Der Freihändige Vergabe-Assistent

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Der Freihändige Vergabe-Assistent

Leitfaden

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eVergabe Workflow

Version 4.9

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Deutsche eVergabe ist ein ganzheitliches System zur Abbildung aller Prozessschritte eines Vergabe- verfahrens.

Die Hauptbestandteile sind das "Bekanntmachungsportal" unter https://www.deutsche-evergabe.de und die Ausschreibungsplattform "eVergabe Workflow".

Das Herz des Vergabesystems Deutsche eVergabe ist die Ausschreibungsplattform "eVergabe Work- flow". Damit können einfache bis hoch komplexe elektronische Vergabeverfahren komplett abgebildet werden. eVergabe unterstützt Vergabestellen bei der rechtskonformen und effizienten Durchfüh- rung kompletter Vergabeverfahren. Berücksichtigt werden dabei die unterschiedlichen Vergabever- fahren und die zugehörigen gesetzlichen Normen, sowohl nach nationalem als auch nach EU-Recht.

Dabei wird die gesamte Prozesskette von der Vorbereitung, Erstellung und Bekanntmachung eines Vergabeverfahrens, über die Angebotserstellung durch die Bieter bis hin zur Angebotsauswertung und Zuschlagsentscheidung durch die jeweilige Vergabestelle abgebildet.

Kein Teil der Dokumentation darf in irgendeiner Form ohne schriftliche Genehmigung der Healy Hudson GmbH reproduziert, verändert oder weiterverarbeitet werden.

Die Healy Hudson GmbH bemüht sich um eine vollständige und richtige Dokumentation, übernimmt aber keine Garantie für die Vollständigkeit und Richtigkeit der enthaltenen Informationen, Texte, Grafiken, Links und anderer Daten.

Die Informationen in dieser Dokumentation unterliegen ständigen Veränderungen, neuere Versionen dieser Dokumentation können Sie bei der Healy Hudson GmbH erfragen.

Die meisten in dieser Dokumentation verwendeten Software- und Hardwarebezeichnungen sind einge- tragene Warenzeichen und sollten als solche behandelt werden.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wurde im Text auf geschlechtsbezogene Formulierungen ver- zichtet, allerdings beziehen sich die Angaben auf Angehörige aller Geschlechter.

mailto:support@deutsche-evergabe.de, https://www.deutsche-evergabe.de

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Inhaltsverzeichnis

1. Über den Freihändige Vergabe-Assistenten ... 1

1.1. Allgemeines zur Benutzung des Freihändigen Vergabeassistenten ... 1

1.1.1. Rechte und Voraussetzungen für den Freihändigen Vergabeassistenten ... 2

1.1.2. Übersicht der Arbeitsschritte ... 2

1.2. Anlegen einer Freihändigen Vergabe / den Freihändigen Vergabe- Assistenten starten ... 4

1.2.1. Schritt 1: Eingabe der Basisdaten ... 5

1.2.2. Schritt 2: Auswahl des Verfahrens ... 6

1.2.2.1. Auswahl des Bewerberkreises ... 8

1.2.2.2. Klassifizierung auswählen ... 8

Klassifizierung löschen ... 9

1.2.2.3. Voreinstellungen für Bieterauswahl, Vertragsbedingungen und Kriterien festlegen ... 9

1.2.3. Schritt 3: Leistungsverzeichnis erstellen ... 10

1.2.3.1. Produkte und Leistungen importieren ... 11

Import einer GAEB-Datei ... 11

Importieren einer Excel-Datei ... 11

Importieren aus einem OCI-Katalog ... 12

Importieren aus Vorlagen ... 13

1.2.3.2. Artikelpositionen manuell erstellen ... 13

Neue Ordner anlegen ... 13

Neue Position anlegen ... 14

Neue Textposition anlegen ... 14

1.2.3.3. Vorhandene LV-Positionen verwalten ... 15

LV-Position bearbeiten ... 15

LV-Position löschen ... 15

1.2.4. Schritt 4: Formulare verwalten ... 16

1.2.4.1. Formulare importieren ... 17

PDF-Formular importieren ... 17

Importieren aus Vorlagen ... 17

1.2.4.2. Formulare gruppieren/löschen/einsehen ... 17

Formulare bearbeiten/einsehen ... 18

Formular löschen ... 18

1.2.4.3. Sonstige Anlagen ... 18

Neue Anlagen hinzufügen ... 18

Anlagen einsehen ... 19

Anlagen löschen ... 19

Anzeigename der Anlage ändern ... 20

1.2.5. Schritt 5: Kriterienkatalog erstellen ... 20

1.2.5.1. Neue Kriterien importieren ... 21

1.2.5.2. Kriterienkatalog verwalten ... 22

Neues Kriterium anlegen ... 22

Neue Gruppe anlegen ... 22

Kriterium löschen ... 23

1.2.6. Schritt 6: Bewerber hinzufügen ... 23

1.2.7. Schritt 7: Auswahl der Bekanntmachungsorgane ... 24

1.2.8. Letzter Schritt: Fertigstellen des Vergabeverfahrens ... 25

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Kapitel 1. Über den Freihändige Vergabe- Assistenten

eVergabe Workflow unterstützt standardmäßig die Vergabe von Leistungen gemäß den Anforderungen der VOB bzw. VgV, VOL und UVgO. Die Erstellung entsprechender Vergabeverfahren erfolgt über die Projektübersicht.

Das Vergaberecht sieht jedoch Ausnahmen dieser sehr streng geregelten Vergabe vor, wenn bestimm- te Voraussetzungen erfüllt sind, wie z.B. ein geringer Vergabewert, eine besondere Dringlichkeit oder die Ausschreibung von Leistungen, die besonderen Schutzrechten unterliegen. Wenn diese Vorausset- zungen erfüllt sind, können Sie eine Freihändige Vergabe erstellen, also eine Vergabe ohne förmliches Verfahren.

Für diese - weitgehend formfreie Vergabe - stellt Ihnen eVergabe Workflow den Freihändigen Verga- be-Assistenten zur Verfügung, der Sie Schritt für Schritt durch die Erstellung eines Freihändigen Ver- gabe-Projekts führt.

In maximal sieben Schritten, von der Eingabe der Projektdaten über die Spezifikation der Produkte und Leistungen bis hin zur Bestimmung des Bewerberkreises und der Publikation, unterstützt Sie der Assistent beim schnellen und sicheren Aufsetzen einer freihändigen Vergabe.

Der Assistent wurde so konzipiert, dass Sie auch als Einsteiger mühelos ein neues entsprechendes Ver- gabeverfahren starten können. Als „schnelle Lösung" deckt er allerdings nicht jeden möglichen Schritt bzw. jede Teilfunktion wie im sehr umfassenden Expertenmodus ab. Diese Funktionen stehen Ihnen aber wie gewohnt bei der „konventionellen" Variante zum Anlegen eines Projekts zur Verfügung bzw.

nach Fertigstellen des Assistenten.

Ziel des Freihändigen Vergabe-Assistenten ist es somit, ein Vergabeverfahren in möglichst wenigen Schritten abzuschließen. Die Voraussetzung dafür sind gut gepflegte Stammdaten, wie zum Beispiel klassifizierte Bieter und klassifizierte Formulare.

Falls Sie sich entscheiden, ein Vergabeverfahren über den Freihändige Vergabe- Assistenten zu begin- nen, werden Sie bei der Erstellung der Vergabeunterlagen durch diesen unterstützt. Nach Fertigstellen des Assistenten können Sie das Projekt wie

gewohnt über die Projektübersicht weiterbearbeiten.

Das heißt, über den Assistenten können Sie zunächst schnell und assistentengeführt die wichtigsten Projektdaten eingeben. Spezielle Details ergänzen Sie dann wie gewohnt über die Arbeitsschritte der Projektübersicht.

Falls Sie auf den Assistenten verzichten möchten, können Sie auch wie gewohnt auf dem üblichen Weg ein Projekt anlegen und im Arbeitsschritt "Eigenschaften" die Vergabeart "Freihändige Vergabe"

auswählen.

Hinweis

Im Folgenden werden die einzelnen Schritte in groben Zügen beschrieben. Detailliertere Informationen entnehmen Sie dem Benutzerhandbuch oder den entsprechenden Leitfäden.

1.1. Allgemeines zur Benutzung des Freihändigen Ver- gabeassistenten

Der Assistent zur Erstellung einer Freihändigen Vergabe führt Sie schnell und sicher zur Erstellung einer Freihändigen Vergabe.

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Jede Seite des Assistenten ist in folgende Bereiche aufgeteilt:

• Im linken Fensterbereich werden die Arbeitsschritte angezeigt. Dabei werden immer nur die für Ihr Vergabeverfahren relevanten Schritte angezeigt - in Abhängigkeit von den Voreinstellungen im Arbeitsschritt "Verfahren". Wenn Sie z.B. die Option "Beschränkter Teilnehmerkreis" markiert haben, wird der Arbeitsschritt "Publikation" nicht angezeigt, da Sie keine Veröffentlichungsorgane benötigen.

• Im mittleren Fensterbereich findet die eigentliche Bearbeitung des Arbeitsschritts statt.

• Im rechten Fensterbereich wird Ihnen immer eine kurze Erklärung des Arbeitsschritts angezeigt.

Sie können beliebig zwischen den einzelnen Schritten des Assistenten wechseln, indem Sie:

• in der Navigation (auf der linken Fensterseite) direkt auf den entsprechenden Arbeitsschritt klicken,

• auf den Menüpunkt "Vor" bzw. die Schaltfläche "Weiter" klicken und so in den jeweils nächsten Arbeitsschritt gelangen,

• auf den Menüpunkt bzw. die Schaltfläche "Zurück" klicken und so in den vorangehenden Arbeits- schritt gelangen.

• Bevor Sie einen Arbeitsschritt verlassen, werden Ihre Daten automatisch überprüft und gespei- chert. Nicht ausgefüllte Pflichtfelder bzw. im falschen Format ausgefüllte Felder werden mit dem entsprechenden Hinweis-Symbol markiert.

Beenden des Freihändigen Vergabe-Assistenten:

Im letzten Arbeitsschritt des Assistenten können Sie die Bearbeitung über den Assistenten abschließen und in die reguläre Projektübersicht wechseln, über die Sie das Vergabeverfahren weiter bearbeiten können. Solange Sie nicht auf die "Fertigstellen-Schaltfläche" geklickt haben, können Sie ein Projekt jederzeit über den Assistenten weiterbearbeiten.

Hinweis

Falls Sie Funktionen benötigen, die nicht über den Assistenten abgedeckt werden, können Sie diese nach Fertigstellen aber vor Abschließen des Projekts über die Projektübersicht ausführen.

1.1.1. Rechte und Voraussetzungen für den Freihändigen Vergabeassistenten

Um Vergabeverfahren über den "Freihändigen Vergabeassistenten" anzulegen, müssen Sie über das Recht "Verfahren: Erstellen" verfügen.

Um ein Vergabeverfahren über den Freihändigen Vergabeassistenten zu bearbeiten, müssen Sie über das Recht "Verfahren: Bearbeiten" verfügen. Außerdem muss das Projekt über den "Freihändigen Ver- gabeassistenten" erstellt worden und noch nicht fertiggestellt sein.

Freihändige Vergabeverfahren können nur unter bestimmten Bedingungen erstellt werden, z.B. bei:

• Leistungen von geringem Wert ,

• besonderer Eilbedürftigkeit oder

• Leistungen, die gewerblichen Schutzrechten unterliegen.

1.1.2. Übersicht der Arbeitsschritte

Der Freihändige Vergabe-Assistent ist so aufgebaut, dass Ihnen immer nur die Arbeitsschritte angezeigt werden, die Sie für Ihr aktuelles Projekt tatsächlich benötigen.

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Daher werden einige Arbeitsschritte nur angezeigt, wenn Sie im Arbeitsschritt Verfahren die entsprechenden Optionen gewählt haben.

Im günstigsten Fall erstellen Sie Ihre Freihändige Vergabe mit 3 Arbeitsschritten, maximal benötigen Sie 7, wobei 4 Arbeitsschritte entsprechend der gewählten Klassifizierung vorbelegt werden können.

Innerhalb des Freihändigen Vergabe-Assistenten können Ihnen folgende Arbeitsschritte zur Verfügung stehen:

Arbeitsschritt Beschreibung

Basisdaten Auf der Seite "Freihändige Vergabe - Projektdaten" legen Sie allgemeine Daten zum Projekt (die Projekthülle) fest, wie z.B. Projektname, Termine und geschätz- ter Auftragswert.

Verfahren Auf der Seite "Freihändige Vergabe - Bewerbungsverfahren" legen Sie fest, wie sich der Bewerberkreis zusammensetzt. Dazu klassifizieren Sie das Projekt und entscheiden, ob Bieter, Vertragsformulare und Kriterien manuell oder automatisch hinzugefügt werden sollen.

Über die hier gesetzten Optionen wird der Ablauf innerhalb des Assistenten gesteuert.

Beispiel:

Wenn Sie unter "Bewerberfahren" die Option "Offener Teilnehmerkreis" wählen , wird der Arbeitsschritt "Bewerberkreis" nicht mehr angezeigt.

LV erstellen Auf der Seite "Freihändige Vergabe - Leistungsverzeichnis" wird das Leistungs- verzeichnis erstellt.

Sie können die Positionen:

• manuell erstellen,

• über eine GAEB-Datei importieren,

• über eine Excel-Datei importieren,

• aus OCI-Katalogen importieren oder

• aus der Vorlagenverwaltung übernehmen.

Formulare Auf der Seite "Freihändige Vergabe - Formulare" laden Sie neue Vertragsfor- mulare in das Projekt oder wählen sie aus der Vorlagenverwaltung aus.

Kriterienkatalog Auf der Seite "Freihändige Vergabe - Kriterienkatalog" stellen Sie Ihre Zuschlagskriterien zusammen. Sie können diese aus dem Vorlagenkatalog importieren oder manuell anlegen.

Bewerberkreis Auf der Seite "Freihändige Vergabe - Bewerber" wählen Sie die Bewerber manuell aus, die Sie auffordern möchten sich am Verfahren zu beteiligen.

Publikation Auf der Seite "Freihändige Vergabe - Auswahl Veröffentlichungsorgane" wäh- len Sie die Bekanntmachungsorgane aus, auf denen Sie Ihr Vergabeverfahren veröffentlichen möchten.

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Hinweise

• Der Arbeitsschritt "Freihändige Vergabe - Formulare" wird nur angezeigt, wenn bei "Vertragsbe- dingungen" die Option "Formulare automatisch hinzufügen" nicht markiert oder auch die Opti- on "Vertragsbedingungen/Anlagen trotzdem auch händisch erfassen" markiert ist.

• Der Arbeitsschritt "Freihändige Vergabe - Kriterienkatalog" wird nur angezeigt, wenn bei "Bewer- tungskriterien" die Option "Kriterien trotzdem auch händisch erfassen" markiert ist.

• Der Arbeitsschritt "Freihändige Vergabe - Bewerber" wird nur angezeigt, wenn bei "Bewerberver- fahren" die Option "Offener Teilnehmerkreis" nicht gewählt wurde oder unter "Bieterauswahl"

die Option "Bieter trotzdem auch händisch erfassen" markiert ist.

• Der Arbeitsschritt "Freihändige Vergabe - Auswahl Veröffentlichungsorgane" wird nur angezeigt, wenn bei "Bewerberverfahren" die Option "Beschränkter Teilnehmerkreis" nicht gewählt wurde.

1.2. Anlegen einer Freihändigen Vergabe / den Freihän- digen Vergabe- Assistenten starten

Abbildung 1.1. Freihändige Vergabe-Assistent starten bei UVgO

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1. Klicken Sie auf der Projektliste auf den Menüpunkt "Neu > Projekt".

2. Im nächsten Schritt, wählen Sie in den Vergabearten die Vergabeart "Verhandlungsvergabe bzw.

Freihändige Vergabe (mit Assistent)" aus.

• In der Vergabeordnung UVgO heisst die Vergabeart "Verhandlungsvergabe (mit Assistent)".

• Der Assistent "Freihändige Vergabe - Projektdaten" wird angezeigt.

3. Geben Sie die erforderlichen Informationen ein.

4. Bearbeiten Sie alle relevanten Arbeitsschritte wie in den nächsten Abschnitten beschrieben.

5. Wenn die Bearbeitung aller Arbeitsschritte abgeschlossen ist, klicken Sie im Assistenten auf den letzten Arbeitsschritt.

6. Klicken Sie auf den Menüpunkt oder die Schaltfläche "Fertigstellen".

Sie erhalten einen Hinweis, falls eine hinterlegte Plausibilisierungsregel nicht erfüllt ist.

7. Wenn keine weitere Bearbeitung über die Projektliste notwendig ist, klicken Sie auf den Menüpunkt

"Abschließen". Die weitere Bearbeitung der Arbeitsschritte ist dann ausgeschlossen Achtung

Die "Vergabeordnung" kann bis zum Fertigstellen des Freihändigen Vergabeassistenten geändert werden.

Hinweis

Den Assistenten für die Freihändige Vergabe gibt es nur für nationale Vergabeordnungen. In der UVgO wird er "Verhandlungsvergabe (mit Assistent)" bezeichnet.

1.2.1. Schritt 1: Eingabe der Basisdaten

Auf der Seite "Freihändige Vergabe - Projektdaten" tragen Sie allgemeine Projektdaten (die Projekthülle) in das Formular ein. Als Pflichtfeld markierte Felder müssen ausgefüllt werden, damit Sie die Daten speichern können.

Abbildung 1.2. Das Projektdaten-Formular

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Hinweise

• Im Freihändige-Vergabe-Assistenten können keine Lose erstellt werden, deshalb gibt es im Arbeitsschritt "Basisdaten" auch keine Funktion für die Los- Definition.

• Sie können mit dem Freihändige-Vergabe-Assistenten lediglich Verfahren anlegen, bei denen nur vollständige Angebote akzeptiert werden. Es wird diesbezüglich automatisch ein Vermerk in der Vergabeakte erstellt. Falls Sie auch unvollständige Angebote zulassen möchten, legen Sie ihr Vergabeverfahren auf konventionelle Weise an.

• Im Freihändige-Vergabe-Assistenten können Sie die Vergabe- und Vertragsordnung zwar schon auswählen, endgültig festgelegt wird sie jedoch erst bei Fertigstellung des Vergabe-Assistenten.

Danach kann Sie nicht mehr geändert werden.

1.2.2. Schritt 2: Auswahl des Verfahrens

Auf der Seite "Freihändige Vergabe - Verfahren" wird festgelegt, ob Bieter, Formulare und Kriterien automatisch oder manuell erstellt werden und wie sich der Bewerberkreis zusammensetzt.

Hinweis

Abhängig von Ihren Angaben werden Arbeitsschritte entweder ein- oder ausgeblendet.

Beispiel:

Der Arbeitsschritt "Bewerberkreis" wird nur dann eingeblendet, wenn Sie im Bereich "Bewerberverfah- ren" die Option "Offener Teilnehmerkreis mit Teilnehmerauswahl" oder "Beschränkter Teilnehmerkreis"

ausgewählt haben.

Wenn Sie jedoch daraufhin im Bereich "Bieterauswahl" die Option "Bieter automatisch hinzufügen" markieren, so wird der Arbeitsschritt "Bewerberkreis" wieder ausgeblendet, da dann die Bieter automatisch anhand der gewählten Klassifizierung der Ausschreibung hinzugefügt werden.

Achtung

Wenn Sie Einträge manuell ergänzt haben und danach hier die Klassifizierung ändern bzw. die Option automatisch hinzufügen wählen, werden alle bereits manuell hinzugefügten Einträge gelöscht.

Abbildung 1.3. Sicherheitsabfrage beim Speichern von Voreinstellungen

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Abbildung 1.4. Formulare über den Freihändigen Vergabeassistenten hinzufügen

Die Seite "Freihändige Vergabeverfahren - Bewerbungsverfahren" ist in folgende Bereiche unterteilt:

Bereich Beschreibung

(1) Bewerberverfahren In diesem Bereich legen Sie fest, ob Sie einzelne Bewerber auswählen möchten oder (zusätzlich) eine Veröffentlichung über ein Bekanntmachungsorgan durchführen wollen.

Die zur Verfügung stehenden Teilnehmerkreise werden auf der Seite beschrieben.

Hinweis

Abhängig vom gewählten Teilnehmerkreis werden einzelne Arbeitsschritte ausgeblendet.

(2) Klassifizierung In diesem Bereich legen Sie die Klassifizierung für Ihr Projekt fest.

Sobald eine Klassifizierung festgelegt wurde, wird diese unterhalb der Schaltfläche "Klassifizierung" angezeigt.

Die hier festgelegte Klassifizierung dient als Voreinstellung für die automatische Auswahl von Bewerbern, Kriterien oder For- mularen gemäß den im nächsten Bereich festgelegten Einstel- lungen.

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Bereich Beschreibung (3) Voreinstellungen anhand der

gewählten Klassifizierungen

In diesem Bereich legen Sie fest, ob Bewerber, Formulare bzw.

Kriterien nur automatisch - gemäß der hinterlegten Klassifizie- rung - oder auch manuell ausgewählt werden sollen.

Dabei werden Bewerber, Formulare bzw. Kriterien nach der im Bereich "Klassifizierung" ausgewählten Klassifizierung durch- sucht.

Hinweise

• Die automatische Suche ist nur erfolgreich, wenn alle Bewerber, Formulare und Kriterien entsprechend gepflegt sind.

• Abhängig von den gewählten Einstellungen werden einzelne Arbeitsschritte ausgeblendet.

1.2.2.1. Auswahl des Bewerberkreises

Im Bereich "Angaben zum Bewerberkreis" markieren Sie, wie die Bewerber über das Vergabeverfahren informiert werden sollen:

• durch gezielte Auswahl einzelner Bieter,

• durch Veröffentlichung über Bekanntmachungsorgane oder

• durch eine Kombination der beiden Varianten.

Die zur Verfügung stehenden Teilnehmerkreise werden auf der Seite beschrieben.

Sie wählen ein Bewerberfahren aus, indem Sie die entsprechende Option markieren . Abhängig von der gewählten Option werden Ihnen:

• nur der Arbeitsschritt "Bewerberkreis" angezeigt,

• nur der Arbeitsschritt "Publikation" angezeigt,

• beide Arbeitsschritte angezeigt oder

• keiner der beiden Arbeitsschritte angezeigt.

1.2.2.2. Klassifizierung auswählen

Im Bereich Klassifizierung können Sie bei Bedarf Ihr Projekt klassifizieren. Dies hilft dabei weitere Aus- wahlschritte zu vereinfachen. So kann eVergabe anhand der Klassifizierung für Ihr Vergabeverfahren die passenden Firmen aus dem vorhandenen Bieter-/Bewerberstamm oder auch Vertragsformulare und Auswahlkriterien vorschlagen. eVergabe unterstützt CPV und eine Gewerkeliste nach DIN276.

1.Zum Auswählen von Klassifizierungen klicken Sie auf die Schaltfläche "Klassifizierung hinzufü- gen".

2.Tragen Sie auf der Seite "Klassifizierungen auswählen" im Feld vor der "Suchen-Schaltfläche"

einen Suchbegriff (oder direkt eine Ihnen bekannte Klassifizierungs- Nummer) ein.

3.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Suchen..".

4. Markieren Sie in der Ergebnisliste die gewünschte Klassifizierung und klicken Sie auf die Schaltfläche "Übernehmen".

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Abbildung 1.5. Auswahl einer oder mehrerer Klassifizierungen

Die gewählten Klassifizierungen werden im Assistenten unterhalb der Klassifizierung-Schaltfläche angezeigt.

Abbildung 1.6. Das Projekt klassifizieren

Klassifizierung löschen

Sie können eine bereits gewählte Klassifizierung wieder rückgängig machen, indem Sie die Markierung entfernen.

1.2.2.3. Voreinstellungen für Bieterauswahl, Vertragsbedingun- gen und Kriterien festlegen

Im Bereich "Voreinstellungen anhand der gewählten Klassifizierungen" legen Sie fest, wie Sie Bieter, Formulare und Kriterien auswählen möchten.

Grundsätzlich haben Sie folgende Möglichkeiten:

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• Die Auswahl erfolgt vollautomatisch (anhand der Klassifizierung des Vergabeverfahrens).

• Die Auswahl erfolgt manuell (Sie wählen die Teilnehmer, Formulare, Kriterien selbst aus).

• Die Auswahl erfolgt automatisch, mit der Möglichkeit, diese Auswahl manuell zu ergänzen (Kom- bination aus 1. und 2.)

Diese Voreinstellungen können Sie in diesem Bereich getrennt für Bieter, Formulare und Kriterien festlegen. Falls sie sich für die vollautomatische Auswahl entscheiden sollten, entfällt der jeweilige Arbeits- schritt im Assistenten (Bewerberkreis, Formulare oder Kriterienkatalog).

Tipp

Abhängig davon, wie gut Bieter, Formulare oder Kriterien klassifiziert wurden, fällt auch das Sucher- gebnis aus. Damit Sie das Ergebnis überprüfen können, können Sie stets die Option der manuellen Auswahl (Möglichkeit 3, siehe oben) zusätzlich zur automatischen Auswahl aktivieren.

1.2.3. Schritt 3: Leistungsverzeichnis erstellen

Auf der Seite "Freihändige Vergabe - LV erstellen" werden die ausgeschriebenen Produkte und Lei- stungen spezifiziert, z.B. Bau- oder Bürodienstleistungen, Facility Management, Software-Entwicklun- gen, Wartung und Service oder DV-Ausstattungen, Möbel, Werkzeuge, Maschinen, Ersatzteile u.a. Die Produktspezifikation bildet den Teil des Angebotsformulars ab, in dem Bieterfirmen ihre Preisangaben eintragen.

Sie können alle im folgenden beschriebenen Möglichkeiten der Erstellung eines Leistungsverzeichnis- ses kombinieren. Lediglich der GAEB-Import bildet hier eine Ausnahme - über eine GAEB-Datei impor- tierte Leistungsverzeichnisse können in eVergabe nicht bearbeitet werden.

Achtung

Das Leistungsverzeichnis muss eindeutig, vollständig und abschließend sein, sodass der Bieter sein Angebot, ohne das Risiko eines Mehraufwands, abgeben kann.

Abbildung 1.7. Leistungsverzeichnis über den Freihändigen Vergabeassistenten erstellen

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Die Seite "Freihändige Vergabe - Leistungsverzeichnis" ist in folgende Bereiche unterteilt:

(1) Erstellen des Leistungsverzeichnisses In diesem Bereich werden die erstellten bzw. importierten Produkte und Dienstleistungen in einer Baum- struktur angezeigt.

(2) Produkte und Leistungen importieren In diesem Bereich werden die Schaltflächen für den Import der Daten aus verschiedenen Formaten sowie aus den Vorlagen angezeigt.

(3) Neue Artikelposition erstellen In diesem Bereich werden die Schaltflächen für die manuelle Erstellung von Produkten und Leistungen angezeigt.

(4) Verwalten vorhandener LV-Positionen In diesem Bereich werden die Schaltflächen zum Bearbeiten des bereits erstellten Leistungsverzeich- nisses angezeigt.

1.2.3.1. Produkte und Leistungen importieren

Die Schaltflächen zum Importieren von Leistungspositionen finden Sie im Bereich "Produkte und Lei- stungen importieren" des Arbeitsschritts "LV erstellen" (des Freihändigen Vergabe-Assistenten).

Zum Importieren von Leistungsverzeichnissen stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

Import einer GAEB-Datei

Als Formate werden sowohl D81 als auch D83 unterstützt.

Hinweis

• Ein Leistungsverzeichnis, das über eine GAEB-Datei importiert wurde, kann in eVergabe nicht bearbeitet werden.

• Weiterführende Informationen zum Thema GAEB in eVergabe finden Sie unter "Leistungsumfang GAEB".

1.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Import aus GAEB-Datei".

2.Auf der Seite "Datei importieren" klicken Sie auf die Schaltfläche "Durchsuchen", um eine GAEB-Datei auszuwählen.

3.Klicken Sie auf der Seite "Datei zum Hochladen auswählen" auf die gewünschte Datei und dann auf die Schaltfläche "Öffnen".

Der Name der GAEB-Datei wird im Feld vor Durchsuchen angezeigt.

4.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hochladen", um die Daten zu importieren.

Das Leistungsverzeichnis wird im Bereich "Erstellen des Leistungsverzeichnisses" angezeigt.

Importieren einer Excel-Datei

1.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Importieren aus Excel-Datei".

2.Auf der Seite "Datei importieren" klicken Sie auf die Schaltfläche "Durchsuchen", um eine Excel-Datei auszuwählen.

3.Klicken Sie auf der Seite "Datei zum Hochladen auswählen" auf die gewünschte

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Datei und dann auf die Schaltfläche "Öffnen".

Der Name der Excel-Datei wird im Feld vor Durchsuchen angezeigt.

Das Leistungsverzeichnis wird im Bereich "Erstellen des Leistungsverzeichnisses" angezeigt.

Hinweis

Weiterführende Informationen zum Umgang mit Excel-Leistungsverzeichnissen finden Sie im Leitfa- den "Leistungsverzeichnis - Excel".

Importieren aus einem OCI-Katalog

Als Katalog kann z.B. der Online-Shop eines Anbieters genutzt werden. Die Katalogschnittstelle muss dazu von Ihrem Administrator konfiguriert werden.

Hinweis

Das Login zum OCI-Katalog erfolgt automatisch.

OCI ist eine offene und standardisierte Katalogdatenschnittstelle zum Austausch von Katalogdatensät- zen zwischen elektronischen Beschaffungssystemen und beliebigen anderen Katalogen. Der Anwen- der greift dabei über das Internet direkt auf aktuelle Katalogdaten eines Lieferanten zu. OCI wurde von der Firma SAP AG definiert.

1.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Importieren aus Katalog (OCI)".

2.Auf der Seite "LV aus OCI-Katalog importieren" klicken Sie auf den Namen des Lieferanten, aus dessen Katalog Sie einen Artikel auswählen möchten.

eVergabe leitet Sie automatisch in den Online-Katalog des Anbieters weiter.

3.Wählen Sie die Artikel aus und wechseln Sie zurück zu eVergabe.

Die ausgewählten Artikel werden im Bereich "Erstellen des Leistungsverzeichnisses" angezeigt.

Hinweis

Die Artikelauswahl erfolgt im Katalog des Anbieters. Eine entsprechende Hilfe zu diesem Katalog erhalten Sie vom Lieferanten.

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Abbildung 1.8. LV aus OCI-Katalog importieren

Importieren aus Vorlagen

Über die Seite "Produkte/Leistungen definieren - Vorlagen" können Sie Produkte bzw. Leistungen aus den Vorlagen auswählen und übernehmen.

Voraussetzung ist, dass in den Vorlagen Artikelpositionen zur Verfügung stehen. Sie können einzelne Positionen sowie auch ganze Produktgruppen aus den Vorlagen übernehmen:

1.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Importieren aus Vorlagen".

2.Klicken Sie links in der Baumstruktur auf die gewünschte Produktgruppe.

3._Markieren Sie rechts die gewünschten Positionen.

4.Klicken Sie auf den Menüpunkt "Vorlage übernehmen".

Die ausgewählten Artikel werden im Bereich "Erstellen des Leistungsverzeichnisses" angezeigt.

1.2.3.2. Artikelpositionen manuell erstellen

Die Schaltflächen zum manuellen Erstellen von Leistungspositionen finden Sie im Bereich "Neue Arti- kelposition erstellen" des Arbeitsschritts "LV erstellen" (des Freihändigen Vergabe-Assistenten).

Neue Ordner anlegen

Sie haben folgende Möglichkeiten:

Mit Hilfe von Ordnern können Sie umfangreichere Leistungsbeschreibungen strukturieren.

1.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neuen Ordner anlegen".

2.Tragen Sie den Namen des Ordners auf der Seite "Neue LV-Gruppe anlegen" in das Feld "Bezeichnung" ein.

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3.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern".

Die neu angelegte Produktgruppe (der Ordner) wird im Bereich "Erstellen des Leistungsverzeichnisses"

angezeigt.

Hinweis

Bereits vorhandene Positionen können Sie per "Drag & Drop" (Position anklicken, festhalten, ziehen und ablegen) in einen Ordner verschieben.

Neue Position anlegen

Positionen können Leistungen oder Produkte sein. Ihre Erstellung erfolgt über ein Eingabeformular.

Jede Position wird über den Kurztext und den Langtext inhaltlich beschrieben. Menge und Einheit bestimmen, wie viel jeweils ausgeschrieben wird.

1.Klicken Sie ggfs. im Bereich "Erstellen des Leistungsverzeichnisses" auf den Ordner, in den Sie die neue Position einfügen möchten.

2.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neue Position anlegen".

3.Tragen Sie alle erforderlichen Informationen in die Felder auf der Seite "Neue LV- Position anlegen" ein.

Die neu angelegte Position wird im Bereich "Erstellen des Leistungsverzeichnisses"

in dem Ordner angezeigt, auf den Sie in Schritt 1 geklickt haben.

Neue Textposition anlegen

Textpositionen enthalten zusätzliche Informationen zu den Leistungspositionen.

1.Klicken Sie ggfs. im Bereich "Erstellen des Leistungsverzeichnisses" auf den Ordner, in den Sie die neue Position einfügen möchten.

2.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neue Textposition anlegen".

3.Tragen Sie alle erforderlichen Informationen in die Felder auf der Seite "Neue Textposition anlegen" ein.

Die neu angelegte Position wird im Bereich "Erstellen des Leistungsverzeichnisses"

in dem Ordner angezeigt, auf den Sie in Schritt 1 geklickt haben.

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Abbildung 1.9. Eine neue Textposition anlegen

1.2.3.3. Vorhandene LV-Positionen verwalten

Sie können alle Positionen des Leistungsverzeichnisses (mit Ausnahme eines GAEB-Imports) ändern oder wieder aus dem Leistungsverzeichnis entfernen.

Die Schaltflächen zum Bearbeitung von Leistungspositionen finden Sie im Bereich "Neue Artikelposition erstellen" des Arbeitsschritts "LV erstellen" (des Freihändigen Vergabe- Assistenten).

LV-Position bearbeiten

1.Klicken Sie im Bereich "Erstellen des Leistungsverzeichnisses" auf die Position (bzw. den Ordner), die Sie bearbeiten möchten.

2.Klicken Sie auf die Schaltfläche "LV-Position bearbeiten".

3.Ändern Sie die Informationen im Bearbeitungsfenster.

Die Daten der Position sind geändert.

LV-Position löschen

1.Klicken Sie im Bereich "Erstellen des Leistungsverzeichnisses" auf die Position (bzw. den Ordner), die Sie löschen möchten.

2.Klicken Sie auf die Schaltfläche "LV-Position löschen".

3.Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit "Ja".

Die Position ist gelöscht.

Achtung

Wenn Sie einen Ordner löschen, werden alle darin enthaltenen Positionen ebenfalls gelöscht.

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1.2.4. Schritt 4: Formulare verwalten

Auf der Seite "Freihändige Vergabe - Formulare" fügen Sie Formulare und Anlagen manuell zu den Vergabeunterlagen hinzu. Abhängig von Ihren Einstellungen im Arbeitsschritt "Verfahren", wurden klassifizierte Formulare bereits automatisch in den Arbeitsschritt "Formulare" geladen. Der Arbeitsschritt wird Ihnen nur angezeigt, wenn Sie (weitere) Formulare manuell hinzufügen möchten.

Zu den Formularen können Vertragsunterlagen wie z.B. die Aufforderung zur Angebotsabgabe, Bewer- bungsbedingungen, Vertragsbedingungen oder Eigenerklärungen gehören.

Achtung

Ändern Sie nachträglich im Arbeitsschritt "Verfahren" die Klassifizierung bzw. setzen Sie die Checkbox

"Formulare automatisch hinzufügen" neu, werden alle bereits hinzugefügten Formulare entfernt, bevor neue automatisch hinzugefügt werden.

Abbildung 1.10. Formulare über den Freihändigen Vergabeassistenten hinzufügen

Die Seite "Freihändige Vergabe - Formulare" ist in folgende Bereiche unterteilt:

(1) Formulare verwalten In diesem Bereich werden die bereits importierten For- mulare in einer Baumstruktur angezeigt.

(2) Formulare importieren In diesem Bereich werden die Schaltflächen für den Import von Formularen angezeigt.

(3) Formulare gruppieren/löschen In diesem Bereich werden die Schaltflächen angezeigt, mit denen Sie bereits angelegte Formulare ändern bzw. entfernen können.

(4) Sonstige Anlagen In diesem Bereich können Sie sonstige Anlagen (z.B.

Bilder, Beschreibungen) verwalten.

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1.2.4.1. Formulare importieren

Die Schaltflächen zum Importieren von Formularen finden Sie im Bereich "Formulare importieren" des Arbeitsschritts "Formulare" (des Freihändigen Vergabe-Assistenten).

Zum Importieren von Formularen stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

PDF-Formular importieren

Über diese Schaltfläche können Sie neue PDF-Formulare von Ihrer Festplatte in das Projekt importieren.

1.Klicken Sie auf die Schaltfläche "PDF-Formular importieren".

2.Auf der Seite "Pdf-Formular importieren" tragen Sie die Bezeichnung des Formulars ein.

3.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Durchsuchen", um eine Datei auszuwählen.

Der Name der Datei wird im Feld vor der "Durchsuchen-Schaltfläche" angezeigt.

Das Formular wird im Bereich "Formulare verwalten" angezeigt.

Importieren aus Vorlagen

Über die Seite "Vertragsbedingungen/Formulare definieren - Vorlagen" können Sie Formulare aus den Vorlagen auswählen und übernehmen.

Voraussetzung ist, dass in den Vorlagen Formulare zur Verfügung stehen. Sie können einzelne Posi- tionen sowie auch ganze Gruppen aus den Vorlagen übernehmen:

2.Klicken Sie links in der Baumstruktur auf die gewünschte PDF-Formular importieren.

3._Markieren Sie rechts das gewünschte Formular.

Die ausgewählten Formulare werden im Bereich "Formulare verwalten" angezeigt.

1.2.4.2. Formulare gruppieren/löschen/einsehen

Die von Ihnen importierten Formulare können gruppiert oder wieder entfernt werden.

Die Schaltflächen zum Bearbeitung von Formularen finden Sie im Bereich "Formulare gruppen / löschen" des Arbeitsschritts "Formulare" (des Freihändigen Vergabe- Assistenten).

Neue Gruppe anlegen

Mit Hilfe von Gruppen können Sie umfangreichere Formularsammlungen strukturieren.

1.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neue Gruppe anlegen".

2.Tragen Sie den Namen der Gruppe auf der Seite "Neue Gruppe erstellen" in das Feld "Gruppe" ein.

Die neu angelegte Gruppe wird im Bereich "Formulare verwalten" angezeigt.

(21)

Hinweis

Bereits vorhandene Formulare können Sie per "Drag & Drop" (Dokument anklicken, festhalten, ziehen und ablegen) in eine Gruppe verschieben.

Formulare bearbeiten/einsehen

1.Klicken Sie im Bereich "Formulare verwalten" auf das Formular, das Sie bearbeiten möchten.

2.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Formular bearbeiten". Das Formular wird in einem eigenen Fen- ster angezeigt und kann eingesehen werden.

3.Tragen Sie ggfs. die Informationen in den bearbeitbaren Feldern des Formulars im Bearbeitungs- fenster ein.

4.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Dokument Speichern".

Das Formular ist geändert.

Formular löschen

1.Klicken Sie im Bereich "Formulare verwalten" auf das Formular (bzw. die Gruppe), die Sie löschen möchten.

2.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Formulare löschen".

Das Formular ist gelöscht.

Achtung

Wenn Sie eine Gruppe löschen, werden alle darin enthaltenen Formulare ebenfalls gelöscht.

1.2.4.3. Sonstige Anlagen

Neben Formularen können Sie auch andere Anlagen hinterlegen.

Die entsprechende Schaltfläche finden Sie im Bereich "Sonstige Anlagen" des Arbeitsschritts "Formu- lare" (des Freihändigen Vergabe-Assistenten).

Über diese Schaltfläche können Sie sich auch bereits hinterlegte Anlagen auflisten lassen bzw. die Anlagen wieder löschen.

Hinweis

Die Anlagen sind für Sie in der Formular-Übersicht nicht sichtbar. Sie stehen Ihnen aber im Experten- modus Ihres Vergabeverfahrens im Arbeitsschritt "Anlagen" des Prozessschritts "Vergabeunterlagen"

zur Verfügung.

Neue Anlagen hinzufügen

1.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Anlagen verwalten".

2.Auf der Seite "Sonstige Anlagen" klicken Sie auf die Schaltfläche "Durchsuchen", um eine Datei auszuwählen.

Der Name der Datei wird im Feld vor der "Durchsuchen-Schaltfläche" angezeigt, eine neue Zeile wird angezeigt.

(22)

4.Wenn Sie alle Dateien ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Hochladen", um die Daten zu importieren.

Die Anlagen werden in der Tabelle unter den Schaltflächen angezeigt.

Abbildung 1.11. Sonstige Anlagen über den Freihändigen Vergabeassistenten verwalten

Anlagen einsehen

2.Klicken Sie auf das angezeigte Symbol der Anlage (z.B. , ).

Die Anlage wird in einem eigenen Fenster angezeigt bzw. je nach Browser-Einstellung herunter- geladen.

Dieses Fenster können Sie wie jedes Browser-Fenster wieder schließen.

Abbildung 1.12. Eine hinzugefügte Anlage einsehen

Anlagen löschen

2.Klicken Sie auf "Löschen".

(23)

Achtung

Die Anlage wird ohne Sicherheitsabfrage gelöscht.

Anzeigename der Anlage ändern

Für jede hochgeladene Anlage können Sie den Anzeigenamen ändern, wenn nicht der Dateiname ver- wendet werden soll.

2.Klicken Sie auf vor der Anlage.

3. Ändern Sie den Anzeigenamen.

4. Speichern Sie Ihre Änderungen, indem Sie auf den grauen Haken klicken bzw. mit verwerfen Sie die Änderungen.

Abbildung 1.13. Anzeigenamen der Anlage anpassen

1.2.5. Schritt 5: Kriterienkatalog erstellen

Auf der Seite "Freihändige Vergabe - Kriterienkatalog" erstellen manuell Sie die Leistungskriterien.

Wenn Sie im Arbeitsschritt "Basisdaten" die Klassifizierung des Projekts gesetzt haben, können Krite- rien auch "automatisiert" Ihrem Verfahren hinzugefügt werden.

Hinweis

Dieser Arbeitsschritt wird Ihnen nur angezeigt, wenn Sie in Ihrem Vergabeverfahren Auswahlkriterien manuell bearbeiten möchten. Das heißt, Sie müssen im Arbeitsschritt "Verfahren" die entsprechenden Voreinstellungen für manuelles Erfassen von Kriterien durchführen.

(24)

Abbildung 1.14. Leistungskriterien über den Freihändigen Vergabeassistenten hinzufügen

Die Seite Freihändige Vergabe - Kriterienkatalog ist in folgende Bereiche unterteilt:

(1) Kriterienkatalog zusammenstellen In diesem Bereich werden die Kriterien in einer Baum- struktur angezeigt.

(2) Kriterien aus Vorlagen importieren In diesem Bereich werden die Schaltflächen für den Import von Kriterien angezeigt.

(3) Kriterienkatalog verwalten In diesem Bereich können Sie Kriterien manuell anlegen oder löschen.

1.2.5.1. Neue Kriterien importieren

Die Schaltflächen zum Importieren von Kriterien finden Sie im Bereich "Kriterien aus Vorlagen importieren" des Arbeitsschritts "Kriterienkatalog" (des Freihändigen Vergabe- Assistenten).

Über die Seite "Zuschlagskriterien - Vorlagen" können Sie Kriterien aus den Vorlagen auswählen und übernehmen.

Voraussetzung ist, dass in den Vorlagen Kriterien zur Verfügung stehen. Sie können einzelne Positionen sowie auch ganze Gruppen aus den Vorlagen übernehmen:

2.Klicken Sie links in der Baumstruktur auf die gewünschte Gruppe.

3._Markieren Sie rechts das gewünschte Kriterium bzw. die Gruppe.

Die ausgewählten Formulare werden im Bereich "Kriterienkatalog zusammenstellen" angezeigt.

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1.2.5.2. Kriterienkatalog verwalten

Die Schaltflächen zum manuellen Erstellen von Kriterien finden Sie im Bereich "Kriterienkatalog verwalten" des Arbeitsschritts "Kriterienkatalog" (des Freihändigen Vergabe-Assistenten).

Neues Kriterium anlegen

Die Erstellung von Kriterien erfolgt über ein Eingabeformular. Sie formulieren Fragen, die vom Bieter beantwortet werden können oder müssen. Sie können hierbei aus verschiedenen Antworttypen aus- wählen (Eingabefeld, Ja/Nein, Listenfeld, etc.). Die Fragen können als Muss-Fragen oder KO-Kriteri- um deklariert werden. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, individuelle Gewichtungen für Ihre Kriterien festzulegen.

1.Klicken Sie ggfs. im Bereich "Kriterienkatalog zusammenstellen" auf die Gruppe, in die Sie ein neues Kriterium einfügen möchten.

2.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Kriterium neu anlegen".

3.Tragen Sie alle erforderlichen Informationen in die Felder auf der Seite "Frage bearbeiten" ein.

Das neu angelegte Kriterium wird im Bereich "Kriterienkatalog zusammenstellen" in der Gruppe angezeigt, auf die Sie in Schritt 1 geklickt haben.

5.Klicken Sie auf die Schaltfläche:

• "Auswahlmöglichkeit einfügen", um bei Kriterien mit vorgegebenen Antworten diese anzulegen. In der Tabelle im unteren Bereich der Seite wird eine neue Zeile für eine weitere Auswahlmöglichkeit angezeigt.

• "Zurück", um das Bearbeitungsformular zu verlassen.

• "Neues Kriterium", um direkt ein weiteres Kriterium anzulegen.

Abbildung 1.15. Bearbeitungsformular eines Kriteriums

Neue Gruppe anlegen

Mit Hilfe von Gruppen können Sie umfangreichere Kriterienkataloge strukturieren.

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1.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neue Gruppe anlegen".

2.Tragen Sie den Namen der Gruppe auf der Seite "Neue Gruppe anlegen" in das Feld "Gruppe" ein.

Die neu angelegte Gruppe wird im Bereich "Kriterienkatalog zusammenstellen"

angezeigt.

Hinweis

Bereits vorhandene Kriterien können Sie per "Drag & Drop" (Kriterium anklicken, festhalten, ziehen und ablegen) in eine Grupe verschieben.

Kriterium löschen

1.Klicken Sie im Bereich "Kriterienkatalog zusammenstellen" auf das Kriterium (bzw. die Gruppe), die Sie löschen möchten.

2.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Kriterium löschen".

Das Kriterium ist gelöscht.

Achtung

Wenn Sie eine Gruppe löschen, werden alle darin enthaltenen Kriterien ebenfalls gelöscht.

1.2.6. Schritt 6: Bewerber hinzufügen

Auf der Seite "Freihändige Vergabe - Bewerber" fügen Sie Bewerber manuell zum Vergabeverfahren hinzu.

Abhängig von den Voreinstellungen im Arbeitsschritt "Verfahren" wurden bereits klassifizierte Bewer- ber automatisch in den Arbeitsschritt geladen, denen Sie noch weitere Bewerber manuell hinzufügen können.

Der Arbeitsschritt wird Ihnen nicht angezeigt, wenn Sie im Arbeitsschritt "Verfahren" die Option "Offener Teilnehmerkreis" gewählt haben oder unter "Bieterauswahl" die Option "Bieter trotzdem auch händisch erfassen" markiert ist.

Die möglichen Bewerber werden in einer Tabelle gelistet. Sie können die Tabelle über den Filter ober- halb der Liste durchsuchen oder die Anzeige verändern. Die Daten zu den Bewerbern müssen in der Administration hinterlegt sein.

Achtung

Wenn Sie nachträglich im Arbeitsschritt "Verfahren die Klassifizierung ändern" bzw. die Option "Bieter automatisch hinzufügen" markieren , werden alle bereits hinzugefügten Bieter gelöscht, bevor neue automatisch hinzugefügt werden.

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Abbildung 1.16. Bewerberkreis über den Freihändigen Vergabe-Assistenten hinzufügen

Um Bewerber auszuwählen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Klicken Sie auf den Arbeitsschritt "Bewerberkreis".

2._Markieren Sie alle gewünschten Bewerber.

3.Wählen Sie einen Kontaktnamen aus der Auswahlliste aus.

4.Klicken Sie auf den Menüpunkt "Speichern".

1.2.7. Schritt 7: Auswahl der Bekanntmachungsorgane

Auf der Seite "Freihändiger Vergabeassistent - Auswahl Bekanntmachungsorgane" werden die in eVer- gabe hinterlegten Veröffentlichungsorgane in einer Tabelle gelistet. Sie können die Tabelle über den Filter durchsuchen oder die Anzeige verändern.

Hinweis

Der Arbeitsschritt wird Ihnen nicht angezeigt, wenn Sie im Arbeitsschritt Verfahren die Option

"Beschränkter Teilnehmerkreis" gewählt haben.

Abbildung 1.17. Veröffentlichungsorgane über den Freihändigen Vergabe-Assistenten hinzufügen Um Bekanntmachungsorgane auszuwählen, gehen Sie wie folgt vor:

(28)

1.Klicken Sie auf den Arbeitsschritt "Publikation".

2._Markieren Sie alle gewünschten Veröffentlichungsorgane.

3.Wählen Sie einen Ansprechpartner aus der Auswahlliste aus.

4.Wählen Sie in der Auswahlliste "Vorlage" das passende Dokument aus, welches an das Bekannt- machungsorgan versendet werden soll.

5.Klicken Sie auf den Menüpunkt "Speichern".

Vorlagen-Dokumente enthalten Platzhalter, die bei der Versendung an die Bekanntmachungsorgane vom System befüllt werden. Vorlagen für die Bekanntmachung werden in der Administration hinterlegt und gepflegt.

Hinweis

Sie können die ausgewählte Vorlage auch selbst bearbeiten, in dem Sie links neben dem Namen des Bekanntmachungsorgans klicken. Die Schaltfläche erscheint nach dem Speichern Ihrer Auswahl.

Dazu müssen Sie den Arbeitsschritt verlassen und wieder aufrufen.

1.2.8. Letzter Schritt: Fertigstellen des Vergabeverfahrens

Wenn Sie alle Eingaben innerhalb des Freihändige Vergabe-Assistenten beendet haben, müssen Sie den Freihändigen Vergabe-Assistenten fertigstellen (abschließen).

An dieser Stelle ist Ihr Projekt nicht abgeschlossen, lediglich der Freihändige Vergabe- Assistent fertiggestellt. Sie befinden sich nach dem Beenden des Assistenten im eVergabe-Workflow und bearbeiten Ihr Projekt auf dem gewohnten Weg weiter.

Achtung

Nach Fertigstellen des Freihändigen Vergabe-Assistenten können Sie nicht mehr zum Assistenten zurückkehren. Die weitere Bearbeitung Ihres Projekts erfolgt über die reguläre Projektübersicht (Exper- tenmodus).

Hinweis

Das Abschließen des Freihändigen Vergabe-Assistenten erfolgt immer im letzten Arbeitsschritt.

Abhängig von den Einstellungen im Arbeitsschritt "Verfahren" können dies bei unterschiedlichen Ver- gabeverfahren unterschiedliche Arbeitsschritte sein.

1.Gehen Sie auf den letzten Arbeitsschritt des Assistenten.

2.Klicken Sie auf den Menüpunkt oder rechts unten auf die Schaltfläche "Fertigstellen".