Gestion par objectifs

Les services techniques sont chargés de la construc-tion, du développement et de l’entretien des infra-structures urbaines. L’analyse des modes de fonc-tionnement montre que les responsables de services doivent préparer un budget pour les tâches répétitives, et proposer un programme d’investisse-ment pour les dépenses importantes ou irrégulières.

Les crédits reçus, il s’agira de réaliser les objectifs à l’aide des moyens en personnel et matériel disponibles. En gestion privée, la comptabilité analytique permet de mieux cerner les coûts et de mieux préparer les offres suivantes.

Dans un service communal, il est de même possible de rattacher l’ensemble des tâches à des objectifs de l’un des types suivants :

– réparation,

– entretien préventif, renouvellement des réseaux, – extension des réseaux.

Les objectifs d’extension des réseaux sont notam-ment en relation directe avec l’équipenotam-ment des zones à bâtir. Ici, chaque étape de travaux corres-pond à un objectif d’équipement ou de valorisation d’un secteur du plan de zone.

L’introduction de l’informatique facilite la mise en œuvre d’un concept de gestion par objectifs en per-mettant d’intégrer les documents techniques et les plans sous la bannière d’un seul objectif clairement identifié.

4.3.1 Etapes dans la réalisation d’un objectif Pour chaque objectif retenu, il s’agira de franchir un certain nombre d’étapes, dont :

– projet d’ensemble en accord avec le plan directeur,

– évaluation préliminaire des coûts, – mise au budget,

– projet de détail des travaux à réaliser, – mise en soumission,

– demande de crédit ou ouverture d’un compte, – adjudication et construction,

– relevé des travaux et cadastrage, – mise en service et contrôles,

Les tâches de gestion

• Tenue à jour des informations.

• Surveillance, maintenance, entretien.

• Projets et extensions.

• Contrôle de consommation.

– paiement et comptabilisation, – suivi et entretien.

Le concept de gestion par objectifs procédant d’une démarche semblable au langage objets utilisé dans l’informatique actuelle, le découpage par éléments finis (zones homogènes liées entre elles) est un puissant guide à l’informatisation des processus.

Pour tout projet ou objectif, le service ouvre un dossier d’objectif, comme un bureau ouvre un dossier d’affaire. Cette ouverture peut être signalée aux autres services, avec un schéma d’ensemble ou d’intention.

Puis, chaque étape conduira à préciser progressi-vement le projet, ses composants et le coût de ses composants pour le plan d’investissement, puis pour le budget annuel.

4.3.2 Coordination des travaux

Dans la mesure où les intentions des services concernés sont formalisées sous forme d’objectifs tels que zones à équiper, conduites ou tracés détaillés, il sera possible de les diffuser simplement d’un service à l’autre.

Le service ayant prévu une extension dans un secteur pourra profiter de travaux prévus dans un objectif du responsable des routes par exemple.

Même si la diversité des services privés (introduc-tion), communaux (eau, égouts, voirie), cantonaux (routes), fédéraux (autoroute, PTT) rendent difficile la concertation pour réduire le temps d’ouverture des routes, une diffusion des objectifs permettra de limiter les désagréments pour l’usager.

De manière générale, il est rare que des investisse-ments prévisionnels, ou réalisés à l’avance, ne con-duisent à une réduction des coûts des travaux. De même, du fait des règles de distance entre tuyaux, des travaux de recherche ont montré que la simultanéité des travaux coûte finalement aussi, sinon plus cher que des travaux successifs avec des fouilles distinctes. Par contre, le niveau de service de l’infrastructure se trouve, lui, considérablement réduit. Les coûts indirects et le mécontentement des usagers peuvent, dans ce cas, devenir inaccep-tables.

De plus, l’on observe que l’usager et les services concernés acceptent de plus en plus mal des

réparations partielles du tapis routier, et la plupart des fouilles conduisent à une réfection complète de la voirie. Dans ces cas, il suffirait de facturer la réfection d’ensemble aux services qui l’ont causée pour stimuler la collaboration entre les services con-cernés.

4.3.3 Réalisation des travaux

Alors que les logiciels spécialisés séparent souvent les phases du processus de réalisation d’un objectif, les progiciels de base, tels que les tableurs, permet-tent de suivre l’objectif en créant progressivement le dossier de réalisation. Les éléments du projet peu-vent être progressivement précisés selon les objets des soumissions normalisées, ou selon les objets définis dans le logiciel infographique utilisé.

Figure 4.28 : Cahier des charges pour la gestion des infrastructures communales.

Le tableau des éléments avec les quantités et les prix unitaires permet d’établir un devis; les prix uni-taires retirés, la disquette peut être transmise aux soumissionnaires qui rendront leurs propres prix unitaires sous une forme qui facilite l’évaluation de variantes ou qui permet un affinement du projet.

Les travaux réalisés, il est possible de procéder au relevé des constructions par des distances aux autres objets voisins, un relevé du géomètre ou, dans un futur proche, de déterminer les coordon-nées par rapport au passage des satellites (GPS, Global Positioning System : cf. chapitre 2).

Le relevé photo, ou caméra image par image, ou encore camera numérique fournit des documents, pendant les travaux, qui pourront être associés au système d’information existant ou futur.

La dernière phase du relevé conduit au contrôle des coûts et à la facturation sur les comptes des budgets communaux ou des services concernés.

4.3.4 Mise à jour des documents et cadastrage

Les objectifs réalisés, les données correspondantes doivent être enregistrées dans le patrimoine com-munal et même, si l’on veut être puriste, inscrites au bilan de la commune. Le fait de regrouper l’ensem-ble des données, formulaires ou accords des services et relevé final dans le dossier d’objectifs per-met de constituer un dossier de mutation du réseau.

Si l’on part d’une mutation initiale, qui est une saisie de l’état de l’infrastructure à l’état initial dit «E0», tout état ultérieur sera connu par l’effet successif des mutations.

Pour une commune petite et moyenne, le nombre d’objectifs réalisés dans une année va d’une dizaine à quelques centaines par an, et il suffira de faire circuler ce dossier de mutation pour que l’ensemble des fichiers soit mis à jour.

Au sens d’une stricte gestion par objet, l’ensemble du processus y compris la mise à jour du cadastre, peut alors être affecté à l’objectif et par conséquent facturé au bénéficiaire.

Selon ce concept, la gestion des données n’est plus une tâche rébarbative et coûteuse que l’on fait lorsque l’on a rien d’autre à faire, et dont les dossiers s’accumulent bien souvent au bureau technique, mais une étape de clôture d’un processus intégré.

Figure 4.29 : Zone de travaux CAD définie comme un objectif (Martigny).

Figure 4.30 : Exemple de réalisation informatisée d’un dossier d’objectifs avec les fiches et le plan concerné.

4.4. Dossiers techniques et