1. Über den Freihändige Vergabe-Assistenten
1.2. Anlegen einer Freihändigen Vergabe / den Freihändigen Vergabe- Assistenten star-
1.2.4. Schritt 4: Formulare verwalten
Auf der Seite "Freihändige Vergabe - Formulare" fügen Sie Formulare und Anlagen manuell zu den Vergabeunterlagen hinzu. Abhängig von Ihren Einstellungen im Arbeitsschritt "Verfahren", wurden klas-sifizierte Formulare bereits automatisch in den Arbeitsschritt "Formulare" geladen. Der Arbeitsschritt wird Ihnen nur angezeigt, wenn Sie (weitere) Formulare manuell hinzufügen möchten.
Zu den Formularen können Vertragsunterlagen wie z.B. die Aufforderung zur Angebotsabgabe, Bewer-bungsbedingungen, Vertragsbedingungen oder Eigenerklärungen gehören.
Achtung
Ändern Sie nachträglich im Arbeitsschritt "Verfahren" die Klassifizierung bzw. setzen Sie die Checkbox
"Formulare automatisch hinzufügen" neu, werden alle bereits hinzugefügten Formulare entfernt, bevor neue automatisch hinzugefügt werden.
Abbildung 1.10. Formulare über den Freihändigen Vergabeassistenten hinzufügen
Die Seite "Freihändige Vergabe - Formulare" ist in folgende Bereiche unterteilt:
Bereich Beschreibung
(1) Formulare verwalten In diesem Bereich werden die bereits importierten For-mulare in einer Baumstruktur angezeigt.
(2) Formulare importieren In diesem Bereich werden die Schaltflächen für den Import von Formularen angezeigt.
(3) Formulare gruppieren/löschen In diesem Bereich werden die Schaltflächen ange-zeigt, mit denen Sie bereits angelegte Formulare ändern bzw. entfernen können.
(4) Sonstige Anlagen In diesem Bereich können Sie sonstige Anlagen (z.B.
Bilder, Beschreibungen) verwalten.
1.2.4.1. Formulare importieren
Die Schaltflächen zum Importieren von Formularen finden Sie im Bereich "Formulare importieren" des Arbeitsschritts "Formulare" (des Freihändigen Vergabe-Assistenten).
Zum Importieren von Formularen stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:
PDF-Formular importieren
Über diese Schaltfläche können Sie neue PDF-Formulare von Ihrer Festplatte in das Projekt importieren.
1.Klicken Sie auf die Schaltfläche "PDF-Formular importieren".
2.Auf der Seite "Pdf-Formular importieren" tragen Sie die Bezeichnung des Formulars ein.
3.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Durchsuchen", um eine Datei auszuwählen.
4.Klicken Sie auf der Seite "Datei zum Hochladen auswählen" auf die gewünschte Datei und dann auf die Schaltfläche "Öffnen".
Der Name der Datei wird im Feld vor der "Durchsuchen-Schaltfläche" angezeigt.
5.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hochladen", um die Daten zu importieren.
Das Formular wird im Bereich "Formulare verwalten" angezeigt.
Importieren aus Vorlagen
Über die Seite "Vertragsbedingungen/Formulare definieren - Vorlagen" können Sie Formulare aus den Vorlagen auswählen und übernehmen.
Voraussetzung ist, dass in den Vorlagen Formulare zur Verfügung stehen. Sie können einzelne Posi-tionen sowie auch ganze Gruppen aus den Vorlagen übernehmen:
1.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Importieren aus Vorlagen".
2.Klicken Sie links in der Baumstruktur auf die gewünschte PDF-Formular importieren.
3.Markieren Sie rechts das gewünschte Formular.
4.Klicken Sie auf den Menüpunkt "Vorlage übernehmen".
Die ausgewählten Formulare werden im Bereich "Formulare verwalten" angezeigt.
1.2.4.2. Formulare gruppieren/löschen/einsehen
Die von Ihnen importierten Formulare können gruppiert oder wieder entfernt werden.
Die Schaltflächen zum Bearbeitung von Formularen finden Sie im Bereich "Formulare gruppen / löschen" des Arbeitsschritts "Formulare" (des Freihändigen Vergabe- Assistenten).
Neue Gruppe anlegen
Mit Hilfe von Gruppen können Sie umfangreichere Formularsammlungen strukturieren.
1.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neue Gruppe anlegen".
2.Tragen Sie den Namen der Gruppe auf der Seite "Neue Gruppe erstellen" in das Feld "Gruppe" ein.
3.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern".
Die neu angelegte Gruppe wird im Bereich "Formulare verwalten" angezeigt.
Hinweis
Bereits vorhandene Formulare können Sie per "Drag & Drop" (Dokument anklicken, festhalten, ziehen und ablegen) in eine Gruppe verschieben.
Formulare bearbeiten/einsehen
1.Klicken Sie im Bereich "Formulare verwalten" auf das Formular, das Sie bearbeiten möchten.
2.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Formular bearbeiten". Das Formular wird in einem eigenen Fen-ster angezeigt und kann eingesehen werden.
3.Tragen Sie ggfs. die Informationen in den bearbeitbaren Feldern des Formulars im Bearbeitungs-fenster ein.
4.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Dokument Speichern".
Das Formular ist geändert.
Formular löschen
1.Klicken Sie im Bereich "Formulare verwalten" auf das Formular (bzw. die Gruppe), die Sie löschen möchten.
2.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Formulare löschen".
3.Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit "Ja".
Das Formular ist gelöscht.
Achtung
Wenn Sie eine Gruppe löschen, werden alle darin enthaltenen Formulare ebenfalls gelöscht.
1.2.4.3. Sonstige Anlagen
Neben Formularen können Sie auch andere Anlagen hinterlegen.
Die entsprechende Schaltfläche finden Sie im Bereich "Sonstige Anlagen" des Arbeitsschritts "Formu-lare" (des Freihändigen Vergabe-Assistenten).
Über diese Schaltfläche können Sie sich auch bereits hinterlegte Anlagen auflisten lassen bzw. die Anlagen wieder löschen.
Hinweis
Die Anlagen sind für Sie in der Formular-Übersicht nicht sichtbar. Sie stehen Ihnen aber im Experten-modus Ihres Vergabeverfahrens im Arbeitsschritt "Anlagen" des Prozessschritts "Vergabeunterlagen"
zur Verfügung.
Neue Anlagen hinzufügen
1.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Anlagen verwalten".
2.Auf der Seite "Sonstige Anlagen" klicken Sie auf die Schaltfläche "Durchsuchen", um eine Datei auszuwählen.
3.Klicken Sie auf der Seite "Datei zum Hochladen auswählen" auf die gewünschte Datei und dann auf die Schaltfläche "Öffnen".
Der Name der Datei wird im Feld vor der "Durchsuchen-Schaltfläche" angezeigt, eine neue Zeile wird angezeigt.
4.Wenn Sie alle Dateien ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Hochladen", um die Daten zu importieren.
Die Anlagen werden in der Tabelle unter den Schaltflächen angezeigt.
Abbildung 1.11. Sonstige Anlagen über den Freihändigen Vergabeassistenten verwalten
Anlagen einsehen
1.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Anlagen verwalten".
2.Klicken Sie auf das angezeigte Symbol der Anlage (z.B. , ).
Die Anlage wird in einem eigenen Fenster angezeigt bzw. je nach Browser-Einstellung herunter-geladen.
Dieses Fenster können Sie wie jedes Browser-Fenster wieder schließen.
Abbildung 1.12. Eine hinzugefügte Anlage einsehen
Anlagen löschen
1.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Anlagen verwalten".
2.Klicken Sie auf "Löschen".
Achtung
Die Anlage wird ohne Sicherheitsabfrage gelöscht.
Anzeigename der Anlage ändern
Für jede hochgeladene Anlage können Sie den Anzeigenamen ändern, wenn nicht der Dateiname ver-wendet werden soll.
1.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Anlagen verwalten".
2.Klicken Sie auf vor der Anlage.
3. Ändern Sie den Anzeigenamen.
4. Speichern Sie Ihre Änderungen, indem Sie auf den grauen Haken klicken bzw. mit verwerfen Sie die Änderungen.
Abbildung 1.13. Anzeigenamen der Anlage anpassen