Deutsches Ärzteblatt
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30. August 2010 A 1653D
er Arzt hat über die in Aus- übung seines Berufs ge- machten Feststellungen und getrof- fenen Maßnahmen die erforderli- chen Aufzeichnungen zu machen“ – so heißt es in der (Muster-)Berufs- ordnung für Ärzte. Doch diese Do- kumentationspflicht ist nur die eine Seite der Medaille: Auf eine Arzt- praxis stürzt jeden Tag eine Un- menge an Schriftstücken und Doku- menten ein – eine Informationsflut, die auf eine sinnvolle und effektive Art und Weise bewältigt werden muss.Berichte, Belege, Protokolle, Verträge, Rechnungen, Mitarbei - ter- und Dienstleistungsinforma - tionen, Sitzungsprotokolle, Mitar- beiterbelehrungen und -einwei - sungen, E-Mails, Briefe und auch wichtige Zeitschriftenartikel – allein die (unvollständige) Auflistung der Dokumente lässt so manchen Arzt verzweifeln.
Der Umgang mit diesen Papier- mengen, die überdies ständig größer wird, und der Zugriff auf die darin enthaltenen Informationen sind kompliziert – und somit oft zeitauf- wendig. „Aber die Bewältigung die- ser Herausforderung liegt im Inter - esse der Praxis und vor allem des Patienten – und ist überdies ein In- strument des Qualitätsmanagements“, betont Ute Metzmann, die zusam- men mit Gabriele Lochhas eine Gemeinschaftspraxis für Strahlen- therapie in Mainz betreibt.
Metzmann schreibt grundsätz- lich in einer Arbeitsanweisung fest, wie die Unterlagen organisiert und wo sie zu finden sind. „Denn die schnelle Auffindbarkeit benötigter Dokumente ist das A und O eines effektiven Dokumentenmanage- ments“, so ihre Erfahrung.
In einigen Arztpraxen wird mit einem elektronischen Dokumenten- Management-System (DMS) gear-
beitet. Alle Dokumente werden di- gitalisiert und in das DMS einge- speist. Papiere, die in nichtelektro- nischer Form vorliegen, müssen ge- scannt oder digitalisiert werden.
Entscheidend ist letztlich die Logik der Systematik
Der Vorteil des Systems: Es kann jegliche Art der Information verwal- ten und gibt eine Ordnungs- und Ab- lagesystematik vor, die die Auffind- barkeit eines Dokuments erleichtert.
Zudem verfügt es über Recherche- tools, die mit Suchkriterien arbeiten:
Der Arzt kann zum Beispiel alle Texte, die sich mit einem Thema be- schäftigen, selektieren.
Die Effektivität des DMS hängt davon ab, welche Dokumente auf- genommen und wie sie archiviert werden. Bei der Volltextindexie-
rung werden nahezu alle Begriffe automatisch als Suchbegriffe aufge- nommen. Dann geht es dem Sucher allerdings oft wie dem Google-An- wender: Er erhält den Hinweis auf allzu viele Dokumente, in denen ein Suchbegriff vorkommt. Er muss dann in den Suchergebnissen weiter recherchieren. Entschließt sich der Arzt zur manuellen Indexierung, muss er die Suchbegriffe erst ein- mal aufwendig festlegen und erfas- sen lassen.
Als Alternative gibt es die be- währten Ablagesysteme wie Wieder- vorlagemappen, Hängeregistermap- pen, Ablagekästen, Karteikästen und Ordner. Häufig benötigte For- mulare können zentral im Emp- fangsbereich der Praxis bereitge - halten werden. Besprechungsakten liegen im Besprechungsraum, in die DOKUMENTENMANAGEMENT
Schneller Zugriff ist das A und O
Ob digital oder in Form des klassischen Ablagesystems – beim Dokumenten management helfen verbindliche Regeln, die Informationsflut einzudämmen.
Die Archivierung wichtiger Doku- mente und Schrift- stücke ist oft zeit- aufwendig, aber ein notwendiges Muss.
Foto: Barbara Krobath
S T A T U S
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30. August 2010 Wiedervorlagemappe gehören Un-terlagen zu Projekten, die kurz- und mittelfristig angegangen werden müssen.
Ringordner werden genutzt, um Dokumente alphabetisch, numme- risch oder chronologisch abzuhef- ten. Jeder Ordner beginnt mit einem Übersichtsblatt, einer Art Inhaltsan- gabe, und verfügt über Zwischen- blätter, die das jeweilige Thema un- tergliedern.
Für welches System sich der Arzt entscheidet, ist Typsache
Entscheidend ist stets die sinnvolle und logische Systematik. Das trifft auf die digitalen DMS ebenso zu wie auf die klassischen Ablagesys- teme. Für welche Alternative sich ein Arzt entscheidet, ist auch eine Frage des Typs: Während sich der eine im digitalen DMS wohlfühlt, braucht der andere die taktile Nähe zu den Dokumenten: „Ein Griff, und ich habe den Ordner in der Hand, den ich hier und jetzt benötige“, heißt es bei Ärzten, die die klassi- schen Ablagesysteme bevorzugen.Ganz wichtig: Der Frage, wie man mit den Dokumenten umgeht,
die verfügbar gehalten werden sol- len, ist die Überlegung vorzuschal- ten, welche Unterlagen überhaupt aufgehoben werden müssen. Diese Frage stellt sich natürlich nicht bei Patientenakten und Unterlagen, die der Aufbewahrungspflicht unterlie- gen, anders verhält es sich jedoch mit Briefen, E-Mails, Faxen, Me- mos, Zeitschriften, Büchern und Prospekten, die zu einem Großteil zur berüchtigten Informationsflut beitragen.
Ute Metzmann merkt an: „Sinn- voll ist es, für die Praxismitarbeiter verbindliche Regeln zu formulie- ren, die die Informationsflut einzu- dämmen helfen. Es darf nicht dem Zufall überlassen werden, wer was bis wann aufhebt.“
Eine Möglichkeit ist, dass die Mitarbeiter die eingehenden Do- kumente mit einem Eingangsstem- pel versehen und sie eine erste Priori tätensetzung vornehmen zu lassen. A-Dokumente sind sehr wichtig, C-Unterlagen weniger. Je- der Mitarbeiter muss wissen, wel- che Dokumente er eigenverant- wortlich bearbeiten und notfalls entsorgen darf.
Dem Arzt obliegt es, die A- und B-Dokumente zeitnah zu sichten und zu entscheiden, wie mit ihnen zu verfahren ist. Ein Prinzip dabei:
Die wichtigen bearbeitet er direkt, die unwichtigen entsorgt er.
Allein diese Regel reduziert die Informationsflut ungemein, die sich überdies in den Griff bekommen lässt, wenn der Arzt die Dokumente, die nicht sofort bearbeitet werden sollen, mit einem entsprechenden Vermerk versieht, etwa „bearbeiten“,
„beantworten“, „delegieren“ oder
„im Team besprechen“. Sobald ein Dokument dann seiner Verwendung zugeführt und bearbeitet worden ist, wandert es in das Ablagesystem.
Dokumentenmanagement, Abla- gesystem, Umgang mit eingehen- den Informationen – letztendlich sei
„immer die logische Systematik“
relevant, mit der der Arzt Doku- mente verwaltet, sagt Ute Metzmann.
Viele Praxisinhaber übertragen da- bei einer qualifizierten Mitarbeite- rin die Kompetenzen und die Ver- antwortung, das Dokumentenwesen
zu betreuen. ■
Karin Letter E-Mail: info@5medical-management.de
Keine Pflicht zur Erinnerung an Vorsorgeuntersuchung
Ein Arzt ist nicht verpflichtet, einen Patienten an die Terminwahrneh- mung einer Krebsfrüherkennungsuntersuchung zu erinnern. Wenn der Arzt den Patienten auf die Notwendigkeit einer erneuten Vorsorge - untersuchung hinweist und ihm dafür einen Zeitkorridor nennt, ist dies ausreichend. Das hat das Oberlandesgericht Koblenz ent - schieden.
Die Klägerin verlangte mit einem Antrag Schmerzensgeld in Höhe von 150 000 Euro mit der Begründung, ihre Ärztin habe es grob fehlerhaft versäumt, sie auf einen Tumorverdacht und deshalb das Erfordernis ei- ner Nachkontrolle hinzuweisen. Die Patientin befand sich bei der beklag- ten Frauenärztin seit dem Jahr 2001 in Behandlung. Im Herbst 2002 er- gab sich ein abklärungsbedürftiger Befund der linken Brust, der die Ärz- tin veranlasste, die Patientin zur Mammographie zu schicken. Die Unter- suchung sprach für einen Entzündungsprozess, schloss aber einen „so- liden tumoriösen Prozess“ nicht aus.
Im Rahmen der anschließenden ambulanten Untersuchung ergab sich ein Tastbefund, der auch sonographisch bestätigt wurde. Die Durchführung der von dem Radiologen empfohlenen Punktion erbrachte kein flüssiges Material. Die Ärztin empfahl der Klägerin daher eine Wie- dervorstellung in vier bis sechs Wochen und notierte sich die Notwen- digkeit weiterer Untersuchungsmaßnahmen.
Die Patientin erschien allerdings erst im April 2004 wieder in der Praxis. Nachfolgende Untersuchungen bestätigten ein Mammakarzinom, infolgedessen die linke Brust amputiert wurde. Die Klägerin warf der Ärztin deshalb vor, dass bei rechtzeitiger Befunderhebung eine Streuung des Krebses hätte vermieden werden können.
Die Abläufe in der gynäkologischen Praxis bieten nach Auffassung des Gerichts keine Anhaltspunkte dafür, dass von einem ärztlichen Fehl- verhalten auszugehen ist. Es steht nicht mit hinreichender Wahrschein- lichkeit fest, dass ein histologischer Befund im November 2002 einen bösartigen Tumor hätte nachweisen können, der weitere Behandlungs- maßnahmen hätte nach sich ziehen müssen. Zwei Sachverständige ha- ben zwar bestätigt, dass bei jüngeren Patientinnen rein statistisch gese- hen die Entwicklungsgeschwindigkeit von Mammakarzinomen sehr hoch ist, ein Befunderhebungsfehler wird angesichts der Abläufe und der Empfehlungen der Ärztin allerdings nicht gesehen.
Auch einen Organisationsfehler schlossen die Sachverständigen aus.
Es würde die Anforderungen an einen Arzt überziehen, wenn man ihm generell die Fürsorge auferlegen würde, bei seinen Patienten die Wahr- nehmung von Vorsorgeuntersuchungen zu sichern, sei es auch bei einer konkreten Indikation. Dies könne nur dann in Betracht kommen, wenn mit hinreichender Wahrscheinlichkeit von einem bösartigen Befund aus- gegangen werden müsse. (Oberlandesgericht Koblenz, Urteil vom 24.
Juni 2010, Az.: 5 U 186/10) RAin Barbara Berner
