Die Kongress- und Tagungswirtschaft in Stuttgart - das Angebot

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Beabsichtigt ein Veranstalter einen Kongress oder eine Tagung durchzu- führen, so stehen ihm in Stuttgart eine Vielzahl an Tagungsmöglichkeiten zur Auswahl. Das Angebot reicht von mitten in der Innenstadt gelegenen Kongresszentren und Kongresshotels bis hin zu idyllisch im Grünen liegen- den Tagungsstätten. Neben hochpreislichen Angeboten findet der Veran- stalter bei Verzicht auf entsprechenden Komfort auch einfach eingerichte- te Tagungsmöglichkeiten zu niedrigen Preisen. Das Angebot wird abgerun- det durch eine Vielzahl an „Locations“, die einer Veranstaltung ein beson- deres Ambiente verleihen.

Doch mit einem solch breiten Angebot konnte Stuttgart nicht seit jeher auf- warten. Der Kongress- und Tagungsstandort Stuttgart hat erst seit Ende der 80er-/Beginn der 90er-Jahre durch den Neubau von mehreren großen Kon- gresshotels und Veranstaltungszentren insbesondere aber durch die Erwei- terung der ursprünglich überwiegend für Konzerte genutzten „Liederhalle“

zu dem „Kultur- und Kongresszentrum Liederhalle“ eine spürbare Belebung erfahren. Dies spiegelt sich unter anderem auch im Übernachtungsvolumen wider, das sich allein im Zeitraum 1992 bis 2002 von 1,2 Millionen auf knapp 2,2 Millionen erhöht hat. Stuttgart partizipiert damit an dem in Deutschland bislang boomenden Kongress- und Tagungsmarkt. Doch der Kongress- und Tagungsmarkt ist stetigen Anpassungsprozessen unterworfen. Infolge der aktuellen gesamtwirtschaftlichen Situation scheint die Nachfrage zu sinken, während sich das Angebot an Kongress- und Tagungsstätten weiter erhöht.

Über Umfang und weitere Ursachen dieser gegenläufigen Entwicklung lässt sich ohne profunde Informationen jedoch nur spekulieren.

Über die Bedeutung der Kongress- und Tagungswirtschaft in Deutschland und speziell in Großstädten liegen bislang nur wenige Untersuchungen vor. Für Stuttgart sind zu dieser Thematik bislang noch keine Untersuchungen durchgeführt worden. Sol- che auf profunden Datenerhebungen basierende Informationsgrundlagen sind für die Steuerung des Kongress- und Tagungswesens jedoch unverzichtbar, wenn - wie in Stuttgart - der eingeschlagene Weg zu einem modernen, international ausge- richteten Wirtschaftsstandort konsequent weiterverfolgt werden soll. Sie sind umso bedeutsamer, als die Nachfrage nach Kongress- und Tagungsmöglichkeiten sowie ergänzenden Dienstleistungsangeboten durch die anhaltende Konjunkturschwäche gebremst wird und zusätzliche Ideen und Maßnahmen zur optimalen Vermarktung von Stuttgart als Kongress- und Tagungsstandort erforderlich werden.

Mit der Studie: Die Kongress- und Tagungswirtschaft in Stuttgart wird nun erstmals eine solide Informationsgrundlage über die Kongress- und Tagungswirtschaft in Stuttgart geschaffen. Ziel der gesamten Studie ist eine Stärken-Schwächen-Analyse des Kongress- und Tagungsstandortes Stuttgart. Sie gliedert sich in folgende Teil- untersuchungen:

Die vorliegende Studie soll erfor- derliche Informationsgrundlage für Stuttgart schaffen

Umfassende Informationen über Kon- gress- und Tagungswirtschaft sind zur Stärkung Stuttgarts als Kongress- und Tagungsstandort erforderlich Bislang boomender Kongress- und Tagungsmarkt spiegelt sich auch in hohem Zuwachs des Übernachtungs- volumens wider

In Stuttgart steht eine Vielfalt an Kongress- und Tagungsstätten zur Verfügung

Joachim Eicken, Jochen Gieck

Die Kongress- und Tagungswirtschaft in Stuttgart - das Angebot

Kurzfassung der Angebotsanalyse

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- Erhebung und Analyse des Angebotes an Tagungsstätten,

- Erhebung und Analyse der in Stuttgarter Tagungsstätten durchgeführten Kongresse und Tagungen,

- Durchführung und Aufbereitung von Expertengesprächen,

- Durchführung und Auswertung einer repräsentativen Teilnehmerbefragung.

Die Untersuchung wird als Auftragsarbeit von der örtlichen Kongress-, Hotel- und Tourismuswirtschaft finanziell getragen und vom Statistischen Amt der Landes- hauptstadt Stuttgart als Kommunalstatistik nach dem Landesstatistikgesetz durch- geführt.

Der vorliegende Aufsatz ist eine Kurzfassung der bereits erstellten Angebotsanaly- se, die auf einer primär-statistischen Erhebung von Tagungsstätten und Tagungs- räumen basiert. Als Ausgangsmaterial für die Erhebung des Angebotes stand zunächst der von Regio Stuttgart Marketing- und Tourismus GmbH herausgegebe- ne Kongress- und Tagungsführer zur Verfügung. Durch Internet-Recherche und Hin- weise aus der Kongress-, Tagungs- und Tourismuswirtschaft wurden weitere marktrelevante Tagungsstätten in die Erhebung aufgenommen.

Methodik

Der Kongress- und Tagungsmarkt ist dynamisch und in zahlreiche Teilmärkte seg- mentiert, wobei die Übergänge zwischen frei anmietbaren Tagungsstätten und -räu- men und internen Besprechungs-, Schulungs- bzw. Seminarräumen fließend sind.

Klassisch vertreten sind auf diesem Markt professionelle Anbieter von Räumlichkei- ten wie Kongresszentren und Kongresshotels sowie kleinere Hotels mit einzelnen Nebenräumen. Gleichzeitig erweitert sich das Angebot durch eine Vielzahl an so genannten „Locations“, die einer Zusammenkunft ein ganz besonderes Ambiente verleihen und das Erlebnismoment einer Veranstaltung hervorheben. Solche Locations, wie zum Beispiel Museen, Galerien, Theater, wurden jedoch nur dann in die Erhe- bung aufgenommen, wenn in diesen Tagungsräumlichkeiten Kongresse und Ta- gungen und nicht nur eventorientierte Abendveranstaltungen und Empfänge statt- finden.

Bei der Erhebung wurden neben den klassischen Anbietern auch die Tagungsräum- lichkeiten von Bürodienstleistern, Banken, Behörden, Verbänden sowie von kirchlichen und caritativen Einrichtungen einbezogen, soweit deren Tagungsräume auch von Dritten genutzt werden können, also dem Markt zur Verfügung stehen. Nicht berücksichtigt wurden Kinos, Hörsäle der Fachhochschulen und Universitäten, Ver- einsheime, Turnhallen, kirchliche Gemeinderäume und Waldheime sowie Bürger- häuser, da diese - von Ausnahmen abgesehen - überwiegend für interne Zwecke, private Veranstaltungen oder nur für kürzere Versammlungen und Besprechungen genutzt werden. Dabei ist jedoch zu vermerken, dass auch diese Räumlichkeiten tendenziell immer stärker dem Markt zur Verfügung gestellt werden und sich da- durch mittelfristig die Angebotsstrukturen weiter verändern werden.

Die Entscheidung, welche Tagungsstätten in die Erhebung aufgenommen werden, wurde primär nach dem Gesichtspunkt vorgenommen, ob die vorhandenen Räum- lichkeiten gegen ein finanzielles Entgelt von externen Nachfragern bzw. Veranstal- tern genutzt werden können. Zudem wurden nur Tagungsstätten berücksichtigt, die über Tagungsräume mit einer Mindestgröße für 30 Personen bei Reihenbestuhlung im größten Raum der Tagungsstätte verfügen. Da in der Regel gegen Entgelt (fast) jeder Raum anmietbar ist, wurde als ergänzendes Kriterium noch die Art und Wei- se der Vermarktung der Tagungsstätte zur Abgrenzung der Grundgesamtheit herangezogen. So wurden nur die Tagungsstätten einbezogen, die (aktiv) als Tagungs- stätten vermarktet werden, während all die Räumlichkeiten, die nur auf ausdrückli- chen Wunsch eines Veranstalters ausnahmsweise als Tagungsstätten genutzt wer-

Als Abgrenzungskriterien für die Erhebung wurden u.a.

- Größe des Tagungsraumes - Vermietung

- aktive Vermarktung herangezogen

In die Erhebung wurden auch Tagungs- stätten einbezogen, die von den Betrei- bern selbst genutzt werden, aber auch von Dritten angemietet werden können Das Angebot an Tagungsstätten reicht von Kongresszentren und Tagungsho- tels bis hin zu Locations

Studie wird finanziell von örtlicher Kongress-, Hotel- und Tagungswirt- schaft getragen und vom Statistischen Amt durchgeführt

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den, nicht in die Angebotsanalyse aufgenommen wurden. Nicht als Tagungsräume berücksichtigt wurden die eigentlichen Messehallen des Messe- und Kongresszen- trums Killesberg.

Die Erhebung der Tagungsstätten erfolgte vor Ort und in Verbindung mit den im Zeitraum April bis Juli 2002 durchgeführten Expertengesprächen. Von den ur- sprünglich 91 für die Erhebung vorgesehenen Tagungsstätten wurden sechs Hotels und sieben Locations wegen fehlender Eignung als vollwertige Tagungsstätte, zu ge- ringer Raumgröße oder aufgrund der ausschließlichen Nutzung für eventorientierte Rahmenprogramme und Abendveranstaltungen nicht in die Erhebung aufgenommen. Von den insgesamt zu befragenden 78 Anbietern beteiligten sich 77 an der freiwilligen Erhebung. Trotz vielfältiger Recherchen kann die Erhebung der Ta- gungsstätten zum aktuellen Zeitpunkt aber keinen Anspruch auf Vollständigkeit er- heben. Dies liegt primär an dem kontinuierlichen Wandel des Angebotes infolge der beachtlichen Bürobautätigkeit in Stuttgart und der zunehmenden „Marktöffnung“

bislang intern genutzter Tagungsstätten.

Location

Bildungseinrichtung Kongresszentrum

Die Erhebung der Tagungsstätten er- folgte vor Ort im Zeitraum April bis Juli 2002

Von 78 Anbietern beteiligten sich 77 Anbieter an der freiwilligen Erhebung

Definitionen und Abgrenzungen:

Begrifflichkeiten für: Kongress, Tagung, Seminar, Workshop,... auf der Nachfra- geseite oder für: Kongresszentrum, Kongresshotel, Hotel,... auf der Angebotssei- te lassen sich zwar definieren. In der Praxis sucht man eine einheitliche Verwen- dung dieser Begrifflichkeiten jedoch vergeblich. Dies ist letztlich auch verständ- lich, da der lokale Nachfrage- und Angebotsmarkt zahlreiche Besonderheiten und Entwicklungen beinhaltet, die sich nur bedingt durch vorab erarbeitete Definitio- nen abdecken lassen und jede Tagungsstätte ihr individuelles Profil besitzt. Trotz der genannten Schwierigkeiten ist es notwendig, das Angebot in Stuttgart an Hand bestimmter Begrifflichkeiten zu strukturieren, wobei bereits bestehende De- finitionen konkretisiert und erweitert wurden.

- Bei einem Kongresszentrum handelt es sich um eine „Einrichtung, die neben Ta- gungen und Konferenzen auf die Durchführung von Großveranstaltungen ausgerichtet ist und aus den Funktionsbereichen Veranstaltungen und Gastronomie besteht.“ (vgl. German Convention Bureau: Der deutsche Tagungs- und Kon- gressmarkt 1999/2000). Es müssen dabei mindestens zehn Tagungsräume zur Verfügung stehen, wobei der größte Raum eine Mindestkapazität für 500 Per- sonen aufweisen sollte.

- Andere Tagungszentren sind vor allem verschiedene städtische und privatwirt- schaftliche Einrichtungen, die überwiegend auf den Tagungsmarkt zugeschnitten sind und in der Regel mehr als fünf Tagungsräume aufweisen. Wegen der geringeren Größe werden sie jedoch nicht den Kongresszentren zugerechnet.

- Bei Bildungseinrichtungen handelt es sich in der Regel um Funktionsgebäude, die eine Vielzahl von Räumen für Zwecke der Fort- und Weiterbildung besitzen.

Diese Bildungseinrichtungen stehen häufig mit ihren Raumkapazitäten auch für Kongresse, Tagungen und sonstige Veranstaltungen für externe Nutzer zur Ver- fügung, soweit die Raumkapazitäten nicht für eigene Fort- und Weiterbil- dungsaufgaben verwendet werden.

- Als Location wird ein Veranstaltungsort bezeichnet, der sich durch ein besonderes Ambiente auszeichnet. Zudem werden als Location auch Veranstaltungsor- te bezeichnet, die durch ihre herausragende Vielseitigkeit in den Nutzungs- möglichkeiten gekennzeichnet sind, was sich häufig zu Lasten einer vollen Taug- lichkeit als Tagungsstätte auswirkt.

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Um das in Stuttgart vorhandene Angebot an Tagungsstätten analysieren zu können, wird im Rahmen dieser Untersuchung das vorhandene Angebot an Tagungsstätten unter anderem nach folgenden Kriterien analysiert:

- Wie viele Tagungsstätten stehen in Stuttgart zur Verfügung?

- Wie groß sind diese Tagungsstätten?

- Wer sind die Anbieter von Tagungsstätten?

- Wie hat sich das Angebot in den letzten Jahren entwickelt?

- In welchem Erhaltungszustand befinden sich die Tagungsstätten?

- Stehen die Tagungsstätten in vollem Umfang oder nur teilweise dem Kongress- und Tagungsmarkt zur Verfügung?

- Wie hoch ist der reguläre Mietpreis für Tagungsstätten?

Mit den aus diesen Fragestellungen heraus entwickelten Kriterien wird im Folgen- den das vielfältige Angebot an Tagungsstätten strukturiert und quantifiziert. Aller- dings lassen sich die mit einer Strukturierung und Quantifizierung verbundenen Ge- neralisierungen nicht vermeiden. Daraus folgt, dass die in der Untersuchung enthaltenen Aussagen über die Struktur des Angebotes an Tagungsstätten mit dem Zu- satz „in der Regel“ zu versehen sind.

Ausgewählte Ergebnisse der Angebotsanalyse Anzahl und Nutzbarkeit

Unter Berücksichtigung der Definition einer für die Erhebung relevanten Tagungs- stätte sind zum Stand Juli 2002 insgesamt 78 Tagungsstätten in Stuttgart nach- weisbar, von denen sich 77 Tagungsstätten an der freiwilligen Erhebung beteiligten.

Diese Tagungsstätten verfügten insgesamt über ein Angebot von 565 Tagungsräu- men mit einer maximalen Kapazität für 58 000 Personen bei Reihenbestuhlung, wobei nicht in allen Tagungsräumen eine Reihenbestuhlung möglich bzw. sinnvoll ist.

Von den insgesamt vorhandenen 58 000 Sitzplätzen befinden sich 16 000 Sitzplät- ze in Kongress- und Tagungsstätten mit Übernachtungsmöglichkeiten (insbesondere Hotels). In diesen Betrieben stehen mit 8570 Betten etwa 60 Prozent aller in Stutt- garter Beherbergungsbetrieben angebotener Betten zur Verfügung.

Die gesamte für Kongresse und Tagungen zur Verfügung stehende Fläche liegt bei 78 500 m². Die Durchschnittsgröße eines Raumes beträgt 139 m². Allerdings wird dieser Wert sehr stark beeinflusst durch wenige, jedoch sehr große Räume, die zudem nur bedingt für die Durchführung von mehrtägigen Kongressen geeignet sind.

Die von Veranstaltern geforderte Flexibilität bei der Größe der Tagungsräume wird durch mobile, schalldichte Trennwände erreicht. Von den insgesamt 565 in die Er- hebung aufgenommenen Tagungsräumen sind 161 Räume zusammenlegbar, wobei bei maximaler Zusammenlegung insgesamt 64 größere Räume mit einer durch- schnittlichen Raumgröße von 234 m² entstehen.

Bei differenzierter Betrachtung dieser 565 Tagungsräume ist festzustellen, dass nur 538 Räume mit einer Gesamtfläche von 58 000 m² und einer Gesamtkapazität von 50 600 Plätzen in Reihenbestuhlung vollwertige und abgeschlossene Tagungsräu- me darstellen. Die übrigen 27 Räume in 14 Kongress- und Tagungsstätten werden als Ergänzungsflächen für Tagungen (Buffet, Stehempfang u. Ä..) und als Ausstel- lungsfläche genutzt, haben also primär Foyer-, Ausstellungs- oder Event-Funktion.

Die durchschnittliche Fläche bei vollwertig nutzbaren Tagungsräumen liegt bei 108 m². Bei den folgenden Ausführungen werden nur die vollwertigen Tagungs- räume und die darin enthaltenen Flächen aufbereitet.

Um die Unterschiede der einzelnen Tagungsstätten aufzuzeigen, wird das Angebot differenziert in das Angebot der örtlichen Hotellerie, der Kongress- und anderen Ta-

27 Räume haben lediglich Ergänzungs- funktion

Die durchschnittliche Größe der 538 vollwertigen Tagungsräume liegt bei 108 m²

Von 565 Tagungsräumen können 161 Räume zu maximal 64 Räumen zusam- mengelegt werden

In 77 Tagungsstätten befinden sich 565 Tagungsräume mit einer maxima- len Kapazität von 58 000 Sitzplätzen Im Rahmen der Erhebung wurden u.a.

Informationen über Zahl, Größe, Nutz- barkeit, Mietpreis und Entwicklung („Marktöffnung“) erhoben

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gungszentren sowie der Sonstigen Tagungsstätten. Dabei sind in der Kategorie der Sonstigen Tagungsstätten Bildungseinrichtungen, Anbieter in Büro- und Geschäfts- gebäuden und Locations zusammengefasst.

Das Angebot an Tagungsstätten setzt sich aus 40 Tagungsstätten der örtlichen Ho- tellerie, 9 Kongress- und Tagungszentren und 28 sonstigen Tagungsstätten zusammen. Betrachtet man die Anzahl der Tagungsräume, so verfügen Hotels über 307 Tagungsräume, Kongress- und Tagungszentren über 89 Tagungsräume. In sonstigen Tagungsstätten befinden sich 142 Tagungsräume.

Tagungsstätten nach Anzahl der Tagungsräume

13 Gebäude (knapp 17 %) verfügen nur über einen Tagungsraum. Zusammen mit den fünf Tagungsstätten (6,5 %), die nur über zwei Tagungsräume verfügen, zählt damit fast jeder vierte Anbieter von Tagungsräumlichkeiten zu den „Kleinanbietern“.

Häufig sind dies kleine und mittelständische Hotels. Auch zahlreiche in dieser Stu- die berücksichtigte Locations wie Museen, Theater etc. sowie eigenständige Wirt- schaftsunternehmen (Büro- und Geschäftsgebäude) stellen in der Regel nur ein oder zwei Räume für externe Tagungsveranstalter zur Verfügung. Die Mehrzahl der in dieser Erhebung erfassten Tagungsstätten (knapp 60 %) bieten zwischen drei und zehn Räumen an. Hierbei handelt es sich vor allem um Hotels, die meist dem Segment der 3- bis 5-Sterne-Häuser zugerechnet werden können.

Zu den Großanbietern mit mehr als zehn Räumen pro Gebäude zählen definitions- gemäß Kongresszentren sowie große Hotels, die ihr Angebot speziell auf den Kon- gress- und Tagungsmarkt zugeschnitten haben. Daneben weisen auch einzelne Bil- dungseinrichtungen diese Zahl an Tagungsräumen auf. Betrachtet man nur die Ver- teilung der verfügbaren Tagungsräume, so wird die Bedeutung der großen Anbie- ter besonders deutlich. So befindet sich fast jeder dritte Raum in Tagungsstätten mit mehr als 20 Räumen.

Jeder dritte Tagungsraum befindet sich in einem Kongresszentrum oder Hotel mit mehr als 20 Räumen

Jeder vierte Anbieter verfügt nur über 1 oder 2 Räume, mehr als die Hälfte der Anbieter verfügt über 3 bis 10 Räu- me

Abbildung 1: Nutzbarkeit der Tagungs- räume

0 50 100 150 200 250 300 350 400 450 500 550 600

0 10 000 20 000 30 000 40 000 50 000 60 000 70 000 80 000

Tagungsräume Tagungsfläche

ergänzend vollwertig 27

20 280 538

58 287 Nutzbarkeit der Tagungsräume

Anzahl m²

Landeshauptstadt Stuttgart, Statistisches Amt

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Fläche der Tagungsräume

Neben der Anzahl der Tagungsräume pro Tagungsstätte ist die Fläche der einzelnen Tagungsräume von entscheidender Bedeutung. Lässt man die bei Tagungsräumen häufig gegebene Möglichkeit der Zusammenlegung von Räumen zu größeren Raumeinheiten außer Acht, so weisen 437 von insgesamt 538 Räumen eine Größe bis 100 m² auf. Dabei sind 67 sehr kleine Tagungsräume (12,5 %) mit einer Fläche von weniger als 25 m² enthalten. Besondere Bedeutung für das Angebot haben sowohl die Räume mit einer Fläche von 25 bis 50 m² (178 Tagungsräumen bzw.

33,1 %) als auch die Räume mit einer Fläche von 51 bis 100 m² mit 192 Tagungs- räumen (35,7 %).

Abbildung 3: Fläche der Tagungsräume ohne Zusammenlegung

437 Räume sind unter 100 m²groß Abbildung 2: Zahl der Tagungsräume pro Arbeitsstätte

1 2 3-5 6-10 11-20 20 u. m.

0 20 40 60 80 100 120 140 160 180

Räume Tagungsstätten

Tagungsräume

Zahl der Tagungsräume pro Tagungsstätte Anzahl

13 5

25 21

7 6

13 10

98

153

103

161

u. 25 25-50 51-100 101-200 201-500 501-1000 1000 u.m.

0 50 100 150 200 250

67

178

192

53

29

12 7

m² Anzahl

Anzahl der Tagungsräume nach Größe (ohne Zusammenlegung)

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Zieht man die Grenze zwischen großen und kleinen Tagungsräumen bei 200 m², so sind 490 bzw. 91 Prozent kleine und 48 Räume bzw. 9 Prozent große Tagungsräu- me über 200 m². Bei dieser Betrachtung ist die Kombination bzw. Zusammenlegung von Tagungsräumen und die damit verbundene Möglichkeit zur Vergrößerung der Räume nicht berücksichtigt.

Tagungsräume nach größtmöglichem Raum

Viele Tagungen benötigen neben Gruppenräumen auch größere Räumlichkeiten für Plenumveranstaltungen. Die Fläche des größtmöglichen Tagungsraumes wird damit zum Entscheidungskriterium für die Wahl einer Tagungsstätte. Daher verfügen - wie bereits erwähnt - viele Kongress- und Tagungsstätten über flexibel nutzbare und damit zusammenlegbare Tagungsräume. Insgesamt können von den 538 angebotenen Räumen 161 bei maximaler Kombination zu 64 Räumen zusammengelegt werden.

Aufgrund der - methodisch bedingten - Abschneidegrenze sowie der häufig variab- len Raumeinteilungen, die eine Zusammenlegung von mehreren kleinen Räumen erlauben, sind nur sechs Tagungsstätten bzw. 7,8 Prozent aller Tagungsstätten mit einer maximalen Raumgröße von 50 m² in der Erhebung vertreten. 15 Tagungsstät- ten bieten Tagungsräume mit einer maximalen Fläche von bis zu 100 m² an. In 40 Tagungsstätten werden bei maximaler Zusammenlegung Räume mit einer Fläche von 101 bis 500 m² im größten Tagungsraum angeboten. Hierbei handelt es sich im We- sentlichen um Hotels und Bildungseinrichtungen. Große Räume mit 500 bis 1000 m² sind in neun Gebäuden, Tagungsräume mit mehr als 1000 m² nur in sieben Gebäuden verfügbar. Lediglich ein Raum (Arena; Hanns-Martin-Schleyer-Halle) verfügt über eine Fläche von mehr als 2000 m².

Tagungsräume nach Größe bei Reihenbestuhlung

Da für große Kongresse auch sehr große Räume für Einführungs- oder andere Ple- numsveranstaltungen benötigt werden, sind für einen international anerkannten Kongress- und Tagungsstandort große Tagungsräumlichkeiten mit einem hohen Platzangebot bei Reihenbestuhlung unabdingbar.

Abbildung 4: Tagungsräume für 800 Personen und mehr

Räume mit 500 bis 1000 m²werden nur in neun, Räume mit mehr als 1000 m²nur in sieben Tagungsstätten angeboten. Nur ein Raum verfügt über mehr als 2000 m²

Location Kongresszentrum

Bildungseinrichtung Kongresshotel, Hotel

Büro-/Geschäftsgebäude anderes Tagungszentrum 0

1000 2000 3000 10 000 _{10 000}

2232 2120 1873

1000 990 961 900 900 800 800

Personen

Tagungsräume für 800 und mehr Personen

(bei Reihenbestuhlung)

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Den Ergebnissen der Angebotsanalyse zufolge sind in Stuttgart acht Tagungsstätten mit insgesamt elf Tagungsräumen vorhanden, die eine Kapazität von mehr als 800 Sitzplätzen in Reihenbestuhlung aufweisen. Vier der zehn größten Tagungsräume befinden sich in einem Kongresszentrum. Jeweils zwei Tagungsräume können den Hotels und den Locations sowie jeweils ein Raum einem anderen Tagungszentrum, einer Bildungseinrichtung und einem Büro- bzw. Geschäftsgebäude zugerechnet werden. In fünf Räumen können 1000 und mehr Personen untergebracht werden.

Drei dieser Räume verfügen über ein Fassungsvermögen für mehr als 2000 Perso- nen.

Baualter

Zeitgemäße Kongress- und Tagungsstätten sind für einen erfolgreichen Kongress- und Tagungsstandort entscheidend. Als ein Indikator hierfür kann das Baujahr bzw.

das Jahr des Umbaus der Tagungsstätte herangezogen werden.

Ausgehend von einem Grundbestand von 21 Gebäuden mit 98 Tagungsräumen aus der Zeit vor 1960 wurden in den 60er- und 70er-Jahren nur 16 Gebäude errichtet, die heute als Tagungsstätten genutzt werden. Erst gegen Ende der 80er-Jahre haben sich durch zahlreiche Neubauten, aber auch durch umfassende Umbau- und Er- weiterungsmaßnahmen bestehender Einrichtungen, die Raumkapazitäten wesent- lich erhöht. Besonders auffällig erscheint der Bauboom zwischen 1991 und 1995.

In dieser Phase wurden 15 Tagungsstätten mit 166 Tagungsräumen, darunter mehrere große Hotelkomplexe, neu gebaut sowie das Kultur- und Kongresszentrum Lie- derhalle erweitert. Seit der zweiten Hälfte der 90er-Jahre eröffneten durch Umbau- oder Neubaumaßnahmen noch 13 Tagungsstätten mit insgesamt 89 Tagungsräu- men, darunter weitere große Hotels, verschiedene Bürodienstleister sowie einzelne Locations.

Das Gebäudealter kann einen Hinweis geben auf die Investitionstätigkeit (bzgl. Neu- bauten) und damit auch auf die Attraktivität des Kongress- und Tagungsstandortes.

Wichtiger als das Gebäudealter selbst ist für einen Veranstalter allerdings der Erhal- tungszustand der Gebäude. Der Status quo einer Stadt als Kongress- und Tagungs- standort kann im nationalen und internationalen Wettbewerb nur gehalten werden, wenn die bestehenden Tagungsstätten laufend renoviert werden und ein guter Er- haltungszustand gesichert ist.

Abbildung 5: Baujahr/Jahr des Umbaus des Gebäudes

Zu Beginn der 90er-Jahre wurden 15 Tagungsstätten und 166 Tagungsräume neu errichtet bzw. umfassend ausge- baut

Fünf Räume verfügen über ein Fas- sungsvermögen von mehr als 1000 Per- sonen, darunter drei Räume für mehr als 2000 Personen

bis 1960 1961-1970 1971-1980 1981-1990 1991-1995 1996-2000 nach 2000 0

20 40 60 80 100 120 140 160 180 200

6 8 5

21

10 12 15

98

46 45

94

166

63

26

Anzahl

Baujahr/ Jahr des Umbaus

Tagungs- stätten

Tagungs- räume

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Erhaltungszustand

Zwei Drittel der Stuttgarter Tagungsstätten weisen einen Neuzustand bzw. eine lau- fende Renovierung auf. Diese Kongress- und Tagungsraumanbieter werden in der Regel modernsten Ansprüchen des Kongress- und Tagungsmarkts gerecht. Die rest- lichen 26 Tagungsstätten (ein Drittel) hingegen lassen mangelnde Investitionstätig- keiten erkennen, die von leichten Renovierungsrückständen bis zu erheblichem Sa- nierungsbedarf reichen. Es handelt sich bei diesen Betrieben vorwiegend um kleinere Hotels sowie städtische und kirchliche Einrichtungen, die in der Regel zum traditionellen Bestand der Stuttgarter Tagungsstätten zu zählen sind. Da sich die Re- novierungsrückstände insbesondere auf kleinere Anbieter beziehen, ergibt sich bei der Betrachtung des Erhaltungszustandes nach Räumen ein positives Bild: Demnach sind 418 Tagungsräume (77,7 Prozent) neuwertig oder werden laufend renoviert.

Marktöffnung

Nicht immer stellt das Baujahr eines heute als Tagungsstätte genutzten Gebäudes auch gleichzeitig den Beginn der Nutzung als frei anmietbare Tagungsstätte dar.

Durch Umnutzung/Umbau von Gebäuden, „Outsourcing“ und „Marktöffnung“ von bislang ausschließlich für betriebsinterne Zwecke genutzten Veranstaltungsräumen ist zur Beurteilung der Entwicklung des Angebotes an Kongress- und Tagungsräu- men das Merkmal „Marktöffnung“ von größerer Bedeutung als das Merkmal „Ge- bäudealter“. Dabei ist allerdings zu berücksichtigen, dass zwischenzeitlich aufgege- bene oder umgenutzte Tagungsstätten nicht bei der Bestandsentwicklung berück- sichtigt werden können.

Abbildung 6 zeigt, dass sich der Bestand an tagungsrelevanten Räumlichkeiten von 20 Tagungsstätten mit 86 Tagungsräumen zu Beginn der 60er-Jahre bis zum Jahr 1980 auf 32 Tagungsstätten mit 157 Tagungsräumen erhöht hat. Erst mit dem Bau verschiedener Kongresshotels, der Hanns-Martin-Schleyer-Halle und der grundle- genden Sanierung des Hauses der Wirtschaft (Mitte bis Ende der 80er-Jahre) wurde diese langsame Entwicklung beendet. Seit Anfang der 90er-Jahre kann ein enormer Zuwachs an Tagungsräumlichkeiten verzeichnet werden. So stieg die Zahl der Ta- gungsstätten seit 1990 von 43 auf nunmehr 77, gleichzeitig fand innerhalb von 12 Jahren mehr als eine Verdoppelung der angebotenen Tagungsräume von 246 auf inzwischen 538 statt. Es fällt auf, dass ein knappes Viertel aller Tagungsstätten zwischen 1991 und 1995 neu auf den Markt kam. Da es sich überwiegend um große Hotels und andere Großanbieter wie das völlig sanierte Kultur- und Kongresszen- trum Liederhalle handelte, ist sogar jeder dritte angebotene Tagungsraum diesem Zeitabschnitt zuzurechnen. Diese dynamische Entwicklung seit 1990 hat sich zwischen 1996 und 2000 etwas abgeschwächt. Dennoch ist rund jede siebte Tagungs- stätte bzw. jeder achte Tagungsraum in dieser Phase neu auf den Markt gekommen.

Während zunächst vor allem die Eröffnung neuer Hotels zu einer Ausweitung des Angebots führte, zeigt die Abbildungen 6 deutlich, dass seit 1995 die Kapazitätser- weiterungen insbesondere den sonstigen Tagungsstätten zuzurechnen sind. Schon in der Phase zwischen 1996 und 2000 wird erkennbar, dass acht sonstige Tagungs- stätten mit 36 Tagungsräumen eröffnet wurden. Gleichzeitig wurden aber nur drei neue Kongresshotels bzw. Hotels mit 34 Tagungsräumen in Betrieb genommen. Die- se Entwicklung setzt sich auch in den letzten beiden Jahren fort. So ist in den Jah- ren 2001/2002 kein Hotel bzw. Kongresshotel, das Tagungsräumlichkeiten anbietet, zusätzlich auf den Markt gekommen. Die insgesamt starke Zunahme in den letzten beiden Jahren ist ausschließlich auf die Eröffnung neuer Tagungsstätten, die nicht der Hotellerie bzw. den klassischen Tagungsstätten zuzurechnen sind, zurückzu- führen. Eine Ursache dieser Entwicklung liegt in der verstärkten Öffnung bislang nicht auf dem Angebotsmarkt verfügbarer Kapazitäten von Behörden, Unternehmen und kirchlichen oder sozialen Einrichtungen. Diese stellen freie, durch interne Veranstal- tungen nicht genutzte Kapazitäten zur Verfügung, um durch erhöhte Einnahmen zur Deckung der laufenden Kosten beitragen zu können.

Eröffnung neuer Tagungsstätten ist im Wesentlichen auf die Marktöffnung von bislang nicht auf dem Angebots- markt zur Verfügung stehenden Kapa- zitäten zurückzuführen

Von 1990 bis 2002 hat sich die Zahl der Tagungsräume mehr als verdoppelt Über drei Viertel aller Tagungsräume können als neuwertig betrachtet wer- den

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Verfügbarkeit

Nicht alle der insgesamt 77 Tagungsstätten bzw. der 538 Tagungsräume stehen un- eingeschränkt dem Kongress- und Tagungsmarkt als Angebot zur Verfügung. Aus diesem Grund wurde die Verfügbarkeit nach drei verschiedenen Kriterien (aus- schließlich für externe Nutzung, überwiegend für externe Nutzung, überwiegend für interne Nutzung) erhoben. Eine überwiegend interne Nutzung setzt in der Regel eigene Schulungs-, Seminar- oder Weiterbildungsprogramme voraus.

Die Verfügbarkeit wird nach drei ver- schiedenen Kriterien differenziert:

- ausschließlich externe Nutzung - überwiegend externe Nutzung - überwiegend interne Nutzung Abbildung 6: Marktöffnung der Tagungsstätten/Tagungsräume

Hotels

Kongresszentren, andere Tagungszentren sonstige Tagungsstätten

1960 1970 1980 1990 2000

0 100 200 300 400 500 600

2002 Tagungsräume

1960 1970 1980 1990 2000

0 10 20 30 40 50 60 70 80

2002 Tagungsstätten

Marktöffnung

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Ausschließlich marktorientiert sind 46 Tagungsstätten mit 306 Tagungsräumen, das heißt die Nutzung dieser Räume erfolgt nur durch externe Veranstalter. Daneben sind 13 Anbieter mit 55 Tagungsräumen auf dem Markt eingeschränkt aktiv, das heißt die Tagungsstätten werden auch für betriebsinterne Zwecke genutzt. Bei 18 Ta- gungsstätten mit insgesamt 177 Tagungsräumen dient die externe Nutzung primär zum Abbau von Überkapazitäten bzw. der Vermeidung von Leerstand bei aus- schließlich interner Nutzung. Darunter sind auch mehrere Großanbieter von Ta- gungsräumlichkeiten, die ihre Schulungs- und Weiterbildungszentren auch für externe Veranstalter zur Verfügung stellen.

Verfügbarkeit nach Marktöffnung

Besonders aufschlussreich ist die spezielle Auswertung der Verfügbarkeit der Ta- gungsstätten: So zeigt sich sowohl bei der Betrachtung der Tagungsstätten als auch der Tagungsräume die bereits beschriebene Entwicklung. Differenziert nach Ver- fügbarkeit wird erkennbar, dass bis 1990 die überwiegende Zahl der Tagungsstät- ten und Tagungsräume ausschließlich für eine externe Nutzung zur Verfügung stan- den. Erst seit den 90er-Jahren drängen verstärkt Anbieter auf den Markt, die ihre zum Teil bereits vorhandenen eigenen Tagungsräumlichkeiten zusätzlich externen Veranstaltern zur Verfügung stellen, in der Regel jedoch mit eigenen Veranstaltun- gen Hauptnutzer ihrer Räumlichkeiten bleiben. Diese Entwicklung hat sich von 1996 bis 2000 im Vergleich zum Zeitraum 1991 bis 1995 noch weiter verstärkt: In der ersten Hälfte der 90er-Jahre wurden elf Tagungsstätten mit 124 Tagungsräumen aus- schließlich für externe Veranstaltungen eröffnet. Neben diesen Tagungsstätten wurden vier Tagungsstätten mit 63 Tagungsräumen, die überwiegend internen Veran- staltungen dienen, eröffnet. In der zweiten Hälfte der 90er-Jahre ist die Zahl der neuen Anbieter für externe Veranstaltungen um nur noch zwei Betriebe mit neun Ta- gungsräumen gesunken, während die Zahl der neuen Tagungsstätten, die sich durch die Marktöffnung eine bessere Auslastung ihrer eigenen Räume erhoffen, um sieben Anbieter mit insgesamt 59 Räumen gestiegen ist.

Die Abschwächung des Wachstums im ausschließlich extern genutzten Segment wird also durch eine verstärkte Zunahme des überwiegend intern genutzten Seg- ments kompensiert. Dabei bedeutet die überwiegend interne Nutzung von Ta- gungsräumen nicht automatisch eine Priorität der betriebsinternen Tagungen bei der Reservierung. Auch in diesen Tagungsstätten entscheidet in der Regel der früheste Reservierungstermin, wer den Zuschlag für die Durchführung einer Tagung in einer solchen Tagungsstätte erhält. Insgesamt zeigt sich - neben dem großen Zuwachs an Tagungsstätten - eine Verschiebung von den klassischen Anbietern von Tagungs- räumen wie Hotels und Kongresszentren hin zu den Anbietern aus den Randberei- chen des Kongress- und Tagungsmarktes. Die bislang nur für interne Zwecke zur Ver- fügung stehenden Konferenz-, Besprechungs-, Seminar- und Schulungszentren öff- nen sich zunehmend dem freien Markt.

Mietpreis

Unter bestimmten Einschränkungen lässt sich aus den in den Tagungs- und Pros- pektmappen angegebenen Mietpreisen der Tagungsstätten in Stuttgart sowie er- gänzender Erläuterungen und Angaben der Anbieter auch eine durchschnittliche Quadratmetermiete berechnen. Die ermittelten Mietpreise geben ausschließlich den Mietpreis wieder, den ein Veranstalter zu entrichten hat, wenn ausschließlich die Räumlichkeiten ohne weitere Dienstleistungen zur Verfügung gestellt werden. Je mehr zusätzliche (kostenpflichtige) Dienstleistungen (in Form von Tagungspauscha- len, Bereitstellung von Tagungstechnik, Mindestkontingent an Übernachtungen von Tagungsteilnehmern im Hotel,...) von einem Veranstalter in Anspruch genommen werden, desto stärker sinkt insbesondere in Hotels der Mietpreis für einen Ta- gungsraum. Bei der Ermittlung des Mietpreises für einen Tagungsraum wurden die-

Der ausgewiesene Mietpreis für einen Tagungsraum stellt in der Regel eine fiktive Grundmiete dar: Je mehr kosten- pflichtige Dienstleistungen insbesonde- re in einem Hotel in Anspruch genom- men werden, desto stärker sinkt die Grundmiete

Seit den 90er-Jahren drängen verstärkt Anbieter auf den Markt, die ihre eige- nen Tagungsräume auch externen Ver- anstaltern zur Verfügung stellen 306 Tagungsräume werden ausschließ- lich von externen Veranstaltern genutzt, 177 Tagungsräume werden überwie- gend von den Betreibern selbst genutzt

(12)

98

se mietpreisreduzierenden Einflussfaktoren außer Acht gelassen, auch wenn Ta- gungsstätten - überwiegend Hotels - nur in Ausnahmefällen bereit sind, ihre Ta- gungsräumlichkeiten ohne zusätzliche Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen. Die der Auswertung zu Grunde liegenden Tagesmietpreise können daher je nach Ta- gungsstätte teilweise erheblich von den tatsächlich vereinbarten Mietpreisen ab- weichen. Zwar konnten die Mietpreise nicht von allen Anbietern erhoben sowie aus Gründen der Vergleichbarkeit Tagungsräume mit EDV-Ausstattung nicht berück- sichtigt werden, dennoch liegen dieser Aufbereitung Mietpreisangaben von 70 der insgesamt 77 Tagungsstätten zu Grunde, so dass die Angaben als repräsentativ be- zeichnend werden können.

Abbildung 7: Verfügbarkeit nach Marktöffnung der Tagungsstätten

und Tagungsräume Verfügbarkeit nach Marktöffnung

1960 1970 1980 1990 2000

0 10 20 30 40 50 60 70 80

Tagungsstätten

2002

1960 1970 1980 1990 2000

0 100 200 300 400 500 600

Tagungsräume

2002 überwiegend interne Veranstaltungen ausschließlich externe

Veranstaltungen

überwiegend externe Veranstaltungen Landeshauptstadt Stuttgart, Statistisches Amt

(13)

99

Spitzenwerte von durchschnittlich 7,30 i/m² müssen für die Räumlichkeiten in kon- zernangehörigen Hotels bezahlt werden. Der Mietpreis spiegelt im besonderen Maß den hohen Komfort der Veranstaltungsräume wieder. An zweiter Stelle, mit einem Mietpreis von 3,90 i/m², liegen die Unternehmen der freien Wirtschaft, die über firmeninterne Veranstaltungsräume verfügen und freie Kapazitäten dieser häufig sehr gut ausgestatteten Räumlichkeiten anderen Veranstaltern und damit dem freien Markt zur Verfügung stellen. Im mittleren Preisbereich mit einem durchschnittli- chen Tagesmietpreis von 2,90 i/m² befinden sich kleinere unabhängige Hotels. Die kostengünstigsten Räumlichkeiten sind in kirchlichen Einrichtungen zu finden, bei denen ein durchschnittlicher Preis von 1,20 i/m² zu entrichten ist. Tagungsstätten der öffentlichen Hand werden mit durchschnittlich 2,10 i/m², von Verbänden und Organisationen ohne Erwerbscharakter für 2,20 i/m² ebenfalls vergleichsweise gün- stig angeboten.

Zusammenfassung

Über die Bedeutung der Kongress- und Tagungswirtschaft in Stuttgart liegen bis da- to keine systematischen Untersuchungen vor. Mit der von der Stuttgart Messe- und Kongressgesellschaft mbH, Stuttgart Marketing und DEHOGA, Kreisstelle Stuttgart, finanziell getragenen Studie wird eine solide Informationsgrundlage über die Kon- gress- und Tagungswirtschaft in Stuttgart geschaffen. Die Studie gliedert sich in folgende Teile:

- Erhebung und Analyse des Angebotes an Tagungsstätten,

- Erhebung und Analyse der in Stuttgarter Tagungsstätten durchgeführten Kongresse und Tagungen,

- Durchführung und Aufbereitung von Expertengesprächen,

- Durchführung und Auswertung einer repräsentativen Teilnehmerbefragung.

Mit der vorliegenden Untersuchung über das Angebot an Tagungsstätten in Stutt- gart wurden erstmals die aus dem Kongress- und Tagungsführer, ergänzenden Re- cherchen und Hinweisen aus der örtlichen Kongress-, Tagungs- und Tourismuswirt- schaft bekannten bzw. bekannt gewordenen Tagungsstätten mit ihrem jeweiligen Raumangebot erhoben und hinsichtlich unterschiedlicher Kriterien strukturiert. Die

Höchster Mietpreis ist in Kettenhotels zu entrichten, in kirchlichen Einrichtun- gen sind die preisgünstigsten Tagungs- möglichkeiten zu finden

Abbildung 8: Mietpreis nach Betreiber der Tagungsstätte

Hotel- ketten

unabhängige Hotels

andere Unternehmen

Verbände, Organisationen

e.V.

Stadt, Land, Bund

kirchliche Einrichtungen

0 2 4 6 8

7,30

2,90

3,90

2,20 2,10

1,20

€/m²

Mietpreis pro Quadratmeter und Tag

(14)

100

Erhebung des Angebotes wurde mit Expertengesprächen, die mit den Geschäfts- führern der jeweiligen Tagungsstätten durchgeführt wurden, verbunden. Die bei der Angebotserhebung berücksichtigten Tagungsstätten bilden auch die Grundgesamt- heit der seit April 2002 quartalsweise stattfindenden Erhebung der Kongresse und Tagungen. Aus den Ergebnissen der Angebotserhebung (Sommer 2002), der Erhe- bung der Nachfrage (Sommerhalbjahr 2002/Winterhalbjahr 2002/2003), den Ex- pertengesprächen sowie repräsentativen Befragungen von Teilnehmern (Herbst 2002 bis Frühjahr 2003) von Kongressen und Tagungen wird eine Stärken-Schwächen- Analyse des Stuttgarter Kongress- und Tagungswesens erstellt.

Die Untersuchung des Angebotes an Kongress- und Tagungsmöglichkeiten konzentriert sich auf das Kernangebot, das gekennzeichnet ist durch die Kriterien:

- Eignung des Raumes für Veranstaltungen (Veranstaltungsraum einschließlich Aus- stattung eignet sich für Veranstaltungen mit einer Dauer von mehr als vier Stun- den),

- Größe der Tagungsstätte (mindestens ein Tagungsraum mit einer Kapazität für 30 Personen in Reihenbestuhlung),

- Marktrelevanz (für externe Veranstalter anmietbar), - (aktive) Vermarktung als Tagungsstätte.

Anhand dieser Kriterien wurde das marktrelevante Angebot an Tagungsstätten von dem übrigen Potenzial an Tagungsstätten abgegrenzt. Der Bestand an Tagungsstät- ten in Stuttgart wurde im Sommer 2002 unmittelbar bei den Anbietern erhoben.

Die Auswertung der in die Erhebung aufgenommenen Tagungsstätten zeigt insgesamt folgende Ergebnisse:

Insgesamt wurden 77 Tagungsstätten mit 565 Tagungsräumen in die Erhebung aufgenommen. Von den 565 Tagungsräumen haben 27 Räume Ergänzungsfunktion (Foyer, Ausstellungsraum,...) und werden nur in besonderen Fällen für eigenständi- ge Veranstaltungsräume genutzt. Damit sind 538 Tagungsräume mit 58 287 m² Fläche als vollwertige Tagungsräume anzusehen.

Die Tagungsstätten lassen sich grob in Hotels, Kongresszentren/andere Tagungs- zentren sowie sonstige Tagungsstätten untergliedern.

40 Hotels mit 307 Räumen sind die wichtigsten Anbieter von Tagungsräumen, in den 28 sonstigen Tagungsstätten befinden sich insgesamt 142 Tagungsräume. Für Veranstaltungen mit großem Raumbedarf bieten sich neun Kongress- und Ta- gungszentren mit insgesamt 89 Tagungsräumen an.

43 Tagungsstätten mit insgesamt 121 Tagungsräumen verfügen nur über maximal fünf Tagungsräume pro Gebäude, darunter befinden sich 18 „Kleinanbieter“ mit ein oder zwei Tagungsräumen. 264 Tagungsräume und damit die Hälfte aller Räume ist in 13 Tagungsstätten mit elf und mehr Tagungsräumen konzentriert.

Von den insgesamt 538 voll nutzbaren Tagungsräumen sind 437 Räume (81 Prozent) nur maximal 100 m² groß und eignen sich damit nur für Tagungen mit maximal 80 bis 100 Teilnehmern. Weitere 53 Tagungsräume (10 %) weisen eine Fläche von 101 bis 200 m² auf. Nur 48 Tagungsräume (9 %) verfügen über Flächen mit mehr als 200 m², darunter weisen nur sieben Räume mehr als 1000 m² auf.

Von den 538 Räumen können insgesamt 161 Räume zu max. 64 Räumen zusammengelegt werden. Die Zahl der Räume über 200 m² steigt durch Zusammenlegung von 48 auf insgesamt 58 Räume. Bei maximaler Zusammenlegung verfügt Stuttgart über zehn Tagungsräume mit mehr als 1000 m².

Fläche der Kongress- und Tagungsräume bei maximaler Zusammenlegung

Fläche der Kongress- und Tagungsräume ohne Zusammenlegung

Zahl der Tagungsräume pro Kongress- und Tagungsstätte Art der Kongress- und Tagungsstätten Grundgesamtheit

Umfangreiche Erhebung der Tagungs- stätten

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101

Von den 77 Tagungsstätten verfügt ein Viertel über Räume mit max. 100 m², die Hälfte aller Tagungsstätten über Tagungsräume mit max. 200 m². Nur 16 Tagungs- stätten haben Tagungsräume über 500 m², darunter sieben Tagungsstätten mit Ta- gungsräumen über 1000 m².

Von den zehn Tagungsräumen mit einer Fläche von mehr als 1000 m² in Stuttgart verfügt nur ein Raum (Arena in der Hanns-Martin-Schleyer-Halle) über mehr als 2000 m². Dieser Raum eignet sich allerdings aufgrund der baulichen Situation nur bedingt für längere und anspruchsvollere Kongresse und Tagungen. Insgesamt vier der zehn Tagungsräume mit einer Fläche von mehr als 1000 m² befinden sich in einer Location und können daher nur bedingt als voll taugliche Tagungsräume angesehen werden. Nur in fünf Tagungsräumen können 1000 und mehr Personen untergebracht werden. In drei weiteren Tagungsräumen mit einer Fläche von weniger als 1000 m² können zwischen 900 und 1000 Personen untergebracht werden.

37 Tagungsstätten befinden sich in Gebäuden, die vor 1980 errichtet wurden. Erst der Neubau von 15 Tagungsstätten mit 166 Tagungsräumen zwischen 1991 und 1995 führte zu einer starken Kapazitätserhöhung. Der Bauboom in diesen Zeiten ist überwiegend auf den Bau von Hotels und den Umbau bzw. die Erweiterung der Kon- gresszentren zurückzuführen. Allein ein knappes Viertel des gesamten Angebotes an Tagungsräumen befindet sich in Hotels, die in der ersten Hälfte der 90er-Jahre errichtet wurden.

51 Tagungsstätten mit 418 Räumen weisen einen Neuzustand auf bzw. werden laufend renoviert. Damit sind zwei Drittel aller Tagungsstätten und sogar drei Viertel aller Tagungsräume in einem optimalen Zustand. Sanierungs- und Renovierungsrück- stände weisen besonders kleinere Hotels, städtische und kirchliche Einrichtungen auf.

Nicht bei allen Tagungsstätten ist das Baujahr auch das Jahr der Marktöffnung, da manche Kongress- oder Tagungsstätte zunächst ausschließlich firmenintern genutzt wurde und erst später zum Beispiel durch Outsourcing auch anderen Nutzern gegen Entgelt zur Verfügung gestellt wird. 34 Tagungsstätten mit mehr als der Hälfte aller Räume haben erst nach 1990 eröffnet. Seit 1996 und in besonderem Maße innerhalb der letzten zwei Jahre kann die Zunahme der Tagungsmöglichkeiten fast aus- schließlich den sonstigen Tagungsstätten zugerechnet werden.

46 Tagungsstätten mit 306 Räumen sind von externen Veranstaltern ohne Ein- schränkung anmietbar, weitere 55 Tagungsräume werden überwiegend durch externe Veranstaltungen genutzt. 177 Räume (33 %) sind für externe Veranstalter in der Regel nur dann nutzbar, wenn durch interne Veranstaltungen die Räume nicht belegt sind.

Fast alle bis 1990 eröffneten Tagungsstätten stehen ausschließlich oder überwiegend für externe Veranstaltungen zur Verfügung. Die Anbieter, die ihre Räumlichkeiten überwiegend intern nutzen und nur Restkapazitäten auf dem freien Markt anbie- ten, drängen erst seit 1990, insbesondere aber seit 1996 auf den Markt.

Die gastronomische Versorgung ist fast überall gewährleistet. So ist in mehr als zwei Drittel der Tagungsstätten ein Restaurant vorhanden. In weiteren 21 Tagungsstätten erfolgt die Versorgung über Catering.

Über 40 Prozent der Tagungsräume lassen sich innerhalb von 10 Minuten zu Fuß oder mit dem ÖPNV erreichen, weitere 30 Prozent zwischen 10 und 20 Minuten.

Durch die gute Verkehrserschließung mit dem ÖPNV sind auch die in den Außen- bezirken gelegenen Tagungsstätten innerhalb von 30 Minuten erreichbar. Nur bei sieben Tagungsstätten benötigt der Tagungsgast länger als 30 Minuten zum Haupt- bahnhof.

Erreichbarkeit des Haupt- bahnhofs zu Fuß/mit dem ÖPNV

Gastronomisches Angebot Verfügbarkeit nach Markt- öffnung

Marktöffnung Erhaltungszustand Gebäudealter

Größte Kongress- und Tagungsräume in Stuttgart Größter Raum pro Kongress- und Tagungsstätte

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Die Stuttgarter City ist weniger als 15 km vom Flughafen entfernt. Damit sind 424 Räume in 55 Tagungsstätten sehr gut an den Flughafen angebunden. Lediglich 22 Tagungsstätten mit 114 Tagungsräumen sind mehr als 15 km vom Flughafen entfernt.

Der Mietpreis pro m² und Tag reicht von 1,2 iin (einfachen) kirchlichen Einrich- tungen bis 7,3 i in komfortablen Hotels. Bei Hotels wird in der Regel der Mietpreis mit anderen Leistungen (Übernachtung, Verzehr,...) verrechnet.

Strukturierung des Angebotes und Potenzials an Tagungsmöglichkeiten und Ausblick auf künftige Angebotsentwicklungen

Bei der Erstellung der Studie wurde ersichtlich, dass in Stuttgart neben dem durch die genannten Kriterien abgegrenzten Angebot an Tagungsstätten noch ein um- fangreiches Potenzial an Tagungsräumlichkeiten vorhanden ist. Dieses Potenzial ist trotz grundsätzlicher Eignung zur Zeit aus organisatorischen, rechtlichen und sonstigen innerbertrieblichen Gründen nicht frei auf dem Markt verfügbar. Häufig liegt dabei auch der primäre Verwendungszweck der Räumlichkeiten nicht in der Durch- führung von Tagungen und ähnlichen Veranstaltungen. Beispiele sind hierfür Hör- säle und Seminarräume der Universitäten, Fachhochschulen und Weiterbildungs- zentren, Konferenz- und Besprechungsräume der privaten Wirtschaft, Sitzungssäle staatlicher und nicht-staatlicher Einrichtungen u.v.m.

Trotz der Vielfältigkeit und Vielzahl an Tagungsmöglichkeiten sollen mit der folgenden Grafik die verschiedenen Segmente

- des frei verfügbaren und frei anmietbaren Angebotes,

- des unter gewissen (zeitlich befristeten) Restriktionen für externe Nutzer zur Ver- fügung stehenden Angebotes,

- sowie des (bislang) nicht verfügbaren Potenzials an Veranstaltungsorten strukturiert werden.

Aus der Gesamtsicht und unter Berücksichtigung der Ergebnisse von Expertenge- sprächen mit Betreibern von Tagungsstätten werden unterschiedliche für die Kon- gress- und Tagungswirtschaft relevante Entwicklungen erkennbar.

Die in der Abbildung dargestellten Quadrate symbolisieren die unterschiedlichen Be- treibertypen auf dem Stuttgarter Kongress- und Tagungsmarkt. Als „klassische“ An- bieter von Kongress- und Tagungsstätten werden Hotels sowie Kongress- und Ta- gungszentren angesehen. Das Ziel der Pächter und Eigentümer dieser Tagungsstät- ten ist die uneingeschränkte Vermietung der vorhandenen Tagungsräumlichkeiten.

Die Erhebung und auch die Expertenbefragung hat jedoch gezeigt, dass diese Räum- lichkeiten mit sehr unterschiedlicher Intensität vermarktet werden. Trotz hervorra- gender Eignung zum Beispiel bezüglich Lage, Ausstattung und Größe spielen einzelne Tagungsstätten in Stuttgart aufgrund fast vollständig fehlender Vermark- tungsaktivitäten zur Zeit keine besondere Rolle. Durch Pächter- bzw. Besitzerwech- sel kann dieses bereits vorhandene Kernangebot innerhalb kurzer Zeit an Bedeutung zunehmen.

Die einzelnen Quadrate in der Abbil- dung symbolisieren die unterschiedli- chen Betreibertypen

Neben dem erhobenen Angebot an Ta- gungsstätten besteht in Stuttgart noch ein großes Potenzial

Mietpreis

Entfernung des Flughafens

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103

Um das Angebot der beiden klassischen Anbieter schart sich in Abbildung 9 das zum Teil nur eingeschränkt zur Verfügung stehende Angebot und Potenzial weiterer Be- treiber, die nur bedingt ihre Räume gegen ein Entgelt anderen Veranstaltern zur Ver- fügung stellen oder die Räumlichkeiten ausschließlich selbst nutzen. Der primäre Ver- wendungszweck dieser Räume liegt in diesen Fällen in der Regel nicht in der Ver- mietung an Externe bzw. in der Durchführung von Tagungen und ähnlichen Veran- staltungen. Soweit Tagungsräumlichkeiten aus diesen Angebotssegmenten an externe Veranstalter vermietet werden, wurden diese in die Erhebung der Tagungsstätten aufgenommen.

Zu den Anbietern, die ihre Räume auch Dritten für Tagungszwecke zur Verfügung stellen, zählen neben den Kirchen mit ihren Bildungseinrichtungen auch mehrere Aus- und Weiterbildungszentren der Wirtschaft sowie von Verbänden und Organi- sationen. Die räumlichen Gegebenheiten dieser Veranstaltungsstätten erlauben die Durchführung von Tagungen und Kongressen auch mit größerem Raumbedarf. Al- lerdings sind diese Tagungsstätten häufig eher langfristig durch Eigenveranstaltun- gen belegt, so dass letztlich nur Restkapazitäten von externen Veranstaltern genutzt werden können. Wie von mehreren Anbietern solcher Veranstaltungsstätten im Rah- men der Expertengespräche erläutert wurde, bedeutet dies jedoch keine Präferenz von Eigenveranstaltungen gegenüber Fremdveranstaltungen. Entscheidend sei das Reservierungsdatum.

Eine eher neue Entwicklung repräsentieren Bürodienstleister, die in Gebieten mit hoher Arbeitsplatzdichte und hoher Zentralität bzw. guter Erreichbarkeit Tagungsräu- me für ihre eigenen Kunden, aber gegebenenfalls auch für externe Veranstalter an- bieten. Zu beobachten ist diese Entwicklung insbesondere in neu errichteten Büro- gebäuden, in denen von den verschiedenen Mietern keine eigenen kostenintensi- ven Besprechungsräume vorgehalten werden, sondern Räume zentral von einem Bürodienstleister stundenweise angemietet werden können. Eine von anderen Be- treibern in der Regel nicht verfügbare Ausstattungsvariante bieten einzelne professionelle Schulungszentren an, die in Zeiten ohne eigene DV-Schulungskurse ihre Schulungsräume mit besonderem DV-Service auch an externe Tagungsveranstalter vermieten.

Neue Angebote mit bedingter Markt- öffnung sind Bürodienstleister oder auch DV-Schulungszentren

Anbieter mit bedingter Marktöffnung stellen Restkapazitäten dem Kongress- und Tagungsmarkt zu Verfügung Um die klassischen Anbieter von Kon- gress- und Tagungszentren sowie Ta- gungshotels schart sich das Angebot und Potenzial weiterer Betriebe, die die Räume nur bedingt oder nicht zur ex- ternen Nutzung freigeben

Abbildung 9: Struktur des Angebots und Potenzials an Tagungsstätten in Stuttgart

Ungenutzte Kapazitäten

Unbekannte Kapazitäten

Virtuelle Tagungskapazitäten

Firmeninterne Besprechungs- und Konferenzräume

Vereinsheime Hörsäle

(Uni, FH, ...)

Gemeindesäle, Waldheime 1

1Bürgerhäuser, Zehntscheuern, Seniorenheime, -treffs, Rathäuser, Jugendhäuser, ...

städtische Einrichtungen

Locations (Museen, Theater, Stadien, ...)

Kongress-/

Tagungs- zentren

Hotels Bildungsstätten der Kirchen

Professionelle DV-Schulungs- zentren

Aus- u. Weiter- bildungsstätten der Wirtschaft

Tagungsstätten von Verbänden, Organisationen

Bürodienstleister 1

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Auf einer ebenfalls neueren Entwicklung basiert das Angebot an eventorientierten Räumlichkeiten in Museen, Theatern oder anderen Orten mit besonderem Ambien- te, allerdings oft verbunden mit Einschränkungen in der technischen Ausstattung der jeweiligen Lokalitäten. Aufgrund von Lage und Ausstattung sind diese Veran- staltungsorte verstärkt für Rahmenveranstaltungen bzw. Veranstaltungen in den Sommermonaten ausgerichtet.

In die Erhebung des Angebotes wurden die marktrelevanten Angebote der betref- fenden Betreiber aufgenommen. In Abbildung 9 sind die Quadrate der jeweiligen Betreibertypen zum Teil geteilt: Der dunkel eingegraute Bereich symbolisiert das An- gebot, das im Rahmen dieser Erhebung erfasst wurde. Der hell eingegraute beinhaltet das Potenzial an Tagungsräumen dieser Betreibertypen. Dieses Potenzial kann zur Zeit grundsätzlich aufgrund hoher Auslastung durch eigene Veranstaltungen oder andere Nutzungen nicht oder nur in besonderen Ausnahmefällen von externen Nutzern angemietet werden.

Zu diesem Potenzial an bislang kaum vermarkteten Veranstaltungsorten zählen Räumlichkeiten der Stadtverwaltung mit ihren zahlreichen, insbesondere in den letzten Jahren neu errichteten bzw. umfassend renovierten Bürgerhäusern, Zehnt- scheuern, Seniorentreffs sowie sonstigen Einrichtungen der sozialen Infrastruktur.

Die in der Stadtverwaltung wie auch in anderen öffentlichen Institutionen zunehmend eingeführte dezentrale Ressourcenverantwortung und die damit verbundene Möglichkeit, neue Einnahmequellen zu erschließen, wird bewirken, dass dieses Po- tenzial an Tagungsräumen zunehmend vermarktet wird.

Ebenfalls zum Potenzial an Tagungsstätten zu rechnen sind die von den Kirchen, der Caritas sowie der Arbeiterwohlfahrt verwalteten ca. 30 Stuttgarter Waldheime, die primär in den Sommermonaten für Zwecke der Stadtranderholung von Kindern und Jugendlichen genutzt werden und in der übrigen Zeit weitgehend ungenutzt bleiben. Nach der jeweiligen Sanierung und Renovierung und möglichen „Marktöff- nung“ können diese Räumlichkeiten aufgrund ihrer in der Regel idyllischen Lage eine interessante Ergänzung des Angebotes an Tagungsstätten in Stuttgart darstellen.

Als Angebotspotenzial sind letztlich auch die zahlreichen Vereinsheime sowie die in den Kirchen vorhandenen Gemeindesäle anzusehen, die in der Regel zwar einfach ausgestattet sind, sich jedoch häufig durch eine besondere Lage im Siedlungsgefü- ge der Stadt und gute Erreichbarkeit auszeichnen.

Zu dem Potenzial an Tagungsstätten zählen grundsätzlich aber auch für die Durch- führung von Kongressen und Tagungen geeignete Hörsäle und Seminarräume in den Stuttgarter Hochschulen und den anderen Bildungseinrichtungen (z.B. Treff- punkt Rotebühlplatz, Aulen und Hallen von Schulen,...). Die Räume dieser Bil- dungseinrichtungen stehen allerdings nur innerhalb der kurzen Zeitspanne der vor- lesungs- und prüfungsfreien Zeit und zudem speziell für hochschul- bzw. schulori- entierte Veranstaltungen, also zur Deckung des Eigenbedarfs, zur Verfügung.

Die Aufzählung von Betreibertypen potentieller Tagungsstätten ließe sich um die Be- sprechungs- und Tagungsräume von Forschungseinrichtungen, Kliniken und weiterer Einrichtungen weiter fortsetzen. Eine vollständige Aufzählung kann hier nicht ge- geben werden. Die Grafik enthält deshalb ein gesondertes Symbol für bislang „unbekannte Kapazitäten“.

Wie die Ergebnisse der Angebotsanalyse zeigten und bei den Expertengesprächen bestätigt wurde, hat sich das Angebot an Kongress- und Tagungsstätten in Stutt- gart in den letzten Jahren erheblich erhöht und qualitativ verbessert. Die Zunahme an Tagungsräumen erfolgte dabei weniger im klassischen Segment der professionell vermarkteten Tagungsstätten als vielmehr durch die Marktöffnung und zusätzlichen Nutzung vorhandener Räumlichkeiten als anmietbare Tagungsräume. Die Marktöff- nung dient dabei primär der Erzielung zusätzlicher Einnahmen aus der Vermietung.

Angebot an Veranstaltungsstätten, die nicht dem klassischen Segment der Kongress- und Tagungszentren bzw.

Hotels zuzuordnen sind, wird in den nächsten Jahren steigen

Veranstaltungsräume der Hochschulen decken primär den Eigenbedarf Verstärkte Vermarktung von Waldhei- men als Tagungsstätten ist zu erwarten Stadtverwaltung verfügt über ein großes Potenzial an Veranstaltungs- stätten, die zur Zeit kaum vermarktet werden

Eventorientierte Locations unterschiedli- cher Betriebe weisen oft Einschränkun- gen in der technischen Ausstattung auf

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Die klassischen Anbieter von Tagungsstätten hatten bis Mitte der 90er-Jahre eine Art Monopolstellung, wenn Tagungsräume für Veranstaltungen unterschiedlichster Art benötigt wurden. Dieses Monopol löst sich offensichtlich seit Mitte der 90er-Jahre auf. Das neu entstandene und weiter entstehende „Paraangebot“ an Tagungsstät- ten ist für Nachfrager häufig kostengünstiger, was die reinen Durchführungskosten betrifft.

Diese Entwicklung kann nicht als abgeschlossen gelten, vielmehr ist diese Entwick- lung im Bestand und auch bei Neuerrichtung von Verwaltungsgebäuden zu beobachten. Die aus der Vermietung von Besprechungsräumen erzielbaren Einnahmen werden als bewusste Refinanzierungsmaßnahme bei der Neuerrichtung, Sanierung und Renovierung von hierfür geeigneten Gebäuden und Räumen einschließlich deren Ausstattung einkalkuliert. Das Kongress- und Tagungswesen wird als ein boomender Markt betrachtet, der zur finanziellen Absicherung von Neubau, Moderni- sierungs- und Sanierungsmaßnahmen genutzt werden kann.

Aber auch das klassische Segment der Hotellerie sowie der professionellen Betrei- ber von Tagungs- und Kongresszentren planen weitere Expansionen: Zwar wird mit der Aufgabe des bisherigen Messegeländes auf dem Killesberg auch das dortige Kon- gresszentrum nicht mehr zur Verfügung stehen, doch mit dem Bau der neuen Fil- dermesse wird nach den vorliegenden Planungen ein deutlich vergrößertes Kon- gresszentrum mit angegliedertem Hotelbetrieb errichtet. Weitere Überlegungen für Hotelneubauten im hochpreislichen Segment mit umfassenden Kongress- und Ta- gungsmöglichkeiten sind an verschiedenen Standorten der Stadt vorgesehen.

Neben diesem baulich in Erscheinung tretenden Angebot und Potenzial an Ta- gungsstätten existieren auch „virtuelle Kapazitäten“ in Form von Internet-Foren, Vi- deokonferenzen und anderen Formen mediengebundener Zusammenkünfte.

Während im Rahmen der Expertengespräche manche Anbieter von „traditionellen“

Tagungsstätten die Bedeutung der persönliche Begegnung bei Kongressen und Ta- gungen hervorheben, diese persönliche Begegnung als unersetzbar erachten und in den unterschiedlichen Formen „virtueller“ Zusammenkünfte keinen nachhaltigen Einfluss auf das Veranstaltungswesen sehen, schätzen andere Anbieter von Ta- gungsstätten dieses Angebotssegment durchaus als Konkurrenz für bislang kleinere Veranstaltungen und Meetings ein. Mehrere Anbieter von Tagungsstätten haben sich auf diese Entwicklung eingerichtet, in dem sie speziell für Videokonferenzen aus- gestattete Räume für meist kleinere Arbeitsgruppen zur Verfügung stellen. Von diesen Räumen aus kann dann mit den Partnern der Videokonferenzen an anderen Or- ten Kontakt aufgenommen werden. Damit entfallen zeit- und kostenaufwändige Ge- schäftsreisen. Durch diese inzwischen auch am eigenen PC-Arbeitsplatz verfügbare Technologie wird manche Nachfrage nach insbesondere kleinen Sitzungsräumen

„atomisiert“. Diese Nachfrage ist damit nicht mehr marktrelevant, da mit der „Ta- gung am eigenen PC-Arbeitsplatz“ sich die Grenzen zwischen Anbieter von Ta- gungskapazitäten und Nachfrager von Tagungskapazitäten aufheben. Der Nachfra- ger wird zum eigenen Anbieter. Die Bedeutung dieser „virtuellen“ Kapazitäten für die künftige Entwicklung auf dem Kongress- und Tagungsmarkt ist derzeit nicht end- gültig zu beurteilen.

Durch zwei zur Zeit im Bau befindliche Weiterbildungszentren wird auch das Markt- segment der firmeninternen Aus- und Weiterbildungsstätten weiter ausgebaut. Mit diesen Weiterbildungszentren wird das Ausbildungs- und Tagungswesen noch stär- ker konzentriert. Die Bedeutung Stuttgarts wird damit gestärkt, doch wird auch diese Konzentration firmeninterner Veranstaltungen in firmeninterne Veranstaltungs- räumen nicht ohne Auswirkungen auf die Nachfrage bei klassischen Anbietern von Tagungstätten bleiben.

„Virtuelle Kapazitäten“ in Form von In- ternet-Foren, Videokonferenzen u.a.

heben die Grenzen zwischen Angebot und Nachfrage von Tagungskapazitäten auf. Mit der „Tagung am eigenen Ar- beitsplatz“ wird Nachfrager zum eige- nen Anbieter

Auch im klassischen Bereich der Anbie- ter von Tagungsstätten ist Ausbau der Kapazitäten zu erwarten

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Neben den in Stuttgart selbst realisierten Angeboten und Potenzialen an Tagungs- stätten sind in den letzten Jahren sowohl in den umliegenden Kreisen der Region Stuttgart als auch in zahlreichen anderen Städten von Baden-Württemberg eine Viel- zahl an Kongress- und Tagungsstätten neu errichtet oder bisherige Stadthallen zu modernen Kultur- und Kongresszentren umgebaut und erweitert worden. Die Ab- lehnung des Baus eines großen Kongresszentrums in Reutlingen im Herbst 2002 durch die Bevölkerung stellte in den vergangenen Jahren eher die Ausnahme dar.

Der Ausbau der Kapazitäten beschränkt sich nicht nur auf Baden-Württemberg, sondern findet auch in anderen Städten Deutschlands und Europas statt. Ob nun eine gewisse Angebotssättigung erreicht ist, wird zur Zeit sehr widersprüchlich erörtert.

Diese Frage kann nur diskutiert werden, wenn auch profunde Informationen über die Nachfrage nach Kongress- und Tagungsstätten vorliegen und eine solide Ein- schätzung über die künftige Entwicklung der Kongress- und Tagungsnachfrage ge- geben werden kann. Aus diesem Grund wird der zweite Teil der Studie über die Kon- gress- und Tagungswirtschaft in Stuttgart die Nachfrage behandeln. Aus der Ge- genüberstellung von Angebot und Nachfrage können die Stärken und Schwächen von Stuttgart als Kongress- und Tagungsstandort aufgezeigt werden. Diese Stärken- Schwächen-Analyse soll für politische Gremien, insbesondere aber für die Kongress- und Tagungswirtschaft selbst als Entscheidungsgrundlage dienen, um Stuttgart als attraktiven und konkurrenzfähigen Kongress- und Tagungsstandort zu sichern und auszubauen.

Verzeichnisse und Unterlagen (Auswahl)

- German Convention Bureau (1999): Der deutsche Tagungs- und Kongressmarkt 1999/2000.

- Klaus Goschmann (2000): Medien am Point of Interest - Arbeitslexikon Messen, Ausstellungen, Events, Kongresse, Tagungen, Incentives, Sponsoring.

- Regio Stuttgart Marketing- und Tourismus GmbH (2000): Kongress- und Tagungsführer.

- Regio Stuttgart Marketing- und Tourismus GmbH (2001): Hotels 2002.

- Tagungsmappen der örtlichen Kongress- und Tagungswirtschaft sowie der Hotellerie.

- Joachim Eicken: Tourismus in Stuttgart im Jahr 2002 - Rekordjahr mit Schatten, Landeshauptstadt Stuttgart, Statistik und Informationsmanagement, Monatsheftheft 2/2003

Stärken-Schwächen-Analyse soll als Grundlage für Maßnahmen zur Siche- rung und zu Ausbau von Stuttgart als Kongress- und Tagungsstandort dienen Nicht nur in Stuttgart, sondern auch in der Region, in zahlreichen Städten von Baden-Württemberg und in Deutschland insgesamt sind zahlreiche Kongress- und Tagungszentren entstan- den