Elektronische BeschaffungGanzheitliches, partnerorientiertes Vorgehen zahlt sich aus

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E-Procurement

Beschaffungsmanagement ^• Revue de l’acheteur 5/08

In den letzten Jahren wurde im E-Procurement still und leise optimiert. Grossprojekte bildeten eher die Ausnahme. Im E-Invoicing war hingegen mehr Dynamik spürbar. Gerade hier zeigt sich der Wert interessanter B2B-Netzwerke – sie können den Umstieg auf den elektronischen Geschäftsverkehr beschleunigen.

Vor zwei Jahren untersuchte das Compe- tence Center E-Business Basel der Fach- hochschule Nordwestschweiz die Bedeu- tung der IT in der Beschaffung der Top- 200-Unternehmen in der Schweiz. Damals wollten über 12% der antwortenden Un-

ternehmen in den Jahren 2006 und 2007 mehr als eine halbe Million Schweizer Franken pro Jahr in die Weiterentwicklung der Informationstechnologie (IT) in der Beschaffung investieren. Weitere 22% ga- ben an, dafür mehr als 250000 Schweizer Franken pro Jahr einsetzen zu wollen. Nun, zwei Jahre später, ist der Zeitpunkt gekom- men, um die Entwicklungen sowie die ak- tuelle Situation in der elektronisch unter- stützten Beschaffung (E-Procurement) in der Schweiz zu beleuchten, Handlungsbe- darf zu identifizieren und einen Ausblick zu wagen.

Entwicklungen der letzten zwei Jahre Laut der Studie sollten die erwähnten Inves- titionsbeträge in der strategischen Beschaf- fung hauptsächlich in die Verbesserung der Steuerung und in die Transparenz fliessen.

Die Mehrheit der Studienteilnehmer beab- sichtigte, mittels Informationstechnologie die Analyse der Ausgaben sowie die Liefe- rantenbeurteilung weiterzuentwickeln. In der operativen Beschaffung sollte die IT stärker zur effizienteren Bestellabwicklung

direkter und indirekter Güter, aber auch zur automatisierten Rechnungseingangsverar- beitung genutzt werden (siehe Topthemen in Abbildung 1).

Hört man sich bei Beschaffungsorga- nisationen und Lösungsanbietern um, ist festzustellen, dass in den vergangenen zwei Jahren zwar still und leise optimiert und erweitert wurde, aber nicht im geplanten Umfang. Grössere E-Procurement- oder Supplier-Relationship-Management- Projekte bildeten die Ausnahme. Sichtlich mehr Projekte wurden zur Einführung der elektronischen Rechnungsabwicklung (E- Invoicing) gestartet. Dieses Thema ist we- gen der starken Marktaktivitäten der E-Invoicing-Service-Provider und verschie- denen Initiativen wie dem swissDIGIN-Fo- rum (swiss Digital Invoice, www.swissdigin.ch), dem GS1 oder der Arbeitsgruppe der economiesuisse aktuell sehr präsent im Markt. Zudem ist es ein Optimierungs- feld, das nicht nur von der Beschaffung, sondern verstärkt auch von den Finanzab- teilungen vorangetrieben wird.

Bei E-Procurement- und E-Invoicing- Projekten ist festzustellen: Es dauert oft länger als vorgesehen, bis sie in der Orga- nisation aufgesetzt sind und sie werden selten in der geplanten Zeit abgeschlos- sen. Ein Makel, der aber laut einer Studie

von Capgemini über 80% aller IT-Projekte anhaftet.

Gründe für die dezente Ausbreitung Obwohl der Markt eine Vielzahl von Lö- sungen zur unternehmensübergreifenden Optimierung der Beschaffungsprozesse bietet, ist eine zögerliche Verbreitung und Nutzung festzustellen. Die nachfol- gende Liste liefert mögliche Gründe für diese Zurückhaltung und kann bei der Konzeption eigener Projekte Unterstüt- zung bieten.

a) Generelle Gründe

Die rekordhohe Kapazitätsauslastung der Wirtschaft in den letzten zwei Jahren dürf- te ein wichtiger Grund sein, weshalb per- sonalintensive Organisations- und IT-Pro- jekte nur zögerlich initiiert wurden. Die betroffenen Fachbereiche verfügten nicht über die erforderlichen Ressourcen, um solche Projekte vorwärtszutreiben.

b) Beschaffungsinterne Gründe

Das mangelnde Wissen über vorhandene Lösungen sowie deren Möglichkeiten und Grenzen ist ein hemmender Faktor. Oft ist es für Entscheidungsträger schwierig zu identifizieren, welche Anbieter in welchen

Elektronische Beschaffung

Ganzheitliches, partnerorientiertes Vorgehen zahlt sich aus

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Prioritäten in der Weiterentwicklung der IT in der Beschaffung

Bestellabwicklung für Dienstleistungen Elektronischer Datenaustausch Kooperative Disposition/Planung

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Abb. 1: Schwerpunkte in der Weiterentwicklung der IT-Nutzung in der Beschaffung.

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E-Procurement

Prozessen wirklich Unterstützung bieten können und auch zum vorhandenen Sys- tem passen. Hinderlich wirken sich auch bestehende Anreizmodelle aus. Wer nur für erzielte Einkaufspreisreduktionen honoriert wird, ist schwerlich für Projekte zur Pro- zessoptimierung zu gewinnen.

c) Unternehmensinterne Gründe

Für die ganzheitliche Optimierung des Be- schaffungsprozesses ist eine abteilungs- übergreifende Koordination nötig. Dabei treffen unterschiedliche Kulturen, Vorstel- lungen und Interessen aufeinander, was zu zeitraubenden Klärungsprozessen führt.

Die Implementierung von Lösungen sollte auf einem gemeinsamen Verständnis ba- sieren. Dies ist auch eine zentrale Erkennt- nis des letzten swissDIGIN-Forums, das sich mit der Bedeutung der vorgelagerten Pro- zesse für die effiziente elektronische Rech- nungsabwicklung auseinandersetzte.

d) Unternehmensübergreifende Gründe E-Procurement oder E-Invoicing sind keine unternehmensinternen Projekte. Ihr Erfolg hängt massgeblich davon ab, inwieweit die Lieferanten für die Lösung gewonnen werden können. Das braucht eine oft unter- schätzte Aufklärungs- und Überzeugungs- arbeit. Auch die Abstimmung unter den beteiligten Parteien wie Software-Anbieter, Berater, Service-Provider und Lieferanten benötigt ihre Zeit.

Konsequenz zahlt sich aus

E-Procurement ist von anderen, neuen Buzzwords aus den Medien verdrängt wor- den, ist aber in den Unternehmen weiter- hin ein Thema. Die oben erwähnten Grün- de dokumentieren, dass vieles im Stillen abgestimmt werden muss. Der grosse Wurf gelingt nicht auf die Schnelle. Erfolgsver- sprechend sind Projekte, die sich konse- quent an einer übergeordneten Unterneh- mensstrategie ausrichten und damit auch Anknüpfungspunkte für Bereiche ausser- halb der Beschaffungsorganisation bieten.

Dies ist speziell von Bedeutung, wenn der ganze Beschaffungsprozess bis zur Bezah- lung optimiert werden soll, wo die Finan- zen zu einem wichtigen internen Projekt- partner werden. Wesentliche Grund- pfeiler eines tragfähigen E-Procure- ment-Konzepts sind auch für Lieferanten passende und finanziell tragbare Anbin- dungsmöglichkeiten sowie die Nutzung breit abgestützter Standards. Erst dadurch

wird es möglich, Lieferanten in grosser Zahl zu integrieren und einen wesentlichen Teil der Prozesse elektronisch abzubilden (siehe Abbildung 2).

Ausblick

Business-Software-Anbieter erweitern ihre Lösungen laufend mit Funktionalitäten, die es der Beschaffung erlauben, weitere Op- timierungen voranzutreiben. Die elektronische Einbindung der Lieferanten in die Prozesse ist damit aber nicht gelöst. Hier liegt der Mehrwert von B2B-Netzwerken wie z.B. Conextrade von Swisscom IT Ser-

vices oder io-market. Über klar definierte Schnittstellen können zahlreiche Partner schnell in die Prozesse eingebunden werden. Dies reduziert den technischen Koor- dinationsaufwand und kann dadurch die Verbreitung des elektronischen Geschäfts- verkehrs beschleunigen. Es ist davon aus- zugehen, dass das Bedürfnis nach solchen Transaktionsplattformen in den nächsten Jahren steigen wird.

Zahlreiche Beschaffungsorganisa- tionen werden auf der Suche nach Quick- Wins vermehrt E-Sourcing-Lösungen einsetzen. Die Nutzung solcher Lösungen ist ohne technische Integration möglich und erhöht die Effizienz und Transparenz bei der Lieferantenselektion. Deshalb sind webbasierte Ausschreibeplattformen wie z.B. Sourcing-Parts auch für KMU mit grös- seren Bedarfen interessant.

ist Dozent und Berater für E-Business, E-Procure- ment und Projektmana- gement im Competence Center E-Business Basel des Instituts für Wirt- schaftsinformatik der Fachhochschule Nord- westschweiz FHNW.

christian.tanner@fhnw.ch Prof. Christian Tanner Studie «Bedeutung der IT in der Beschaffung»

Die Studie «Bedeutung der IT in der Be- schaffung der Top 200 Unternehmen der Schweiz» aus dem Jahr 2006 ist kostenlos erhältlich unter www.b2b-forum.ch.

swissDIGIN-Forum

Das swissDIGIN-Forum (swiss Digital In- voice) ist eine Plattform zur Förderung des Austauschs von branchenneutralen elektronischen Rechnungen zwischen Unterneh- men in der Schweiz. Das Forum wird vom Competence Center E-Business Basel der FHNW geleitet und von namhaften Unter- nehmen unterstützt. Kostenlose Informa- tionen, Leitfäden, Handlungsempfehlungen sind zu finden unter www.swissdigin.ch.

Das E-Procurement Konzept

*IuK = Informations-und Kommunikationstechnologien

Bewertung von

Nutzen

Kosten

Risiken

Priorisierung der Vorhaben Bewertung von

Nutzen

Kosten

Risiken

Priorisierung der Vorhaben Design der

Geschäftsprozesse Design der Geschäftsprozesse

Interne Stellen gewinnen, Kompetenzen klären Interne Stellen gewinnen,

Kompetenzen klären Geschäftspartner

gewinnen Geschäftspartner

gewinnen

IT-Lösungsszenarien entwerfen und bewerten

Aufbau-/Ablauf- Organisation prüfen

Aufbau-/Ablauf- Organisation prüfen Entwurf E-Business

nutzendes

Geschäftskonzept Entwurf E-Business

nutzendes

Geschäftskonzept E-Procurement

Konzept E-Procurement

Konzept

Rückkoppelung Rückkoppelung

Innovations- kultur Innovations- kultur NeueIuK*- Technologien NeueIuK*- Technologien Lieferanten- Situation Lieferanten- Situation Beschaffungs- Strategie Beschaffungs- Strategie

Vision E-Procurement Vision E-Procurement

Abb. 2: Vorgehensmodell für die Entwicklung eines E-Procurement-Konzepts.

Fortsetzung auf Seite 11

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E-Procurement

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Ein Blick über die Landesgrenzen zeigt, dass in Europa auf politischer Ebene die Themen E-Procurement und E-Invoicing im Rahmen der Lissabon-Agenda 2010 stark gefördert werden. Millionenbeträge fliessen in Projekte zur Standardisierung und Harmonisierung der Beschaffungsprozesse.

Ob die Initiativen ihr Ziel erreichen, muss sich noch weisen. Aber sie dürften den Wettbewerb und Investitionen in E-Pro- curement und E-Invoicing stimulieren.

Derart konzertierte politische Aktivitäten sucht man in der Schweiz noch vergeblich.

Hier ist die einem internationalen Wettbe- werbsdruck ausgesetzte Privatindustrie klar der Taktgeber. Für die breite Sensibilisie- rung wäre aber eine stärkere politische Aufmerksamkeit wünschenswert. n

Literatur

Capgemini (2008), IT-Trends 2008

swissDIGIN (2008), Merkblatt zur «Bedeutung der vorgelagerten Prozesse für die effiziente elektronische Rechnungsabwicklung»

Tanner Christian, Wölfle Ralf, Quade Michael (2006), Bedeutung der IT in der Beschaffung der Top 200 Unternehmen der Schweiz, Compe- tence Center E-Business Basel, FHNW