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Qualitätssicherung Qualitätsmanagement
Häufig gestellte Fragen (FAQs) zur Zertifizierung nach QEP®
„Qualität und Entwicklung in Praxen“
1. Was bedeutet Zertifizierung eines QM-Systems?
2. Wie funktioniert die Begutachtung und Zertifizierung von Praxen nach QEP, wer führt sie durch?
3. Wie läuft das Zertifizierungsverfahren nach QEP ab?
4. Wie ist das Anmeldeprozedere?
5. Was kostet das Zertifzierungsverfahren nach QEP?
6. Wie lange ist das QEP- Zertifikat gültig und was passiert danach?
7. Darf mit dem Zertifikat geworben werden?
8. Muss die KVB über die Zertifizierung informiert werden?
1. Was bedeutet Zertifizierung eines QM-Systems?
Externe Bestätigung durch einen unabhängigen Dritten (Visitor) über die Existenz eines QM- Systems, das vorgegebene Normen und Standards erfüllt. Die Zertifizierung wird
ausgesprochen, wenn z.B. eine Praxis den Nachweis erbringt, dass sie alle Anforderungen des Qualitätsmanagement-Systems nach QEP® umgesetzt hat.
Der Visitor stellt einen Soll/Ist-Vergleich her, ob alle dokumentierten Verfahren auch wirklich durchgeführt werden.
Die Praxis erhält nach erfolgreichem Abschluss einer Visitation ein zeitlich limitiertes Zertifikat gemäß dem jeweiligen Qualitätsmanagementsystem (z.B. QEP® / DIN EN ISO 9001:2000)
2. Wie funktioniert die Begutachtung und Zertifizierung von Praxen nach QEP®, wer führt sie durch?
Die Visitation wird über von der KBV akkreditierten Zertifizierungsstellen durchgeführt, die Visitoren (Ärzte, Psychotherapeuten, Arzthelferinnen, medizinisches Fachpersonal) beauftragen.
Die Visitoren sind von der KBV lizenziert. Diese visitieren die Praxen auf der Basis der Nachweise im Kernzielkatalog. Anhand einer vorangehenden Dokumentenprüfung werden die Nachweise betrachtet.
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3. Wie läuft das Zertifizierungsverfahren nach QEP® ab?
• Sie bestätigen in einer Selbstbewertung, dass Sie alle Kernziele erfüllt haben. Damit ist Ihre Praxis zertifizierungsfähig.
• Im Anschluss melden Sie sich bei einer Zertifizierungsstelle für QEP® zur Visitation an.
• Die Liste der Zertifizierungsstellen finden Sie unter www.kbv.de/qm
• Die Zertifizierungsstelle weist Ihnen einen Visitor zu, die Praxis hat ein einmaliges Vetorecht und kann den Visitor ablehnen.
• Sie reichen folgende Dokumente bei der Zertifizierungsstelle ein:
o Praxisbogen und QM-Praxishandbuch,
o Ablaufbeschreibungen und Interne Regelungen.
• Der Visitor führt die Dokumentenprüfung durch.
• Im Anschluss daran findet eine Begehung und Befragung in der Praxis statt (Visitation). Der Visitor überprüft, ob alle Nachweise erfüllt sind.
o Keine Mängel => Zertifikat
o Leichte Mängel => Zertifikat nach Nachbesserung (keine extra Kosten) o Grobe Mängel => keine Zertifizierung
Nach dem Abschlussgespräch wird vom Visitor ein Visitationsbericht angefertigt und wenn die Visitation positiv verlaufen ist, die Praxis für eine Zertifikatsverleihung vorgeschlagen.
Das Zertifikat erhält die Praxis von der Zertifizierungsstelle.
4. Wie ist das Anmeldeprozedere?
Die Liste der Zertifizierungsstellen finden Sie auf der Homepage der KBV unter: www.kbv.de/qep/QEP-Zertifizierungsverfahren/QEP-Praxiszertifizierung.
Dort finden Sie die Unterlagen zur QEP-Zertifizierung zum Download, wie beispielsweise:
• Leitfaden für Praxen
• Checkliste notwendiger Dokumente
• Mustervertrag zur Zertifizierung
• Praxisbogen
Sie entscheiden sich für eine Zertifizierungsstelle und beauftragen diese mittels eines Zertifizierungsvertrages mit der Durchführung des Zertifizierungsverfahrens.
5. Was kostet das Zertifzierungsverfahren nach QEP?
Die Kosten für eine Zertifizierung sind je nach Firma und Praxis (Größe, Mitarbeiteranzahl) unterschiedlich.
Nach einer Kostenbeitragsliste der KBV, je nach Größe der Praxis. Die stets aktuelle Liste steht auf der KBV Seite zum Download bereit.
Das Zertifikat hat eine Gültigkeit von 3 Jahren – jährliche „Überwachungsaudits“ sind bei QEP® nicht vorgesehen. Dadurch reduzieren sich die Kosten für eine Zertifizierung nach QEP®. Eine Rezertifizierung ist nach drei Jahren wieder möglich.
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6. Wie lange ist das QEP®-Zertifikat gültig und was passiert danach?
Die QEP®-Zertifizierung hat eine Gültigkeitsdauer von drei Jahren, beginnend mit der Ausstellung der Zertifizierungsurkunde.
Innerhalb der dreijährigen Laufzeit des Zertifikats ist keine weitere Überprüfung der Praxis vorgesehen.
Bei der Rezertifizierung der Praxis wird überprüft, ob die Praxis während der drei Jahre kontinuierlich das QM-System nach QEP® gelebt und weiterentwickelt hat.
7. Darf mit dem Zertifikat geworben werden?
Die Praxis darf mit Zertifikat, Logos und den Zertifikatssymbolen im Rahmen des Geltungsbereiches des QM-Systems und der Geltungsdauer der Zertifizierung in berufsrechtlicher Weise werben. Diese dürfen dabei nur in unveränderter Form genutzt werden.
Das heißt: Innerhalb der Praxisräume darf geworben werden, wobei aus berufsrechtlicher Sicht eindeutig erkennbar sein muss, dass das Zertifikat keine zusätzliche Qualifikation des Arztes ist, sondern die Praxis zertifiziert ist (z.B. „unsere Praxis ist zertifiziert nach QEP®“).
Zur Verwendung des QEP® Logos finden Sie unter www.kbv/qep ebenfalls Informationen.
8. Muss die KVB über die Zertifizierung informiert werden?
Es besteht zum jetzigen Zeitpunkt keine Zertifizierungspflicht, so dass eine Meldung über eine erfolgreiche Zertifizierung nicht notwendig ist.
Die KVB führt im Internet im geschlossenen Mitgliederbereich eine Liste aller uns
gemeldeten zertifizierten Praxen in Bayern, in die wir Sie gerne aufnehmen, wenn Sie damit einverstanden sind (www.kvb.de > Praxis > Qualität > Qualitätsmanagement > Zertifizierung Schicken Sie uns hierfür bitte eine Kopie des Zertifikats an:
Kassenärztliche Vereinigung Bayerns Qualitätssicherung
Witschelstraße 106 90431Nürnberg
oder faxen Sie es uns:
Fax: 09 11 / 9 46 67 – 66 221
Vielen Dank
