Barbara Smrzka
Büchereiverband Österreichs 1070 Wien, Museumstraße 3B/12
Die Ideenbörse
Eine Plattform für den Erfahrungsaustausch zum Thema Veranstaltungen in Bibliotheken
Projektarbeit im Rahmen der hauptamtlichen Ausbildung für
BibliothekarInnen (Ausbildungslehrgang 2006-2008/B-2)
Zusammenfassung
Die Ideenbörse des Büchereiverband Österreichs ist eine Plattform für den Erfahrungs- austausch zum Thema Veranstaltungen in Öffentlichen Bibliotheken. Viele BibliothekarInnen sind kompetente und kreative KulturveranstalterInnen und verfügen über einen reichen Erfahrungsschatz zu diesem Thema. Die Ideenbörse sammelt ihre Erfahrungen und stellt sie allen Interessierten online zur Verfügung. Damit ist die Ideenbörse ein klassisches Instrument des Wissensmanagements. Gegründet wurde diese Plattform im Jahr 2006, im Vorfeld der großen Imagekampagne der Bibliotheken Österreich liest. Treffpunkt Bibliothek, mit dem Ziel, die BibliothekarInnen zu inspirieren und ihre Beteiligung an der Kampagne anzuregen.
Im Rahmen der Leseakademie 2007 sollte ein neuer Impuls zur Belebung der Ideenbörse gesetzt werden, das Instrument dafür war eine Workshop-Reihe mit dem Titel Ideenbörse unterwegs.
Im Frühjahr 2007 fanden insgesamt acht dieser Workshops im ganzen Bundesgebiet statt. Das Design der Workshops stellte den Erfahrungsaustausch der TeilnehmerInnen in den Mittelpunkt der Veranstaltungen. Zu diesem Zweck wurde die Moderationsmethode des World Café eingesetzt.
Die Workshops waren in mehrfacher Hinsicht erfolgreich:
■ Insgesamt 127 Personen nahmen im Rahmen der Workshops die Gelegenheit zum direkten Erfahrungsaustausch wahr. Die TeilnehmerInnen äußerten sich durchwegs sehr positiv über die Veranstaltungen und bestätigten, dass ein Austausch in dieser Form für sie sehr wertvoll sei.
■ Durch das bei den Workshops gesammelte Material konnte das Angebot auf der Website der Ideenbörse erweitert werden. Die Dokumentation der Workshops wurde auf die Internetseite der Ideenbörse gestellt, dadurch hat sich der Zugriff auf diese Seiten nachweislich gesteigert.
■ Besonders erfreulich: Beim Sichten der im Veranstaltungskalender eingetragenen Aktivitäten im Rahmen von Österreich liest. Treffpunkt Bibliothek im Herbst 2007 zeigte sich, dass einige Veranstaltungsideen nicht nur in jenen Bibliotheken umgesetzt worden waren, die dies bereits im Rahmen der Workshops angekündigt hatten, sondern dass sie in ähnlicher Weise auch an ganz anderen Orten realisiert worden waren.
Dies kann als Hinweis darauf gewertet werden, dass es gelungen ist, einen Wissenstransfer zu initiieren.
Die Ideenbörse braucht – wie jedes Wissensmanagement-Instrument – regelmäßige Pflege und Betreuung. Abschließend werden daher Vorschläge für eine Weiterentwicklung der Ideenbörse gemacht.
Die Ideenbörse
Eine Plattform für den Erfahrungsaustausch zum Thema Veranstaltungen in Bibliotheken Projektarbeit von Barbara Smrzka / BVÖ
Im Rahmen der hauptamtlichen Ausbildung für BibliothekarInnen (Ausbildungslehrgang 2006-2008/B-2)
File: smrzka-ideenboerse-20080505.doc
Inhaltsverzeichnis
Seite
1. Einleitung ... 4
Erster Exkurs: Wissensmanagement ... 5
2. Entstehungsgeschichte der Ideenbörse... 7
3. Ideenbörse 2006 ... 8
3.1. Ideenwerkstatt beim Kongress 2006 ... 8
3.2. Ideenbörse Online ... 8
4. Ideenbörse 2007 ... 11
4.1. Ideenbörse unterwegs ... 11
4.1.1. Konzeption der Workshops... 11
Zweiter Exkurs: The World Café ... 12
4.1.2. Vorbereitung der Workshops ... 14
4.1.3. Ablauf eines Workshops ... 17
4.2. Auswertung der Workshops und Dokumentation ... 22
5. Optionen für eine Weiterentwicklung der Ideenbörse ... 25
5.1. Ideenbörse direkt ... 25
5.2. Ideenbörse online ... 26
Literaturverzeichnis ... 28
ANHANG
Handzettel für die TeilnehmerInnen der Workshops Dokumentation der Workshops: Teil 1 – Tipps Dokumentation der Workshops: Teil 2 – Beispiele
1. Einleitung
Bibliotheken als Kulturveranstalter? Was für BibliothekarInnen selbstverständlich ist, sorgt bei vielen Menschen immer noch für Erstaunen. Auch wenn die Öffentlichkeit dies erst allmählich zur Kenntnis nimmt: Literaturveranstaltungen und andere Aktivitäten zur Lesemotivation, Bildung und Kulturvermittlung gehören heute ganz selbstverständlich zum Produktkatalog, zum Angebot öffentlicher Bibliotheken.
Bei aktuellen Neubauten großer Stadt- oder Gemeindebibliotheken wird dieser Tatsache auch baulich Rechnung getragen: Ein Veranstaltungsraum gehört zur Standardausstattung, mitsamt der technischen Infrastruktur, die ein Vortragssaal heutzutage braucht; personell wird dieses Angebot der Bibliotheken – oft gekoppelt mit der Öffentlichkeitsarbeit – von spezialisierten MitarbeiterInnen betreut.
Aber auch viele BibliothekarInnen kleiner Gemeinde- und Pfarrbüchereien sind höchst aktive und erfahrene VeranstaltungsmanagerInnen. Es ist erstaunlich und immer wieder faszinierend, welche Vielfalt an Aktivitäten selbst in den kleinsten Büchereien angeboten wird, die Kreativität der BibliothekarInnen beim Entwickeln von neuen Veranstaltungsprogrammen kennt scheinbar keine Grenzen.
Mit dieser Vielfalt ist eine Fülle an Erfahrungen, an Wissen verbunden: Jede Bibliothekarin, jeder Bibliothekar, die oder der schon einmal eine Veranstaltung abgewickelt hat, verfügt über ein Detailwissen, das auch für andere interessant sein kann:
■ sowohl organisatorisches Wissen über das Management einer Veranstaltung, wie zum Beispiel über die Terminplanung, die Öffentlichkeitsarbeit oder den Umgang mit Kooperationspartnern,
■ als auch inhaltliches Wissen über ganz konkrete Veranstaltungen, zum Beispiel welche Themen, welche Angebote für bestimmte Zielgruppen besonders geeignet sind.
Wissen, Kenntnisse und Erfahrungen sind ganz besondere Ressourcen: sie vermehren sich beim Teilen. An dieser Erkenntnis setzt Wissensmanagement an und versucht, das Erfahrungswissen einzelner Personen anderen zugänglich zu machen. Viele Methoden und Tools wurden dafür entwickelt, die von Unternehmen und anderen Organisationen eingesetzt werden.
Bibliotheken sind selbst Wissensvermittler, BibliothekarIn ist ein klassischer Informationsberuf.
Was also liegt näher, als unser eigenes Wissen, die vielen Informationen, die wir durch unsere praktische Arbeit ansammeln, mit den aktuellen Methoden und Werkzeugen des Wissensmanagements zu bewirtschaften?
Genau darum bemüht sich die Ideenbörse des Büchereiverband Österreichs: Die Ideenbörse ist ein Instrument, um das individuelle Wissen vieler BibliothekarInnen in ihrer Rolle als KulturveranstalterInnen zu erschließen und zugänglich zu machen.
Erster Exkurs: Wissensmanagement
Ende des zwanzigsten Jahrhunderts, am Übergang von der Industrie- zur Informationsgesellschaft, entdeckten ManagerInnen Themen der Lerntheorie für sich: Plötzlich war von lernenden Organisationen, vom Wissen als unternehmerischer Ressource die Rede.
Erkenntnisse ganz unterschiedlicher Disziplinen, wie zum Beispiel der Lernpsychologie und der Informationstechnologie, wurden zusammen geführt, ein neuer Managementansatz entstand:
das Wissensmanagement – und mit ihm eine Fülle an Aus- und Fortbildungsangeboten, sowie Rat gebende Lektüre, die ManagerInnen und UnternehmerInnen dabei unterstützen will, Wissen als unternehmerische Ressource zu bewirtschaften.
Trotz unterschiedlicher Vorschläge, wie diese – als kritisch eingestufte – Ressource best- möglich ausgeschöpft werden könne, etablierte sich eine gemeinsame Terminologie, setzten sich bestimmte Ansichten durch:
■ Lernen ist der Prozess, Wissen das Ergebnis.1 Wissensmanagement bezeichnet demnach die Gesamtheit aller Maßnahmen, welche das Lernen innerhalb einer Organisation fördern und unterstützen.
■ Wissen ist mehr als Information, Informationen sind mehr als Daten. Daten sind zunächst nichts weiter als codierte Beobachtungen, erst durch das Einbetten in einen systemischen Zusammenhang werden sie zu Informationen, und erst durch den Einbau von Informationen in Erfahrungskontext2 entsteht Wissen. Erfahrung aber ist etwas, was gemacht werden muss – damit ist Wissen zunächst immer an ein handelndes Subjekt, an einen Wissensträger gebunden.
■ Implizites Wissen ist jenes, das ein Mensch (…) in seinem Kopf trägt3 – es wird erst dann für andere verfügbar, wenn der Wissensträger daraus explizites Wissen macht – es in irgendeiner Form ausdrückt, sei es durch Erzählen, Aufschreiben oder Vorzeigen.
1 WILLKE 1998, S. 39
2 Ebd. S. 13
Eine der wesentlichsten Aufgaben des Wissensmanagements ist es, dafür zu sorgen, dass aus implizitem Wissen explizites Wissen wird, dass also die individuellen Erfahrungen von Personen anderen zugänglich werden, von anderen genützt werden können.
Das Wissensmanagement kennt eine Fülle von Werkzeugen und Methoden, die diesen Prozess der Externalisierung von Wissen unterstützen – dabei geht es immer um Kommunikation.
Diese Werkzeuge und Methoden können grob in zwei Kategorien eingeteilt werden:
■ Maßnahmen, die direkte, persönliche Kommunikationsprozesse anregen, fördern und unterstützen, die Menschen gezielt miteinander ins Gespräch bringen – dazu zählen zum Beispiel Workshops und Marktplätze, Expertenrunden, Mentorenprogramme und Job-Rotation.
■ Technologie basierte Hilfsmittel, die der Kommunikation dienen – dabei spielt Inter- nettechnologie eine zentrale Rolle: Mikroartikel4 oder Lessons Learned können zum Beispiel in Internet-basierten Datenbanken erfasst werden; nicht nur die mittlerweile völlig etablierte Mailing-Liste, sondern auch Internet-Foren, Blogs und andere Web2.0 Anwendungen haben das Spektrum technologisch unterstützter Kommunikations- möglichkeiten gerade in den letzten entscheidend Jahren erweitert.
Gute zehn Jahre nach dem Wissensmanagement-Boom ist die Euphorie ein wenig abgeklungen. Geblieben ist die Einsicht, dass Lebenslanges Lernen nicht nur Individuen, sondern auch Organisationen betrifft und sie dazu auffordert, die Lernprozesse ihrer Mitglieder zu unterstützen.
4 WILLKE 1998, S.100
2. Entstehungsgeschichte der Ideenbörse
Der Büchereiverband Österreichs hat im Jahr 2006 eine ganz besondere Initiative gestartet, welche die Leistungen der öffentlichen Bibliotheken als Kulturveranstalter in den Mittelpunkt stellt: Österreich liest. Treffpunkt Bibliothek5. Diese Initiative setzt auf die konzentrierte öffentliche Aufmerksamkeit, die durch eine Woche gemeinsamer Anstrengung entsteht: In der Woche vor dem Nationalfeiertag bieten hunderte Bibliotheken im ganzen Bundesgebiet ein buntes Veranstaltungsprogramm an, das durch eine gemeinsame Werbekampagne und professionelle Öffentlichkeitsarbeit unterstützt wird.
Das Konzept hat sich mittlerweile bewährt. Österreich liest. Treffpunkt Bibliothek war schon im ersten Jahr ein großer Erfolg. Mit der zweiten Auflage 2007 gelang es, den Erfolg fortzusetzen und sogar auszubauen. 2008 ist diese Kampagne der Bibliotheken auf dem besten Weg, eine fixe Einrichtung im österreichischen Kulturbetrieb zu werden.
Was heute schon fast selbstverständlich ist, war aber vor zwei Jahren noch recht ungewiss:
Würde es gelingen, eine kritische Masse von Bibliotheken zum Mitmachen zu bewegen? Das war die zentrale Frage – denn es war klar, dass nur eine breite Beteiligung von Bibliotheken im ganzen Bundesgebiet und unterschiedlicher Größe und Trägerschaft die gewünschte öffentliche Aufmerksamkeit erzeugen kann.
Um möglichst viele Bibliotheken für eine Beteiligung an der Kampagne Österreich liest.
Treffpunkt Bibliothek zu gewinnen, setzte der Büchereiverband Österreichs im Vorfeld zahlreiche Aktivitäten: Neben intensiver Überzeugungsarbeit innerhalb der Bibliotheksszene wurden konkrete Angebote aufgebaut, die Bibliothekarinnen und Bibliothekare zum Mitmachen animieren sollten. Mit der Leseakademie entstand eine spezielle Fortbildungsreihe, in deren Rahmen Impulse für Veranstaltungen zur Leseförderung und Lesemotivation angeboten werden, und die Ideenbörse wurde eingerichtet, um den Austausch von Erfahrungen von BibliothekarInnen als VeranstaltungsmanagerInnen anzuregen und zu unterstützen.
Mit diesem Ziel wurde die Ideenbörse gegründet – ein typischer Wissensmanagement-Auftrag.
Die Ideenbörse setzte von Anfang an auf Maßnahmen beider Kategorien an Werkzeugen und Methoden des Wissensmanagements (vgl. Punkt 2), also
■ sowohl auf direkte Kommunikation,
■ als auch auf technologische Unterstützung.
5
3. Ideenbörse 2006
3.1. Ideenwerkstatt beim Kongress 2006
Der Kongress des Büchereiverbandes im Jahr 2006 stand unter dem Motto Netzwerk Lesen und war unter anderem ein wichtiger Impulsgeber für den Start der Kampagne Österreich liest.
Treffpunkt Bibliothek. Eine der zahlreichen Veranstaltungen, die im Rahmen des Kongresses stattfanden, nannte sich Ideenwerkstatt.
Am Nachmittag des 29. 5. 2006 fanden sich unter diesem Titel zahlreiche BibliothekarInnen zusammen, um Ihre Erfahrungen zum Thema Veranstaltungen auszutauschen und gemeinsam neue Ideen zu entwickeln. Die Ideenwerkstatt war als Workshop angelegt und wurde von Karin Mair (Stadtbücherei Ried im Innkreis / LiteraturNetzwerk Ried) gemeinsam mit Gerda Markfelder (BVÖ) moderiert. Im Mittelpunkt stand ein offen angelegtes Brainstorming, die TeilnehmerInnen wurden eingeladen, ihre ganz persönlichen Erfahrungen als VeranstalterInnen einzubringen und davon ausgehend neue Ideen zu entwickeln. Dieser Prozess wurde dokumentiert, alle genannten Ideen wurden festgehalten.
3.2. Ideenbörse Online
Für die Kampagne Österreich liest. Treffpunkt Bibliothek wurde bereits im Vorfeld eine eigene Website aufgebaut, die von Anfang an nicht nur der Präsentation nach außen diente, sondern auch die BibliothekarInnen bei ihren Vorbereitungen und bei der Umsetzung ihres Veranstaltungsprogramms unterstützen sollte.
Unter dem Titel Ideenbörse wurde ein eigener Menüpunkt eingerichtet. Dieser enthält eine umfangreiche Materialsammlung mit
■ Beispielen und Dokumenten von BibliothekarInnen, die ihre Unterlagen zur Verfügung gestellt haben;
■ Dokumenten, die von Gerda Markfelder erstellt worden sind;
■ Verweisen auf Literatur und andere Quellen;
■ der Dokumentation der Ideenwerkstatt vom Kongress 2006 Netzwerk Lesen6. Diese umfangreiche Materialsammlung ist thematisch gegliedert.
6 MARKFELDER 2006
Es folgen zwei Screenshots der Einstiegsseite der Ideenbörse, hier zunächst der obere Abschnitt, der beim Öffnen der Seite sichtbar ist:
Abbildung 1: Ideenbörse online – erster Screenshot
Scrollt man in diesem Fenster weiter nach unten, so gelangt man zu einer umfangreichen Liste.
Hier ein Screenshot dieser Liste:
Abbildung 2: Ideenbörse online – zweiter Screenshot
Klickt man auf einen der vielen Links in dieser Liste, dann öffnet sich eine weitere Seite, auf der entweder Informationen zu finden sind oder weitere Links, dieser thematisch-hierarchischen Gliederung entsprechend. Manche Inhalte sind als Texte direkt auf der Website verfügbar, andere werden in Form von pdf-Files zum Download angeboten.
Durch den großen Umfang und die Themenvielfalt leidet allerdings die Übersichtlichkeit. Diese Struktur ist gut geeignet zum Schmökern, für eine gezielte Suche jedoch weniger günstig.
4. Ideenbörse 2007
Im Jänner 2007 begann die Verfasserin dieser Projektarbeit ihre Tätigkeit beim Bücherei- verband Österreichs. Eine meiner ersten Aufgaben war es, die Leseakademie fortzuführen, wobei es nicht nur um die Organisation dieser Fortbildungsreihe ging, sondern auch darum, selbst einen Beitrag zu gestalten.
Gerald Leitner, Geschäftsführer des BVÖ und Initiator der Kampagne Österreich liest.
Treffpunkt Bibliothek, regte an, einen Workshop anzubieten, der die TeilnehmerInnen motivieren sollte, sich mit eigenen Veranstaltungen an der Kampagne Österreich liest.
Treffpunkt Bibliothek zu beteiligen, und der auch Gelegenheit bieten sollte, die Erfahrungen der TeilnehmerInnen abzufragen und dadurch neues Material für die Ideenbörse zu gewinnen.
4.1. Ideenbörse unterwegs
Wie bereits erwähnt, wurde die Leseakademie im Vorfeld von Österreich liest. Treffpunkt Bibliothek gegründet. Inhaltlich liegt der Fokus dieser Fortbildungsreihe auf den Themen Literaturvermittlung und Leseanimation, organisatorisch ist die Leseakademie so konzipiert, dass die Workshops und Vorträge unterschiedlicher ReferentInnen jeweils in allen Bundesländern angeboten werden. Es ist also ein Fortbildungsangebot, das die Teilnehmer- Innen im wörtlichen Sinne dort abholt, wo sie sind – oder zumindest in ihrer Nähe. Dadurch können auch jene BibliothekarInnen erreicht werden, die an Fortbildungen im Bundesinstitut für Erwachsenenbildung in Strobl oder im Rahmen eines BVÖ-Kongresses nicht teilnehmen können oder wollen, weil die Anreise für sie zu weit ist.
Diese organisatorische Voraussetzung brachte mich auf die Idee, einen Workshop zu konzipieren, der diesen Rundreise-Charakter ganz bewusst betont und nützt – eine Entscheidung, die schon im Titel der Veranstaltung Ideenbörse unterwegs ihren Ausdruck fand.
4.1.1. Konzeption der Workshops
Bei der Konzeption der Workshops setzte ich mir folgende Ziele:
■ Im Mittelpunkt sollen die Expertise der TeilnehmerInnen und der Erfahrungsaustausch unter ihnen stehen.
■ Die TeilnehmerInnen sollen angeregt werden, aufbauend auf den gemeinsamen Erfahrungen, neue Ideen zu entwickeln.
■ Damit dieser Austausch möglichst gut funktioniert, soll eine entspannte und anregende Atmosphäre geschaffen werden.
Meine Rolle war durch diese Ziele bestimmt: Ich würde in erster Linie als Moderatorin auftreten, und nicht als Expertin – eine Rolle, die auch meinem persönlichen und beruflichen Hintergrund entsprach und die ich somit glaubwürdig ausfüllen konnte.
Die zentrale Frage war nun:
Welche Moderationsmethode ist geeignet, die gewünschte Atmosphäre zu erzeugen und den Prozess des Wissenstransfers optimal zu unterstützen?
Nach einigen Überlegungen und Gesprächen mit erfahrenen ModeratorInnen7 entschied ich mich schließlich für die Methode The World Café.
Zweiter Exkurs: The World Café
The Café is built on the assumption that people already have within them the wisdom and creativity to confront even the most difficult challenges. Given the appropriate context and focus, it is possible to access and use this deeper knowledge about what’s important.8
The World Café ist eine Methode die Spaß macht – sowohl den TeilnehmerInnen als auch den ModeratorInnen. Die Grundprinzipien sind einfach:
■ Der Zweck des Zusammenkommens ist klar, alle wissen um welches Thema es geht.
■ Die Atmosphäre ist einladend und gemütlich.
■ Im Zentrum der Gespräche stehen Fragen, die das Thema auf den Punkt bringen.
■ Alle sind eingeladen sich zu beteiligen.
■ Unterschiedliche Erfahrungen und Ansichten werden verbunden.
■ Durch den Austausch von Erfahrungen und Meinungen entstehen neue Einsichten.
7 An dieser Stelle ist Petra Wagner-Luptacik (ARC systems research) und Barbara Streicher (Science Center Netzwerk) zu danken, die mich beim Design des Workshops ganz wesentlich unterstützt haben.
8 THE WORLD CAFÉ COMMUNITY 2002
Abbildung 3: The World Café – Grundprinzipien
Abgedruckt mit freundlicher Genehmigung von
The World Café Community Foundation at www.theworldcafe.com
Und wie geht das nun ganz praktisch von statten?
Hier ein Kochrezept:
■ Man nehme kleine Kaffeehaustische, am besten runde oder quadratische, mit jeweils vier bis fünf Sesseln rundum. Diese Tischchen werden in einer lockeren Weise im Raum verteilt und mit beschreibbaren Papiertischtüchern und bunten Stiften vorbereitet.
■ Die TeilnehmerInnen am World Café verteilen sich an diesen Tischchen und bestimmen an jedem Tisch eine/n GastgeberIn.
■ Die/der Moderatorln erklärt die Spielregeln und lädt die TeilnehmerInnen ein, eine vorgegebene Frage an ihrem Tisch zu besprechen, dabei das Tischtuch als gemeinsamen Notizblock zu benutzen und nach Herzenslust zu kritzeln, zu schreiben und zu zeichnen.
■ Nach einer ersten Gesprächsrunde von ca. 20 Minuten fordert man die TeilnehmerInnen in einer freundlichen Art (zum Beispiel durch ein paar Takte Musik) auf, das Gespräch abzuschließen und die Plätze zu wechseln – mit Ausnahme der GastgeberInnen suchen sich alle einen neuen Platz, am besten so, dass danach keine zwei Personen wieder am gleichen Tisch sitzen.
■ In dieser neuen Zusammensetzung wird dieselbe Frage weiter besprochen: Die
ist, die Gäste berichten von den Gesprächen an ihren früheren Tischen, alle benützen weiterhin das Tischtuch zum Festhalten von Ideen und Erkenntnissen. Auch diese zweite Runde endet nach ca. 20 Minuten (wieder mit ein paar Takten Musik oder einer anderen, freundlichen Aufforderung).
■ Dieses Prinzip des Platzwechsels kann nun mehrmals wiederholt werden – nach mindestens zwei oder mehreren Runden werden die Ergebnisse der Gespräche für die ganze Gruppe zusammengefasst: Die GastgeberInnen berichten von ihren jeweiligen Tischen; dies geschieht jedoch nicht in Form konventioneller Präsentationen, sondern im lockeren Plauderton, wobei alle an ihren Tischen Platz behalten.
Die Methode des World Café eignet sich für Gruppen ab einer Größe von ca. zwölf Personen und ist auch bei Großgruppen von über 100 Personen einsetzbar. Ein World Café ist sowohl für den gezielten Wissenstransfer als auch für das Entwickeln neuer Ideen geradezu ideal: Durch die freundliche und lockere Atmosphäre werden kreative Prozesse unterstützt. In den kleinen Gruppen von maximal fünf Personen fühlen sich auch eher schüchterne Personen wohl und geschützt genug, um sich am Gespräch zu beteiligen – im Gegensatz dazu sind schon Gruppen von sechs bis zehn Personen für viele eine Herausforderung und in einem Plenumsgespräch melden sich erfahrungsgemäß nie alle zu Wort. Bei einem World Café hingegen ist bis zum finalen Bericht im Plenum schon soviel Vertrauen entstanden, dass eine angeregte Diskussion möglich ist, bei der sich viele TeilnehmerInnen einbringen.
Für eine spätere Dokumentation kann die Diskussion im Plenum protokolliert werden; darüber hinaus liefern auch die Tischtücher wertvolle Hinweise, weil diese nicht nur die Ergebnisse der Gespräche festhalten, sondern auch den Prozess der Ergebnisentwicklung an den einzelnen Tischen dokumentieren.
4.1.2. Vorbereitung der Workshops
Für eine gelungene Arbeit mit Gruppen sind bekanntlich drei Dinge notwendig: Vorbereitung, Vorbereitung und nochmals Vorbereitung. Im Falle der Workshops Ideenbörse unterwegs umfasste dies folgende Schritte:
Um schon beim ersten Workshop einen Wissenstransfer über den Kreis der TeilnehmerInnen hinaus zu erzielen, recherchierte ich interessante Veranstaltungsbeispiele aus ganz Österreich.
Ich fragte gezielt in bekanntermaßen aktiven Bibliotheken nach, ob es in der letzten Zeit besonders gelungene Veranstaltungen gegeben habe. Diese Abfrage erfolgte überwiegend telefonisch, ich notierte die wichtigsten Angaben und fasste diese zu Kurzbeschreibungen zusammen, ergänzt von je einem Bild. Außerdem bat ich jeweils um den Namen und die Kontaktdaten einer Auskunftsperson, an die sich interessierte KollegInnen mit Detailfragen wenden könnten.
Bei der Auswahl der Beispiele achtete ich auf eine möglicht breite Verteilung, sowohl was die Herkunft der Beispiele aus dem ganzen Bundesgebiet betraf, als auch hinsichtlich der Themen und Zielgruppen der Veranstaltungen. Insgesamt stellte ich eine Sammlung von neunzehn Beispielen zusammen, die
■ erstens als Tischvorlagen für die TeilnehmerInnen kopiert, und
■ zweitens für eine Ausstellung auf A4-Karton ausgedruckt und laminiert wurden.
Die komplette Sammlung aller neunzehn Beispiele ist im Anhang dieser Arbeit enthalten.
Hier eine der Kurzbeschreibungen als Beispiel:
Abbildung 4: Veranstaltungsbeispiel aus dem Burgenland
Zur Bewerbung der Veranstaltung entwarf ich einen Kurztext, der im Einladungsfolder der Leseakademie, in den Büchereiperspektiven und im Internet (auf der BVÖ-Seite unter Fortbil- dungen und auf der Seite von Österreich liest. Treffpunkt Bibliothek) zur Teilnahme einlud:
Ideenbörse unterwegs
Die Ideenbörse sammelt Erfahrungen und Tipps zum Thema Veranstaltungen in Biblio- theken zur Lesemotivation. Dieser Workshop bietet Gelegenheit zum Erfahrungsaus- tausch: Die TeilnehmerInnen sind eingeladen ihre eigenen Erfahrungen einzubringen, gemeinsam weiter zu entwickeln und neue Ideen zu sammeln. Mitzubringen wenn möglich: Material von einer Veranstaltung Ihrer Bibliothek (z. B. Folder, Foto,… ) – vielleicht von ‚Österreich liest. Treffpunkt Bibliothek 2006’?
Weil eine Vorstellungsrunde bei zwanzig TeilnehmerInnen nicht nur lange dauert, sondern erfahrungsgemäß auch langweilig ist, entschied ich mich für einen Einstieg mittels Soziometrie.
Zur Vorbereitung waren passende Fragen auszuwählen, die sowohl das gegenseitige Kennen lernen der TeilnehmerInnen ermöglichen sollten, als auch geeignet waren, mir einen ersten Eindruck von der Zusammensetzung, den Voraussetzungen und Bedürfnissen der jeweiligen Gruppe zu verschaffen.
Für die zentrale Moderationsmethode The World Café waren Plakate mit den wichtigsten Spielregeln vorzubereiten, die den TeilnehmerInnen den Ablauf sichtbar machten und als Erinnerungsstütze dienten. Auch die ausgewählten Fragen für die Dialogrunden waren zu entwerfen, sorgfältig zu formulieren und auf Plakaten fest zu halten. Für die Gestaltung der Tische wurden alte Plakate zu Tischtüchern umfunktioniert und schließlich wählte ich noch passende Musikstücke aus, die für einen stimmungsvollen Übergang der World Café-Runden sorgen sollten.
Abbildung 5: Plakat mit den World Café Regeln
Die letzten Vorbereitungen waren erst am jeweiligen Tag eines Workshops zu treffen: Ich fand mich zumeist ca. eine Stunde vor dem Beginn des Workshops ein, kontrollierte oder veränderte die Anordnung der Tische, der Flip-Chart und der Pinwände in einer Weise, die eine möglichst gute Sicht gewährleistete und zugleich durch die lockere Anordnung Atmosphäre schuf. Ich
arrangierte allenfalls vorhandenes Dekor, wie zum Beispiel Blumen oder Kerzen, legte die Tischtücher auf und stellte auf jedes Tischchen einen Becher mit bunten Stiften – und ein paar Leckereien. Die vorbereiteten Plakate waren aufzuhängen, CD-Player und Unterlagen bereitzulegen.
Die sorgsame und attraktive Gestaltung des Raumes ist für ein gelungenes World Café von ganz entscheidender Bedeutung – das ist keine überflüssige Spielerei, sondern gehört zum Kern und Wesen der Methode!
Wenn die ersten TeilnehmerInnen kamen, war der Raum fertig gestaltet, angenehme Instrumentalmusik erklang und ich war bereit, mich voll und ganz auf meine Rolle als Gastgeberin zu konzentrieren. Die Reaktion meiner „Gäste“ bestätigte, dass der Vorbereitungsaufwand Wirkung zeigte: Nicht selten betraten TeilnehmerInnen den Raum mit den erfreut-erstaunten Worten
„Da sieht’s ja aus wie im Kaffeehaus!“
– genau das wollte ich erreichen!
4.1.3. Ablauf eines Workshops
Jeder Workshop dauerte vier Stunden lang. Obwohl es manchmal notwendig war, auf bestimmte Bedürfnisse einzugehen und den Ablauf geringfügig anzupassen, verliefen diese vier Stunden typischer Weise folgendermaßen:
0 – 15 Minuten: Der Workshop wurde meistens vom jeweiligen Kooperationspartner des BVÖ eröffnet. Danach stellte ich mich vor, wobei ich deutlich machte, dass meine Hauptfunktion die einer Moderatorin und nicht die einer Referentin sein würde. Ich wies auf die Leseakademie als Rahmen der Veranstaltung hin und auch auf den Zusammenhang mit der Kampagne Österreich liest. Treffpunkt Bibliothek. Neben dem Klären organisatorischer Fragen (Namensschilder, Anwesenheitsliste, Teilnahmebestätigungen etc.) versuchte ich die TeilnehmerInnen ein wenig neugierig zu machen, was es denn mit dieser, für eine Fortbildung ungewöhnlichen Kaffeehausatmosphäre auf sich haben könnte. Schließlich fragte ich, ob jemand – wie im Einladungstext erbeten – Material über eigene Veranstaltungen mitgebracht habe. Die Antwort war immer sehr erfreulich: Meistens hatten mehr als die Hälfte der TeilnehmerInnen Dokumentationsmaterial ihrer eigenen Veranstaltungen dabei, von extra für den Workshop gestalteten Plakaten, über Einladungsfolder, bis zu dicken Ordnern mit der Gesamt- dokumentation aller Veranstaltungsaktivitäten. Ich bedankte mich herzlich bei diesen TeilnehmerInnen, bat sie, ihr Ansichtsmaterial auf die seitlich stehenden Tische zu legen und versprach, dass wir uns für ein Sichten dieser Schätze ausreichend Zeit nehmen würden.
15 – 30 Minuten: Während nun ein Großteil der TeilnehmerInnen aufstand und die Ausstellungsstücke bereit legte, ersuchte ich auch die anderen TeilnehmerInnen, ihre Tische zu verlassen und bat alle, mit mir zu einer freien Fläche im Raum zu kommen (in einem Fall war es notwendig war, in einen Nachbarraum auszuweichen). Nach einer kurzen Erklärung des Ablaufs einer Soziometrie stellte ich den TeilnehmerInnen folgende Fragen und bot ihnen als Antwortmöglichkeit jeweils einen bestimmten Ort im Raum an:
„Wie viele Jahre arbeiten Sie schon als BibliothekarIn?“ Mögliche Antworten waren „0-3 Jahre“,
„4-9 Jahre“ und „10 Jahre und mehr“. Bei kleinen Gruppen bat ich die TeilnehmerInnen stattdessen, sich im Kreis aufzustellen, sodass die Erfahrungsdauer im Uhrzeigersinn zunahm – was meistens für einiges Gelächter und Tumult sorgte. Nach erfolgter Aufstellung interviewte ich einige der TeilnehmerInnen, bevorzugt aus der Gruppe mit langjähriger Praxis. Ich fragte, ob sich im Laufe ihrer Tätigkeit die Bedeutung von Veranstaltungen in Bibliotheken verändert habe und wenn ja, in welcher Weise. Um auch die „Neulinge“ unter den TeilnehmerInnen einzubeziehen, wies ich besonders darauf hin, dass für einen gelungenen Erfahrungsaustausch jede Erfahrung zählt: Auch wer erst kurz dabei ist, kann eine Erfahrung einbringen, die vielleicht für jemand anderen besonders wichtig ist. Mir selbst verschaffte diese Runde einen wichtigen Eindruck vom vorhandenen Erfahrungsschatz.
„Veranstaltungen für welches Zielpublikum interessieren Sie besonders?“ Mögliche Antworten waren „Kinder und Jugendliche“, „Erwachsene“, „alle Altersgruppen“ oder „eine ganz besondere, andere Zielgruppe“. Hatten alle ihren Platz eingenommen, dann wandte ich mich zuerst der letztgenannten Gruppe zu und fragte nach, für welche Zielgruppe sie denn besonders gern eine Veranstaltung anbieten würden. Mehrmals genannt wurden die Zielgruppen SeniorInnen, Jugendliche, Burschen und Männer. Durch gezieltes Nachfragen bei der Antwortgruppe „Kinder und Jugendliche“ wurde für mich auch der Anteil an SchulbibliothekarInnen unter den TeilnehmerInnen sichtbar.
„Wie gut kennen Sie die Ideenbörse des BVÖ?“ Mögliche Antworten waren „eigentlich gar nicht“, „schon mal auf der Website nachgeschaut“ und „selbst schon einen Beitrag geliefert“.
Diese Frage wurde regelmäßig zuerst mit verlegenem Lachen quittiert, dann stellten sich fast alle TeilnehmerInnen zur erstgenannten Antwort. Jene TeilnehmerInnen, die mit der Ideenbörse schon vertraut waren, bat ich um ihren Eindruck. Dann war es meine Aufgabe an dieser Stelle die „Ahnungslosen“ zu beruhigen, das Konzept der Ideenbörse vorzustellen und klar zu machen, dass dieser Workshop selbst ein Teil der Ideenbörse sei und eben genau den Sinn habe, die Ideenbörse bekannter zu machen und den Austausch in Schwung zu bringen.
„Wie viele der Anwesenden kennen Sie denn?“ Mögliche Antworten waren „nur einzelne“, „doch einige“ oder „ziemlich viele“. Diese letzte Frage gab mir die Möglichkeit, darauf hinzuweisen, dass ein Erfahrungsaustausch natürlich besonders viel Sinn macht, wenn man die Gelegenheit nützt, mit jenen ins Gespräch zu kommen, die man nicht ohnehin regelmäßig sieht – und so bat
ich die TeilnehmerInnen, wieder an den Tischchen Platz zu nehmen, sich dabei aber bewusst von KollegInnen der eigenen Bibliothek fern zu halten.
30 – 110 Minuten: Jetzt waren die TeilnehmerInnen schon ziemlich gespannt auf das Kommende. Anhand der Plakate stellte ich die Methode des World Café vor, erklärte die Spielregeln und den Ablauf. Zuletzt, wenn es keine Fragen mehr dazu gab, präsentierte ich die Frage für die erste World Café-Runde, die da lautete:
„Was war entscheidend für den Erfolg unserer Veranstaltungen?“ Ich erläuterte diese Frage kurz und stellte klar, dass es sowohl um organisatorische als auch um inhaltliche Tipps und Empfehlungen gehen sollte.
Dann folgte immer ein für mich spannender Moment: Wie schnell würden die TeilnehmerInnen miteinander ins Gespräch kommen? Schon beim ersten Workshop und auch bei allen weiteren zeigte sich, dass jegliche Sorge unbegründet war – innerhalb weniger Minuten war an allen Tischen ein lebhaftes Gespräch im Gang. Ich beteiligte mich nur bei unmittelbarer Aufforderung oder Fragen am Gespräch einzelner Tische, erinnerte allenfalls an das Tischtuch, wenn ich sah, dass es gar nicht benutzt wurde, und achtete auf den Zeitablauf.
Nach ca. 20 Minuten drehte ich Musik auf, zunächst sehr leise, aber im Verlauf der jeweiligen Musiknummer von zwei bis drei Minuten drehte ich den Lautstärkeregler immer höher, bis die Musik schließlich die Gespräche fast übertönte – dann, am Ende der Nummer brach ich die Musik ab. So entstand immer ein Moment der allgemeinen Aufmerksamkeit, ich konnte mir leicht Gehör verschaffen und die TeilnehmerInnen bitten, jetzt Plätze zu wechseln. Die neuen Tischgesellschaften fanden sich meist rasch zusammen und die Gespräche wurden nun in veränderter Zusammensetzung weitergeführt.
20 Minuten später ließ ich abermals Musik erklingen – oft zum Bedauern der TeilnehmerInnen, die ihre Gespräche noch gerne fortgesetzt hätten. Ich versuchte in diesem Fall ihre Neugierde auf die anderen Tische zu lenken, bis schließlich die Aufmerksamkeit aller wieder in der Gesamtgruppe war. Dann lud ich die GastgeberInnen der Tische ein, von den Gesprächen an ihren Tischen zu berichten. Diese Berichte waren keine formellen Präsentationen, die GastgeberInnen blieben gemütlich am Tisch sitzen und erzählten – mit einem gelegentlichen Blick auf das Tischtuch. Nicht selten bezogen die GastgeberInnen von sich aus einzelne ihrer Gäste in das Gespräch ein, oft entstand ein lebhafter Diskurs zwischen den Tischen. Meine Rolle war es, auf den Gesprächsverlauf zu achten, für Aufmerksamkeit zu sorgen und das Gesagte zu protokollieren, was ich stehend mittels Clipboard tat (ein Protokoll an der Flipchart hätte zu sehr abgelenkt).
Abbildung 6: Impressionen vom Erfahrungsaustausch in Form von The World Café
110 – 130 Minuten: Nach knapp zwei Stunden war es dann Zeit für eine Pause – für die TeilnehmerInnen, ich selbst hatte in dieser Zeit einiges zu erledigen: Aus dem mitgebrachten Material der TeilnehmerInnen und meinen eigenen, laminierten Beispielen war eine Ausstellung zu gestalten. Dazu verwendete ich meistens Tische und Pinwände, auf denen ich alles möglichst gut sichtbar und attraktiv arrangierte. Zuletzt waren die schon beschriebenen Tischtücher zu entfernen und durch neue zu ersetzten, sowie Exemplare der kopierten Beispielsammlung auf die Tische zu legen, gemeinsam mit signalfarbigen Merkzetteln (Post It).
130 – 170 Minuten: Ganz selbstverständlich fanden sich die TeilnehmerInnen beim wieder Betreten des Raumes vor der Ausstellung ein, sie waren neugierig, was es denn hier zu sehen gab. Ich lud sie ein, alles nach Herzenslust gründlich anzuschauen und bat sie, schlussendlich drei für sie besonders interessante Bespiele durch das Aufkleben eines bunten Merkzettels zu markieren. Wer genug gesehen habe, möge wieder Platz nehmen. Diese Phase ließ ich von leiser Musik begleiten.
Abbildung 7: Ausstellung der Beispiele mit Punktbewertung
Wenn alle Platz genommen hatten, meistens nach ca. 10 Minuten, schaltete ich die Musik aus und wandte mich den vielen Merkzetteln zu, die nun die Interessen der TeilnehmerInnen sichtbar machten. Alle Beispiele, die mehrere Merkzettel auf sich versammeln konnten, wurden nun ausführlich besprochen, beginnend mit jenen Beispielen, die aus dem Kreis der TeilnehmerInnen stammten. Anschließend erzählte ich selbst von jenen Beispielen, die ich mitgebracht hatte, soweit sie von den TeilnehmerInnen als interessant markiert worden waren.
Ganz selbstverständlich entstand dabei ein Dialog, der oft neue Ideen zur Sprache brachte.
170 – 220 Minuten: Waren alle Fragen zu den mitgebrachten Beispielen beantwortet, dann lud ich die TeilnehmerInnen zu einem letzten Platzwechsel für eine dritte Gesprächsrunde an ihren Tischen ein. Nun war die Gelegenheit, aus den vielen schon genannten Veranstaltungstipps Neues zu entwickeln.
Die Frage dafür lautete: „22. Oktober 2007: Ihre Veranstaltung im Rahmen von ‚Österreich liest. Treffpunkt Bibliothek’ war eine voller Erfolg. Was war das für eine Veranstaltung?“
Dieser Kunstgriff, mit der Formulierung der Frage bewusst in die Zukunft zu schauen, wird für World Café Fragen generell sehr empfohlen. Die TeilnehmerInnen hatten für die gemeinsame Arbeit diesmal etwas länger Zeit, ca. eine halbe Stunde. Mit Musik bat ich sie danach wieder um ihre Aufmerksamkeit für die Gesamtgruppe, in der nun die Veranstaltungskonzepte vorgestellt wurden. Bei ihren Plänen hatten die TeilnehmerInnen oft auf vorher präsentierte Beispiele zurück gegriffen, diese weiter entwickelt und den eigenen Bedürfnissen angepasst; es waren aber auch ganz neue Ideen entstanden. Auch dieser Austausch wurde von mir protokolliert.
220 – 240 Minuten: Zuletzt durfte ich den TeilnehmerInnen für ihre tollen Beiträge danken! Ich wies darauf hin, dass ein Gesamtprotokoll aller Workshops auf der Webseite der Ideenbörse zu finden sein würde. Nun war auch noch Zeit für abschließende Hinweise und Fragen zur Kampagne Österreich liest. Treffpunkt Bibliothek und natürlich auch für ein Feedback der TeilnehmerInnen zum Workshop: Das Echo war durchwegs sehr positiv und ich durfte mich über viele anerkennende Worte freuen! Die TeilnehmerInnen hatten den Workshop sowohl als unterhaltsam als auch als sehr produktiv erlebt, ganz wie ich es mir erhofft hatte.
4.2. Auswertung der Workshops und Dokumentation
Insgesamt moderierte ich im Frühjahr 2007 acht Workshops in diesem Format und erreichte damit über hundertzwanzig Personen.
Datum Bundesland(-länder) Ort TN-Zahl
Donnerstag, 26. 4.2007 Kärnten Klagenfurt 21
Freitag, 4. 5. 2007 Steiermark Graz 11
Dienstag, 15. 5. 2007 Salzburg Radstadt 20
Mittwoch 16. 5. 2007 Oberösterreich Wels 18
Dienstag, 22. 5. 2007 Tirol Innsbruck 10
Mittwoch, 23. 5. 2007 Vorarlberg Batschuns 19
Dienstag, 19. 6. 2007 Niederösterreich und Wien Wien 15
Donnerstag, 21. 6. 2007 Burgenland Mattersburg 13
Gesamtzahl der TeilnehmerInnen 127
Tabelle 1: Terminplan der Workshops Ideenbörse unterwegs im Frühjahr 2007
Im Juli 2007 nahm ich mir Zeit, die vielen Unterlagen, die ich bei den Workshops gesammelt hatte, sowie meine Fotos und Mitschriften zu sichten und auszuwerten.
Die Ergebnisse dieses Prozesses fasste ich schließlich zu zwei Dokumenten zusammen:
■ Erstens stellte ich jene gesammelten Tipps und Hinweise zusammen, die sich nicht unmittelbar auf eine bestimmte Veranstaltung beziehen, sondern generellere Gültigkeit haben, also zum Beispiel allgemeine Tipps für die Organisation oder für die Arbeit mit bestimmten Zielgruppen. Diese Sammlung ordnete ich alphabetisch nach Stichworten.
■ Zweitens listete ich alle konkreten Veranstaltungsbeispiele auf, die im Rahmen der Workshops zur Sprache gekommen waren, egal ob bereits praktisch erprobt oder noch im Stadium einer Idee. Diese Kurzbeschreibungen gliederte ich in Form einer Tabelle, ebenfalls alphabetisch geordnet nach den Titeln der Veranstaltungen.
Beide Dokumente können seit Juli 2007 auf der Webseite der Ideenbörse im pdf-Format herunter geladen werden und sind im Anhang dieser Projektarbeit enthalten.
Alle TeilnehmerInnen der Workshops wurden noch im Sommer 2007 per E-Mail persönlich verständigt, dass die versprochene Dokumentation nun online verfügbar sei.
Diese Erinnerungsmails und vielleicht auch ein Artikel über die Ideenbörse in den Büchereiperspektiven9 trugen wohl dazu bei, dass sich die Zugriffsstatistik auf die Webseite der Ideenbörse im Herbst 2007, also unmittelbar vor der Aktionswoche von Österreich liest.
Treffpunkt Bibliothek, sehr erfreulich entwickelte. Eine Auswertung der Zugriffe im November 2007 zeigte, dass nur die Startseite www.oesterreichliest.at und der Veranstaltungskalender häufiger aufgerufen worden waren als diese beiden neuen Dokumente auf der Seite der Ideenbörse.
Haben die Workshops somit ihren Zweck erfüllt?
Wurde mit dieser Veranstaltungsreihe erreicht, was im Sinne eines Wissens- managements beabsichtigt worden war?
■ Insgesamt 127 Personen hatten im Rahmen der Workshops die Gelegenheit zur unmittelbaren Kommunikation. Sie äußerten sich durchwegs sehr positiv über die Veranstaltungen und bestätigten, dass ein Erfahrungsaustausch in dieser Form für sie sehr wertvoll sei.
■ Durch das bei den Workshops gesammelte Material konnte auch das Angebot auf der Website der Ideenbörse erweitert werden. Die beiden pdf-Files der Dokumentation der Workshops wurden auf die erste Seite der Ideenbörse gestellt und mehrere hundert
9
Male herunter geladen, dadurch hat sich der Zugriff auf die Ideenbörse-Seiten gesteigert.
■ Beim Sichten der im Veranstaltungskalender eingetragenen Aktivitäten im Rahmen der Woche Österreich liest. Treffpunkt Bibliothek zeigte sich, dass einige Veranstaltungs- ideen nicht nur in jenen Bibliotheken umgesetzt worden waren, die dies bereits im Rahmen der Workshops angekündigt hatten, sondern dass sie in ähnlicher Weise auch an ganz anderen Orten realisiert worden waren. Dies kann als Hinweis darauf gewertet werden, dass die Dokumentation der Workshops ihren Zweck als Sammlung externalisierten Wissens erfüllt hat.
Diese positiven Effekte können als Erfolge der Workshops verbucht werden.
In einem Punkt allerdings haben die Workshops meine Hoffnungen nicht erfüllt:
■ Im Rahmen der Workshops bat ich die TeilnehmerInnen, mir auch weiterhin über ihre Pläne und Veranstaltungen zu berichten. Ich wies ausdrücklich darauf hin, dass es nicht notwendig sei, umfangreiche Unterlagen zu schicken, sondern dass schon ein paar Stichworte per E-Mail oder ein Telefonanruf sehr hilfreich seien. Diesem Aufruf kamen leider auch in den Monaten nach den Workshops nicht mehr BibliothekarInnen nach als zuvor. Nach wie vor schicken nur einzelne KollegInnen unaufgefordert und eigeninitiativ Beiträge zur Ideenbörse an den BVÖ.
Der Veranstaltungsreihe ist es damit leider nicht gelungen, dem Wissensaustausch eine Eigendynamik zu verleihen und aus der „Holschuld Wissen“ eine „Bringschuld“ zu machen.
Dieser Effekt ist durchaus nicht ungewöhnlich, sondern geradezu typisch für einen Wissensmanagement-Prozess; es braucht in diesem Prozess eine treibende Kraft, eine Stelle, die den Wissenstransfer in Schwung hält und Wissen regelmäßig abfragt.
Die Ideenbörse wird also weiterhin ein Projekt des Büchereiverbandes Österreichs sein, das der Betreuung und der Pflege bedarf.
5. Optionen für eine Weiterentwicklung der Ideenbörse
Wenn also davon auszugehen ist, dass eine Wissensmanagement-Plattform wie die Ideenbörse regelmäßig gepflegt werden muss, dann stellt sich die Frage, wie diese Betreuung und Pflege durch den Büchereiverband in Zukunft aussehen könnte: Welche Schritte wären sinnvoll, um dieses wertvolle Instrument nützlich zu erhalten und vielleicht sogar noch attraktiver zu machen?
Abschließend ein paar Anregungen für die Weiterentwicklung der Ideenbörse:
5.1. Ideenbörse direkt
Bei den Workshops Ideenbörse unterwegs haben die TeilnehmerInnen immer wieder betont, wie sehr sie diesen direkten Austausch schätzen und dass eine Wiederholung in ähnlicher Weise sehr sinnvoll wäre. Sicherlich wäre es langweilig, exakt die gleiche Veranstaltung jährlich anzubieten – das würde auch kaum genügend TeilnehmerInnen anziehen.
■ Besser ist es, wenn die Workshops der Leseakademie, selbst wenn sie sich ganz speziellen Themen widmen, auch immer Raum für den Erfahrungsaustausch bieten und diesen bewusst unterstützen und anregen.
Die Leseakademie 2008 setzt zum Beispiel inhaltlich auf zwei Themen: einerseits auf den Fußball – im Jahr der Europameisterschaft ist dieses Thema sozusagen ‚aufgelegt’
– und andererseits auf das Sachbuch für Kinder und Jugendliche; zwei Themen, die sich gut dazu eignen, männliche Zielgruppen anzusprechen. Beide Leseakademie- Veranstaltungen sind so angelegt, dass der persönliche Erfahrungsaustausch unter den TeilnehmerInnen nicht zu kurz kommt. Die gesammelten Ergebnisse der Workshops liefern wieder neues Material für die Online-Ideenbörse.
■ Im Rahmen größerer BVÖ-Veranstaltungen, wie zum Beispiel von Kongressen und Konferenzen, wäre es – sofern inhaltlich passend – sicher wieder einmal lohnend, einen moderierten Erfahrungsaustausch anzubieten, ähnlich wie dies beim Kongress 2006 mit der Ideenwerkstatt geschehen ist. Der große Vorteil von diesem Rahmen wäre ein direkter Austausch über die Landesgrenzen hinweg.
Das Format des World Café wäre als Moderationsmethode für Großgruppen hervorragend dazu geeignet, bei einer größeren Veranstaltung zum Einsatz zu kommen.
5.2. Ideenbörse online
Wie unter Punkt 3.2 bzw. in Abbildung 1 und Abbildung 2 gezeigt, besteht die Online- Ideenbörse bisher aus einer Sammlung von Webseiten und Dokumenten, die unter www.oesterreichliest.at zur Verfügung stehen.
Diese Sammlung ist lädt zwar zum Schmökern ein, ist allerdings für eine gezielte Suche wenig geeignet: Die mangelnde Übersichtlichkeit liegt nicht nur an den Einschränkungen durch das verwendete CMS-System, sondern auch einfach an der Fülle des Materials. Die Ideenbörse hat einen Umfang erreicht, der es nahe legt, die Inhalte in Form einer Datenbank anzubieten.
Als erster Schritt für den Aufbau einer Ideenbörse-Datenbank wurde in Gesprächen mit den, für EDV zuständigen Kolleginnen beim BVÖ eine Struktur entworfen, die einen Eintrag aller vorhandenen Dokumente und Beiträge erlaubt.
Mögliche Felder der Datenbank wären demnach beispielsweise:
Feldname Feldinhalt Typ Beispiel
Titel Titel der Aktion oder Veranstaltung(sidee)
Freitext Detektive in der Bücherei Kurzinfo Kurzbeschreibung der
Aktion oder Veran- staltung(sidee)
Freitext Ein Detektiv-Ferienspiel für Kinder von 10-13; die Rahmenhandlung: „in der Bücherei ist eingebro- chen worden“, ein Sack voller Diebsgut liefert erste Hinweise, alle Kinder bekommen Detektivausweise und spielen in Gruppen (=Detektiv-Büros), lösen Rätsel und zeichnen zum Schluss Phantombilder des Diebes. Tipp: Die Bilder locken – als Ausstel- lung präsentiert – auch die Eltern in die Bücherei!
Typ Zuordnung zu bestim- mten Kategorien von Veranstaltungen
Menü Rätselrallye Ferienspiel Zielgruppe(n) Angabe des
Zielpublikums
Menü Kinder 5.-8. Schulstufe Zeitangabe(n) Hinweise auf
Zeitdauer und bevorzugte Zeiten
Freitext 2 Stunden in den Ferien
Kontakt Mehrere Felder zur Angabe der Kontakt- daten von Ansprech- partnerInnen
Freitext Büchereien Wien – Philadephiabrücke Gina Jank
01/4000-12160
regina.jank(at)wien.gv.at Tabelle 2: Vorschläge für eine Ideenbörse-Datenbank
Wichtig wäre auch die Möglichkeit, ergänzende Dokumente – wie zum Beispiel Vorlagen – aus der Datenbank heraus zum Download anzubieten.
Für eine gezielte Suche sind vor allem der Veranstaltungstyp und die angesprochenen Zielgruppen sehr wichtig. Daher scheint es sinnvoll, in diesen beiden Fällen keine Freitexte einzutragen, sondern eine Auswahl vorzugeben, denn nur so ist eine lückenlose Erfassung gewährleistet. Allerdings muss es in beiden Fällen möglich sein, jeweils mehrere Zuordnungen vorzunehmen, denn eine Veranstaltung kann zum Beispiel zwar grundsätzlich alle
„Erwachsene“ ansprechen, aber vielleicht ganz besonders „Männer“, oder – wie in obigem Beispiel – eine „Rätselrallye“ kann zugleich ein „Ferienspiel“ sein. Abgesehen von einer gezielten Auswahl aus den vorgegebenen Kategorien dieser beiden Felder sollte die Datenbank eine Freitextsuche in allen Feldern erlauben.
Für die Entwicklung dieses Vorschlags wurden alle derzeit vorhandenen Beiträge gesichtet; es scheint möglich, das ganze Material in diese Struktur einzuordnen.
Eine praktische Umsetzung dieses Vorschlags, die sicher einen gewissen Aufwand bedeutet, würde die online-Ideenbörse benutzerfreundlicher und attraktiver machen.
Literaturverzeichnis
Café to Go! A quick reference guide for putting conversations to work / The World Café Community, 2002. Online verfügbar unter: http://www.theworldcafé.com/hosting.htm / cafétogo.pdf, accessed 20. März 2007.
Herbst, Dieter: Erfolgsfaktor Wissensmanagement : [Wissen als einzigartige Kombination von Information und Erfahrung ; systematische Erfassung, Archivierung und Verbreitung von Wissen ; Instrumente des Wissensmanagement] / Dieter Herbst . - 1. Aufl. - Berlin : Cornelsen, 2000. - 191 S.: Ill., graph. Darst. - (Das professionelle 1 x 1 )
ISBN 3-464-49072-6
Leitner, Gerald: „Österreich liest. Treffpunkt Bibliothek“ – eine Erfolgsstory. In: BuB Forum Bibliothek und Information 2007/03, S.217ff
ISSN 0340-0301
Markfelder, Gerda: Ergebnisse des Workshops „Ideenwerkstatt zu Österreich liest. Treffpunkt Bibliothek“, 2006. Online verfügbar unter:
http://www.oesterreichliest.at/?Id=10&PHPSESSID=3a7dcb4588611314f30ee6d03e0b6ed4 / Ideenwerkstatt-Ergebnisse-InXderXBibliothek.pdf und Ideenwerkstatt-Ergebnisse-
AusserhalbXderXBibliothek.pdf, accessed 30. Juli 2007.
Smrzka, Barbara: Die Ideenbörse: Erfahrungsaustausch zum Thema Veranstaltungs- organisation. In: Büchereiperspektiven 2007/03, S. 26f
ISSN 1607-7172
Willke, Helmut: Systemisches Wissensmanagement / Helmut Willke. Mit Fallstudien von D.
Gnewekow ... - Stuttgart : Lucius & Lucius, 1998. - 440 S.: graph. Darst. - (UTB für Wissenschaft : Uni-Taschenbücher ; 2047 : Soziologie, Wirtschaftswissenschaften) ISBN 3-8252-2047-8 ISBN 3-8282-0082-6
ANHANG
Handzettel für die TeilnehmerInnen der Workshops
Dokumentation der Workshops: Teil 1 – Tipps
Dokumentation der Workshops: Teil 2 – Beispiele
LESEAKADEMIE 2007
Ideenbörse unterwegs
Veranstaltungsideen aus allen neun Bundesländern
Moderation: Barbara Smrzka
smrzka@bvoe.at
Warum eine Ideenbörse?
•
In öffentlichen Bibliotheken finden regelmäßig zahlreiche Aktionen und Veranstaltungen statt.
• BibliothekarInnen
sind ExpertInnen für Veranstaltungsorganisation und für das Entwickeln von kreativen Konzepten.
•
Ziel der Ideenbörse ist es, diesen reichen Erfahrungsschatz zu heben.
•
Bibliotheken als Wissensvermittler sammeln und nutzen ihr eigenes Wissen!
Wie funktioniert die Ideenbörse?
¨
Sie schicken Ihren Beitrag, Ihre Idee, Ihre Erfahrung an den BVÖ – eine Zusammenfassung mit den wichtigsten Merkmalen reicht völlig!
Dazu vielleicht ein Bild?
¨
Wir sammeln die Beiträge und stellen sie über die Website zur Verfügung. Im Sommer 2007 wird es eine Neugestaltung geben – Ihr Beitrag kann dann schon dabei sein!
Auf den nächsten Seiten sehen Sie, wie Beiträge aussehen können.
Auf der letzten Seite finden Sie eine Checkliste als Hilfe beim Zusammenfassen Ihrer Veranstaltung.
Schicken Sie Ihren Beitrag an ideenboerse@bvoe.at
… oder rufen Sie uns einfach an und
erzählen Sie uns von Ihrer Aktion / Veranstaltung!
Barbara Smrzka 01 / 406 97 22 – 25
Vielen Dank!
Beispiel 1
Veranstaltungsreihe zur Literaturvermittlung
Mehr Infos bei Wiltraut Tschida:
@wiltraut.tschida@aon.at (02616 / 2245
• Jeden 1. Montag im Monat
• Geleitet und vorbereitet von Referentin
• Themen z.B:
> Orhan Pamuk + Reisebericht Anatolien + orientalische Musik + Aquarelle von Istanbul
> Das lyrische Holzbein. Deutsche Unsinnspoesie
> Mein liebstes Kinderbuch
Beispiel 2
• 70 Personen und 4 Lamas!
• Selbstversorgung
• Kinder lieben Lamas!
• Route für alle geeignet (Kinderwagen)
• Lesepicknick in freier Natur àVoraussetzung: professionelle Lamaführer als Begleiter
B – Stadtbücherei Jennersdorf
„Lamawanderung mit Lesepicknick“
Eine Veranstaltungsidee für die Ferien:
Mehr Infos bei Petra Schmögner:
@bib.je@aon.at (03329 / 467 55
Neu!!!
Lesespaß am Pferdehof geplant für Sommer 2007 (Pferdebücher,
Quiz, …)
Beispiel 3
Eine „Rollende Ludothek“ einladen!
Mehr Infos bei Anneliese Koller:
@ buecherei.glanegg@ktn.gde.at (0650 / 330 42 77
• bringt hunderte Spiele
• übernimmt Moderation
• viel Platz wird gebraucht (Turnsaal)
• Buffetsponsoring
• kein Eintritt für Kinder
• seit Jahren ein Erfolg
àVoraussetzung: professioneller Spielbetreuer = wenig Aufwand
Beispiel 4
Ein Treffen von Senioren und Schulkindern!
Mehr Infos bei Martina Wirnsberger:
@bibliothek@vs-rennweg.ksn.at (0676 / 383 63 00
K – Bibliothek der VS Rennweg am Katschberg
„Kachtln und Spien fia Jung und Oit“
• Kartenspiel, Kaffee und Kuchen
• SeniorInnen erklären ‚ihre‘ Spiele
• Kinder erklären ‚ihre‘
àSeniorInnen in die Bibliothek locken, Austausch der Generationen
Beispiel 5
Ein besonderer Englischkurs:
Mehr Infos bei Heidi Kroiß:
@bibliothek@biedermannsdorf.at (02236 / 716 10
àKonversationskurs geleitet von Native Speaker
• von den TeilnehmerInnen wird keine Vorbereitung erwartet!
• entspannte Atmosphäre
• Bibliothek stellt Räume zur Verfügung
• Kursleiterin hebt Stundenbeitrag ein
• Zusätzliche Sprachkurse und fremdsprachige Texte (auch graded readers) wurden angekauft
Tipp!!!
Ausflug / Führung mit Englisch- sprachiger
‚Reiseleitung‘
Beispiel 6
„Literatur am Nachmittag“:
Mehr Infos bei Heidi Kroiß:
@bibliothek@biedermannsdorf.at (02236 / 716 10
• Jahresthemen (z. B. Biographien, Geschichten von der Liebe, Wiener Klassik)
• Vorbereitet und geleitet von Referentin
• Dauer: 1 Stunde, 6 Termine pro Jahr
• Von den TeilnehmerInnen wird keine Vorbereitung erwartet – Lesen vorher ist keine Voraussetzung!
• Anmeldung für ganze Reihe (20 €) oder für einzelne Veranstaltung (5 €)
NÖ – Bibliothek Biedermannsdorf
„Bildung ohne Anstrengung anbieten“ (2)
Geschichten von der Liebe
Beispiel 7
Jahresthema 2007: Männerjahr
Mehr Infos bei Elke Groß:
@ stadtbibliothek@voecklabruck.at
( 07672 / 760 248
• Büchertisch zum Themenschwerpunkt
• Bücherwünsche von Männern bevorzugt
• Geplant: Lesenacht für Erwachsene
• Tipp: Veranstaltung „Fußball oder Leben?
Kabarettistische Doppelpässe“
Beispiel 8
Eine Lesenacht-Idee für den Winter:
Mehr Infos und Material bei Elke Groß:
@ stadtbibliothek@voecklabruck.at
( 07672 / 760 248
• Namensschilder basteln in der Sprache der Eskimos
• Eskimo-Märchen vorlesen
• Wettkampf der Eskimos:
Geschicklichkeitsspiele in Gruppen – Siegerehrung mit Eiskonfekt
OÖ – Stadtbibliothek Vöcklabruck
„Eskimo-Lesenacht für Kinder“
Beispiel 9
Mehr Infos bei Elke Groß:
@ stadtbibliothek@voecklabruck.at
( 07672 / 760 248
Beispiel 10
S – Stadtbücherei Zell am See
„ZellerLesen“
Lesungen – nicht nur in der Bücherei!
•
Mehr Infos bei Barbara Fink:
• @ info@stadtbuecherei-zell.at
• ( 06542 / 734 28
• am Flughafen,
• im Seniorenwohnheim,
• am Gericht …
• Seit 5 Jahren ein Erfolg
• Kooperation mit Buchhandlung
• Tipp: Erinnerungsbuch mit gesammelten Autogrammen!
Foto: Flughafen Zell am See
Beispiel 11
Beratungsgespräche für Fortbildungsinteressierte
Mehr Infos bei Barbara Steinrück:
@ fernitz@bibliotheken.at (03135 / 50 994
• Kooperation mit Erwachsenen- bildnerin
• Einzelgespräche
• Infomaterial über Kurse, Förder- angebote, Kinderbetreuung
• Büchertisch mit Fachliteratur und zum Thema
„Wiedereinstieg“ für Frauen
JOB JOB ? ? à à ! !
Beispiel 12
Bekannte Winzer + Jazz + Schmankerl = 300 Besucher!
Mehr Infos bei Barbara Steinrück:
@ fernitz@bibliotheken.at (03135 / 50 994
• Kooperation mit Wirt
• finanziert vom Kulturamt
• beheiztes Zelt
• Winzer verkaufen Wein àEin ganz anderes Publikum wird angesprochen!
ST – Öffentliche Bibliothek Fernitz
„Weinverkostungen“
Beispiel 13
Mehr Infos bei Helena Friedl:
@ stadtbuecherei@trofaiach.at (03847 / 8127
• Werbung am Citybus
• seit 1. 1. 2007 unterwegs
Beispiel 14
Lyrik von Osttiroler AutorInnen präsentieren
Mehr Infos bei Heidi Fast:
@buecherei.lienz@osttirol.net (04852 / 639 72
• seit Jahren ein Erfolg
• Gedanken und Gedichte in den Gängen des Krankenhauses
• jeweils 14 verschiedene Texte zu einem Thema
• Präsentation im A3-Format, dazu je 20 Stück A5-Kopien zum Mitnehmen
• Wechsel alle 1 – 2 Monate
T – Bücherei der Stadt Lienz
„Lyrik im Krankenhaus“
Beispiel 15
Wanderausstellung von Büchern mit Lokalbezug
Mehr Infos bei Heidi Fast:
@ buecherei.lienz@osttirol.net ( 04852 / 639 72
• Bücher über Osttirol und Bücher von Osttiroler AutorInnen
• derzeit ca. 350 Titel
• in Schulen, Wohnheimen, im Amtshaus, beim Weihnachtsmarkt gezeigt
• Datenbank buch@osttirol im Aufbau
Beispiel 16
Literatur und Musik am Vormittag
Mehr Infos bei Ulrike Unterthurner:
@ stadtbuecherei@dornbirn.at (05572 / 557 86
V – Stadtbücherei Dornbirn
„Literatur Matinee“
• Veranstaltung am Sonntag Vormittag
• unterschiedliche Uhrzeiten sprechen anderes Publikum an
Beispiel 17
Ein Rätselbogen für Kinder – jeden Monat neu
Mehr Infos bei Eva Catty:
@ eva.catty@büchereien.wien.at (01 / 546 34 – 051 61
• 3 (literarische) Fragen
• Plakat in der Kinderbücherei
• verkleinerte Kopien zum Ausfüllen
• ein Postkasten zum Einwerfen
• GewinnerIn bekommt ein Buch
Beispiel 18
Kooperation mit Aktionstheater – für Jugendliche!
Mehr Infos bei Regina Jank:
@ regina.jank@büchereien.wien.at (01 / 4000 – 121 60
W – Büchereien Wien - Philadelphiabrücke
„Küssen verboten“
• Projekt von „Theater in Arbeit“
• Holzkubus mit Videokamera und CD-Player drinnen;
Beschwerdebriefkasten außen
• eine Ferienwoche lang installiert
• täglich 3 h betreut, Interviews
• DVD produziert aus Aufzeichnungen – nach Abschluss Filmvorführung in der Bücherei
• Bücherturm, Bücher-Domino
àZiel: Diskussion anzuregen – „Was ist in der Bücherei erlaubt?“
Beispiel 19
Im Rahmen des Bezirksferienspiels für Kids von 10 bis 13!
Mehr Infos bei Regina Jank:
@ regina.jank@büchereien.wien.at ( 01 / 4000 – 121 60
• Rahmenhandlung „In der Bücherei ist eingebrochen worden …“
• Ein Sack mit „Diebsgut“ gibt erste Hinweise auf den „Täter“
• Detektiv-Ausweise
• „Detektivbüros“ = Grüppchen knacken Rätsel, finden verschlüsselte Lösungsworte
• Code zum Entschlüsseln
• alle zeichnen Phantombilder nach den Lösungsworten
Name der Aktion / Veranstaltung:
Veranstaltende Bibliothek:
Kooperationspartner:
Datum / Dauer der Veranstaltung:
Zielgruppe:
Eine kurze Beschreibung:
Hinweise auf Besonderheiten und spezielle Tipps:
Name der Ansprechperson:
E-Mailadresse:
Telefonnummer:
Ideenbörse unterwegs
DOKUMENTATION TEIL 1 – TIPPS
Ergebnisse von acht Workshops in ganz Österreich im Frühjahr 2007
Auf den folgenden Seiten finden Sie eine Zusammenfassung von Tipps und Ratschlägen aus der Praxis, die im Rahmen der Workshops „Ideenbörse unterwegs“ im Frühjahr 2007 gesammelt worden sind:
•
Zuerst organisatorische Tipps zur Veranstaltungsorganisation generell,
•
im Anschluss daran spezifische Tipps für bestimmte Aktivitäten und Veranstaltungen.
Der zweite Teil der Dokumentation, die Beispiel- und Ideensammlung, findet sich in einem eigenen Dokument.
Viel Vergnügen und Erfolg mit Ihren Veranstaltungen!
Barbara Smrzka / BVÖ
smrzka@bvoe.at
Organisatorische Tipps für Veranstaltungen und andere Aktionen von A bis Z:
• Atmosphäre: Nicht nur Erwachsene freuen sich über ein geschmackvolles Ambiente, auch Kinder reagieren positiv und mit besonderer Achtsamkeit auf sorgsam vorbe- reitete Räume. Damit ist viel mehr gemeint, als nur die Dekoration: z.B. (selbst gebastelte) Eintrittskarten für das Bilderbuchkino schaffen Kinolaune; einladende Musik schon beim Eintreffen der Gäste; Porzellan und Glas für die Jause sorgen – bei entsprechender Anleitung und kleinen Gruppen – für weniger Patzer als Pappbecher, die ohnehin leicht umkippen; das richtige Licht zur Vorlesezeit unterstützt Ruhe und Aufmerksamkeit (kleine Tricks helfen auch, z.B. wenn die Kinder beim Zuhören etwas Zartes halten, vielleicht eine Feder auf einem kleinen Kissen).
• Bewirtung: Essen und Trinken sind sehr wichtig, am besten gratis oder gegen Spenden; besonders bewährt hat sich Bewirtung passend zum Thema, z.B. bei Reisethemen Spezialitäten des jeweiligen Landes anbieten. Was nicht in Eigenregie machbar ist, z.B. bei größeren Veranstaltungen, kann durch Kooperation mit Fein- kosthandel oder Gastronomie abgedeckt werden. Und: für die Bewirtung lässt sich oft leichter ein Sponsor finden, als für andere Ausgaben – es zahlt sich aus, das zu versuchen! Das Buffet kann auch Inhalt der Veranstaltung sein: Sie organisieren ein sogenanntes Potluck, ein Buffet, zu dem alle Gäste beitragen: vielleicht Gerichte passend zu einem literarischen Thema oder aus dem Lieblingskochbuch?
• Eintritt: Freier Eintritt – freiwillige Spenden – Eintrittspreise, drei Möglichkeiten, mit dieser Frage umzugehen. Bedenken Sie immer, ob sich der organisatorische Aufwand für Eintrittspreise lohnt. Falls sie externe Professionisten (Vortragenden, Catering, …) engagieren, kann es rechtlich und steuerlich einfacher sein, wenn diese selbst für die Kassa verantwortlich sind.
• Erfolg: Jede Veranstaltung verlangt den OrganisatorInnen viel ab, dafür wünschen wir uns, dass die Veranstaltung dann auch ein voller Erfolg wird – und sind enttäuscht, wenn es nicht wie erwartet geklappt hat. Stecken sie ihre Erwartungen nicht zu hoch!
Wenn Veranstaltungen für Sie noch keine Routinesache sind, beginnen Sie mit einer einfachen Variante, einem Thema, das Sie selbst interessiert und einem Veran- staltungskonzept, das Ihnen leicht realisierbar scheint. Mit zunehmender Routine wird es leichter, sich auch an größere und riskantere Projekte zu wagen. Und wenn es nicht wie erwartet gelaufen ist, trösten Sie sich: nur wer nichts tut, macht keine Fehler – und verpasst Chancen zum Lernen!
• Geschenke: Gerade junge BüchereibesucherInnen freuen sich über ein kleines Mitbringsel von der Veranstaltung oder vom ersten Besuch in der Bücherei. Das muss kein Vermögen kosten: Kinder können sich auch für schöne Steine oder Muscheln begeistern, Luftballons und Lesezeichen bekommen Sie beim BVÖ. Wer geschickt ist, kann mit wenig finanziellem Aufwand interessante Giveaways schaffen: z.B. Flaschen-
