshandlung begreifen und daraus die Funktion der erarbeiteten Informationen verstehen können.
In den Beiträgen zum ICN-Modell, werden die Begriffe "data" und "Information" völlig synoym benutzt (vgl. z.B. Cook 1980), was den Informationswissenschaftler stutzig macht. Die Unterscheidung scheint jedoch für ein ICN-Modell überflüssig zu sein, da ja nur solche Datenbehälter repräsentiert werden, die bei der Durchführung von Aktivitäten gelesen werden.
Daten, die nicht für den Vorgang gebraucht werden, werden nicht dargestellt. Doch hier liegt schließlich ein Mangel des Modells, denn beschrieben werden nur die routinemäßig benötigten vorgangsspezifischen Daten, die immer auch gleichzeitig Informationen sind. Aus der Beschreibung heraus fallen alle anderen Daten bzw. alles andere Wissen, das mehr oder weniger implizit - von Fall zu Fall verschieden - direkt von den Aktoren in die Aktivitäten eingebracht wird.
Typisch erscheint hier auch die Im ICN-Modell durchgeführte Zuordnung der Daten zu den Aktivitäten. In dieser Darstellung gehen Daten und Aktoren getrennt in die Aktivitäten ein. In der Praxis sind es jedoch die Aktoren, die nach ihrem Informationsverhalten befragt werden. Ihre Aussagen müssen übertragen werden auf die "Menge der Prozeduren" bzw. deren Aktivitäten, an denen sie beteiligt sind. Die Trennung des Informationsbedarfs von der Person ist sinnvoll für stark strukturierte Tätigkeiten mit einem ebenso festgelegten starren Bedarf an Informationen. Die Aktoren sind relativ leicht austauschbar. Bei höheren, schwachstrukturierten Verwaltungstätigkeiten machen die während eines Vorgangsdurchlaufs jeweils genutzten Information nur einen geringen Anteil an dem potentiell erforderlichen Wissen aus. Die Datenaufnahme findet ständig statt, z.B. durch das Lesen von Fachzeitschriften oder informellen Gedankenaustausch mit Kollegen, also nicht weil eine anstehende Aktivität die Datenaufnahme erfordert, sondern um den Stand des eigenen Wissens aktuell zu halten. Kommt es dann zum Bedarfsfall, z.B. wenn ein neuer Rechner beschafft werden muß, werden wichtige Informationen aus dem eigenen Wissen oder aus eigenen Unterlagen erarbeitet. Diese zeitliche Trennung zwischen der Aufnahme potentieller Information und ihrer eventuellen Nutzung für die Durchführung einer Handlung ist typisch für professionelle Arbeitsumgebungen. Für den Fachmann sind Nachrichten aus seiner Fachwelt auch dann interessant, wenn er noch nicht weiß, ob er sie jemals in Handlungsinformation umsetzen wird. Für den Informatiker ist die Nachricht, daß ein neuer Prozessor auf dem Markt ist, schon dann Information, wenn er sie in einer Fachzeitschrift liest. Bei der Befragung der Aktoren war die Herkunft von Informationen zuweilen nicht mehr zu ermitteln, da jene nicht ad hoc beschafft wurden, sondern schon
"Hintergrundwissen" waren.
Neben der allgemeinen, vorgangsunabhängigen Informationserarbeitung wird das Hintergrundwissen auch durch die Teilnahme an anderen Vorgängen angereichert. Da die Aktoren in Verwaltungsumgebungen bzw. In professionellen Arbeitsumgebungen normalerweise mehrere Vorgänge nebeneinander bearbeiten, findet eine gegenseitige informationelle Befruchtung zwischen den Vorgängen statt. Informationen, die für einen Vorgang erarbeitet wurden, werden in einem anderen Vorgang noch einmal verarbeitet.
4.1.3 Der Zusammenhang zwischen erarbeiteter Information und Handlung
Die in Abhängigkeit von Typ und Ziel einer Handlung erarbeiteten Informationen haben neben den eingesetzten Informationsverarbeitungsverfahren einen wesentlichen Einfluß auf die erzeugte Handlungsinformation und somit auf die Handlung. Das ICN-Modell enthält keine Aussagen über jenen kausalen Zusammenhang zwischen Information und Handlung bzw. über die Abhängigkeit zwischen eingelesener und abgegebener Information. Die Durchführung von Aktivitäten geschieht in Abhängigkeit von den eingelesenen Daten, z.B. von einzelnen Einträgen in einem eingelesenen Formular. Vergleichbare Beschreibungssprachen wie z.B. Prädikat-Transitionsnetze (vgl. Richter 1983; siehe auch Zlsman 1977, Homdasch et al. 1984) haben diese Abhängigkeit, wenn auch nur auf einer operationalen Ebene, verwirklicht Im ICN-Modell fehlen hierfür zwei Voraussetzungen:
- die In eine Aktivität eingehenden Daten und Datenstrukturen (z.B. Formulare) werden nicht beschrieben. Diese sowie die folgenden Aussagen beziehen die für das Generalized ICN angedeuteten Erweiterungen nicht mit ein, da sie sich auf Grund einer fehlenden klaren Darstellung einer seriösen Bewertung entziehen.
- die aktMtätsinteme Verarbeitung der Daten wird nicht beschrieben.
Aktivitäten im ICN-ModeH sind Black Boxes: Es werden Daten eingelesen und eventuell werden wieder Daten abgegeben. Die einzige Möglichkeit, die Informationsverarbeitung innerhalb einer Aktivität darzustellen, bildet die Verfeinerung jener Aktivität zu einem eigenen lCN-Modell.
Dieser Weg ist sinnvoll, wenn alle potentiellen Verläufe der Aktivität, bedingt durch alle möglichen Informationslagen, noch in einem Netz dargestellt werden können. Damit können im ICN-Modell nur triviale Entscheidungsverlaufe beschrieben werden.
Auch wenn der Ablauf eines Vorgangs klar ist, sind es oft mehrere Bedingungen, die gleichzeitig erfüllt sein müssen, damit einer von zwei möglichen Wegen begangen werden kann.
Im ICN-ModeH können solche Entscheidungsbedingungen nur durch die Beschriftung der beiden eine nachfolgenden Oder-Verzweigung verlassenden Arme dargestellt werden. Somit ist die Modellierung von Entscheidungsbedingungen beschränkt auf Situationen mit nur einer Entscheidung zwischen zwei Alternativen wie z.B. zwischen "Zahlung auf Rechnung" und
•Zahlung per Nachnahme* (vgl. Ellis/Nutt 1980). Bei der Beschreibung des Hardwarebeschaffungsvorgangs tauchte folgende Schwierigkeit auf: Bei der in Abb. 11 dargestellten Verfeinerung der Aktivität des Einholens von Angeboten konnten die beim Gespräch mit dem Hersteller herangezogenen Entscheidungsregeln nicht adäquat beschrieben werden, d.h. nicht als eine Uste von Bedingungen, die für einen Übergang zur nächsten Aktivität (6.3.4) erfüllt sein müssen. Die Bedingungen waren:
- die gemeinsam formulierten Anforderungen - deutsche Distribution
- kurze Lieferzeiten.
Um deren Erfüllung oder Nichterfüllung zu prüfen, müssen entsprechende Informationen erarbeitet werden. So ist mit der Auflistung der Entscheidungsbedingungen gleichzeitig der Informationsbedarf einer Aktivität dargestellt
Um die kombinatorische Explosion der Informations- bzw. der potentiell anzutreffenden 'Sachlagen" nicht in der Modellierung grafisch nachvollziehen zu müssen, empfiehlt sich die Beschreibung der Bedingungen bzw. der Regeln, die die eigene Informationsverarbeitung bestimmen, d.h. eine deklarative Repräsentation anstatt einer prozeduralen. Das ICN-Modell zeigt hier die selben Nachteile wie eine traditioneile algorithmische Programmiersprache gegenüber einer deklarativen Programmlersprache, wie sie in der Künstiichen-Intelligenz-Forschung benutzt wird (z.B. PROLOG). Hierbei wird darauf hingewiesen, daß Aktoren in Verwaltungsumgebungen nicht den Verlauf möglicher Ausnahmefälle gespeichert haben, sondern jenen erst planen, wenn die Ausnahme eintritt. Die in der Literatur mehrfach auftretende Kritik an prozeduralen Büromodellen bezieht sich hauptsächlich auf deren Unvermögen, die unübersehbare Vielfalt möglicher Situationen darzustellen bzw. überhaupt vorherzubestimmen (vgl. Flkes/Henderson 1980, Fikes 1982, Barber et al. 1983, Barber 1983, Maes 1985).7