VERWALTUNGSAUFWAND IN DER ARZTPRAXIS
Denkblockaden abbauen
Wer seine Schreibtätigkeiten strukturiert angeht, gewinnt Zeit fürs Wesentliche.
V
iele Ärzte beklagen, dass die Belastung durch Verwaltungs- tätigkeiten stetig zunehme. „Büro- arbeit ist notwendig, keine Frage“, betont Dr. med. Martin Herkenhoff, Kinderarzt mit Praxis im bayeri- schen Germering, „problematisch wird es aber, wenn darunter die Pra- xisabläufe leiden und weniger Zeit fürs Wesentliche bleibt.“ Die Mehr- arbeit muss oft durch Wochenend- arbeit und abendliche Zusatzstun- den kompensiert werden. Oder der Arzt beauftragt externe Dienstleis- ter, bestimmte Aufgaben zu über- nehmen – was ins Geld geht. Der Arzt sollte prüfen, ob er alle Mög- lichkeiten des Zeitmanagementsnutzt, um seinen „Bürokram“ effek- tiv und zeitsparend zu erledigen.
„Mir hat geholfen, dass ich mir bewusst gemacht habe, welcher Zeitmanagementtyp ich bin“, erläu- tert Herkenhoff. „Ich erledige Ver- waltungsdinge am liebsten früh- morgens vor der Sprechstunde – und zwar möglichst jeden Tag.
Dann gehen sie mir am schnellsten von der Hand.“ Anders veranlagte Menschen werden lieber in den Abendstunden tätig oder richten sich einmal in der Woche eine „Ver- waltungsstunde“ ein, in der sie konsequent den sich auftürmenden Berg mit Verwaltungsaufgaben ab- tragen. Entscheidend ist, dass die Art und Weise, in der der Arzt diese Tätigkeiten angeht, zu seinem per- sönlichen Arbeitsstil passt, und sich diese harmonisch in die täglichen Praxisabläufe einfügen lassen.
Oft unterschätzen Ärzte dabei die Erleichterungen, die durch die
effiziente Vorbereitung der Verwal- tungsarbeit entstehen. Es ist kontra- produktiv, diese ungeliebten Tätig- keiten „eben mal schnell und zwi- schendurch“ zu erledigen. Viele Ärzte gehen aber genau so an die Bürotätigkeiten heran. Die Folge:
Bevor im Computer die Dateien und auf dem unaufgeräumten Schreibtisch die notwendigen Un- terlagen gefunden worden sind, ist bereits wertvolle Zeit verstrichen, die an anderer Stelle fehlt.
Es ist sinnvoll, die Arbeitsabläu- fe zu ritualisieren und sich mög- lichst Arbeitshilfen anzulegen, wie etwa Musterformulare. Das kostet zunächst etwas Mühe, zahlt sich
aber rasch aus. Ein Beispiel: Der Arzt plant, den Eingangsbereich der Praxis neu einzurichten. Jetzt profi- tiert er davon, dass er seit einiger Zeit in einem Ordner die Adressen der Dienstleister sammelt, die sich auf die Einrichtung von Arztpraxen spezialisiert haben. Das Schreiben, mit dem er seinerzeit vor der Pra- xiseröffnung Angebote eingeholt hat, kann er ebenfalls nutzen – es ist im Computer abgelegt und muss nur aktualisiert werden.
Wichtig ist also gerade bei der Erledigung profaner Büroarbeit die Überlegung, ob verwendetes Mate- rial mit einiger Wahrscheinlichkeit zu einem späteren Zeitpunkt noch- mals Verwendung findet. Bei Rou- tinetätigkeiten, von denen der Arzt weiß, dass er immer wieder mit ih- nen konfrontiert wird, sollte er prü- fen, ob er die Unterlagen aufbe- wahrt beziehungsweise speichert.
Entsorgen kann er sie immer noch.
Ein gut organisierter Schreib- tisch hilft, die Unterlagen griffbe- reit zu haben, die der Arzt benötigt, um eine Verwaltungsaufgabe zügig anzugehen. So mancher Arzt arbei- tet in diesem Zusammenhang mit der bewährten Hängeregistratur.
Für jede Verwaltungsaufgabe, für jede Routinebüroarbeit gibt es eine gesonderte Mappe. „Die Mappen können überdies nach Wichtigkeit angeordnet werden“, schlägt Her- kenhoff vor, „ganz vorne befinden sich die Mappen mit Papieren und Unterlagen, die besonders häufig erledigt werden müssen.“ Der Arzt sollte dann regelmäßig im hinteren Bereich der Registratur überprüfen, ob er Unterlagen zu Aufgaben, die er gar nicht mehr zu bearbeiten hat, aussortieren kann.
Wohl dem, der die Selbstdisziplin aufbringt, Büroarbeit regelmäßig an- zugehen, und dabei intelligent und planvoll vorgeht. Vielleicht aber kann sich der Arzt dabei unterstüt- zen lassen – etwa durch eine kompe- tente Mitarbeiterin. Mit ihr klärt er ab, welche der Verwaltungsaufgaben sie effektiver und effizienter erledigt als er selbst. „Viele Menschen tun Dinge richtig, ohne sich zu überle- gen, ob sie die richtigen, notwendi- gen und wesentlichen Dinge tun. Sie handeln effizient, aber leider nicht effektiv“, meint Herkenhoff. „Jeder Arzt muss für sich herausfinden, welche Büroaufgaben nur von ihm selbst angegangen werden können.
Auf diese Aufgabenbereiche kon- zentriert er sich, hierzu überlegt er sich die effektivste Vorgehensweise.
Den Rest delegiert er an eine qualifi- zierte und motivierte Mitarbeiterin.“
Der Kinderarzt aus Bayern macht auf einen weiteren Punkt aufmerksam: Auch die effektivste Zeitplanung führt selten dazu, dass sich ein Arzt voller Begeisterung und Enthusiasmus mit Verwal- tungsarbeiten beschäftigt. Wer sie aber in einer angenehmen Atmo- sphäre angeht und sie als notwendi- ge Arbeiten definiert, deren konse- quente Erledigung hilft, die Praxis- ziele zu erreichen und mehr Zeit für die Patienten zu gewinnen, baut
Denkblockaden ab. ■
Patric P. Kutscher E-Mail: p.kutscher@rhetorikundstimme.de
„ Ich erledige Verwaltungsdinge am liebsten frühmorgens vor der Sprechstunde – und zwar möglichst jeden Tag.
Dann gehen sie mir am schnellsten von der Hand.
“
Martin Herkenhoff, Kinderarzt
B E R U F
[70] Deutsches Ärzteblatt
