Projektmanagement im
Gesundheitswesen
Susanne Böhlich
Projektmanagement im Gesundheitswesen
Ein praxisorientierter Leitfaden
Mit einem Geleitwort von
Prof. Dr. Wolfgang Holzgreve
Susanne Böhlich
iu – Internationale Hochschule Bad Honnef, Deutschland
ISBN 978-3-658-34866-3 ISBN 978-3-658-34867-0 (eBook) https://doi.org/10.1007/978-3-658-34867-0
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Planung/Lektorat: Carina Reibold
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Allen Mitarbeitern im Gesundheitswesen gewidmet, die jeden Tag
Außerordentliches leisten.
Geleitwort
Das Buch „Projektmanagement im Gesundheitswesen“ von Frau Prof. Dr.
Susanne Böhlich füllt eine große Lücke auf dem Fachbuchmarkt. Im komple- xen und unter Druck stehenden Gesundheitsbereich werden zur Erreichung von Qualitäts- und Wirtschaftlichkeitszielen immer mehr kurz-, mittel- und sogar langfristig die notwendigen Maßnahmen als Projekte umgesetzt, so dass ein gut strukturiertes Projektmanagement immer wichtiger wird.
Der deutsche Gesundheitsmarkt steht aktuell vor großen Herausforderun- gen. Ausgelöst durch gesetzliche Vorgaben wie beispielsweise die Förderung der Digitalisierung durch das Krankenhaus-Zukunftsgesetz (KHZG), aber auch aus gesellschaftspolitischen Leitlinien, wie sicherheitspolitischen Betrachtungen auf Grundlage der Health Security Anforderungen, möglicher Geld-Knappheit nach den Corona-Belastungen, steigenden Qualitätsanforderungen etc. müssen ständig gravierende Maßnahmen in Projektmanagement-Struktur auf- und rasch umgesetzt werden.
Im Gesundheitswesen wird ein gutes Projektmanagement benötigt, welche die für die Patienten so wichtige Sicherheit stützt, aber nicht nur theoretische Konzepte werden gebraucht, sondern ein kultureller Wandel von der noch sehr verbreiteten Zuständigkeitskultur hin zu einer Lösungskultur, die eben häufig am besten mit einem guten Projekt-Ansatz umsetzbar ist.
Es wird im Buch darauf hingewiesen, dass das systematisierte Projektmana- gement in den 50er Jahren in der Luft- und Raumfahrtbranche entstanden ist, und manchmal kommt einem die Gesundheitsversorgung mit großen und zeitkri- tischen Aufgaben in der Präventiv- und Akutmedizin tatsächlich wie das Projekt einer angestrebten Mondlandung vor – die bekanntlich durch eine großartige Teamleistung und konzertierte Anstrengung vieler Experten geklappt hat.
VII
VIII Geleitwort In dem glänzend geschriebenen Buch von Prof. Böhlich werden die bezie- hungsreichen Bedingungen und komplexen Strukturen im Gesundheitswesen dargestellt, die beim Projektmanagement berücksichtigt werden müssen. Das Buch folgt der allgemeinen Struktur eines Projektlebenszyklus und stellt Tech- niken und Methoden des Projektmanagements ausführlich und leicht verständlich dar. Die Autorin arbeitet elegant heraus, dass für erfolgreiche Projekte die genaue Projektdefinition, -planung und -organisation am Anfang genauso wichtig ist, wie die vermeintlich „soften“ Themen des Führungsstils, einer guten Kommunikation und der Verantwortung für die Mitarbeiter.
Dabei greift die Autorin aber auch wichtige Ursachen für das häufige Scheitern oder Verschleppen von Projekten im klinischen Kontext auf und stellt in jedem Kapitel Lösungsmöglichkeiten vor, wie gegengesteuert werden kann.
Die Vorgehensweise im Projekt wird immer wieder durch zahlreiche Beispiele verdeutlich. Zudem beschreibt die Autorin anschaulich in einem aktuellen Fall- beispiel „Rekrutierung ausländischer Pflegekräfte“, auf das immer wieder Bezug genommen wird, wie die Methoden konkret angewendet werden können.
Zusammenfassend kann das leicht lesbare und inhaltsreiche vorliegende Buch sowohl als kenntnisreiche Einführung in das Projektmanagement als auch sehr gut als Kompendium und Nachschlagewerk dienen, um einzelne Projektschritte, aber auch größere Multimanagementprojekte im Gesundheitswesen auszuführen.
Juni 2021 Prof. Dr.med. Dr. h.c. mult. Wolfgang Holzgreve, MBA Ärztlicher Direktor und Vorstandsvorsitzender Universitätsklinikum Bonn, Bonn, Deutschland
Vorwort
Gibt man in einer Suchmaschine den Begriff „Projekt“ ein, finden sich in weniger als einer Sekunde mehr als 390.000.000 Ergebnisse. In den einschlägigen Online Buchhandlungen finden sich bei der Suche nach dem Begriff „Projektmanage- ment“ rund 30.000 Vorschläge – von allgemeinen Einführungen für Unerfahrene bis zu Spezialwissen in einzelnen Themenbereichen. Gibt man jedoch im Inter- net den Suchbegriff „Projektmanagement Gesundheitswesen“ ein, findet sich vor allem eins: Stellenanzeigen. Und ein aktuelles Buch zum Projektmanagement im Gesundheitswesen gibt es auf Deutsch bisher überhaupt noch nicht. Es besteht offensichtlich eine große Nachfrage nach Projektmanagern im Gesundheitswe- sen, aber zumindest auf dem Buchsektor nicht das erforderliche Angebot. Diese Lücke soll das vorliegende Buch schließen.
Dabei steht das Gesundheitswesen vor großen Herausforderungen. Nur ein tief greifender Wandel und neue Rahmenbedingungen werden es zukunftssicher machen. Es geht um sehr unterschiedliche Themen – von der Implementie- rung neuer Technologien über den Fachkräftemangel und Kosteneinsparungen bis zur Qualitätssicherung. Entsprechend wird auch die Anzahl der Projekte in den verschiedenen Bereichen deutlich zunehmen. Dieses Buch gibt praktische, fun- dierte und systematische Hilfestellungen für das Projektmanagement speziell im Gesundheitswesen. Es beschreibt die wesentlichen Werkzeuge und Techniken die erforderlich sind, um ein Projekt erfolgreich durchzuführen.
Um komplexe, interdisziplinäre Projekte erfolgreich zu führen, brauchen Projektmanager breit gefächerte Kompetenzen. Projektmanagement ist „people business“, genauso wie das Gesundheitswesen. Ein Projektmanager braucht nicht nur das richtige Handwerkszeug, sondern er muss vor allem mit Menschen umge- hen, Menschen überzeugen, motivieren, begeistern und dazu bringen, das zu tun,
IX
X Vorwort was für das Projekt erforderlich ist. Deswegen wird auf diese Themen besonders eingegangen.
Während sich die ersten acht Kapitel (und der Projektabschluss in Kap. 14) der Methodik des Projektmanagements und dem Projektablauf widmen, liegt der Schwerpunkt der Kap. 9–13 auf den Kompetenzen, die der Projektmanager braucht, um komplexe und interdisziplinäre Projekte zu leiten und mit seinem Team das Projekt erfolgreich umzusetzen: Change-Management, Kommunikation, Führung, Macht, Politik und Einfluss sowie Zusammenarbeit.
Das Buch hilft Fachleuten im Gesundheitswesen, Projekte erfolgreich zu füh- ren und begrenzte Ressourcen besser zu nutzen. Damit kann die höchstmögliche Qualität der Versorgung gewährleistet und die Erwartungen der Interessengruppen erfüllt oder übertroffen werden.
Es richtet sich an alle, die verstehen wollen, wie Projektmanagement im Gesundheitswesen funktioniert, aber auch an die Mitarbeiter im Gesundheits- wesen, die Experten in ihrem Fachgebiet sind, aber bisher noch nicht über ausreichende Erfahrung im Projektmanagement verfügen. Dieses Grundlagen- werk „Projektmanagement im Gesundheitswesen“ soll die Wissenslücke dieser Zielgruppen schließen.
Abschließend noch zwei Anmerkungen: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Der Begriff Projektmanager kommt aus dem Englischen und steht glei- chermaßen für alle männlichen, wie weiblichen oder diversen Menschen, die ein Projekt leiten.
Das Gesundheitswesen umfasst eine Vielzahl von Unternehmen, Organi- sationen und Einrichtungen. In diesem Buch wurde weitgehend der Begriff
„Organisation“ verwendet, nur im Kapitel Projektorganisation wurde der Begriff
„medizinische Einrichtung“ genutzt, um die Abgrenzung von der Organisati- onsstruktur zu vereinfachen. Die Abbildungen aus diesem Buch finden Sie als Vorlesungsunterlagen unter dem folgenden Link: https://www.susanne-boehlich.
de/publikationen.
Bei allen Personen, die mich bei der Erstellung des Buches unterstützt haben, möchte ich mich besonders bedanken. Dazu gehören vor allem Claudia Simons-Kaufmann und Michael Thiede für das Gegenlesen. Sie haben wertvolle Anregungen eingebracht. Der Dank gilt auch allen Experten, die ihre Erfahrung für die Praxisbeispiele geteilt haben. Meine Lektorin Carina Reibold war mir jederzeit eine kompetente und hilfreiche Ansprechpartnerin.
Bonn
September 2021
Susanne Böhlich
Inhaltsverzeichnis
1 Projektmanagement im Gesundheitswesen . . . 1
1.1 Was ist ein Projekt? . . . 1
1.1.1 Projektdefinition . . . 1
1.1.2 Abgrenzung Projekt und Programm . . . 3
1.2 Projektmanagement . . . 4
1.2.1 Definition Projektmanagement . . . 4
1.2.2 Projektphasen . . . 5
1.3 Besonderheiten im Gesundheitswesen . . . 7
1.4 Fallbeispiel: Rekrutierung ausländische Pflegekräfte . . . 12
Literatur . . . 13
2 Projektdefinition . . . 17
2.1 Auswahl von Projekten . . . 17
2.2 Zielfindung . . . 21
2.3 Projektstrukturplan . . . 24
2.3.1 Erstellen eines Projektstrukturplans . . . 24
2.3.2 Besondere Herausforderungen . . . 30
Literatur . . . 33
3 Analyse Techniken . . . 35
3.1 Definition und Strukturierung . . . 35
3.1.1 Das „Why Statement“ . . . 35
3.1.2 Strukturierung und Lösungsfindung . . . 40
3.2 Priorisierung . . . 44
3.2.1 ABC-Analyse . . . 45
3.2.2 Priorisierungsmatrix . . . 47
3.2.3 Scoring Modell . . . 49
XI
XII Inhaltsverzeichnis
3.3 Praxisbeispiel: Digitale Assistenzsysteme . . . 53
Literatur . . . 55
4 Projektplanung . . . 57
4.1 Zeitplanung . . . 57
4.1.1 Planung der benötigten Zeit . . . 57
4.1.2 Netzplan . . . 61
4.2 Ressourcenplanung . . . 69
4.2.1 Personalressourcen . . . 69
4.2.2 Physische Ressourcen . . . 75
4.3 Kostenplanung . . . 76
Literatur . . . 79
5 Projektcontrolling . . . 81
5.1 Projektstatusbericht . . . 82
5.2 Controlling der Zeitplanung . . . 84
5.3 Ressourcencontrolling . . . 90
5.4 Kostencontrolling . . . 92
Literatur . . . 96
6 Projektorganisation . . . 97
6.1 Arten der Projektorganisation . . . 98
6.2 Gremien in der Projektorganisation . . . 104
6.3 Praxisbeispiel: Krankenhausrestrukturierung . . . 109
Literatur . . . 114
7 Stakeholder Management . . . 115
7.1 Identifizierung der relevanten Stakeholder . . . 116
7.2 Stakeholder Klassifikation . . . 119
7.3 Planung von Maßnahmen . . . 122
7.4 Praxisbeispiel: Neuausrichtung Wohn- und Pflegeheime . . . 125
Literatur . . . 128
8 Risiko Management . . . 129
8.1 Risiko Identifizierung und Analyse . . . 132
8.1.1 Risiken in Projekten . . . 132
8.1.2 Risikomatrix . . . 134
8.2 Risikobeherrschung und Monitoring . . . 137
8.2.1 Risikobeherrschung . . . 137
8.2.2 Risiko Monitoring . . . 139
Literatur . . . 139
Inhaltsverzeichnis XIII
9 Change-Management . . . 141
9.1 Veränderungen im Projekt . . . 141
9.2 Veränderungen durch das Projekt . . . 145
9.3 Praxisbeispiel: Bekleidungsraum . . . 152
Literatur . . . 155
10 Kommunikation . . . 157
10.1 Kommunikation im Projekt . . . 157
10.2 Schriftliche Kommunikation . . . 161
10.2.1 Argumentationskette . . . 162
10.2.2 Argumentationsgruppe . . . 163
10.3 Mündliche Kommunikation . . . 167
10.3.1 Kommunikationsprobleme . . . 167
10.3.2 Meetings . . . 168
10.3.3 Interviews . . . 173
10.4 Praxisbeispiel: Führungskräfteentwicklung . . . 176
Literatur . . . 178
11 Führung . . . 181
11.1 Die Rolle des Projektmanagers . . . 181
11.2 Führungsstil . . . 187
11.3 Motivation . . . 196
11.4 Feedback und Leistungsbeurteilung . . . 203
11.4.1 Feedback . . . 204
11.4.2 Leistungsbeurteilung . . . 206
Literatur . . . 212
12 Macht, Politik und Einfluss . . . 215
12.1 Macht . . . 215
12.2 Politik . . . 222
12.3 Praxisbeispiel: Zusammenspiel Politik und Projekt . . . 226
12.4 Einfluss . . . 228
12.5 Praxisbeispiel: Digitales Tagebuch . . . 234
Literatur . . . 237
13 Zusammenarbeit . . . 239
13.1 Team . . . 239
13.1.1 Teambildung . . . 239
13.1.2 Rekrutierung des Projektteams . . . 243
13.1.3 Teamrollen nach Belbin . . . 245
13.1.4 Teamphasen . . . 249
XIV Inhaltsverzeichnis
13.1.5 Systematische Denkfehler . . . 251
13.2 Konfliktmanagement . . . 253
Literatur . . . 264
14 Projektabschluss und -bewertung . . . 267
14.1 Projektabschluss . . . 268
14.2 Projektbewertung . . . 270
14.3 Praxisbeispiel: Kundenzentrierte Transformation . . . 271
Literatur . . . 274
