1. Über den Freihändige Vergabe-Assistenten
1.2. Anlegen einer Freihändigen Vergabe / den Freihändigen Vergabe- Assistenten star-
1.2.3. Schritt 3: Leistungsverzeichnis erstellen
Auf der Seite "Freihändige Vergabe - LV erstellen" werden die ausgeschriebenen Produkte und Lei-stungen spezifiziert, z.B. Bau- oder BürodienstleiLei-stungen, Facility Management, Software-Entwicklun-gen, Wartung und Service oder DV-AusstattunSoftware-Entwicklun-gen, Möbel, Werkzeuge, Maschinen, Ersatzteile u.a. Die Produktspezifikation bildet den Teil des Angebotsformulars ab, in dem Bieterfirmen ihre Preisangaben eintragen.
Sie können alle im folgenden beschriebenen Möglichkeiten der Erstellung eines Leistungsverzeichnis-ses kombinieren. Lediglich der GAEB-Import bildet hier eine Ausnahme - über eine GAEB-Datei impor-tierte Leistungsverzeichnisse können in eVergabe nicht bearbeitet werden.
Achtung
Das Leistungsverzeichnis muss eindeutig, vollständig und abschließend sein, sodass der Bieter sein Angebot, ohne das Risiko eines Mehraufwands, abgeben kann.
Abbildung 1.7. Leistungsverzeichnis über den Freihändigen Vergabeassistenten erstellen
Die Seite "Freihändige Vergabe - Leistungsverzeichnis" ist in folgende Bereiche unterteilt:
Bereich Beschreibung
(1) Erstellen des Leistungsverzeichnisses In diesem Bereich werden die erstellten bzw. impor-tierten Produkte und Dienstleistungen in einer Baum-struktur angezeigt.
(2) Produkte und Leistungen importieren In diesem Bereich werden die Schaltflächen für den Import der Daten aus verschiedenen Formaten sowie aus den Vorlagen angezeigt.
(3) Neue Artikelposition erstellen In diesem Bereich werden die Schaltflächen für die manuelle Erstellung von Produkten und Leistungen angezeigt.
(4) Verwalten vorhandener LV-Positionen In diesem Bereich werden die Schaltflächen zum Bearbeiten des bereits erstellten Leistungsverzeich-nisses angezeigt.
1.2.3.1. Produkte und Leistungen importieren
Die Schaltflächen zum Importieren von Leistungspositionen finden Sie im Bereich "Produkte und Lei-stungen importieren" des Arbeitsschritts "LV erstellen" (des Freihändigen Vergabe-Assistenten).
Zum Importieren von Leistungsverzeichnissen stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:
Import einer GAEB-Datei
Als Formate werden sowohl D81 als auch D83 unterstützt.
Hinweis
• Ein Leistungsverzeichnis, das über eine GAEB-Datei importiert wurde, kann in eVergabe nicht bearbeitet werden.
• Weiterführende Informationen zum Thema GAEB in eVergabe finden Sie unter "Leistungsumfang GAEB".
1.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Import aus GAEB-Datei".
2.Auf der Seite "Datei importieren" klicken Sie auf die Schaltfläche "Durchsuchen", um eine GAEB-Datei auszuwählen.
3.Klicken Sie auf der Seite "Datei zum Hochladen auswählen" auf die gewünschte Datei und dann auf die Schaltfläche "Öffnen".
Der Name der GAEB-Datei wird im Feld vor Durchsuchen angezeigt.
4.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hochladen", um die Daten zu importieren.
Das Leistungsverzeichnis wird im Bereich "Erstellen des Leistungsverzeichnisses" angezeigt.
Importieren einer Excel-Datei
1.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Importieren aus Excel-Datei".
2.Auf der Seite "Datei importieren" klicken Sie auf die Schaltfläche "Durchsuchen", um eine Excel-Datei auszuwählen.
3.Klicken Sie auf der Seite "Datei zum Hochladen auswählen" auf die gewünschte
Datei und dann auf die Schaltfläche "Öffnen".
Der Name der Excel-Datei wird im Feld vor Durchsuchen angezeigt.
4.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hochladen", um die Daten zu importieren.
Das Leistungsverzeichnis wird im Bereich "Erstellen des Leistungsverzeichnisses" angezeigt.
Hinweis
Weiterführende Informationen zum Umgang mit Excel-Leistungsverzeichnissen finden Sie im Leitfa-den "Leistungsverzeichnis - Excel".
Importieren aus einem OCI-Katalog
Als Katalog kann z.B. der Online-Shop eines Anbieters genutzt werden. Die Katalogschnittstelle muss dazu von Ihrem Administrator konfiguriert werden.
Hinweis
Das Login zum OCI-Katalog erfolgt automatisch.
OCI ist eine offene und standardisierte Katalogdatenschnittstelle zum Austausch von Katalogdatensät-zen zwischen elektronischen Beschaffungssystemen und beliebigen anderen Katalogen. Der Anwen-der greift dabei über das Internet direkt auf aktuelle Katalogdaten eines Lieferanten zu. OCI wurde von der Firma SAP AG definiert.
1.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Importieren aus Katalog (OCI)".
2.Auf der Seite "LV aus OCI-Katalog importieren" klicken Sie auf den Namen des Lieferanten, aus dessen Katalog Sie einen Artikel auswählen möchten.
eVergabe leitet Sie automatisch in den Online-Katalog des Anbieters weiter.
3.Wählen Sie die Artikel aus und wechseln Sie zurück zu eVergabe.
Die ausgewählten Artikel werden im Bereich "Erstellen des Leistungsverzeichnisses" angezeigt.
Hinweis
Die Artikelauswahl erfolgt im Katalog des Anbieters. Eine entsprechende Hilfe zu diesem Katalog erhalten Sie vom Lieferanten.
Abbildung 1.8. LV aus OCI-Katalog importieren
Importieren aus Vorlagen
Über die Seite "Produkte/Leistungen definieren - Vorlagen" können Sie Produkte bzw. Leistungen aus den Vorlagen auswählen und übernehmen.
Voraussetzung ist, dass in den Vorlagen Artikelpositionen zur Verfügung stehen. Sie können einzelne Positionen sowie auch ganze Produktgruppen aus den Vorlagen übernehmen:
1.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Importieren aus Vorlagen".
2.Klicken Sie links in der Baumstruktur auf die gewünschte Produktgruppe.
3.Markieren Sie rechts die gewünschten Positionen.
4.Klicken Sie auf den Menüpunkt "Vorlage übernehmen".
Die ausgewählten Artikel werden im Bereich "Erstellen des Leistungsverzeichnisses" angezeigt.
1.2.3.2. Artikelpositionen manuell erstellen
Die Schaltflächen zum manuellen Erstellen von Leistungspositionen finden Sie im Bereich "Neue Arti-kelposition erstellen" des Arbeitsschritts "LV erstellen" (des Freihändigen Vergabe-Assistenten).
Neue Ordner anlegen
Sie haben folgende Möglichkeiten:
Mit Hilfe von Ordnern können Sie umfangreichere Leistungsbeschreibungen strukturieren.
1.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neuen Ordner anlegen".
2.Tragen Sie den Namen des Ordners auf der Seite "Neue LV-Gruppe anlegen" in das Feld "Bezeichnung" ein.
3.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern".
Die neu angelegte Produktgruppe (der Ordner) wird im Bereich "Erstellen des Leistungsverzeichnisses"
angezeigt.
Hinweis
Bereits vorhandene Positionen können Sie per "Drag & Drop" (Position anklicken, festhalten, ziehen und ablegen) in einen Ordner verschieben.
Neue Position anlegen
Positionen können Leistungen oder Produkte sein. Ihre Erstellung erfolgt über ein Eingabeformular.
Jede Position wird über den Kurztext und den Langtext inhaltlich beschrieben. Menge und Einheit bestimmen, wie viel jeweils ausgeschrieben wird.
1.Klicken Sie ggfs. im Bereich "Erstellen des Leistungsverzeichnisses" auf den Ordner, in den Sie die neue Position einfügen möchten.
2.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neue Position anlegen".
3.Tragen Sie alle erforderlichen Informationen in die Felder auf der Seite "Neue LV- Position anle-gen" ein.
4.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern".
Die neu angelegte Position wird im Bereich "Erstellen des Leistungsverzeichnisses"
in dem Ordner angezeigt, auf den Sie in Schritt 1 geklickt haben.
Neue Textposition anlegen
Textpositionen enthalten zusätzliche Informationen zu den Leistungspositionen.
1.Klicken Sie ggfs. im Bereich "Erstellen des Leistungsverzeichnisses" auf den Ordner, in den Sie die neue Position einfügen möchten.
2.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neue Textposition anlegen".
3.Tragen Sie alle erforderlichen Informationen in die Felder auf der Seite "Neue Textposition anle-gen" ein.
4.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern".
Die neu angelegte Position wird im Bereich "Erstellen des Leistungsverzeichnisses"
in dem Ordner angezeigt, auf den Sie in Schritt 1 geklickt haben.
Abbildung 1.9. Eine neue Textposition anlegen
1.2.3.3. Vorhandene LV-Positionen verwalten
Sie können alle Positionen des Leistungsverzeichnisses (mit Ausnahme eines GAEB-Imports) ändern oder wieder aus dem Leistungsverzeichnis entfernen.
Die Schaltflächen zum Bearbeitung von Leistungspositionen finden Sie im Bereich "Neue Artikelposition erstellen" des Arbeitsschritts "LV erstellen" (des Freihändigen Vergabe- Assistenten).
LV-Position bearbeiten
1.Klicken Sie im Bereich "Erstellen des Leistungsverzeichnisses" auf die Position (bzw. den Ordner), die Sie bearbeiten möchten.
2.Klicken Sie auf die Schaltfläche "LV-Position bearbeiten".
3.Ändern Sie die Informationen im Bearbeitungsfenster.
4.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern".
Die Daten der Position sind geändert.
LV-Position löschen
1.Klicken Sie im Bereich "Erstellen des Leistungsverzeichnisses" auf die Position (bzw. den Ordner), die Sie löschen möchten.
2.Klicken Sie auf die Schaltfläche "LV-Position löschen".
3.Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit "Ja".
Die Position ist gelöscht.
Achtung
Wenn Sie einen Ordner löschen, werden alle darin enthaltenen Positionen ebenfalls gelöscht.