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Keine Angst vor neuen Wegen
Mit einem über zehn Jahre angelegten Beschaffungsvertrag für die komplette bildgebende Diagnostik stellen die Thüringen-Kliniken „Georgius Agricola“ in Zeiten knapper Kranken- hausbudgets sicher, dass für die Patienten auch in Zukunft die jeweils aktuellste Gerätetech- nologie zur Ver fügung steht. Der Vertrag, der im Rahmen eines wettbewerb lichen Dialogs ausgeschrieben worden war, ist nicht nur ökonomisch attraktiv. Er sorgt auch für mehr Ein- heitlichkeit an den insgesamt drei Standorten.
Text: Philipp Grätzel von Grätz | Fotos: Roger Hagman
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Wenn Krankenhäuser ihre bildgeben- den Systeme erneuern wollen, dann schreiben sie eines oder auch mehrere Großgeräte aus. Ist der Zuschlag erteilt, werden die in die Jahre gekommenen Altgeräte durch neue Produkte ersetzt.
Dieses Prozedere wird immer dann wiederholt, wenn wieder einmal ein Gerät das Ende seiner Lebensspanne erreicht hat. Auch an den Thüringen- Kliniken „Georgius Agricola“ wurde das Beschaffungswesen in der Medizin- technik jahrelang so gehandhabt.
Klassisches Beschaffungs- wesen stößt an Grenzen
Doch dieses „klassische“ Beschaffungs- wesen stößt zunehmend an Grenzen.
Denn das Investitionsklima für Kranken- häuser in Deutschland hat sich rapide verschlechtert. „Die duale Kranken- hausfinanzierung durch Bundesländer und gesetzliche Krankenkassen hat so lange funktioniert, wie sich alle an ihre Verpflichtungen gehalten haben“, betont der Geschäftsführer der Thü-
ringen-Kliniken, Hans Eberhardt.
Mittlerweile zeige sich allerdings, dass die Krankenhäuser durch dieses Finan- zierungsmodell den Länderhaushalten ausgeliefert seien. Wird es knapp in der Haushaltskasse, schlägt das auf die Investitionsbudgets der Krankenhäuser durch, weil die Fördermittel nicht mehr im nötigen Umfang fließen.
Was das heißt, hat Eberhardt am eigenen Leib erfahren: „Als Thüringen- Kliniken haben wir einen Anspruch auf 1,6 bis 1,8 Millionen Euro pauschale
26 inside:health | Mai 2016 | www.siemens.de/inside-health Fördermittel. Aufgrund der Haushalts-
situation des Landes Thüringen ist das auf unter eine Million Euro reduziert worden.“ Anderen Krankenhäusern geht es nicht anders: Bundesweit wird der dringende Investitionsbedarf der Krankenhäuser beispielsweise im Krankenhaus-Rating-Report derzeit auf knapp 6 Milliarden Euro pro Jahr geschätzt. „Nicht einmal die Hälfte davon wird von den Bundesländern überwiesen“, so Eberhardt.
Die Folgen sind von Krankenhaus zu Krankenhaus und von Region zu Region unterschiedlich. „Viele Krankenhäuser finanzieren Investitionen aus dem laufenden Betrieb. Das kann auf Dauer nicht funktionieren“, betont Eberhardt.
Wer es dennoch tut, riskiert Defizite.
Eine Umfrage des Verbands der Kran- kenhausdirektoren (VKD) unter 1.800 Geschäftsführern und Verwaltungs- direktoren zum Jahreswechsel 2014/
2015 zeigte, dass die Hälfte aller Kran- kenhäuser der Grundversorgung und 43 Prozent der Krankenhäuser der Maximalversorgung in Deutschland defizitär waren.
Alle Jahre wieder droht das Defizit
Die Thüringen-Kliniken, die drei Akut- krankenhäuser in Saalfeld, Pößneck und Rudolstadt sowie 25 Arztpraxen in einer als Medizinisches Versorgungs- zentrum (MVZ) organisierten Tochter- gesellschaft betreiben, stehen ange- sichts dieser finanzpolitischen Groß- wetterlage noch gut da. „Wir haben seit 25 Jahren kein Defizit und wir finanzieren auch keine Investitionen aus dem laufenden Betrieb“, so Eber- hardt. Die Lage in den neuen Bundes- ländern sieht er dabei als vorteilhaft an. Die Konsolidierung der Kranken- hauslandschaft fand hier deutlich konsequenter statt als in den alten Bundesländern.
Durch Übernahmen und Schließungen wurde die Zahl der Krankenhäuser in Thüringen beispielsweise von 60 auf 34 reduziert. Überregionale Schwer- punktversorger wie die Thüringen- Kliniken haben dadurch eine starke Stellung in ihrer Region und weniger Konkurrenz als anderswo. Spätestens
seit 2010 haben die Thüringer des- wegen mit dem Gedanken gespielt, im Beschaffungswesen und hier spe- ziell bei den bildgebenden Systemen andere Wege zu gehen.
Eine Möglichkeit, die die Fördermittel- richtlinien vorsehen, ist die des Miet- kaufs. Für Eberhardt ist das aber nur eine Scheinlösung: „Damit lassen sich Investitionskosten strecken, aber irgend- wann reicht das auch nicht mehr.“
Attraktiver schien den Thüringern ein langfristiger Beschaffungsvertrag, der dann im Jahr 2012 auch ganz konkret in Angriff genommen wurde. Unter Beteiligung des externen Beraters Dipl.-Ing. Andreas Mengel aus Schöne- feld und des Vergaberechtlers Dr.
Wolfgang G. Renner aus München (siehe Interview) erfolgte die europa- weite Ausschreibung eines zehnjäh- rigen Beschaffungsvertrags für die komplette Bildgebung, die an den Thüringen-Kliniken mehr als die Hälfte aller Investitionskosten ausmacht.
Den Zuschlag erhielt nach rund anderthalb Jahren Vorbereitung das Unternehmen Siemens Healthcare.
Der Vertrag trat im Jahr 2014 in Kraft und betrifft die komplette Radiologie mit drei MRT- und drei CT-Geräten sowie verschiedenen Röntgenanlagen für Durchleuchtung, digitales Röntgen und Angiographie, außerdem 45 Ultra- schallgeräte an allen Standorten.
„Stand heute können wir sagen, dass der Vertrag lebt“, betont der Leiter der Medizintechnik, Dipl.-Ing. Bernd Gutheil. „Wir haben bisher acht Ultra- schallgeräte ausgetauscht und planen für 2016 weitere Erneuerungen. Bis 2018 wollen wir unsere Medizintech- nik überall auf dem aktuellen Stand haben.“
Gute Argumente für langfristige Beschaffungs- verträge
Für Krankenhäuser seien langfristige Beschaffungsverträge für Medizin- technik aus mehreren Gründen attrak- tiv, erläutert Mengel. Zum einen ließen sich dadurch Einsparungen generieren, die bei Einzelanschaffungen so nicht möglich wären: „Das Vergabevolumen ist bei langfristigen Verträgen, die mehrere Gerätegattungen umfassen, einfach wesentlich höher. Entsprechend
Hans Eberhardt, Geschäftsführer der Thüringen-Kliniken „Georgius Agricola” GmbH und des Medizinischen Versorgungszentrums der Thüringen-Kliniken „G. Agricola” GmbH
steigt dann auch der Verhandlungs- spielraum und zwar nicht nur bei den Anschaffungskosten, sondern auch bei den Wartungsverträgen.“ Doch Geld ist nicht das einzige Argument:
Langfristige Verträge gewährleisten auch, dass die Medizintechnik jahre- lang auf dem jeweils aktuellsten technischen Stand bleibt, ohne dass ständig neue Ausschreibungen nötig werden.
Standort- und gerätegattungsüber- greifende Verträge sorgen außerdem für mehr technische Homogenität:
„Unser Ziel war schon länger ein mög- lichst einheitliches Medizintechnik- konzept über alle Standorte hinweg.
Das wird durch den langfristigen Ver- trag einfacher“, betont Gutheil. Vor allem die Anwender profitieren von einer einheitlichen Bedienphilosophie:
Die Radiologen, die zwischen den Standorten rotieren, können an jedem Arbeitsplatz sofort arbeiten, ohne umdenken zu müssen. Sie haben Zugriff auf die Daten, die an anderen Standorten erhoben wurden. Und im Fall der MRT ist es sogar möglich, das
Gerät in Rudolstadt von Saalfeld aus zu steuern.
Wenn langfristige Beschaffungsver- träge so attraktiv sind, warum werden sie dann nicht viel häufiger abgeschlos- sen? „Das Interesse bei den Kranken- häusern ist auf jeden Fall da. Wir füh- ren viele Gespräche zu diesem Thema, aber es gibt noch etwas Unsicherheit“, betont Mengel. Letztlich sind diese Ver- träge und das mit ihnen verbundene Vergabeverfahren für die Einrichtun- gen des Gesundheitswesens Neuland, sodass viel Überzeugungsarbeit geleis- tet werden muss. Auch deswegen hat man sich in Thüringen externe Unter- stützung geholt: „Für mich war die Sache klar: Wenn die finanzielle Seite stimmt, dann machen wir das. Aber wenn wir es machen, muss es vergabe- und fördermittelrechtlich absolut sauber sein. Da wollte ich kein Risiko eingehen“, so Eberhardt. Um auf der sicheren Seite zu sein, hat der
Geschäftsführer der Thüringen-Kliniken auch schon früh die Fördermittelgeber einbezogen: „Mir redet politisch nie- mand rein, aber es ist trotzdem wichtig,
dass so etwas transparent läuft und sich niemand übergangen fühlt.“
Wettbewerblicher Dialog:
aufwendig, aber lohnend
Für die Vergabe wurde in Thüringen das Vergabeverfahren des wettbewerb- lichen Dialogs gewählt. „Das gibt es erst seit einigen Jahren. Die Thüringen- Kliniken waren eines der ersten Kran- kenhäuser, die das bei einem derart großen Vergabevolumen genutzt haben“, so Mengel. Zu den Vorteilen des wettbewerblichen Dialogs zählt für Mengel, dass der Kunde sich mit den infrage kommenden Industrie- unternehmen austauschen kann, bevor die Angebote auf dem Tisch liegen. So lässt sich gerade bei komplexen, lang- fristigen Verträgen eher gewährleisten, dass die Bedürfnisse des Kunden von den Angeboten auch wirklich abge- deckt werden. Damit es hinterher keine Probleme gibt, muss dieser Dialog sehr strukturiert und transparent ablaufen.
Er muss auch gut dokumentiert wer- den, was relativ aufwendig ist (siehe Interview mit Dr. Wolfgang G. Renner).
Bei den Thüringen-Kliniken hat der langfristige Partnerschaftsvertrag drei Säulen: „Es ging uns um die Investiti- onen in Neugeräte, die Finanzierungs- phase und das Servicekonzept“, erläu- tert Gutheil. Mit am meisten Aufwand machte das Thema Neugeräte. Hier war eine detaillierte Bestandsanalyse nötig, die Gutheil und Mengel gemein- sam unter Einbeziehung der Anwen- der vorgenommen haben. Eine Auf- gabe bestand beispielsweise darin, die CT-Geräte zu klassifizieren, um sicher- zustellen, dass die Neugeräte später das gleiche Niveau haben wie heute.
Allein das dauere bei einem großen Krankenhaus vier bis fünf Monate, so Mengel. Den eigentlichen Dialogpro- zess mit den Herstellern veranschlagt er auf drei Monate. Danach folgen weitere vier bis fünf Monate für die Ausschreibung: „Insgesamt muss man mit anderthalb Jahren rechnen, aber dafür hat der Kunde dann auch jahre- lang Ruhe.“
Kernanforderung Flexibilität
Unverzichtbar ist neben der Bestands- aufnahme eine langfristige Bedarfs- planung. „Wir haben für jedes Jahr einen Plan aufgestellt und festgelegt,
Dipl.-Ing. Bernd Gutheil, Abteilungsleiter Medizintechnik, Thüringen-Kliniken, Klinikstandort Saalfeld
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„ Es geht darum,
Vertrauen zu bilden“
Bei der Aushandlung des langfristigen
Beschaffungsvertrags der Thüringen-Kliniken mit dem Unter nehmen Siemens Healthcare im Bereich Bildgebung ließ sich der Kranken- hausbetreiber von Dr. Wolfgang G. Renner, LL.M. von der Kanzlei Heuking Kühn Lüer Wojtek in München, juristisch beraten. Der Rechts anwalt erläutert den vergaberechtlichen Rahmen und benennt typische Fallstricke.
Interview: Philipp Grätzel von Grätz
Herr Dr. Renner, Sie waren als externer Rechtsanwalt an den Ver tragsverhandlungen in Saalfeld beteiligt.
Welche Rolle spielt der Jurist in einem solchen Projekt?
Dr. Wolfgang G. Renner: Der Jurist unterstützt den Auftraggeber und greift ihm da unter die Arme, wo ihm die spezifische rechtliche Kompetenz fehlt. Nor- male Vergabeverfahren können große Krankenhäuser in der Regel mit interner Expertise stemmen, aber bei solchen innovativen Projekten macht es Sinn, sich Unterstützung zu holen. Es braucht da ein wenig Erfahrung und auch Ideen und den Willen zur Gestal- tung. Nicht zuletzt muss bereits in der Anbahnungs- phase penibel auf die Dokumentation geachtet wer- den, gerade wenn Fördermittel involviert sind. Sonst kommt da schnell jemand, der das vor der Vergabe- kammer anficht, und diese Verfahren laufen rein aktengesteuert.
welche Geräte wann getauscht wer- den“, berichtet Gutheil. Das sei auch deswegen wichtig, weil bei manchen Anschaffungen bauliche Maßnahmen nötig sind. Trotz detaillierter Planung muss der Vertrag aber flexibel genug sein, damit das Krankenhaus auf einen sich in der Zukunft möglicherweise ändernden Bedarf reagieren kann und auch Spielraum für Innovationen hat, die zu Vertragsbeginn vielleicht noch nicht absehbar waren.
„Diese Flexibilität war uns ganz wichtig.
Ohne sie kann ich mir so einen Vertrag nicht vorstellen“, betont Eberhardt.
„Wenn ein Gerät nach sieben oder acht Jahren noch voll im Stoff ist, dann muss ich das nicht sofort austauschen.
Dadurch gewinne ich dann Luft für andere Investitionen. Das muss im Ver- trag geregelt sein.“ Als sehr hilfreich hat sich in den anderthalb Jahren, die der Vertrag läuft, auch das im Vorfeld vereinbarte Upgrade-Budget in Höhe von knapp 5 Prozent des Investitions- budgets herausgestellt. Es wurde bereits einmal in Anspruch genommen, als kleinere Detektoren für die Dia- gnostikanlagen nachgerüstet wurden.
Insgesamt bewerten die Thüringer ihren langfristigen Partnerschafts- vertrag mit Siemens Healthcare nach Ablauf des ersten Fünftels der Ver- tragslaufzeit als vollen Erfolg. Gutheil ist überzeugt davon, dass nicht nur andere kommunale Häuser, sondern auch beispielsweise Universitätsklini- ken von solchen Verträgen profitieren können. Mengel sieht das auch so: Die typische Zielgruppe sind für ihn Häu- ser mit mehr als 600 Betten sowie Spezialkliniken, die viel Technik ein- setzen. „Das kann sich aber auch schon für ein 500-Betten-Haus rechnen.“
Philipp Grätzel von Grätz arbeitet als Freier Journalist und Redakteur für medizinische Themen und Technikthemen in Berlin.
Info/Kontakt:
www.siemens.de/healthcare svenja.gager@siemens.com
Worauf sollten Krankenhäuser, die Ähnliches vor- haben, bei der Auswahl des Juristen achten, damit es am Ende keine bösen Überraschungen gibt?
Renner: Der Jurist sollte natürlich in erster Linie ein guter Vergaberechtler sein. Das reicht aber nicht. Er muss auch ein guter Vertragsjurist sein, um den Auf- traggeber bei der Vertragsgestaltung unterstützen zu können. Und dann sollte er über ein Mindestmaß an fachlichen Kenntnissen in dem Gebiet verfügen, um das sich der Vertrag dreht. Er muss verstehen, um welche Geräte es geht, muss die Lebenszyklen ein- schätzen können und wissen, an welchen Stellen Geld verdient wird und wo Risiken für den Auftraggeber liegen. Kurz gesagt: Ein guter Fachberater reicht nicht, wenn er die juristische Fachlichkeit nicht versteht, und umgekehrt hilft ein guter Jurist, der vom Thema keine Ahnung hat, auch nicht weiter. Der Kunde will am Ende fachlich gut beraten werden, rechtlich auf der sicheren Seite sein und einen vernünftigen Preis erzielen.
Sind solche langfristigen Partnerschaftsverträge vergaberechtlich überhaupt vorgesehen?
Renner: Sie sind vielleicht ungewöhnlich, aber realisier- bar. Das Vergaberecht enthält allgemeine Regelungen für typische Vergaben, etwa den Bau von Verwaltungs- gebäuden oder die Anschaffung von Großgeräten. Bei langfristigen Partnerschaftsverträgen besteht die Her- ausforderung darin, die allgemeinen Regelungen zu kennen und sie für die individuelle Situation zusam- menzustellen. Die Kunst besteht darin, das Vergabe- verfahren so zu gestalten, dass einerseits der Auftrag- geber Herr des Verfahrens bleibt, andererseits die Unternehmen nicht mit überzogenen Forderungen und Regeln verschreckt werden. Letzteres beobachten wir oft bei Ausschreibungen von Behörden. Das ist dann ein großes Wunschkonzert: Es wird alles reingeschrie- ben und am Ende kommen keine oder nur extrem teure Angebote.
Gibt es Ihrer Erfahrung nach bei Krankenhäusern Missverständnisse im Zusammenhang mit langfristi- gen Beschaffungsverträgen?
Renner: Klares Ja. Es gibt in dieser Branche und durch- aus auch bei Juristen viele Bedenkenträger, sodass solchen langfristigen Verträgen oft von vornherein eine gewisse Ablehnungshaltung entgegenschlägt.
Bei anderen innovativen Verfahren ist das allerdings nicht anders. Das muss man überwinden und externe
Expertise kann dabei helfen. Was auch hilft, sind Kran- kenhäuser, die so etwas schon einmal gemacht haben.
Da gab es bisher nicht viele. Und deswegen findet Saal- feld auch über Thüringen hinaus Beachtung. Letztlich geht es immer darum, Vertrauen zu bilden.
In Saalfeld erfolgte die Ausschreibung in Form eines wettbewerblichen Dialogs. Was ist das genau?
Renner: Letztlich gibt es zwei Ausschreibungsverfahren, die für solche Verträge infrage kommen, das Verhand- lungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb und der wettbewerbliche Dialog. Beides sind zweistufige Ver- fahren, was den Vorteil hat, dass in der ersten Stufe geklärt werden kann, ob die Unternehmen, die sich bewerben, grundsätzlich in der Lage sind, solche Auf- träge auszuführen. Das kann nicht jeder. Dazu ist Finanzkraft nötig, ein breites Gerätespektrum und eine gewisse Fähigkeit zur Innovation, damit der Kunde sicher sein kann, auch in Zukunft gute Geräte zu bekommen. Anders als beim Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb werden beim wettbewerb- lichen Dialog nicht erst Angebote eingeholt, über die dann verhandelt wird. Es wird zunächst quasi auf der grünen Wiese verhandelt, bevor die Angebote gemacht werden, die dann allerdings nicht mehr nachverhandelt werden können.
Wo liegen die Vorteile des wettbewerblichen Dialogs?
Renner: Beides sind gute Verfahren, das muss man im Einzelfall entscheiden. Gerade bei Vertragsformen, die etwas innovativer sind, hat der wettbewerbliche Dialog Vorteile, weil das Krankenhaus vielleicht noch gar nicht so genaue Vorstellungen darüber hat, wie zum Beispiel langfristige Verträge gestaltet werden können. Da können dann auch die Unternehmen ihre Erfahrung besser einbringen.
Was sind die Hindernisse und Fallstricke bei lang- fristigen Beschaffungsverträgen?
Renner: Der wichtige Punkt ist die förder- und vergabe- rechtliche Absicherung durch gute Dokumentation und durch ein hohes Maß an Transparenz bei der Verfahrensorganisation. Die Bieter müssen sich fair behandelt fühlen und aus der Dokumentation muss jeder Verfahrensschritt ersichtlich sein. Das macht Arbeit, aber es ist gerade gegenüber Fördermittel- gebern eine Art Lebensversicherung. Ich würde auch empfehlen, im Vorfeld mit den Fördermittelgebern Kontakt aufzunehmen.
