„Kommunalanstalt für Wohnraum im Landkreis Karlsruhe AöR“ Schlussbericht

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Schlussbericht

über die örtliche Prüfung

des Jahresabschlusses 2017 der

„Kommunalanstalt für Wohnraum im Landkreis Karlsruhe AöR“

Landratsamt Karlsruhe

Anlage 2

zur Vorlage Nr. /2018 an den KT am 19.07.2018

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Kommunal- und Prüfungsamt Schlussbericht KWLK 2017

Inhaltsverzeichnis

I. Allgemeines, Prüfungsauftrag ... 1

II. Wesentliche Prüfungshandlungen ... 2

III. Rechnungsergebnisse ... 2

1. Bilanz ... 2

a) Auswertung ... 2

b) Bilanzpositionen ... 3

c) Wirtschaftsplan ... 7

2. Gewinn- und Verlustrechnung ... 8

a) Übersicht ... 8

b) Einzelne Positionen der Gewinn- und Verlustrechnung ... 8

3. Anhang und Lagebericht ... 11

IV. Zusammenfassung/Beschlussempfehlung ... 11

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I. Allgemeines, Prüfungsauftrag

Für die Wirtschaftsführung und das Rechnungswesen der selbständigen „Kommunalanstalt für Wohnraum im Landkreis Karlsruhe AöR“ (KWLK) gelten nach § 102 a Abs. 6 Gemeindeordnung (GemO) grundsätzlich die Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB). Gem. § 102 d Abs. 1 GemO werden der Jahresabschluss und der Lagebericht in entsprechender Anwendung der Vorschriften des Dritten Buchs des HGB für große Kapitalgesellschaften aufgestellt.

Das Kommunal- und Prüfungsamt hat gem. §§ 48 Landkreisordnung (LKrO); 102 d Abs. 2, 111 Abs. 1, 112 Abs. 1 GemO; 11 Anstaltssatzung die örtliche Prüfung des Jahresabschlusses durchzuführen. Der Umfang der Prüfung ergibt sich aus § 13 Gemeindeprüfungsordnung (GemPrO) und den §§ 55 Abs. 2, 53 Haushaltsgrundsätzegesetz (HGrG). Steuerliche Fragen sind nicht Gegenstand der Prüfung.

Nach § 264 Abs. 1 HGB sind Jahresabschluss und Lagebericht in den ersten drei Monaten des Geschäftsjahres für das vergangene Geschäftsjahr aufzustellen.

Der Jahresabschluss vom 29.03.2018 für das Wirtschaftsjahr 2017 wurde dem Kommunal- und Prüfungsamt am 29.03.2018 zur Durchführung der örtlichen Prüfung zugeleitet und enthält gem.

§§ 242, 264 HGB die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung, einen Anhang sowie einen Lagebericht.

Die Prüfung wurde von Kreisamtsrätin Wehrle in der Zeit vom 03.04.2018 bis 25.06.2018 (mit Unterbrechungen) und schon während der Aufstellung des Jahresabschlusses durchgeführt.

Zur Vermeidung von Wiederholungen wird größtenteils auf die erneute Darstellung der bereits im Jahresabschluss und im Lagebericht erläuterten Positionen verzichtet. Die Erläuterungen wurden vielmehr im Rahmen der Prüfung kritisch hinterfragt und bei Bedarf mit der kaufmännischen Verwaltung erörtert.

Für die im Rechnungswesen eingesetzten SAP-Verfahren hat die Kommunale Informations- verarbeitung Baden-Franken (KIVBF) mit Teilfeststellungsbescheid vom 06.04.2018 gem. § 11 Abs. 4 Gemeindekassenverordnung (GemKVO) bestätigt, dass die Daten des Wirtschaftsjahres 2017 ordnungsgemäß verarbeitet und gespeichert worden sind und dass die Datenausgabe vollständig und richtig ist.

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II. Wesentliche Prüfungshandlungen

Die KWLK hat ihre Geschäftstätigkeit zum 01.01.2017 aufgenommen. Der Jahresabschluss 2017 ist somit der erste Jahresabschluss der Anstalt. Wir haben daher im Rahmen der Jahres- abschlussprüfung sämtliche Positionen der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung geprüft und dabei insbesondere auf korrekte Verrechnungen zwischen Landkreis und KWLK, sowohl beim Vermögensübergang als auch im laufenden Betrieb, geachtet.

Einzelne Feststellungen konnten bereits im Prüfungsverfahren ausgeräumt werden bzw.

werden von der KWLK im Jahr 2018 aufgearbeitet. Die nachfolgenden Erläuterungen zu den einzelnen Positionen geben einen Einblick in die Prüfungshandlungen.

III. Rechnungsergebnisse

1. Bilanz

a) Auswertung

Die Bilanz der KWLK weist zum 31.12.2017 eine Bilanzsumme von 17.725.693,88 € aus, die sich wie folgt zusammensetzt:

Bilanz

Aktiva Anlagevermögen 9.037.508,97 €

Umlaufvermögen 7.850.064,56 €

Rechnungsabgrenzung 838.120,35 €

gesamt 17.725.693,88 €

Passiva Eigenkapital 100.000,00 €

Verbindlichkeiten 17.592.690,18 €

Rechnungsabgrenzung 33.003,70 €

gesamt 17.725.693,88 €

Die einzelnen Beträge sind in der Anlage 6 zum Jahresabschluss erläutert.

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b) Bilanzpositionen

Anlagevermögen

Das Anlagevermögen beinhaltet ausschließlich Sachanlagen mit einem Gesamtwert von rd. 9 Mio. €. Bilanziert sind hier insbesondere die vom Landkreis Karlsruhe über- nommenen Mietereinbauten, eigene Mietereinbauten der KWLK aus dem Jahr 2017 und der Gesamtwert der beweglichen Ausstattungsgegenstände in den Gemeinschafts- unterkünften (Betriebs- und Geschäftsausstattung).

Die Zugänge, Abgänge und Abschreibungen wurden stichprobenartig geprüft.

Nach dem Beschluss des Kreistags vom 20.07.2017 hat die KWLK die bislang beim Landkreis Karlsruhe bilanzierten Mietereinbauten und Ausstattungsgegenstände in Höhe des Restbuchwertes (insgesamt rd. 14,1 Mio. €) zum Stichtag 01.01.2017 übernommen.

Hinzu kommen eigene Mietereinbauten der KWLK aus dem Jahr 2017 in Höhe von insgesamt rd. 1,4 Mio. € und Ausstattungsgegenstände in den Unterkünften in Höhe von rd. 200.000 €. Abgänge i.H.v. rd. 2,4 Mio. € ergaben sich aus Rückbaumaßnahmen aufgrund zurückgegangener Flüchtlingszahlen und i.H.v. rd. 4,3 Mio. € aus planmäßigen Abschreibungen.

Vor allem bei den Abschreibungsparametern sehen wir Kontroll- und Korrekturbedarf.

Die festgelegte Nutzungsdauer entspricht nicht immer der voraussichtlichen bzw.

vertraglichen Mietdauer.

Unabhängig davon akzeptieren nach Auskunft der KWLK sowohl Regierungspräsidium als auch Landesrechnungshof in Sonderfällen (z.B. bei Rückbaumaßnahmen) bei der Spitzabrechnung nach dem FlüAG eine drei- oder fünfjährige Nutzungsdauer, da die Unterkünfte üblicherweise stark abgenutzt werden. In diesen Fällen ist die angesetzte Abschreibungsdauer auch handelsrechtlich als betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer im Jahresabschluss anzusehen.

Die Abgrenzung zwischen Anschaffungs- und Herstellungskosten ist künftig konsequent nach handelsrechtlichen Grundsätzen vorzunehmen.

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Innerhalb der einzelnen Bilanzpositionen des Anlagevermögens sollte aus Verein- fachungsgründen darauf geachtet werden, dass vom Landkreis übernommene und neu hinzugekommene Anlagen, sofern sie zusammengehören, entsprechend gekenn- zeichnet werden.

Die KWLK hat die Erledigung in 2018 zugesagt bzw. bereits mit der Abarbeitung begonnen.

Vorräte

Im Jahr 2017 gingen die Vorratsbestände der Gemeinschaftsunterkünfte für Heizöl, Erdgas und Pellets sowie die in den Räumen der Bequa gGmbH deponierten Lager- bestände an Möbeln ohne finanziellen Ausgleich vom Landkreis auf die KWLK über. Die beim Landkreis hierzu erforderliche Aufwandsbuchung wird in die Spitzabrechnung mit dem Land Baden-Württemberg einbezogen.

Die Übernahme der Vorräte durch die KWLK bewirkt hier eine entsprechende Ertragsbuchung, so dass das insoweit reduzierte Betriebskostendefizit der KWLK dafür sorgt, dass die Spitzabrechnung mit dem Land korrekt erfolgt. Wir verweisen insoweit auch auf unseren Schlussbericht zum Jahresabschluss des Landkreises (Aktiva 1.2.8, S. 14 f.).

Forderungen

Zum 31.12.2017 waren in der Bilanz offene Forderungen i.H.v. rd. 4,4 Mio. € ausgewiesen, aufgeteilt in Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (rd. 33.000 €) und Forderungen gegen den Anstaltsträger (rd. 4,4 Mio. €).

Bei den Forderungen aus Lieferungen und Leistungen handelt es sich ausschließlich um EDV-bedingte Korrekturbuchungen, die mit dem in gleicher Höhe bilanzierten passiven Rechnungsabgrenzungsposten zusammenhängen.

Die Forderungen gegenüber dem Anstaltsträger beinhalten größtenteils den geltend gemachten Verlustausgleich (rd. 4 Mio. €). Des Weiteren finden sich hier Forderungen gegen Kreiskommunen aus Vermietungen und Nebenkostenabrechnungen im Rahmen der Kombimodelle sowie aus Möblierungsvereinbarungen (insgesamt rd. 360.000 €), die

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künftig bei den Forderungen aus Lieferungen und Leistungen ausgewiesen werden sollten.

Bei den Möblierungsvereinbarungen mit den Kreiskommunen sind die Forderungen, die über den Zeitraum des laufenden Jahres hinausgehen, nicht bilanziert. Die Forderungen gegen Kommunen werden vielmehr jahresweise verbucht, soweit sie zum Bilanzstichtag 31.12. noch nicht ausgeglichen sind. Nach handelsrechtlichen Vorgaben müsste jedoch das Gesamtvolumen der Vereinbarungen entsprechend der Laufzeit berücksichtigt werden. Dennoch ist nach Angaben der KWLK eine korrekte Spitzabrechnung mit dem Land gewährleistet, da nur die Erträge und Aufwendungen berücksichtigt werden, die im jeweiligen Jahr auch zahlungswirksam werden. Diese Abweichung vom Handelsrecht akzeptieren wir auch im Hinblick auf das finanzielle Ausmaß. Die KWLK hat diese Abweichung im Jahresabschluss erläutert.

Die zum Bilanzstichtag bestehenden Forderungen waren zum Zeitpunkt der Prüfung ausgeglichen.

Kassenbestand

Das zum Bilanzstichtag ausgewiesene Bankguthaben ist mit 3.277.081,28 € korrekt bilanziert.

Aktiver Rechnungsabgrenzungsposten

Der aktive Rechnungsabgrenzungsposten in Höhe von rd. 838.000 € beinhaltet Zahlungen für Aufwendungen des nächsten Geschäftsjahres, die bereits in 2017 erbracht wurden (z.B. Mietzahlungen). Im Sinne einer periodengerechten Zuordnung der Aufwendungen erfolgt also eine zeitliche Abgrenzung.

Der Betrag ist um rd. 111.000 € zu hoch ausgewiesen (siehe hierzu auch unter Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen). Durch die bereits vollzogene Auflösung in 2018 ist keine Korrektur mehr erforderlich.

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Eigenkapital

Gemäß § 3 Abs. 1 der Anstaltssatzung beträgt das Stammkapital 100.000 €. Es ist vollständig einbezahlt.

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

Hierzu zählen die Verpflichtungen aus gegenseitigen Verträgen, die von der Gegenseite erfüllt sind, aber von der bilanzierenden KWLK noch nicht (z.B. durch Ausschöpfung des Zahlungsziels). Als vertragliche Verpflichtungen kommen insbesondere Kauf- und Werkverträge sowie Dienstleistungsverträge in Betracht. In der Gesamtsumme der Verbindlichkeiten sind auch so genannte antizipative Posten enthalten. Hierbei handelt es sich um erbrachte Leistungen aus dem abgeschlossenen Wirtschaftsjahr, deren Zahlungsverpflichtung, z.B. aufgrund der Rechnungsstellung im Folgejahr, erst nach dem Bilanzstichtag eingetreten ist.

Zum 31.12.2017 bestehen Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen in Höhe von rd. 3,5 Mio. €. Dabei handelt es sich u.a. um Aufwendungen, die im Rahmen der Bewirtschaftung der Gemeinschaftsunterkünfte und des Zentrallagers angefallen sind.

Bei der Bequa gGmbH in Ettlingenweier wurde die Lagerverwaltung zentralisiert, um auch die Erstausstattung in den sog. Kombimodellen und bei Bedarf in der Anschlussunterbringung sicherstellen zu können.

Bei den Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen handelt es sich zum Teil auch um EDV-bedingte Korrekturbuchungen, die insoweit mit dem in gleicher Höhe bilanzierten aktiven Rechnungsabgrenzungsposten zusammenhängen. Die Bilanz- position ist – wie der aktive Rechnungsabgrenzungsposten (siehe oben) – um rd. 111.000 € zu hoch ausgewiesen. Dadurch liegt lediglich eine Bilanzverlängerung vor.

Verbindlichkeiten gegenüber dem Anstaltsträger

Die Verbindlichkeiten gegenüber dem Anstaltsträger betragen zum 31.12.2017 rd.

14,1 Mio. € und resultieren aus den vom Landkreis übergegangenen Sachanlagen (siehe oben Position Anlagevermögen). Die erste Tilgungsrate in Höhe von rd. 4,3 Mio. € (vereinbarungsgemäß in Höhe der Abschreibungen und der Abgänge aus Rückbaumaßnahmen) erfolgte nach Ermittlung der Abschreibungshöhe in 2018 und fließt in den dortigen Jahresabschluss ein.

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Wir haben mit der KWLK vereinbart, dass die Verbindlichkeiten gegenüber dem Anstaltsträger künftig den Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen zugeordnet werden. Da es sich um langfristige Verbindlichkeiten handelt, werden sie dort künftig unter einem separaten Sachkonto ausgewiesen.

Sonstige Verbindlichkeiten

Wegen fehlerhaft gebuchter Akontozahlungen sind die sonstigen Verbindlichkeiten (rd.

900 €) insgesamt um mindestens rd. 8.000 € zu niedrig ausgewiesen. Die KWLK hat die entsprechende Korrektur zugesagt.

Passiver Rechnungsabgrenzungsposten

Diese Bilanzposition beinhaltet Zahlungen an die KWLK, die erst das nächste Geschäftsjahr betreffen (z.B. Mieterträge). Die Bilanzierung ist korrekt.

c) Wirtschaftsplan

Der Verwaltungsrat der KWLK hat in seiner Sitzung am 29.11.2016 den Wirtschaftsplan 2017 beschlossen.

Das Regierungspräsidium Karlsruhe als Rechtsaufsichtsbehörde hat sowohl die vorgesehene Kreditermächtigung in Höhe von 110.000 € als auch das kreditähnliche Rechtsgeschäft hinsichtlich der Übernahme von Mietereinbauten und Ausstattungs- gegenständen in den vom Landkreis angemieteten Unterkünften gem. §§ 102a Abs. 6, 87 GemO genehmigt.

Nachdem bei der Aufstellung des Wirtschaftsplanes 2017 noch zahlreiche Parameter unklar waren (z.B. Flüchtlingszahlen und damit verbundene Rückbaumaßnahmen), ist die vorliegende erhebliche Abweichung zum Rechnungsergebnis 2017 nachvollziehbar.

Sie bedarf daher keiner näheren Erläuterung.

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2. Gewinn- und Verlustrechnung

a) Übersicht

Im Geschäftsjahr wurde ein ausgeglichenes Ergebnis erzielt.

Zusammengefasst stellen sich die Erträge und Aufwendungen wie folgt dar:

Gewinn- und Verlustrechnung

Erträge Umsatzerlöse 27.624.447,56 €

sonstige betriebliche Erträge 294.757,72 €

Gesamterträge 27.919.205,28 €

Aufwendungen Materialaufwand 16.705.045,86 €

Personalaufwand 7.127,39 €

sonstige betriebliche

Aufwendungen 6.892.863,24 €

Abschreibungen 4.289.180,81 €

sonstige Steuern 24.987,98 €

Gesamtaufwendungen 27.919.205,28 €

Jahresergebnis 0,00 €

Die einzelnen Beträge sind in der Anlage 6 zum Jahresabschluss erläutert.

b) Einzelne Positionen der Gewinn- und Verlustrechnung Umsatzerlöse

Nach § 3 Abs. 2 der Anstaltssatzung wird der Anstaltsträger die KWLK mit den zur Aufgabenerfüllung notwendigen Mitteln ausstatten und für die Dauer ihres Bestehens funktionsfähig halten. Die KWLK hat mit dem Anstaltsträger eine Vereinbarung über die Geschäftsbesorgung geschlossen.

Der überwiegende Teil der Umsatzerlöse (rd. 26 Mio. €) besteht aus den Zahlungen des Landkreises an die KWLK zur satzungsgemäßen Aufgabenerfüllung (regelmäßige Abschlagszahlungen und der abschließende Verlustausgleich). Die restlichen rd.

1,6 Mio. € setzen sich aus Mieterträgen und Erträgen aus Nebenkostenabrechnungen der Kombimodelle zusammen. Das Kombimodell sieht die vorläufige Unterbringung von

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Flüchtlingen in einer Gemeinschaftsunterkunft und parallel dazu die gemeindliche Anschlussunterbringung unter einem Dach vor.

Sonstige betriebliche Erträge

Bei dem Gesamtbetrag von rd. 295.000 € handelt es sich um Erstattungen aus von der KWLK bezahlten Nebenkosten, von Versicherungsgesellschaften und von Kommunen im Kombimodell (rd. 155.000 €), um die Nachaktivierung von bislang nicht bilanzierten Waschmaschinen und Trocknern (rd. 113.000 €), Erträgen aus Möblierungsver- einbarungen (rd. 23.000 €) und Erträgen aus der Verwertung von Möbeln aus Gemein- schaftsunterkünften (rd. 4.000 €).

Materialaufwand

Der Materialaufwand besteht zum einen aus Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie für bezogene Waren (z.B. Strom, Wasser, Abwasser, Heizung) in Höhe von rd. 2,5 Mio. €.

Zum anderen finden sich hier als Schwerpunkt die Aufwendungen für bezogene Leistungen mit einem Gesamtbetrag von rd. 14,2 Mio. €. Ein Großteil hiervon (rd.

12,7 Mio. €) bezieht sich auf Mieten und Pachten für die angemieteten Gemeinschafts- unterkünfte. Die KWLK betreut 83 Objekte zur Unterbringung von Flüchtlingen. Die Mietverträge hierfür werden sukzessive vom Anstaltsträger auf die KWLK umgeschrieben. Sieben Objekte sind vom Landkreis an die KWLK vermietet. Bei den bisher nicht umgeschriebenen Mietverträgen handelt es sich zum Teil um Verträge, die im Laufe des Jahres 2018 enden werden, so dass eine Umschreibung nicht mehr zielführend wäre.

Die Aufwendungen für bezogene Leistungen beinhalten darüber hinaus auch rd.

1,5 Mio. € für die Personalgestellung durch den Landkreis, der der Kreistag in seiner Sitzung am 20.07.2017 gem. § 4 Abs. 3 TVöD für die Tarifbeschäftigten zugestimmt hat.

Zum 31.12.2017 waren 24 Stellen durch Tarifbeschäftigte und 4,6 Stellen durch Beamte besetzt.

Die Modalitäten der erlaubnisfreien Personalgestellung sollten in einem Personalge- stellungsvertrag geregelt werden. Ein Vertrag zwischen dem Landkreis Karlsruhe und

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der KWLK liegt bisher nicht vor. Wir haben die Verwaltung aufgefordert, die formalen Notwendigkeiten eines Personalgestellungsvertrages zu prüfen.

Aus Transparenzgründen empfehlen wir, die Aufwendungen für die Personalgestellung künftig im Personalaufwand darzustellen. Falls künftig neues Personal direkt bei der Anstalt eingestellt wird, wird so vermieden, dass Personalaufwendungen an unter- schiedlichen Stellen ausgewiesen werden.

Personalaufwand

Die KWLK verfügt mit Ausnahme der Vorstandsvorsitzenden, die im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung angestellt ist, über keine eigenen Mitarbeiter. Der gebuchte Personalaufwand in Höhe von insgesamt rd. 7.000 € umfasst alle Aufwendungen aus diesem Beschäftigungsverhältnis.

Sonstige betriebliche Aufwendungen

Die sonstigen betrieblichen Aufwendungen betragen insgesamt rd. 6,9 Mio. € und bestehen schwerpunktmäßig aus Aufwendungen in Höhe von rd. 1 Mio. € für Rückbaumaßnahmen, rd. 1 Mio. € für Bewirtschaftungskosten von Grundstücken (z.B.

Nebenkostenvorauszahlungen) und rd. 2,4 Mio. € aus dem Abgang der Sachanlagen (Mietereinbauten und Ausstattung).

Abschreibungen

Die Abschreibungen i.H.v. rd. 4,3 Mio. € wurden im Rahmen der Prüfung des Anlagevermögens in Stichproben betrachtet (siehe oben Bilanzposition Anlagever- mögen).

Sonstige Steuern

Bei den sonstigen Steuern wurde ein Betrag von rd. 25.000 € für Grundsteuer ausgewiesen, obwohl die KWLK kein Grundeigentum hat. Die mietvertraglich festgelegte Erstattung der Grundsteuer durch die KWLK ist nicht unter dieser Position, sondern unter bei den sonstigen betrieblichen Aufwendungen zu verbuchen. Die KWLK sagte eine Änderung bereits zu.

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3. Anhang und Lagebericht

Gemäß §§ 102d Abs. 1 S. 1 GemO, 264 Abs. 1 S. 1 HGB ist der Jahresabschluss – bestehend aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang – um einen Lagebericht zu erweitern.

Der uns am 29.03.2018 vorgelegte Jahresabschluss enthält die wesentlichen Inhalte des Anhangs nach §§ 284, 285 HGB und des Lageberichts nach § 289 HGB.

IV. Zusammenfassung/Beschlussempfehlung

Die Buchführung und das Belegwesen entsprechen den gesetzlichen Bestimmungen. Der Jahresabschluss ist richtig aus den Büchern entwickelt.

Die Vermögens- und Finanzierungsverhältnisse der Anstalt sind geordnet. Lagebericht und Erläuterungen geben die wirtschaftliche Situation und Entwicklung der Anstalt zutreffend wieder.

Das Kommunal- und Prüfungsamt empfiehlt daher dem Kreistag, den Verwaltungsrat der KWLK anzuweisen

- gem. §§ 102b Abs. 3 Nr. 2 GemO, 8 Abs. 2a Anstaltssatzung den Jahresabschluss 2017 der Kommunalanstalt für Wohnraum im Landkreis Karlsruhe AöR festzustellen und

- gem. § 8 Abs. 2f Anstaltssatzung dem Vorstand die Entlastung zu erteilen.

Karlsruhe, den 26.06.2018

Schöffler Amtsleiter