Standards zur Prozessmodellierung in der

STANDARDS ZUR

PROZESSMODELLIERUNG

Standards zur Prozessmodellierung in der

Freien Hansestadt Bremen

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Inhalt

1 Vorwort ... 3

2 Zielgruppe und Ziel ... 3

3 Notation (Modellierungssprache) ... 4

3.1 Grundlagen: Schabloben für einfachere Modelle ... 5

3.2 Erweiterung: Schabloben für komplexere Modelle ... 8

4 Beispielprozess ... 12

5 Regeln für die Modellierung ... 13

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1 Vorwort

Das Thema Prozessmanagement gewinnt zunehmend an Bedeutung in der

bremischen öffentlichen Verwaltung. Verwaltungsabläufe ganzheitlich zu betrachten hat u.a. die Vorteile: Schnittstellenproblematiken und Zuständigkeiten zu klären, Ressourceneinsätze besser planen zu können sowie Wissensmanagement zu etablieren.

Treiber für diese Entwicklung sind gesetzliche Vorgaben im Bereich der Digitalisierung (z.B. OZG¹) sowie der Anspruch des Senats bürgernahe Dienstleistungen modern aufzustellen.

Das vorliegende Dokument wird von der Kompetenzstelle für Prozessmanagement im Referat 34 bei der Senatorin für Finanzen inhaltlich verantwortet. Wenn Ihnen bei der Arbeit mit den Modellierungsstandards Widersprüche auffallen oder Sie fachliche Anmerkungen haben, melden Sie sich gerne unter folgenden Kontaktdaten:

Ansprechpartnerin: Julia Schneider, Telefon: (0421) 361 53037 prozessmanagement@finanzen.bremen.de

2 Zielgruppe und Ziel

Die vorliegenden Modellierungsstandards (Version 0.1) sind zweigeteilt. Kapitel 3.1.

richtet sich schwerpunktmäßig an Kolleginnen und Kollegen der bremischen öffentlichen Verwaltung, die mit der Prozessmodellierung in ihren Dienststellen beginnen möchten. Es handelt sich um eine kleine Auswahl an Symbolen und Regeln zur Modellierung, mit denen die wichtigsten Aussagen zu einem Prozess festgehalten werden können. Kapitel 3.2. richtet sich an Kolleginnen und Kollegen, die bereits mit der Prozessmodellierung in ihren Dienststellen begonnen haben und komplexere Prozesse abbilden möchten.

1 Bundesgesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen.

4

Ziel der Standardisierung ist die einheitliche Darstellung von Prozessen in der gesamten bremischen öffentlichen Verwaltung. Die Kompetenzstelle für Prozessmanagement verspricht sich von diesem Vorgehen folgende Vorteile:

- Eine gemeinsame „Sprache“ ermöglicht es, dass alle Kolleginnen und Kollegen Prozesse lesen und verstehen können (ressortintern und -übergreifend).

- Übereinstimmungen, Unklarheiten und Zuständigkeiten in den (tatsächlichen) Prozessen sind schneller ersichtlich.

- Eine anschließende digitale Umsetzung bestimmter Verwaltungsleistungen ist besser vorbereitet.

- Der Abgleich mit der Tätigkeit anderer Kommunen/Bundesländer ist einfacher möglich und verwertbar.

Die Standards setzen ein Grundwissen im Bereich Prozessmanagement voraus. Dieses können Sie z.B. durch Schulungen am Aus- und Fortbildungszentrum erwerben (GPO I und II). Als Software wird in der FHB das Produkt viflow der Firma ViCon GmbH

genutzt. Es handelt sich um eine Erweiterung von MS Visio, welche im optionalen Standardwarenkorb von Dataport über die jeweilige Dienststelle beauftragt werden kann.

3 Notation (Modellierungssprache)

Die Wahl der Modellierungssprache ist auf den Business Process Model and Notation (BPMN)-Standard gefallen, da dieser im Prozessmanagement weit verbreitet ist und unabhängig von der genutzten Software gelesen werden kann. Unter anderem stellt auch die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) ihr Prozessmanagement aktuell auf den BPMN-Standard um.

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3.1 Grundlagen: Schabloben für einfachere Modelle Aktivitäten

Gateways

Swimlanes

Ereignisse

Aktivität Zugeklappter

Teilprozess

X +

Parallele Verzweigung Exklusive

Verzweigung

Text

Startereignis Endereignis

Fluss

Sequenzfluss

Datenobjekt

Daten

6

Symbole Name Beschreibung

Aktivität 1

Aktivität Bildet die Ausführung einer Aktivität ab.

Zugeklappter Prozess

1 Zugeklappter

Teilprozess

Zeigt an, dass diese Aktivität aus einem Prozess, d.h. einer Summe von Aktivitäten, besteht.

Sequenzflusspfeil Zeigt an, dass eine Aktivität nach einer vorherigen ausgeführt wird.

Frage?

1

Exklusives Gateway

1) Stellt eine Frage, auf die nur eine Antwort gegeben werden kann, d.h. es kann nur ein Weg im Prozess weitergegangen werden.

2) Wartet ab, dass mindestens ein Handlungsstrang durchlaufen wurde und zeigt an, welche Aktivität als nächstes erfolgt.

1

Paralleles Gateway

1) Teilt einen Handlungsstrang in mehrere auf und parallelisiert dadurch die weitere Bearbeitung der nachstehenden Tätigkeiten.

2) Wartet die Erfüllung aller Handlungsstränge ab und führt diese dann zu einem weitergehenden Handlungsstrang zusammen.

7

Bereich Bereich / Swimlane Zeigt den Verantwortungsbereich inkl. interner Vorgänge eines Akteurs im Prozess an.

Beschreib ung

Startereignis Beschreibt ein Ereignis, welches den Prozess auslöst.

Beschreibu ng

Endereignis Beschreibt ein Ereignis, welches das Ende des Prozesses markiert.

Datenobjekt Zeigt die Weitergabe eines Datenobjekts, bspw. eines digitalen oder analogen Dokuments an.

8

3.2 Erweiterung: Schabloben für komplexere Modelle

Aktivitäten

Gateways

Swimlanes

Ereignisse

Aktivität Zugeklappter

Teilprozess

X +

Parallele verzweigung Exklusive

Verzweigung

Text

Startereignis Endergeinis

Fluss

Datenobjekt

Daten

Inklusive Verzweigung

Zeitliches

Ereignis Zwischenereignis

Nachrichtenfluss Text

Sequenzfluss

Zugeklappter Bereich

9

Symbole Name Beschreibung

Aktivität 1

Aktivität Bildet die Ausführung einer Aktivität ab.

Zugeklappter Prozess

1

Zugeklappter Teilprozess

Zeigt an, dass diese Aktivität aus einem Prozess, d.h. einer Summe von Aktivitäten, besteht.

Sequenzflusspfeil Zeigt an, dass eine Aktivität nach einer vorherigen ausgeführt wird.

Ja

Beschrifteter

Sequenzflusspfeil Sequenzflusspfeil mit einer Zusatzinformation.

Kommunikationspfeil Es findet eine Kommunikation zwischen den verbundenen Akteuren in irgendeiner Form statt.

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Frage?

1

Exklusives Gateway

1) Stellt eine Frage, auf die nur eine Antwort gegeben werden kann, d.h. es kann nur ein Weg im Prozess weitergegangen werden 2) Wartet ab, dass mindestens ein Handlungsstrang durchlaufen

wurden und zeigt an, welche Aktivität als nächstes erfolgt.

Frage?

1

Inklusives Gateway

1) Stellt eine Frage, auf die es eine oder mehrere Antworten geben kann, d.h. es können ein oder mehrere Wege im Prozess

weitergegangen werden.

2) Wartet, je nach Bedingung (bspw. Zeit, Anzahl), die Erfüllung einer oder mehrerer Handlungsstränge ab und zeigt an welches

Aktivität als nächstes erfolgt.

1

Paralleles Gateway

1) Teilt einen Handlungsstrang in mehrere auf und parallelisiert dadurch die weitere Bearbeitung der nachstehenden Tätigkeiten.

2) Wartet die Erfüllung aller Handlungsstränge ab und führt diese dann zu einem weitergehenden Handlungsstrang zusammen.

Bereich

Bereich / Swimlane Zeigt den Verantwortungsbereich inkl. interner Vorgänge eines Akteurs im Prozess an.

Zugeklappter Bereich Zugeklappter Bereich Zeigt einen Akteur im Prozess an, dessen interne Vorgänge nicht

näher beleuchtet wird.

11 Beschreib

ung

Startereignis Beschreibt ein Ereignis, welches den Prozess auslöst.

Zeitspann e

Warte-Ereignis Zeitspanne im Prozess, welche abgewartet werden muss, um fortfahren zu können.

Beschreib ung

Zwischenereignis Beschreibt einen Zwischenzustand („Etappe“), welcher im Prozess erreicht wird.

Beschreibu ng

Endereignis Beschreibt ein Ereignis, welches das Ende des Prozesses markiert.

Datenobjekt Zeigt die Weitergabe eines Datenobjekts, bspw. eines digitalen oder analogen Dokuments an.

Eigehende Nachricht Zeigt den Eingang einer Nachricht in jedweder Form an.

Ausgehende

Nachricht Zeigt den Ausgang einer Nachricht in jedweder Form an.

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4 Beispielprozess

Der folgende Beispielprozess soll verdeutlichen, wie eine Modellierung in viflow nach dem BPMN-Standard aussieht.

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5 Regeln für die Modellierung

1. Jeder Prozess beginnt mit mindestens einem Startereignis.

2. Jeder Prozess endet mit mindestens einem Endereignis.

3. Jedes Objekt hat einen eindeutigen identifizierenden Namen. D.h. gleicher Name = gleiche Aktivität.

4. Jedes Gateway hat mindestens drei Verknüpfungen zu Sequenzflusspfeilen.

5. Exklusive Gateways müssen eine Frage benennen.

6. Nach exklusiven Gateways mit Frage müssen die Sequenzflusspfeile mit den Antworten beschriftet werden.

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7. Sequenzflusspfeile die zwei Gateways direkt verbinden deuten auf einen Modellierungsfehler hin. Zum Beispiel:

Besser:

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8. Die Nummerierung der Aktivitäten erfolgt aufsteigend von links nach rechts/oben nach unten (viflow Standardeinstellung).

9. Aktivitäten müssen beschrieben werden.

10.Bei mehr als 25 Aktivitäten sollte eine Untergliederung mittels Teilprozessen angestrebt werden.

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11.Sprachregelung:

Sprache Schema Beispiel

Aktivitäten (Adjektiv) Objekt (Adverb) Verb.

(Aufgerufenen) Kunden (zweifelsfrei) identifizieren.

Fragen Bei exklusiven Gateways:

Formulierung einer ausformulierte „Ja/Nein Frage“.

Sind alle Dokumente vorhanden?

Bereiche/

swimlanes

Benennung erfolgt

unpersönlich, genderneutral und funktional.

z.B. Referatsleitung, Referat 6, Sachbearbeitung,

Bundesdruckerei,

Organisationskennzeichen.

12.Die farbliche Gestaltung der Swimlanes sollte sich an folgendem Muster orientieren.

Swimlane Farbe Rolle

Bereich Blau Senatorische Behörde

Bereich Rot Zugeordnetes Amt

Bereich Lila Gemeinsame Gremien zwischen

senatorischer Behörde und zugeordnetem Amt.

Bereich Grün Externe (aus Sicht der Modellierenden):

nicht senatorische Behörde und nicht zugeordnetes Amt.

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IMPRESSUM

Herausgegeben von Die Senatorin für Finanzen Referat 34

Kompetenzstelle Prozessmanagement Schillerstr. 22

28195 Bremen

www.finanzen.bremen.de

Prozessmanagement@finanzen.bremen.de Redaktion Julia Schneider

1. Auflage

Bremen, 15. April 2019