Informationspflichten bei einer Erhebung von Daten nach Art. 12 bis 14 DS-GVO
1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit
Aufnahmen (Video und Audio) und Kontaktdaten im Rahmen von Online-Veranstaltungen bei dem Europa-Punkt Bremen (Zoom)
2.1 Name und Kontaktdaten der Verantwortlichen
2.2 Name und Kontaktdaten des zuständigen Sachgebietes
Senatorin Kristina Vogt Die Senatorin für Wirtschaft, Arbeit und Europa
Zweite Schlachtpforte 3 28195 Bremen
Telefon: 0421 / 361 8808 E-Mail: office@wae.bremen.de
Horst Seele-Liebetanz Abteilung Europa
Ansgaritorstraße 22 28195 Bremen
Telefon: 0421 / 361 8995
E-Mail: horst.seele-liebetanz@europa.bremen.de
3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten Carsten Raschke
c/o ITM Gesellschaft für IT-Management mbH Bürgerstraße 81
01127 Dresden
datenschutzbeauftragter@wae.bremen.de
4. Hinweis
Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“
jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen.
Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten
5. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung personenbezogener Daten
Zweck: Ihre Daten werden zur Durchführung der Online-Veranstaltung des Europa-Punktes Bremen (EPB) bei der Senatorin für Wirtschaft, Arbeit und Europa (SWAE) verwendet.
Wenn Aufnahmen entstehen, werden diese unentgeltlich und ohne kommerzielle Interessen zur Nachbereitung der Veranstaltung genutzt.
Wir nutzen „Zoom“, um Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder sonstige internetgestützte Veranstaltungen durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Zoom“ ist eine Dienstleistung der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.
Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der
„Zoom“-App angezeigt.
Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.
Im Falle von internetgestützten Seminaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung dieser Veranstaltungen auch die von Teilnehmenden gestellten Fragen verarbeiten.
Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, können Berichte über Online-Meetings (Meeting- Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in internetgestützten Seminaren, Umfragefunktion in internetgestützten Seminaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.
Rechtsgrundlage: Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten entsprechend der datenschutzrechtlichen Regelungen der DSGVO, dem BDSG oder spezialgesetzlicher Regelungen.
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage der von Ihnen erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit.
a). Mit der Teilnahme an der Veranstaltung erteilen Sie Ihre Einwilligung nach Art. 49 DSGVO.
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten des EPB erarbeitet werden, ist die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung § 26 BDSG. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von
„Zoom“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Zoom“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung.
Das Interesse des EPB besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.
6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Empfänger innerhalb der Organisation: Innerhalb der SWAE erhalten nur diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Durchführung der o.g. Zwecke und gesetzlicher Pflichten brauchen.
Auftragsverarbeiter: „Zoom“ ist eine Dienstleistung, die von einem Anbieter mit Sitz in den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Der EPB hat mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag (VAV) geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten. Der Auftragsverarbeitungsvertrag mit „Zoom“
wurde automatisch bei der Registrierung des „Zoom“-Accounts des EPB abgeschlossen.
Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten durch Zoom finden Sie unter https://zoom.us/docs/en- us/trust.html.
Dritte: Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, sie sind zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
7. Herkunft und Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten
Mit der Nutzung von Zoom übermitteln Sie Ihre Kontaktdaten an in die USA und ebenso an den EPB. Diese Daten erscheinen auf einer Teilnehmerliste im für diese Online-Veranstaltung genutzten Zoom-Account.
Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Arten von Daten verarbeitet. Der Umfang der verarbeiteten Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen. Folgende personenbezogene Daten sind ggfs.
Gegenstand der Verarbeitung:
Angaben zum/zur Benutzer*in: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)
Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware- Informationen
Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten, wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um
8. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland
Wir übermitteln Ihre Daten zu Dokumentationszwecken an die Kooperationspartner dieser Online- Veranstaltung. Diese entnehmen Sie der Einladung und/oder der Agenda. Falls dabei eine Datenübertragung in Drittländer ohne Angemessenheitsbeschluss stattfindet, können wir nicht für das angemessene Schutzniveau Ihrer personenbezogenen Daten garantieren.
Mit der Nutzung von Zoom werden Daten in die USA übertragen. Die USA bieten kein angemessenes Schutzniveau für Ihre personenbezogenen Daten. Welche Überwachungsprogramme durch die USA eingesetzt werden, wird durch den Foreign Intelligence Surveilance Act (FISA) bestimmt. Des Weiteren verfügen Sie als EU-Bürger über kein Klagerecht vor einem US-Gericht.
Zur Minimierung der Risiken im Zusammenhang mit der Datenübertragung in Drittländer, haben wir geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen. Wir haben unter anderem Verträge zur Auftragsverarbeitung mit Zoom Video Communications, Inc., dem Anbieter von Zoom geschlossen. Die Übertragung der Daten erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung.
9. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Die Aufnahmen und die Liste der Teilnehmenden werden im Anschluss an die Online-Veranstaltung nach Prüfung ersatzlos gelöscht.
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich sobald kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen oder Gewährleistungs- und ggf.
Garantieansprüche prüfen, gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
10. Betroffenenrechte
Jede betroffene Person hat das Recht auf:
a. Auskunft nach Art. 15 DS-GVO, b. Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO c. Löschung nach Art. 17 DS-GVO
d. Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO sowie e. Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DS-GVO.
Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.
Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art.13 Abs. 2 lit. d i.V.m. Art. 14 Abs. 2 lit. D DS-GVO, Art. 77 DS-GVO i.V.m. § 19 BDSG).
Der Text der DS-GVO findet sich im Internet unter www.dsgvo-gesetz.de sowie der Text des BDSG unter www.gesetze-im-internet.de/bdsg_2018/.
11. Widerrufsrecht bei Einwilligung
Wenn Sie in die Verarbeitung durch die SWAE durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.
12. Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Aus technischen Gründen ist es leider nicht möglich, dass Sie an Online-Veranstaltungen teilnehmen und NICHT einwilligen, dass Ihre Daten verarbeitet werden. Eine Teilnahme an den Online- Veranstaltungen setzt demnach Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten durch die SWAE, durch die Kooperationspartner an der betreffenden Veranstaltung und durch den jeweiligen Dienst zur Teilnahme an der Veranstaltung voraus. Um an einem Online-Meeting teilzunehmen bzw. den
„Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.
Bitte beachten Sie die Hinweise zur Datenweitergabe in Abschnitt 6 Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten.
13. Automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
