Zürich, 30. Juni 2021
Abteilung Services, Logistik
ETH Zürich ONA E 4
Neunbrunnenstrasse 50 8093 Zürich
Telefon +41 44 633 80 30 logistik@services.ethz.ch www.services.ethz.ch
Anleitung Deklaration von Warenversänden ins Ausland
Inhalt
1 Einleitung ... 2
1.1 Begleitpapiere Briefe International (EAD) ... 2
1.1.1 Zolldeklaration CN 22 ... 2
1.1.2 Zolldeklaration CN 23 ... 2
1.2 Onlinedienst «Frachtbrief erstellen» ... 2
2 Begleitpapiere Briefe International (EAD) CN22 / CN23 erstellen ... 3
3 Onlinedienst «Frachtbrief erstellen» ... 8
3.1 Kundenlogin Post... 8
3.2 Übersicht Frachtbriefe ... 9
3.3 Frachtbrief erstellen ... 9
3.4 Frachtbrief bearbeiten... 14
3.5 Frachtbrief kopieren ... 14
3.6 Frachtbrief löschen ... 15
3.7 Frachtbrief Sendungsverfolgung... 15
3.8 Frachtbrief drucken ... 15
3.9 Sendungsverfolgung per E-Mail ... 15
1 Einleitung
Für den internationalen Warenversand sind unterschiedliche Dokumente erforderlich. Hier finden Sie eine Übersicht über die Dokumente, die Sie benötigen, sowie ergänzende Informationen, was Sie beim internationalen Versand beachten müssen.
1.1 Begleitpapiere Briefe International (EAD)
1.1.1 Zolldeklaration CN 22
Für Auslandsendungen bis 2 kg, bis CHF 400 Warenwert und max. Masse 90 cm (L+B+H) Weltweit gilt die Regelung: Für Postsendungen mit Wareninhalt werden die Sendungs- und Inhaltsangaben für den Export elektronisch erfasst und dem Bestimmungsland vorab übermittelt.
Jedem Brief und jeder Kleinsendung mit einem Warenwert bis CHF 400.00 muss eine Zolldeklaration CN 22 beigelegt werden.
1.1.2 Zolldeklaration CN 23
Für Auslandsendungen bis 2 kg, über CHF 400 Warenwert und max. Masse 90 cm (L+B+H) Jedem Brief und jeder Kleinsendung mit einem Warenwert über CHF 400.00 muss eine Zolldeklaration CN 23 beigelegt werden.
Grundsätzlich nimmt die Zollbehörde des Bestimmungslandes die Zollabfertigung anhand der
Zolldeklaration vor. Sie können Adressetiketten mit Zolldeklarationen im Onlinedienst «Begleitpapiere Briefe International» der Post einfach elektronisch erstellen.
1.2 Onlinedienst «Frachtbrief erstellen»
Für Auslandsendungen ab 2kg, max. Masse bis 100 x 60 x 60 cm und max. Gewicht von 30 kg Dieser Onlinedienst der Post unterstützt elektronisch das Erstellen, Verwalten und Verfolgen von internationalen Paket- und Kuriersendungen für ETH-Geschäftskunden.
Innerhalb des Onlinedienstes können spezifische Einstellungen vorgenommen werden, mit denen die Routinearbeit beim Erfassen und Verwalten von Frachtbriefen effizienter wird. Häufige oder immer gleichbleibende Angaben können voreingestellt werden, so dass sie bei der Erstellung eines Frachtbriefs nicht jedes Mal wieder erfasst werden müssen.
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2 Begleitpapiere Briefe International (EAD) CN22 / CN23 erstellen
Öffnen des Post-Onlinedienstes «Begleitpapiere Briefe International» unter → www.post.ch/onlinedienst.
Hinweis: Mit Stern markierte Felder sind zwingend auszufüllen.
Schritt 1 Erstellen
Abbildung 1: Post-Onlinedienst
Schritt 2
Weiter ohne Login
Abbildung 2: Weiter ohne Login
Schritt 3
Dropdown-Menu:
Adressetiketten mit Zoll- deklaration CN22 (CN23 bei Warenwert ab CHF 400)
Abbildung 3: Produkt Formular
Schritt 4
Dropdown-Menu:
Einzelne Adresse erfassen Kalender:
Aufgabedatum wählen Zusatzleistung:
Bei Bedarf
Abbildung 4: Produkt Aufgabedatum
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Schritt 5
Empfänger- und Absender- adresse vollständig erfassen.
Hinweis:
Zeilen «Firmenname 3»
und «Adresse 3»
werden übermittelt, erscheinen aber nicht im Adresslabel.
Abbildung 5: Adressen
Schritt 6
Dropdown-Menu:
Art des Inhalts wählen, Pflichtfelder ausfüllen Mit «hinzufügen» können weitere Artikel derselben Sendung, in derselben Währung, erfasst werden.
Abbildung 6: Zolltechnische Informationen
Schritt 7
Auftrag bestätigen, abschliessen und drucken
Abbildung 7: restliche Daten
Schritt 8 Dokument öffnen
Abbildung 8: Dokument öffnen
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Schritt 9
PDF-Dokument drucken, PDF-Dokument an das Paket anbringen
Abbildung 9: PDF-Dokument
Bitte bringen Sie die Dokumente mit der Zolldeklaration in einer transparenten Dokumententasche auf der Aussenseite der Sendung an. Dokumententaschen sind kostenlos im ETHIS Webshop/Büromaterial der ETH beziehbar.
Ihre Sendung geben Sie danach in der Campus Info ab oder deponieren sie wie gewohnt beim Postaus- gang am Postübergabepunkt im jeweiligen Gebäude.
3 Onlinedienst «Frachtbrief erstellen»
3.1 Kundenlogin Post
3.1.2 ETH-Geschäftskundenkonto
Die ETH-Logistik stellt für ETH-Absenderinnen und -Absender von Auslandwarensendungen ab 2kg Gewicht und Urgent-Sendungen (inkl. Dokumente) ein Benutzerkonto auf post.ch zur Verfügung Für das «Kundenlogin Post» senden Sie uns bitte eine Anfrage an logistik@services.ethz.ch mit dem Betreff «Anfrage Kundenlogin Post zur Erstellung von Frachtbriefen» und folgenden Angaben:
- Vor- und Nachname
- gewünschte E-Mail-Anschrift für Ihr Benutzerkonto auf Post.ch
Ihre persönlichen Zugangsdaten erhalten Sie direkt von der Post CH AG per E-Mail zugestellt.
3.1.3 Ihr «Kundenlogin Post» bei der Post registrieren Nach Erhalt Ihrer Zugangsdaten
via E-Mail bestätigen Sie bitte Ihre Registrierung innerhalb von 30 Tagen.
Hinweis:
Nach Ablauf der Frist löscht die Post Ihre Angaben und Sie müssen sich erneut registrieren.
Bestätigen Sie Ihre Registrie- rung mit «hier klicken».
Abbildung 10: Registrierung des Benutzerkontos
Bitte bewahren Sie Ihre Benutzerangaben an einem sicheren Ort auf und geben Sie diese nicht an Dritte weiter. Sie können Ihr Benutzerprofil jederzeit ändern. Ihre persönlichen Benutzerangaben erhalten Sie per E-Mail bestätigt.
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3.2 Übersicht Frachtbriefe
Um in die Funktion Fracht- brieferstellung zu gelangen, klicken Sie auf Onlinedienste und geben «Frachtbrief» als Suchbegriff ein.
Klicken Sie bei «Frachtbrief erstellen (gegen Rechnung)»
auf den Button «Start». Wir empfehlen Ihnen die Seite
«Frachtbrief erstellen» als Favorit zu hinterlegen. Dazu können Sie einfach einmalig auf das Stern-Symbol auf der Webseite oben rechts klicken.
Abbildung 11: Onlinedienst Suchbegriff
3.3 Frachtbrief erstellen
Um in den Erstellprozess ein- zusteigen, klicken Sie auf die Schaltfläche «Erstellen» in der Frachtbriefübersicht oder ko- pieren einen entsprechenden Frachtbrief (vgl. dazu Kapitel
3.5 Frachtbrief kopieren). Abbildung 12: Onlinedienst Suchbegriff
Die Applikation wechselt in den ersten Teilschritt des Erstellungsprozesses «Adressdaten Teilschritt 1/4».
Während des Erstellprozesses können Sie jederzeit mit der Schaltfläche «Speichern und Schliessen» den aktuellen Erfassungsstatus Ihres Frachtbriefs sichern, um zu einem späteren Zeitpunkt weiter daran zu arbeiten. Mehr zur Bearbeitung siehe Kapitel 3.4 «Frachtbrief bearbeiten».
Im Erstellprozess können Sie mit den Schaltflächen «Weiter» und «Zurück» vor und zurück navigieren.
Adressdaten Teilschritt 1/4
Die Adressdaten bestehen aus Empfängeradresse, Rechnungsadresse (= Absenderadresse) und gegebenenfalls einer alternativen Absenderadresse. Klicken Sie auf das Plus- oder Minussymbol der jeweiligen Adressenangaben, um diese ein- oder auszublenden.
Empfängeradresse
Sie können die Angaben der Empfängeradresse manuell ausfüllen oder über das Suchsymbol neben dem Adresskürzel in die Adressenverwaltung wechseln, um eine bereits erfasste Adresse auszuwählen.
Sie können eine manuell neu erfasste oder eine angepasste bestehende Adresse direkt in Ihre Adressen- verwaltung aufnehmen bzw. aktualisieren. Selektieren Sie dafür die Checkbock «Adresse in
Adressverwaltung speichern/aktualisieren».
Rechnungsadresse (= Absenderadresse)
Wählen Sie die RRN (Rechnungsreferenznummer) 510099739 und die Frankierlizenz 70202490 (Frachtbriefe / Urgent) aus, um die ETH-Rechnungsadressangaben zu komplettieren.
Selektieren Sie die Checkbox aus «Absenderadresse iden- tisch mit Rechnungsadresse», damit die Angaben für die Absenderadresse eingegeben werden können. Geben Sie Ihre Adresse als Absenderadresse ein.
Abbildung 13: Rechnungsadresse Alternative Absenderadresse
Klicken Sie auf das Plus- symbol, um die alternative Ab- senderadresse aufzuklappen.
Das Erfassen der alternativen Absenderadresse verläuft gleich wie bei der Empfänger- adresse.
Abbildung 14: Alternative Absenderadresse
Eine von der Rechnungsadresse abweichende Absenderadresse muss nur dann erfasst werden, wenn der Rechnungszahler (dem die RRN gehört) nicht mit der Absenderadresse übereinstimmt, die auf den Frachtbrief gedruckt wird.
Services Seite 11 von 15 Produkt Teilschritt 2/4
Einem Frachtbrief muss ein Produkt zugewiesen werden.
Produkt auswählen Wählen Sie das gewünschte Produkt aus dem Listenfeld
«Produkt» aus.
Abbildung 15: Produkt auswählen
Bei URGENT-Produkten können Sie mit einem Klick auf «Details» die detaillierten Laufzeiten für die ausgewählte Empfängeradresse aufrufen.
Hinweis: Urgent-Sendungen (Waren und Dokumente) sind kostenpflichtig und werden an den Absender weiterverrechnet.
Geben Sie die Produktdetails an und wählen Sie gegebenenfalls Zusatzleistungen aus. Es werden immer nur die zum gewählten Produkt möglichen Zusatzleistungen aufgeführt.
Klicken Sie auf den Button
«Preis neu berechnen», um die Preise zu aktualisieren.
Abbildung 16: Produktdetails
Zolltechnische Informationen Teilschritt 3/4
Bei den zolltechnischen Informationen müssen alle relevanten Angaben zum Sendungsinhalt auf dem Frachtbrief gemacht werden.
Deklaration des Sendungsinhalts Geben Sie die Art des Inhalts an. Klicken Sie auf die Schalt- fläche «Einfuhrbestimmun- gen», um Informationen zum
Empfängerland zu erhalten. Abbildung 17: Deklaration Inhalt
Klicken Sie auf die Schaltfläche «Artikel hinzufügen», um einen Artikel hinzuzufügen. Es muss mindestens ein Artikel erfasst werden.
Artikel
Klicken Sie auf das Minus- symbol, um die Artikeldetails zu minimieren, oder auf das Plus- symbol, um diese aufzuklap- pen.
Sie können die Angaben des Artikels manuell ausfüllen oder über das Suchsymbol neben dem Artikelkürzel in die Artikel- verwaltung wechseln, um einen bereits erfassten Artikel
auszuwählen.
Abbildung 18: Inhalt Zoll Artikel
Sie können einen manuell neu erfassten oder einen angepassten, bestehenden Artikel direkt in Ihre Artikelverwaltung aufnehmen bzw. aktualisieren.
Selektieren Sie dafür die Checkbock «Artikel in Artikelverwaltung speichern/aktualisieren».
Mit der Schaltfläche «Löschen» können sie Artikel entfernen, und mit der Schaltfläche «Artikel hinzufügen» können Sie neue Artikel hinzufügen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche «weiter», wenn die Angaben komplett sind.
Auf den Frachtbrief werden maximal fünf Artikel gedruckt. Auf der Handelsrechnung können bis zu 100 Artikel erfasst werden. In diesem Fall werden auf dem Frachtbrief die ersten fünf deklarierten Artikel gedruckt sowie das Gesamtgewicht und der gesamte Warenwert aller erfassten Artikel angezeigt.
Selektieren Sie die Checkbox
«Systemfremde Handels- rechnung», um keine Han- delsrechnung auszudrucken.
Abbildung 19: Artikel Mindestangaben
Sie können Ihre eigene, systemfremde Handelsrechnung benennen. Diese Benennung wird auf den Frachtbrief übernommen.
Wenn Sie eine systemfremde Handelsrechnung wählen, müssen Sie nicht mehr alle Artikel deklarieren, sondern nur noch Mindestangaben für den Frachtbrief machen: Nettogewicht total, Warenwert total, Ursprungsland und Menge.
Services Seite 13 von 15 Restliche Angaben/Abschluss Teilschritt 4/4
Geben Sie die Kundenreferenz an und definieren Sie bei Post- Pac International, was mit der Ware bei Unzustellbarkeit ge- schieht.
Wählen Sie bei URGENT bei Bedarf die Option DDP (mit oder ohne MWST), um den Incoterm Delivery Duty Paid zu nutzen, und machen Sie gege- benenfalls spezielle Angaben zum Transport im Feld
«Special Delivery Instructions»
bzw. zur Verzollung im Feld
«Special Customs Clearance».
Abbildung 20: Restliche Angaben
Beim letzten Schritt vor Abschluss der Frachtbrieferstellung müssen Sie beim Feld nach
«Kundenreferenz» Ihren Vor- und Nachnamen sowie Ihre Leitzahl angeben.
Beispiel: Max Mustermann LZ0099.
Die Kundenreferenz ist eine dem Kunden zugeteilte Referenz der Sendung, die auch auf die monatliche Abrechnung der Post übernommen wird.
Wählen Sie Ihre elektronische Unterschrift. Unterschriften können in den Einstellungen erfasst und hinterlegt werden.
Wählen Sie unter Druckparameter die Einstellungen für den Frachtbriefdruck. Das Dokument wird anschliessend unter Berücksichtigung dieser Angaben erstellt. Sie können die Druckparameter in den Einstellungen als Default Werte definieren.
Klicken Sie auf die Schaltfläche «Auftrag abschliessen und drucken», um den Frachtbrief definitiv abzuschliessen und alle gewünschten Dokumente auszudrucken. Der Status des Frachtbriefs wechselt auf «Gedruckt» und kann nicht mehr bearbeitet werden.
Klicken Sie auf die Schaltfläche «Auftrag abschliessen ohne drucken», um den Frachtbrief zu speichern.
Der Status des Frachtbriefs wechselt auf «Erfasst» und kann erneut bearbeitet werden.
3.4 Frachtbrief bearbeiten
Um nach bereits erstellten Frachtbriefen zu suchen, geben Sie einen Suchbegriff ein und/oder wählen Sie einen Status aus und klicken Sie auf «Suchen».
Für eine präzisere Suche klicken Sie auf «Erweiterte Suche» und geben die genauen Angaben des Frachtbriefs an. Über die Filterfunktion «Eigene» können Sie Ihre bereits erfassten Frachtbriefe abrufen.
Durch Klicken auf das Drop- down-Feld «Aktion» können unterschiedliche Aktionen ausgelöst werden (z. B.
Kopieren, erneutes Drucken, Nachforschung auslösen).
Abbildung 21: Übersicht Frachtbriefe Wählen Sie beim gewünschten Frachtbrief die Aktion «Bearbeiten».
Die Applikation wechselt in den Erstellprozess, in dem der ge- wünschte Frachtbrief bearbei- tet werden kann. Die Bearbei- tung wird dann an dieser Stelle fortgesetzt, an der zuletzt ge-
speichert wurde. Abbildung 22: Frachtbrief bearbeiten
Hinweis: Ab Status «Gedruckt» kann der Frachtbrief nicht mehr bearbeitet werden.
3.5 Frachtbrief kopieren
Wählen Sie beim gewünschten Frachtbrief die Aktion
«Kopieren». Die Applikation wechselt in den Erstellprozess, in der der kopierte Frachtbrief bearbeitet werden kann.
Abbildung 23: Frachtbrief kopieren
Beim Kopieren werden die Attribute Aufgabedatum, Status und Kundenreferenz nicht kopiert und müssen erneut angegeben werden.
Die Kopierfunktion ist praktisch, wenn Sie mehrere ähnliche Frachtbriefe erstellen müssen.
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3.6 Frachtbrief löschen
Wählen Sie beim gewünsch- ten Frachtbrief die Aktion
«Löschen», um diesen aus dem System zu entfernen.
Abbildung 24: Frachtbrief löschen
Hinweis: Diese Funktion darf nur für fehlerhafte und bei eigenen Frachtbriefen verwendet werden.
3.7 Frachtbrief Sendungsverfolgung
Wählen Sie beim gewünsch- ten Frachtbrief die Aktion
«Sendungsverfolgung».
Die Applikation wechselt in die Sendungsverfolgung, in der der Verlauf des Transports er- sichtlich ist.
Abbildung 25: Sendungsverfolgung
3.8 Frachtbrief drucken
Wählen Sie beim gewünsch- ten Frachtbrief die Aktion
«Frachtbrief drucken». Der Frachtbrief wird anhand der Druckparameter als PDF er- stellt und kann gedruckt
werden. Abbildung 26: Frachtbrief drucken
Diese Option ist nur bei Frachtbriefen mit dem Status «Gedruckt» und dem Status «Erfasst» verfügbar.
Bringen Sie die Dokumente mit der Zolldeklaration in einer transparenten Dokumententasche auf der Aussenseite der Sendung an. Dokumententaschen sind kostenlos im ETHIS Webshop/Büromaterial der ETH beziehbar. Ihre Sendung geben Sie danach in der Campus Info ab oder deponieren sie wie gewohnt beim Postübergabepunkt im jeweiligen Gebäude.
3.9 Sendungsverfolgung per E-Mail
Wählen Sie beim gewünschten Frachtbrief die Aktion «Sendungsverfolgung E-Mail». Anschliessend wird ein neues E-Mail mit einem vordefinierten Text, der Angaben zur Sendung enthält, und einem Link zur
Sendungsverfolgung generiert. Sie können dieses E-Mail dann an die gewünschte Person versenden.
