6 Controllingsoftware zur Unterstützung des Managements
6.2 Formen und Bestandteile unternehmensinterner computergestützter
6.2.4 Das Management Information System (MIS) – Synonym für
1960 1970 1980 1990 2000 2010 MIS:Automatisiertes
„Realzeitmanagement“
durch Kennzahlensysteme
Unterstützungsumfang
EIS: Entscheidungsunterstützung von
Top-Management durch „Berichte auf Knopfdruck“
und Abweichungsanalysen
DSS: Entscheidungsvorbereitung durch BA:Business Analytics Fachspezialisten mittels komplexer durch vorgefertigte, Mathematischer Entscheidungsmodelle komplette Lösungen
Data Warehouse:
Entscheidungsunterstützung für alle Mitarbeiter
BI: Business Intelligence
CPM:Corporate Performance Management
1960 1970 1980 1990 2000 2010
MIS:Automatisiertes
„Realzeitmanagement“
durch Kennzahlensysteme
Unterstützungsumfang
EIS: Entscheidungsunterstützung von
Top-Management durch „Berichte auf Knopfdruck“
und Abweichungsanalysen
DSS: Entscheidungsvorbereitung durch BA:Business Analytics Fachspezialisten mittels komplexer durch vorgefertigte, Mathematischer Entscheidungsmodelle komplette Lösungen
Data Warehouse:
Entscheidungsunterstützung für alle Mitarbeiter
BI: Business Intelligence
CPM:Corporate Performance Management
1960 1970 1980 1990 2000 2010
MIS:Automatisiertes
„Realzeitmanagement“
durch Kennzahlensysteme
Unterstützungsumfang
EIS: Entscheidungsunterstützung von
Top-Management durch „Berichte auf Knopfdruck“
und Abweichungsanalysen
DSS: Entscheidungsvorbereitung durch BA:Business Analytics Fachspezialisten mittels komplexer durch vorgefertigte, Mathematischer Entscheidungsmodelle komplette Lösungen
Data Warehouse:
Entscheidungsunterstützung für alle Mitarbeiter
BI: Business Intelligence
CPM:Corporate Performance Management
Abbildung 35: Entwicklungsstufen von Systemen zur Unterstützung von Entscheidungsträgern454
6.2.4 Das Management Information System (MIS) – Synonym für
scheidungsunterstützungssysteme – andererseits einfließen.456 MIS und EIS wer-den vor allem dann eingesetzt, wenn in erster Linie die computergestützte horizon-tale und vertikale Integration von Subsystemen, Datenbanknutzung, Gewinnung bzw. nutzergerechte Präsentation von Führungsinformationen für das Manage-ment sowie einheitliche Benutzeroberfläche gewährleistet wird.457
LIPOWSKI kritisiert an dieser Stelle, dass z.T. gleiche Abkürzungen wie im Fall von CIS und EIS für verschiedene Systeme verwendet werden. Er beschränkt sich daher auf den Begriff Managementinformationssystem (MIS), welcher als Syn-onym für das Führungssystem in seiner Gesamtheit dienen soll.458 Darüber hinaus sind aber auch andere Darstellungen anzutreffen. GAITZSCH bezeichnet das Ma-nagement Support System als Gesamtsystem. Das Wort „Unterstützung“ stellt für ihn eine breitere Basis als das Wort „Information“ dar. Er unterscheidet des Weite-ren zwischen einem Unterstützungssystem für das obere Management namens EIS und zwei Unterstützungssystemen für das mittlere Management namens MIS und DSS.459 Grundsätzlich, so hat die Recherche ergeben, hat sich der Begriff des MIS in der Fachwelt durchgesetzt. JÖRS definiert das MIS als „ein Steuerungsin-strument zur Leistungsoptimierung, um bessere, zielgenaue und gehaltvollere strategische und operative Management-Entscheidungen treffen zu können“.460 HANNIG benutzt eine pragmatischere Begriffsbestimmung: „Ein Managementin-formationssystem (MIS) ist eine Software, die dem Entscheider die benötigten In-formationen zum richtigen Zeitpunkt in der gewünschten Form zur Verfügung stellt.“461 Folgende Funktionen werden ihm im Allgemeinen zugesprochen:462
- Darstellung der Merkmale eines Unternehmens bzgl. Rentabilität, Ge-schäftsentwicklung sowie eine Risikoanalyse,
- Darstellung des Gesamtergebnisses eines Unternehmens,
- Darstellung der einzelnen Ergebnisse aus den jeweiligen Teilbereichen mit Angaben zum gebundenen Eigenkapital und über wichtige Steuerungs-kennziffern.
456 Büro-Basissysteme (z.B. Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations- und Terminver-waltungsprogramme) und Kommunikationssoftware werden als vorhanden voraus gesetzt.
457 Vgl. DINTNER (1999), S. 315.
458 Vgl. LIPOWSKI et al. (2000), S. 36.
459 Vgl. GAITZSCH (1995), S. 55.
460 JÖRS (1998), S. 314.
461 HANNIG (1996), S. 383
462 Vgl. GAITZSCH (1995), S. 54-55.
Die Funktionen bzw. der Nutzen von MIS lässt sich weiterhin wie folgt beschrei-ben:463
- Entlastung des Managements von Routinearbeiten mit hohem Zeitaufwand (Zeitersparnis),
- fundierte Unterstützung im Prozess des Entscheidens, Planens und Kon-trollierens (Qualitätsverbesserung),
- Ganzheitlichkeit durch unternehmensweite Integration mit Hilfe anpas-sungsfähiger Instrumente und offenen Systemgrenzen (Flexibilität),
- Aufzeigen von Kostensenkungspotentialen im administrativen und
exekuti-ven Bereich (allgemeine Kostenersparnis) und
- Durchführung von Rationalisierungsmaßnahmen bzgl. des Personaleinsat-zes im Ausführungssystem (Personaleinsparung).
Auf eine weitere sehr umfangreiche definitorische Abgrenzung der management-orientierten Informationssysteme sei an dieser Stelle nur verwiesen.464
Mit erheblichem Abstand gegenüber den anderen Unternehmensbereichen wird vom Controlling und der Geschäftsführung am häufigsten auf MIS-Konzepte zu-rückgegriffen. Bereiche wie Finanzen, Vertrieb, Rechnungswesen und Marketing rangieren deutlich dahinter, nehmen jedoch auch im Zeitverlauf weiter zu.465
Zur Abgrenzung der Managementinformations- bzw. Managementunterstützungs-systeme mit ihren vielfältigen Bezeichnungen von herkömmlichen operativen Da-tenverarbeitungssystemen wird der Autor im Folgenden typische Merkmale beider Systeme gegenüberstellen.
463 Vgl. HANNIG (1996), S. 385.
464 siehe JÖRS (1998).
465 Vgl. HANNIG (1996), S. 384.
Tabelle 16: Gegenüberstellung operativer und Management unterstützender
Systeme466
Merkmale Operative DV-Systeme Management unterstüt-zende Systeme
Datenstruktur flache, nicht hierarchische
Tabellen multidimensionale Strukturen
Identifikationskriterien eindimensional mehrdimensional
Datenmanipulation zeilenbezogen/aktualisierend sichtspezifisch/analysierend
Datenmenge/Transaktion klein sehr umfangreich
Betrachtungsebene detailliert aggregiert
Zeithorizont gegenwärtig historisch, gegenwärtig und zukünftig
Jedes Informationssystem nutzt mindestens eine der Unterstützungsarten Data Support, Decision Support oder Communication Support. Mit Hilfe dieser Unter-stützungsarten lassen sich die managementunterstützenden Systeme klassifizie-ren. Prinzipiell kann jedes der genannten Systemkonzepte in dieses Schema ein-geordnet werden. Der Übersichtlichkeit wegen wird sich der Autor auf die in Litera-tur und Praxis meist genutzten (EIS, MIS und DSS) beschränken.
466 Vgl. BIETHAHN et al. (2004), S. 130.
Abbildung 36: Aufgabenverteilung managementunterstützender Systeme467
In der Vergangenheit waren Management Information Systems (MIS) ein erster Ansatz eine EDV-Unterstützung für das Management zu realisieren. Diese schei-terte aber noch an der unzureichenden Integration bzw. überhaupt an fehlenden Abrechnungs-, Planungs- und Kontrollsystemen.468 In der heutigen Zeit beschreibt der Begriff des Management Information Systems ganz allgemein rein informati-onsorientierte Systeme, die es Entscheidungsträgern verschiedener Hierarchie-ebenen ermöglichen, ausführliche sowie verdichtete Informationen zur Selektion und Analyse aus den operativen Systemen abzurufen (Data Support). Zum we-sentlichen Bestandteil eines Data Supports zählt die Bereitstellung eines moder-nen Reporting Systems. Ein Reporting System beschreibt ein standardisiertes, automatisiertes und ereignisgesteuertes Berichtswesen, das sich an den Inhalten, Empfängern und auch an der Erscheinungsweise an schlanken betriebswirtschaft-lichen Konzepten ausrichtet. Im Berichtswesen des Reporting Systems wird zwi-schen Standardberichten, die langfristig die gleiche Struktur aufweisen (z.B. Jah-resabschlussberichterstattung) und temporärem Standardberichtswesen, das über
467 Vgl. BIETHAHN et al. (2004), S. 131.
468 Vgl. BEHME et al. (1997), S. 15
Funktion Systemklasse
Unterstützungsart
Executive Information Systems
Management Information
Systems
Decision Support Systems Management unterstützende
Systeme
Communication Support
Data Support
Decision Support
Kommunikation Standard Reporting
Simulation, Prognose, Optimierung
Individual-Auswertungen
Funktion Systemklasse
Unterstützungsart
Executive Information Systems
Management Information
Systems
Decision Support Systems Management unterstützende
Systeme
Communication Support
Data Support
Decision Support
Kommunikation Standard Reporting
Simulation, Prognose, Optimierung
Individual-Auswertungen
Funktion Systemklasse
Unterstützungsart
Executive Information Systems
Management Information
Systems
Decision Support Systems Management unterstützende
Systeme
Communication Support
Data Support
Decision Support
Kommunikation Standard Reporting
Simulation, Prognose, Optimierung
Individual-Auswertungen
eine kurz- bis mittelfristige Zeitspanne (z.B. innerhalb eines Projektes) in Aufbau und Erscheinungsweise konstant bleibt, differenziert. Moderne Reporting-Systeme erzeugen dabei in gleicher Berichtsstruktur Papierberichte und bildschirmorientier-te Online-Darsbildschirmorientier-tellungen sowie exportierfähige Dabildschirmorientier-teien, die in ein Executive Infor-mation System (EIS) übernommen werden können. Da viele Unternehmen auch im mittelständischen Sektor Bedarf nach Ad-hoc-Analysen mit wechselnden Da-tensichten haben, wurden Reporting Systeme entwickelt, die den Datenbestand in eine mehrdimensionale Struktur transferieren. Dies erlaubt den Anwendern mit einem Höchstmaß an Flexibilität Berichte zu erstellen bzw. diese an sich ändern-den Unternehmensstrukturen anzupassen.469
Die Verarbeitung der gespeicherten Daten ist momentan noch vom Anwender ge-trieben (Top-Down-Ansatz). D.h. der Nutzer muss seine aufgestellten Hypothesen durch manuelle Navigation im vorhandenen Datenbestand verifizieren. Gleichzei-tig bedeutet dies aber auch, dass neue Hypothesen, Strukturen oder Trends nur mehr oder weniger zufällig vom Anwender entdeckt werden können. Das System hilft dabei nicht. Abhilfe können die in Mode gekommenen Data Mining Systeme schaffen. Unter Data Mining ist ein Prozess der effizienten Gewinnung von vorher unbekannten Zusammenhängen und Gesetzmäßigkeiten aus großen Datenbe-ständen zur Unterstützung von kritischen Unternehmensentscheidungen zu ver-stehen. Im Unterschied zu den herkömmlichen Datenauswertungsverfahren liegt hier ein Bottom-Up-Ansatz vor, welcher als Ergänzung, nicht als Ersatz von vor-handenen Verfahren zu betrachten ist. Data Mining-Systeme im Allgemeinen kön-nen als Zwischengeschoss zwischen MIS und DSS eingeordnet werden.470
Die Decision Support Systems (DSS) sollen Planungs- und Entscheidungsprozes-se für Führungskräfte effizienter gestalten. Sie sollen den Entscheidungsträger durch wechselseitiges Agieren in Verbindung mit dem Computer bei der Lösung von schlecht strukturierten Entscheidungssituationen unterstützen. Eine vollstän-dige Übertragung der Entscheidungsfindung auf den PC ist dabei nicht möglich, da die meisten Entscheidungsprozesse grundsätzlich nicht algorithmisierbar sind.
Lediglich einzelne Abschnitte lassen sich sinnvoll programmieren. Bezeichnend für DSS sind die Modell- und Methodenorientierung, die auf eine situationsspezifische Unterstützung ausgerichtet ist. Sie kombinieren hierzu die Modellentwicklung und
469 Vgl. BIETHAHN et al. (2004), S. 132 f.
470 Vgl. BEHME et al. (1997), S. 18-19.
die analytischen Problemlösungstechniken mit den traditionellen Datenzugriffs- und Retrieval-Methoden (z.B. Kombination von Unternehmensmodellen mit Me-thoden der Risiko- und Nutzwertanalyse bei der Planung und Kontrolle von Stand-ortstrukturänderungen).471
Im Unterschied zum MIS und DSS steht beim Executive Information System (EIS) die führungsorientierte Präsentation von ausgewählten Erfolgsfaktoren in Form von Kennzahlen im Mittelpunkt. Die Konzentration auf wenige Größen soll dem Entscheidungsträger die wirtschaftliche Lage des Unternehmens auf einen Blick ermöglichen (Monitoring). Neben der Verarbeitung von internen Daten sollte ein EIS auch Informationen von externen Quellen, wie z.B. gescannte Pressemittei-lungen, bereitstellen können. Der Kommunikationsaspekt steht hier insgesamt im Vordergrund. ‚Per Knopfdruck’ sollen sich Dokumente, mit Kommentaren verse-hene Dateien oder Arbeitsanweisungen intern oder extern verteilen lassen.472 Zu-sammenfassend muss an dieser Stelle erneut auf den Umstand hingewiesen wer-den, dass eine scharfe Differenzierung zwischen EIS, DSS und MIS nicht möglich und in der Praxis auch nicht vorgenommen wird.
HANSEN et al. beziehen bei dieser Thematik einen sehr kritischen Standpunkt.
Sie titeln: „Bezeichnungen sind Schall und Rauch“473. Sie behaupten, dass die Bezeichnungen von Softwareprodukten oftmals keine Rückschlüsse auf die jewei-lige Softwarekategorie zulassen und nur Marketingzwecken dienen. Beispielhaft nennen sie die Executive Information Systems (EIS), dessen Abkürzung für alle möglichen Produktankündigen gebraucht werden, die mit Managementunterstüt-zung in Verbindung stehen (z.B. Enterprise Intelligence Service, Electronic In-tegrated Solution, E-… Internet Support u.a.). Gleiches spielt sich seit einigen Jah-ren mit dem Begriff Business Intelligence ab, der mehr und mehr zum Modewort verfällt.474 Der Autor dieser Arbeit kann den Standpunkt von HANSEN et al. hier durchaus nachvollziehen.
Nachdem im Verlauf des Kapitels 6.2 festgestellt wurde, dass keine einheitliche Definition des Begriffes ‚Controlling-Software’ existiert und daher über die Be-schreibung der Klasse von Informationssystemen, denen Controlling-Software
471 Vgl. BIETHAHN et al. (2004), S. 132-133.
472 Vgl. BIETHAHN et al. (2004), S. 134.
473 HANSEN et al. (2005), S. 831.
474 Vgl. ebenda, S. 831.
zuordnen ist, angestrebt wurde, eine Präzisierung des Begriffes zu erreichen, soll nun der Begriff abschließend möglichst kompakt zusammengefasst dargestellt werden.
Eine Controlling-Software (oder auch Controlling-Standard-Software CSW oder Controlling-Informations-System CIS) im Sinne dieser Arbeit ist ein für KMU mög-lichst unverändert zu übernehmendes oder individuell anzupassendes Software-Produkt, das dem Controller bzw. der Controlling betreibenden Instanz auf Basis der EDV wichtige betriebswirtschaftliche Verfahren und Methoden sowie alle zur rational fundierten Entscheidungsfindung notwendigen, sonstigen (internen und externen) Informationen umfassend zur Verfügung stellt.475
Eine Beschreibung des Aufbaus eines MIS wird in den Folgekapiteln vorgenom-men.