Archiv "Neue Technik: Leichte Formularverwaltung" (24.04.1985)

(1)

DEUTSCHES ÄRZTEBLATT

Leserdienst

AOK 1 LKK 1 BKK 1 IKK Hee 1 AEV I UV')

N!' ,1 •

Neue Technik:

Leichte Formularverwaltung

Die ärztliche Tätigkeit wird

„nach außen" in hohem Maße auf Formularen dokumentiert. Insbesondere im kassenärztlichen Be- reich sind der Inhalt, die Gestaltung, Abmessung, Druckstärke und Schrift- größe sowie die Verwen- dung von Formularen in der Vordruckvereinbarung vom April 1979 und in nachfolgenden Ergänzun- gen bis ins kleinste Detail geregelt (vgl. DEUTSCHES ARZTEBLATT, Heft 27/

1979).

Aber auch im privatärzt- lichen Bereich, innerhalb der internen Praxisorgani- sation, für die Befundbrief- schreibung und für die me- dizinische Dokumentation werden zahlreiche Formu- lare und Vordrucke verwendet.

Formulare

computergerecht Mit Einzug neuer Techni- ken in der Arztpraxis, insbesondere mit der zuneh- menden Verbreitung von Praxis-Computern, stellt sich die Frage nach einer rationellen und weitgehend automatisierten Be- schriftung von Formularen, welche ursprünglich von ihrer Einteilung her für die Bearbeitung mit der Hand oder der Schreibmaschine vorgesehen waren und von ihrer Beschaffenheit her für eine automatische Be- druckung ungeeignet sind.

Vordrucke

für die Beschriftung Beschränkt man sich zu- nächst auf die in der Vor- druckvereinbarung von 1979 fixierten Formulare zur Regelung der kassen- ärztlichen Tätigkeit, so läßt sich feststellen, daß die Standardisierung von Kopf- leiste und Personalienfeld einer automatischen Be- schriftung zugute kommt.

II

hei

0

Ang.,

Renber elv Angelt ObA

hol

Armd,

Text

Darstellung 1:

Computer- beschriftetes Arzne iver- ordnungs- blatt; deut- lich zu erken- nen ist die nicht zeilen- gerechte An- ordnung der Felder zum Ankreuzen der Gebüh- renpflicht

Das gleiche gilt für den weitgehend schreibma- schinengerechten Abstand aufeinanderfolgender Zei- len, mit dem die meisten Praxis-Computer keine Probleme bekommen.

Schwieriger wird es jedoch bereits beim Ankreuzen vorgegebener Felder, wie etwa beim Überweisungs- schein oder beim Arznei- verordnungsblatt (Darstel-

lung 1). Eine 100prozentig paßgerechte Markierung ist hier grundsätzlich nicht

möglich, wenngleich Un- klarheiten bei automati- scher Beschriftung kaum auftreten werden.

Ist die Formularaufteilung noch weitgehend als com- puterfreundlich zu be- zeichnen, so läßt sich diese Aussage bei einigen Vordrucken in bezug auf die Gestaltung und den Formularsatz nicht mehr aufrechterhalten. Insbe- sondere die Arbeitsunfä- higkeitsbescheinigung und die Verordnung von Kran- kenhauspflege stellen Schreibmaschinen und Drucker bei Praxis-Com- putern vor extreme Anfor- derungen: Das Papier ist für die automatische Be- schriftung zu dünn, die Linksleimung führt leicht zu einer Verschiebung der einzelnen Blätter unterein- ander, das Deckblatt wird beim Rücklauf des Druck- kopfes zusammengescho- ben und somit unbrauch- bar gemacht.

Bei Formularen, die außer- halb der kassenärztlichen Tätigkeit verwendet werden, ist der Arzt nicht grundsätzlich an Vorschrif- ten im Hinblick auf Inhalt, Gestaltung, Aufteilung und Papierqualität gebunden.

So sind im privatärztlichen Bereich bei der Beschrif- tung von Privatrezepten, bei Privatliquidationen sowie im ärztlichen Schrift- verkehr keine prinzipiellen Schwierigkeiten zu erwar- ten. Hier stehen computer- geeignete Formularsätze und Vordrucke zur Verfü- gung. Für die Befundbrief- schreibung und in der internen Praxisorganisation können ebenfalls• entspre- chende Formulare einge- setzt bzw. hergestellt wer- den (Tabelle Seite 1278).

fflrddleAmmMamendelerNedeelle21.71MeMgehigelmtdm0dteMdMNuMtlum U-WerumAmmdemderNMeletemnenteprechendenVemmAanme. Muster 16

Begatt✓lend/Sormt Angeh limmunde geb. am

Meier-Müller, Gesine 13.03.1934

Nemo des MorelcherteNV•morgungsberecleipten Vonwne geb. Mn

Meier -Müller,,Hans -Heinrich 26.05.1932

Schrötenröther GmbH, Köln-Ehrenfeld Barmer Frsaf7krankenka2se

Wohnung des PaUerden

Transanius-Allee 355a, 5000 Köln 30

e Un &Meg : Mnfeieetrieb:

Rp.

Vibramycin Tabl. N1

Kassenerretempi Untddscleft des Arg«

Splest-

®

01.04.1985

Ausgabe A 82. Jahrgang Heft 17 vom 24. April 1985 (93) 1277

(2)

Vordruckbezeich- nung

Vordruck- verein- barung

Formular- Lei-

satz mung

Papier- Personalien- Feldeinteilung qualität feld EDV-geeignet

Probleme bei automat. Druck

Arbeitsunfähigkeits- bescheinigung

Verordnung von Krankenhauspflege

54/50/51 g Standard ungeeignet

ungeeignet

erhebliche Probleme durch Formularsatz erhebliche Probleme durch Formularsatz 54/50/

50/50/51 g

Standard

Krankenschein (Rückseite)

Überweisungs- schein

Heilmittelverord- nung

Mutterschaftsvor- sorgeschein Arzneiverordnungs- blatt

Abrechnungsschein Ärztl. Notdienst

Muster 5 1fach

1fach

Muster 13 4fach

Muster 16 1fach

70 g

80 g

54/50/

50/51 g 80 g oben

Formulare sind oft geknickt oder eingerissen

Standard (verkürzt)

weitgehend;

jedoch Abwei- chungen zwischen den Kassen Muster 6

Muster 10

kaum Probleme

Probleme durch Formulargröße (DIN A6 hoch) Probleme durch Formularsatz Probleme durch Formulargröße {DIN A6 hoch) erhebliche Probleme durch Formularsatz Standard weitgehend

geeignet Standard ungeeignet

weitgehend geeignet weitgehend geeignet Muster 1 3fach links

Muster 2 5fach links

Muster 19 3fach links 54/50/51 g Standard weitgehend geeignet

Eignung

von Druckern zur Formularbeschriftung Sehr wesentlich hängt der Erfolg beim Beschriften von Vordrucken vom Typ, der Ausstattung und dem Leistungsvermögen des im Rahmen eines Praxis- Computer-Systems einge- setzten Druckers ab. Nicht mit jedem Drucker kann man Formulare beschriften. Minimale Vorausset- zung hierfür ist die Exi- stenz einer Walze, die den Transport des Formulars sicherstellt. Zur sauberen Einführung wird zumindest eine Anlegeschiene benö- tigt. Der Vordruck kann dann manuell eingelegt und exakt auf die erste Schreibposition bewegt werden.

Demgegenüber komfor- tabler ist Verwendung eines mechanischen Einzel- blatteinzuges für den Drucker, in den ein Vorrat gleicher Formulare eingelegt wird. Bei Bedarf werden diese dann mehr oder weniger exakt automatisch eingezogen und beschriftet. Ein mechanischer Ein- zelblatteinzug ist jedoch nur dann zu empfehlen, wenn lediglich ein einziger Vordrucktyp beschriftet wird. Bei kleinen Formula- ren (z. B. Rezepten) treten sehr leicht Ungenauig- keiten auf, die einen mehr- maligen Druck erforderlich machen. Eine annähernd 100prozentige Vordruck- beschriftung für die com- putergeeigneten Formula- re kann mit einem vollauto- matischen elektronischen Einzelblatteinzug gewähr- leistet werden. Hier wird

der Vordruck in einen For- mulartrichter gesteckt und mittels einer elektronisch- optischen Steuerung eingezogen, wodurch das Formular exakt positioniert wird.

Wichtig für eine saubere Formularbeschriftung ist ferner die Anpaßbarkeit von Walze und Druckkopf- führung. Da die Vordrucke unterschiedlich stark und verschieden geleimt sind, muß sichergestellt werden, daß der Druckkopf bei seiner Bewegung entlang der Walze das Formular nicht verschiebt oder zerreißt.

Hier zeigt die Praxis, daß die Justiermöglichkeiten und Toleranzen bei höher- wertigen Druckern erheb- lich besser sind als bei Niedrig-Preis-Geräten.

Sollen außer Rezepten und Überweisungen auch For-

mulare mit Durchschlägen beschriftet werden, dann müssen die Zeichen auf mechanischem Wege auf die Vordrucke gebracht werden. Aus diesem Grund scheiden Thermodrucker, Tintenstrahl-Drucker und Laser-Drucker für die Be- schriftung von Formular- sätzen aus. Statt dessen muß ein Nadeldrucker oder ein Typenraddrucker verwendet werden mit dem Nachteil einer erhöh- ten Geräuschbelastung (zwischen 56 und 65 Dezi- bel), die sich im Sprech- zimmer und in der Patien- tenaufnahme sehr negativ bemerkbar machen kann.

Eine effektive Geräusch- dämmung durch Schall- schluckhauben ist kaum möglich, weil die Formu- lareinführung des Druck- ers stets zugänglich sein muß.

Tabelle: Beurteilung häufig verwendeter Vordrucke mit ihren für die automatische Beschriftung kritischen Eigenschaften

1278 (94) Heft 17 vom 24. April 1985 82. Jahrgang Ausgabe A

(3)

Darstellung 2: Idealablauf einer Formularbeschriftung mit Hilfe eines integrierten Praxis-Computer-Systems

Bereitstellung Aktivitäten

durch den des Arztes oder

Praxis-Computer der Helferin

Vollautomatische Steuerung durch den Praxis-Computer

Spezifikation des Patienten

Bereitstellung der Angaben für Personalienfeld

Anforderung des Formulars

Bereitstellung der Angaben über Formularaufbau

4,

Bereitstellung formularspezif.

patienten- bezogener Daten

Eingabe weiterer formularspezif.

Angaben, etwa:

AU bis: 29. 03. 85

Einlegen des Formu- lars in den Drucker und Freigabe zur Beschriftung

Aktivitäten im oder mit dem Praxis-Computer

Vollautomatische Formularbeschriftung

Sichtkontrolle und eventuelle Druckwiederholung

Dokumentation der Formularausstellung und seiner Inhalte

ggfs. Dokumentation von Leistungsnummern

Kassenarztstempel durch den Arzt oder die Helferin

4,

Unterschrift durch den Arzt

Manuelle Aktivitäten

COMPUTER-MAGAZIN

Formular- beschriftung

m herkömmlichen Praxis- ablauf vollzieht sich das Ausfüllen eines Vordrucks

— in Abhängigkeit von der jeweiligen Organisation und von der Art des Formu- lars — in mehreren Arbeits- schritten. Beim Überwei- sungsschein etwa könnte zu Beginn die mechani- sche Beschriftung des Per- sonalienfeldes durch die Helferin stehen. Ergänzt werden von ihr manuell die Versichertengruppe und die Krankenkassen-Nr. sowie die Gültigkeitsdauer.

Sie bringt dem Arzt den Vordruck zur handschrift- lichen Eintragung der Fachgruppe, der Diagnose und des Behandlungswun- sches. Der Arzt unter- schreibt anschließend, die Helferin ergänzt, falls nö- tig, das Datum und den Stempel.

Danach erhält der Patient den Schein, ohne daß die Ausstellung des Formulars und sein Inhalt zwangsläu- fig dokumentiert werden und ohne daß eine Kontrol- le der Leistungsberech- nung erfolgt.

Mit Hilfe des Praxis-Com- puters werden einmal er- faßte Daten abgerufen und relevante Angaben aus der Patienten-Dokumentation zur Verfügung gestellt.

Fehlende Angaben (etwa

„AU bis ...") können er- gänzt werden. Anschlie- ßend wird das Formular bedruckt, mit der Möglich- keit, bei fehlerhafter Be- schriftung den Vorgang auf Knopfdruck zu wieder- holen. Es erfolgt eine automatische Dokumentation der Formularausstellung seiner Inhalte, und der Computer überprüft die Eintragung einer fälligen GO-Nummer.

Die Beschriftung eines Praxisformulars mit Hilfe eines Computers setzt vor-

1280 (96) Heft 17 vom 24. April 1985 82. Jahrgang Ausgabe A

(4)

aus, daß wesentliche Ver- waltungsaufgaben innerhalb des gleichen Systems mit erledigt werden, insbesondere die Führung aller relevanten Angaben zur Person der Patienten, alle

ab rechnungsrelevanten Daten sowie Befunde, Dia- gnosen, Medikamente usw.

Ein solcher Idealablauf ist nur möglich, wenn vom Praxisablauf und von der Verfügbarkeit des Praxis- Computers her sichergestellt ist, daß keine zusätz- lichen Rückfragen zwischen Arzt und Helferin und keine unnötigen Wege (etwa zwischen Bildschirm und Drucker) erforderlich werden. Insbesondere muß die Helferin, wenn sie selbst einen Vordruck aus- füllt, alle dem Praxis-Com- puter nicht bekannten An- gaben selbst ergänzen können. Fehlen ihr einige Angaben, so sind diese an- schließend per Hand nach- zutragen.

Für den Arzt selbst ist die Beschriftung von Formula- ren mit einem Computer nur dann praktikabel, wenn er an seinem Arbeits- platz direkt auf das System und den Drucker Zugriff hat. Wie die bisherige Ak- zeptanz des Praxis-Com- puters im Sprechzimmer zeigt, sind solche Lösungs- vorschläge kaum umsetz- bar.

Checkliste für den Einsatz

Wer sich einen Praxis- Computer zulegen und hiermit sein Formu larwe- sen verbessern will, dem kann nur empfohlen werden, zunächst seine Ziel- richtung genau festzu le- gen:

~ Welche Formulare sollen mit dem Computer beschriftet werden?

~ Wie weit soll die Unter- stützung des Praxis-Com-

puters bei der Formular- beschriftung gehen? Soll lediglich das Personalien- feld ausgefüllt werden, ohne daß die Ausstellung eines Vordrucks dokumentiert wird, oder wird eine Vollunterstützung entspre- chend Darstellung 2 (Seite

1280) benötigt?

~ Wer (Arzt oder Helferin) soll am Computer tätig werden?

~ Wo soll die Beschrif- tung der Formulare erfol- gen?

~ Wie soll der Arbeitsab- lauf vom Auftrag für die Ausstellung eines Formu-

1282 (98) Heft 17 vom 24. April 1985 82. Jahrgang Ausgabe A

lars bis hin zur Unterschrift durch den Arzt aussehen?

Sind diese Fragen geklärt, so resultiert hieraus bereits eine Vorauswahl der zahlreich angebotenen Sy- steme. Sollen Formulare mit Durchschlägen bedruckt werden, ist in jedem Fall ein höherwertiger

(5)

Decme verbessert deutlich

die Gehirnleistung. Deerne steigert Konzentration und Merkfähigkeit, aktiviert das Kurzzeitgedächtnis und erhält so die soziale Zugehörigkeit.

Decme.®

Therapie mit der Monosubstanz.

Tabletten, Tropfen, Arnpullen.

DEUTSCHES ÄRZTEBLATT

COMPUTER-MAGAZIN

Drucker erforderlich.

Möchte der Arzt selbst Zu- griff auf den Praxis-Com- puter haben, so muß das System nneh rplatzfäh ig sein. Die Vollunterstützung durch den Praxis-Compu- ter stellt höchste Anforde- rungen an die Qualität der Software. Ärzte, die einen

Verwaltungscomputer ein- setzen wollen, sollten sich die Formularfähigkeit des Systems mit Original-Vor- drucken beweisen lassen oder selbst erproben. In jedem Fall sollten die aus einer automatisierten Be- schriftung resultierenden Arbeitsabläufe durchge-

spielt und mit den bisheri- gen Praxisabläufen vergli- chen werden.

Dr. Jürgen Winkelmann Deutscher

Ärzte-Verlag GmbH Praxis-Computer-Systeme Dieselstraße 2

5000 Köln 40

Krupp „macht"

iiiiM111•111111111111111111111•11■

Datenverarbeitung

„Krupp Datenverarbei- tung" ist das Software-Un- ternehmen im Krupp-Kon- zern. 1969 wurde „Krupp Datenverarbeitung" erst- mals im Bereich Gesund- heitswesen tätig, und zwar mit der Entwicklung einer Patientenabrechnung für das Alfried-Krupp-Kran- kenhaus in Essen mit 560 Betten. Aufgrund der posi- tiven Erfahrungen wurde die Zusammenarbeit auf weitere Krankenhäuser ausgedehnt.

Fast 50 Mitarbeiter sind heute mit Entwicklung, Einführung, Wartung, sy- stematischer Beratung und Vertrieb im Gesund- heitswesen befaßt. Dieser Bereich stellt also einen wesentlichen Schwer- punkt der „Krupp Daten- verarbeitung" dar. Die Lei- stungskomponenten für das Gesundheitswesen sind Organisationsbera- tung, Service-Betrieb und Standard-Software.

Für den Service-Betrieb und als Krankenhaus-Ma- nagement-System wird das von „Krupp Datenverarbei- tung" entwickelte Soft- ware-System IDIK (Inte- grierte Datenverarbeitung im Krankenhaus) verwendet. Es besteht aus den Modulen Patientenverwal- tung (stationär und ambu- lant), Personalwesen, Anla- genbuchhaltung, Lager- wirtschaft, Geschäftsbuch- haltung sowie Kosten- und Leistungsrechnung. Diese Anwendungen sind auf Großrechnern (als autono- me Lösung oder Verfahren im On-line-Dialog) oder auf Terminalsystemen in Ver- bindung mit einem Rechen- zentrum einsetzbar. Infor- mationen: Firma Fried.

Krupp GmbH, Postfach 10 22 52, 4300 Essen, Tele- fon: 02 01/1 88-28 23 EG Ausgabe A 82. Jahrgang Heft 17 vom 24. April 1985 (99) 1283