KOINNO Kompetenzzentrum innovative Beschaffung

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avocado rechtsanwälte spichernstraße 75-77 50672 köln

07.12.2021

Online-Seminar

Dr. Rebecca Schäffer, MJI

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1. Grundlagen und vergaberechtliche Rahmenbedingungen

2. „Richtige“ Losaufteilung

3. Festlegung passender Eignungskriterien 4. Erstellung der Leistungsbeschreibung 5. Kalkulationsvorgaben und Preisabfrage

6. Passende Zuschlagskriterien und Bewertungsmethoden 7. Vertragsgestaltung

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¬ Unter Schülerspezialverkehr versteht man die Beförderungen von Schülerinnen und Schülern,

 die aufgrund von Behinderungen nicht mit dem öffentlichen Personennahverkehr zur Schule und zurück fahren können,

 die aufgrund fehlendem bzw. unzureichendem öffentlichen Personennahverkehr nicht in

zumutbarer Weise zur Schule und zurück fahren können (insbesondere in ländlichen Regionen),

 die zu anderen Unterrichtsorten gefahren werden müssen (z. B. zum Schulschwimmen oder zu einer anderen Sporthalle, da die angestammte Halle gerade renoviert wird).

¬ Schülerspezialverkehr muss dabei auf die individuellen Besonderheiten der einzelnen Schülerinnen und Schüler (Alter, Behinderungen etc.) und der von ihnen besuchten

Schulen/Einrichtungen, auf die Wünsche und Vorstellungen von Eltern und Lehrkräften und auf gesetzliche Vorgaben sowie Vorgaben des Kostenträgers Rücksicht nehmen.

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Öffentlicher Auftraggeber i. S. d. § 99 GWB

Öffentlicher Auftrag i. S. d. § 103 GWB

Auftragswert ab den Schwellenwerten des § 106 Abs. 2 Nr. 1 GWB

Keine Ausnahme nach

§§ 107 – 109 oder §§ 116 – 118 GWB

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Bund, Länder und (teilw.) Kommunen, § 55 BHO, LHO, GemHO

Beschaffung i. S. e. entgeltlichen Bedarfsdeckung

Anwendbarkeit der UVgO bzw. der Basisparagrafen (Abschnitt 1) der VOL/A

Auftragswert unterhalb der Schwellenwerte

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¬ Auftraggeber von Beförderungsleistungen sind in der Regel einzelne Schulen oder (Aus-) Bildungseinrichtungen oder aber die Träger solcher Schulen/Einrichtungen

 Schulen und Einrichtungen in öffentlicher Trägerschaft unterfallen sowohl dem EU-rechtlich geprägten Begriff des öffentlichen Auftraggebers (vgl. § 99 GWB) als auch dem

haushaltsrechtlichen Auftraggeberbegriff

 Privatschulen und ihre Träger unterfallen zwar regelmäßig dem Auftraggeberbegriff des § 99 GWB; demgegenüber unterliegen sie jedoch im Grundsatz keinen haushaltsrechtlichen

Vergabegeboten, es sei denn, sie erhalten öffentliche Förderungen, die an die Einhaltung von vergaberechtlichen Vorschriften geknüpft sind

¬ Hinweis: Auch im sog. „sozialrechtlichen Dreiecksverhältnis“ zwischen dem Aufgabenträger und dem Dienstleistungserbringer wird ein öffentlicher Auftrag geschlossen!

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Lieferaufträge Dienstleistungsaufträge Bauaufträge

Öffentliche Auftraggeber

214.000 Euro 139.000 Euro

(oberste und obere Bundesbehörden)

750.000 Euro

(soziale und besondere Dienstleistungen)

214.000 Euro 139.000 Euro

5.350.000 Euro

Sektoren-

auftraggeber 428.000 Euro

1.000.000 Euro

428.000 Euro

5.350.000 Euro

Aufträge im Bereich Verteidigung/

Sicherheit 428.000 Euro 428.000 Euro 5.350.000 Euro

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Lieferaufträge Dienstleistungsaufträge Bauaufträge

Öffentliche Auftraggeber

215.000 Euro 140.000 Euro

750.000 Euro

215.000 Euro 140.000 Euro

5.382.000 Euro

Sektoren-

auftraggeber 431.000 Euro

1.000.000 Euro

431.000 Euro

5.382.000 Euro Aufträge im Bereich

Verteidigung/ 431.000 Euro 431.000 Euro 5.382.000 Euro

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¬ Bei der Schülerbeförderung handelt es sich um eine Dienstleistung im Sinne von § 103 Abs. 4 GWB

¬ Es handelt sich jedoch – anders als man meinen könnte – nicht um eine soziale oder andere besondere Dienstleistung im Sinne von § 130 GWB, sodass die entsprechenden Sonderregelungen (Schwellenwert von 750.000,00 Euro; Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb als voraussetzungsloses Regelvergabeverfahren) keine Anwendung finden

¬ Maßgebliche Regelwerke

 Oberschwellenbereich: GWB, VgV

 Unterschwellenbereich: UVgO bzw. VOL/A, 1. Abschnitt (in Sachsen und Sachsen-Anhalt)

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Ausnahme Grundsatz

Wettbewerblicher Dialog

Nicht offenes Verfahren (§ 16 VgV)

Innovations- partnerschaft Verhandlungs-

verfahren

Offenes Verfahren (§ 15 VgV)

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Wettbewerblicher Dialog

(§ 18 VgV)

Nicht offenes Verfahren (§ 16 VgV)

Innovations- partnerschaft

(§ 19 VgV) Verhandlungs-

verfahren (§ 17 VgV)

Offenes Verfahren (§ 15 VgV)

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Verhandlungsvergabe mit TW

(§ 12 UVgO)

Beschränkte Ausschreibung mit TW (§ 10 UVgO)

Verhandlungsvergabe ohne TW

(§ 12 UVgO) Beschränkte

Ausschreibung ohne TW (§ 11 UVgO)

Öffentliche Ausschreibung (§ 9 UVgO)

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Verhandlungsvergabe mit TW

(§ 12 UVgO)

Beschränkte Ausschreibung mit TW (§ 10 UVgO)

Verhandlungsvergabe ohne TW

(§ 12 UVgO) Beschränkte

Ausschreibung ohne TW (§ 11 UVgO)

Öffentliche Ausschreibung (§ 9 UVgO)

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Grundsatz

Öffentliche Ausschreibung

Ausnahme

Beschränkte Ausschreibung Freihändige Vergabe

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Grundsatz

Öffentliche Ausschreibung

Ausnahme

Beschränkte Ausschreibung Freihändige Vergabe

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1. Grundlagen und vergaberechtliche Rahmenbedingungen 2. „Richtige“ Losaufteilung

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¬ § 97 Abs. 4 Sätze 1 bis 3 GWB, vgl. auch § 30 VgV und § 22 UVgO:

Mittelständische Interessen sind bei der Vergabe öffentlicher Aufträge vornehmlich zu berücksichtigen. Leistungen sind in der Menge aufgeteilt (Teillose) und getrennt nach Art und Fachgebiet (Fachlose) zu vergeben. Mehrere Teil- oder Fachlose dürfen zusammen vergeben werden, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern.

∑Gesamtvergabe ist nach wie vor möglich, wenn auch unter (deutlich) höherem

„Rechtfertigungszwang“

∑Ausnahme ist im Vergabevermerk zu dokumentieren (vgl. nur OLG Karlsruhe v.

06.04.2011)

¬ § 97 Abs. 4 Satz 4 GWB:

Wird ein Unternehmen, das nicht öffentlicher Auftraggeber ist, mit der Wahrnehmung oder Durchführung einer öffentlich Aufgabe betraut, verpflichtet der öffentliche Auftraggeber das Unternehmen, sofern es Unteraufträge vergibt, nach den Sätzen 1 bis 3 zu verfahren.

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¬ Bei der Losaufteilung kommen bei Schülerspezialverkehr insbesondere folgende Varianten in Betracht:

 Variante 1: Es wird ein Los pro Route/Tour gebildet

 Variante 2: Es wird ein Los pro Schule/Einrichtung gebildet (kann mit Variante 1 übereinstimmen, falls es sich um kleine Schülerzahlen handelt)

 Variante 3: Es werden mehrere Touren bzw. mehrere Schulen/Einrichtungen in einem Los zusammengefasst (sog. „Strecken-“ oder „Linienbündel“)

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Welche Variante der Losaufteilung die „beste“ Variante darstellt, hängt von den Faktoren des Einzelfalls ab

 Wie ist das Marktumfeld und mit welchen Marktakteuren ist zu rechnen?

 Ländliche Region vs. Großstadt; kleine Mietwagen- und Taxidienste vs. größere Anbieter; Nutzungsmöglichkeit von Synergien, Vermeidung von Leerfahrten;

Mischkalkulation von attraktiven und weniger attraktiven Touren usw.

Hinweis: Da Bieter im Falle eines Angebots auf mehrere Lose nicht wissen, ob sie ein, mehrere oder im Zweifel alle Lose erhalten, müssen sie jedes Los so kalkulieren, dass es für sich gesehen auskömmlich ist

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¬ Nicht selten kommt es vor, dass sich Marktteilnehmer zwar für mehrere oder gar alle Lose interessieren, aber nur die Kapazität für einige wenige Lose oder gar nur ein einzelnes Los besitzen.

¬ Der Auftraggeber muss sich vor Ausschreibungsbeginn überlegen, wie er dieser Situation begegnen möchte, wobei insoweit mehrere Möglichkeiten denkbar sind:

 Variante 1: Bieter dürfen sich nur im Rahmen ihrer Kapazitätsgrenzen bewerben und müssen sich die entsprechenden Lose selber auswählen („Schwarzer Peter“ liegt bei Bietern; Auftraggeber muss umgekehrt mit ungleicher Losbewerbung rechnen)

 Variante 2: Bietern wird ermöglicht, für eine größere Anzahl an Losen Angebote abzugeben, als sie tatsächlich mit ihren Personal- und Sachmitteln abdecken können bzw. bedienen wollen

» Setzt voraus, dass ein transparenter, wettbewerblicher und diskriminierungsfreier Modus

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3. Festlegung passender Eignungskriterien

4. Erstellung der Leistungsbeschreibung 5. Kalkulationsvorgaben und Preisabfrage

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¬ Eignung = Fachkunde und Leistungsfähigkeit, das heißt:

 Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung

 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

 Im Unterschwellenbereich gemäß VOL/A, 1. Abschnitt zusätzlich: Zuverlässigkeit und Gesetzestreue

¬ Forderung von Eignungsnachweisen

 klar,

 eindeutig,

 nichtdiskriminierend und

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¬ Beim Schülerspezialverkehr kommen neben den „typischen“ Eignungsnachweisen (Auszug aus dem Handels- oder Vereinsregister, Kopie der Gewerbeanmeldung, Zuverlässigkeitserklärung) auch personenbeförderungsspezifische Kriterien und Nachweise in Betracht, z. B. Vorlage einer Kopie der Genehmigungsurkunde bzw. Mietwagenkonzession nach § 2 PBefG

¬ Ebenfalls zulässig sind:

 Abfrage der Anzahl und Größe der einsetzbaren Fahrzeuge

» Aber: Bietern muss die Möglichkeit gegeben werden, sich auf noch zu beschaffende Fahrzeuge zu berufen (Achtung: Lieferzeiten bei Neufahrzeugen!)

 Abfrage des einsetzbaren Fahrpersonals

» Aber: Abfrage konkreter Namen kann unzumutbar sein

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¬ Für den beabsichtigten Einsatz von Nachunternehmern sollte der Auftraggeber vorschreiben, dass diese jedenfalls von den Bietern, deren Angebote in die engere Wahl kommen, rechtzeitig vor Zuschlagserteilung namentlich zu benennen sind

¬ Außerdem müssen Nachunternehmer dann eine Verpflichtungserklärung sowie eine Erklärung zur Zuverlässigkeit (VOL/A, 1. Abschnitt) bzw. eine Erklärung zum Nichtvorliegen von

Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB (VgV, UVgO) vorlegen

¬ Sonstige Eignungsnachweise dürfen (zumindest nach Ansicht der VK Bund) nicht verlangt werden

¬ Selbstausführungsgebot gilt nur im Unterschwellenbereich (nach der UVgO)

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3. Festlegung passender Eignungskriterien 4. Erstellung der Leistungsbeschreibung

5. Kalkulationsvorgaben und Preisabfrage

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¬ Eindeutige und erschöpfende Leistungsbeschreibung (Ziel: exakte Preisermittlung und Vergleichbarkeit der Angebote)

¬ Beschreibung der Merkmale des Leistungsgegenstands anhand von

 Funktions- oder Leistungsanforderungen (funktionale/konstruktive Leistungsbeschreibung) oder

 der zu lösenden Aufgabe (Aufgabenbeschreibung) sowie

 der Umstände und Bedingungen der Leistungserbringung

¬ Zulässigkeit von Merkmalen, die Aspekte der Qualität, Innovation sowie soziale und umweltbezogene Aspekte betreffen

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¬ Für die Beschaffenheit von Fahrzeugen, die im Schülerspezialverkehr eingesetzt werden sollen, gibt es gesetzliche Vorgaben (etwa aus der StVO) als auch eine Reihe von DIN-Normen.

¬ Besonderheiten gelten für Personen- und Rollstuhlrückhaltesysteme (DIN 75078).

¬ Gegebenenfalls zusätzlich besondere Vorgaben des Schulträgers oder der einzelnen Schule/Einrichtung sowie Vorgaben für einzelne Schülerinnen und Schüler (z. B. im Hinblick auf besondere Sicherheitsgurte o. Ä.).

¬ Möglicherweise soll auch ein bestimmtes Höchstalter der eingesetzten Fahrzeuge festgeschrieben werden.

¬ Ebenso können bestimmte Ausstattungsmerkmale (wie etwa Haltegriffe, Trittstufen, Hebebühnen,

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¬ Das eingesetzte Personal sollte/muss ausreichend ausgebildet und zuverlässig sein.

¬ In jedem Fall sollte zwingend vorgeschrieben werden, dass nur Fahrpersonal einzusetzen ist, das eine gültige Fahrerlaubnis für das eingesetzte Fahrzeug und eine gültige Fahrerlaubnis zur Fahrgastbeförderung entsprechend § 48 FeVO besitzt.

¬ Ebenfalls zwingend vorgegeben werden sollte, dass keine Personen eingesetzt werden dürfen, die rechtskräftig wegen einer in § 72a SGB VIII genannten Straftat verurteilt worden sind.

¬ Anstatt zur Vorlage von Führungszeugnissen kann der Auftragnehmer auch lediglich verpflichtet werden, sich seinerseits von seinen Arbeitskräften vor Beginn der Tätigkeit und regelmäßig im Abstand von z.B. zwei Jahren ein Führungszeugnis mit erweitertem Eintragungsumfang gemäß

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¬ Kommunikationsfähigkeit bzw. ausreichende Deutschkenntnisse sind regelmäßig unerlässlich.

¬ Weitere Anforderungen an das Fahrpersonal können etwa betreffen:

 Regelmäßige Schulung im Bereich Erste Hilfe

 Absolvieren eines Fahrsicherheitstrainings

 Besondere Schulungen für die Beförderung von Menschen mit Behinderung in Fahrzeugen

¬ Verpflichtende Einweisungen in das Fahrzeug einschließlich des Umgangs mit Sicherungssystemen, Rampen und Liften sowie in Besonderheiten bei der Sicherung von Kindern in Rollstühlen.

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¬ Auftraggeber können den Auftragnehmern die Disposition der Touren vorgeben oder dem Auftragnehmer die Gestaltung der Touren überlassen (mit vorgesehener Abstimmung mit Auftraggeber und/oder Kostenträger).

¬ Augen auf, bei der Auswahl des Tools für die Tourenplanung; ausreichend Knowhow beim Auftraggeber muss sichergestellt sein, wenn dieser die Tourenplanung übernehmen möchte.

¬ Kontinuität des Fahr- und Begleitpersonals sollte bei der Tourenplanung Berücksichtigung finden bzw. vorgegeben werden.

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¬ Häufig gibt es vom Kostenträger Vorgaben im Hinblick auf die maximale Vergütung von Fahrkilometern oder Begleitpersonen; diese sollten jedoch nicht einfach 1:1 als Kalkulationsvorgabe an die Bieter weitergereicht werden, vielmehr sollte der Auftraggeber vorher bedenken, ob die Vorgaben für die Bieter ohne Weiteres einzuhalten sind bzw. welche Folgen sie für die Kalkulation haben.

¬ Beispiel:

 Kosten für Begleitpersonen werden vom Kostenträger nur für den Zeitraum der Begleitung ersetzt und es sind maximale Stundensätze vorgegeben – praktisch steigen Begleitpersonen aber nicht erst mit der begleiteten Person ein, sondern sind während der gesamten Tour anwesend und vom Auftragnehmer zu vergüten.

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¬ Vergleichbares gilt für den Modus der Preisabfrage; dieser kann, muss aber nicht mit den Vorgaben des Kostenträgers übereinstimmen.

¬ Denkbare Möglichkeiten sind insbesondere

 Preis für Besetztkilometer

 Preis für Besetzt- und Leerkilometer; Anzahl der Leerkilometer ist dann allerdings bieterindividuell zu ermitteln bzw. abzufragen, um einen fairen Preisvergleich zu ermöglichen

 Besetzkilometerpreis und Pauschale pro Tour bzw. Einsatztag sowie gegebenenfalls eine weitere Pauschale für den Einsatz von Begleitpersonen.

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„Beste Variante“ hängt von Umständen des Einzelfalls ab

Zumindest aber sollte grundsätzlich von der bloßen Abfrage einer Pauschale Abstand genommen werden; dies mag zwar übersichtlich erscheinen und Kostensicherheit versprechen; allerdings schlagen sich die hohen Kalkulationsrisiken der Bieter in höheren oder umgekehrt unauskömmlichen Preisen nieder

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¬ Preisbewertung hängt insbesondere von der Preisabfrage (vgl. zuvor) ab bzw. knüpft an diese an.

 Wird nicht bloß ein Besetztkilometerpreis, sondern werden zusätzlich auch Pauschalen und/oder Leerkilometer abfragt, muss aus den verschiedenen Preispositionen ein Gesamtpreis pro Tour ermittelt werden, der dann maßgeblich für die Angebotswertung ist.

¬ Da die Touren zumeist zum Zeitpunkt der Ausschreibung noch nicht abschließend feststehen, kann nur eine Wertung mit – möglichst realistischen – Annahmen erfolgen.

 Insoweit bietet es sich an, von den Touren des letzten Schuljahres auszugehen (Aber: Vorsicht bei Mitteilung personenbezogener Daten!)

¬ Zugleich sollte vertraglich dafür Sorge getragen werden, dass zwar nicht jede Veränderung der tatsächlichen Kilometer zu einer Preisanpassung berechtigt, wohl aber eine mehr als unwesentliche

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¬ Weitere denkbare Zuschlagskriterien (Einzelfallentscheidung!):

 Qualitative Kriterien, wie namentlich

» das Alter der eingesetzten Fahrzeuge,

» bestimmte Ausstattungsmerkmale (wie z. B. Klimaanlage, GPS-Positionsgeräte, Telefon),

» vom Bieter einzureichende Konzepte, z. B. zum Personaleinsatz und/oder Schulungen

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¬ Bekannt gegeben werden müssen

 die Zuschlagskriterien,

 etwaige konkretisierende Unterkriterien und

 die mit den Kriterien jeweils verbundene Erwartungshaltung.

¬ Bekannt gegeben werden muss die Gewichtung der einzelnen Kriterien zueinander.

¬ Bekannt gegeben werden sollte (muss?) außerdem auf jeden Fall die Methode, nach der die Kriterien/Unterkriterien mit Punktwerten bewertet werden, d.h.

 der Notenskalen bzw. Bepunktungs-/Benotungsregeln,

 der Bewertungsmethode (Rechenformeln).

¬ Demgegenüber besteht keine Verpflichtung des AG, für jeden Punkt- oder Notenwert vorab eine abschließende Definition/Beschreibung vorzugeben, anhand der ein Bieter quasi im Vorhinein

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„Die Bewertung des Konzepts erfolgt mit Schulnoten von 1 bis 6. Die Schulnoten entsprechen folgender Wertungspunkteverteilung:

Note 1 „sehr gutes“ Konzept = 13 bis 15 Punkte Note 2 „gutes Konzept“ = 10 bis 12 Punkte Note 3 „befriedigendes Konzept“ = 7 bis 9 Punkte Note 4 „ausreichendes Konzept“ = 4 bis 6 Punkte Note 5 „mangelhaftes Konzept“ = 1 bis 3 Punkte Note 6 „ungenügendes Konzept“ = 0 Punkte

Für die Vergabe der Wertungspunktzahl ist maßgeblich, zu welchem Grad das Konzept eine Erreichung der Ziele des AG (vgl. Ziffer [●] der Leistungsbeschreibung) erwarten lässt. Der AG legt dabei besonderen Wert auf [●]). Die erzielte Wertungspunktzahl wird anschließend mit dem Gewichtungsfaktor [●] multipliziert, um die in diesem Kriterium

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¬ Sicherstellung hinreichender Kontroll- und Weisungsbefugnisse des Auftraggebers, insbesondere wenn Bieter die Möglichkeit hatten, höhere Preise durch besseren „Service“ auszugleichen.

¬ Eindeutige Regelungen für die Bezahlung der erbrachten Leistungen.

¬ Vorschriften zur Maßgeblichkeit von Plan- und Echtzeit bzw. geplanten oder tatsächlichen Kilometern (auch bei Streckensperrungen, Staus etc.).

¬ Regelungen zum Vorgehen bei kurzfristigen Fahrausfällen oder kurzfristigen wie dauerhaften Tourenänderungen.

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¬ Angemessene Preisanpassungsklausel, insbesondere für Lohn-, Lohnnebenkosten und Diesel- /Benzinpreisentwicklungen)

¬ Preisanpassung auch für den Fall einer nicht mehr unwesentlichen Änderung des Leistungs- umfangs

¬ Ggf. „Corona-Klausel“

¬ Regelungen zum Umgang mit Nachunternehmern (Achtung: Selbstausführungsgebot nur im Unterschwellenbereich!)

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Dr. Rebecca Schäffer, MJI

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im europäischen Vergaberecht. 2012 promovierte sie zudem mit einer Dissertation über die Vergabe von ÖPNV-Verkehrsdienstleistungen in Deutschland und Europa.

Seit 2009 ist Dr. Rebecca Schäffer als Rechtsanwältin zugelassen und für avocado rechtsanwälte tätig. Seit 2013 ist sie Co-Leiterin des vergaberechtlichen Dezernats am Standort Köln und seit 2018 Equity Partnerin der Kanzlei.

Schwerpunkt ihrer anwaltlichen Tätigkeit ist die Beratung und Vertretung von öffentlichen Auftraggebern und Auftragnehmern in allen Fragen rund um das Vergaberecht einschließlich der fördermittel-, kartell- und beihilferechtlichen Betreuung. Dabei konzipiert und begleitet sie u.a. regelmäßig komplexe IT- und sonstige Liefer- /Dienstleistungsvergaben auf Seiten der öffentlichen Auftraggeber.

Dr. Rebecca Schäffer ist als Referentin für verschiedene Einrichtungen und Unternehmen sowie auf Fachtagungen auf dem Gebiet des Vergaberechts tätig. Sie ist Mitherausgeberin der im Reguvis Verlag

Dr. Rebecca Schäffer, MJI, Partnerin

Standort: Köln, Brüssel

Schwerpunkte: Vergaberecht, Zuwendungsrecht, Kartellrecht, Beihilferecht, Öffentliches Wirtschaftsrecht, Abfallrecht, Europarecht Fachbereiche: Public Commercial Law

Sprachen: Deutsch, Englisch, Niederländisch

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