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Rechnungen, Zahlungen, Buchhaltung
Inhalt
Nutzergruppen ... 2
Registrierter Benutzer ... 3
Registrierung ... 3
Parkvorgang ... 3
Rechnungserstellung ... 3
Erfolgreiche Zahlung ... 9
Fehlgeschlagene Zahlung / Rücklastschrift ...10
Bezahlung über Kundenkonto bei negativem Saldo ...12
Zugangsbeschränkung aufgehoben ...13
Wiederholte fehlgeschlagene Zahlung ...15
Buchhaltung ...15
Kontenplan im Hintergrund ...15
Transaktionen ...17
Berichte ...17
Bargeldtransaktionen ...24
Prozess für Mahnungen / Inkasso ...24
Digitaler Kassenautomat ...24
Rechnung Digitaler Kassenautomat ...25
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Nutzergruppen
Folgende Nutzergruppen werden durch die Arivo Software verwaltet, sowie Einnahmen generiert. Im folgenden Dokument sind die Prozesse für jede Nutzergruppe beschrieben.
Nicht alle Nutzergruppen müssen bei jedem Kunden zum Einsatz kommen. Es ist daher Projektabhängig.
● Registriert:
○ Dauerparker
○ Registrierte Kurzparker
○ Reservierung
● Unregistriert:
○ Digitaler Kassenautomat
○ Zahlung vor Ort
○ Online Vorabzahlung (Reservierung)
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Registrierter Benutzer
Registrierte Nutzer können Dauerparker oder registrierte Kurzparker sein. Der Tarif ist flexibel wählbar und eine Mischung aus Pauschalbetrag und variablen Kosten abhängig von der Parkdauer. Natürlich können entweder der Pauschalbetrag, die variablen Kosten oder auch beides Null sein.
Registrierung
Sie können diesen Prozess selbst testen unter: https://<betreiber>.arivo.app 1) Der Kunde registriert sich auf https://<betreiber>.arivo.app
2) Er gibt seinen Vornamen, Nachnamen, E-Mail, Telefonnummer und die Rechnungsadresse bekannt.
3) Das Kennzeichen wird hinterlegt.
4) Das Zahlungsmittel wird hinterlegt.
Zahlungsmittel werden PCI konform direkt beim Payment Provider (Stripe) gespeichert. Eine Abbuchung durch die Platform ist nur über Token möglich.
5) Unterstützte Zahlungsmethoden: Debit/Kreditkarte oder SEPA Lastschrift
Parkvorgang
1) Kunde fährt ein. Kennzeichen wird erfasst 2) Kunde fährt aus. Kennzeichen wird erfasst.
3) Keine weitere Aktion notwendig.
4) Parkvorgang und zugehörige Kosten sind über das Kundenkonto einsehbar.
Rechnungserstellung
1) Am 1. Des Monats wird über sämtliche Parkvorgänge eine Sammelrechnung erstellt (siehe Abbildung 1: Beispiel einer Rechnung).
Voraussetzung: Beim Kunden muss eine Rechnungsadresse hinterlegt sein,
ansonsten wird auch keine Rechnung erstellt. Bei fehlenden Rechnungsadressen bei Kundenkonten erhalten Sie eine Notification. Die Rechnung vom aktuellen Monat kann im Kundenkonto bei Rechnung unter den drei Punkten unter „monatliche Rechnung erstellen“ nachträglich erstellt werden. Die Rechnungen von vergangenen Monaten können nicht selbstständig erstellt werden. Wenden Sie sich hierfür an support@arivo.co
2) Rechnungsadresse ist von Kunden vorgegeben
3) Dauerparkverträge (fixe Beträge) werden im Vorhinein berechnet (z.B. bei Rechnungslegung am 1. Februar für 1. Februar bis 28. Februar)
4) Kurzparkgebühren oder Überzeiten werden im Nachhinein verrechnet (z.b. bei Rechnungslegung am 1. Februar für 1. Jänner bis 31. Jänner)
5) Rechnung wird an Kunden per E-Mail zugestellt und ist über das Kundenkonto abrufbar. (Siehe
6) Gemeinsam mit der Rechnung erhält der Kunde einen Einzelkostennachweis für Positionen die variabel sind (z.B. registrierter Kurzparker oder Überzeit). (siehe Abbildung 2: Beispiel Einzelkostennachweis)
Um zum Einzelkostennachweis zu gelangen, gehen Sie zum Kundenkonto und klicken Sie eine Rechnung an. Hier finden Sie sowohl die Rechnung als auch den Einzelkostennachweis zum Downloaden.
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Hinweis: Bei einem Einzelkostennachweis können auch Kosten von 0.00 € für einen Parkvorgang angezeigt werden, wenn das Monatslimit erreicht wurde.
Ein Monatsminimum kommt erst zum Tragen, wenn die Gesamtkosten mehr als Null betragen.
7) Falls benötigt (Lastschrift) wird an den Kunden eine SEPA Vorabinformation per E- Mail zugestellt. (siehe Abbildung 3: Information SEPA Lastschrift)
8) Am 5. Des Monats wird das hinterlegte Zahlungsmittel (SEPA Lastschrift oder Debit/Kreditkarte) belastet.
Über eine Schnittstelle wird der Payment Provider (Stripe) angewiesen den offenen Betrag des Kundenkontos (im Normalfall ist das der Rechnungsbetrag) einzuziehen.
Sollte ein Vertrag mit Fixkosten erst Mitte des Monats abgeschlossen werden, werden diese Kosten beispielsweise erst beim nächsten Zahlungslauf eingezogen.
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Abbildung 1: Beispiel einer Rechnung
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Abbildung 2: Beispiel Einzelkostennachweis
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Abbildung 3: Information SEPA Lastschrift
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Abbildung 4: E-Mail zur Rechnung
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Erfolgreiche Zahlung
1) Wenn eine positive Zahlung erfolgt ist (weil am 05. des Monates ein negativer Saldo auf dem Kundenkonto war), wird am Kundenkonto (im Arivo System) der Betrag gutgeschrieben. Das Kundenkonto ist dann ausgeglichen.
Jedes Kundenkonto und alle darauf verbuchten Transaktionen können direkt im Backoffice eingesehen werden (siehe Abbildung 5: Kundenkonto)
Abbildung 5: Kundenkonto
2) Die Rückmeldung erfolgt bei Zahlungsmittel Kreditkarte sofort, bei Lastschrift zeitverzögert (Banklaufzeit)
Hinweis: Eine Zahlung kann auch manuell angestoßen werden, indem Sie auf dem Kundenkonto auf Administration und danach auf Offene Zahlung starten klicken.
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Fehlgeschlagene Zahlung / Rücklastschrift
1) Bei fehlgeschlagener Zahlung wird der entsprechende Betrag am Kundenkonto abgezogen. Das Kundenkonto schaut dann wie folgt aus.
Abbildung 6: Fehlgeschlagene Zahlung
2) Wird die Zahlung angefochten, werden dem Kunden die durch die Anfechtung entstandenen Kosten vom Kundenkonto abgezogen. Die Gebühren sind zurzeit:
a) SEPA: 7.5 € b) Kreditkarte: 15.0 €
3) Der Kunde wird über den offenen Betrag automatisch per E-Mail informiert (siehe Abbildung 7: Verständigung über fehlgeschlagene Zahlung)
4) Sollte ein beschranktes System vorliegen und Sie haben das in Ihren Einstellungen so angegeben, wird der Kunde automatisch gesperrt.
5) In der E-Mail ist ein Link enthalten, über welchen er sein Kundenkonto sofort ausgleichen kann (Kreditkarte / Debitkarte, Giropay, EPS Überweisung) 6) Sobald das Kundenkonto ausgeglichen ist, wird der Kunde sofort wieder
freigeschalten (falls das automatische Sperren aktiv ist).
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Abbildung 7: Verständigung über fehlgeschlagene Zahlung
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Bezahlung über Kundenkonto bei negativem Saldo
Ist das Kundenkonto von einem Kunden im Minus (z.B., weil eine Zahlung fehlgeschlagen ist) wird der Kunde wie oben beschrieben per E-Mail informiert. Er ist ab sofort gesperrt (falls automatisches Sperren aktiv ist). Über sein Kundenkonto kann er den offenen Betrag
begleichen und sofort wieder losfahren (seine etwaige Sperre muss nicht von Ihnen aufgehoben werden).
Abbildung 8: Kundenkonto ausgleichen
13 Auswählen der Zahlungsart
Es wird Sofortüberweisung, EPS oder jede beliebige Debit- oder Kreditkarte unterstützt. Die Zahlung kann online abgeschlossen werden und wird automatisch verbucht.
Abbildung 9: Kontostand ausgleichen mit Sofortüberweisung
Abbildung 10: Kontostand ausgleichen mit Kreditkarte
Zugangsbeschränkung aufgehoben
Der Kunde wird auch per Mail informiert, dass die Zugangsbeschränkung aufgehoben ist.
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Abbildung 11: Verständigung über Aufhebung der Sperre
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Wiederholte fehlgeschlagene Zahlung
Damit jeder SEPA Rücklastschrift Kosten entstehen, wird das hinterlegte Zahlungsmittel nach der zweiten fehlgeschlagenen Zahlung gelöscht. Der Kunde erhält ein E-Mail und wird dazu aufgefordert seine Zahlungsmittel erneut zu hinterlegen.
Abbildung 12: Information über gelöschtes Zahlungsmittel
Buchhaltung
Kontenplan im Hintergrund
Im Arivo System sind sämtliche Kunden (Debitoren) vollständig (Name, Kontaktdaten, Rechnungsadresse) ersichtlich.
16 Ein Konto pro Rechnungsadresse, unter diesem sind
● Einnahmen Sonstiges
Keine automatischen Buchungen. Kann als Zielkonto beim manuellen Erstellen von Rechnungen angegeben werden. Falls beim Erstellen einer Rechnung das
Einnahmenkonto einer spezifischen Garage ausgewählt wird, hat diese Rechnung keinen Einfluss auf das Einnahmenkonto der Rechnungsadresse.
● Ausgaben
Auf diesem Konto werden alle Zahlungsspesen von Rechnungen gebucht, welche unter dieser Rechnungsadresse ausgestellt wurden. Die Ausgaben werden nur auf dem Ausgabenkonto der Rechnungsadresse verbucht, nicht aber bei den jeweiligen Garagen.
● MwSt.
Mehrwertsteuer von Rechnungen die auf Einnahmen, Sonstiges oder Ausgaben gebucht werden, plus die MwSt. der Zahlungsspesen. Die MwSt. der
Zahlungsspesen wird immer erst mit der Legung des Auszahlungsbeleges verbucht.
● Bargeld
Hier werden Bargeldtransaktionen, die in der Software durchgeführt werden, abgebucht.
• Transfer
Hier wird jener Betrag angezeigt, der auf Ihr Konto überwiesen wird, abzüglich jener Beträge, die von den Kunden noch nicht vollständig beglichen wurden.
Unter dem Konto der Rechnungsadresse befindet sich weiters ein Kontenbaum pro Garage.
Dieser setzt sich zusammen aus:
● Einnahmen
Hier werden alle Einnahmen, die der Garage zugeordnet werden können, verbucht.
● Ausgaben
Keine automatischen Buchungen. Kann als Zielkonto beim manuellen Erstellen von Rechnungen angegeben werden.
● MwSt.
MwSt. von Rechnungen die auf das Einnahmen- oder Ausgaben- Konto der Garage gebucht werden.
Jeder Kunde besitzt ein Konto mit einem untergeordneten Konto pro Rechnungsadresse.
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Transaktionen
Wird ein Betrag dem Kunden in Rechnung gestellt, wird folgender Prozess gestartet:
- Falls es noch nicht existiert, wird ein Konto für schwebende Geldbewegungen zwischen dem Rechnungsadressen Konto des Kundens und dem Zielkonto erstellt - Der Betrag wird auf das Konto Schwebende Geldbewegungen gebucht.
- Hat der Kunde genug Gutschrift auf seinem Konto, wird der Betrag sofort auf das Zielkonto weiter gebucht.
- Falls nicht, wird der Betrag erst weiter gebucht bei Erfolgreicher Zahlung oder beim Verbuchen einer Bartransaktion.
Berichte
Einmal monatlich wird vom Payment Provider (Stripe) auf das hinterlegte Konto die offenen Beträge überwiesen. Da die Überweisung, und somit Abrechnung, nicht am Monatsende durchgeführt wird, beinhaltet die Überweisung jeweils Beträge vom derzeitigen und vom Vormonat. Die Beträge sind im Bericht entsprechend abgegrenzt. Die Höhe der Überweisung und die im Bericht aufgeführten Zahlen setzt sich zusammen aus:
- Ihr Kontostand vom Vormonat
- Offene Positionen (Forderung gegenüber Kunden) - Umsatz von:
- Kurzparken (Digitaler Kassenautomat) - Registrierter Kurzparker
- Dauerparken - Vergütungskarten
- Manuell erstellten Rechnungen - Bargeldtransaktionen
- Nicht zuordenbaren Umsätzen
Auszahlungsbeleg
Einmal im Monat wird der gesammelte Betrag aller Einnahmen, abzüglich der Payment Kosten und offenen Kundenforderungen auf ihr Stripe Konto überwiesen. Das Geld geht dann automatisch auf dem bei Stripe hinterlegtem Konto ein. Je Garage kann eine
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Rechnungsadresse angegeben werden. Die Einnahmen aller Garagen mit der gleichen Rechnungsadresse werden als ein Betrag überwiesen (siehe Abbildung 13:
Auszahlungsbeleg).
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Abbildung 13: Auszahlungsbeleg
Umsatzberichte
Um die Umsätze nach Zeiträumen und nach Produkt abgegrenzt in der Buchhaltung verbuchen zu können, erhalten Sie einen Umsatzbericht pro Garage. Auf diesem sind die
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Umsätze der Dauerparker, registrierten Kurzparker sowie über den Digitalen Kassenautomat (QR-Code zahlen ersichtlich).
Bei den Berichten gibt es folgende Punkte zu beachten:
● Rechnungsdatum
Der Bericht enthält alle Artikel von Rechnungen, die in dem angegebenen Zeitraum ausgestellt wurden.
● Leistungszeitraum
Die Rechnungen können Artikel mit Leistungen aus dem Vormonat enthalten (wie oben beschrieben, z.B. Kurzparkumsätze). Damit Sie diese monatsweise richtig verbuchen können, sind die Artikel nach dem Monat des Leistungszeitraumes gruppieren. Pro Monat gibt es eine Summe.
● Abgrenzung
Die aufgelisteten Summen sind aliquot abgegrenzt. Wenn ein Artikel einen
Leistungszeitraum von 1 Jänner bis 28 Februar (Abrechnungszeitraum für mehr als einen Monat) hat, wird der Betrag 50/50 auf beide Monate aufgeteilt.
● Stornos
Stornierte Rechnungen scheinen als Negativbetrag mit dem Suffix “(Storno)” auf. Als Leistungszeitraum gilt der Leistungszeitraum vom stornierten Artikel. Wird zum Beispiel am 1 Dezember ein Artikel vom Oktober storniert, wird der Betrag mit dem Monat Oktober angegeben.
● Gruppierung
Die Umsätze die aufgrund von einem Vertrag / Produkt entstanden sind, sind nach dem Produkt gruppiert. Sämtliche manuelle Rechnungen sind nach dem
angegebenen Artikelnamen in der Rechnung und nach dem angegeben MwSt. Satz gruppiert.
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Abbildung 14: Betreiberrechnung für eine Garage
22 Detaildaten Umsatzberichte / Rohdaten
Neben dem Download vom Bericht in PDF Form, haben Sie auch Zugriff auf die Rohdaten mit denen der Bericht generiert wurde. Diese können jederzeit beim dazugehörigen Bericht als CSV Datei heruntergeladen werden. Die Summe (nach Zeitraum abgegrenzt und pro Produkt) ergibt die Zahlen im Bericht. So kann der Bericht jederzeit auf seine Richtigkeit überprüft werden.
Die CSV Dateien sind in Artikel von Rechnungen von Registrierten Kunden (Invoices) und Artikel von einmaligen / anonymen Kunden (Receipts) aufgeteilt. Zusätzlich gibt es jeweils eine CSV Datei mit stornierten Artikeln. In der CSV Datei sind die einzelnen Artikel der Rechnungen gelistet, nicht die Rechnungen selbst.
Kontrolle
Wie bereits oben vermerkt, können die PDF-Berichte mit den Rohdaten aus den CSV Exporten kontrolliert werden. Zusätzlich ist es möglich den Auszahlungsbeleg und die Berichte gegeneinander abzugleichen. Diese Überprüfung hat eine Aussagekraft, da der Auszahlungsbeleg aufgrund der internen Buchhaltung generiert wird, und die Berichte aufgrund der ausgestellten Rechnungen. Dabei handelt es sich um zwei unabhängige Systeme, mit unabhängigen Datenbanken. Durch die Prüfung können Sie sichergehen, dass alle Beträge die in Rechnung gestellt wurden, verbucht wurden und im Gegenzug nichts verbucht wurde, was nicht in Rechnung gestellt wurde.
Dabei muss für jede Rechnungsadresse folgendes gelten:
Die Änderung vom Plattform Kontostand ist gleich
Summe aller Umsätze aus den Berichten
Die Änderung von ihrem Plattform Kontostand können sie im Auszahlungsbeleg berechnen:
Kontostand Ende Abrechnungsperiode minus
Kontostand Beginn Abrechnungsperiode
Weiters muss folgendes gelten:
Auszahlung ist gleich Plattform Kontostand minus Offene Kundenbeträge
Offene Posten
Eine Excelliste aller offenen Posten können Sie jederzeit unter dem Reiter Zahlungen bei
„Offene Forderungen exportieren“ exportieren.
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Dazu können Sie das Datum auswählen zu welchem Stichtag Sie die Liste aller offenen Positionen wünschen.
Abbildung 15: Offene Forderungen exportieren
Sie erhalten folgende Excel-Datei:
Abbildung 16: Export offene Forderung
Hinweis: Wenn Sie die offenen Posten exportieren, während das Einziehen noch im Gange ist, oder zwischen dem 1. und 5., werden natürlich viele offene Posten exportiert. Um gezielt offene Posten zu finden von Kunden, die nicht gezahlt haben (z.B. Kreditkarte abgelaufen oder SEPA Anfechtung) ist es ratsam die offenen Posten in der zweiten Monatshälfte auszuwerten, nachdem alle Zahlungen abgeschlossen und alle SEPA Anfechtungen eingetroffen sind.
Verbuchen der Umsatzsteuer
Wie oben beschrieben werden die Berichte immer automatisch zu Mitte des Monats generiert, damit der auszuzahlende Betrag schnellstmöglich ermittelt werden kann.
Zusätzlich sind die Berichte nach Leistungszeitraum abgegrenzt.
Zum Verbuchen der Umsatzsteuer werden die Beträge mit dem Rechnungsdatum benötigt.
Diese Informationen können Sie jederzeit unter Buchhaltung bei „Konten exportieren“
exportieren lassen.
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Bei dem Export kann ein Zeitraum angegeben werden. Der Bericht enthält immer die Summe aller Buchungen in dem angegebenen Zeitraum. Üblicherweise wählen Sie hier die Option
“Letzter Monat”. Sie erhalten eine CSV-Datei, in der die Umsätze pro Konto und Umsatzart aufgelistet sind. Der gesamte Kontenbaum wird angegeben, und jedes Konto hat jeweils eine Summe der Beträge die direkt auf das Konto gebucht wurden, und eine Summe welche die Beträge aller Kindknoten mit einbezieht.
Bargeldtransaktionen
Falls ein Kunde ihnen einen Betrag außerhalb der Plattform zukommen lässt (z.B. bar oder Überweisung) müssen Sie diesen Betrag in der Software verbuchen, damit das Kundenkonto vom Kunden entsprechend ausgeglichen wird.
Hat ein Kunde durch eine Bargeldtransaktion eine Gutschrift auf seinem Kundenkonto, wird dieser Betrag bei der Monatsabrechnung nicht an Sie überwiesen. Der Betrag ist im Besitz des Kunden und wird für eine eventuelle Auszahlung an Stripe Konto behalten.
Bargeldauszahlungen werden analog dazu behandelt. Wenn Sie eine Bargeldauszahlung an den Kunden verbuchen, wird ihnen dieser Mehrbetrag bei der nächsten Abrechnung
zusätzlich überwiesen. Um Missbrauch zu verhindern, behalten wir uns vor, dass bei großen Mengen an Bargeldauszahlungen diese erst nach händischer Überprüfung an Sie
überwiesen werden.
Prozess für Mahnungen / Inkasso
Der Kunde wird wie oben beschrieben per E-Mail auf die fehlgeschlagene Zahlung
hingewiesen. Beim nächsten Zahlungslauf (5. des Monats) wird immer der gesamte, offene Betrag vom hinterlegten Zahlungsmittel eingezogen.
Sollte die Zahlung wieder fehlschlagen, erhöht sich die offene Forderung an den Kunden.
Sämtliche offenen Forderungen an Kunden lassen sich exportieren.
Die Software schickt dem Kunden die Zahlungsaufforderung per E-Mail und sperrt diesen.
Der Vertrag läuft unterdessen weiter, solange dieser nicht manuell vom Kunden oder Betreiber gekündigt wird.
Sollte eine Zahlungseintreibung über Inkasso gewünscht werden, müssen die Offenen Posten mit Rechnungen manuell an ein Inkasso Büro übergeben werden. Dieser Prozess ist nicht in der Software automatisiert.
Digitaler Kassenautomat
Kunde zahlt online ohne Kundenkonto jede einzelne Transaktion. Der Payment Provider ist ebenfalls Stripe. Die Umsätze scheinen in dem Bericht unter “Einmalige Kunden” auf. Die Umsätze werden gleich wie die Einnahmen von registrierten Kunden auf das Garagen Konto verbucht, und mit Erstellung des Auszahlungsbeleges ausgezahlt.
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Da es sich bei Kurz Parkkosten von einzelnen Parkvorgängen um sehr geringe Beträge handeln kann, muss ein Mindestbetrag von Euro 1,- vom Kunden bezahlt werden, um sicherzustellen, dass der Minimalbetrag (der von Stripe durchgesetzt wird) eingezogen wird.
Der Minimalbetrag ist unterschiedlich je nach Währung der Karte des Kunden und mit 01.01.2021 deckt Euro 1,- alle Mindestbeträge von Stripe ab.
Rechnung Digitaler Kassenautomat
Die Rechnung erhält der Kunde über die E-Mail welche von Google Pay / Apple Pay übergeben wird oder im Checkout Prozess angegeben wird.
