Archiv "Einzug der Praxisgebühr: Teufel im Detail" (22.12.2003)

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ie zum 1. Januar von den Vertragsärzten ein- zuziehende Praxisgebühr bringt eine neue Dimension der Verwaltungsaufgaben und damit der Praxiskosten.

Beim Bar-Kassieren kön- nen im Durchschnitt gut drei Minuten pro Praxisgebühr an- genommen werden, um die Zahlungspflicht des Patien- ten zu prüfen, den Betrag in bar zu kassieren, zu quittieren und den Vorgang zu doku- mentieren. Lässt man Zah- lungserinnerungen außen vor, ergibt das bei einer Modell- praxis mittlerer Größe mit rund 900 zahlungspflichtigen Patienten im Quartal (300 im Monat) rund 15 Arbeitsstun- den monatlich, die eine aus- gebildete Arzthelferin für die- se Aufgabe aufwenden muss.

Bei einem Bruttolohn von 1 550 Euro (Tätigkeitsgruppe I, West, sieben bis zehn Be- rufsjahre) betragen die Ko- sten dann 11,22 Euro je Stun- de. Nur für das Bar-Kassieren der Praxisgebühr betragen die Lohnkosten also je Ge- bühr 0,57 Euro oder rund 170 Euro im Monat. Bei einem Bargeld-Volumen von rund 36 000 Euro Praxisgebühr im Jahr ist der regelmäßige Gang zur Bank nicht zu vermeiden.

Neben den Personalkosten entstehen hierbei je nach Bank Gebühren, die bei Bareinzahlungen auf das Girokonto anfallen. Hinzu kommen Kassendifferenzen, Aufwendungen für die An- schaffung eines Tresors und das Einbruch- und Diebstahl- risiko.

Bei den bargeldlosen Zah- lungen muss unterschieden werden zwischen Verfahren mit manueller Erfassung der Zahlungsdaten auf Papier oder in PC-Banking-Syste- men sowie in die Praxissoft- ware integrierten Lösungen und Verfahren mit elektroni- scher Erfassung durch ein Kar- ten-Zahlungssystem bezie- hungsweise ein Karten-Lese- gerät.

Verfahren, bei denen Kon- tonummer und Bankleitzahl von Hand eingegeben wer- den, sind zeitaufwendig und stören den Praxisablauf. Zu-

dem sind sie fehleranfällig.

Sofern gespeichert, müssen die Daten und die vorhande- ne Unterschrift der Patienten zudem jedes Quartal erneut überprüft werden.

Zu den manuellen Zah- lungsverfahren gehört die Lastschrift per Beleg, die je- doch wegen der hohen Bu- chungskosten von 0,30 bis 0,60 Euro je Beleg keine Alternati- ve ist. Weitere manuelle Ver-

fahren sind Lastschriften per PC-Banking-Service oder Diskette. Hier ent- stehen zunächst Kosten und Bankgebühren durch das Einreichen der Da- tensätze/Diskette. Wegen der notwendigen manu- ellen Erfassung der Kon- todaten können zusätz- lich Personalkosten je Transaktion mit 0,95 Eu- ro für fünf Minuten an- genommen werden. Ko- sten können auch durch fehlerhaft eingegebene Lastschriften entstehen oder solche, die mangels Kontodeckung oder we- gen Widerspruchs des Pa- tienten zurückgegeben werden.

Bei den elektronischen Verfahren werden die Konto- daten des Patienten hingegen rasch und ohne Fehler von seiner Bankkarte gelesen.

Ein wichtiges Unterschei- dungsmerkmal der Verfahren ist die Frage nach der Zah- lungsgarantie. Eine fehlende Zahlungsgarantie, wie bei al- len Lastschriftverfahren, ist mit Kostenrisiken für die Pra- xis verbunden. Jede zurückge-

gebene Lastschrift führt zu- nächst zu Bankgebühren min- destens in der Höhe der Rück- lastschriftgebühr in Höhe von 3,83 Euro, die die Bank des Pa- tienten der Hausbank des Arz- tes berechnet. In der Regel kommt zu dieser Gebühr noch eine weitere Gebühr der Haus- bank des Arztes in Höhe von zwei bis vier Euro. Zwar trägt der Arzt aufgrund des Schiedsspruchs nun doch nicht das letzte Finanzrisiko für das Eintreiben der Praxis- gebühr, diese Kosten be- kommt er aber wohl nicht er- stattet. Für das Rückbuchen der Lastschrift im Praxisver- waltungssystem, die Erfas- sung des Vorgangs für die Fi- nanzbuchhaltung und das Nachfassen beim säumigen Patienten entstehen zusätzli- che Personalkosten. Legt man hierfür fünf Minuten Zeitauf- wand zugrunde, so ergeben sich je Vorfall Personalkosten von 0,95 Euro.

Technische Integration in die Praxissoftware

Die Häufigkeit fehlerhafter Lastschriften wird je nach Pa- tientenstamm der Arztpraxis stark schwanken. Doch die Menge der Zahlungsvorgän- ge der Praxisgebühr ergibt hohe absolute Kosten.

Manche Dienstleister bieten ein Modell an, das dem Arzt eine Zahlungsgarantie durch Forderungsabtretung gewährt.

Hierfür entstehen zunächst Gebühren, und es fallen eben- falls die Personalkosten für die Erfassung und Übermittlung der Kontodaten aller Patienten negativ ins Gewicht.

Im Gegensatz zum Last- schriftverfahren bietet das Electronic-cash-Verfahren ei- ne 100-prozentige Zahlungs- garantie zum Preis von 0,3 Prozent des Umsatzes, min- destens 0,08 Euro je Vorgang.

Sinnvoll ist die technische Integration eines elektroni- schen Karten-Zahlungssystems in die Praxissoftware. Hierfür stehen zwei Verfahren bereit, die im klassischen Handel seit Jahren üblich sind.

Das Elektronische Last- schriftverfahren (ELV) erfasst V A R I A

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A3400 Deutsches ÄrzteblattJg. 100Heft 51–5222. Dezember 2003

´ Tabelle ^C´

Die Verfahren zum Inkasso der Praxisgebühr im Überblick

elektronische Verfahren manuelle Verfahren Zahlung garantiert electronic cash* Bargeld

Maestro* Verrechnungsstelle

Kreditkarte*

GeldKarte*

Zahlung nicht ELV – Elektronisches Lastschrift per Beleg garantiert Lastschriftverfahren* Lastschrift per Diskette

POZ – Point of Sale ohne Lastschrift per Zahlungsgarantie* PC-Banking Lastschrift per Diskette*

(*Automatisierung durch Anbindung an Praxissoftware möglich)

Einzug der Praxisgebühr

Teufel im Detail

Die Entscheidung, welches Verfahren beim Kassie- ren der Praxisgebühr eingesetzt wird, will bedacht sein: Allenthalben lauern Kostenfallen.

Wirtschaft

Foto:BilderBox

die Kontodaten des Patienten von seiner Bankkarte mit ei- nem Terminal, der direkt mit dem Praxis-PC verbunden ist.

Der Patient unterschreibt die von Terminal gedruckte Ein- zugsermächtigung, eine Quit- tung wird erstellt, und die Praxissoftware übernimmt die weitere Bearbeitung.

Zum gewünschten Zeitpunkt werden dann die gesammel- ten Lastschriften per Termi- nal via Telefonleitung an die Bank übertragen. Hierfür entstehen monatliche Kosten für ein ELV-Terminal ab 18 Euro und Transaktionskosten von 0,05 Euro je Lastschrift (jeweils plus Mehrwertsteu- er). Als Lastschrift ist diese Zahlung allerdings nicht ga- rantiert, und die Kostenrisi- ken für die Rücklastschriften sind zu bedenken. Ein weite- res Verfahren, das so genann- te POZ-Verfahren ohne Zah- lungsgarantie, entspricht dem ELV-Verfahren und redu- ziert das Risiko der Rücklast- schrift, ohne es zu beseitigen.

Hier wird per Telefonleitung zwar die Gültigkeit der Bank- karte gegen Sperrdateien ge- prüft, die Zahlung wird aber nicht garantiert.

Eine weitere Möglichkeit ist die elektronische Erfas- sung der Kontodaten per Kartenleser am Praxis-PC – nicht zu verwechseln mit ei- nem Karten-Zahlungstermi- nal – und die Übermittlung der Lastschriften an die Bank per Diskette. Hier ist zwar ebenfalls eine Einbindung in die Praxissoftware möglich, aber die Kosten für die Ein- reichung einer Diskette sowie die Kostenrisiken und die ma- nuellen Aufwände, die mit ei- ner nicht garantierten Zah- lung verbunden sind, bleiben bestehen.

Auf Nummer Sicher mit electronic cash

Als Alternative bietet sich die garantierte Zahlung mit ei- nem Karten-Zahlungstermi- nal bei gleichzeitiger Anbin- dung an die Praxis-Software an. Beim Electronic-cash-Ver- fahren zahlt der Patient die Praxisgebühr mit seiner Bank- karte am Terminal und be- stätigt die Zahlung durch Ein- gabe seines PIN-Codes.Ande- re Verfahren empfehlen sich wegen höherer Transaktions- kosten, so bei Maestro (0,95 Prozent vom Umsatz) und Kreditkarte (etwa drei Prozent vom Umsatz) nur bei größe- ren Beträgen, beispielsweise

im Zusammenhang mit IGeL- Leistungen.

Die Prüfung der Patienten- daten sowie der Kontodek- kung erfolgt beim Electronic- cash-Verfahren innerhalb von Sekunden. Hierfür benötigt das Terminal einen Zugang zum Telefonnetz. Nach der Autorisierung des Vorgangs wird die Praxisgebühr auto- matisch in der Praxissoftware verbucht, die Quittung ge- druckt und der Vorgang abge- schlossen. Der Zeitpunkt des Kassenabschlusses und damit der Gutschrift auf dem Konto des Arztes ist frei wählbar, so- dass durch Summierung der Zahlungen nur geringe Bu- chungsposten auf dem Giro- konto anfallen. Die 100-pro- zentige Zahlungsgarantie der deutschen Kreditwirtschaft si- chert die Liquidität der Pra- xis. Auch mit Blick auf IGeL- Leistungen und Privatliqui-

dationen, die ebenfalls elek- tronisch direkt abgerechnet werden können, ist dies von Vorteil.

Für ein Electronic-cash-Sy- stem entstehen monatliche Miet-/Servicekosten ab 23 Euro und Kosten von 0,11 Euro je Transaktion (jeweils plus Mehrwertsteuer). Zu- dem fällt das Autorisierungs- entgelt der deutschen Kredit- wirtschaft von mindestens 0,08 Euro oder 0,3 Prozent vom Umsatz an. Bei einigen Anbietern entstehen zusätz- lich Telefonkosten für die Einwahl des Terminals. Ein integriertes Zahlungsmanage- ment per Electronic-cash- Verfahren verringert den Per- sonalaufwand für alle Arbei- ten im Zusammenhang mit der Praxisgebühr auf unter ei- ne Minute je Fall. Dirk Wonka E-Mail: d.wonka@postransact.de V A R I A

Deutsches ÄrzteblattJg. 100Heft 51–5222. Dezember 2003 AA3401

Praxisgebühr

Ein Testlauf

Dr. Renate Wiesner-Bornstein, Frau- enärztin in Tamm und 2. Vorsitzen- de des Dachverbandes GenoGyn- GenoMed e.V., hat am 2. Dezember von ihren Patientinnen probeweise die Praxisgebühr verlangt. Erst nach der Behandlung erhielten die Patientinnen ihr Geld zurück. Ihr Erfahrungsbericht:

„Die Reaktionen der ersten Pa- tientinnen überraschten uns sehr.

Anstandslos und ohne Diskussion konnten wir bei den ersten acht Frauen die Gebühr einziehen. Eine Quittung forderte kaum eine. In ei- nem Briefumschlag gelangten die zehn Euro mit der Patientenkartei auf den Schreibtisch im Sprech- zimmer. Für diesen Vormittag war unser EC-cash-Gerät außer Be- trieb. ,Dann muss ich jetzt wohl immer Lotto spielen, bevor ich zum Arzt gehe’, schimpfte eine Frau. Etwa ein Drittel der Patien- tinnen fragte nach der Möglichkeit einer Überweisung zum Hausarzt oder anderen Fachärzten und zeig- te sich damit bereits gut über die neuen Gegebenheiten informiert.

Es gab auch Diskussionen, wie man ab jetzt mit Rezepten zu ver- fahren habe. Das Ausstellen eines Rezeptes für die Pille über ein Jahr, wie von einer Patientin ge- wünscht, kam aus Gründen der Si- cherheit für die Anwenderin nicht in Betracht. Selten haben wir in der Vergangenheit so heiße Dis- kussionen im Wartezimmer erlebt wie an diesem Vormittag. Aber nur drei von 21 Patientinnen haben nicht gezahlt – die anderen ohne Probleme. Es hatten alle genügend Bargeld dabei, obwohl die Gebühr sie unvorbereitet traf.“ JF

Langfassung des Berichts im Internet:

www.aerzteblatt.de/plus5103