Steuerung und Führung
P R OJ EKT - / M A SS N AHM EN SK I ZZ E K UR Z BER IC HT
Change Management
Verwaltung
Referenz Nr. SG08 Art: Strukturmassnahme Status: in Planung
Umsetzung: noch nicht begonnen Zeitrahmen: 8 Jahre
Smart Governance
Projektbeschrieb
Digitale Transformation bedeutet Veränderung. Die Verwaltung muss sich langfristig
weiterentwickeln. Dies hat Einfluss auf die Organisationskultur, die notwendigen Qualifikationen und die Stellenprofile. Dieser Wandel kann Bedenken bei den Mitarbeitenden wecken und fordert das Kader wie auch die Geschäftsleitung in der strategischen Organisations- und Personalentwicklung.
Die Digitalisierung führt zu einem Wandel bestehender Anforderungsprofile. Auf Grund der rasanten digitalen Entwicklung ist die Halbwertszeit (Mass für wie lange erworbenes Wissen zeitgemäss, aktuell bzw. in der Praxis anwendbar ist) von Aus- und Weiterbildungen in den letzten Jahren stark gesunken. Das heisst, Wissen muss schneller aufgefrischt und erweitert werden, um
schrittzuhalten. Die Stadtverwaltung Uster muss dafür Sorge tragen, dass ihre Mitarbeitenden gut qualifiziert sind und bereichsübergreifend eingesetzt werden können.
Zentrales Element des Projektes ist es, Voraussetzungen zu schaffen, die ermöglichen, das Wissen und den Funktionsumfang der Mitarbeitenden zu erweitern und sie zu befähigen, sich in neuen Rollen und Aufgabengebieten zurechtzufinden. Routine-Aufgaben werden künftig zunehmend automatisiert ablaufen. Die frei werdenden Ressourcen werden aber nicht linear im gleichen Bereich eingesetzt, sondern an anderer Stelle investiert, beispielsweise um neue Aufgaben wahrzunehmen oder neue Dienstleistungen zu schaffen. Dies bedeutet längerfristig nicht nur offenere Stellenprofile, sondern auch eine Flexibilisierung des Budgets und der personellen Ressourcen.
Geplante Etappen/Phasen
Initialisierung & Konzept: Erarbeitung eines Umsetzung Konzept, detaillierte Analysen und Vorabklärungen Realisierung: Testeinführungen, Pilotprojekte, Tauglichkeitsprüfung
Einführung: Kommunikation & Marketing, Einführungsorganisation, Einführung flächendeckend oder Bereich für Bereich
Initialisierung
& Konzept Realisierung Einführung
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Zielsetzung
Welche Ziele/Qualitäten erreicht werden sollen; mit welchen Beurteilungskriterien die Zielerreichung gemessen wird, Etappenziele
Wir befähigen die Verwaltung und ihre Mitarbeitenden kontinuierlich, damit diese mit den Anforderungen des digitalen Wandels schritthalten können.
Use Cases
Anwendungsbeispiele, Lösungsbeschreibung, Projektnutzen
«Vision - Stadtverwaltung 2030»
Um den Change effizient zu managen, braucht es eine Vision, wohin sich die Stadt Uster als Verwaltung entwickeln will. Neben der Entwicklung hin zur prozessorientieren Verwaltung (Projekt
«Organisation und Prozesse») ist die künftig angestrebte Arbeits- und Organisationskultur zu umschreiben. Es braucht eine Auseinandersetzung mit neuen Arbeits- und Organisationsformen, beispielsweise zentralistische Organisation versus kleine Projekt- und Prozessteams,
ortsunabhängiges Arbeiten/Home Office by default, flexibles Arbeiten 24/7, ergebnis- und projektorientierte Entlohnung statt Präsenzkultur, etc.
Studie «Flexibilisierung des Budget und der personellen Ressourcen im Rahmen von NPM»
Wie ist es möglich, im Rahmen von NPM auf neue Aufgaben und Dienstleistungen schneller
reagieren zu können bzw. freiwerdende Ressourcen einfach und gewinnbringend zu verteilen? Was muss getan werden, damit Ressourcen abteilungsübergreifend flexibler genutzt werden können, ohne langwierige Bewilligungsprozesse und Machtkämpfe?
Projekt- und Weiterbildungsmarktplatz – kann zurzeit nicht umgesetzt werden
Die Stadtverwaltung Uster hat dafür zu sorgen, dass ihre Mitarbeitenden gut qualifiziert und flexibel eingesetzt werden können. Um die Flexibilität und das Wissen der einzeln Mitarbeitenden zu
steigern, wird im Rahmen des Mitarbeiterportals (Projekt «Interne und Externe Web-Services, - Kommunikation und -Administration») ein Marktplatz für Projekte und Weiterbildungen geschaffen.
Jede/-r Mitarbeitende (mit zu bewilligenden Ausnahmen) ist angehalten, jährlich an mindestens einem interdisziplinären Projekt und zwei Weiterbildungen teilzunehmen. Auf der Plattform sind die Abteilungen in der Pflicht, geeignete Projekte vorzustellen und zur internen Bewerbung
auszuschreiben. Die Projektmitwirkungen und absolvierte Weiterbildungen werden in einem Mitarbeiterprofil (SkillTree) geführt und sind auch für andere Mitarbeitende ersichtlich. Die dafür maximal aufwendbare Zeit ist zu definieren und die Mitarbeitenden entsprechend freizustellen. Bei der Einführung des Tools ist das Mitarbeitercoaching zentral für den Erfolg und muss entsprechend in die Kostenrechnung mitaufgenommen werden (30% Planungskosten, 30% Umsetzungskosten, 30% Kosten für Mitarbeitercoaching).
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Vorgehen
Phasen/Etappen, die zu durchlaufen sind; Ecktermine, Meilensteine, die einzuhalten Entscheide, wann diese zu fällen sind
Das Projektteam sieht Handlungsfelder auf drei verschieden Ebenen und verfolgt hier ebenso wie im Projekt «Organisation und Prozesse» sowohl einen button-up als auch top-down Ansatz.
In der ersten Umsetzungsphase bis 2021, wird lediglich eine Auswahl (erläuterte Use Cases) der aufgezeigten Massnahmen in Angriff genommen. Im Rahmen einer agilen Planung werden in der Phase «Initialisierung» und «Realisierung» weitere Meilensteine und Massnahmen nach Bedarf in die Planung aufgenommen.
Strategische Ebene (top-down - Stadtrat, Geschäftsleitung)
− Um den Change effizient zu managen, braucht es eine Vision, wohin sich die Stadt Uster als Verwaltung entwickeln will (Arbeits- und Organisationskultur, Organisationsform).
− Aufgrund der Vision ist von der Geschäftsleitung gezielte «Change Communication» zu betreiben, um die Ängste der Mitarbeitenden abzubauen, Blockaden zu lösen und Chancen aufzuzeigen.
Organisatorische Ebene (top-down - Geschäftsleitung, Kader)
− Flexibilisierung des Budgets und der personellen Ressourcen
− Stellenbeschriebe offen gestalten, sodass abteilungsübergreifende, aufgaben- und prozessorientierte Rollen- und Projektmitwirkungen möglich werden.
Operative Ebene (bottom-up – Kader, HRM, Mitarbeitende)
− Projekt- und Weiterbildungsmarktplatz, Konzept & Umsetzung
− Smart Work Coaching (bei Einführungen von neuen Tools, 30% Planungskosten, 30%
Umsetzungskosten, 30% Kosten für Mitarbeitercoaching)
− Ressourcen Management
− Attraktivitätssteigerung der interdisziplinären Zusammenarbeit (Community Building, Events, etc.)
− Aufbau von Matrix-Strukturen nach Projekten und Prozessen
Meilensteine Etappe/Phase
− Committment des Stadtrat und der Geschäftsleitung zu einem
Workshop «Vision - Stadtverwaltung 2030» Initialisierung
− Workshop «Vision - Stadtverwaltung 2030» Initialisierung
− Studie Flexibilisierung des Budget und der personellen Ressourcen
im Rahmen von NPM Initialisierung
− Projekt- und Weiterbildungsmarktplatz Konzept &
Umsetzungsplanung Initialisierung
− Piloteinführung Projekt- und Weiterbildungsmarktplatz (inkl. Smart
Work Coaching) Realisierung
− Einführung Projekt- und Weiterbildungsmarktplatz (inkl. Smart
Work Coaching) Einführung
−
Ergebnisse
− Vision «Vision - Stadtverwaltung 2030» Initialisierung
− Studie «flexible Budget und Personalressourcen im Rahmen von
NPM» Initialisierung
− Konzept & Umsetzungsplanung «Projekt- und Weiterbildungsmarktplatz»
Initialisierung
− Projekt- und Weiterbildungsmarktplatz Realisierung
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Ressourcen
Personalaufwand (Aufwand-Tage), benötigten Fähigkeiten, Experten, Beschaffungen, Sachmittel
Die Ressourcen werden kombiniert für alle drei Use Cases dargestellt, da eine parallele
Projektführung auf allen Ebenen (strategisch, organisatorisch, operativ) gegenseitigen Mehrwert bringt. Umsetzung Horizont bis 2021 (resp. drei Jahre)
Benötigtes Personal intern/extern Aufwand
Geschätzter Aufwand in Tagen (Basis 3 Jahre)
Etappe/Phase
− Steuergruppe Change Management – Intern (8 Pers.) 96 Initialisierung, Realisierung, Einführung
− Projektteam «Studie Budget Flexibilisierung» - Intern (3
Pers.) 30 Initialisierung
− Projektteam «Vision - Stadtverwaltung 2030» - Intern (2
Pers.) 6 Initialisierung
− Projektteam «Projekt- und Weiterbildungsmarktplatz» -
Intern (3 Pers.) 105 Initialisierung,
Realisierung, Einführung
− Projektbegleitung «Studie Budget Flexibilisierung» -
Extern (2 Pers.) 30 Initialisierung
− Workshopleitung «Vision - Stadtverwaltung 2030» -
Extern (1 Pers.) 3 Initialisierung
− Projektberatung «Projekt- und Weiterbildungs-
marktplatz» - Extern (1 Pers.) 20 Initialisierung
− Projektumsetzung «Projekt- und Weiterbildungs- marktplatz» - Extern (2 Pers.)
20 Realisierung
− Smart Work Coaching «Projekt- und Weiterbildungs-
marktplatz» - Extern (2 Pers.) 20 Realisierung,
Einführung TOTAL intern 237
TOTAL extern 93 Schätzungsgrundlage
Schätzung des Projektteams. Schätzung ist auf den Gesamtaufwand innerhalb drei Jahren ausgerichtet.
Kosten, Finanzierung
Kostenübersicht, Kosten für die aktuelle Phase, externe Leistungen, Finanzierungsregelung
Die Kostenschätzung betrifft primär Phase/Etappe «Initialisierung & Konzept», Kostenangaben zur Phase «Realisierung» und «Einführung» können nur bedingt abgeschätzt werden, diese Zahlen sind in der ersten Etappe noch genau zu erheben. Die Kostenübersicht enthält keine Schätzung zu künftigen laufenden Betriebskosten. Die Softwarebeschaffung entfällt, da diese Teil des Projektes
«Interne und Externe Web-Services, -Kommunikation und -Administration» ist.
Geschätzte Gesamtkosten: 149‘000 CHF Grobkostenschätzung
Sachaufwand
*wird in Phase «Initialisierung» detailliert erhoben
Phase Geplant (CHF)
Initialisierung & Konzept 0
Realisierung* -
Einführung* -
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Total 0
Personalaufwand (Extern)
*wird in Phase 1 detailliert erhoben
Phase Geplant (CHF)
Initialisierung & Konzept 85‘000
Realisierung* 32‘000
Einführung* 32‘000
Total 149‘000
Schätzungsgrundlage
Stundenlohn Externe, Basis 200.-
Stakeholder
Ansprechpersonen innerhalb und ausserhalb, Stakeholder identifiziert, analysiert, informiert und einbezogen
…[Summary 2-3 Sätze]
Stakeholder Positionierung
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Stakeholder-Beschreibung
Organisation/Name Funktion Wissensgebiet Einfluss Motivation Einbezug / Rolle
im Projekt Anzahl
Pers. Aufwand 2020 Stadtrat Politischer
Vorstand Politik, Strategie direkt Strategische Lenkung Steuergruppe 2 4 Mitglieder der
Kaderkonferenz Abteilungsleite
nde, Kader Geschäftsführung direkt Gemeinsame Vision Workshopteil-
nehmer/innen 10 1 Mitglied der
Kaderkonferenz Abteilungsleite
nde Geschäftsführung direkt Strategische Lenkung,
Einflussnahme auf Vision Beirat Vision 3 1.5 Mitglieder der
Kaderkonferenz Abteilungsleite
nde/r Geschäftsführung direkt Strategische Lenkung Steuergruppe 1 2 Mitglied der
Kaderkonferenz Abteilungsleite
nde/r Geschäftsführung direkt Einflussnahme auf
«Projekt- und Weiterbildungsmarktplatz es»
Beratung 1 3
Stadtschreiber Geschäftsführung Direkt Strategische Lenkung,
Einflussnahme Beirat (Vision
& Studie) 1 3 Stadtschreiber Geschäftsführung Direkt Strategische Lenkung Steuergruppe 1 2 Leiter
Organisation und Controlling
Controlling, Organisationsentwickl ung, Projektleitung, HRM
direkt Projektumsetzung, Effizienzsteigerung, prozessorientierte Verwaltung
Projektleitung (+
Teilprojektleitu ng Vision &
Studie)
1 10
Leiter Organisation und Controlling
Controlling, Organisationsentwickl ung, Projektleitung, HRM
direkt Strategische Lenkung Steuergruppe 1 2
CDO Digitalisierung, Smart
City, E-Government direkt Umsetzung der
Digitalstrategie Beratung / Umsetzung (Vision &
Projekt- u.
Weiterbild. – Marktplatz)
1 13
Webmaster Interne und externe
E-Services Direkt Aufbau eines
Mitarbeiterportals Beratung /
Umsetzung 1 20
Fachperson NPM, Budgetplanung direkt Einflussnahme auf die
Studie Begleitgruppe
Studie 1 2
Fachpersonen Personalentwicklung direkt Einflussnahme auf den Aufbau eines «Projekt- und Weiterbildungsmarktplatz es»
Beratung /
Umsetzung 2 8
Extern Fachperson Change Management Direkt monetär Beratung &
Analyse
Extern Fachpersonen Mitarbeiterportal Direkt monetär Beratung &
Analyse Extern
(Hochschule, FH) Fachpersonen NPM, Digitalisierung,
Finanzen Direkt Monetär / Forschung Beratung &
Analyse (Studie)
Gemeinderat Politik Politik Indirekt Politik Informiert
Kader (GF, LG) Bereichsleitun
g Bereichsführung Indirekt Bereichsentwicklung Ausführend
Mitarbeitende div. div. Indirekt berufliche Perspektive Nutzer
Abhängigkeiten
Abhängigkeiten von anderen Projekten im Rahmen der Digitalstrategie
Eine Koordination mit dem Projekt «Organisation und Prozesse» ist zwingend. Ohne das Projekt
«Interne und Externe Web-Services, -Kommunikation und -Administration» kann der Use Case
«Projekt- und Weiterbildungsmarktplatz» nicht umgesetzt werden.
Verknüpfte Projekte
Name Referenznummer
Projekt «Interne und Externe Web-Services» SGB03
Projekt «prozessorientierte Verwaltung» SG05
Gemeinsame Prozessbasis und Plattform für die Verwaltung SGB06
