2 Beschreibung Dokumente
2.1.3 Forderungsbeleg
Das Forderungsclearing erstellt pro Abrechnungsperiode (abhängig vom Geschäftsvorfall täglich oder monatlich) einen Forderungsbeleg, der sowohl an den Gläubiger als auch an den Schuldner der Forderung übermittelt wird. Der Forderungsbeleg weist für ein bestimmtes Gläubiger-Schuldner-Paar die kumulierte Clearing-Summe für jede in der betrachteten Abrechnungsperiode angefallene Kombination aus Geschäftsvorfall und MwSt-Satz aus. In der zugehörigen Forderungs-Transaktionsliste-Datei sind alle TX-Transaktionsdatensätze aufgeführt, anhand derer die ausgewiesene Clearing-Summe nachvollzogen werden kann. Forderungsbeleg und Forderungs-Transaktionsliste-Datei sind anhand des Dateinamens eindeutig einander zuordenbar – in beiden Dateinamen ist die vom Forderungsclearing-System erstellte eindeutige Beleg-Id enthalten.
Der Forderungsbeleg dient dem Gläubiger als Grundlage für die eigentliche Rechnungsstellung und dem Schuldner zur Nachvollziehbarkeit der vom Gläubiger erstellten Rechnung.
2.1.3.1 Datei Typ
Der Forderungsbeleg wird als csv-Datei im ASCII-Format übermittelt. Als Trennzeichen wird ein Semikolon „;“ verwendet. Die Datei beginnt mit einer Headerzeile mit Spaltenüberschriften (Beschreibung siehe Kapitel 2.1.3.3) und n Datenzeilen
(Beschreibung siehe Kapitel 2.1.3.4) sowie einer Fußzeile mit zusammenfassenden Angaben (Beschreibung siehe Kapitel 2.1.3.5). Danach folgen noch Stammdaten-Angaben zu Gläubiger und Schuldner für welche der Forderungsbeleg erstellt wurde. Dazu folgt zunächst eine Stammdaten-Beschreibungs-Zeile (Beschreibung siehe Kapitel 2.1.3.6) mit Spaltenüberschriften und danach die beiden Gläubiger- und Schuldner-Stammdatenzeilen (siehe Kapitel 2.1.3.7).
Jede Zeile beginnt mit einem eindeutigen „Zeilenkennungs-Buchstaben“, welcher den Typ der Zeile kennzeichnet, um eine eindeutige Auswertung zu vereinfachen. In der folgenden Liste ist der Aufbau der Datei zusammen mit den „Zeilenkennungs-Buchstaben“
aufgeführt:
• Die Datei beginnt mit einer Headerzeile für die nachfolgenden Datenzeilen (Zeilenkennungs-Buchstaben „H“).
• Danach folgen n Datenzeilen (jede davon eingeleitet mit Zeilenkennungs-Buchstaben „D“)
• und eine Fußzeile (Zeilenkennungs-Buchstaben „F“).
• Abgeschlossen wir die Datei mit 3 Zeilen zu den Stammdaten: der Stammdaten-Beschreibungs-Zeile (Zeilenkennungs-Buchstaben „B“)
• einer Gläubiger-Stammdatenzeile (Zeilenkennungs-Buchstaben „G“)
• und abschließend der Schuldner-Stammdatenzeile (Zeilenkennungs-Buchstaben
„S“).
Jede Zeile der Datei wird mit einem CR LF (Zeilenende) abgeschlossen.
Hinweis: Die Stammdaten von Gläubiger und Schuldner werden in der Datei aufgeführt, um den beteiligten Parteien den nachfolgenden bilateralen Zahlungsausgleich zu vereinfachen.
2.1.3.2 Aufbau Dateiname
Der Dateiname des Forderungs-Belegs ist wie folgt aufgebaut – wobei die einzelnen Dateinamen-Elemente jeweils durch Underscores „_“ voneinander getrennt werden (siehe Beispiel):
Bezeichner Beschreibung Format Beispiel
ForderungsBeleg_ Dateinamen-Prefix
(fix) fix ForderungsBeleg_
BelegId Vom
Forderungsclearing-S
ystem erstellte eindeutige Beleg-Id.
numerisch 471131
Beispiel:
ForderungsBeleg_471131.csv
2.1.3.3 Aufbau Header-Zeile
Die Header-Zeile des Forderungsbelegs wird durch ein führendes „H“ gekennzeichnet und enthält die Überschriften für die nachfolgenden Datenzeilen. Sie ist wie folgt aufgebaut:
Spalte Beschreibung
ZeilenNr Laufende Nummer der Datenzeile.
BelegId Vom Forderungsclearing-System erstellte eindeutige Beleg-Id.
OrgIdGlaeubiger KA-OrgId der Gläubiger-Organisation (für alle Datensätze identisch).
OrgIdSchuldner KA-OrgId der Schuldner-Organisation (für alle Datensätze identisch).
GeschaeftsvorfallTyp Bezeichnung des geclearten Geschäftsvorfall-Typs.
Die Liste erlaubter Werte ist in Kapitel 2.1.2 aufgeführt.
MwSt MwSt Satz.
StartDatum-Abrechnu ngszeitraum
Beginn des Abrechnungszeitraumes für den betrachteten Geschäftsvorfall-Typ.
EndeDatum-Abrechn
ungszeitraum Ende des Abrechnungszeitraumes für den betrachteten Geschäftsvorfall-Typ (ist bei täglichem Abrechnungszyklus identisch mit dem „Startdatum Abrechnungszeitraum“) .
AnzahlVorfaelle Anzahl der geclearten Vorfälle pro betrachtetem Geschäftsvorfall-Typ und Abrechnungszeitraum.
ClearingSumme Brutto-Summe der Clearing-Umsätze pro betrachtetem Geschäftsvorfall-Typ und Abrechnungszeitraum in EURO.
Beispiel Headerzeile:
H;ZeilenNr;BelegId;OrgIdGlaeubiger;OrgIdSchuldner;GeschaeftsvorfallTyp;MwSt;StartDatumAbrec hnungszeitraum;EndeDatumAbrechnungszeitraum;AnzahlVorfaelle;ClearingSumme
2.1.3.4 Aufbau Daten-Zeile
Jede Daten-Zeile des Forderungsbelegs wird durch ein führendes „D“ gekennzeichnet und ist wie folgt aufgebaut:
Bezeichner Beschreibung Format Quelle Beispiel ZeilenNr Fortlaufende
Numerierung numerisch Vom
Forderungsclearing -System berechnet
37
BelegId Vom
Forderungsclearin g-System erstellte eindeutige
Beleg-Id.
numerisch Vom
Forderungsclearing -System berechnet
471131
OrgIdGlaeubiger KA-OrgId der Gläubiger-Organis
ation
Numerisch Gläubiger\chftn1 aus TX
Transaktionsdatens ätzen
12345
OrgIdSchuldner KA-OrgId der Schuldner-Organis
ation
Numerisch Schuldner1 aus TX Transaktionsdatens ätzen
789
Geschaeftsvorfal lTyp
Bezeichnung des geclearten
Geschäftsvorfall-T yps
Alphanumerisc h
Erlaubte Werte siehe Kapitel 2.1.2
Wird anhand TX-Transaktionsdat ensatz-Typ ermittelt (gemäß Tabelle in Kapitel 2.1.2)
AFBEins atz
MwSt MwSt Satz 4-stellige Zahl
(ggf. mit
yp (entweder kalendermonatlich
oder täglich).
YYYYMMDD Vom
Forderungsclearing
YYYYMMDD Vom
Forderungsclearing -System berechnet
2018013 1
0 Die genaue Herkunft ist abhängig vom TX-Transaktionsdatensatz-Typ (und somit vom
Geschäftsvorfall-Typ). Im zugehörigen Enterprise Architect Modell wird detailliert beschrieben, wie der Parameter (z.B. „Gläubiger“, „Schuldner“, „Forderungsbetrag“) aus dem
TX-Transaktionsdatensatz – in Abhängigkeit vom TX-Transaktionsdatensatz-Typ – ermittelt wird.
yp (ist bei täglichem
Abrechnungszyklu s identisch mit dem „Startdatum Abrechnungszeitra um“)
AnzahlVorfaelle Anzahl der
geclearten Vorfälle pro betrachtetem Geschäftsvorfall-T yp und Abrechnungszeitra um
numerisch Aufsummierte Anzahl der zugehörigen TX-Transaktionsdat ensätze zum betrachteten Geschäftsvorfalltyp und Mwst-Satz.
10896
ClearingSumme Brutto-Summe der Clearing-Umsätze
zugehörigen TX Transaktionsdatens
Beispiel Datenzeile:
D;37;471131;12345;789;AFBEinsatz;1900;20180101;20180131;10896;50234,56
Hinweis: Nachläufer aus einer vorherigen Clearingperiode werden in einer separaten Zeile mit einem anderen Start/Ende-Abrechnungszeitraum ausgewiesen.
2.1.3.5 Aufbau Fuß-Zeile
Die Fuß-Zeile des Forderungsbelegs wird durch ein führendes „F“ gekennzeichnet und ist wie folgt aufgebaut:
Spalte Beschreibung Format Beispiel
BelegId Vom
Forderungsclearing-System erstellte eindeutige Beleg-Id.
numerisch 471131
OrgIdGlaeubiger KA-OrgId der
Gläubiger-Organisation Numerisch 12345
OrgIdSchuldner KA-OrgId der
Schuldner-Organisation Numerisch 789 ErstellungsDatum Datum an dem der Beleg
erstellt wurde.
YYYYMMDD 20180801
ClearingGesamtSumme Gesamt-Brutto-Summe aller in dieser Datei aufgeführten Clearing-Umsätze
Dezimal mit 2 Nachkommastellen
150234,56
Beispiel Fußzeile:
F;471131;12345;789;20180801;150234,56
2.1.3.6 Aufbau Stammdatenbeschreibungs-Zeile
Die Stammdatenbeschreibungs-Zeile des Forderungsbelegs wird durch ein führendes „B“
gekennzeichnet und enthält die Überschriften für die beiden nachfolgenden Gläubiger- und Schuldner-Stammdaten-Zeilen. Sie ist wie folgt aufgebaut:
Spalte Beschreibung
OrgName Name der Clearing-Teilnehmer-Organisation Namenszusatz Z.B. für Abteilung oder „z.Hd“ Angabe Strasse+Hausnr Adresse: Straße und Hausnummer
Land Adresse: Länderkennzeichen (z.B. „D“ für Deutschland)
PLZ Adresse: Postleitzahl
Ort Adresse: Ort
Kontakt Vor- und Nachname des Ansprechpartners für Rechnungen Tel Telefonnummer des Ansprechpartners für Rechnungen Email Email des Rechnungsempfängers
Beispiel Stammdatenbeschreibungs-Zeile:
B;OrgName;Namenszusatz;Strasse+Hausnr;Land;PLZ;Ort;Kontakt;Tel;Email
2.1.3.7 Aufbau Gläubiger- und Schuldner-Stammdaten-Zeile
Die Gläubiger-Stammdaten-Zeile des Forderungsbelegs wird durch ein führendes „G“
gekennzeichnet und die Schuldner-Stammdaten-Zeile durch ein führendes „S“. Beide Zeilen sind jeweils wie unten beschrieben aufgebaut. Die Angaben zur Datenquelle („Quelle G“, „Quelle S“ beziehen sich auf die Stammdatenbeschreibung im zugehörigen Enterprise Architect Modell.
Bezeichn
er Beschreibung Format Quelle G Quelle S Beispiel
OrgName Name der
Clearing-Teilneh Abteilung oder
„z.Hd“ Angabe
Hausnr Adresse: Straße und
Land Adresse:
Länderkennzeic
PLZ Adresse:
Postleitzahl Numerisch Firmeninfor
mation.PLZ Rechnungsin formation.PL Z
50933
Ort Adresse: Ort Alphanum
erisch Firmeninfor
mation.Ort Rechnungsin
formation.Ort Köln
(Braunsfeld) Kontakt Vor- und
Nachname des Ansprechpartner
Tel Telefonnummer des
Email Email des
Rechnungsempf
Beispiel Gläubiger-Stammdaten-Zeile:
G;Kölner Verkehrsbetriebe AG;z.Hd. Herr Hugo Mustermann;Scheidtweilerstr. 38 b;D;50933;Köln (Braunsfeld);Hugo Mustermann;+49 (0) 221 547-0;Hugo-Mustermann@kvb-koeln.de
Beispiel Schuldner-Stammdaten-Zeile:
S;BOGESTRA;Hauptverwaltung;Universitätsstraße 58;D;44789;Bochum;Minni Musterfrau;0234-3030;MinniMusterfrau@bogestra.de
2.1.3.8 Beispiel Forderungs-Beleg Datei (monatl. Abrechnungszyklus)
Im Folgenden wird ein Beispiel für eine Forderungsbeleg Datei aufgeführt – welche sowohl Clearing-Summen aus dem eigentlichen Abrechnungsmonat als auch Clearing-Summen für Nachläufer enthält (TX-Transaktionsdatensätze, welche das Forderungsclearing-System erst verspätet erreicht haben und somit nicht im gleichen Abrechnungszeitraum wie die Leistungserbringung verarbeitet werden).Dateiname: ForderungsBeleg_471131.csv
H;ZeilenNr;BelegId;OrgIdGlaeubiger;OrgIdSchuldner;GeschaeftsvorfallTyp;MwSt;StartDatumAbrec hnungszeitraum;EndeDatumAbrechnungszeitraum;AnzahlVorfaelle;ClearingSumme
D;1;471131;12345;789;AFBEinsatz;1900;20180101;20180131;3;142,11 D;2;471131;12345;789;AFBEinsatz;0700;20180101;20180131;4;30,05 D;3;471131;12345;789;AFBEinsatz;0700;20171201;20171231;2;13,45 D;4;471131;12345;789;EFSVerkaufPOBPEB;0000;20180101;20180131;2;50,00 D;5;471131;12345;789;EFSVerkaufPOBPEB;0000;20171201;20171231;1;10,10 F;471131;12345;789;20180201;245,71
B;OrgName;Namenszusatz;Strasse+Hausnr;Land;PLZ;Ort;Kontakt;Tel;Email
G;Kölner Verkehrsbetriebe AG;z.Hd. Herr Hugo Mustermann;Scheidtweilerstr. 38 b;D;50933;Köln (Braunsfeld);Hugo Mustermann;+49 (0) 221 547-0;Hugo-Mustermann@kvb-koeln.de
S;BOGESTRA;Hauptverwaltung;Universitätsstraße 58;D;44789;Bochum;Minni Musterfrau;0234-3030;MinniMusterfrau@bogestra.de
2.1.3.9 Beispiel Forderungsbeleg Datei (tägl. Abrechnungszyklus)
Im Folgenden wird ein Beispiel für eine Forderungsbeleg Datei aufgeführt – welche sowohl Clearing-Summen vom eigentlichen Abrechnungstag als auch Clearing-Summen für Nachläufer enthält (TX-Transaktionsdatensätze, welche das Forderungsclearing-System erst verspätet erreicht haben und somit nicht im gleichen Abrechnungszeitraum wie die Leistungserbringung verarbeitet werden).
Dateiname: Forderungsbeleg_481133.csv
H;ZeilenNr;BelegId;OrgIdGlaeubiger;OrgIdSchuldner;GeschaeftsvorfallTyp;MwSt;StartDatumAbrec hnungszeitraum;EndeDatumAbrechnungszeitraum;AnzahlVorfaelle;ClearingSumme;
D;1;481133;12345;789;WEBAufladung;0000;20180116;20180116;4;100,00
D;2;481133;12345;789;WEBAufladung;0000;20180102;20180102;2;20,00 F;481133;12345;789;20180103;120,00
B;OrgName;Namenszusatz;Strasse+Hausnr;Land;PLZ;Ort;Kontakt;Tel;Email
G;Kölner Verkehrsbetriebe AG;z.Hd. Herr Hugo Mustermann;Scheidtweilerstr. 38 b;50933;Köln (Braunsfeld);Hugo Mustermann;+49 (0) 221 547-0;Hugo-Mustermann@kvb-koeln.de
S;BOGESTRA;Hauptverwaltung;Universitätsstraße 58,44789;Bochum;Minni Musterfrau;0234-3030;MinniMusterfrau@bogestra.de