Prüfergebnisse der Vorhabenprüfungen AZN bei anteiligem Personal
„Europa nach Tisch“
28.02.2019
Bericht über die Ergebnisse der Vorhabenprüfungen
zum 1. Zahlungsantrag an die KOM
„Europa nach Tisch“ - 28.02.2019
Die Prüfungen der ESF Prüfbehörde sind jetzt abgeschlossen.
Geprüft wurde eine Stichprobenauswahl von Projekten, die von der ESF-VB / ESF-BB im Dezember 2017 in einem
Zahlungsantrag an die KOM gemeldeten wurden.
Gemeldet wurden vom Land Bremen:
153 Projekte mit Gesamtausgaben von 19,3 Mio. € Anforderung/Erwartung:
Die Fehlerquote darf 2% nicht überschreiten.
Von der ESF-Prüfbehörde sind geprüft wurden:
44 Projekte mit Gesamtausgaben von 15,8 Mio. €
28,8% aller Projekte (mit einem Finanzvolumen von 81,9%
des Zahlungsantrages)
In Unterstichproben sind 5,8 Mio. €
(30 %) der gemeldeten Gesamtausgaben geprüft worden.
Finanzielle Ergebnisse:
– Finanzielle Beanstandungen bei 26 Projekten
• Davon: 11 Projekte nur SEK-Sätze
• Davon: 15 Projekte mit „echten“ finanziellen Fehlern
Finanzielle Ergebnisse:
– Die in den Stichprobenprüfungen gefundenen Fehler wurden hochgerechnet.
– Insgesamt entstand damit eine Fehlersumme von 113.430,56 €
• davon 46.961,00 € nur SEK-Sätze (sog. „systematische Fehler“)
• davon 66.469,56 € sog. „Zufallsfehler“
– Die sog. „Restfehlerquote“ beträgt insgesamt 1,27 %
Finanzielle Ergebnisse im Einzelnen:
1. SEK-geförderte Vorhaben (26 Projekte):
• Höhe der bewilligten Pauschale (Anleitung/Flankierung) in der Herleitung nicht anerkannt (11x)
• Fehlende / unvollständige Anwesenheitsdokumentation von Teilnehmenden (7x)
• Keine Entsprechung zu Förderbedingungen (1x)
• Überschreitung der Höchstzahl (1x)
• Ohne Beanstandungen (9x) bzw.
ohne Beanstandungen beim ZWE (18x)
Finanzielle Ergebnisse im Einzelnen:
2. Vorhaben mit Restkostenpauschale (5 Projekte):
• Fehler bei der Berechnung der Personalkosten (2x)
• Ohne Beanstandungen (3x) 3. Lump sums
• Vergabe - Fehler (2x)
• Ohne Beanstandungen (3x)
Finanzielle Ergebnisse im Einzelnen:
4. Realkostenfinanzierte Vorhaben (8 Projekte):
• Fehler bei der Berechnung der Personalkosten (1x)
• Vergabefehler (1x)
• Skonto, Umsatzsteuer, TN-Gehalt, Reisekosten (je 1 x)
• Ohne Beanstandungen (4x)
Wie geht es weiter?
• Wenn sich aus den Fehlern Rückforderungen ergeben, erfolgt zunächst eine Anhörung.
• Anschließend ergeht ein Änderungsbescheid mit einer Rückforderung.
• Bei Fehlern, die sich nur auf das TN-UHG beziehen, erfolgt der Änderungsbescheid ohne vorherige Anhörung.
• Bei noch laufenden Projekten, erfolgt eine Anhörung und Mitteilung über die Aberkennung der Kosten.
• Nach der jetzt erfolgenden „Rechnungslegung“ besteht für die KOM die Möglichkeit einer Nachprüfung. Falls dies erfolgt,
werden wir voraussichtlich bis Ende Mai 2019 darüber unterrichtet.
• Falls keine Nachprüfung erfolgt, sind die Meldungen
abgeschlossen, müssen jedoch noch für etwaige besondere Prüfungen aufbewahrt werden.
Neben den „finanziellen“ gab es auch „formale“
Feststellungen:
– Dokumentation von Prüfungen
– Dauer der Prüfungen (bis Bescheid, bis Zahlung)
– Formulierungen in den Bescheiden und Rechtsgrundlagen
Alles in allem:
– sehr schöne finanzielle Prüf-Ergebnisse – und formal geht es weiter aufwärts!
– Herzlichen Dank an alle !
– Fragen? Verbesserungsvorschläge für den Prozess?
Neu-Regelung bei Arbeitszeitnachweisen für anteilig eingesetztes Personal
„Europa nach Tisch“ - 28.02.2019
Laufende Regelung seit September 2018:
• Ab sofort und mit rückwirkender Wirkung auch für laufende bzw. beendete, aber noch nicht end-abgerechnete Projekte wird bei zu 100% (Vollzeit oder Teilzeit) im Projekt
eingesetztem Personal auf die Prüfung von Arbeitszeit- nachweisen verzichtet.
• Nur bei anteilig im Projekt eingesetztem Personal müssen weiter Arbeitszeitnachweise geführt und von der ZGS
geprüft werden.
Neu-Regelung ab März 2019:
• Ab sofort kann bei laufenden Projekten bei vollständig
(Vollzeit oder Teilzeit) und nun auch bei anteilig im Projekt eingesetztem Personal unter bestimmten Voraussetzungen auf das Führen von Arbeitszeitnachweisen verzichtet
werden. (Gilt für alle Zeiträume ab frühestens 01.03.2019, bis dahin sind weiterhin Arbeitszeitnachweise zu führen und zu prüfen.)
• Nur wer diese Voraussetzungen erfüllt, kann die Neu- Regelung nutzen. Sonst müssen weiter Arbeitszeitnach- weise geführt und geprüft werden.
• Jeder ZWE hat das Recht, auf die Nutzung der Neu- Regelung zu verzichten, und weiter mit Arbeitszeit- nachweisen zu arbeiten.
Rechtliche Grundlage für die Neu-Regelung:
• Änderung des Artikel 68a Absatz 5 der Verordnung (EU) 1303/2013 durch die Verordnung (EU) 1046/2018.
„(5) Personalkosten für Personen, die teilzeitig für das Vorhaben abgeordnet sind, können als fester Prozentsatz der Bruttopersonalkosten berechnet werden, der einem festen Prozentsatz der für das Vorhaben aufgewendeten Arbeitszeit pro Monat entspricht; die Einführung eines gesonderten Arbeitszeiterfassungssystems ist nicht
erforderlich. Der Arbeitgeber stellt für die Mitarbeiter ein Dokument aus, in dem dieser feste Prozentsatz angegeben ist.“
Voraussetzungen für die Nutzung der Neu-Regelung:
• Für die Nutzung der Neu-Regelung muss mit dem im
Projekt beschäftigtem Personal ein fester Prozentsatz des Einsatzes im Projekt vereinbart sein.
• Das kann 100% sein, das kann 50% oder 10% sein, oder jeder beliebige Prozentsatz dazwischen.
• Der Begriff „fest vereinbarter Prozentsatz“ setzt voraus, dass der/die Zuwendungsempfangende sowohl die
absoluten Wochenstunden im Projekt als auch die absoluten vertraglichen Wochenstunden beim Träger vereinbart und bekannt gibt.
• Es müssen immer die arbeitsvertraglich vereinbarten Stunden beim Träger insgesamt in der aktuellen Fassung (aktueller Arbeitsvertrag) vorliegen.
• Es muss eine beidseitig unterschriebene Projektzuordnung vorliegen, aus der die Stunden im Projekt mit prozentu-
alem Anteil der arbeitsvertraglich vereinbarten Stunden beim ZWE hervorgeht.
• Jede Änderung des prozentualen Anteils des Projekt-
einsatzes (z.B. auch bei gleichbleibender Stundenzahl im Projekt, aber Änderung des Arbeitsvertrages) muss der ZGS mitgeteilt werden.
• Jede Änderung der Stundenzahl eines/einer Beschäftigten im Projekt muss bei der ZGS rechtzeitig beantragt werden.
Bei finanziellen Auswirkungen sind Änderungsanträge (incl. Finanzantrag) einzureichen.
• Vor Vornahme einer Änderung der Stundenzahl im Projekt muss eine Zustimmung der ZGS vorliegen.
• Änderungsanträge und -mitteilungen können formlos eingereicht werden, die Schriftform ist aber zu wahren.
• Änderungsanträge müssen vom ZWE in der Regel spätestens 2 Wochen vor der geplanten Umsetzung
eingereicht werden. Eine nachträgliche Zustimmung durch die ZGS ist nicht möglich.
Beispiel:
30 Stunden beim ZWE
Davon 10 Stunden im Projekt
Der „fest vereinbarte Prozentsatz“ beträgt 33,33% -
d. h. 33,33% der anerkennungsfähigen Personalkosten können abgerechnet werden
Arbeitsvertrag
Zuordnung zum Projekt
Beschreibung der Tätigkeit im Projekt
Rechtsverbindlich unterschriebene Erklärung zum Datentransfer und zur Offenlegung der Vergütungsbestandteile gegenüber den ESF- Behörden
Information über die ESF-Förderung des Arbeitsplatzes
Änderung in:
40 Stunden beim ZWE
Weiter 10 Stunden im Projekt
Der „fest vereinbarte Prozentsatz“ beträgt 25% - d.h. 25% der anerkennungsfähigen Personalkosten können abgerechnet werden
Mitteilungspflicht
Änderung des Arbeitsvertrages
Änderung der Zuordnung zum Projekt
Änderung in:
Weiter 40 Stunden beim ZWE
Aber jetzt 20 Stunden im Projekt
Der „fest vereinbarte Prozentsatz“ beträgt 50% - d.h. 50% der anerkennungsfähigen Personalkosten können abgerechnet werden
Muss beantragt werden. Nach Zustimmung:
Änderung der Zuordnung zum Projekt
Ggf. geänderte Beschreibung der Tätigkeit im Projekt
Aktualisierter Finanzplan erforderlich
Entscheidungshilfe:
• Ein fest vereinbarte Prozentsatz ist immer dann sinnvoll, wenn der Stellenanteil des Personals für die Projektlaufzeit geplant werden kann und voraussichtlich konstant bleibt.
In diesem Fall wird auf Basis des Anteils der Arbeitszeit im Projekt ein fester, monatlich gleich bleibender Prozentsatz der anerkennungsfähigen Bruttopersonalkosten errechnet.
• Arbeitszeitnachweise hingegen sind sinnvollerweise dann zu führen, wenn die Tätigkeit im Projekt eine Flexibilität der Arbeitszeiten erfordert und der Arbeitseinsatz im Projekt variiert. Wenn kein fester Prozentsatz benannt werden kann, sind Sie weiterhin verpflichtet, den ESF- Stundennachweis zu führen.
Konsequenzen bei Fehlerfeststellungen:
• Werden Arbeitszeitnachweise geführt und es treten bei der Prüfung Fehler zutage, so werden wie bisher ggf. Teile der geltend gemachten Personalkosten nicht anerkannt.
• Werden bei einem fest vereinbarten Prozentsatz des Personals Fehler festgestellt (z.B. fehlerhafte
Projektzuordnung, fehlerhafte Berechnung des
prozentualen Anteils der Personalkosten, nicht genehmigte Veränderungen) so können die Ausgaben für das
betreffende Personal für den gesamten fehlerhaften Zeitraum nicht anerkannt werden.
• Alle näheren Einzelheiten entnehmen Sie bitte dem überarbeiteten BAT-Informationsblatt„Nachweis des Projektpersonals – Dokumentationsanforderung“
auf der Website.
• Und noch einmal der Hinweis:
Niemand muss diese Neu-Regelung wählen – es können auch weiterhin Arbeitszeitnachweise geführt werden.
Es besteht das Risiko, dass bei Verletzung der Mitteilungs-pflichten die geltend gemachten Personalkosten nicht anerkannt werden.
Klärung von Verfahrensfragen der Zuwendungsempfangenden
„Europa nach Tisch“ - 28.02.2019
Verschiedenes
- Neuregelung zur Erfassung der TN-Stunden.
- Diverse Hinweise für Zuwendungs- empfangende.
„Europa nach Tisch“ - 28.02.2019
Neuregelung zur Erfassung der TN-Stunden: Bisher:
Bis zum 15.01. des Folgejahres (bzw. nach Projektende) waren im Teilnehmenden-Stammblatt in VERA online für jede/n Teil- nehmende/n die TN-Stunden im Berichtszeitraum zu erfassen.
Neu:
Die Erfassung der TN-Stunden ist für ab dem 01.03.2019 neu beschiedene Zuwendungszeiträume grundsätzlich nicht mehr erforderlich. (Alle anderen Daten müssen aber weiter erfasst werden!)
Ausnahme: Im Zuwendungsbescheid ist die Erfassung der TN- Stunden als explizite Auflage benannt.
Kein Maßnahmebeginn vor Erteilung des Zuwendungsbescheides!
(Ausnahme: Es wurde schriftlich die Zustimmung zum Maßnahmebeginn vor Bescheiderteilung erteilt.)
Das heißt für alle Vergabeverfahren:
• Keine Beschaffung von für die Maßnahme benötigten Geräten oder Materialien!
• Keine verbindlichen Bestellungen von Anlagegütern!
• Kein Abschluss von Dienstleistungsverträgen!
• Keine Einleitung von formalen Vergabeverfahren!
• aber: Unverbindliche Markterkundungen / Preisermitt- lungen (z.B. für die Antragskalkulation) sind zulässig.
Kein Maßnahmebeginn vor Erteilung des Zuwendungsbescheides!
(Ausnahme: Es wurde schriftlich die Zustimmung zum Maßnahmebeginn vor Bescheiderteilung erteilt.)
Das heißt für alle personellen Maßnahmen:
• Keine Einstellung von Personal, bei dem der Einsatz im beantragten Projekt im Arbeitsvertrag benannt ist.
• Das Formular „Angaben zum Einsatz des hauptamtlichen Personals“ darf nicht vor Bewilligung unterschrieben
werden! (Gilt für bestehendes und neu eingestelltes Personal!)
• aber: Der Abschluss von (ggf. auch befristeten) Arbeits- verträgen ist zulässig, sofern der Einsatz im beantragten Projekt nicht im Arbeitsvertrag benannt ist.
Hinweis für TN-Listen, AZN u.ä.:
Wir benötigen Unterschriften !
• Keine Handzeichen / Namenskürzel von Teilnehmenden auf TN-Listen u.ä., sondern Unterschriften!
• Keine Handzeichen / Namenskürzel von Mitarbeitenden auf TN-Listen, Projektzuweisungen, Arbeitszeitnachweisen u.ä., sondern Unterschriften!
Die Projektlandkarte ist online!
Unter dem Link
https://www.wirtschaft.
bremen.de/arbeit-1469 sind ab sofort alle
laufenden Projekte mit einer Kurzbeschreibung zu finden.
