Eidgenössisches Departement für Verteidigung, Bevö kerungsschutz und Sport VBS
Interne Revision VBS
27. November 2018
Prüfbericht «IKS-Prüfung Einkaufsprozess Gruppe Verteidigung»
Revision R 2018-06
Interne Revision VBS
Schauplatzgasse 11, 3003 Bern
Herr
Korpskommandant Philippe Rebord Chef der Armee
Bundeshaus Ost 3003 Bern
Bern, 27. November 2018
Prüfbericht «IKS-Prüfung Einkaufsprozess Gruppe Verteidigung»
Sehr geehrter Herr Korpskommandant Rebord
Gerne lassen wir Ihnen unseren Prüfbericht «IKS-Prüfung Einkaufsprozess Gruppe Verteidi- gung» zukommen. Unsere Prüfarbeiten fanden im Oktober 2018 statt. Den vorliegenden Be- richt haben wir mit unseren Ansprechpartnern bei den Finanzen Verteidigung sowie der ar- masuisse besprochen. Die Stellungnahmen der Gruppe Verteidigung und der armasuisse zu unserem Bericht sind in Kapitel 11 ersichtlich.
Diese Prüfung wurde in Übereinstimmung mit den internationalen Standards für die berufli- che Praxis der internen Revision durchgeführt.
Sollten Sie Fragen zu unserem Bericht haben, stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfü- gung.
Freundliche Grüsse Interne Revision VBS
Verteiler – Chef VBS
– Generalsekretärin VBS – Rüstungschef
R 2018-06 Prüfbericht «IKS-Prüfung Einkaufsprozess Gruppe Verteidigung»
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1 Definition IKS
Ein internes Kontrollsystem (IKS) umfasst jene Vorgänge und Massnahmen in einer Verwal- tungseinheit (VE), welche eine ordnungsmässige Buchführung und finanzielle Berichterstat- tung sicherstellen. Ein IKS besteht nach in der Praxis weit verbreiteter Auffassung in der Re- gel aus den folgenden Kontrollkomponenten:
– Kontrollumfeld: Dieses resultiert aus dem Leitbild der VE und individuellen Eigenschaf- ten der Mitarbeitenden. Es reicht von Fragen der Integrität und ethischen Grundwerten bis zur Organisationsstruktur und Kompetenzsicherung.
– Risikobeurteilung: Diese dient der Identifikation und Bewertung der Risiken, welchen die VE bei der Verfolgung der gesteckten Ziele ausgesetzt ist.
– Kontrollaktivitäten: Diese stellen sicher, dass Massnahmen gegen identifizierte Risi- ken und zur Erreichung der Ziele korrekt ausgeführt werden.
– Information und Kommunikation: Informations- und Kommunikationswege sollen ge- währleisten, dass die Mitarbeitenden diejenigen Informationen sammeln und austau- schen können, die für die Erfüllung ihrer Aufgabe nötig sind.
– Überwachung: Die Überwachung der internen Kontrolle dient dazu, allenfalls notwen- dige Anpassungen rechtzeitig zu erkennen.
2 Auftrag
Im Auftrag der Eidgenössischen Finanzkontrolle (EFK) haben wir das IKS des Einkaufspro- zesses der Gruppe Verteidigung (VTG) geprüft. Die Basis dazu bildet die Fachliche Weisung Nr. 1 der EFK vom 17. Juni 2015 (aktualisiert im August 2017) sowie die Mehrjahresplanung zu den IKS-Funktionsprüfungen vom 4. September 2017. Dabei prüften wir die Existenz und Wirksamkeit des IKS.
3 Würdigung
Es ist uns ein Anliegen zu erwähnen, dass sich alle befragten Mitarbeitenden auf die kriti- sche Auseinandersetzung mit uns eingelassen haben. Einverlangte Unterlagen wurden uns speditiv zur Verfügung gestellt. Zudem gewannen wir den Eindruck, dass allen unseren An- sprechpersonen die internen Kontrollen im Einkaufsprozess ein wichtiges Anliegen sind. Wir danken allen Beteiligten für die zielführende Zusammenarbeit.
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4 Der Einkaufsprozess der Gruppe Verteidigung
Die VTG beschafft jährlich Güter und Dienstleistungen von über 1 Milliarde Franken. Dem- entsprechend hat der Einkaufsprozess eine hohe Relevanz für den Jahresabschluss der VTG.
Der Einkaufsprozess VTG ist über zwei Departementsbereiche im VBS angegliedert. Dabei formuliert die VTG als Bedürfnisträgerin die Anforderungen und stellt die finanziellen Mittel bereit. Die armasuisse (ar) als Beschaffungsorganisation übernimmt die Evaluation sowie den wesentlichen Teil des Einkaufsprozesses. Daher umfasst das IKS des Einkaufsprozes- ses VTG auch wesentliche Bestandteile der ar.
Der Einkaufsprozess VTG beinhaltet folgende relevante Teilprozesse:
– «Beschaffung» im Rahmen des Rüstungsablaufs; geprüft beim Kompetenzbereich Landsysteme stellvertretend für alle übrigen Kompetenzbereiche (ar)
– «Beschaffung Güter» und «Beschaffung Dienstleistungen» beim Kompetenzbereich Ein- kauf und Kooperationen stellvertretend für alle übrigen Kompetenzbereiche (ar)
– Finanzen (Freigabe der Kreditorenrechnungen) (VTG und ar) – Administration der Berechtigungen SAP (ar)
– Monitoring des IKS (VTG und ar)
Bei unserer Prüfung konzentrierten wir uns auf die Beurteilung der Existenz und Wirksamkeit des IKS. Die systemtechnischen Einstellungen des Kreditorenworkflows wie auch die damit zusammenhängenden Leistungen der Finanzen VTG (Rechnungsvorerfassung, Zahlungsab- wicklung) waren nicht Bestandteil dieser Prüfung.
5 Prüfmethodik
Zu Beginn unserer Prüfung beurteilten wir das generelle IKS in einer summarischen Art und Weise. Anschliessend prüften wir die Existenz sowie die Wirksamkeit des IKS des Ein- kaufsprozesses VTG:
Eine Existenzprüfung soll aufzeigen, ob
– das IKS vorhanden und überprüfbar (d.h. dokumentiert) ist;
– das IKS den Geschäftsrisiken und der Geschäftstätigkeit angepasst ist;
– das IKS den zuständigen Mitarbeitenden bekannt ist;
– das IKS angewendet wird; sowie
– ein Kontrollbewusstsein innerhalb der VTG und ar vorhanden ist.
Mit der Wirksamkeitsprüfung wird das dauernde und richtige Funktionieren der Schlüsselkon- trollen (konsequente Anwendung des Vier-Augen-Prinzips und der Funktionentrennung) in den ausgewählten Teilprozessen geprüft.
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6 Generelle Einschätzungen zum IKS der Gruppe Verteidigung und der armasuisse
Im Rahmen unserer Prüfung haben wir ein gutes Gesamtbild des IKS der VTG und der ar er- halten. Aus unserer Sicht sind die für den Einkauf wesentlichen Prozesse in einer risikoorien- tierten und zweckdienlichen Form aufgezeichnet. Zudem nehmen die IKS-Beauftragten bei- der VE ihre Aufgaben in einer angemessenen Art und Weise wahr. Es besteht jeweils ein an- gemessenes Kontrollumfeld, welches sicherstellt, dass das IKS wirksam innerhalb der Orga- nisationsstruktur funktionieren kann.
7 Existenz des IKS im Einkaufsprozess der Gruppe Verteidigung
Unsere Prüfhandlungen zeigten, dass das IKS des Einkaufsprozesses in einer angemesse- nen Weise dokumentiert ist. Die Risikokontrollmatrizen sowie die Prozessanweisungen sind der Geschäftstätigkeit sowie den Geschäftsrisiken angepasst. Die definierten Kontrollen er- achten wir als angemessen. Die in den Prozess involvierten Mitarbeitenden kennen die rele- vante IKS-Dokumentation und wenden diese bei der täglichen Arbeit an. Zudem gewannen wir den Eindruck, dass bei allen beteiligten Personen das Kontrollbewusstsein vorhanden ist.
Aufgrund unserer Prüfungsfeststellungen können wir die Existenz des IKS im Einkaufspro- zess VTG bestätigen.
8 Wirksamkeit des IKS im Einkaufsprozess der Gruppe Verteidigung
Unsere Prüfungshandlungen haben gezeigt, dass die Kontrollaktivitäten innerhalb des IKS des Einkaufsprozesses adäquat aufgebaut sind. Die relevanten Kontrollen der identifizierten Risiken werden korrekt ausgeführt. Die Wirksamkeitsprüfung und damit das dauernde und richtige Funktionieren der Schlüsselkontrollen (konsequente Anwendung des Vier-Augen- Prinzips und der Funktionentrennung) sind gewährleistet.
Aufgrund unserer Prüfungsfeststellungen können wir die Wirksamkeit des IKS im Einkaufs- prozess VTG bestätigen.
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9 Berechtigungen im SAP
Die Vergabe und Nutzung der Berechtigungen im SAP wird klar strukturiert geführt und über- wacht. Die stark ausgebaute Workflow-Steuerung des elektronischen Einkaufsprozesses (elo-Kommerz) erzwingt die Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips und der Funktionentren- nung. Die risikomindernden Kontrollen werden regelmässig durchgeführt. Die Anzahl der Personen mit Schreibrechten auf geschäftskritischen Transaktionen, wie auch die Verteilung dieser Personen über die beiden Organisationen erscheinen uns plausibel und den Ge- schäftsprozessen angepasst.
10 Fazit und Empfehlungen
Im Rahmen unserer Prüfung ergaben sich keine wesentlichen Sachverhalte, welche aus un- serer Sicht zu verbessern sind. Deshalb leiten wir aus unseren Prüfungsergebnissen keine Empfehlungen ab.
