Amadeus Ticket Changer Refund ist ein weiteres Feature der Amadeus Ticket Changer Produkt Suite.
In Verbindung mit dem bekannten Automated Refund Produkt ermöglicht ATC Refund die volle Automa-tisierung von Erstattungsvorgängen in IATA Agenturen.
ATC Refund erzielt eine enorme Zeitersparnis gegenüber der manuellen Berechnung und Bearbeitung einer Ticketerstattung. Das Lesen und Anwenden von Tarifregeln, diverse Berechnungsschritte für die erstattbaren Tarif- und Steuerbeträge, sowie die Berücksichtigung der anwendbaren Storno-Gebühren und das Ausfüllen der Refund-Maske entfallen bei der Nutzung von ATC Refund.
ATC Refund vermeidet ADMs, die aufgrund einer falschen manuellen Berechnung entstehen können, denn die ATC Refund-Berechnung hat analog der ATC Reissue-Berechnung einen automatischen (garan-tierten) Status.
Alle Tarife, denen die Tarif-Kategorie VR VOLUNTARY REFUND (CATEGORY 33) von der Airline zugeord-net ist, kommen für die automatische Verarbeitung durch Amadeus Ticket Changer Refund in Frage.
Ob eine Regel die Voluntary Changes-Kategorie beinhaltet, kann mit der Eingabe FQNnn*VR geprüft werden (nn = Laufnummer aus der vorherigen FQD-Darstellung).
Amadeus Ticket Changer Refund ist für alle Ticket- und Tarifarten möglich:
- E-Tickets mit domestic oder/und internationalen Flügen - Ungenutzte und teilgenutzte E-Tickets
- Erstausstellungen, revalidierte oder bereits umgeschriebene E-Tickets - Published-, Private- und Negotiated Tarife
Die Airlines, die durch das Filing der Kategorie 33 den ATC Refund im Reisebürovertrieb unterstützen, sind mit der folgenden Eingabe abrufbar: FQNATC/CXR (zur 3. Seite blättern)
17.1 So funktioniert Amadeus Ticket Changer Refund
Basierend auf der bekannten Automated Refund-Funktion wird zunächst im Hintergrund die Information des E-Tickets aus der Amadeus Ticketdatenbank oder dem E-Ticket-Display ausgewertet und die gezahl-ten Beträge für Tarif und Steuern in den entsprechenden Feldern der Refund-Maske vorbelegt.
Bei Erstattungen von umgeschriebenen Tickets, deren Tarife aus einer Fremdwährung in die Verkaufs-währung umgerechnet wurden, werden seit Juli 2018 die jeweils in der VerkaufsVerkaufs-währung gezahlten Be-träge der Erstausstellung und der Aufzahlung des Umtauschtickets addiert und als „Fare Paid“ in der Refund-Maske vorbelegt.
Dies stellt sicher, dass der korrekte, in der Verkaufswährung bezahlte Gesamtbetrag für die Berechnung zugrunde gelegt wird, unabhängig von unterschiedlichen Umrechnungsraten (Bankers Selling Rate) für den Tarif bei Erstausstellung und Umschreibung.
Zur völligen Automatisierung der Erstattungsberechnung durch ATC Refund werden Tarifdaten genutzt, die von Airlines in der Tarif Kategorie 33 (VR - Voluntary Refund) geladen werden.
Zur Berechnung der erstattbaren Steuern definieren Airlines die Bedingungen für die Erstattbarkeit, z.B.
bestimmte Steuern sind nur erstattbar, wenn auch der entsprechende Tarif erstattbar ist. Diese Bedin-gungen pflegt Amadeus pro Airline in der sogenannten „non-refundable-tax“ Tabelle.
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Bei Nutzung der optionalen ATC Funktion wird zusätzlich zum bekannten Automated Refund-Prozess
- die Berechnung aller erstattbaren Tarif- und Steuerbeträge automatisiert - die Stornogebühren gemäß den Tarifregeln der Kategorie 33 berücksichtigt
- bei teilweise genutzten Tickets die Berechnung für die genutzten Flüge basierend auf One Way -Tari-fen und den genutzten Steuern durchgeführt
- die Refund- und Tax Refund-Maske in den entsprechenden Feldern mit den ATC Refund Berechnungs-ergebnissen vorbelegt
Die Übersicht der erstattbaren bzw. als nicht erstattbar berechneten Steuern kann wie gewohnt in der kryptischen Tax Refund-Maske dargestellt werden.
Abschließend muss der Automated Refund-Vorgang wie gewohnt bestätigt werden. Damit erfolgt die Abrechnung der Erstattung über BSP.
Zur Nutzung der ATC Refund-Funktion wird die Option /ATC mit den bekannten Automated Refund-Ein-gaben genutzt.
Beim grafischen Automated Refund wählen Sie die Option „Automated Refund (ATC)“
Eingaben Beschreibung
TRF220-1234123123/ATC Automated Refund mit ATC Refund-Option, für bestimmte Ticketnummer initiieren
TRF/I-123/ATC Automated Refund mit ATC Refund-Option für bestimmte Laufzeile (Item) aus dem Sales Report initiieren
TRF/L22/ATC Automated Refund mit ATC Refund-Option für eine Laufzeile eines FA-Elements (Ticketnummer) im PNR initiieren.
TRFT Tax-Maske darstellen (optionale Folgeaktion)
TRF Refund-Maske wieder darstellen.
TRFP Automated Refund-Vorgang bestätigen, zur Erfassung des
Refunds im Sales Report und Abrechnung über BSP
FQNATC/CXR Liste der Airlines darstellen, die ATC REFUND unterstützen (Vorblättern zur Seite 3)
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17.2 Beachtung von No-Show Situationen bei ATC Refund
Einige Airlines definieren Erstattungsbedingungen für den No-Show Fall, die von den Regeln für die Er-stattung eines ungenutzten Tickets vor Reisebeginn abweichen. So kann beispielsweise ein Tarif gegen Gebühr erstattbar sein, wenn die Reise vor Reisebeginn storniert wurde. Wird aber der gebuchte Flug nicht angetreten, ist der Tarif nach Reisebeginn nicht erstattbar oder eine zusätzliche No-Show Gebühr muss berechnet werden.
Wichtiger Hinweis:
Es besteht kein Zugriff auf die (historischen) Buchungsdaten des PNR bzw. kein Abgleich mit diesen Da-ten, aus denen erkannt werden könnte, dass die Flüge bereits fristgerecht vor Abflug storniert wurden.
Deshalb geht die ATC Berechnung immer von einer No-Show Situation aus, wenn das Refund-Datum nach dem Reisedatum des ersten ungenutzten Coupons liegt und nimmt die entsprechende Be-rechnung vor.
Best Practice: Wenn Sie die ATC Refund Funktion nutzen, führen Sie die Erstattungen für Tickets, deren Flüge vor Reisebeginn storniert wurden, immer vor Reisebeginn durch bzw. beachten Sie die obige Infor-mation zur Systemlogik, wenn die ATC Refund Funktion nach dem Abflugdatum des ersten ungenutzten Coupons genutzt wird und deshalb entsprechende Berechnungsergebnisse zu erwarten sind.
17.3 Mögliche Fehlermeldungen bei Nutzung der ATC Refund Option
ATC REFUND NOT AUTHORIZED Die Office ID ist nicht für die Nutzung von ATC Refund freige-schaltet.
TRANSACTION NOT ALLOWED/REFUND MANUALLY
ATC Refund-Option ist nicht möglich, da keine CAT33 Infor-mationen zur automatischen Refund-Berechnung vorhanden ist.
Führen Sie in diesem Fall einen manuellen Automated Refund, ohne die /ATC Option, durch.
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17.4 Data Input Status Indicator – DISI
In der Refund-Maske wird der sogenannte DISI-Indikator angezeigt, der über die Datenquelle der Ticket-daten im Automated Refund Prozess Auskunft gibt und anzeigt, ob die Berechnung der Erstattungswerte automatisch mit ATC Refund erfolgte oder ob die Eingabe bestimmter Werte, z.B. Fare Used, Cancella-tion Penalty etc. manuell erfolgte. Während Amadeus intern verschiedene Indikatoren unterscheidet, sind aktuell beim IATA BSP-Reporting nur vier DISI Indikatoren zulässig (F, A, L, M).
Deshalb werden für das IATA BSP-Reporting folgende Gruppierungen genutzt:
Refund Maske
BSP Reporting F Fully automated
(no agent entered data is included in the Refund transaction)
F
C Original ticket was automatically priced.
ATC Refund based on CAT33 filing and not manually modified
F
Q Original ticket was manually priced.
ATC Refund based on CAT33 filing and not manually modified.
F
A Fully automated data and manually captured cancellation penalty/refund charge and waiver code of cancellation penalty
A
P Original Ticket was manually priced.
ATC Refund based on CAT33 filing, manually updated: Fare Paid, Fare Used, Cancellation penalty or taxes.
A
L Mixed: automated data and data manually captured L R Original ticket was manually priced.
ATC Refund based on CAT33 filing, manually updated
L
N Original ticket was automatically priced.
ATC Refund based on CAT33 filing, manually updated data, except: fare paid, fare used, cancellation penalty, taxes.
L
D ATC Refund performed with involuntary option, manually updated. L
M Manual data capture - no automated data M
Hinweis:
Alle Eingaben zum Update der Refund-Maske (TRFU), mit Ausnahme des Remark-Feldes, haben Auswir-kung auf den DISI-Indikator.
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17.5 Vorgehen bei ADMs für ATC Refund (CAT33) Berechnungen
Bedingt durch eine aktuelle Limitierung im IATA BSP-Reporting werden in den Abrechnungsdaten, die vom Amadeus Ticketing System an BSP geliefert werden, keine eindeutigen Kennzeichen für eine auto-matische CAT 33 ATC Refund-Berechnung an die Airlines übergeben.
Deshalb können Airlines nicht eindeutig erkennen, ob eine Refund-Transaktion auf einer automatischen Berechnung mit Daten aus der CAT33 erfolgte (siehe voriges Kapitel DISI) und können diese Refunds da-her nicht gezielt aus den ADM Audit Prozessen ausschließen.
Diese Limitierung wird voraussichtlich durch die globale Einführung einer neuen IATA BSP-Reporting Version entfallen.
Wichtiger Hinweis:
Aus dem oben genannten Grund kann es in seltenen Fällen dazu kommen, dass eine Airline eine ADM für eine automatische ATC Refund-Berechnung ausstellt.
Bitte gehen Sie dann wie folgt vor:
- Prüfen Sie zunächst den Refund Record der Ticketnummer, für die Sie eine ADM erhalten haben.
Nur wenn im Refund Record der DISI Code „C“ angeben ist, handelt es sich um eine automatische ATC Refund CAT33 Berechnung, bei der eine ADM nicht gerechtfertigt ist.
(Refund Record Beispiele finden Sie in den folgenden Kapiteln)
- Der Refund Record und die Tax-Refund Maske können nach der Erstattung erneut dargestellt werden:
TRF<Ticketnummer>, z.B. TRF220-9120123123 TRF/I-<Laufzeile der REFD Position>, z.B. TRF/I-1 TRFT
- Erstellen Sie eine Bildschirmkopie des Refund Records und der Tax-Refund Maske und speichern diese in einer Datei.
- Alternativ wird seit November 2019 der DISI Code auf der Refund Notice gedruckt.
- Nutzen Sie im BSPLink die Dispute-Funktion und begründen Sie den Dispute mit der automatischen Berechnung durch die Amadeus Ticket Changer Refund Funktion, basierend auf dem CAT33 Filing der Airline.
- Als Nachweis fügen Sie die Kopie des Refund Records (oder eine Kopie der Refund Notice) als Anlage an, aus dem der DISI Code „C“ ablesbar ist, damit die Airline eine nachvollziehbare Erklärung erhält.
- Sollte die ADM für ATC Refunds mit DISI-Code „C“ trotz des Disputes nicht von der Airline zurückge-nommen werden, garantiert Amadeus die Klärung der ADM. Öffnen Sie in diesem Fall einen Claim bei Amadeus, dem Sie ebenfalls die entsprechende Information zum Refund mit DISI Code „C“ und die ADM beifügen.
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17.6 Beispiel für ungenutztes Ticket mit erstattbarem Tarif
17.7 Beispiel für ungenutztes Ticket mit nicht erstattbarem Tarif
(Tax-Refund)
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17.8 Beispiel für teilgenutztes Ticket mit erstattbarem Tarif
>TWD/TKT724-9185797745
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