Anleitung für die HoP-Datenbank der Schule in Neuenstein
Die von uns konzipierte Datenbank entstand als Hilfsmittel zur organisatorischen Bewältigung von gewähltem Unterricht (Projekten). Sie bietet umfangreiche
Arbeitserleichterungen und große Zeitersparnis bei der Organisation von Projekten, Projektwochen, Themenunterricht, Seminareinteilungen usw.; immer dann, wenn Unterrichtsangebote und Teilnehmer zusammenkommen sollen.
Sie unterstützt pädagogische Bemühungen, weil sie den Rücken frei hält von
lästigem, stundenlangem Tippen der Angebote, tagelangen Ein- und Austragungen an den Teilnehmerlisten, ödem Abtippen dieser Listen usw.
Der Ablauf skizziert sich folgendermaßen:
- Lehrer bieten "Projekte" (Themen) an und geben diese selbst in eine intuitive Erfassungsmaske ein.
- Daraus entsteht auf Knopfdruck der Reader (quasi das Vorlesungsverzeichnis), geordnet nach Wochentagen für die Schüler.
- Dann erfolgt die Zuordnung der Schüler zu den gewünschten Projekten per Mausklick
- und wieder auf Knopfdruck liefert die Datenbank alle Schülerpläne und alle Teilnehmerlisten.
- Dass sie zudem noch die Noten verwaltet ist ein Extraplus
Diese Anwendung ist in der Schulpraxis entstanden, hat die Wünsche der Lehrer aufgenommen und ist über 3 Schuljahre hinweg weiterentwickelt und verbessert worden.
Das neue Gesicht der Datenbank unterscheidet zwischen den Anwendungen des Lehrers (blaue Oberfläche) und den Aufgaben der Verwaltung ("verwaltungsgraue" Bedienerfläche). Wobei wir unter "Verwaltung" die Lehrkraft verstehen , die die Datenbank betreut, das muss nicht die Schulleitung sein. Beide Bereiche sind für alle Benutzer zugänglich, sie sind nur wegen der übersichtlicheren Optik getrennt.
Leistungsumfang für den Lehrerbereich:
● Die Datenbank erfasst die Angebote der Lehrkräfte mittels einer einfach zu bedienenden Eingabeoberfläche.
● Daraus entstehen auf Knopfdruck die übersichtlichen Wahlangebote (Reader) für die Schüler.
● Besonders leistungsfähig ist die Zuordnung der Schüler zu den Wahlangeboten per Mausklick
● Ausdruck der Pläne für die Schüler und die Teilnehmerlisten für die Lehrkräfte.
● Noteneingabe der Lehrer in eine bedienungsfreundliche Eingabemaske.
● Notenausgabe für den Klassenlehrer in Überblickslisten für jeden Schüler und in einer Gesamtübersicht für die ganze Klasse.
● Zusätzliche Eingabemöglichkeit von Kernfachnoten und Bemerkungen für den Zeugnisdruck
● Zeugnisdruck - schnell und anpassungsfähig.
Leistungsumfang für den Verwaltungsbereich:
● Einlesen der Schülernamen über eine Excel-Liste
● Nachkorrekturmöglichkeit der Lehrerangebote in übersichtlicher Listenform
● Kontrolle der Lehrerstunden in Überblickslisten Systemvoraussetzung: Access 2000 oder höher
Es ist keine Installation erforderlich, Sie können die Datenbankdatei
"projekte_aktuell.mdb" einfach vom Windows Explorer aus mit einem Doppelklick öffnen.
Inhaltsverzeichnis
Aufgaben im Jahresablauf
Aufgabenbereich "Lehrer"
● Eingabe der Unterrichtsangebote / Projekte / Themen...
● Nachbesserung der Unterrichtsangebote
● Was bieten die Kollegen an?
● Lehrerplan
● Reader in der Wochenübersicht
● Reader der Einzelangebote nach Fächern/Fächerverbünden sortiert
● Schülerzuordnung
● Die Schülerpläne für einen Schüler oder für meine Klasse
● Welche Teilnehmer sind in meinem Kurs?
● Die Noteneingabe
● Die Notenlisten für den Klassenlehrer - Notenausgabe
● Weitere Eingaben für das Zeugnis noch in Bearbeitung
● Der Zeugnisdruck noch in Bearbeitung
● Zertifikate für die Schüler
Aufgabenbereich Verwaltung
● Das Schuljahr eingeben
● Die Zeiträume (Tertiale, Quartale Projektzeiträume) festlegen
● Die Schüler eingeben oder einlesen
● Die Nachkorrektur der Lehrereingaben
● Überprüfen der Anzahl der Lehrerstunden
● Schülerzuordnung, Organisation, Komprimieren & reparieren
● Ausdruck sämtlicher Listen für alle Schüler, alle Klassen, alle Lehrer
● Archivierung
● Kleine Änderungen bei Formularen und Berichten
Die Datenbank wird immer für ein Schuljahr angelegt und nach Abschluss "ins Archiv" genommen, dafür wird die Datenbank umbenannt, sie heißt nicht mehr "projekte_aktuell.mdb", sondern "projekte_2003_2004.mdb". Eine Kopie der leeren Datenbank wird nun zur "projekte_aktuell".
Folgende Aufgaben ergeben sich in chronologischer Folge im Schuljahresablauf:
Wann? ● Was? Wer?
1 Schuljahresbeginn ● Die neue, leere Datenbank bereitstellen.
● Das Schuljahr eingeben.
● Die Tertiale, bzw. Angebotszeiträume festlegen.
● Die Schüler einlesen oder eingeben.
Verwaltung
2 Vor Beginn jeden Projektabschnittes (Tertial)
● Eingabe der Angebote
● Korrektur der Angebote
● Ausdruck des Lehrerplanes (optional)
Lehrer
3 Nach Lehrereingabe ● Überprüfen der Lehrereingaben auf Richtigkeit und Vollständigkeit
● Eventuell Ergänzung von Raum und Zeit. (Bei Schuljahresbeginn nötig, wenn Lehrer Stundenplan noch nicht hat.)
● Überprüfen der Datensätze auf Dubletten und unvollständige, bzw. leere Datensätze.
● Überprüfen der Lehrerstunden anhand der Überblickstabelle.
● Ausdruck der Projektreader.
Verwaltung
4 Vor Beginn jeden Projektabschnittes
● Vervielfältigen der Projektreader und Austeilen an die Schüler Readerteam
5 Vor Beginn jeden Projektabschnittes
● Stundenplanentwurf der Schüler (Wunschplan) Schüler, Eltern, Klassenlehrer 6 Beginn des
Projektabschnittes
● Schülerzuteilung Idealerweise 5
Lehrer
7 ● Ausdruck der Schülerpläne Verwaltung
8 ● Korrektur der Schülerpläne Schüler und
Klassenlehrer
9 ● "Feintuning" der Schülerzuteilung 1 Lehrer /
Verwaltung
10 ● Ausdruck der Teilnehmerlisten Jeder Lehrer für sich
oder Verwaltung für alle
11 ● Projektarbeitsphase
Datenbank dient der Übersicht, wo sich welcher Schüler gerade befindet.
12 Abschluss des Projektabschnittes
● Ausdruck der Zertifikate Jeder Lehrer für sich
oder Verwaltung für alle
13 ● Noteneingabe der Projektlehrer Lehrer
14 ● Notenausgabe Klassenlehrer
Wiederholung ab Punkt 2
15 Schuljahresabschluss ● Kopieren der Datenbank im Windows Explorer.
● Umbenennen der Datenbank "projekte04_05.mdb".
● Archivierung der Datenbank.
● Löschen der Altdaten in "projekte_aktuell".
Verwaltung
Anleitung für die "Lehrer"-Oberfläche
Das ist Ihre Bedienerfläche, hier geben Sie Ihre Unterrichtsangebote ein und hier versorgen Sie sich mit sämtlichen Listen. Am Ende des Lernabschnittes geben Sie so Ihre Noten ab und erhalten die ermittelten Notenlisten für Ihre Schüler.
Beim Start der HoP-Datenbank wird immer das aktuelle Tertial (Lernzeitraum) erkannt und in der obersten Zeile genannt, die allermeisten Informationen beziehen sich dann auf diesen Zeitabschnitt. Brauchen Sie Informationen aus einem anderen Tertialen, so
drücken Sie die Schaltfläche und geben anschließend die gewünschte Zahl ein.
Nachdem Ihr Lehrauftrag klar ist, sollen Sie Ihr Unterrichtsangebot in den PC eingeben.
Öffnen Sie die HoP-Verwaltung und Sie sehen die blaue Lehreroberfläche. Klicken Sie Schaltfläche an und es zeigt sich die Erfassungsmaske:
Das erste Feld
"Tertial" zeigt automatisch den aktuellen
"Lernabschnitt"
an. Sie wählen nun im zweiten Feld das Fach oder den
Fächerverbund aus, indem Sie den kleinen schwarzen Pfeil nach unten anklicken . Sie erhalten sämtliche Fächer oder
Fächerverbünde zur Auswahl.
Bitte klicken Sie das Gewünschte an und tippen Sie es nicht. Bei der Sortierung wird später die genaue Schreibweise verlangt. Wandern Sie zum nächsten Feld mit der Tabulatortaste oder der Cursortaste (Pfeiltaste) nach rechts. Immer wenn der Pfeil erscheint, dann wählen Sie bitte aus und tippen Sie nicht.
Es ist unerlässlich, dass der Wochentag und die Unterrichtsstunden eingegeben werden, ohne diese Angaben kann der Reader nicht angezeigt werden. Kennen Sie Ihren
Stundenplan noch nicht, dann treffen Sie die Verabredung mit dem Programmbetreuer, dass er diese Daten nachträgt.
Gelegentlich erscheint in dem hellblauen Feld ein Hinweis in roter Schrift. Sie sehen es auf dem Bild. Die genaue Einhaltung der Schreibweise ist sinnvoll, weil später die Angebot nach diesen Kriterien aufgelistet werden und eine abweichende Schreibweise, zeigt eben auch eine abweichende Sortierung.
Beschreiben Sie Ihr Projekt im Feld "Was wird gemacht" mit maximal 255 Zeichen. (Fließtext, oder Spiegelstrichaufzählung).
Haben Sie alle Felder sorgfältig ausgefüllt und müssen noch weitere Angebote eingeben, dann wählen Sie die rote Pfeiltaste nach rechts . Sie erhalten eine neue, leere
Erfassungsmaske.
Wenn Sie fertig sind, dann verlassen Sie die Erfassung über das Türchen und schließen Sie die HoP-Verwaltung über Datei / Beenden oder dieses Symbol . Ihre Eingaben sind nach dem ordnungsgemäßen Schließen automatisch gespeichert.
Was bieten denn die Kollegen an?
Es ist bestimmt zweckmäßig, sich über das Angebot der Kollegen zu informieren, dazu wählen Sie diesen Schalter an .
Es öffnet sich eine grüne Maske, in die Sie nichts eingeben können. Aber Sie können sich ansehen, was Ihre Kollegen eingegeben haben. Die Angebote sind hier
sinnvollerweise nach Fächern (Fächerverbünden) sortiert.
Damit haben Sie sofort im Blick, was Ihr Fachkollege anbietet.
Themenüberschneidungen sind somit ausgeschlossen oder werden zumindest zum Thema im Kollegium.
Sie müssen Eingaben korrigieren?
Wenn Ihnen später einfällt, dass Sie an Ihren Angeboten etwas verbessern wollen, dann rufen Sie diese Schaltfläche auf . Das Programm fragt nach Ihrem Lehrerkürzel. Bitte geben Sie dieses genau so ein, wie Sie es in die Erfassungsmaske
eingetragen haben.
Sie erhalten dann nur Ihre
Angaben zum Verbessern bzw.
Überschreiben.
Wir wissen, dass das kein
wirklicher Schutz vor
Böswilligkeit ist, wohl aber ein Schutz vor versehentlichem Überschreiben.
Mit den roten Pfeiltasten nach links und nach rechts blättern Sie in Ihren eingegebenen Angeboten.
Sie können nun alle Angaben verändern oder erweitern.
Das Programm speichert Ihre Eingaben wieder beim ordnungsgemäßen Verlassen.
Lehrerplan
Nach der Eingabe Ihrer Unterrichtsangebote, gehen Sie auf die Schaltfläche , Sie werden wieder nach Ihrem Kürzel gefragt.
Nach dessen exakter Eingabe erhalten Sie Ihre Angebote im Überblick mit der Summe der Stunden. Dabei sind die Angebote nach Fächern bzw. nach
Fachverbünden geordnet.
Die Zusammenstellung dient der Kontrolle für Sie und für die Schulleitung und Sie kann ausgedruckt werden.
Reader - Wochenübersicht
Nachdem alle Lehrer ihre Angebote eingegeben haben, kommen Sie mit der Schaltfläche
zur Wochenansicht. Beim Öffnen des Wochentagberichtes werden Sie daran erinnert, die Seitenränder und das Seitenformat so einzustellen, dass ein Tag auf eine Seite passt. Das geschieht mit dem Befehl Datei / Seite einrichten....
Dann sehen Sie die Übersicht, die alle Angebote nach Wochentagen und Unterrichtsstunden sortiert hat.
Vorraussetzung ist aber, dass alle Angebote einen Wochentag enthalten und die Stunden richtig
eingegeben sind! Ist das nicht der Fall, so erscheint eine Fehlermeldung. Ist das der Fall, dann bitte den Programmbetreuer informieren, er muss die Eingaben ergänzen oder berichtigen.
Diese Übersicht ist für Ihre Schüler eine wichtige Grundlage zur Erstellung seines Stundenplanes.
Reader - Einzelansicht
Genauere Informationen zu den Einzelangeboten, sehen Sie in druckfertiger Vorlage unter dieser Schaltfläche: .
Zunächst sehen Sie nur ein Angebot.
Über das Symbol gelangen Sie zur gesamten Seitenansicht und Sie sehen drei Angebote auf einer Seite. Diese sind nach Fächern sortiert und werden vom
Programmbetreuer ausgedruckt und zusammen mit der Wochenübersicht an die Schüler weitergegeben.
Unterhalb der Beschreibung steht jeweils das Kürzel für die Fachzuordnung in besonders dicker Schrift. So ist für den Schüler eine schnelle Orientierung sicher gestellt.
Diese Informationen sollten auch den Eltern zugänglich gemacht werden, sie sind ja gleichzeitig ein Nachweis und ein Aushängeschild Ihres Unterrichtes.
Schülerzuordnung
Mit dem Wochen- und dem Einzelreader kann jeder Schüler einen Wunschstundenplan erstellen. Und dann kommt der Tag der . Die Schüler stellen sich vor den "Einschreibungscomputern" an und werden von den zuständigen Lehrern zugeordnet. [Die Organisation wird im Verwaltungsteil beschrieben.]
Auch nach der Einschreibung kann jeder Lehrer nachsehen, wo welche Schüler zugeordnet sind.
Dafür wählt man nach dem Schalter
, in der blauen Übersicht im Feld
"Sortieren nach:" den Wochentag aus. In unserem Beispiel ist das der Montag. Sofort werden im unteren Teil alle Montagsangebote aufgelistet,
sortiert nach Unterrichtsstunden. Dort wählen Sie nun das betreffende Angebot aus und klicken links auf das Öffnensymbol.
Das Programm zeigt Ihnen nun an, welche Schüler diesem Angebot zugeordnet sind und wie viele Plätze noch frei sind.
Während der Einschreibung werden die Schüler mit den beiden Pfeiltasten ein- oder ausgetragen.
Schülerpläne
Nach der Schülerzuordnung kann man die Pläne der Schüler ausdrucken und dem Klassenlehrer zur Nachberatung mit den Schülern aushändigen. (Ein Korrekturtermin sollte angeboten werden, um Fehleintragungen verbessern zu können).
1. Plan eines Schülers Neben dem Begriff
"Schülerauswahl"
auf den kleinen, schwarzen Abwärtspfeil klicken und den entsprechenden Schüler auswählen. Der Plan des jeweiligen Schülers erscheint im grauen Feld darunter, sieht aber noch nicht druckschön aus.
Deshalb die Schaltfläche "Ein Schüler" anklicken und nun sehen Sie den druckfertigen Schülerplan inklusive Stundensumme. So sehen Sie auf einen Blick, ob genügend Angebote gewählt wurden und auf den zweiten Blick, welche Fächer, bzw. Fächerverbünde eingetragen sind.
2. Alle Pläne einer Klasse
Als Klassenlehrer wäre es mühsam, jeden Schüler einzeln aufzurufen. Deshalb gibt es die Schalfläche . Sie erhalten, ohne vorher Schülernamen auszuwählen, nacheinander zwei Abfragefelder, in die Sie Ihre Klasse eintragen. z.B. zuerst "7", dann als Klassenbezeichnung "b". Sie sehen nun den Plan des ersten Schülers Ihrer Klasse.
Am unteren, linken Rand sehen Sie diese Schaltflächen , mit deren Hilfe Sie sich die einzelnen Pläne betrachten können.
Gehen Sie auf Drucken und Sie haben alle Pläne Ihrer Schüler.
Teilnehmerlisten
Als Fachlehrer wollen Sie natürlich möglichst schnell wissen, wie viele und vor allem welche Schüler sich in Ihr Angebot eingewählt haben.
Dazu wählen Sie die Schaltfläche
, geben in das Abfragefenster Ihr Kürzel ein - genauso wie Sie es bei der Eingabe
Ihrer Angebote verwendet haben - und schon erhalten Sie alle Ihre Teilnehmerlisten.
Mit den Schaltflächen unten links, blättern Sie die Listen durch, anschließend gehen Sie auf Datei / Drucken und schon haben Sie alle Teilnehmer schwarz auf weiß mit blauen Kästchen.
Noteneingabe
Am Ende eines Lernabschnittes geben Sie Ihre Noten nicht mehr beim Klassenlehrer ab, sondern tragen sie in die HoP-Verwaltung ein, dazu wählen Sie .
Hinter "Lehrer" tragen Sie Ihr Kürzel ein und dann erscheinen, nach Tertialen (Lernabschnitten) geordnet, Ihre Angebote mit den eingewählten Schülern. Tragen Sie Ihre Noten, als Zehntel ein.
Damit Sie einen Beleg haben, wählen Sie die Schaltfläche mit der roten Schrift "Ausdruck meiner Noteneingabe".
Hier müssen Sie zwei Angaben auswählen: Den Lernabschnitt (Tertial) und Ihr Lehrerkürzel. Dann erscheint Ihre
Notenliste und Sie können drucken. Die HoP-Verwaltung schließen und auf die Windowsebene zurückkehren, erst dann sind Ihre Noten fest übergeben und gespeichert. Fertig!
Wir hatten anfänglich Datenverluste, weil die Kollegen die Datenbank für den nächsten Lehrer offen gelassen haben, zwischenzeitlich hat sich das Notebook im Lehrerzimmer in den Ruhezustand begeben und die Datenbank wurde nicht ordentlich geschlossen und die eingegebenen Daten im temporären
Zwischenspeicher nicht übergeben - ärgerlich! Das muss Ihnen ja nicht auch passieren!
Notenausgabe
Der Klassenlehrer holt sich seine Noten mit der Schaltfläche ab.
Zunächst wählt er für welchen Lernabschnitt er die Noten abholen möchte. Da das oft übersehen wird, ist die
Standardeinstellung
"Alle".
Dann wählt der
Klassenlehrer zwischen zwei Listentypen.
Typ 1:
Diese Liste zeigt für einen Schüler alle Noten des oben gewählten Tertials
(Lernabschnittes) nach
Fächern sortiert.
Sie zeigt auch, aus welchen Einzelleistungen sie sich zusammensetzt:
Typ 2: Diese Klassenliste zeigt den Leistungsstand aller Schüler einer Klasse im Überblick.
Die Noten errechnen sich aus dem Mittelwert der Einzelnoten jeden Faches.
Typ 1:
Typ 2:
Eine Besonderheit bei Typ 2: Es wird zusätzlich ein Mittelwert zu den Fächern Rk, Rev und Eth ermittelt und zwar anteilig zu den gewählten Lernangeboten. Wir Neuensteiner erlauben den Schülern auch Angebote der anderen Religionsgemeinden zu belegen und die Noten zählen anteilig mit. Hat ein Schüler drei Projekte in evangelischer Religion besucht und eines in Ethik, so zählt die Ethiknote in diesem Fall ein Viertel, der Banknachbar ist konfessionslos und hat drei Ethikangebote und zwei Angebote in kath. Religion belegt, in diesem Fall zählt die Ethiknote 3/5 usw.
Weitere Eingaben für das Zeugnis
Dieser Programmteil kann erst erstellt werden, wenn das Kultusministerium die Zeugnisvorlagen für die Fächerverbünde liefert!
Zeugnisdruck
Dieser Programmteil kann erst erstellt werden, wenn das Kultusministerium die Zeugnisvorlagen für die Fächerverbünde liefert!
Zertifikat
Die Teilnehmerbescheinigung für Ihre Schüler bekommen Sie durch Drücken der Schaltfläche . Anschließend geben Sie nur noch Ihr Kürzel - Sie wissen schon: Genaue Schreibweise beachten! - ein und Sie erhalten für jedes Ihrer Angebote ein Zertifikatsvordruck. Sie können wieder mit der Schaltfläche unten links
blättern. Dann drucken Sie aus und vervielfältigen den Vordruck für Ihre Teilnehmer. Note und Unterschrift eintragen und Ihre Schüler sammeln diese Unterrichtsnachweise.
Sollte an Ihrer Schule eine Änderung des Zertifikates gewünscht sein, dann wenden Sie sich bitte an den Programmverwalter. Da die Formulare nicht geschützt sind, kann er Änderungen vornehmen. Für Änderungen übernehmen wir allerdings keine Garantie!
Anleitung für die "Verwaltungs"-Oberfläche
Sie sind an Ihrer Schule für die HoP-Verwaltung zuständig - für Sie wurde diese Verwaltungsoberfläche eingerichtet. Über den Karteireiter "Verwaltung" gelangen Sie zur grauen Oberfläche.
Sie
wurde absichtlich so eingefärbt, dass Lehrer nicht aus Versehen darauf zugreifen.
Außerdem öffnet sich das Programm immer automatisch mit der blauen Lehreroberfläche.
Sie verwenden die Datenbank immer für ein Schuljahr lang, dann wird eine Kopie davon erstellt (im Windows-Explorer), diese wird umbenannt
(Schuljahresbezeichnung ist sinnvoll) und archiviert.
Zu Ihren Aufgaben gehört es, die Datenbank für das neue Schuljahr einzurichten und sie dann zu pflegen.
Zunächst einmal geben Sie das aktuelle Schuljahr ein, dazu drücken Sie diese Schaltfläche . Es öffnet sich dieses Eingabeformular und Sie müssen nur noch, wie im Beispiel das Schuljahr eintippen und durch die
"Verlassenschaltfläche" mit dem Türsymbol diese Ebene schließen. Fertig!
Lernzeiträume festlegen
Lernzeiträume, bei uns in Neuenstein sind es Tertiale, sind die Zeitabschnitte für die die Lernangebote der Lehrer gelten. Diese Zeitabschnitte müssen dem Programm mitgeteilt werden. Bei jedem Programmstart werden diese Daten mit dem Datum des Computers abgeglichen und es wird automatisch das gültige "Tertial" eingeschaltet.
Wählen Sie bitte und Sie sehen dieses Formular:
Nun ist es wichtig, dass Sie in die Zellen "von" und "bis"
Daten eingeben und bei der nächsten "von"- Eingabe keinen Leertag zulassen, sondern den direkt darauf folgenden Tag, egal ob das ein Ferientag oder ein Sonntag ist.
Es darf also keine Lücke entstehen, sonst erhalten Sie eine Fehlermeldung. In unserem Beispiel ist der Beginn des zweiten
Lernabschnittes der 1. Dezember, weil das erste Tertial am 30. November endete.
Wieviele Zeiträume Sie eingeben und wie lange diese sind, das ist Ihre Entscheidung, nur muss der nächste Abschnitt lückenlos anschließen.
Fast alle Angaben des Programmes beziehen sich auf den jeweils gültigen Zeitraum.
Brauchen Sie aber Daten aus anderen Lernzeiträumen, dann können Sie mit dieser
Taste manuell umschalten.
Schüler eingeben oder einlesen
Am Schuljahresanfang müssen Sie die Schülernamen eingeben oder einlesen.
1. Schüler eingeben
Sie wählen die Schaltfläche und tippen in das Eingabeformular
zunächst eine eindeutige Identifikationsnummer ein. Zu deutsch: Jeder Schüler erhält von Ihnen eine Nummer, die sich nicht wiederholen darf. Sie beginnen mit der Zahl "1" und geben dann den Familiennamen ein, dann den Vornamen, die Klassenstufe und die Bezeichnung der Klasse "a", "b" oder "c". Dann kommt der nächste Datensatz, er bekommt die ID "2". Diese Nummerierung wird nur intern verwendet, sie hat keine Bedeutung für die spätere Sortierung der Daten. Das Programm benötigt sie nur, um einen Schüler eindeutig zu identifizieren.
Beste Lösung: Sie gehen klassenweise vor.
2. Schülernamen einlesen
Sie können auch aus dem Verwaltungsprogramm Ihrer Schule eine Namensliste als Exceltabelle exportieren und dann nachbearbeiten und in das abgebildete Format
bringen.
Bitte beachten Sie Folgendes:
a) Lassen Sie keine leere Spalte und keine leere Zeilen zu
b) Die Spaltenüberschriften müssen genau so bezeichnet werden wie im Beispiel.
c) Falls Ihr Verwaltungsprogramm eine "ID" (Identifikationsnummer) mitgeliefert hat, können Sie es dabei belassen, ansonsten nummerieren Sie einfach durch.
d) Speichern Sie die Tabelle
Nun rufen Sie über die Schaltfläche das Formular auf.
Suchen Sie unter dem Punkt "Schülerdaten einlesen:" mithilfe der Schaltfläche
Ihre Exceltabelle. In unserem Beispiel heißt sie "Schüler7-9.xls" und liegt im Laufwerk C:\.
Anschließen wählen Sie , Fertigmeldung "Die Schülerliste wurde aus..." mit OK bestätigen, dann das Fenster schließen.
Zur Kontrolle: Die Tabelle öffnen und nachsehen mit der Schaltfläche .
Dann schließt man das Formular mit dem unteren Schließensymbol rechts oben in der Ecke .
Wenn eine Klasse fertig ist, muss die Datenbank komprimiert werden, sie hat sich durch den häufigen Zugriff aufgebläht. Bitte gehen Sie folgendermaßen vor:
Alle fünf PCs schließen die Datenbank, nur eine öffnet sie wieder und wählt die Befehlsfolge Extras / Datenbank-Dienstprogramme / Datenbank komprimieren und reparieren...
Das dauert nur einige Sekunden, das Bild verschwindet kurz und erscheint wieder, jetzt können die vier anderen Rechner die Datenbank wieder öffnen und die nächsten Schüler eintragen.
Ausdruck sämtlicher Listen
Die Zuordnungen liefern die Daten für die Pläne, die jeder Schüler ausgedruckt bekommt.
Sie rufen die Auswahl über diese Schaltfläche auf , dann können Sie wählen, ob Sie die Pläne für einen bestimmten Schüler, für eine Klasse oder für alle Schüler, geordnet nach Klassen, ausdrucken möchten.
Es handelt sich immer um das gleiche Ausgabeformular, das Sie hier im Ausschnitt sehen.
Außerdem können Sie für die Teilnehmerlisten ausdrucken, die die Lehrer nach Abschluss der Einschreibung und der Korrektur erhalten. Die Schaltfläche führt Sie zu den, nach Klassen sortierten Listen, Sie blättern darin wieder mittels dieser Schaltfläche
unten links.
Die Zertifikate für alle Schüler bekommen Sie hier: .
Archivierung
Die Datenbank wird immer für ein Schuljahr angelegt und nach Abschluss "ins Archiv" genommen, dafür wird die Datenbank im Windows Explorer kopiert und diese Kopie wird umbenannt, sie heißt wie das Schuljahr, für das sie gültig war, z. Bsp. "projekte_2003_2004.mdb". Sie wird gesichert abgelegt.
Die bisherige Datenbank "projekte_aktuell.mdb" muss nun für das neue Schuljahr gerichtet werden.
1.) Sie geben das neue Schuljahr ein und Sie legen die Lernzeiträume fest.
Die Beschreibung steht hier.
2.) Dann müssen Sie alte Schülerdaten entfernen.
Dazu wählen Sie die Schaltfläche , jetzt sehen Sie die Tabelle mit allen Schülerdaten vor sich, Sie markieren alle Datensätze mit der Tastenkombination Strg A (Strg-Taste gedrückt halten und die Taste A zusätzlich drücken), dann löschen Sie mit der Taste "Entf". Sie erhalten diese
Sicherheitsabfrage, die Sie mit "ja" beantworten.
3.) Anschließend geben oder lesen Sie die neuen Schülerdaten ein.
Die Beschreibung steht hier.
4.) Nun müssen alle Projektdaten gelöscht werden.
Dazu wählen Sie die Schaltfläche mit Doppelklick - das ist eine Sicherheitsmaßnahme gegen Leute, die vor nichts zurückschrecken. Es öffnet sich eine Tabelle mit allen Unterrichtsangeboten.
Diese markieren Sie wieder mit der Tastenkombination Strg A und löschen Sie mit der Taste "Entf". Sie erhalten wieder die Sicherheitsabfrage, die Sie mit "ja" beantworten.
5.) Am Ende komprimieren und reparieren Sie die neu gerichtete Datenbank.
Extras / Datenbank-Dienstprogramme / Datenbank komprimieren und reparieren...
Jetzt ist die Datenbank bereit für das neue Schuljahr!
Kleine Änderungen bei Formularen und Berichten
Dieses Kapitel ist mit Vorsicht zu genießen, für alle Änderungen, die Sie vornehmen, übernehmen wir keine Garantie. Deshalb empfehlen wir, dass Sie zuerst im Windows Explorer die Datenbank kopieren und an der Kopie arbeiten, so bleibt Ihnen das Original mit allen eingegebenen Daten sicher, falls etwas schief geht. (Das passiert öfter als man annimmt).
Da die Datenbank nicht geschützt ist, können Sie alle Formulare und Berichte im Aussehen verändern. Oft reicht es aus, ein Wort zu ändern, z. B. statt "Tertial" einen anderen Begriff einzugeben.
Sie wollen beispielsweise das Erfassungsformular ändern.
Zunächst rufen Sie es auf
und wechseln dann in den Entwurfsmodus .
Sie erkennen gleich, dass Sie jetzt eine Bearbeitung vornehmen können. Aber Vorsicht! Sie sehen auf dem Bild links zwei farbige Kennzeichnungen. Die grüne Einrahmung markiert ein Bezeichnungsfeld, solche können gefahrlos umgetauft werden, sie beschreiben ja nur.
Die rote Einrahmung markiert ein Textfeld der Datenbank, diese dürfen nicht
geändert werden, denn sie werden ja mit Daten aus der Grundtabelle gefüttert. Auch wenn der Name "Textfeld" harmlos klingt, so ist doch damit ein Datenfeld gemeint.
Bitte Disziplin üben ;-) und wegbleiben.
Durch einmaliges Anklicken eines Bezeichnungsfeldes kann man den Text
verändern, durch Doppelklicken erhält man ein Eigenschaftenfenster zu diesem Feld, das an Einstellungsmöglichkeiten keine Wünsche offen lässt.
Bei Berichten (der Wochenreader ist ein Bericht) verhält es sich ähnlich:
Sie öffnen zunächst den Wochenreader
und wechseln dann in den
Entwurfmodus . Hier haben Sie beispielsweise im
Kopfbereich lauter
Bezeichnungen, die geändert werden dürfen.
Darunter im Detailbereich befinden sich die Datenfelder, die nicht geändert werden und nicht gelöscht werden dürfen.
Sie dürfen alle Felder (grüne und rote) verschieben. Dazu klicken sie das Feld einmal an, es ist nun markiert, halten die Strg-Taste gedrückt und verschieben es mittels der Cursortasten.
