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Inhaltsverzeichnis
Einleitung ... 2
Allgemeine Suche ... 4
Textuelle Suchkriterien (Freitext) ... 4
Kriterien mit Auswahllisten (Comboboxen) ... 4
Transportunternehmen Suche ... 5
Textuelle Suchkriterien (Freitext) ... 5
Kriterien mit Auswahllisten (Comboboxen) ... 5
Gewebeeinrichtungen Suche... 5
Suchkriterien ... 5
Angehörige Suche ... 5
Textuelle Suchkriterien ... 5
Kriterien mit Auswahllisten (Comboboxen) ... 5
Rückmeldung Angehörige Suche ... 6
Textuelle Suchkriterien ... 6
Kriterien mit Auswahllisten (Comboboxen) ... 6
FAQ / Handling Hinweise ... 7
Wie kann ich eine Person finden, die deaktiviert wurde? ... 7
Was ist falsch, wenn ich eine Angehörigenadresse nicht finde, obwohl mir die Datenschutzerklärung zurückgemeldet wurde? ... 7
Wieso taucht eine Person in der Suche mehrfach auf? ... 7
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Einleitung
Berechtigte DSO-User sehen nach dem Aufruf des Kontaktmanagements (KTM) über das Icon im Headermenü als erstes die Allgemeine Suche zum Einstieg. Sie übernimmt damit die Funktion des Cockpits aus dem Spendenmodul (Abbildung 1, Abbildung 2).
Direkt unterhalb des Headers von DSOisys.web wird eine Leiste mit vordefinierten Suchen und für ihren Zweck spezifizierten Suchkriterien angezeigt. Sie ist in der Abbildung 1 grün markiert (Allgemeine Suche, Transportunternehmen, Gewebeeinrichtungen, Angehörige, Rückmeldung Angehörige). Welcher dieser Suchen zur Auswahl angeboten werden, hängt von den Berechtigungen des Users ab. Beispielsweise wird ein Anwender ohne Berechtigung für die Angehörigenbetreuung Angehörige oder Rückmeldung Angehörigenbetreuung nicht aufrufen können.
Abbildung 1: vordefinierte Suchen
Grundsätzlich ist der Aufbau für alle Suchen gleich. Im linken Teil befinden sich die Such- kriterien und rechts wird das Ergebnis in tabellarischen Form angezeigt (Abbildung 2).
Abbildung 2: Allgemeine Suche: links Suchparameter, rechts Tabelle zum Ergebnis der Suche. Zu beachten ist der Scrollbar in der linken Spalte, der anzeigt, es mehr Suchparameter vorhanden sind als auf dem Bildschirm darstellbar sind.
Die Suche wird über zwei Button gesteuert. Mit Klick auf das Icon werden die Daten aus der Datenbank ermittelt wenn mindestens ein Suchkriterium angegeben ist. Das Ikon setzt alle Auswahlwerte in den Suchkrieterien zurück. Die Icons sind in der Abbildung 2 blau markiert.
Die Groß- und Kleinschreibung wird bei der Suche in den Suchkriterien mit einer Texteingabe nicht berücksichtigt. Ein Textfragment aus mindestens 3 Buchstaben reicht aus.
Falls bei einem Suchkriterium nur über die vorgegebenen Auswahlwerte recherchiert werden, so ist die Auswahlbox ist über das Icon definiert (rechts in der Box, Abbildung 2, linke Spalte). Diese Suchkriterien entsprechen den Werten, an Hand derer die Einträge in der Datenbank strukturiert werden.
Die Suchkriterien sind kumulativ. Das bedeutet, dass alle ausgefüllten Parameter zum Nachschlagen in der Datenbank verwendet werden und damit die Ausgabe einschränken im Sinne einer „und“-Verknüpfung. Umso mehr Felder genutzt werden und je genauer der Eingabewert, desto genauer wird das Ergebnis sein.
Werden mehr Daten gefunden als im Feld Max. Ergebnisanzahl definiert, wird oberhalb der Tabelle ein gelber Balken mit einem Hinweis angezeigt (Abbildung 2 oben).
Beim Wechsel zwischen den verschiedenen Suchen oder zu einem anderen Master-Tab und zurück bleiben die Suchkriterien und die Inhalte der Ergebnistabelle erhalten.
Zusätzlich zur Suche besteht die Möglichkeit die Ergebnisse über das Ikon spaltenweise zu filtern (Abbildung 3). Auch die Filterung ist kumulativ. Ein aktiver Filter ist an dem leicht grauen Hintergrund zu erkennen. Ein inaktiver Filter hat keine Hintergrundfärbung. Über Klick auf die Überschrift in der Tabelle wird die Tabelle ohne Filterung umsortiert.
Abbildung 3: Spaltenfilter in der Ergebnistabelle der Suche.
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Allgemeine Suche
Bei der Allgemeinen Suche wird über den gesamten Adressbestand im KTM gesucht (Abbildung 2). Entsprechend umfassend sind die Suchkriterien.
Textuelle Suchkriterien (Freitext)
Name
Vorname
Ort
Kriterien mit Auswahllisten (Comboboxen)
Die Inhalte dieser Felder sind mit wichtigen Auswahlwerten vorbelegt:
Juristische Rolle
Mit der juristischen Rolle, kann das Suchergebnis auf die Struktur der juristischen Personen eingeschränkt werden z.B. Labore, Transportunternehmen, Krankenhaus, Krankenhausabteilung.
Natürliche Funktion
Der Parameter natürliche Funktion schränkt das Ergebnis bezüglich der Aufgabe der natürlichen Personen ein z.B. Transplantationsbeauftragte, Ärzte, Mitarbeiter eines Labors.
Funktion der Gruppe
Das Suchkriterium ist der übergeordnete Begriff der Gruppe. Wird als einziger Begriff in der Funktion der Gruppe Bodentransporte gewählt, dann wird im Ergebnis jede einzelne Gruppe der Regionen angezeigt, also 7 Einträge.
DSO-Region
Die Region wird als Suchparameter noch nicht ausgewertet.
Von mir betreutes KH Der einzige Wert ist JA
Schlagwort 1 und Schlagwort 2
Beliebige viele Schlagworte können in der Rolle der natürlichen Personen frei vergeben werden. Vergebene Schlagworte werden aus der Datenbank aufgesammelt und in diesen Comboboxen angezeigt. Es kann jedoch nur nach zwei der vergebenen Schlagworte gleichzeitig gesucht werden.
KHKEY / U-Nummer
Die U-Nummer ist die Personalnummer der DSO-Mitarbeiter. Auch Entnahmechirurgen können eine solche Personalnummer haben.
Der KHKEY ist der eindeutige Krankenhausschlüssel, der in den Administrativen Daten zum Krankenhaus angezeigt wird.
Gültigkeitszeitraum (Person gültig am)
Dieser Parameter bezieht sich auf das Feld Gültig bis in der im Adressstamm zugeordneten Rolle. Besitzt eine Person mehrere Rollen, würde zwar die Person gefunden jedoch nicht in der deaktivierten Rolle. Das bedeutet, wenn eine Person sowohl Oberarzt als auch TXB ist und er zum Chefarzt befördert wird, dann wird er in seiner alten Rolle als Oberarzt nicht mehr gefunden werden, wenn diese deaktiviert ist. Werden alle Rollen einer Person deaktiviert, wird sie im Normalfall nicht im Suchergebnis erscheinen.
Transportunternehmen Suche
Die Anzahl der möglichen Suchparameter ist an dieser Stelle geringer. Diese Suche ist bereits speziell auf Transportunternehmen eingeschränkt.
Textuelle Suchkriterien (Freitext)
Name des Unternehmens
Ort
Kriterien mit Auswahllisten (Comboboxen)
Juristische Rolle
Die Auswahl der Rollen ist auf relevante Daten für Transportunternehmen beschränkt.
Transportmittel
Funktion der Transport-Gruppe
An Stelle aller Gruppen, wie bei der Allgemeinen Suche, sind hier nur Gruppen auswählbar, die mit Transporten im Zusammenhang stehen z.B. Bodentransporte, Cargo, Flughäfen.
Gewebeeinrichtungen Suche
Suchkriterien
Name (Freitext)
EU-Code (Auswahlwert, wird derzeit nicht unterstützt)
Angehörige Suche
Über die Suche Angehörige werden Adressen von Angehörigen gefunden, die ins KTM über- nommen wurden. Die Übernahme erfolgt automatisch nach Eingabe einer gültigen Daten- schutzerklärung nach der Rückmeldung. In der online Hilfe Angehörigengespräch ist der Ablauf beschrieben. Diese Suche erfordert spezielle Berechtigungen.
Textuelle Suchkriterien
Name
Vorname
Ort
Spender DSO-Nr. (Damit Informationen zu Dankes- und Ergebnisbriefen korrekt anonym weitergeleitet werden benötigt DSOisys.web diese nicht weiter nutzbare Kreuzreferenz).
Spender ET-Nr. (Damit Informationen zu Dankes- und Ergebnisbriefen korrekt anonym weitergeleitet werden benötigt DSOisys.web diese nicht weiter nutzbare Kreuzreferenz).
Kriterien mit Auswahllisten (Comboboxen)
DSO-Region
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Rückmeldung Angehörige Suche
Mit der Suche Rückmeldung Angehörige werden Adressen von Angehörigen gefunden, die temporär in einer Zwischentabelle gespeichert sind. Der Rückmelde-Code ist auf dem initialen Anschreiben aufgeführt und ermöglicht die Suche. Notfalls kann über Name und Vorname gesucht werden. Der Ablauf hierzu ist in der online Hilfe Angehörigengespräch beschrieben.
Diese Suche erfordert spezielle Berechtigungen.
Textuelle Suchkriterien
Rückmelde-Code
Der einmalige Rückmelde-Code wird beim Erstellen des Initialen Anschreibens generiert und auf das Dokument gedruckt. Damit wird die Suche bei Namensgleichheit ermöglicht.
Name
Vorname
Kriterien mit Auswahllisten (Comboboxen)
DSO-Region
FAQ / Handling Hinweise
Wie kann ich eine Person finden, die deaktiviert wurde?
In der Allgemeinen Suche ist unten das Feld Person gültig am zu sehen. Wird dort ein Datumswert in der Vergangenheit, zu der die gesuchte Person noch aktiv war, eingeben, erscheint diese auch in der Suche.
Personen, die im Gültig ab ein späteres Datum als das ausgewählte haben, werden nicht gefunden.
Bei Personen, die in einer Organspende als beteiligte Personen im KTM angelegt werden muss der Zeitpunkt Gültig ab vor dem Zeitpunkt der Spendermeldung liegen, weil dieser der Referenzzeitpunkt für die Ansteuerung des KTMs zur Spende ist.
Was ist falsch, wenn ich eine Angehörigenadresse nicht finde, obwohl mir die Datenschutzerklärung zurückgemeldet wurde?
Dafür kann es verschiedene Gründe geben.
Erstens könnte in der Spende beim Angehörigengespräch der Name falsch geschrieben worden sein. Dann kann nur versucht werden, durch ersetzen oder weglassen typischer Schreibfehler, den Namen zu finden und zu korrigieren.
Zweite Möglichkeit ist, dass dieser Name nicht im Angehörigengespräch erfasst wurde. Dann muss diese Adresse wie eine neue Person erfasst werden.
Eventuell liegt der letzte Kontakt soweit zurück, das die Adresse aus der Zwischentabelle in der Datenbank entfernt wurde. Auch in diesem Fall muss eine neue Person mit der Rolle Angehörige in Nachbetreuung angelegt werden.
Wieso taucht eine Person in der Suche mehrfach auf?
In der Allgemeinen Suche werden zu einer natürlichen Person alle Rollen aufgelistet. Damit erkennt der User sofort, welche Rollen diese natürliche Person besitzt. Dies ist hilfreich, wenn man jemanden sucht und dieser in verschiedenen Rollen hinterlegt ist – unter Umständen bei verschiedenen juristischen Personen. Daher hat die sortierbare und filterbare Tabelle zu den Suchergebnissen mehrere Spalten, die interessante Informationen liefern (Abbildung 2):
Spalte Nachname, Vorname: listet den Namen der gesuchten natürlichen Person auf und über den Link hier kann das KTM geöffnet werden
Spalte Ort: zeigt den Ort an, an dem die Rolle der Person einem Kontakt zugeordnet ist
Spalte Rolle Funktion: beschreibt die Rolle und Funktion, die die natürliche Person zu diesem Kontakt besitzt
Spalte Standard-Visitenkarte: beschreibt die Standardpostadresse zu der natürlichen Person. Hier sollte alle Standardpost hin adressiert werden und im Kontext der Kommunikation erklärt werden, um welchen Vorgang zu welcher Rolle es sich handelt.
Dies erfolgt nur, wenn dies formell und informell korrekt ist (z.B. Abbildung 7)..
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Spalte Abweichende Visitenkarte zur angezeigten Rolle: beschreibt die Visitenkarte und Anschrift wenn speziell in dieser Rolle die natürliche Person angesprochen werden soll.
Dies erfolgt nur, wenn es formell oder informell erforderlich ist (z.B. Abbildung 7).
Zur Veranschaulichung sind in den nachfolgenden Abbildungen einige Beispiele aufgeführt.
Abbildung 4: Diese natürliche Person hat genau eine Rolle. Nebenbei fällt auf, dass weder Herr oder Frau in der Angabe steht. Sicherlich gibt es aus guten Gründen keine Geschlechtsangabe (vgl Abbildung 5 und Abbildung 6).
Abbildung 5: Diese natürliche Person hat zwei Rollen und es wird in der Suche ersichtlich in welchen Funktionen dieser Mensch für die DSO wichtig ist.
Abbildung 6: Diese natürliche Person hat drei Rollen und es wird in der Suche ersichtlich in welchen Funktionen dieser Mensch für die DSO wichtig ist.
Abbildung 7: Diese natürliche Person hat vier Rollen, davon zwei in einer juristischen Person (Universitätsklinik Tübingen) und jeweils eine bei verschiedenen anderen juristischen Personen (DSO, Heliflight). Hier wird der Unter- schied von Standard-Visitenkarte und abweichende Visitenkarte zur angezeigten Rolle deutlich.
