DIE ÖSTERREICHISCHE BIBLIOTHEKENVERBUND UND SERVICE GMBH
NEUES AUS DER VERBUNDZENTRALE
WOLFGANG HAMEDINGER VERBUNDTAG 2019
VETERINÄRMEDIZINISCHE UNIVERSITÄT WIEN, 15. MAI 2019
Alma als neuer Verbundkern: Architektur im Parallelbetrieb mit Aleph-/Alephino
Community zone (CZ) Globaler bibliographischer Datenpool (Anwender
Knowledge base (Ex Libris) GND-
Spiegel Normdatei A
Normdatei B
Alma Netzwerkzone Master AC-Nummer
Bridge IZ externe Bestände
Aleph Bridge (ACC01)
Bestandsdaten (ACC60/Z300)
Online-Katalogisierung
Batchsynchronisierung
Aleph / Alephino
GUI
Aleph / Alephino
GUI
Katalogisierung
MAB2- MARC21-
Konver- ter
Externdatenquellen
Replikation (Aleph-spezifisch)
ZDB
Verbünde GND
Fremddatenpool ACC02 ...
ZDB-Spiegel ACC03 DNB
GND-Spiegel ACC18 Casalini
OAI-Synchronisation
Discovery (Primo, vuFind, Summon)
Bridg
Bridge IZ Alma IZ Inventory
Alma IZ Inventory
Alma IZ Inventory
Alma IZ Inventory
Alma als neuer Verbundkern: Besonderheiten [1]
Aleph
• Verbleibender GND-Spiegel – ACC18 wird weiterhin befüllt
– Aktualisierung der Datensätze in ACC01 – Export aller Verweisformen in die Discovery-
Daten
– keine Rückwirkung auf den führenden Datensatz in Alma
• Fremddatenpool
– Mittelfristig obsolet
Alma
• Bridge-IZ
– Eine rudimentäre Alma-IZ pro verbliebener Aleph-/Alephino-Bibliothek
– Verknüpft mit Netzwerkzone
– Enthält die erforderlichen Bestandsangaben – Aktualisiert aus den zentralen Bestandsdaten
von Aleph
– Ermöglicht Publishing des gesamten
Verbundbestands aus der Alma-Umgebung
▪ Zumindest theoretisch
▪ Hat seine Grenzen, z.B. bei der Extraktion von Basisdaten für Statistik
Alma als neuer Verbundkern: Besonderheiten [2]
MAB2-MARC21-Konverter
• Formatwechsel von MAB2 weg erforderlich
• hoher Aufwand in der Entwicklung auf beiden Seiten
• Erschwernis: Konversionserfordernis in beide Richtungen
• Ansiedlung des Konverters auf der Aleph-Seite – verwendete Technologie nicht mehr taufrisch – nur ein wirklicher Experte in Hamburg
• weiterhin großer Betreuungsaufwand (auch nach erfolgter Migration)
– Vielzahl externer Ressourcen (deutlich mehr als in Aleph)
– Vielfalt von MARC21-Ausprägungen
• Normalisierung basiert auf (noch) nicht sehr potenter Teilmenge von Drools
GND
• Funktionalitäten
– Die Vorteile der deutschsprachigen Aleph- GND konnten nach Alma gerettet werden – Nutzung durch Bibliotheken großteils ok – F3-Funktionalität weitgehend wie in Aleph – Änderungen von Dritten in der CZ
funktionieren
• Immenser Überzeugungs- und
Konzeptionsaufwand durch OBVSG
• Kein stabiles Format der Spiegel-GND vorgesehen
• Eingabe in die Quelldatei erfordert derzeit noch immer einen Aleph-Client
• An der Problematik wird mit Ex Libris gearbeitet
• Fazit: Nach Beseitigung aller noch bestehenden Probleme wird die GND in Alma auf Aleph-
Niveau benutzbar sein
Alma als neuer Verbundkern: Besonderheiten [3]
Stand Parallelbetrieb (Phase 2)
• Bis zum Erreichen eines weitgehenden unauffälligen Betriebs: „Alma dolorosa“
• Konfigurationsanleitungen für Import auf Aleph- Seite
– lückenhaft – ungetestet – teils falsch
• Synchronisierung beruht auf Eindeutigkeit des Verbundschlüssels („AC-Nummer“)
– Ursprünglich keine Prüfungen vorgesehen – Bearbeiter schaffen alles:
▪ fröhliches Erzeugen von weiteren Datensätzen mit gleichem
Verbundschlüssel
– Checks wurden reaktiviert/eingebaut
▪ Reaktivierung der Aleph-Mechanismen
▪ Dublettencheck auf 009 in Alma erfordert Programmanpassungen – erfolgreiche Auslieferung erst mit August-Release 2018 – Aber: keine automatischen Checks bei API
• Laufende Reparatur der entstandenen Dubletten erforderlich
– Schwierig, da korrumpierte Synchronisation – Durchführung nur zentral möglich
▪ unerwarteter Aufwand → Überstunden
• Memo-Workflow zur Vermeidung von unerlaubten Löschungen implementiert
• Betrieb inzwischen weitgehend unauffällig
Fazit: Nacharbeiten und neue Organisationsperspektiven
• Einschwingen der neuen Architektur dauert – Laufendes „Entlausen“ des Systems
– Sukzessives Aktivieren bisheriger Dienste im neuen Umfeld
• Erforschung der Möglichkeiten des neuen Systems – und seiner Mängel – ERM
– Statistik/Berichtswesen – „Klassische Module“
– Ablauforganisation
• Projektinduzierte neue Kenntnisse und Strukturen
– Wesentliche Mitarbeit der „Functional Experts“ im Projekt
– Bildung von durch die Verbundvollversammlung „befürworteten Gruppen“ zur Weiterführung der bisherigen Projektarbeit im Regelbetrieb
▪ Anpassung der Verbundregularien erforderlich
– Klärung von Betreuung und Pflege der im Lauf des Projekts aufgebauten/genutzten Werkzeuge
▪ Telekonferenzen
▪ Materialsammlungen (Projektunterlagen, Schulungsmaterialien, ...)
▪ Dokumentationswerkzeuge
▪ Ablagen
• Kenntnisse der Altsysteme verlieren in vielen Bereichen an Wert – Generationenwechsel kommt in Sicht
• Ideen zu neuen Diensten
Zentrale Dienste der OBVSG: von Aleph nach Alma (Auswahl)
Alma
EDOC
Visual Library
Memos
U2ACC
PRIMO
EBOOKS
IVSCAN SAP
ZDB
Exporte
Prüfroutinen
Katalog-
anreicherungen API
Erste Erweiterung: „Wave 3“
• Aus spezifischen Gründen wurde eine kleine „Wave 3“ unmittelbar in die Hauptimplementierung eingefügt – Fachhochschule Burgenland GmbH
– Universität für Bodenkultur Wien – Universität Klagenfurt
• Projektorganisation:
– Wavemanagement: OBVSG und Ex Libris
– Lokale Zuständigkeit: Projektmanagement Bibliothek
• Projekttermine:
– Start: 1. April 2018
– Betriebsaufnahme: 6. September 2018
• Status:
– Umstellung verlief plangemäß und ohne besondere Überraschungen – Zeitplan wurde eingehalten
– Als sehr hilfreich haben sich erwiesen (wie erhofft)
▪ Erfahrungen der Pioniergruppe
▪ Produktiver neuer Verbundkern
▪ Aufgebaute Infrastruktur
▪ Erarbeitete Schulungsmaterialien und Dokumentation
• Mit Abtretung der Vertragsrechte durch die OBVSG wurden die neuen Alma-Teilnehmer den Mitgliedern der Pioniergruppe in ihrer Beziehung zu Ex Libris formaljuridisch gleichgestellt
„Wave 4“: Anfang 2019
• Teilnehmer:
– Bundesministerium für Finanzen
– Forschungsinstitut für Molekulare Pathologie – Internationale Stiftung Mozarteum
– Landesmuseum Kärnten (Kärntner Landesbibliothek) – MAK - Österreichisches Museum für angewandte Kunst – OBVSG (Lokaldaten)
– Österreichische Akademie der Wissenschaften – Österreichisches Museum für Volkskunde
• Ablauf:
– „Onboarding“: 4. Juli 2018
– Projektstart Umstellung: 15. August 2018 – Betriebsaufnahme: 16. Jänner 2019
• Aktuell mit Alma:
– Netzwerkzone
– 23 + 1 Institutionszonen (23 Bibliotheken)
▪ Davon 6 frühere Aleph-Sharing-Nutzer
„Wave 5“: Umstieg Sommer 2019
• Teilnehmer:
– Akademie der bildenden Künste Wien
– CAMPUS 02 Fachhochschule der Wirtschaft GmbH – Donau-Universität Krems
– Fachhochschule Salzburg GmbH – FH Campus Wien
– FHWien - Studiengänge der Wirtschaftskammer Wien – Oberösterreichische Landeskultureinrichtungen
– Paracelsus Medizinische Privatuniversität - Privatstiftung
• Ablauf:
– „Onboarding“: 10. Oktober 2018
– Projektstart Umstellung: 15. Februar 2019
– Geplante Betriebsaufnahme: 4. September 2019
„Wave 6“: Umstieg Anfang 2020
• Teilnehmer:
– Bibliotheken Wien
– Diözesanbibliothek Wien
– Jüdisches Museum der Stadt Wien – Lentos Kunstmuseum Linz
– Montanuniversität Leoben
– Österreichische Galerie Belvedere (aus BIBLIOTHECAplus) – Stift Admont – Archiv und Bibliothek
– Technische Universität Graz
– Wiener Wiesenthal Institut für Holocaust-Studien
• Ablauf:
– „Onboarding“: 4. April 2019
– Projektstart Umstellung: 15. Juli 2019
– Geplante Betriebsaufnahme: 7. Jänner 2020
„Wave 7“: Umstieg Sommer 2020
• Teilnehmer:
– Anton Bruckner Privatuniversität (aus DABIS) – Diözese Linz
– Fachhochschule des bfi Wien Gesellschaft m.b.H.
– Fachhochschule Kärnten – FH Joanneum GesmbH
– FH OÖ Studienbetriebs GmbH
– Universität für angewandte Kunst Wien
– Universität für künstlerische und industrielle Gestaltung Linz – Universität für Musik und darstellende Kunst Wien
– Universität Mozarteum Salzburg
• Ablauf:
– „Onboarding“: 23. Oktober 2019
– Projektstart Umstellung: 15. Februar 2020 – Geplante Betriebsaufnahme: 31. August 2020
„Wave 8 + 9“: geplant Jänner 2021 und (Ende) August 2021
• Wave 8 abgesprochen:
– Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten
– Diözesanbibliothek Salzburg im Archiv der Erzdiözese Salzburg
– Diözese St. Pölten
– Fachhochschule Technikum Wien – MODUL University Vienna
– New Design University Privatuniversität GesmbH
– Salzburger Landesarchiv – Sigmund-Freud-Privatstiftung – Stiftsbibliothek Heiligenkreuz
• Wave 8 unbestätigt:
– Albertina
– Diözese Gurk-Klagenfurt, Diözesanbibliothek – Stiftsbibliothek St. Peter
• Abkündigung von Aleph-Sharing nach der garantierten Betriebsfrist Ende 2020
Einstellung ab voraussichtlicher
Betriebsaufnahme der Wave 8 in Alma (Jänner 2021) kurzfristig möglich
• Wave 9 abgesprochen:
– Pädagogische Hochschule Burgenland – Republik Österreich / Parlamentsdirektion
• Wave 9 unbestätigt:
– Bundesministerium für Inneres / Sicherheitsakademie
– Universität für Musik und darstellende Kunst Graz
• Alma-Umstieg unbestätigt:
– FH KufsteinTirol BildungsGmbH – Medizinische Universität Graz
– Österreichische Forschungsstiftung für Internationale Entwicklung
• Vorgesehene Abschaltung der Aleph-Bridge sowie verbliebener noch an der OBVSG
laufender Aleph-Systeme:
zeitnah zum Umstieg der Wave 9 - etwa September 2021
Der lange Weg zur vollständigen Systemumstellung – Zeitschiene
2009Beginn der Diskussion zur Aleph-Ablöse
2010 – 2013 Strategische Arbeitsgruppen und Absprachen in der Verbund- vollversammlung
2012 – 2013 Gemeinsame Entscheidung der 14 Auftraggeber für eine
Ausschreibung Vorbereitung der Dokumente
29.10.2013 EU-weite Ausschreibung
2013 – 2015 Angebots- bewertungen Teststellung Verhandlungen 15.09.2015 Zuschlag an Ex Libris
20161. HJ:
Konzeption 2. HJ:
Vorbereitung der Implementierung
2017/08 Betriebs- aufnahme Kohorte 1
2018/01 Betriebs- aufnahme Kohorte 2
2018/03 Betriebs- aufnahme Verbundkern auf Alma
2019 – 2021
Einführung von Alma für über 50 weitere
Institutionen in 6 Gruppen („Waves“)
September 2021 Abschaltung der
„Aleph-Bridge“
und aller Aleph- Dienste
2018/09 Betriebs- aufnahme
„Wave 3“
(3 Biblio- theken)
ab Anfang 2021 Abschaltung der restlichen
Aleph-Sharing- Systeme
Der, welcher wandert diese Straße voll Beschwerden wird rein durch Feuer, Wasser, Luft und Erden.
Wenn er des Todes Schrecken überwinden kann, schwingt er sich aus der Erde himmelan;
erleuchtet wird er dann im Stande sein,
sich den Mysterien der Isis ganz zu weihn.
Die Zauberflöte
1. und 2. Geharnischter
Musik: Wolfgang Amadeus Mozart
• Memos und Erinnerungen
– Koordinierte Verarbeitung von Aktionen mit verbundweiter Katalogkoordination
▪ Löschungen
– Ablöse der vorherigen Aleph-Memos durch eine für Alma und Aleph systemübergreifende Lösung
– Prüfung auf Existenz des Satzes im Aleph-Lokalsystem, Bestand und Verknüpfungen
– Einheitliche Vorgangsweise für alle Verbundteilnehmer zur Sicherung der Datenkonsistenz – Entwicklung eines „Datenmonitors“ zur intellektuellen Fehlerbehandlung
• Retro-Projekt Wienbibliothek im Rathaus
• Migrationen und Bestandsverschiebungen
– „Haus der Musik“: Universität Innsbruck, Mozarteum Salzburg und Tiroler Landeskonservatorium im Alma der Universität Innsbruck zusammengefasst
▪ Nachweis über Primo der Universität Innsbruck
• Infrastruktur
– Erneuerung der Server- und Speichersysteme an der OBVSG
▪ Ersteinsatz für Visual Library
– Entwicklung von Programmierrahmen für die angemessene Nutzung von Alma – API-Gateway
Abgeschlossene Projekte
Was kommt: Laufende und geplante Projekte [1]
• GND-Implementierung in Alma
– Weiterführung der Implementierung analoger Aleph-Funktionalitäten für Alma
• Alma ZDB/DNB-Harvesting
– Harvesting und Merge der Updates in der Network Zone aus den Quellen ZDB und DNB
• Normalisierungen für externe englischsprachige Ressourcen in Alma
– Bereitstellung englischsprachiger Ressourcen, wie z.B. Library of Congress
• Migration Belvedere und Aleph2Alma
– Migration von Daten aus BIBLIOTHECAplus nach Alma: bibliographische Daten, Exemplardaten, Entlehndaten und Benutzerdaten
– dazu Entwicklung geeigneter Tools für Import über API für allgemeine (einfache) Migrationen
• Wave-Migrationen
• Ersatz aller sonstigen auf Aleph basierenden Funktionalitäten
– Bibliotheksadress- und ISIL-Datenbank
Was kommt: Laufende und geplante Projekte [2]
• Grafische Anpassung OBVSG View für Umstieg auf Primo NUI
– Umstellung der Verbundsuchmaschine auf das neue User-Interface – Erarbeitung und Umsetzung der graphischen Vorgaben
• GND in Primo
– Aufbereitung von GND-Sätzen für eine bessere Nutzbarkeit in Primo
• Nutzbarmachung der GND-Hinweissätze in Primo
– Verbesserung der Suchmöglichkeiten durch Integration der Hinweissätze
• NLV-OPAC to NLV-Primo
– Umstellung des NLV-OPAC nach Primo NUI – Neue Suchoberfläche für den Nachlasskatalog
• VBK-Primo Switch von Classic UI auf New UI
– Umstellung der Primosuchmaschine auf das neue Frontend Design
– Anpassung vorhandener Funktionalitäten an das neue Design
Was kommt: Laufende und geplante Projekte [3]
• Umstellung VisualLibrary mit Alma
– Neuer Workflow zur Integration mit Alma
– Formatumstellung von MAB2 auf Marc21XML
• EBook Metadatenpaket / Anpassungs- und Validierungsservice
– Einrichtung eines Webservice zur Vorverarbeitung und Validierung von Ebook-Paketen zur Einspielung in IZs
• Erneuerung der Schulungs-Clients
– Ersatz der in die Jahre gekommenen Schulungs-Clients an der OBVSG durch neue Hardware
Was kommt: Laufende und geplante Projekte [4]
• Einführung von (formalem) Projektmanagement an der OBVSG – endgültig ausgelöst durch Erfahrungen aus der Alma-Einführung
▪ permanente Überlastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
▪ trotzdem immer wieder Unzufriedenheiten mit den erbrachten Leistungen – Überblick und Ressourcensteuerung für Aufgaben neben der Linientätigkeit
– Einrichtung eines Entscheidungsprozesses über die Umsetzung der von allen Seiten einlangenden Wünsche
▪ Einfangen von Wünschen und Tätigkeiten auf Zuruf
▪ Anpassung der Aktivitäten an die verfügbaren Ressourcen – Genauere Ablauf- und Terminplanung
– höhere Termintreue
Das ist der Fluch von unserm edeln Haus:
Auf halben Wegen und zu halber Tat Mit halben Mitteln zauderhaft zu streben.
Ja oder nein, hier ist kein Mittelweg.
Franz Grillparzer: Ein Bruderzwist in Habsburg, 2. Aufzug
