1. Tabellenkalkulation
1.1 Arbeiten mit einer elementaren Datenbasis in einem Tabellenkalkulationspro- gramm
Eine Tabellenkalkulation dient im Gegensatz zur Textverarbeitung nicht nur zur Manipulation von Zeichen, Sätzen, Absätzen, Seiten, etc. sondern das Hauptaufgabengebiet einer Tabellenkalkulation ist die Manipulation von Zahlen und Formeln. Das erstellte Produkt einer Textverarbeitung ist ein Textdokument, bei einer Tabellenkalkulation bezeichnet man das erstellte Produkt als Rechenblatt.
Mehrere Rechenblätter (spread sheets) kann man zu einer Arbeitsmappe zusammenfassen. Aus was besteht nun ein Rechenblatt?
Zur Vereinfachung stellen wir uns ein Schachbrett vor. Ein Schachbrett besteht aus insgesamt 64 Feldern. Jeweils acht Felder bilden eine Reihe (Zeile), welche mit den arabischen Zahlen von 1 bis 8 durchnummeriert sind. Eine andere Sichtweise zeigt uns, dass das Schachbrett auch aus acht Linien (Spalten) besteht, welche mit den Buchstaben a bis h ge- kennzeichnet sind. Aufgrund dieser Aufteilung in durchnummerierte Zeilen und Spalten ist es möglich genau die Position einer Spielfigur anzugeben. So steht der weiße Turm auf dem Feld mit den Koordinaten (d|2).
Dieses Schema machen sich auch bei dem Schülern, vor allem während des Unterrichts, sehr beliebten Spiel „Schiffe versenken“ zu Nutze.
Ein Rechenblatt bei einer Tabellenkalkulation ist genauso aufgeteilt wie ein Schachbrett. Die Felder bezeichnet man bei der Tabellenkalkulation als Zelle. Die Position einer Zelle wird analog wie die einer Schachfigur angegeben, also mit Hilfe von Spalten und Zeilen.
Zeilen Spalten
Name und zu- gleich Position
der Zelle
markierte Zelle
Eingabezeile für die Zelle
a b c d e f g h 1 2 3 4 5 6 7 8 Reihe
Linie
Objekte und Attribute
Ein Rechenblatt besteht also aus einer Vielzahl von Zellen. Jede Zelle stellt aus der Sicht der Informatik ein Objekt dar. Wie wir ja schon wissen, besitzt jedes Objekt Eigenschaften (Attribute), dem ganz bestimmte Eigenschaftswerte (Attributwerte) zugewiesen werden können. Diese Wertzuweisung erfolgt wie bei fast jedem Programm mit Hilfe eines Kontextmenüs, das mit der rechten Maustaste aufgerufen wird.
Die einzelnen Attribute sind meist zu mehreren Gruppen zusam- mengefasst. Im folgenden werden wir uns mit einzelnen Gruppen dieser Auswahl beschäftigen.
Wir wollen uns jetzt mit Hilfe der Tabellenkalkulation ein Programm zur Verwaltung unserer Noten in den einzelnen Fächer für die 8. Jahrgangsstufe erstellen. Was benötigen wir hierzu?
• die Fächerbezeichnungen
• die Noten in den einzelnen Fächern
• die Unterscheidung von Schulaufgaben, Kurzarbeiten, Stegreifaufgaben und mündlichen Noten
• eine Rechenvorschrift wie man die Durchschnittsnote in den einzelnen Fächern berechnet
Formatierungen
Diese erste Stoffsammlung soll genügen.
Wir starten unser Tabellenkalkulationsprogramm und geben als erstes die Fächerbezeichnungen ein.
In der Zelle mit dem Zellennamen A3 schreiben wir
„Fächer“ und schließen die Eingabe mit Return ab.
Die Zelle muss jetzt noch formatiert werden, d. h.
dem Objekt mit dem Bezeichner A3 muss jetzt noch der Datentyp zugewiesen werden, den sie aufzu- nehmen hat. Wir wählen mit Hilfe des Kontextme- nüs, welches wir mit der rechten Maustaste aufru- fen, den Befehl Zellen formatieren ... aus. Unter dem Register Zahlen sind diejenigen Datentypen aufgelistet, die uns das Tabellenkalkulationspro- gramm zur Verfügung stellt. Nachdem es sich bei
„Fächer“ um ein Wort bzw. weitergefasst um einen Text handelt, wählen wir als Formatierung Text.
Die weiteren Datentypen werden wir später noch kennen lernen.
Hier erfolgt die Wertzuweisung
Es wäre ziemlich umständlich nach jeder Eingabe in jeder Zelle diese zu formatieren. Wir geben zuerst alle Fächerbezeichnun- gen ein und formatieren dann anschließend die Zellen. Hierzu haben wir zwei Möglichkeiten. Wir markieren nur die mit Wer- ten versehenen Zellen und formatieren sie oder wir markieren die ganze Spalte und formatieren diese.
Die Spalten haben immer eine gewisse Standardbreite, so dass manchmal die Breite zu schmal ist. Wir markieren zuerst die gesamte Spalte und rufen dann das Menü Format auf. Hier wählen wir den Menüpunkt Spalte aus. In dem Menü Format können auch ganze Zeilen oder das gesamte Rechenblatt for- matiert werden.
Nach der Auswahl von Brei- te ... erscheint eine Dialogbox in dem wir den Zahlenwert für die Breite eingeben können.
(noten001.xls)
Nun geht es weiter mit der Gestaltung unseres Notenblatts. Als nächstes brauchen wir die Anzahl der einzelnen Noten. Dies ist von Fach zu Fach unterschiedlich. Bei der Gestaltung gehen wir so vor, dass wir von einer maximalen Anzahl von Noten ausgehen.
Die Spalte ist jetzt wieder zu schmal. Allerdings wäre es jetzt nicht gut die Spalte zu verbreitern, da in die Spalten bei den Fächern nur Noten, d. h. Zahlen eingetragen werden, die auch, wenn es sich um die Noten 5 oder 6 handelt, doch sehr schmal sind. Als Auswege bieten sich an, das Wort zu verkürzen z. B. „1. S“ oder den gesam- ten Text in seiner Ausrichtung zu ändern. Dazu markie- ren wir die Zelle und rufen wieder über das Kontext- menü den Befehl Zellen formatieren ... auf. Unter dem Register Ausrichtung sind die nötigen Formatierungen für den Text vorhanden. Hier kann man mit Hilfe der linken Maustaste oder mit der Eingabe des Zahlenwertes (90) die Textausrichtung ändern. Weiter oben haben wir der Zelle das Attribut Text zugewiesen. Jetzt wenden wir auf die Zelle die Operation Ausrichtung an.
Wir ändern jetzt die Spaltenbreite auf „4“, der Zelle wird der Datentyp „Text“ zugewiesen und außerdem soll der Inhalt der Zelle zentriert ausgerichtet wer- den. (noten002.xls)
Wie benötigen jetzt maximal vier Spalten mit den Inhalten 1. bis 4. Schulaufgabe. Dazu markieren wir die Spalte B, kopieren diese und fügen sie in die markierte Spalte C ein. Hier handelt es sich wieder um Opera- tionen.
Wir bewegen dann den Cursor in die Zel- le C3 und ändern in der Eingabezeile 1 in 2 um.
Beim Kopieren werden alle Formatierun- gen beibehalten.
Analog führen wir dieses Verfahren mit den restlichen Schulaufgaben und den anderen Leistungserhebungen durch.
Das Rechenblatt hat jetzt folgende
Form. (no-
ten003.xls)
Zur weiteren Formatierung können wir jetzt Zellen farbig hervorheben, z. B. das Fach durchgängig far- big kennzeichnen oder die Zellen in den keine Noten eingegeben werden, wie für die Schulaufgaben im Fach Religion.
Dazu markieren wir die Zelle oder die Zellen und rufen wieder über das Kontextmenü den Befehl Zel- len formatieren ... auf. Unter dem Register Muster kann man den farbigen Zellhintergrund einstellen.
Außerdem ist es auch möglich, einzelnen Zellen, Spalten oder auch Zeilen Muster zuzuordnen.
(noten004.xls)
1.2 Erfassen von Daten
Um nun Noten in das Rechenblatt aufnehmen zu kön- nen, müssen die dafür vorgesehenen Zellen formatiert werden, d. h. dem Attribut Zahlen muss der geeignete Attributwert zugewiesen werden. Wir markieren alle Zellen, in die Noten eingetragen werden können, auch die Zellen in die später keine Noten eingetragen werden dürfen, wie z. B. 3. Schulaufgabe Physik usw.
Da es nur ganzzahlige Noten gibt, wählen wir als Dezi- malstellen „0“ aus.
(noten005.xls)
Wir testen nun unsere Zellen, wie sie auf Eingaben reagieren
1. Bei der Eingabe der Ziffer „2“ erscheint sie linksbündig und nach dem Betätigen der Returntaste wird sie rechtsbündig dargestellt.
Im Gegensatz zur Texteingabe werden Zahlen in einem Rechen- blatt immer rechtsbündig dargestellt.
2. Wie gewünscht erscheint auch bei der Eingabe von Nullen nach dem Komma nur eine ganzzahlige Ziffer.
3. Bei der Eingabe von „2,49“ wird die Zahl auf „2“ abgerundet.
4. Bei der Eingabe von „2,509“ wird die Zahl auf „3“ aufgerundet.
5. Unsinnige Noteneingaben werden auch akzeptiert.
Da es optisch schöner ist, wenn die Noten jeweils senkrecht unter der Art des Leistungsnachweises stehen, zentrieren wir, wie aus der Textverarbeitung bekannt, den Inhalt der Zellen.
Gültigkeitsprüfung
Um solche Eingaben wie in 2. – 5. zu unterbinden, werden wir jetzt die Eingabe schon während der Eingabe überprüfen. Für die Noteneingabe sind nur die Ziffern 1, 2, 3, 4, 5 und 6 zulässig, d. h. wir müssen unsere Daten, in diesem Fall die Noten einer Gültigkeitsprüfung unterziehen.
Auch solche Gültigkeitsprüfungen sind Operationen. Die Eingabe des Attributwerts ruft eine Ope- ration auf, die die Gültigkeit des Attributswerts während der Eingabe überprüft.
Wir markieren wieder alle Zellen und wählen aus dem Menü Daten den Menüpunkt Gültigkeit ... aus.
Es erscheint eine Dialogbox, in der wir unter dem Register Ein- stellungen unsere Bedingungen für die Noteneingabe eingeben.
Unter dem Register Fehlermeldung ist es auch noch möglich, einen Hinweis auf die richtige Eingabe zu ge- ben. Wird nun versucht, eine falsche Eingabe durchzu- führen, so wird die Fehlermeldung gezeigt und nur bei richtiger Eingabe wird der Zahlenwert angenommen.
(noten006.xls)
Unser Rechenblatt ist also so weit für die Eingabe der ein- zelnen Noten forma- tiert.
Allerdings, nur um Noten einzugeben, wäre die ganze Ar- beit umsonst. Der große Vorteil einer Tabellenkalkulation liegt gerade darin, dass es automatisch Berechnungen
durchführen kann.
1.3 Berechnungen mit Hilfe des Tabellenkalkulationsprogramms
Wie werden nun in den einzelnen Fächern die Noten berechnet. Es werden drei Arten von Fächern unterschieden:
1. Fächer mit keinen Schulaufgaben (z. B. Religion, Geschichte, ...) 2. Fächer mit zwei Schulaufgaben (z. B. Physik, Informatik, ...)
3. Fächer mit drei und mehr Schulaufgaben (z. B. Deutsch, Englisch, ...) Bei allen Fächern gilt:
Alle Noten aus Kurzarbeiten, Stegreifaufgaben und Mündliche Noten werden addiert und durch die Anzahl der Einzelnoten dividiert. Diese Schnittnote bezeichnen wir als „Schnitt Mündliche“.
Analog bei den Schulaufgabenfächern werden alle Schulaufgabennoten addiert und durch die An- zahl der Schulaufgaben dividiert. Diese Schnittnote bezeichnen wir als „Schnitt Schulaufgaben“.
zu 1:
Aus „Schnitt Mündliche“ ergibt sich der Notenvorschlag.
zu 2:
„Schnitt Mündliche“ und „Schnitt Schulaufgaben“ werden addiert und durch 2 dividiert. Aus dieser Schnittnote, als „Gesamtschnitt“ bezeichnet, ergibt sich der Notenvorschlag.
zu 3:
„Schnitt Mündliche“ und das Zweifache von „Schnitt Schulaufgaben“ werden addiert und durch 3 dividiert. Aus dieser Schnittnote, als „Gesamtschnitt“ bezeichnet, ergibt sich der Notenvorschlag.
Nun wissen wir wie die Noten berechnet werden. Jetzt müssen wir dies in unser Rechenblatt ein- bringen. Die Beschreibungen wie die Noten zu berechnen sind, bezeichnet man als Rechenvor- schrift oder in der Fachsprache der Informatik als Algorithmus. Bei der Tabellenkalkulation spricht man auch von einer Formel.
Als erstes benötigen wir noch 4 zusätzliche Spalten, die dann auch noch zu formatieren sind.
Die Schnittnoten werden immer mit zwei Nachkommstellen angegeben. Die Spalte mit dem Notenvorschlag formatieren wir mit „keine Nachkommastelle“.
Um nun für das Fach Religion die Formeln einzugeben gehen wir mit dem Cur- sor in die Zelle U4. Die Formeleingabe unterscheidet sich im Gegensatz zur Text- oder Zahleneingabe dadurch, dass jede Formel mit dem Zeichen „=“ be- ginnt.
Dabei ändert sich links neben der Eingabezeile das Bezeichnerfeld .
Es erscheint das Wort SUMME. Bei SUMME handelt es sich um eine Funk- tion, die es ermöglicht Zelleninhalte zu addieren. Jede Tabellenkalkulation bie- tet für bestimmte Berechnungen schon fertige Formeln, die sogenannten Funk- tionen an. Neben dem Wort SUMME kann man durch Anklicken des Pfeilsym- bols weitere Funktionen aufzurufen.
Alle Noten zu addieren und durch ihre Anzahl zu dividieren nennt man Mittel- wertberechung. Dafür gibt es in der Tabellenkalkulation die Funktion MIT- TELWERT.
Die vollständige Syntax (Zeichenfolge) der Funktion MITTELWERT lautet also:
MITTELWERT(Bereich).
Der Bereich überspannt alle Zellen, welche Da- ten zur Mittelwertberechnung betragen sollen.
In unserem Fall für das Fach Religion ist der Bereich von der Zelle F4 bis S4.
Wir benötigen also die Funktion mit folgenden Bereich:
MITTELWERT(F4:S4)
Die Mittelwertberechnung liefert also in unserem Fall den Wert 1,666666667.
Da wir die Zelle in ihrer Darstellung des Zahlenformats auf zwei Nachkommastellen forma- tiert haben, wird uns der Wert 1,67 angezeigt. Hier könnte man meinen, es handelt sich um eine automatisch durchgeführte Rundung auf zwei Stellen nach dem Komma. Dies ist nicht der Fall. Hier wird nur für die Ausgabe gerundet, aber nicht rechnerisch. Das bedeutet, das Programm rechnet mit diesen wie angezeigten 9 Nachkommastellen. (noten007.xls)
Wiederholungen
Um nicht für jedes Fach diese Eingaben durch- führen zu müssen, markieren wir jetzt von der Zelle U4 aus den Bereich bis zur Zelle U17.
Aus dem Menü Bearbeiten wählen wir den Menüpunkt Ausfüllen (eine typische Operation für Tabellenkalkulationsprogramme), wonach uns mehrere Möglichkeiten angeboten werden.
Wir wollen die Formel, die in der Zelle U4 steht, in die Zelle U5 bis U17 kopieren. Dieser Kopiervorgang ist allerdings nicht mit dem Kopieren in der Textverarbeitung zu verwech- seln. Denn bei der Tabellenkalkulation wird mit dem Befehl Ausfüllen gleichzeitig auch der richtige Zellenbezug mit berücksichtigt. In der Zelle U5 steht dann folgender Ausdruck:
usw. bis in der Zelle U17
dieser Ausdruck steht.
(noten008.xls)
Analog berechnen wir jetzt die Schnittnote für die Schulaufgaben in den Fä- chern Deutsch, Englisch und Mathematik. Hierzu geben wir zuerst in die Zelle T5 die Formel =MITTELWERT(B5:E5) ein. Dann kopieren wir wieder diese Formel mit Hilfe des Befehls Ausfüllen Unten in die Zellen T6 und T7.
Für die Fächer Informatik, Physik und Chemie machen wir das genauso wie oben, nur dass wir hier berücksichtigen, dass der Schulaufgabenbereich nur 2 Zellen (B8 und C8 usw.) umfasst. (noten009.xls)
Auffallend dürfte bei der gewählten farbli- chen Einteilung des Rechenblatts sein, dass die Spalte für „Schnitt Mündliche“ durchgän- gig hellgelb ist, wohin- gegen wir das ur- sprünglich nicht so formatiert hatten. Lei- der hat die Operation Ausfüllen Unten einen Nachteil.
Die Formatierungen, d. h. die Attribute mit den zugehörigen Attributwerten der Ursprungszelle werden mit kopiert.
Tipp: Farbliche Ausgestaltung erst zum Schluss.
Gesamtschnitt
Als Nächstes müssen wir jetzt den Gesamtschnitt berechnen.
Für die Fächer ohne Schulaufgaben ist die Berechnung des Gesamtschnitts einfach, da der Gesamtschnitt der gleiche Zahlenwert ist wie „Gesamt Mündliche“. Wir markieren die Zellen und mit Hilfe des Operation Ausfüllen Rechts aus dem Menü Bearbeiten kopieren wir den Zelleninhalt. Auch hier geht die farbliche Formatierung verloren.
Für die Fächer mit zwei Schulaufgaben geben wir im Fach Informatik in der Zelle V8 die Formel
ein. Dann kopieren wir diese Formel in die Zellen V9 und V10 mit dem Befehl Ausfüllen Unten aus dem Menü Bearbeiten.
Wichtig ist bei dieser Formel, dass die Rechnung Punkt vor Strich beachtet wird. Deshalb die Klammer um die Summe T8+U8. (noten010.xls)
Für die Fächer mit drei und mehr Schulaufgaben ge- ben wir im Fach Deutsch in der Zelle V5 die Formel ein. Dann kopieren wir diese Formel in die Zellen V6 und V7 mit dem Befehl Ausfüllen Unten aus dem Menü Bearbeiten. (noten011.xls)
Um uns einen Notenvorschlag anzeigen zu lassen, ist es nötig, den Gesamtschnitt, der mit zwei Nachkommastellen angegeben wird, auf keine Nachkommastelle zu runden. Hierfür gibt es die Funktion RUNDEN.
Die Syntax der Funktion RUNDEN lautet:
RUNDEN(Zelle; Anzahl_der_Stellen_nach_dem_Komma)
Für Religion hat die Funktion, die in die Zelle W4 eingegeben wird, folgende Form:
Dann kopieren wir diese Formel in die Zellen W5 und W17 mit dem Befehl Aus- füllen Unten aus dem Menü Bearbeiten, da der Notenvorschlag für alle Fächer sich auf genau diese Art und Weise aus dem Gesamtschnitt errechnet.
(noten012.xls)
Feinarbeiten
Damit wären wir fast am Ende. Jetzt können wir die Zellen noch farblich formatieren, da wir hier nicht mehr kopieren und damit eine Farbänderung wieder eintreten würde. (noten013.xls)
Das Programm ist noch nicht ganz perfekt, wie obiges Bild zeigt. So können in Fächern in denen keine Schulaufgaben geschrieben werden, Noten eingetragen werden oder bei den Schnitten und dem Notenvorschlag kann die Formel überschrieben werden. Diese besonderen Zellen müssen ge- schützt werden. Dafür hat jedes Tabellenkalkulationsprogramm eine Möglichkeit.
Wir markieren alle Zel- len in die Noten einge- tragen werden sollen.
Dann rufen wir wieder das Kontextmenü auf.
Schutz
Unter dem Register Schutz sind die nötigen Formatie- rungen für die Zellen vorhanden. Es gibt zwei Möglich- keiten:
1. Zellen können für die Eingabe gesperrt oder nicht gesperrt werden.
2. Formeln können ausgeblendet werden oder nicht ausgeblendet werden.
(Hinweis: 9. Jgst. Boolesche Algebra)
Wenn die Kästchen ohne Haken versehen sind, ist im- mer der Nicht-Zustand eingestellt. Der gesamte Schutz wird erst nach der Ausführung des Befehls Schutz aus dem Menü Extra wirksam.
Um also in die Zellen für die Noten Eintragungen bei geschütztem Rechenblatt durchführen zu können, muss also das Häkchen bei dem Kästchen Gesperrt entfernt werden.
Wir markieren die Zellen, in denen die Formeln für die Notenschnitt- und Notenvorschlagberechnung ste- hen. Dann tragen wir bei Schutz jeweils ein Häkchen in die Kästchen Gesperrt und Formel ausblenden ein.
Aus dem Menü Extra wäh- len wir den Menüpunkt Schutz aus.
Hier dann den Unterpunkt Blatt ... auswählen.
In der Dialogbox können wir alle Voreinstellungen überneh- men und, wenn wir wollen, ein Kennwort eingeben. Wir ver- wenden das Kennwort „noten“.
Dann müssen wir das Kennwort zur Überprüfung der richtigen Schreibweise wiederholen.
Wenn wir jetzt versuchen, in den Nichtschulaufgabenfächern oder bei den Schnittnoten bzw. beim Notenvorschlag Eingaben zu machen, bekommen wir den abgebildeten Fehlerhinweis.
(noten014.xls) Ausdruck
Will man sich seine Notenverwaltung ausdru- cken, so wird man feststellen, dass nur ein Teil ausgedruckt wird. Um die gesamte No- tenverwaltung auf Papier zu erhalten, ist es nötig, das Papierformat auf Querformat um- zustellen. Dieses Vorgehen ist aus der Text- verarbeitung bekannt.
Außerdem können wir auch gleich noch die Gestaltung des Rechenblatts in der nachfolgenden Form durchführen. (noten015.xls)
1.4 Auswertungen
In den nächsten Schritten können wir die Noten in rechnerischer und grafischer Form auswerten.
Wir können uns die Häufigkeit der ein- zelnen Noten anzeigen lassen.
Als erstes geben wir in die Zelle C19 und E19 das Wort „Noten“ bzw. „An- zahl“ ein und formatieren die Zellen mit dem Attributwert Text und als Textaus- richtung verwenden wir zentriert.
In die Zellen C21 bis C26 tragen wir die Notenstufen 1 bis 6 ein. Den Zellen weisen wir den Attributwert Zahl mit 0 Nachkommastellen zu und als Ausrich- tung zentriert. Die Zellen E 21 bis E26 formatieren wir in gleicher Weise.
Um jetzt alle Notenvorschläge mit 1 aus der Ta- belle herauszufinden, benötigen wir die Funktion ZÄHLENWENN. Die Funktion ist so aufgebaut, dass man ihr zum einen den Bereich, in unserem Fall die Zellen W4 bis W17, eingeben muss und dann das Suchkriterium. Nach dem wir jetzt die Notenvorschläge mit 1 haben wollen, geben wir als Suchkriterium die 1 ein.
Die Syntax der Funktion ZÄHLENWENN lautet: ZÄHLENWENN(Bereich; Suchkriterium) ZÄHLENWENN(W4:W17;1)
Für die anderen Notenstufen gehen wir folgendermaßen vor:
Wir markieren den Zellenbereich E21 bis E26 und verwenden dann wieder den Befehl Ausfüllen Unten.
In den Zellen E22 bis E26 müssen wir dann nur noch jeweils das Suchkriterium ändern. Bei der Zelle E22 muss die 2 eingetragen werden usw. (noten016.xls)
Diagramm
Die gerade erstellte Auswertung soll nun grafisch darge- stellt werden. Unser Ziel ist es, eine grafische Darstellung wie rechts abgebildet zu erhalten.
Eine Darstellung von Zahlen oder Zahlenreihen bezeich- net man in der Tabellenkalkulation als Diagramm.
Um ein Diagramm in einer Tabellenkalkulation erstellen zu können, wählen wir aus dem Menü Einfügen den Menüpunkt Diagramm ...
Mit diesem Menüpunkt wird der Diagramm-Assistent aufgerufen, der uns die Arbeit bei der Erstellung des Diagramms sehr erleichtert.
Das Erstellen eines Diagramms läuft in vier Schritten ab. Als erstes ist der Diagrammtyp auszuwählen.
Dies erfolgt in der linken Spalte durch Anklicken des gewünschten Typs (Säule, Balken, Linie, ...).
Zu jedem Diagrammtyp gibt es jeweils einige Un- tertypen, die das Diagramm in ihrer Darstellungsform genauer beschreiben.
Nach dieser Auswahl gelangen wir durch Klicken des Weiter-Buttons zum zweiten Schritt.
Beim zweiten Schritt wird der darzustellende Datenbereich ausgewählt. Hierzu markieren wir die Zellen E21 – E26.
In dem Feld Datenbereich erscheint dann fol- gende Eingabe:
=Tabelle1!$E$21:$E$26
Nach dieser Eingabe gelangen wir durch Kli- cken des Weiter-Buttons zum dritten Schritt.
Hier haben wir jetzt schon eine Voransicht un- seres Diagramms, wie es fertig aussehen wird.
Wir können nun die Achsen beschriften und auch, wenn gewünscht, einen Diagrammtitel eingeben. Es ist auch noch möglich, weitere Werte den Attributen Achsen, Gitternetzlinien, Legende, Datenbeschriftungen und Datenta- belle zuzuordnen.
Nach Klicken des Weiter-Buttons gelangen wir zum vierten Schritt.
Beim vierten Schritt könnten wir uns entschei- den, in welcher Tabelle das Diagramm erschei- nen soll. Durch Klicken des Ende-Buttons wird das Diagramm jetzt fertiggestellt.
Das rechte Bild zeigt das fer- tiggestellte Diagramm. Es ist mit einem schwarzen Markie- rungsrand umgeben. An den Eckpunkten bzw. jeweils in der Mitte jeder Seitelinie befinden sich kleine schwarze Quadrate, die mit dem Mauszeiger ange- fasst werden können und somit die Größe des Diagramms ge- ändert werden kann.
Mit Hilfe der Schaltfläche Dia- gramm können auch noch wei- tere Attribute geändert werden.
Wir benötigen für unser Diagramm die rechts abgebildete Legende nicht. Wir markie- ren sie mit dem Mauszeiger und entfernen sie.
Unser Diagramm besteht aus verschiedenen ein- zelnen Objekten, die als Gesamtes das Diagramm ergeben. Wir gehen jetzt die einzelnen Bestand- teile des Diagramms durch.
Alle einzelnen Objekte haben Attribute und diesen Attributen können wieder ganz bestimmte Werte zugewiesen werden. Dies geht am günstigsten mit Hilfe des Kontextmenüs der rechten Maustaste.
Wir markieren die Zeichenfläche und rufen mit der rechten Maustaste das Kontextmenü auf. Mit dem Menüpunkt Zeichenfläche forma- tieren ... erhalten wir das ganz rechts abgebildete Auswahlmenü.
Hier können wir jetzt die Farbe der Zeichenfläche ändern.
Neben dem Objekt Zeichenfläche besteht unser Diagramm auch noch aus den Säulen, die unsere Datenreihe mit der Häufigkeit der Notenvor- schläge darstellen. Wir können z. B. die Farbe dieser Säulen ändern. Wir können allen Säulen die gleiche Farbe zuordnen oder jeder Säule eine ei- gene Farbe. Wir wollen allen Säulen die gleiche Farbe zuweisen.
Wir markieren jetzt die Datenreihen, indem wir auf eine der Säulen mit der linken Maustaste klicken. Mit der rechten Maustaste rufen wir das Kon- textmenü auf. Mit dem Menüpunkt Datenreihen formatieren ... erhalten wir das ganz rechts abgebildete Aus- wahlmenü. Hier können wir jetzt die Farbe der Säulen ändern.
Als nächstes werden wir den Koordinatenachsen Attributwerte zuweisen. In der Mathematik be- zeichnen wir die waagrechte (horizontale) Achse als x-Achse. In der Tabellenkalkulation verwendet man dafür die Bezeichnung Rubrikenachse. Die senkrechte (vertikale) Achse kennen wir aus der Mathematik als y-Achse. In der Tabellenkalkula- tion hat sie den Namen Größenachse.
Wir markieren jetzt die Rubrikenachse.
Mit der rechten Maustaste rufen wir das Kontextmenü auf. Mit dem Menüpunkt Achse formatieren ... erhalten wir das ganz rechts abgebildete Auswahlmenü.
Wir ändern jetzt die Schriftgröße auf 8.
Wie wir in der Abbildung sehen, gibt es für die Rubrikenachse noch viel mehr Attribute.
Analog ändern wir die Schriftgröße auch für die Größenachse.
Als letztes werden wir dem Titel der Rubriken- achse bzw. dem Titel der Größenachse Attribut- werte zuweisen.
Wir markieren jetzt den Titel der Rubrikenachse. Mit der rechten Maus- taste rufen wir das Kontextmenü auf.
Mit dem Menüpunkt Achsetitel for- matieren ... erhalten wir das ganz rechts abgebildete Auswahlmenü. Wir ändern jetzt die Schriftgröße auf „8“
und den Schriftschnitt auf „fett“.
Wie wir in der Abbildung sehen, gibt es neben dem Attribut Schrift auch noch die Attribute Muster und Aus- richtung.
Analog ändern wir die Schriftgröße und den Schrift- schnitt auch für den Titel der Grö- ßenachse.
Vervollständigung der grafischen Auswertung Unsere Notenverwaltung ist nun fertig. (noten017.xls)
Wir wollen jetzt die grafische Auswertung vervollständigen. Dazu geben wir als erstes weitere No- ten ein, damit nicht nur Notenvorschläge „2“ und „3“ vorkommen. (noten018.xls)
Die grafische Auswertung nimmt dann folgende Gestalt an. Die Säulen des Diagramms haben alle die gleiche Far- be. Es wäre sinnvoll die Säulen der No- tenstufen „5“ und „6“ farblich zu än- dern, damit von ihnen optisch gleich eine Signalwirkung ausgeht.
Wir markieren die Säule für den Notenvorschlag
„5“. Im Kontextmenü erscheint dann der Me- nüpunkt
Datenpunkt formatieren ...
Nun suchen wir uns aus der Farbpalette die geeig- net Farbe für diesen Notenvorschlag heraus.
Wie wir anhand der rechten Abbildung erkennen können, gibt es auch für einen einzelnen Daten- punkt noch mehr Formatierungsmöglichkeiten, die wir aber jetzt noch nicht verwenden.
Nach der Forma- tierung müsste die Säule wie rechts aussehen. Auch für die Noten- vorschläge „6“
und „1“ wollen wir noch diese
Formatierungen wie ganz rechts abgebildet durchführen. (noten019.xls)
An der Erstellung des Diagramms konnte man gut erkennen, wie sich das Objekt Diagramm aus den Objekten Diagrammfläche, Zeichnungsfläche, Rubrikenachse, Größenachse, Titel der Rubrikenachse, Titel der Größenachse, Legende, Datenreihe, Datenpunkt und Gitternetzli- nien zusammensetzt.
1.5 Eine Auswahl von Daten treffen
Aus dem Diagramm bzw. aus den Zahlenwerten für die Häufigkeit eines Notenvorschlages kann man sehr gut erkennen ob man die entsprechende Jahrsgangsstufe besteht. Eine Jahrgangsstufe ist bestanden wenn maximal einmal die Notenstufe „5“ erteilt wird. Daraus ergibt sich, dass man bei zwei „Fünfern“ oder einem „Sechser“ die Jahrgangsstufe nicht besteht. Diese Bedingung können wir in unsere Notenverwaltung mit einbauen.
In die Zelle S19 schreiben wird den Text wie rechts abgebildet. Die Zelle wir formatiert auf Text und da sich der Textinhalt über mehrere Zeilen hinzieht, verbinden wir die Zellen, so dass der Text in eine Zelle passt.
Aufruf über Ausrichtung beim Menü Zellen for- matieren ...
In die Zelle S21 soll nun je nach den Noten die Meldung erscheinen: „erreicht“ oder „nicht er- reicht“. Es gibt zwei Möglichkeiten, die in der Zelle S21 erscheinen können. Der Text „erreicht“
soll nur erscheinen, wenn ein Notenvorschlag „5“ ist. Dies bezeichnet man in der Informatik als Bedingung. Ist die Bedingung erfüllt, in der Informatik bezeichnet man das als „wahr“, so soll der Text „erreicht“ erscheinen. Ist die Bedingung nicht erfüllt, man sagt auch dazu „falsch“, so muss in der Zelle „nicht erreicht“ stehen. Solche Entscheidungen, die von einer Bedingung abhängen, gibt es viele im täglichen Leben. Einige Beispiele:
Wenn ich pünktlich am Bahnhof bin, erwische ich den Zug oder ich muss warten.
Wenn ich genügend Geld habe, kaufe ich mir die CD oder ich muss darauf verzichten.
Wenn es schön ist, gehe ich zum Baden oder ich bleibe zu Hause.
In den drei Beispielen ist immer eine Entscheidung zu treffen. Im Alltag trifft man Entscheidungen, wie hier aufgeführt, immer mit „ja“ oder „nein“. Manche treffen auch gerne die Entscheidung mit
„jein“. In der Informatik sagt man zu einer Bedingung, auf die mit „ja“ oder „nein“ geantwortet werden kann, anstelle von „ja“ immer „wahr“ oder für „nein“ immer „falsch“. Aus der Mathematik ist dies schon bekannt, denn hier gibt es auch wahre und falsche Aussagen:
5 = 5 (w) oder 5 = 6 (f).
ich pünktlich am Bahnhof bin erwische ich den Zug ich muss warten
ich genügend Geld habe kaufe ich mir die CD ich muss darauf verzichten es schön ist gehe ich zum Baden ich bleibe zu Hause
Bedingung Auswahl(wahr) Auswahl(falsch)
Solche Entscheidungen die von einer Bedingung abhängen, nennt man Auswahl. Je nach Antwort steht einem eine Auswahl zur Verfügung.
Wenn(Bedingung) Dann(Bedingung=wahr) Sonst(Bedingung=falsch)
Zusammengefasst ergibt sich folgende Syntax für diese sogenannte WENN-Funktion:
WENN(Bedingung;Dann;Sonst) bzw. je nach verwendetem Programm:
WENN(Prüfung;Dann_Wert;Sonst_Wert) Wir geben in der Zelle S21 das „=“-zeichen ein und wählen als Funktion WENN. In der fol- genden Dialogbox müssen wir jetzt die Bedin- gung bzw. die Prüfung eingeben. Die Anzahl der „Fünfer“ darf maximal 1 sein oder anders formuliert, die Anzahl der „Fünfer“ muss klei- ner als 2 sein. Kleiner als 2 wird in der Sprache der Mathematik ausgedrückt mit <2.
Die Anzahl der „Fünfer“ wird in der Zelle E25 angezeigt. Unsere einzugebende Prüfung lautet also: E25<2
Bei dem Begriff „Wert“ denkt man meist nur an Zahlen. In einer Tabellenkalkulation (und anderen Programmen) kann ein Wert auch ein Wort bzw. Text sein. Wir machen also die Ein- gaben wie rechts abgebildet und beenden sie, indem wir den Ende-Button betätigen.
Unsere Notenverwaltung sagt uns, dass wir das Ziel der Jahr- gangsstufe erreichen werden. Ist auch völlig korrekt, da nur in einem Fach der Notenvorschlag „5“ vorhanden ist. In der Reali- tät werden wir aber mit diesen Notenvorschlägen nicht das Jahrgangsstufenziel erreichen, da in einem weiteren Fach der Notenvorschlag „6“ vorhanden ist.
Ziel soll es sein, dass folgende Anzeigen vom Programm gemacht werden:
Es muss also die Bedingung geändert wer- den. Die Aussage, man darf nur einen „Fün- fer“ haben, beinhaltet auch, dass man keinen
„Sechser“ haben darf. Diese zwei Bedin- gungen müssen gleichzeitig gelten. Hierzu sagt man in der Mathematik und zu gleich.
In der Informatik verkürzt sich dieser Aus- druck zu einem und. (noten020.xls)
Die Syntax für unsere Bedingung:
Mathematik E25<2 E26<1 Informatik UND(E25<2;E26<1)
Wir ändern in dem Feld Prüfung unsere Bedingung ab und erhalten dann das gewünschte Ergebnis.
Als weiteres können wir uns von dem Programm auch den Gesamt- schnitt aller Fächer berechnen las- sen. (noten021.xls)
Bedingte Formatierung Momentan werden alle Noten- vorschläge je Fach in der glei- chen Schriftfarbe angezeigt.
Gerade bei gefährlichen Noten wie „5“ und „6“ wäre es nicht schlecht, wenn diese Noten in einer anderen Farbe angezeigt werden, damit sie optisch bes- ser auffallen. Auch hier haben wir wieder eine Bedingung, die man in Worten so ausdrückt:
Wenn in einem Fach der Notenvorschlag
„5“ oder „6“ auftritt, soll dieser Vor- schlag in der Farbe rot und in der Schriftschnitt fett angezeigt werden.
Wenn also die Bedingung wahr ist, soll die Formatierung der Zelle geändert werden. Man spricht hier von einer be- dingten Formatierung.
Damit die Notenvorschläge wie rechts abgebildet angezeigt werden, ist folgende Vorgehens- weise nötig.
Man markiert also die Zellen, in denen die Notenvorschläge stehen, und ruft aus dem Menü Format den Befehl Bedingte Formatierung ... auf.
Wie der Name schon sagt, besteht eine Bedingte Forma- tierung aus zwei Teilen:
1. der Bedingung (Zellenwert ist größer als 4) 2. dem Format (Schriftschnitt: fett und Farbe: rot) (noten022.xls)
Noten als Wortbedeutung
In den Jahreszeugnissen werden die Noten nicht in Ziffern angegeben, sondern in ihrer Wortbedeu- tungen (sehr gut, gut, befriedigend, ausreichend, mangelhaft, ungenügend). Wir könnten natürlich jetzt in die Zellen X4 bis X17 immer diese Wortbedeutungen selbst eintragen, was aber ziemlich umständlich ist, da bei jeder Änderung der Ziffer des Notenvorschlages, wir auch die Wortbedeu- tungen ändern müssten. Dies soll das Programm für uns erledigen.
Wir beginnen in der Zelle W30 mit der rechtsabgebildeten Einga- be. Wir markieren die Zellen von W31 bis X36. Man nennt dies, wie schon mehrmals verwendet, einen Bereich. In einer Tabellen- kalkulation hat man die Möglichkeit. einem Bereich einen Namen zuzuordnen. Wir verwenden als Namen „Wortbedeutung“.
(noten023.xls)
In der Zelle X4 soll für das Fach Religion (No- tenvorschlag 1) nun die Wortbedeutung „sehr gut“ erscheinen. Dazu verwendet man die Funktion SVERWEIS.
Jetzt tauchen einige unbekannte Begriffe auf, die wir aber eigentlich alle kennen.
1. Für das Suchkriterium geben wir die Zelle ein, in der sich die Ziffer des Notenvor- schlages befindet, also W4.
2. Bei Matrix ist unser Bereich aus der Tabel- le 2 einzugeben, den wir Wortbedeutung genannt haben. Man verwendet hier den Begriff Matrix, um Verwechslungen mit dem Begriff Tabelle zu vermeiden. Unser Bereich Wortbedeutung ist nichts anderes als eine Tabelle mit 2 Spalten und 6 Zeilen.
3. Mit Spaltenindex ist gemeint, dass hier nach der Entsprechung unter Noten in Zif- fernform gesucht werden soll. Darum tra- gen wir hier die 2 ein, die damit die 2.
Spalte mit den Wortbedeutungen meint.
4. Bei Bereich_Verweis bewirkt man mit der Eingabe „falsch“, dass genau die exakte Bezeichnung verwendet wird.
Nach Betätigen des Ende-Buttons wird dann in der Zelle X4 die Wortbedeutung „sehr gut“ angezeigt.
Mit der Operation Ausfüllen Unten können wir im markierten Bereich von X4 bis X17 die Wort- bedeutungen für jedes Fach anzeigen lassen. Ändert sich nun in einem Fach der Notenvorschlag, so wird automatisch die dazugehörige Wortbedeutung angezeigt. (noten024.xls)
Am Schluss können wir jetzt noch einige Formatierungen durchführen, damit unsere Notenverwal- tung folgendes Aussehen besitzt. (noten025.xls)
