2 Beschreibung Dokumente
2.3.3 Lizenzrechnung
Das Forderungsclearing erstellt pro Kalendermonat für jede Lizenz-Schuldner-Organisation (Clearing-Teilnehmer) eine Lizenzrechnung in Form eines PDF-Dokumentes. Dieses wird an die jeweils zugehörige Lizenz-Schuldner-Organisation übermittelt. Lizenzgläubiger ist der VDV-ETS als Applikationsbetreiber.
In der Lizenzrechnung werden jeweils separate Positionen für jeden Lizenztyp ausgewiesen. Die Menge von Lizenztypen ist fest definiert und nicht änderbar – sie ist Kapitel 2.3.1 aufgeführt. In der Lizenzrechnung wird ein Lizenztyp nur dann ausgewiesen, wenn das Forderungsclearing-System zugehörige Lizenzgebühren errechnet hat, welche größer als 0,00 EURO sind.
Die zugehörige Lizenz-Buchungsdatenbeleg-Datei steht nur dem VDV-ETS für die Verarbeitung durch das VDV-ETS Buchhaltungssystem zur Verfügung. Lizenzrechnung und Lizenz-Buchungsdatenbeleg Datei sind anhand des Dateinamens eindeutig einander zuordenbar – in beiden Dateinamen ist die vom Forderungsclearing-System erstellte eindeutige Rechnungsnummer aufgeführt.
2.3.3.1 Datei Typ
Die Lizenzrechnung wird als PDF-Datei übermittelt.
Jede Seite beginnt mit einem Kopfbereich (Beschreibung siehe Kapitel 2.3.3.3) und wird mit einer Fuß-Zeile abgeschlossen (Beschreibung siehe Kapitel 2.3.3.6). Der Aufbau der n Rechnungspositions-Zeilen wird in Kapitel 2.3.3.4 beschrieben. Nach den Rechnungspositionszeilen wird die Gesamtrechnungssumme in einer abschließenden Rechnungssummen-Zeile(n) ausgewiesen – deren Aufbau wird in Kapitel 2.3.3.5 erläutert.
Für den (unwahrscheinlichen) Fall, dass es Nachläufer-Positionen gibt, welche einem anderen MwSt-Satz unterliegen, wird pro MwSt-Satz eine separate Rechnungssummen-Zeile aufgeführt.
2.3.3.2 Aufbau Dateiname
Der Dateiname der Lizenzrechnungs-Datei ist wie folgt aufgebaut – wobei die einzelnen Dateinamen-Elemente jeweils durch Underscores „_“ voneinander getrennt werden (siehe Beispiel):
Bezeichner Beschreibung Format Beispiel
LizenzRechnung Dateinamen-Prefix (fix) fix LizenzRechnung_
Rechnungsnummer Vom
Forderungsclearing-Syste m erstellte eindeutige Lizenzrechnungsnummer.
Dies ist eine 7-stellige Zahl – der Startwert kann konfiguriert werden und ist
>= 1.000.000. Ab dem konfigurierten Startwert
werden die Rechnungsnummern
fortlaufend durchnummeriert.
Numerisch 7-stellig.
1000987
Beispiel:
LizenzRechnung_1000987.csv
2.3.3.3 Aufbau Kopfzeile
Die Kopfzeile der Lizenzrechnung enthält die in der folgenden Tabelle aufgeführten Daten. Zum Layout siehe Beispiel in Kapitel 2.3.3.7. Die Angaben zur Datenquelle („Quelle“) beziehen sich zum Teil auf die Stammdatenbeschreibung im zugehörigen Enterprise Architect Modell.
Bezeichner Beschreibung Quelle Beispiel
VDV-ETS Logo Logo des
VDV-ETS Lizenzrechnungs-Template im
Forderungsclearing-System siehe Beispiel in Kapitel 2.3.3.7 VDV-ETS Adresse Adresszeile Lizenzrechnungs-Template im
Forderungsclearing-System
siehe Beispiel in Kapitel 2.3.3.7 Adresse des
Unternehmens, welches für die Rechnungsverarbe itung zuständig ist
Rechnungsem
Enterprise Architect Modell Organisation.Rechnungsinfor maMusterstraße 20 D-23456 erstellte eindeutige
Rechnungsnummer. Dies ist eine 7-stellige Zahl – der Startwert kann konfiguriert werden und ist >= 1.000.000.
Ab dem konfigurierten Startwert werden die Rechnungsnummern
fortlaufend durchnummeriert.
1000987
RECHNUNG.Datu
m Lizenzrechnun
gs-Datum Datum der
Lizenzrechnungs-Erstellung
Lizenzrechnungs-Template im Forderungsclearing-System
siehe Beispiel in Kapitel 2.3.3.7
Lizenzrechnungs-Template im
Forderungsclearing-System siehe Beispiel in Kapitel 2.3.3.7
RECHNUNG.Fax Fax-Nummer des
Ansprechpartn
Lizenzrechnungs-Template im
Forderungsclearing-System siehe Beispiel in Kapitel 2.3.3.7
ers für
Lizenzrechnungs-Template im Forderungsclearing-System
siehe Beispiel in Kapitel 2.3.3.7 tion (dient der einfacheren Zuordenbarkeit der Rechnung
in der
Enterprise Architect Modell Organisation.Rechnungsinfor
Enterprise Architect Modell Organisation.Lizenzrechnungs Daten.DebitorNr
45678
Adresse
Clearing-Teilnehm er (aufgeführt unter Überschrift
„Leistungsempfäng
er“) (nur aufgeführt, falls
abweichend von
„Adresse
Rechnungsempfän ger“ – und dann
Adresse der Clearing-Teilne hmer-Organisa tion
Enterprise Architect Modell Organisation
unter Überschrift
„Leistungsempfäng er“ unter der eigentlichen
Kopfzeile)
2.3.3.4 Aufbau Rechnungspositions-Zeilen
Für jeden Lizenztyp wird die zugehörige Lizenzgebühr in einer eigenen Rechnungsposition auf der Lizenzrechnung ausgewiesen (sofern sie größer als 0,00 EUR sind). Der Aufbau einer Rechnungspositions-Zeile ist unten beschrieben. Über den Rechnungspositionszeilen wird eine Headerzeile aufgeführt, welche im Lizenzrechnungs-Template im Forderungsclearing-System fest konfiguriert ist (zum Layout siehe Beispiel in Kapitel 2.3.3.7.). Die Bezeichner dieser Headerzeile werden in den nachfolgenden Kapiteln zur Beschreibung der Rechnungspositionszeile referenziert.
Zum Layout siehe Beispiel in Kapitel 2.3.3.7.
Bezeichner Beschreibung Quelle Beispiel
Pos Fortlaufende Nummerierung
der Rechnungspositionen. Vom
Forderungsclear ing-System berechnet
3
Artikelnummer / Beschreibung
Angabe der Artikelnummer und des Lizenztyp-Namens. Die Artikelnummern werden durch den VDV-ETS vorgegeben. Sie werden für die Zuordnung eines Lizenztyps zum entsprechenden Artikel in der VDV-ETS-Buchhaltung
verwendet.
Bei Lizenzen zu variablen Gebühren („*Var. Trans.“ und
„*Var. Ums.“) wird hier zusätzlich noch in einer separaten Zeile der Text Preis je 100 EUR“ (für Um satz) bzw.
„Preis je 100 Trans.“ (für Transaktionen) angezeigt.
Vom
Forderungsclear ing-System berechnet.
Mögliche Werte sind in Kapitel 2.3.1 aufgeführt
„Variabler Anteil (Anzahl
Transaktionen)“
:
AFBEINSATZ02 FCL AFBEinsatz Var. Trans.
Abhängig von der Preis-Einheit
des in dieser Rechnungsposition
ausgewiesenen Lizenztyps:
• Immer:
Abrechnungszeitraum für
den betrachteten Lizenz-Typ
(kalendermonatlich).
• Zusätzlich bei Lizenzen zu variablen Gebühren je
Transaktion („*Var.
Trans.“): Anzahl der zum betrachteten Lizenztyp im betrachteten
Abrechnungszeitraum angefallenen
Transaktionen.
• Zusätzlich bei Lizenzen zu variablen Gebühren je EUR Umsatz („*Var. Ums.“):
Netto-Umsatz in EUR, der zum betrachteten Lizenztyp
Vom
Forderungsclear ing-System ermittelt.
Beispiel 1 für Lizenzen zu variablen
Gebühren je Transaktion Lizenzen zu variablen
Gebühren je EUR Umsatz („*Var. Ums.“):
01.01.2018 – 31.01.2018
800,00 EUR Umsatz
im betrachteten Abrechnungszeitraum
angefallenen ist.
Netto EUR /
Einheit Netto-Betrag der betrachteten Lizenzgebühr für den betrachteten Lizenz-Typ, dessen Preis-Einheit und den Abrechnungszeitraum.
Mögliche Preis-Einheiten sind:
• Bei Lizenz vom Typ Grundgebühr“: monatlicher Preis
• Bei Lizenzen zu variablen Gebühren je Transaktion („*Var. Trans.“): Preis je 100 Transaktionen
• Bei Lizenzen zu variablen Gebühren je EUR Umsatz („*Var. Ums.“): Preis je 100 EUR Umsatz.
Hinweis: Bei Lizenzen zu variablen Gebühren wird eine Bezugsgröße von 100
Transaktionen bzw. EUR gewählt, um die Preise lesbar – und analog zur Preisliste des VDV-ETS – darzustellen (mit überschaubar vielen
Nachkommastellen). Die zugehörige Lizenzgebühr wird anteilig für jede einzelne Transaktion bzw. EURO Umsatz berechnet. Diese Bezugsgröße ist im zugehörigen Enterprise Architect Modell konfiguriert unter:
Pos. Summe Netto-Lizenz-Summe für den betrachteten Lizenztyp
Hinweis: Die Pos.Summe kann den Wert 0,00 haben. Dies ist
Vom
Forderungsclear ing-System ermittelt. Wert wird
52,06
dann der Fall, wenn das Ergebnis des kaufmännischen
Rundens auf 2 Nachkommastellen zu 0,00 EUR führt. Derartig zustande gekommene Null-Summen
werden auf der Lizenz-Rechnung sowie im Lizenzrechnungsdaten-Beleg ausgewiesen, weil sie im Gegensatz zu „echten Nullsummen“ aufgrund einer Lizenzgebühr-Konfiguration von 0,00 EUR lediglich durch Runden zustande gekommen sind.
kaufmännisches gerundet auf 2 Nachkommastell en.
MwSt Lizenzrechnungs-Mehrwertste uersatz für den betrachteten Abrechnungszeitraum
Stammdaten Fachlicher Betriebsführer.Li zenrechnungMw St
19 %
Zum Layout siehe Beispiel in Kapitel 2.3.3.7.
2.3.3.5 Rechnungssummen-Zeile
Die Rechnungssummen-Zeile der Lizenzrechnung enthält die in der folgenden Tabelle aufgeführten Daten. Zum Layout siehe Beispiel in Kapitel 2.3.3.7.
Hinweis: Für den (unwahrscheinlichen) Fall, dass es Nachläufer-Positionen gibt, welche einem anderen MwSt-Satz unterliegen, wird pro MwSt-Satz eine separate Rechnungssummen-Zeile aufgeführt.
Bezeichner Beschreibung Quelle Beispiel MwSt.-Satz Hier wird der für diese
Rechnungssummenzeile anzuwendende
MwSt.-Satz aufgeführt.
Enterprise Architect Modell:
Stammdaten Fachlicher
Betriebsführer.LizenzrechnungMwSt
umme (Grundgebühr +
variable Anteile) aufgeführt, für welche
der betrachtete MwSt.-Satz
anzuwenden ist.
Vom Forderungsclearing-System berechnet
umme aufgeführt für den betrachteten MwSt.-Satz aufgeführt.
Vom Forderungsclearing-System berechnet
119,00
MwSt. EUR Hier wird der
MwSt-Betrag für den betrachteten MwSt.-Satz aufgeführt.
Vom Forderungsclearing-System berechnet
19,00
Abschließend wird der Gesamt-Rechnungsbetrag (Netto und Brutto) ausgewiesen – sofern nur ein MwSt-Satz in der Lizenzrechnung relevant ist, ist dieser mit dem in der obigen Rechnungssummen-Zeile aufgeführten Betrag identisch.
2.3.3.6 Aufbau Fuß-Zeile
Die Fußzeile der Lizenzrechnung wird komplett durch das Lizenzrechnungs-Template im Forderungsclearing-System definiert. Aus diesem Grund wird sie an dieser Stelle nicht näher erläutert und stattdessen auf das Beispiel in Kapitel 2.3.3.7 verwiesen.
2.3.3.7 Beispiel Lizenzrechnung
Im Folgenden wird ein Beispiel für eine Lizenzrechnungs-Datei aufgeführt.
In dem hier aufgeführten Beispiel sind sowohl Lizenzgebühren auf Basis von Clearing-Transaktionen aus dem eigentlichen Abrechnungsmonat als auch Lizenzgebühren auf Basis von Clearing-Transaktionen für Nachläufer enthalten (TX-Transaktionsdatensätze, welche das Forderungsclearing-System erst verspätet erreicht haben und somit nicht im gleichen Abrechnungszeitraum wie die Leistungserbringung verarbeitet werden).