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Rechnungspriifung in der Arztpraxis
Tips
für
die Arzthelferin Der Beruf der Arzthelfe- rin wird vor allem deshalb gerne gewählt, weil man es dabei in erster Linie mit Men- schen zu tun hat. Außer die- ser angenehmen Seite ihres Berufes obliegt es der Arzt- helferin jedoch auch, ihren Chef bei der Bewältigung des in der Arztpraxis anfallenden"Papierkrams" zu entlasten.
Dazu gehört zum Beispiel auch die Überprüfung der Lieferantenrechnungen für eingekaufte Materialien und bezogene Dienstleistungen.
Auch das muß gekonnt sein.
Die Tätigkeit der Rech- nungsprüfung in der Arztpra- xis erstreckt sich vor allem auf drei Hauptaufgaben:
(j) Die eigentliche Prü- fung der Eingangsrechnung
@ Die Zahlungsanwei- sung
G) Die Kontierung Die eigentliche Rech- nungsprüfung besteht im Vergleich der folgenden drei Elemente miteinander:
..,... Die vereinbarte Lei- stung, die sich aus den Be- stellunterlagen im einzelnen nach Menge und Preis und weiteren Konditionen ergibt.
.... Die tatsächliche Lei- stung des Lieferanten
..,... Die berechnete Lei- stung, die sich aus der Rech- nung des Arztlieferanten wie- derum ergibt.
Um diese erste Aufgabe der eigentlichen Rechnungs- prüfung - und auch die bei- den folgenden - in den Griff zu bekommen, werden in der Praxis meistens "Prüffahnen oder Prüfstempel" verwen- det. Derartige Rechnungs- prüfungsstempel machen dann das Ergebnis der oben geschilderten Vergleiche durch das Ankreuzen im Prüfstempel, durch die Be- zeichnung des Nachweises und die Unterschrift der die Rechnung prüfenden Arzt- helferin für die folgenden fünf Prüfvorgänge ersichtlich:
..,... Liegt eine Bestellung durch die Arztpraxis vor?
..,... Stimmt die berechnete Menge mit der gelieferten Anzahl von Artikeln oder Ge- genständen überein?
..,... Ist die Qualität der Lieferung in Ordnung?
..,... Stimmt der berechnete Preis mit der Vereinbarung, das heißt der Bestellung durch den Arzt, überein?
..,... Ist die Rechnung rech- nerisch richtig, das heißt stim- men Addition und Multipli- kation?
Die Zahlungsanweisung der Eingangsrechnung liegt im Rechnungsdurchlauf durch die Arztpraxis zeitlich meist an letzter Stelle. Aller- dings erweist es sich aus orga- nisatorischen Gründen oft als notwendig, von dieser gene- rellen Reihenfolge abzuwei- chen. Wenn nämlich die Prü- fung der Arzteingangsrech- nungen eine längere Zeit in Anspruch nimmt, so können sich in der Arztpraxis unter Umständen erhebliche Rück- stände anstauen. Das läßt sich jedoch vermeiden, indem die Eingangsrechnungen be- reits vor ihrer Prüfung zur Verbuchung weitergegeben werden und eventuell erfor- derliche Korrekturen erst nachträglich erfaßt werden.
Dabei sind alle Eingangsrech- nungen, die mit einem Skon- to-Abzug bezahlt werden sol- len, bevorzugt zu prüfen, um die hierfür gesetzte Frist zu wahren. Wenn die Zeit für die Rechnungsprüfung die Ausnutzung des Skonto je- doch unmöglich macht, kön- nen die Rechnungen - sofern die betreffenden Lieferanten als zahlungswürdig bekannt sind - vorbehaltlich späterer Beanstandungen unmittelbar nach ihrem Eingang auf dem Postwege, also vor ihrer Prü- fung, bezahlt werden.
Der oben erwähnte Rech- nungsprüfungsstempel ent- hält in seinem Teil II zu dem Bereich "Zahlungsanwei- sung" folgende Angaben:
In vertikaler Richtung werden dort zweckmäßiger- weise sechs Zeilen ange- bracht zur Angabe von:
A-592 (90) Dt. Ärztebl. 88, Heft 8, 21. Februar 1991
Arbellsslaltenzahlung bestätigt:
Dienstleistungen
gefragt wie nie
577
O.uelle: Stat. Bundesamt
Immer mehr Menschen in der Bundesrepublik üben eine dienstleistende Tätigkeit aus.
Von 1970 bis 1987 (dem Jahrder letzten Arbeitsstättenzählung) wuchs dieser Wirtschaftszweig um über drei Millionen Beschäf- tigte (plus 36,5 Prozent), die Zahl der Arbeitsstätten erhöhte sich um rund 310 000 (plus 20 Prozent).
1. Rechnungsursprungsbe- trag ..
2. + ;/. Anderungen 3. Berichtigter Betrag 4. ;/. Skonto
5. ;/. Vorauszahlungen 6. Zu zahlender Betrag.
In horizontaler Richtung sollten drei Spalten ange- bracht werden, und zwar für den Nettobetrag, die Mehr- wertsteuer und den Bruttobe- trag.
Um einen möglichst kur- zen und schnellen Durchlauf der Eingangsrechnungen durch die Arztpraxis zu ge- währleisten, sollte die mit der Rechnungsprüfung betraute Arzthelferin die Rechnungen für die Buchhaltung mög- lichst auch noch kontieren.
Zu diesem Zwecke enthält der Teil 111 "Kontierung und Buchung" des für Rechnungs- prüfungszwecke verwendeten Prüfstempels im allgemeinen noch Platz für die folgenden Mindestangaben:
[> DM-Betrag
[> Buchungsdatum
[> Konto
Diplom-Volkswirt Willi Strunz