Workshop
Anforderungen an strukturierte Dokumente
Regina Oschmann, Technische Beraterin, Barrierefreiheit
Agenda
• Anforderungen der unterschiedlichen Nutzerkreise
• Barrierefreiheit und BITV
• Barrieren bei Dokumenten
• Voraussetzungen in Quelldateien schaffen
• Prüfung auf Barrierefreiheit
• Konvertieren in PDF-Format
• Übungen in MS-Word am PC
Anforderungen der unterschiedlichen
Nutzerkreise
Hören und fühlen
Blinde Menschen nutzen Screenreader in Verbindung mit einer Braillezeile. Sie ertasten und hören Informationen.
• Sie sind auf
maschinenlesbare Texte, Bild- und
Filmbeschreibungen angewiesen.
• Screenreader bereiten Bildschirminhalte
„blindengerecht“ auf.
Blindenschrift (Braille)
Ein Blindenschrift-Zeichen besteht aus 6 Punkten.
Computerbraille: 8 Punkte.
Sehbehindert am PC
• Sehbehinderte Menschen nutzen Vergrößerungsprogramme,
Großbildschirme, Webreader, teils auch Screenreader.
• Sehbehinderte Menschen benötigen große und
serifenarme Schrift, starke Kontraste, individuelle
Farbkombinationen
Sehbehindert am PC (weiter)
• Vergrößerungsprogramme skalieren pixelweise mit Zeichenglättung und bereiten Bildschirminhalte
„sehbehindertengerecht“ auf (z.B. Fokusverfolgung, Kantenglättung).
• Sie sind auf individuelle Einstellungsmöglichkeiten angewiesen, wie Schriftart, Schriftgröße, Vorder- und Hintergrundfarben.
Gehörlose Menschen
Benötigen:
• Visualisierung von Inhalten und visuelle Signale, Untertitel und Gebärdensprache.
• Text ist für gehörlose Menschen wie eine Fremdsprache.
• Darum benötigen sie
Gebärdensprach-Videos.
Menschen mit kognitiven Schwächen
Benötigen:
• klare und übersichtliche Strukturen,
• eindeutige Symbole, Piktogramme,
• verständliche Sprache,
• Vorlesesysteme.
Menschen mit motorischen Einschränkungen
benötigen spezielle Eingabegeräte wie
• Kopfmaus,
• Integra-Maus
• Spezialtastaturen,
• Trackball etc.
Kopfmaus
Integra-Maus
Minitastatur
Barrierefreiheit und BITV
Gesetzliche und technische Grundlagen
• 1989: Erfindung des World Wide Web durch Tim Berners-Lee
• 1994: Gründung des
World Wide Web Consortium
• 1996: Gründung der WAI
• 1999: WCAG 1.0
• 2002 Behindertengleichstellungsgesetz und BITV 1.0
• 2008 WCAG 2.0
• 12.09.2011: BITV 2.0
BITV 2.0: Aufbau und Struktur
• 4 Prinzipien:
• Wahrnehmbarkeit
• Bedienbarkeit
• Verständlichkeit
• Robustheit
Insgesamt
• 12 Anforderungen,
• 39 Prio.-1- und
• 22 Prio.-2- Bedingungen
http://www.bik-work.de/infothek/artikel1/lesen/bitv20.html
Anforderungen der BITV
• Dokumente müssen laut BITV barrierefrei sein:
• Für blinde Nutzer und deren Screenreader auslesbar – Navigierbarkeit: Strukturierung der Inhalte
(Überschriften), Inhaltsverzeichnisse bei langen Texten (Lesezeichen)
– Textorientierung (Alternativtexte für Grafiken, Bilder und Videos…), Beachtung von Sprachwechsel,
– Linearisierbarkeit der Inhalte (Erhaltung der Lesereihenfolge)
Weitere Anforderungen
Für sehbehinderte Nutzer
• Individualisierbarkeit: Schriftart, Schriftgröße
skalierbar (Umfließen-Funktion), Vordergrund- und Hintergrundfarbe individuell einstellbar
Für motorisch behinderte Nutzer
• Geräteunabhängigkeit (Eingabe/Ausgabe), Tastaturbedienbarkeit (Tab-Reihenfolge)
Ausgangsformat: entscheidenden Einfluss
Barrieren bei Dokumenten
Ein "lesbares" Dokument
• Ein Dokument ist lesbar, wenn der Inhalt von Hilfsmitteln vorgelesen wird, sodass der Sinn der darin enthaltenen Informationen verstanden wird.
• Es gibt aber keine oder nicht korrekte
Strukturinformationen (semantische Informationen).
• Man kann also nicht wie sehende Mitmenschen
Überschriften, Listen, verschachtelte Listen und Tabellen erkennen. Eine Navigation und eine sinnvolle Benutzung ist in diesem Fall nicht möglich.
Ein "zugängliches" Dokument
• Ein zugängliches (barrierefreies) Dokument hingegen bietet zusätzlich zum Inhalt semantische Informationen.
• Überschriften und ihre Ebenen, werden vom Screen- Reader erkannt und können angesprungen werden.
• Listen und verschachtelte Listen werden angesagt und können angesprungen werden und eine Navigation ist möglich.
• Komplexe Zusammenhänge können durch die gegebene Struktur erkannt werden. Nur barrierefreie Dokumente können sinnvoll bedient und verstanden werden.
Barrieren bei Dokumenten
• Informationen werden nur visuell vermittelt
• erschweren oder verhindern den Zugang zu Informationen
• verhindern Navigationsmöglichkeiten (in langen Texten unverzichtbar)
• kann nur mit erheblichem Mehraufwand in ein barrierefreies PDF umgewandelt werden.
•
-> Voraussetzung:
Text durchsuchbar sein, um ihn zugänglich machen zu können.
Vorteile von Strukturierung
• Schnelles Erschließen eines Textes
• Navigierbarkeit durch Screenreader (JAWS Taste+F6)
• Inhaltsverzeichnisse können automatisch erzeugt werden
• Überschriften bleiben in anderen Dateiformaten erhalten
Voraussetzung in Quelldateien schaffen
Strukturierung der Word-Dateien
• Schriftarten und Schriftgröße
Serifenlose Schriftarten, wie Verdana, Arial sind besser lesbar, Größe 12px. (Schriftart mit Serifen ist Times
Roman)
• Kursiv-Schriften vermeiden
• Strukturierung des Inhalts durch entsprechende
Formatierungen (Überschriften, Absätze, Listen, etc.)
• Sonderrolle: Titel
Textstrukturen - Überschriften
• Unverzichtbar bei längeren Texten sind Titel, Hauptüberschriften und Unterüberschriften
• Überschriften geben Gliederung und zeigen die hierarchische Struktur.
• Überschriften sollen nicht nur einfach fett formatiert sein, sondern mittels Formatvorlagen.
• Ohne Struktur können weder für Screenreadernutzer noch für die Konvertierung in andere Formate Texte logisch
verarbeitet werden.
Überschriftenebenen festlegen
• Standardformatvorlage bis zu 9 Überschriftenebenen
• Bei Weiterverarbeitung maximal nur 6 verwenden
– Mit dem Cursor zum Text gehen dann mit der Maus aus der Format-Auswahlliste im Menüband die
gewünschte Überschrift auswählen.
– Überschriften durch Nummerierung gliedern
Überschriften zuweisen
• Shortcuts (Standardeinstellungen) – Überschrift 1 (ALT+1)
– Überschrift 2 (ALT+2) – Überschrift 3 (ALT+3)
Textstrukturen - Absätze
• Normaler Fließtext
• Gestaltung der Abstände
– Absätze nicht über zweimalige Betätigung der Eingabetaste
– Korrekt ist das Erstellen von Abständen über die Formatvorlage "Standard“
• Entfernen von überflüssigen Absatzmarken bzw.
Hinzufügen von gewünschten Absatzmarken.
Textstrukturen – Listen
• Nummerierte und
unnummerierte Listen immer mit den entsprechenden
Funktionen aus Word erzeugen!
Strukturierung von Listen (ungeordnet)
Listen sind entweder Aufzählungen oder
"Auswahlmöglichkeiten". Man erkennt Sie daran, dass man die Wörter "und" bzw. "oder" einsetzen kann.
• Nicht nummerierte (ungeordnete) Listen haben keine
"Kennungen". Können auch ohne Formatierung von Sehenden an der Darstellung erkannt werden (z.B.
Spiegelstriche).
Strukturierung von Listen (geordnet)
• Nummerierte Listen haben immer "Kennungen" (1., 2., 3.
oder a., b., c.). Man kann z.B. Verlauf (Tagungsprogramm) oder Rangfolge (Welches Recht gilt im Zweifelsfall?)
darstellen.
Hinweis: Grafische Nummerierungen vermeiden, sie können von Screenreadern nicht eindeutig erfasst werden.
Textstrukturen - Tabellen
• Zeilenüberschriften
• Spaltenüberschriften
Die Auszeichnung der ersten Tabellenzeile als Überschrift für Screenreaderanwender ist unabhängig von visueller
Formatierung.
Textstrukturen – Tabellen (2)
• Spaltenüberschriften
• Zeilenüberschriften (kann nicht definiert werden!)
Unter Tabelleneigenschaften den Reiter Zeile auswählen und die Option Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen
markieren.
Einfache Tabelle mit Spaltenüberschriften
Grafische Elemente
• Wie auf Internetseiten benötigen Grafiken auch in Word- oder PDF-Dokumenten Alternativtexte.
• Wenn der Alternativtext in Word hinzugefügt wurde, wird er bei der Konvertierung in das PDF-Format
übernommen.
• Ohne Alternativtexte sind Grafiken für blinde Menschen unbrauchbar und führen zu erheblichen Schwierigkeiten bei der Hilfsmittelnutzung, weil z.B. der Screenreader JAWS dann nur den Dateinamen incl. Ordner-Pfad ausgibt.
Grafiken formatieren
• Alle grafischen Elemente (Bilder, Diagramme etc.) benötigen einen Alternativtext
• Grundsätzlich gilt:
So ausführlich wie nötig, so knapp wie möglich.
Alternativtexte beschreiben Inhalt und Zweck (z.B. bei Verlinkung) von Grafiken.
Alternativ-Texte in Word 2010
• Rechtsklick auf Grafik,
dann „Grafik formatieren“, ganz unten auf
„Alternativtext“
klicken.
• Inhalt des Feldes
„Beschreibung“
wird bei der
Umwandlung ins PDF-Format
berücksichtigt.
13.02.2015 | WM3 Weiterbildung Mittelhessen | Erstellen barrierefreier Dokumente 39
Strukturierung mittels Formatvorlagen
• Unterscheidung in Formatvorlagen und Dokumentvorlagen
• Formatvorlagen
– einheitliche Text-Formatierung
– Zeichen-orientiert (einzelne Zeichen oder Wörter) – Absatz-orientiert (Abstände), keine Leerzeichen
Formatvorlagen ändern
• Temporär für das aktuelle Dokument
• Permanent für die aktuelle Vorlage (Normal.dotx)
Dokumentvorlagen
• Aktuelle Dokumentvorlage (Normal.dotx)
– Format-Muster wird auf gesamtes Dokument übertragen
– Auswahl für MS-Word
abrufbar und modifizierbar – Dateierweiterung *.dotx
(Template)
Inhaltsverzeichnisse
• Erstellen der Überschriftenstrukturierung mithilfe der integrierten Formatvorlage
• An die Stelle gehen, an der Sie das Inhaltsverzeichnis einfügen möchten.
• Menüband -> Verweise -> Inhaltsverzeichnis ->
Verzeichnis einfügen
• Verzeichnis-Dialogbox wird geöffnet.
Inhaltsverzeichnis-Dialogbox
• „Hyperlinks anstelle von Seitenzahlen“
Gliederungs-Nummerierung (1)
• Mit Word 2010 und Acrobat XI
Professional ist es möglich, die
automatische Gliederungs-
Nummerierung zu verwenden.
Gliederungs-Nummerierung (2)
• Cursor in der obersten Überschrift positionieren.
• Auf das kleine Dreieck rechts neben dem Symbol für
„Liste mit mehreren Ebenen“ klicken …
Gliederungs-Nummerierung (3)
• … dort aus der Listenbibliothek die Gliederungs- Nummerierung auswählen …
Gliederungs-Nummerierung (4)
• … dann noch einmal auf das kleine Dreieck rechts neben dem Symbol für „Liste mit mehreren Ebenen“ klicken und
„Neue Liste mit mehreren Ebenen definieren“ auswählen
…
Gliederungs-Nummerierung (5)
• …im darauf folgenden Dialog auf „Erweitern “ klicken…
Gliederungs-Nummerierung (6)
• …nun für jede Gliederungsebene die Formatvorlage und das Aussehen der jeweiligen Gliederungsebene
zuordnen.
• Dann auf „OK“.
Mehrspaltige Layouts
• immer über Seitenlayout→ Spalten.
• Niemals
mit TAB …!
Sprachwechsel in Word 2010
• Überprüfen → Sprache → Sprache für die Korrekturhilfen
…
Verlinkungen auf Websites oder E-Mail
• Einfügen -> Hyperlinks -> intern oder externe Datei oder auf eine Email-Adresse
Fußnotenverweis und Fußnotentext
• Unterscheidung Fußnoten und Endnoten
• Menü Einfügen -> Referenz -> Fußnoten
• Wechsel zwischen Fußnotenverweis und Fußnotentext – Doppelklick mit der Maus
– Für Screenreadernutzer über den Umweg der Entwurfsansicht mit der F6-Taste
Standardformatierung mit STRG + Leertaste
Stichwort "Barrierefreie Dokumente"
Vorsicht:
• Will man von Hand formatierte Texte (nicht mit
Formatvorlagen formatiert) unter Windows auf einem Brailledrucker ausgeben, kann es zu unvorhersehbaren Fehlern kommen (z.B. Ausdruck von Sonderzeichen).
Man sollte deshalb vor dem Brailledruck den gesamten Text markieren und die Schrifteigenschaften mit
Strg+Leertaste zurücksetzen.
Überflüssige Absätze
Überflüssige Absätze entfernen
• Strg+H oder mit der Maus Start → Ersetzen,
• auf Erweitern gehen.
• Unter "Sonderformat" zwei Mal "Absatzmarke" (^p ) auswählen (^p^p ).
• Ersetzen durch eine Absatzmarke (^p),
• dann auf „Alle ersetzen“.
• Dies ggf. mehrmals wiederholen.
Grundsätzliche Einstellungen
• Sprache global festlegen: Datei-> Optionen-> Sprache
• Metadaten eingeben: Datei -> Informationen ->
Eigenschaften (rechte Spalte)
• Ausreichende Kontraste für Text und Hintergrund
• keine Informationen über Farben transportieren
Für die Konvertierung in PDF zu beachten:
• Texte und Textboxen nicht schattieren (Probleme beim Umfließenmodus)
• Keine wichtigen Informationen in Kopf- und Fußzeile
Weitere Tipps und Tricks
• Herausfiltern von Word-Sonderzeichen
• Jede Zeile sollte nicht mit einer Absatzmarke enden.
• Silbentrennung nicht händisch
• Verknüpfungen im Inhaltsverzeichnis einer WORD-Datei werden nur dann im PDF erzeugt, wenn man in den Feld- Eigenschaften für das Inhaltsverzeichnis die Option
„Hyperlinks anstelle von Seitenzahlen“ aktiviert.
Anzeigen der Dokumentstruktur
• Ansehen des
Navigationsbereichs im Menüband -> Ansicht
• Ansicht der Gliederung im Menüband -> Ansicht ->
Gliederung
• Nach jeder Änderungen in der Struktur unbedingt das Inhaltsverzeichnis
aktualisieren.
Ändern der Gliederungsebenen oder Struktur
Anforderungen an Präsentationen
• Jede Folie sollte einen Titel haben
• Alternativtexten für Grafiken
• Spaltenüberschriften bei Tabellen (einfache Tabellen)
• Verwendung aussagekräftiger Hyperlinktexte
• Logische Lesereihenfolge jeder Folie
• Kontraste für farbenblinde Nutzer
• Sprachauszeichnung
• Metadaten
Prüfung auf Barrierefreiheit
Wie wird auf Barrierefreiheit geprüft?
Vor der Freigabe sollte die Datei auf Barrierefreiheit geprüft werden.
• Sichtprüfung
– Schriften, Kontraste
• Funktion im MS-Word 2010
Prüfung mit integrierter Funktion
Datei -> Informationen -> Auf Probleme überprüfen
Konvertieren in PDF-Format
Konvertierung in PDF
Zwei Wege:
• „Speichern unter“ in MS-Word in das PDF Format
• Add-In von Adobe Acrobat (PDFMaker)
Speichern unter…
…Dateityp PDF
Einstellungen vor der Konvertierung
• Dialogbox zur Einstellung der
Optionen in MS Word
• Übernahme der Textstrukturen
(Dokumentstrukturtags) aus dem Word
Dokument
Strukturauszeichnung (tag) in PDF
• Ein Tag [tæg] (engl. Etikett, Anhänger, Aufkleber, Marke, Auszeichner) ist eine Auszeichnung eines Datenbestandes mit zusätzlichen Informationen und zur Kategorisierung.
• Gibt dem Text eine bestimmte Bedeutung, z.B.
Zitat
• Strukturierung von Texten/Inhalten
Weg 2: Acrobat Add-In in MS-Office
• Nicht über das Druckmenü, sondern über den PDFMaker
Grundeinstellungen vor der Konvertierung
• Register Einstellungen z.B. zur Übertragung der Dokumentstrukturtags
• Register Sicherheit
• Register Word
z.B. Fußnoten- und
Endnotenverknüpfungen konvertieren etc.
• Register Lesezeichen
Sicherheitseinstellungen
PDF - Qualitätsunterschiede
• PDF mit Strukturinformationen und Lesezeichen
– „tagged PDF“ -> Voraussetzung für Barrierefreiheit
• PDF ohne Strukturinformationen (Druckmenü) – lesbar für Screenreader
– nicht strukturiert -> nicht navigierbar!
• PDF mit Pixelgrafik -> nicht lesbar für Screenreader
PDF Quellcode - nicht mit Texteditor sondern nur mit Acrobat Professional veränderbar
Übungen in MS Word am PC
Übungen in MS-Word am PC
• Übung 1: Strukturieren durch formatieren
– Schriftart und Schriftgröße prüfen und ggfs. ändern – Strukturieren des Dokuments "Jahresbericht 2013-
vorlage" unter Verwendung der geeigneten Formatvorlagen:
• Überschriften
• Listen
• Tabellen
• Verlinkungen
Weiter am Übungsbeispiel (2)
• Übung 2: Strukturieren durch formatieren
– Erstellen eines neuen Inhaltsverzeichnis aus der Überschriftenstruktur, das alle Überschriftenebenen abbildet.
• Übung 3: Sprache festlegen – Sprachwechsel formatieren
Weiter am Übungsbeispiel (3)
• Übung 4: Textalternativen
– Für alle vorhandenen Grafiken einen Alternativtext einfügen.
• Übung 5: Barrierefreiheit
– Prüfung auf Barrierefreiheit im MS Word durchführen
• Übung 6: Konvertieren in PDF-Format
– „Speichern unter“ in ein PDF-Dokument.
Hinweis für das Arbeiten mit strukturierten Dokumenten
• Vorteile der verschiedenen Ansichten
– In dem formatierten Text den Wechsel in die Gliederungsansicht (Alt+Strg+G) üben:
• Ein- und Ausblenden der Überschriften bis zur Ebene 6 (ALT+Umschalt+6) und Navigieren innerhalb der Überschriften
– Wandern durch die Überschriften (Pfeil nach unten, Pfeil nach oben)
– Wechsel in die Normalansicht (Alt+Strg+N) – Wechsel in die Layoutansicht (Alt+Strg+L)
Quellen (1)
• DI-JI - Leitfaden Umwandlung in das PDF-Format http://www.di-
ji.de/index.php?option=com_content&view=article&id
=104&Itemid=58&lang=de&showall=1
• BITV-Lotse: http://www.bitv-
lotse.de/BL/DE/3_Hintergrundinformationen/3_3_PDF /3_3_pdf_node.html?selectedTab=0
• Uni-Giessen: http://www.uni-
giessen.de/cms/fbz/svc/hrz/org/mitarb/abt/3/im/projekt /PDF/dokumente-erstellen
Weitere Quellen (2)
• Artikel „Gestaltung barrierefreier PDF-Dokumente“
http://www.einfach-fuer-alle.de/artikel/pdf-barrierefrei- umsetzen/
• Barrierefreiheit mit Adobe Acrobat:
http://www.adobe.com/de/accessibility/products/acrobat/
Umfangreiche Anleitung von Adobe
• BaNu
http://www.banu.bund.de/DE/Pruefkatalog/Pruefkatalog_n ode.html
