Arbeitsgemeinschaft der Kreishandwerkerschaften Mitteldeutschland e.v. Gleich geht s los

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Gleich

geht‘s los…

Arbeitsgemeinschaft der Kreishandwerkerschaften

Mitteldeutschland e.V.

&

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Herzlich Willkommen!

Papierarmes Büro und automatisierte Erfassung der Rechnungen am Beispiel von ZUGFeRD

Arbeitsgemeinschaft der Kreishandwerkerschaften

Mitteldeutschland e.V.

&

IN-Software

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IN-Software GmbH •Elektronische Rechnungen – die digitale Verarbeitung von Rechnungen www.in-software.com

3 Ingo Schöne

Geschäftsführer der Arbeitsgemeinschaft der Kreishandwerkerschaften

Mitteldeutschland e.V.

Ihr Ansprechpartner

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4 Stephan Pförtsch

Abteilung Marketing & Kommunikation bei der IN-Software GmbH

Verantwortlich für Verbandspartner in der Region Ost

Planung und Durchführung der Veranstaltung mit Handwerkskammern, Kreishandwerkerschaften und Innungen

Ihr Ansprechpartner

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5 Matthias Gilg / IN-Software GmbH Abteilungsleiter Support / Außendienst

Seit 2003 bei IN-Software

Abteilungsleitung Support Außendienst, Referent für Anwendertreffen

Ihr Referent

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7 Einleitung / Vorstellung IN-Software

Definitionen und Anforderungen an Rechnungen Praxisbeispiel: digitale Verarbeitung von

Rechnungen im ZUGFeRD-Format

Sind Sie bereit für elektronische Rechnungen?

Ablauf der Veranstaltung

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8 IN-Software GmbH

150 Mitarbeiter Alles aus einer Hand!

Support

Gegründet 1986 mit Stammsitz in Karlsbad bei Karlsruhe

Inhabergeführtes mittelständisches Softwareunternehmen

Deutschlandweiter Vertrieb und

Support remote und vor Ort

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9 Teilweise erhalte ich Rechnungen per Mail.

Wie gehe ich damit um?

Ich habe noch keine Software für die Rechnungserstellung.

Wie funktioniert das in der Praxis?

Meistens drucken wir die elektronisch empfangene Rechnung aus, um sie verarbeiten/prüfen zu können.

Geht das auch anders?

Erkennen Sie sich wieder?

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1. Umfrage

Erhalten Sie Rechnungen (bspw. vom

Großhändler) per E-Mail?

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Rechnungen digitalisieren

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12 Was kostet eine Rechnung?

Empf ange n Zuor dnen Erfass en Prüfe n Be stell ab gl ei ch Re kla mation bear beiten Zahlung Arch iv ieru ng

Papier

elektronisch, automatisiert

1,10 € 3,00 € 4,00 € 2,50 € 4,80 € 2,20 € 17,60 € 0 0 1,20 € 1,20 € 2,00 € 0,80 € 6,40 €*

Voll- kosten

Einsparung pro Rechnung 11,20 € = 67 %

*Berücksichtigt sind 0,30 Euro Transaktionskosten für E-Invoicing Dienstleister

Quelle: IHK Südlicher Oberrhein, 5.11.2015, Elektronische Rechnungsabwicklung – So sparen Sie Geld!

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13 Definitionen Rechnung und E-Rechnung

Rechnung: (UStG §14)

„Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“

E-Rechnung: (UStG §14)

„Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.“

E-Rechnung: (EU Richtlinie 2014/55 Art. 2)

„Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.“

Übermittlungswege

• Weberfassung

• Upload (Dateiupload)

• Per E-Mail (Bilddatei, Textdatei, PDF)

• DE-MAIL

• E-POSTBRIEF

• Computerfax/Faxserver

• Webdownload

• EDI (Datenaustausch)

• XML-Dateien

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14 Was ist eine E-Rechnung?

• Ist dann eine Rechnung im Word-Format oder ein Foto von einer ausgedruckten Rechnung, die als E-Mail verschickt wird, schon eine E-Rechnung?

• Technisch gesehen ja, doch so einfach ist es nicht.

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15 Unstrukturiertes elektronisches Datenformat

Unter einem unstrukturierten Datenformat versteht man:

Papierbasierte Rechnungen, die eingescannt wurden und somit vergleichbar mit Bildern sind

Rechnungen, die auf herkömmliche Weise elektronisch erstellt und verschickt wurden

Reine PDF (digitales Abbild der Papierrechnung) Text einer E-Mail

Diese sind für das EDV-System zunächst inhaltlich nicht verwertbar.

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16 Strukturiert elektronisches Format: XRechnung

Unter einem strukturiert elektronischen Format versteht man

eine Datei die automatisiert maschinell auslesbar ist und deren Daten an ein fest vorgegebenes Format gebunden sind.

Dies ist im Falle der XRechnung eine XML-Datei*.

* XML = Extensible Markup Language (Erweiterbare Auszeichnungssprache)

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17 XRechnung in Deutschland

Pflicht für Rechnungssteller an öffentliche Behörden des Bundes

Alle Lieferanten werden gegenüber öffentlichen Auftraggebern des Bundes ab 27.11.2020

verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch zu stellen - außer bei Direktaufträgen mit einem

voraussichtlichen Nettoauftragswert von maximal 1.000 Euro.

Das Gesetz zur Umsetzung der EU-Richtlinie betrifft

bisher ausschließlich Stellen des Bundes.

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18 Einreichung von XRechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes

1. Verfassungsorgane, Bundesministerien und Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung

Nutzung der Zentrale Rechnungseingangsplattform:

https://xrechnung.bund.de

2. Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung

Nutzung der OZG-konforme Rechnungseingangsplattform OZG-RE:

https://xrechnung-bdr.de (wird auch von kooperierenden Ländern mitgenutzt)

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19 Leitweg-ID (1)

Die Leitweg-ID dient zur eindeutigen Identifikation des Rechnungsempfängers.

Verpflichtende Inhaltsangabe in der in der E-

Rechnungsverordnung des Bundes sowie in vielen

Landesverordnungen zur elektronischen Rechnungsstellung

Bei Verwendung einer Rechnungsplattform:

Automatisierte Weiterleitung an den entsprechenden

Auftraggeber sowie innerhalb einer Einrichtung an die richtige

rechnungsbearbeitende Stelle

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20 Leitweg-ID (2)

Benötige ich als Rechnungssteller eine eigene Leitweg-ID?

Rechnungssteller benötigen KEINE Leitweg-ID

Diese dient einzig zur Adressierung von öffentlichen Rechnungsempfängern

Wie erfahre ich die Leitweg-ID eines Rechnungsempfängers?

Die Leitweg-ID wird an den Rechnungssteller vorab

übermittelt (z. B. bei der Vergabe oder der Bestellung)

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21 Hybrides Datenformat

Unter einem hybriden Datenformat versteht man

eine Rechnung im ZUGFeRD-Format*, welche sich aus dem Belegbild (PDF) und einer Datei mit den Rechnungsdaten zusammensetzt.

Die Rechnungsdaten sind im PDF als XML-Datei eingebettet.

* ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein deutscher

Standard für elektronische Rechnungen des Forums elektronische Rechnung Deutschland.

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22 Authentizität

„Echtheit der Herkunft“

eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers

Integrität

„Unversehrtheit des Inhalts“

keine Veränderung der Daten

Lesbarkeit

„Lesbarkeit der Rechnung“

während der Aufbewahrungsfrist verfügbar und jederzeit innerhalb

angemessener Frist lesbar

Anforderungen an E-Rechnungen

• Für jede Rechnung gilt

gewährleistet durch

Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad

Alternativ: QES (Qualifizierte Elektronische Signatur) oder EDI

Original Fälschung

*EDI = Electronic Data Interchange – elektronischer Datenaustausch von Geschäftsdokumenten

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23 Weitere Anforderungen an E- Rechnung nach §14 UStG

• Pflichtangaben analog zu Rechnungen in Papierform

• Zustimmung des Rechnungsempfängers zur E- Rechnung (stillschweigende Billigung)

• Revisionssichere Archivierung der elektronischen

Rechnungen (10 Jahre Aufbewahrungsfrist)

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24 Herausforderung E-Rechnung

Der Datenformat-Dschungel

Datenformate

unstrukturiert

PDF TIF JPG

strukturiert

XML EDI

Hybrid

ZUGFeRD PDF + XML

XML

Rechnung Rechnung

XML

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25

Digitale Verarbeitung

von Rechnungen im ZUGFeRD-Format

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26 Unsere Software

Branchenneutrale ERP-Software für die Digitalisierung im Handwerk

Software zur Steuerung der Unternehmensressourcen Kapital, Mitarbeiter & Betriebsmittel

Modularer Aufbau für die individuell optimale Nutzung

Mandantenfähig

Unsere Kunden

Über 13.000 Lizenzen mit mehr

als 40.000 Anwendern!

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27 Funktionsübersicht

Stammdatenverwaltung

Auftragsbearbeitung

Kommunikation

Offene Posten/

Zahlungsverkehr

Nachkalkulation

Vieles, vieles, mehr!

RECHNUNG

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28 Vom Angebot bis zur Dokumentenablage

Angebotserstellung

(Schriftstück anlegen, Import von Artikeln und Preisen über Schnittstelle, Versand per E-Mail)

Auftragsbestätigung

(Schriftstück weiterverarbeiten, Versand per E-Mail)

Rechnungsstellung und Versand

(Schriftstück weiterverarbeiten, Erstellung Rechnung im ZUGFeRD-Format, Rechnungsversand per E-Mail)

Eingangsrechnung im ZUGFeRD Format

(Rechnungseingang per Mail)

Automatisierte Erfassung der Eingangsrechnung

(Erfassung und Verbuchung der Lieferantenrechnung, Zahlungsverkehr, Belegübergabe nach DATEV (mit Belegbild))

Dokumentation

(Informationsdarstellung in der ERP-Zentrale, Ablage in Dokumentenablage)

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29 Praxisbeispiel

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30 Angebotserstellung

(Schriftstück anlegen, Import von Artikeln und Preisen über Schnittstelle, Versand per E-Mail)

Auftragsbestätigung

(Schriftstück weiterverarbeiten, Versand per E-Mail)

Rechnungsstellung und Versand

(Schriftstück weiterverarbeiten, Erstellung Rechnung im ZUGFeRD-Format, Rechnungsversand per E-Mail)

Eingangsrechnung im ZUGFeRD Format

(Rechnungseingang per Mail)

Automatisierte Erfassung der Eingangsrechnung

(Erfassung und Verbuchung der Lieferantenrechnung, Zahlungsverkehr, Belegübergabe nach DATEV (mit Belegbild))

Dokumentation

(Informationsdarstellung in der ERP-Zentrale, Ablage in Dokumentenablage)

Vom Angebot bis zur Dokumentenablage

Komplett digitalisiert

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31 Vermeidung von Fehlern

Kein Abtippaufwand → Zeitersparnis Beschleunigung der Arbeitsprozesse Senkung der Kosten

Schont Umwelt & Klima

Die Vorteile im Überblick

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32 Ausblick nächste Veranstaltung

8. Seminar: Mobil, flexibel und technisch unabhängig

Dienstag, 25.11.21 – 17:00 Uhr Beginn

• Was ist Cloud (Computing)

• Welche Lösungen gibt es?

• Was ist zu beachten?

• Wo liegen die Chancen und Herausforderungen?

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Sind Sie bereit für

elektronische Rechnungen?

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Reutäckerstraße 15 76307 Karlsbad +49 (0) 7248 4500-100 +49 (0) 7248 4500-101 info@in-software.com www.in-software.com

Vielen Dank für

Ihre Aufmerksamkeit!

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Reutäckerstraße 15 76307 Karlsbad +49 (0) 7248 4500-100 +49 (0) 7248 4500-101 info@in-software.com www.in-software.com

Wir freuen uns auf das nächste Seminar!

03433 - 802010

KHSBNA@AOL.com Ingo Schöne

mg@in-software.com Matthias Gilg

0171 - 4824646

ps@in-software.com

Stephan Pförtsch