Shaping Europe together

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Shaping Europe together

LEITFADEN FÜR BEWERBER/INNEN (Fassung vom 29.4.2021)

1. EINLEITUNG

2. HINWEISE ZU DEN PRÜFUNGEN 2.1. Allgemeine Hinweise

2.2. Test Ihrer Internetverbindung

2.3. Die Prüfungen im Assessment-Center 3. TEILNAHMEBEDINGUNGEN

4. ANLEITUNG FÜR SKYPE FOR BUSINESS 4.1. Technische Anforderungen

4.2. Skype for Business auf dem PC/Laptop 4.3. Skype for Business auf dem Smartphone

1. EINLEITUNG

Die Assessment-Center-Prüfungen finden online über Skype for Business statt. Sie müssen die folgenden Skype-Einladungen annehmen, die Sie per E-Mail erhalten werden:

1. eine Einladung zu einem obligatorischen Test Ihrer Internetverbindung mit einem EPSO-Mitarbeiter/einer EPSO-Mitarbeiterin (etwa zwei Wochen vor dem

eigentlichen Prüfungstermin);

2. eine Einladung zu jeder einzelnen Prüfung im Assessment Center mit dem Prüfungsausschuss (etwa eine Woche vor dem Prüfungstermin). Die in diesen Einladungen angegebenen Prüfungstermine können auf einen oder zwei Tage gelegt sein.

Wenn Sie keine Einladung erhalten, überprüfen Sie bitte die Junk- bzw. Spam-Ordner Ihres E- Mail-Programms. Überprüfen Sie diese Ordner regelmäßig und ändern Sie Ihre E-Mail- Adresse während des gesamten Auswahlverfahrens nicht.

Installieren Sie das Plug-in für die Skype for Business Web App auf Ihrem PC/Laptop und die Skype for Business App auf Ihrem Smartphone (weitere Einzelheiten siehe Anleitung für Skype for Business unten). Wir empfehlen Ihnen nachdrücklich, die Installationen durchzuführen, sobald Sie die Einladungsschreiben für das Assessment-Center über Ihr EPSO- Konto erhalten haben. Bitte lesen Sie die folgenden Hinweise zu den Prüfungen, die Teilnahmebedingungen und die Anleitung für Skype for Business sorgfältig durch.

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Fassung vom 22.1.2021

Seite 2 von 13 2.1. Allgemeine Hinweise

2.2. Test Ihrer Internetverbindung

Vor dem Test Ihrer Internetverbindung und den Assessment-Center-Prüfungen sollten Sie die nachstehenden allgemeinen Prüfungshinweise sorgfältig durchlesen:

- Wählen Sie eine ruhige und konzentrationsfördernde Umgebung, das heißt einen Ort, an dem Sie nicht gestört werden und über eine stabile Internetverbindung verfügen.

- Stellen Sie sicher, dass Ihr PC/Laptop und Ihr mobiles Gerät vollständig aufgeladen sind.

- Überprüfen Sie, ob Ihre Webcam und Ihr Mikrofon funktionieren.

- Aktivieren Sie den Nicht-Stören-Modus auf Ihrem mobilen Gerät, um alle

eingehenden Benachrichtigungen und Anrufe zu blockieren (außer während des Tests Ihrer Internetverbindung).

- Nutzen Sie die Zeit vor der Prüfung für einen Toilettengang, da Sie den Raum während der Prüfung nicht verlassen dürfen.

- Stellen Sie gegebenenfalls sicher, dass Ihre Brille, Ihre Kontaktlinsen oder Ihr Hörgerät jederzeit und für die gesamte Dauer der Prüfungen in Reichweite sind.

- Richten Sie Ihren Blick bitte in die Kamera und nicht auf den Bildschirm, um den Augenkontakt mit den Prüfern und Prüferinnen zu halten.

- Versuchen Sie, sich vor der Kamera möglichst natürlich zu verhalten: Setzen Sie Gestik, Mimik und andere nonverbale Kommunikation ein, um Ihrer Botschaft Ausdruck zu verleihen – genau wie bei einer persönlichen Begegnung auch.

Der Test Ihrer Internetverbindung findet etwa zwei Wochen vor Ihrem Assessment-Center- Prüfungstermin statt. Bitte überprüfen Sie regelmäßig, ob Sie die Einladung per E-Mail erhalten haben. Bitte führen Sie die folgenden Schritte aus:

- Nehmen Sie die Skype-Einladung an, sobald Sie sie erhalten. Wenn Sie eine Woche vor Ihrem Prüfungstermin noch keine Einladung erhalten haben, überprüfen Sie bitte Ihren Spam-Ordner und informieren Sie EPSO unverzüglich (folgen Sie dem Link „E- Mail an EPSO“ („Please email EPSO“) in dem Einladungsschreiben, das Sie über Ihr EPSO-Konto erhalten haben).

- Stellen Sie sicher, dass Sie in dem Ihnen zugewiesenen Zeitfenster verfügbar sein werden und melden Sie sich zwischen 5 und 10 Minuten vor dem Termin (Terminangabe bezieht sich auf Brüsseler Ortszeit) über den Skype-Link an. Es wird dringend empfohlen, sich an demselben Ort anzumelden, an dem Sie die

Assessment-Center-Prüfung ablegen werden. Unter Umständen müssen Sie in der Lobby (einer Art virtuellem Warteraum)

2. HINWEISE ZU DEN PRÜFUNGEN

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Seite 3 von 13 2.3 Die Prüfungen im Assessment-Center

warten, bis Sie vom Mitarbeiter/von der Mitarbeiterin des EPSO-Assessment-Centers zu der Sitzung zugelassen werden; in der Regel betreten Sie die Sitzung jedoch sofort.

- Während des Tests Ihrer Verbindung müssen Sie ein Headset oder Kopfhörer mit Mikrofon verwenden

- Falls es Verbindungsprobleme gibt, wird der EPSO-Mitarbeiter/die EPSO- Mitarbeiterin Sie telefonisch kontaktieren, um Ihnen zu helfen, das Problem zu finden. Vergewissern Sie sich, dass die in Ihrem EPSO-Konto angegebene Telefonnummer stimmt. Wenn die Verbindungsprobleme während dieses Telefongesprächs nicht behoben werden können, bekommen Sie zusätzliche Zeit, um eine Lösung zu finden. In diesem Fall wird der EPSO-Mitarbeiter/die EPSO- Mitarbeiterin Ihnen in den folgenden Tagen eine weitere Skype-Einladung schicken, um die Internetverbindung erneut zu testen.

Die folgenden technischen Probleme sind die häufigste Ursache für Verbindungsprobleme:

o die Netzverbindung

o der Browser (verwenden Sie testweise andere Browser) o eine Firewall (stellen Sie für die Dauer des Tests die minimalen

Sicherheitseinstellungen ein)

o ein Antiviren-Programm (stellen Sie auch hier für die Dauer des Tests die minimalen Sicherheitseinstellungen ein).

- Der EPSO-Mitarbeiter/die EPSO-Mitarbeiterin prüft Ihre Identität (halten Sie Ihren gültigen Personalausweis oder Reisepass bereit) und macht ein Bild von Ihnen.

Dieses wird vom Prüfungsausschuss am Tag der Assessment-Center-Prüfung benötigt, um Sie zu identifizieren.

- Während des Tests Ihrer Internetverbindung wird der EPSO-Mitarbeiter/die EPSO- Mitarbeiterin Sie auch bitten, sich in der App Skype for Business über eine mobile Internetverbindung (3G/4G) auf Ihrem Smartphone anzumelden (Anleitung siehe unten), um dort ebenfalls die Verbindung zu testen. Die Verbindung über das Smartphone wird nur verwendet, wenn Ihre WLAN-/LAN-Verbindung während der Prüfung verloren geht oder instabil wird.

- Der EPSO-Mitarbeiter/die EPSO-Mitarbeiterin wird Sie bitten, zur Web-App von Skype for Business auf Ihrem PC/Laptop zurückzukehren.

Die Skype-Einladungen zu den Assessment-Center-Prüfungen erhalten Sie eine Woche vor Beginn der Prüfungen. Wir empfehlen Ihnen, Ihr EPSO-Konto regelmäßig zu konsultieren.

Bitte führen Sie die folgenden Schritte aus:

- Nehmen Sie die Skype-Einladung(en) an, sobald Sie sie erhalten. Wenn Sie die Einladung(en) nicht spätestens am Freitag vor Ihrem Termin im Assessment- Center erhalten haben, überprüfen Sie bitte Ihren Spam-Ordner und informieren

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Seite 4 von 13 Sie EPSO unverzüglich (folgen Sie dem Link „E-Mail an EPSO“ („Please email EPSO“) in dem Einladungsschreiben, das Sie über Ihr EPSO-Konto erhalten haben).

- Ändern Sie Ihre E-Mail-Adresse während des gesamten Auswahlverfahrens nicht.

- Während der Prüfung müssen Sie ein Headset oder Kopfhörer mit Mikrofon verwenden.

- Stellen Sie sicher, dass Sie in dem Ihnen zugewiesenen Zeitfenster zur Verfügung stehen und melden Sie sich 10 Minuten vor dem Termin (Terminangabe bezieht sich auf Brüsseler Ortszeit) über den Skype-Link an. Es wird dringend empfohlen, sich an demselben Ort anzumelden, an dem Sie Ihre

Internetverbindung getestet haben. Unter Umständen müssen Sie in der Lobby warten, bis Sie vom Prüfungsausschuss zu der Sitzung zugelassen werden; in der Regel betreten Sie die Sitzung jedoch sofort.

- Halten Sie sich bereit, zu einer mobilen Internetverbindung (3G/4G) auf Ihrem Smartphone zu wechseln, um die Skype for Business App weiter nutzen zu können, wenn Ihre WLAN-/LAN-Verbindung während des Tests verloren geht oder instabil wird (siehe Anleitung unten).

- Falls Sie Verbindungsprobleme haben, versuchen Sie bitte, mithilfe der Skype for Business App auf Ihrem Smartphone über eine mobile Internetverbindung (3G/4G) an der Sitzung teilzunehmen (siehe Anleitung unten).

- Jegliche technischen Verbindungsprobleme, die Ihre Teilnahme an der Prüfung bzw. den Prüfungen behindern, müssen hinreichend begründet und EPSO zur Kenntnis gebracht werden, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. In begründeten Fällen wird/werden die Prüfung(en) verschoben.

- Die Mitglieder des Prüfungsausschusses prüfen Ihre Identität anhand des während des Tests Ihrer Internetverbindung aufgenommenen Bildes. Bei Unstimmigkeiten fordern die Mitglieder des Prüfungsausschusses Sie auf, Ihren gültigen Personalausweis oder Reisepass vorzulegen.

- Die Mitglieder des Prüfungsausschusses werden anschließend eine Einführung zu der Prüfung geben.

- Die Prüfung beginnt.

- Hören Sie den Anweisungen aufmerksam zu und vergewissern Sie sich, dass Sie die Fragen genau verstanden haben, bevor Sie eine Antwort geben.

- Jegliche technischen Verbindungsprobleme während der Prüfung müssen hinreichend begründet und EPSO zur Kenntnis gebracht werden, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. Bei andauernden Verbindungsproblemen wird der Test beendet und in begründeten Fällen auf einen späteren Zeitpunkt verschoben.

- Am Ende der Prüfung verlassen Sie bitte die Sitzung und überprüfen Sie gegebenenfalls, für wann die nächste Prüfung geplant ist.

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Seite 5 von 13 Durch Ihre Teilnahme an der Assessment-Center-Phase des Auswahlverfahrens stimmen Sie folgenden Teilnahmebedingungen zu. Jeder Verstoß gegen diese Bedingungen kann dazu führen, dass der Prüfungsausschuss Ihre Teilnahme an diesem Auswahlverfahren beendet:

- Sie erklären sich bereit, an dem obligatorischen Test Ihrer Internetverbindung und den Assessment-Center-Prüfungen an dem Datum und zu der Uhrzeit (Brüsseler Ortszeit) teilzunehmen, die Ihnen mitgeteilt werden.

- Ihnen ist bewusst, dass es unterschiedliche Zeitzonen gibt und dass Sie dafür verantwortlich sind, an dem Ihnen mitgeteilten Datum zu der angegebenen Uhrzeit (Brüsseler Ortszeit, also MEZ oder MESZ, je nach Jahreszeit) online zu sein.

- Die in der E-Mail-Einladung angegebene Dauer der Prüfung ist eine ungefähre Angabe. Sie kann länger oder kürzer ausfallen, falls Verbindungsprobleme auftreten.

Allein der Prüfungsausschuss bestimmt über die Gesprächsdauer, um die Gleichbehandlung aller Bewerber/-innen zu gewährleisten.

- Der Bewerber/die Bewerberin muss sicherstellen, dass Siri, Alexa oder ähnliche internetfähige Sprachassistenten oder Geräte während der Prüfung ausgeschaltet/deaktiviert sind.

- Dem Bewerber/der Bewerberin ist es nicht gestattet,

o während der Prüfungen externe Hilfe in Anspruch zu nehmen;

o die Prüfung ganz oder teilweise in irgendeiner Weise aufzuzeichnen, zu speichern oder zu teilen;

o aus dem Sichtfeld der Kamera zu verschwinden;

o die PC-/Laptop-/Smartphone-Kamera zu verdecken;

o Gesten auszuführen, die als Gebärdensprache aufgefasst werden könnten;

o auf eine andere Website/ein anderes Online-Dokument zuzugreifen oder zu versuchen, auf diese zuzugreifen.

- Der Bewerber/die Bewerberin ist dafür verantwortlich, dass die technischen Voraussetzungen erfüllt sind, z.B.:

o Für eine stabile Verbindung ist eine Datenübertragungsrate von mindestens 10 MBit/s erforderlich (8 MBit/s werden für Video benötigt). Bei einer niedrigeren Übertragungsrate können Ton oder Bild von schlechter Qualität sein bzw.

aussetzen. Schlimmstenfalls bricht die Verbindung zur Sitzung vollständig ab.

Sie können die Stärke Ihrer Verbindung selbst testen.

Verschiedene Websites bieten entsprechende Dienste an, z. B.:

https://www.speedtest.net

o Für die Teilnahme an der Sitzung müssen Sie die Skype for Business Web App verwenden. Bitte beachten Sie, dass die Skype for Business App Ihres

3. TEILNAHMEBEDINGUNGEN

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Seite 6 von 13 Arbeitgebers in diesem Zusammenhang eventuell nicht funktioniert.

o Je nach E-Mail-Provider verschwindet die Skype-Einladung eventuell aus Ihrem Posteingang, nachdem Sie sie angenommen haben. In Ihrem Kalender oder Ihren Ordnern ist sie aber möglicherweise gespeichert.

Diese Liste ist nicht erschöpfend.

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Seite 7 von 13 4.2 Skype for Business auf dem PC/Laptop

Um Zugang zu den Skype for Business-Sitzungen zu erhalten, stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden technischen Voraussetzungen erfüllen und die Anleitung für die Nutzung von Skype for Business sowohl auf Ihrem PC/Laptop als auch auf Ihrem Smartphone befolgen. Bitte beachten Sie, dass Skype und Skype for Business unterschiedliche Anwendungen sind und es nicht möglich ist, sich bei Skype für Sitzungen auf Skype for Business anzumelden.

Unterstützte Betriebssysteme Unterstützte Internetbrow ser

Windows 10/8.x ^ Edge

 Chrome

 Internet Explorer 11 MacOS Versionen 10.8 bis 10.10  Chrome

WICHTIG für Nutzer/-innen eines Mac mit MacOS Version 10.11 oder höher: Laden Sie den Skype for Business Client für Mac vollständig herunter und führen Sie die Installation durch.

Danach klicken Sie auf den Link „Join Skype Meeting“ in der Einladung zu der Online-Sitzung.

Bemerkungen:

- Der Internetbrowser von Mozilla Firefox ist nicht mit der Skype for Business Web App kompatibel.

- Chromebooks sind nicht mit der Skype for Business Web App kompatibel.

I. Öffnen Sie die Einladung zu der Sitzung in Ihrem E-Mail-Programm oder Ihrem Kalender und klicken Sie auf Try Skype Web App.

4. ANLEITUNG FÜR SKYPE FOR BUSINESS

4.1 Technische Voraussetzungen

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Seite 8 von 13 II. Sie können Ihre Spracheinstellungen in der oberen rechten Ecke ändern.

III. Klicken Sie auf der Anmeldeseite der Skype for Business Web App auf Download und installieren Sie das Skype for Business Web App Plug-in, das für Ihren Browser benötigt wird (siehe unterstützte Browser unter Punkt 4.1 Technische Anforderungen). Sie müssen das Plug-in nur vor Ihrer ersten Teilnahme an einer Online-Sitzung auf dem von Ihnen gewählten Gerät installieren.

IV. Der Download des Plug-ins startet. Installieren das das Plug-in, nachdem es vollständig heruntergeladen wurde. Klicken Sie auf „Save“ und anschließend auf

„Execute“.

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Seite 9 von 13 V. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Join the meeting“.

VI. Sie werden gebeten, einen Namen für die Sitzung einzugeben, der aus Ihrem Nachnamen und Ihrer Bewerbungsnummer (siehe EPSO-Konto) besteht (Beispiel: Smith - 1234567).

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von1 3 Seite 9

VII. Bei der erstmaligen Teilnahme an einer Skype for Business-Sitzung erscheint ein Pop- up-Fenster, das Sie nach Zustimmung fragt. Bitte wählen Sie „Always allow the plug- in for this domain“ aus, bevor Sie auf die Schaltfläche „Allow“ klicken.

VIII. Sie müssen dann unter Umständen in der virtuellen Lobby warten, bis der Prüfungsausschuss Sie zur Sitzung zulässt. In der Regel betreten Sie die Sitzung jedoch sofort.

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Seite10 von 13 4.3 Skype for Business auf dem Smartphone

IX. Sobald Sie in der Sitzung sind, müssen Sie Ihr Mikrofon und Ihre Kamera anschalten, indem Sie auf das Mikrofon- bzw. das Kamera-Symbol klicken.

X. Es erscheint ein kleines Fenster, in dem Sie aufgefordert werden, Ihre Kamera zu starten. Bitte klicken Sie auf die Schaltfläche „Start my video“:

Bitte installieren Sie Skype for Business wie folgt auf Ihrem Smartphone:

I. Laden Sie Skype for Business im App Store herunter, wenn Sie ein iPhone haben, oder im Google Play Store , wenn Sie ein Android-Gerät haben. Die Einrichtung eines Kontos ist nicht erforderlich, da Sie als Gast teilnehmen werden.

II. Um mit Ihrem Smartphone an der Sitzung teilzunehmen, klicken Sie zunächst auf den Link „Join Skype Meeting“ in der E-Mail-Einladung. Sie werden auf folgende Seite weitergeleitet und aufgefordert, die Skype for Business App zu öffnen. Klicken Sie auf

„OK“:

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Seite11 von 13 III. Klicken Sie dann auf „Join as Guest“. Geben Sie Ihren Nachnamen und Ihre

Bewerbungsnummer (siehe EPSO-Konto) ein (Beispiel: Smith - 1234567) und klicken Sie auf den blauen Pfeil.

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Seite12 von 13 IV. Ihre Verbindung wird aufgebaut. Sie müssen dann unter Umständen in der

virtuellen Lobby warten, bis die Mitglieder des Prüfungsausschusses Sie zur Sitzung zulassen.

In der Regel betreten Sie die Sitzung jedoch sofort.

V. Sobald Sie in der Sitzung sind, schalten Sie bitte Ihr Mikrofon und Ihre Kamera an, indem Sie auf das Mikrofon- bzw. das Kamera-Symbol klicken:

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Seite13 von 13 VI. Bemerkungen

- iPhones: Nach der Installation der Skype for Business App, gehen Sie auf

„Einstellungen“ > „Datenschutz“. Scrollen Sie zu „Mikrofon“ bzw. „Kamera“ und stellen Sie beide für Skype an (Zugriff erlauben).

- Bei einigen Samsung-Geräten kann es vorkommen, dass der integrierte Browser das Öffnen der Skype for Business App verhindert. Wenn Sie auf den Link in der Einladung klicken, werden Sie zur einer Webseite weitergeleitet, auf der zwar „connecting“

erscheint, jedoch nichts geschieht.

Um dieses Problem zu vermeiden, laden Sie den Browser Chrome herunter und legen ihn wie folgt als Standardbrowser fest.

1. Öffnen Sie die Einstellungen auf Ihrem Android-Gerät . 2. Rufen Sie Apps & Benachrichtigungen auf.

3. Wählen Sie Erweitert (Advanced) am Ende der Liste, 4. und dann Standard-Apps.

5. Wählen Sie Browser App Chrome .

So öffnet sich der Link aus der Einladung direkt über Chrome. Bei der ersten Verbindung zeigt Chrome unter Umständen eine Meldung zu unerwünschter Werbung an.

Klicken Sie auf „Details“ und wählen „always allow redirection“ aus.

Wir wünschen Ihnen eine erfolgreiche Teilnahme am virtuellen Assessment Center!