Überlegungen für den
praxisgerechten EDV-Einsatz
die größtmögliche Flexibilität gewährleistet.
Im gegenseitigen Aus- tausch ist jeder Computer ak- tiver Teilnehmer und kann seinerseits Nachrichten von Interesse für Dritte bereithal- ten. Anbieter mit Informatio- nen, seien es Labordaten, Arztbriefe, Röntgenbilder oder ganze Datenbanken, können ein eigenes Netzwerk aufbauen, gleichzeitig ist es möglich, mit Teilnehmern be- liebig vieler anderer Netze automatisch Daten auszutau- schen. Auf dem WAN-Kon- zept basierende Systemlösun- gen sind in der Labordaten- übertragung mittlerweile im praktischen Einsatz und in der Lage, nach dem jüngst vereinbarten „Bonner Mo- dell" organisierte Befundda- ten zu übertragen.
Dr. med. Peter Gries, München
Der EDV-Einsatz in der Arzt-Praxis bietet anfänglich nicht immer nur Vorteile.
Mangelhafte Vorbereitung der Mitarbeiter auf die neue Technik und unzureichende Planung der technischen Ab- läufe bereiten den Beteiligten häufig noch eine lange Zeit Kopfzerbrechen, Mißmut und Frustration. Fehlinvestitio- nen können Kosten von nicht erwartetem Ausmaß verursa- chen.
Nach mehrjähriger Erfah- rung sind einige wesentliche Probleme deutlich geworden, mit denen Anwender immer wieder konfrontiert werden.
Die Beachtung weniger Grundsätze bei der Planung des EDV-Einsatzes kann die
Investitions- und Folgekosten beachtlich senken, den Nut- zen der EDV-Anlage erhö- hen und die Motivation der Mitarbeiter steigern.
Die ersten Anwender stie- ßen vor Jahren auf hohe Hardware-Kosten, wenig und teure Software, die noch in den Kinderschuhen steckte und die dem Arzt und seinen Mitarbeitern einiges abver- langte, da die „Anwender- freundlichkeit" noch nicht im Mittelpunkt der Programmie- rung stand.
Viele haben teures Lehr- geld bezahlt, bis das instal- lierte EDV-System wunsch- gemäß arbeitete: Der Anfor- derungskatalog für die Soft- ware war unvollständig, die
nötige Anpassung teuer, die Hardware war nicht passend ausgelegt, Wartungskosten waren zu niedrig angesetzt, die Inbetriebnahme verzöger- te sich immer wieder, da die Mitarbeiterschulung völlig vergessen worden war.
Mängel in der Systemkon- zeption und fehlende oder fehlerhafte Beratung der Arzt-Praxen sind in den mei- sten Fällen die Ursache die- ser Schwierigkeiten.
Von den Erfahrungen anderer profitieren
Praxen, die heute EDV einsetzen, können die glei- chen Anfängerfehler bege- hen. Doch ist die Ausgangsla- ge günstiger: Sie können von den Erfahrungen anderer profitieren. Praxen, die heute neu beginnen, können mit ei-
Das exakte Planen und Einrichten einer Arztpraxis ist für den Erfolg eine wichtige
Voraussetzung — wie der Abschlag beim Golf auch.
Dazu gehe vor allem Erfahrung.
Die haben wir in jahrzehntelanger Zusammenarbeit mit Arzten gesammelt.
Dabei hat sich gezeigt: je schwieriger die konkreten Platzverhältnisse sind, desto wichtiger ist unser Know how.
Neben einer funktionsgerechten, gut gehenden Praxis springt für Sie übrigens auch mehr Freizeit heraus.
Zum Golfspielen zum Beispiel
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Dt. Ärztebl. 87, Heft 19, 10. Mai 1990 (107) A-1569
nem guten EDV-Konzept ei- ne effektive und zugleich ko- stengünstige Lösung verwirk- lichen. Freilich ist diesen Be- trieben bisher auch jeder Rationalisierungsvorteil ver- schlossen geblieben, den die EDV in der Vergangenheit den Früh-Einsteigern gebo- ten hat. Vielleicht hat dieses Zögern, keine EDV einzuset- zen, den Arzt bereits mehr Geld gekostet, als er weiß und vielleicht auch wissen will.
Dennoch wäre es falsch, die EDV per se in den Him- mel zu loben. Jedes EDV- Programm ist nur so gut wie das zugrundeliegende Kon- zept, das Systemanalytiker entwickelt haben, und die programmtechnische Umset- zung, die vom Programmierer realisiert wurde.
Lehrgeld wird in jedem Fall derjenige zahlen müssen, dem jede EDV-Erfahrung fehlt. Eigene Experimente sind in der Regel um vieles teurer als eine qualifizierte Beratung — die eigene Erfah- rung ist zwar durch nichts zu ersetzen, doch viel Geld und Nerven spart der Laie, wenn er sich das nötige Wissen von einem Profi einkauft. Eine günstige Möglichkeit, sich Wissen anzueignen, bietet das „Abgucken beim Neben- mann", der eine fertige Lö- sung bereits installiert hat.
Am Ende der Planungs- phase muß das genau durch- dachte Systemkonzept ste- hen: Was braucht die Praxis, worauf läßt sich zur Not ver- zichten, was sind unverzicht- bare Bestandteile der zukünf- tigen EDV-Lösung, welche Alternativen sind denkbar, über welches Wissen verfügt der Arzt oder einer seiner Mitarbeiter, welches Wissen muß hinzugekauft werden?
Wer in der Planungsphase unter Zeitdruck arbeitet, De- tails übersieht, wird diese in der Regel später nicht ein- fach dem bestehenden Sy- stem hinzufügen können, son- dern muß oft mit sehr kost- spieligen, tiefgreifenden Än- derungen rechnen.
Wenn für die Praxis fest- steht, was sie will und was sie braucht, kann der Markt son-
diert werden. Wer sich nicht die Mühe macht, verschiede- ne Angebote der erhältlichen Soft- und Hardware unter dem Preis-Leistungs-Aspekt zu vergleichen, verschenkt bares Geld. Mehr noch — oft- mals leiden die Mitarbeiter jahrelang unter schlechter Benutzerführung, mangelhaf- tem Service und den zu ho- hen Versprechungen der Verkäufer. Daher gilt für je- den Anwender die Notwen- digkeit einer kritischen Son- dierung. Schließlich soll der Einsatz der Software für den Arzt und seine Mitarbeiter vorteilhaft sein und Gewinn bringen, das heißt neben der Einsparung an Kosten soll der EDV-Einsatz vor allem ein Mehr an besserer und schnellerer Information, an effektiverer Erledigung von Routineaufgaben bei gleich- zeitiger Entlastung der Mitar- beiter bringen. Gute Software leistet dies heute. Wenn aber dieser gewünschte Erfolg nach der EDV-Installation und einer gewissen Einarbei- tungsphase nicht im ange- strebten Maße erreicht wird, muß sich der Arzt fragen, was er falsch gemacht hat.
Grundsatz:
Software vor Hardware
• Dieser schon fast eherne Grundsatz für alle EDV-An- wender gilt heute mehr noch als früher. Gleichwohl sind heute die Auswahlmöglich- keiten größer, insbesondere für die Standardbetriebssy- steme DOS und UNIX.
Das entwickelte System- konzept setzt die Maßstäbe für die Software. Viele Soft- warehäuser bieten heute De- mo-Versionen, die auf gelie- henen Rechnern vom Anwen- der getestet werden können.
Ein gutes Softwareprogramm besticht nicht allein durch ei- ne übersichtliche Programm- oberfläche und eine einfache Benutzerführung. Software ist nicht so transparent, daß sich die wirklichen Qualitäten und auch Mängel schnell er- fassen lassen. Das Vorhan- densein oder Fehlen be-
stimmter Programmfunktio- nen, das Zeitverhalten der Software, Kompatibilität und Flexibilität, Bediener- und Wartungfreundlichkeit sind einige wichtige Punkte, die auch die Folgekosten der EDV-Lösung auf Dauer be- stimmen.
Das intensive Testen von Software-Angeboten kostet Tage, wenn nicht Wochen.
Die ausgewählte Software- Lösung wird in der Regel über mehrere Jahre einge- setzt, so daß unter diesem Aspekt der Zeitaufwand durchaus gerechtfertigt, ja nötig ist.
Erst wenn die für die Pro- blemlösung erforderliche Software vorhanden ist, wird die Hardware beschafft. Ob- wohl es beinahe banal klingt, verstoßen gegen diesen Grundsatz doch immer noch viele Arzt-Praxen.
Standardbetriebs- systeme vorziehen...
• Zweite Regel: Wird Hard- ware beschafft, sind Rechner mit Standardbetriebssyste- men anderen Rechnern grundsätzlich vorzuziehen, sofern diese Rechner für die Problemlösung ausreichen.
Die Nichtbeachtung schon dieser beiden Grundsätze kann sehr schnell erhebliche Mehrkosten bedeuten.
Oft erscheint ein Soft- ware-Paket die nahezu ideale Lösung, wenn sich „Kleinig- keiten" verändern ließen.
Manche Software-Häuser müssen aus technischen, or- ganisatorischen oder anderen Gründen individuelle Ände- rungswünsche prinzipiell ab- lehnen oder verlangen astro- nomische Summen. Das Soft- ware-Produkt sollte also un- ter dem Aspekt der Anpaß- barkeit geprüft werden, denn auch in der Zukunft kann sich schnell eine Vorschrift än- dern, ein Ablauf variieren oder eine weitere Informa- tion für die EDV wichtig wer- den, so daß Änderungen nö- tig werden.
Grundsätzlich gilt für jede individuelle Anpassung: Sie
ist in Relation zum Software- Produktpreis sehr teuer. Die Entwicklungskosten, und das sind in erster Linie die hohen Personalkosten für die Soft- ware-Spezialisten, die sonst auf viele Anwender umgelegt werden, sind nun pro Mann- tag von einem einzelnen zu bezahlen. Bereits geringfügi- ge Änderungen bedürfen oft mehrerer Manntage, da die Software-Entwickler ein kom- plex-vernetztes Konstrukt von Algorithmen (nichts anderes ist Software) „aufbohren"
müssen, um die gewünschte Änderung zu implementie- ren. Die Möglichkeit von An- passungen und deren Kosten sind somit ein wesentliches Qualitätsmerkmal von Pro- grammen.
Ein gut aufgebautes Soft- ware-Produkt muß schnell und leicht in seiner Anwen- dung erlernt werden können.
Übersichtlichkeit und Syste- matik sind entscheidend für ei- nen problemlosen Einstieg.
Viele Programme verfü- gen bereits über sinnvolle Funktionstastenbelegung, mit deren Hilfe sich der Anwen- der Informationen zu be- stimmten Feldern der Maske, Daten aus anderen Pro- grammteilen, oder auch — in der Form eines integrierten Handbuches — ausführlichere Erklärungen zum Programm- ablauf auf den aktuellen Bild- schirm ausgeben lassen kann.
So einfach, wie man in ei- nen Programmpunkt hinein- kommen sollte, so einfach sollte man auch wieder her- auskommen, auch wenn man die Bearbeitung einer Bild- schirmmaske vorzeitig abbre- chen möchte.
Oft bewältigen Compu- terprogramme komplizierte Sachverhalte, die einen ge- schulten Anwender erfor- dern. Wer bei den Schulungs- kosten sparen möchte, ist schlecht beraten. Zwar kön- nen sich die Arzt-Praxen im Rahmen eines Service-Ver- trages bei der „hotline", der Telefonberatung des Soft- warehauses, Anleitungshilfen geben lassen, doch verlorene Arbeitszeit aufgrund von Fehlbedienung und die Tele- A-1570 (108) Dt. Ärztebl. 87, Heft 19, 10. Mai 1990
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fongebühren schlagen schnell in erheblichem Maß zu Bu- che.
Praxen, die mit verschie- denen Soft- und Hardware- Systemen arbeiten und die ei- ne Verbindung dieser Syste- me anstreben, müssen Soft- ware-Programme speziell un- ter diesem Aspekt testen.
Sollen zwei oder mehr Elemente in einer bestimm- ten Konfiguration zusammen- arbeiten, bedarf es zunächst der Klärung, ob die beteilig- ten Soft- und Hardwarehäu- ser diese mit den nötigen Schnittstellen realisieren kön- nen. Hier gilt: Bereits existie- rende (und somit getestete) Konfigurationen zu wählen, ist kostengünstiger als eine individuelle Lösung. Letzte- res bedeutet hohe Entwick-
lungskosten und ein gewisses Risiko, im Fehlerfalle bereits viel Geld für das Einkreisen des Fehlers ausgeben zu müs- sen, so daß es für eine solche Lösung wirklich gewichtige Gründe geben muß.
Unentbehrlich:
Lektüre und "hotline"
Zu einem Software-Pro- gramm gehört ein Handbuch, das den Programmablauf hin- reichend erklärt. Die großen Softwarehäuser geben dem Anwender Informationen zur Hand, die oft ein mehrtägiges Studium verlangen, will man alle Feinheiten erlernen.
Kaum ein Anwender müht sich mit der konsequenten Lektüre eines Handbuches, gefragt ist vielmehr die Mög- lichkeit, gezielt auf einzelne Fragen schnell eine konkrete Antwort zu bekommen. Ein ausführliches Stichwortver- zeichnis und ein systemati- scher Aufbau kommen die- sem Bedürfnis entgegen.
Noch schneller und beque- mer ist die Antwort des Spe- zialisten an der „hotline".
Während die „hotline"
großer Softwarehäuser oft durch die Vielzahl der Anru- fe blockiert ist, hat der An- wender bei kleinen Software- häusern mehr Glück. Da der Anwender im Zweifelsfalle sowieso lieber zum Telefon als zum Handbuch greift, fal- len die Handbücher von klei- neren Softwarehäusern mit einer funktionierenden „hot- line" häufig bescheidener aus.
Hardware:
Nicht für immer
Für die Hardware gilt:
Teurer ist besser, schicker, schneller aber nicht immer sinnvoller.
Qualitativ entwickelt sich die Hardwareproduktion rasch weiter, und das bei fal- lenden Preisen. Jede Kauf- entscheidung verschiebt man also besser auf morgen, doch so kommt man zu keiner EDV. Zwei Modelle bieten sich an: Heute sollten diejeni-
gen viel in Hardware investie- ren, deren EDV-Konzept kaum oder nur geringen Än- derungen ausgesetzt sein wird, so daß das gewählte Soft- und Hardware-System über einen größeren Zeit- raum genutzt werden kann, wobei die Hardware nicht all- zuviel an Aktualität einbüßt.
Umgekehrt sollte sich die Praxis, die zu konzeptioneller Flexibilität genötigt ist, nicht durch zu hohe Hardware-In- vestitionen nötigen Spielraum verbauen.
Was für die Software gilt, gilt in dem wesentlichen Punkt auch für die Hardware:
nötiges, aber nicht vorhande- nes Wissen sollte erworben werden. Eine Unternehmens- beratung ist dabei etwas ganz anderes als ein Verkaufsge- spräch. Beide unterscheiden sich nicht nur im Preis, gleich- wohl ist hier der Unterschied am augenfälligsten, denn letz- teres ist kostenlos. Ersteres kostet meist viel Geld. Die Möglichkeit, sich von unab- hängigen EDV-Beratern ein EDV-Konzept erstellen zu lassen, ist längst nicht allen Ärzten bekannt. Aber viel- fach fragt sich der Anwender auch nach dem Nutzen einer EDV-Beratung, kann ihm doch der Verkäufer meist alle für ihn wichtigen Fragen ver- bindlich beantworten.
Auch Fragen nach dem Einsatz von Mehrplatzsyste- men, Netzwerken — oder al- ternativ von Wechseiplatten- systemen — erfordern eine in- tensive Auseinandersetzung mit den Aufgaben und Ar- beitsabläufen der Praxis.
Unter dem Gesichtspunkt einer optimalen EDV-Aus- stattung verliert diese Prämis- se, alle EDV-Komponenten aus einer Hand zu beziehen, erheblich an Bedeutung. Mei- stens wendet sich der Arzt an die Distributoren der Hard- ware-Hersteller, um die eige- ne EDV-Lösung zu realisie- ren. Hardware-Händler sind aber zunehmend nicht in der Lage, qualifizierte Software- Beratung zu bieten, weil das nötige, aber teure Fachperso- nal bei den ständig sinkenden Hardwarepreisen nicht mehr
bezahlt werden kann. Dies gilt insbesondere für die Soft- ware. Fehlende Fachberatung bedeutet für den Betrieb aber ein hohes Investitionsrisiko.
Zum anderen gibt es kaum Hersteller, die alle EDV- Komponenten in optimaler Qualität zur Verfügung stel- len können. Bei dieser Aus- wahl von Hard- und Software der Praxis Hilfestellung lei- sten, dazu wird ein unabhän- giger Berater eher in der La- ge sein als ein Verkäufer. Zu- mindest wird ein bezahlter Berater die Interessen des Betriebes besser vertreten.
Es ist selbstverständlich, daß je nach Praxisgröße und Aufgaben der Praxis die EDV-Lösung auszuwählen ist. Nicht jede Praxis kommt mit den gleichen Geräten und Programmen zurecht.
Ein EDV-Anfänger läßt sich leicht von der Programm- oberfläche, dem Preis, dem Aussehen der Hardware und den Prospekten, den Zusagen der Verkäufer usw., also von den auf den ersten Blick sichtbaren Vorteilen beein- flussen.
Wachsam sein bei der Software
Software hingegen ist nicht so transparent und in ihrer Qualität nicht so schnell zu erfassen wie beispielsweise andere Investitionsgüter, zum Beispiel eine Maschine, ein Auto, ein Haus. Hingegen weiß der fortgeschrittene An- wender besser, welchen Punkten er beim Software- kauf besondere Aufmerksam- keit schenken muß. Das Vor- handensein oder Fehlen be- stimmter Programmfunktio- nen, Zeitverhalten der Soft- ware, Kompatibilität und Fle- xibilität, Bediener- und War- tungsfreundlichkeit sind eini- ge wichtige Punkte, die auch die Folgekosten der EDV- Lösung auf Dauer bestim- men.
Anschrift des Verfassers:
Matthias Nagel-Niemann Beethovenstraße 46 3400 Göttingen A-1572 (110) Dt. Ärztebl. 87, Heft 19, 10. Mai 1990
