Ablauf eines Workshops

Jeder Workshop dauerte vier Stunden lang. Obwohl es manchmal notwendig war, auf bestimmte Bedürfnisse einzugehen und den Ablauf geringfügig anzupassen, verliefen diese vier Stunden typischer Weise folgendermaßen:

0 – 15 Minuten: Der Workshop wurde meistens vom jeweiligen Kooperationspartner des BVÖ eröffnet. Danach stellte ich mich vor, wobei ich deutlich machte, dass meine Hauptfunktion die einer Moderatorin und nicht die einer Referentin sein würde. Ich wies auf die Leseakademie als Rahmen der Veranstaltung hin und auch auf den Zusammenhang mit der Kampagne Österreich liest. Treffpunkt Bibliothek. Neben dem Klären organisatorischer Fragen (Namensschilder, Anwesenheitsliste, Teilnahmebestätigungen etc.) versuchte ich die TeilnehmerInnen ein wenig neugierig zu machen, was es denn mit dieser, für eine Fortbildung ungewöhnlichen Kaffeehausatmosphäre auf sich haben könnte. Schließlich fragte ich, ob jemand – wie im Einladungstext erbeten – Material über eigene Veranstaltungen mitgebracht habe. Die Antwort war immer sehr erfreulich: Meistens hatten mehr als die Hälfte der TeilnehmerInnen Dokumentationsmaterial ihrer eigenen Veranstaltungen dabei, von extra für den Workshop gestalteten Plakaten, über Einladungsfolder, bis zu dicken Ordnern mit der Gesamt-dokumentation aller Veranstaltungsaktivitäten. Ich bedankte mich herzlich bei diesen TeilnehmerInnen, bat sie, ihr Ansichtsmaterial auf die seitlich stehenden Tische zu legen und versprach, dass wir uns für ein Sichten dieser Schätze ausreichend Zeit nehmen würden.

15 – 30 Minuten: Während nun ein Großteil der TeilnehmerInnen aufstand und die Ausstellungsstücke bereit legte, ersuchte ich auch die anderen TeilnehmerInnen, ihre Tische zu verlassen und bat alle, mit mir zu einer freien Fläche im Raum zu kommen (in einem Fall war es notwendig war, in einen Nachbarraum auszuweichen). Nach einer kurzen Erklärung des Ablaufs einer Soziometrie stellte ich den TeilnehmerInnen folgende Fragen und bot ihnen als Antwortmöglichkeit jeweils einen bestimmten Ort im Raum an:

„Wie viele Jahre arbeiten Sie schon als BibliothekarIn?“ Mögliche Antworten waren „0-3 Jahre“,

„4-9 Jahre“ und „10 Jahre und mehr“. Bei kleinen Gruppen bat ich die TeilnehmerInnen stattdessen, sich im Kreis aufzustellen, sodass die Erfahrungsdauer im Uhrzeigersinn zunahm – was meistens für einiges Gelächter und Tumult sorgte. Nach erfolgter Aufstellung interviewte ich einige der TeilnehmerInnen, bevorzugt aus der Gruppe mit langjähriger Praxis. Ich fragte, ob sich im Laufe ihrer Tätigkeit die Bedeutung von Veranstaltungen in Bibliotheken verändert habe und wenn ja, in welcher Weise. Um auch die „Neulinge“ unter den TeilnehmerInnen einzubeziehen, wies ich besonders darauf hin, dass für einen gelungenen Erfahrungsaustausch jede Erfahrung zählt: Auch wer erst kurz dabei ist, kann eine Erfahrung einbringen, die vielleicht für jemand anderen besonders wichtig ist. Mir selbst verschaffte diese Runde einen wichtigen Eindruck vom vorhandenen Erfahrungsschatz.

„Veranstaltungen für welches Zielpublikum interessieren Sie besonders?“ Mögliche Antworten waren „Kinder und Jugendliche“, „Erwachsene“, „alle Altersgruppen“ oder „eine ganz besondere, andere Zielgruppe“. Hatten alle ihren Platz eingenommen, dann wandte ich mich zuerst der letztgenannten Gruppe zu und fragte nach, für welche Zielgruppe sie denn besonders gern eine Veranstaltung anbieten würden. Mehrmals genannt wurden die Zielgruppen SeniorInnen, Jugendliche, Burschen und Männer. Durch gezieltes Nachfragen bei der Antwortgruppe „Kinder und Jugendliche“ wurde für mich auch der Anteil an SchulbibliothekarInnen unter den TeilnehmerInnen sichtbar.

„Wie gut kennen Sie die Ideenbörse des BVÖ?“ Mögliche Antworten waren „eigentlich gar nicht“, „schon mal auf der Website nachgeschaut“ und „selbst schon einen Beitrag geliefert“.

Diese Frage wurde regelmäßig zuerst mit verlegenem Lachen quittiert, dann stellten sich fast alle TeilnehmerInnen zur erstgenannten Antwort. Jene TeilnehmerInnen, die mit der Ideenbörse schon vertraut waren, bat ich um ihren Eindruck. Dann war es meine Aufgabe an dieser Stelle die „Ahnungslosen“ zu beruhigen, das Konzept der Ideenbörse vorzustellen und klar zu machen, dass dieser Workshop selbst ein Teil der Ideenbörse sei und eben genau den Sinn habe, die Ideenbörse bekannter zu machen und den Austausch in Schwung zu bringen.

„Wie viele der Anwesenden kennen Sie denn?“ Mögliche Antworten waren „nur einzelne“, „doch einige“ oder „ziemlich viele“. Diese letzte Frage gab mir die Möglichkeit, darauf hinzuweisen, dass ein Erfahrungsaustausch natürlich besonders viel Sinn macht, wenn man die Gelegenheit nützt, mit jenen ins Gespräch zu kommen, die man nicht ohnehin regelmäßig sieht – und so bat

ich die TeilnehmerInnen, wieder an den Tischchen Platz zu nehmen, sich dabei aber bewusst von KollegInnen der eigenen Bibliothek fern zu halten.

30 – 110 Minuten: Jetzt waren die TeilnehmerInnen schon ziemlich gespannt auf das Kommende. Anhand der Plakate stellte ich die Methode des World Café vor, erklärte die Spielregeln und den Ablauf. Zuletzt, wenn es keine Fragen mehr dazu gab, präsentierte ich die Frage für die erste World Café-Runde, die da lautete:

„Was war entscheidend für den Erfolg unserer Veranstaltungen?“ Ich erläuterte diese Frage kurz und stellte klar, dass es sowohl um organisatorische als auch um inhaltliche Tipps und Empfehlungen gehen sollte.

Dann folgte immer ein für mich spannender Moment: Wie schnell würden die TeilnehmerInnen miteinander ins Gespräch kommen? Schon beim ersten Workshop und auch bei allen weiteren zeigte sich, dass jegliche Sorge unbegründet war – innerhalb weniger Minuten war an allen Tischen ein lebhaftes Gespräch im Gang. Ich beteiligte mich nur bei unmittelbarer Aufforderung oder Fragen am Gespräch einzelner Tische, erinnerte allenfalls an das Tischtuch, wenn ich sah, dass es gar nicht benutzt wurde, und achtete auf den Zeitablauf.

Nach ca. 20 Minuten drehte ich Musik auf, zunächst sehr leise, aber im Verlauf der jeweiligen Musiknummer von zwei bis drei Minuten drehte ich den Lautstärkeregler immer höher, bis die Musik schließlich die Gespräche fast übertönte – dann, am Ende der Nummer brach ich die Musik ab. So entstand immer ein Moment der allgemeinen Aufmerksamkeit, ich konnte mir leicht Gehör verschaffen und die TeilnehmerInnen bitten, jetzt Plätze zu wechseln. Die neuen Tischgesellschaften fanden sich meist rasch zusammen und die Gespräche wurden nun in veränderter Zusammensetzung weitergeführt.

20 Minuten später ließ ich abermals Musik erklingen – oft zum Bedauern der TeilnehmerInnen, die ihre Gespräche noch gerne fortgesetzt hätten. Ich versuchte in diesem Fall ihre Neugierde auf die anderen Tische zu lenken, bis schließlich die Aufmerksamkeit aller wieder in der Gesamtgruppe war. Dann lud ich die GastgeberInnen der Tische ein, von den Gesprächen an ihren Tischen zu berichten. Diese Berichte waren keine formellen Präsentationen, die GastgeberInnen blieben gemütlich am Tisch sitzen und erzählten – mit einem gelegentlichen Blick auf das Tischtuch. Nicht selten bezogen die GastgeberInnen von sich aus einzelne ihrer Gäste in das Gespräch ein, oft entstand ein lebhafter Diskurs zwischen den Tischen. Meine Rolle war es, auf den Gesprächsverlauf zu achten, für Aufmerksamkeit zu sorgen und das Gesagte zu protokollieren, was ich stehend mittels Clipboard tat (ein Protokoll an der Flipchart hätte zu sehr abgelenkt).

Abbildung 6: Impressionen vom Erfahrungsaustausch in Form von The World Café

110 – 130 Minuten: Nach knapp zwei Stunden war es dann Zeit für eine Pause – für die TeilnehmerInnen, ich selbst hatte in dieser Zeit einiges zu erledigen: Aus dem mitgebrachten Material der TeilnehmerInnen und meinen eigenen, laminierten Beispielen war eine Ausstellung zu gestalten. Dazu verwendete ich meistens Tische und Pinwände, auf denen ich alles möglichst gut sichtbar und attraktiv arrangierte. Zuletzt waren die schon beschriebenen Tischtücher zu entfernen und durch neue zu ersetzten, sowie Exemplare der kopierten Beispielsammlung auf die Tische zu legen, gemeinsam mit signalfarbigen Merkzetteln (Post It).

130 – 170 Minuten: Ganz selbstverständlich fanden sich die TeilnehmerInnen beim wieder Betreten des Raumes vor der Ausstellung ein, sie waren neugierig, was es denn hier zu sehen gab. Ich lud sie ein, alles nach Herzenslust gründlich anzuschauen und bat sie, schlussendlich drei für sie besonders interessante Bespiele durch das Aufkleben eines bunten Merkzettels zu markieren. Wer genug gesehen habe, möge wieder Platz nehmen. Diese Phase ließ ich von leiser Musik begleiten.

Abbildung 7: Ausstellung der Beispiele mit Punktbewertung

Wenn alle Platz genommen hatten, meistens nach ca. 10 Minuten, schaltete ich die Musik aus und wandte mich den vielen Merkzetteln zu, die nun die Interessen der TeilnehmerInnen sichtbar machten. Alle Beispiele, die mehrere Merkzettel auf sich versammeln konnten, wurden nun ausführlich besprochen, beginnend mit jenen Beispielen, die aus dem Kreis der TeilnehmerInnen stammten. Anschließend erzählte ich selbst von jenen Beispielen, die ich mitgebracht hatte, soweit sie von den TeilnehmerInnen als interessant markiert worden waren.

Ganz selbstverständlich entstand dabei ein Dialog, der oft neue Ideen zur Sprache brachte.

170 – 220 Minuten: Waren alle Fragen zu den mitgebrachten Beispielen beantwortet, dann lud ich die TeilnehmerInnen zu einem letzten Platzwechsel für eine dritte Gesprächsrunde an ihren Tischen ein. Nun war die Gelegenheit, aus den vielen schon genannten Veranstaltungstipps Neues zu entwickeln.

Die Frage dafür lautete: „22. Oktober 2007: Ihre Veranstaltung im Rahmen von ‚Österreich liest. Treffpunkt Bibliothek’ war eine voller Erfolg. Was war das für eine Veranstaltung?“

Dieser Kunstgriff, mit der Formulierung der Frage bewusst in die Zukunft zu schauen, wird für World Café Fragen generell sehr empfohlen. Die TeilnehmerInnen hatten für die gemeinsame Arbeit diesmal etwas länger Zeit, ca. eine halbe Stunde. Mit Musik bat ich sie danach wieder um ihre Aufmerksamkeit für die Gesamtgruppe, in der nun die Veranstaltungskonzepte vorgestellt wurden. Bei ihren Plänen hatten die TeilnehmerInnen oft auf vorher präsentierte Beispiele zurück gegriffen, diese weiter entwickelt und den eigenen Bedürfnissen angepasst; es waren aber auch ganz neue Ideen entstanden. Auch dieser Austausch wurde von mir protokolliert.

220 – 240 Minuten: Zuletzt durfte ich den TeilnehmerInnen für ihre tollen Beiträge danken! Ich wies darauf hin, dass ein Gesamtprotokoll aller Workshops auf der Webseite der Ideenbörse zu finden sein würde. Nun war auch noch Zeit für abschließende Hinweise und Fragen zur Kampagne Österreich liest. Treffpunkt Bibliothek und natürlich auch für ein Feedback der TeilnehmerInnen zum Workshop: Das Echo war durchwegs sehr positiv und ich durfte mich über viele anerkennende Worte freuen! Die TeilnehmerInnen hatten den Workshop sowohl als unterhaltsam als auch als sehr produktiv erlebt, ganz wie ich es mir erhofft hatte.