Praxisnahe Lohn- und
Gehaltsabrechnung mit Lex-
ware lohn + gehalt ® pro 2017
Verlag:
BILDNER Verlag GmbH Bahnhofstraße 8 94032 Passau
http://www.bildner-verlag.de info@bildner-verlag.de Tel.: +49 851-6700 Fax: +49 851-6624 ISBN: 978-3-8328-5159-0
Covergestaltung: Christian Dadlhuber
Autor: Günter Lenz, Betriebswirt und Fachbereichsleiter kaufmännische Qualifizierung Kölner Wirtschaftsfachschule - Wifa-Gruppe - GmbH
Drachenfelsstraße 4 - 7, 53604 Bad Honnef - Rhöndorf www.wifa.de
Lektorat: Inge Baumeister Herausgeber: Christian Bildner
© 2016 BILDNER Verlag GmbH Passau
Aktualisierte und überarbeitete Auflage, Stand 07/2017
Diese Publikation ist kein offizielles Lizenzprodukt der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG. „Lexware“ ist eine Marke der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG.
Bildnachweis: Cover vorne: © Jeanette Dietl - Fotolia.com Hintergrund: © Eisenhans - Fotolia.com
Die Informationen in diesen Unterlagen werden ohne Rücksicht auf einen eventuellen Patentschutz veröffentlicht. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf Fehler sind Verlag und Herausgeber dankbar.
Fast alle Hard- und Softwarebezeichnungen und Markennamen der jeweiligen Firmen, die in diesem Buch erwähnt werden, können auch ohne besondere Kennzeichnung warenzeichen-, marken- oder patentrechtlichem Schutz unterliegen.
Die Unternehmen, Namen und Daten des verwendeten Übungsbeispiels sind frei erfunden. Ähnlichkei- ten mit bestehenden Firmen sind rein zufällig und keinesfalls beabsichtigt.
Das Werk einschließlich aller Teile ist urheberrechtlich geschützt. Es gelten die Lizenzbestimmungen der
Hinweise zum Buch
Hinweise zum Buch
In dieser Schulungsunterlage lernen Sie als Anwender die praxisorientierte Lohn- und Gehalts- abrechnung mit Lexware lohn + gehalt® pro. Die verschiedenen Situationen aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung werden anhand zahlreicher Übungen mit dem Programm umgesetzt und praxisnah und anschaulich dargestellt, mit dem Ziel, sowohl dem Neuanwender als auch dem Anwender mit Vorkenntnissen, das Programm umfassend näher zu bringen.
Das Buch basiert auf Lexware lohn + gehalt® pro . Bei anderen Lohnprogrammen von Lexware (plus und premium) können einzelne Programmfunktionen von den beschriebenen Bedienele- menten und Bildern abweichen. Da jedoch die grundlegenden Funktionen der einzelnen Pro- grammversionen weitgehend gleich oder ähnlich gestaltet sind, eignet sich dieses Buch auch als Lernhilfe für die Versionen plus und premium.
Das Lehrbuch enthält den aktuellen Rechtsstand 2017. Aus didaktischen Gründen wird in die- sem Buch ein ganzes Geschäftsjahr mit den gängigen Themen der Lohn- und Gehaltsabrech- nung bis hin zum Jahresabschluss und zur Entgeltabrechnung des Folgejahres abgerechnet.
Es beginnt mit der Gründung des Unternehmens im Januar des Vorjahres und schließt mit der Januarabrechnung des aktuellen Geschäftsjahres ab. Damit ein vollständiges Buchungsjahr einschließlich der Januarabrechnung des Folgejahres dargestellt werden kann, muss in diesem Buch als Geschäftsjahr das Vorjahr, also 2016 verwendet werden.
Inhalte
Für die Übungsteile haben wir uns für die fiktive Firma „Matthias Cornwig e.K. Deckenplatten“
entschieden. Für diese Firma wird die Lohnbuchhaltung mit dem Programm Lexware lohn + gehalt® pro durchgeführt. Das Buch führt dabei systematisch durch alle Arbeitsabläufe in der Lohnbuchhaltung und stellt diese anhand verschiedener Beispiele dar. Die Abläufe werden Schritt für Schritt erklärt und anschließend anhand von Übungen trainiert und wiederholt.
Innerhalb des Übungsfalles wird ein komplettes Geschäftsjahr über das Programm abgewi- ckelt. Spezielle Themen, wie z. B. Urlaubsgeld, Direktversicherungen, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall etc., werden im Rahmen der monatlichen Abrechnungen dargestellt und the- menmäßig behandelt. Wiederholungen bei den Abrechnungen sind dabei gewollt und sollen den Lernerfolg steigern. Auch Auswertungen, Listen, Abschlüsse und Meldungen sind Gegen- stand dieses Buches. Der Jahresabschluss zum Ende dieser Schulungsunterlage rundet diese Unterlage ab.
Welche Kenntnisse werden vorausgesetzt?
Es werden kaufmännische und buchhalterische Kenntnisse vorausgesetzt. Theoretische Grund- lagen zur Lohnabrechnung sollten ebenfalls vorhanden sein, da diese im Buch nicht explizit be- handelt werden. Wer nicht in der Lage ist, eine Lohnabrechnung manuell zu erstellen und alle
Hinweise zum Buch
sen. Einen entsprechenden Lehrgang manuelle Lohn- und Gehaltsabrechnung bietet z. B. der Verlag Schäfer Pöschel an.
Schreibweise
Alle Programmbeschriftungen, wie z. B. Befehle, Schaltflächen und die Bezeichnung von Dia- logfenstern sind zur besseren Unterscheidung grau und kursiv gesetzt. Beispiel: Datei Be- enden.
Von Ihnen einzugebende Angaben sind grau und in anderer Schrift hervorgehoben. Beispiel:
Geben Sie das Datum 01.01.2017 ein Verwendete Symbole
Wichtige Sachverhalte, die Sie unbedingt beachten sollten, sind mit diesem Sym- bol gekennzeichnet.
Auf weitergehende Informationen weist Sie dieses Symbol hin.
Fragen zu einem Thema und praktische Übungsteile sind mit diesem Symbol gekennzeichnet.
Musterlösungen
Soweit Übungsaufgaben bzw. deren Lösungen auch ausgedruckte Listen und Auswertungen umfassen, können Sie die Musterlösungen im pdf-Dateiformat kostenlos herunterladen. Zu fin- den auf unserer Homepage unter www.bildner-verlag.de/00119.
Lösungsbuch
Die Lösungen zu den Übungsaufgaben sind im PDF-Dateiformat verfügbar und können eben- falls unter www.bildner-verlag.de/00119 kostenlos heruntergeladen werden.
Inhalt
Inhalt
Vorbereitungen ... 11
Vorbereitende Überlegungen ... 12
Datenbankaktualisierung ... 13
1 Grundbedienung ... 21
1.1 Programmpaket starten und beenden ... 22
Programmpaket Lexware financial office® professional 2017 starten ...22
Programm beenden ...23
1.2 Das Hauptnavigationsmenü ... 24
1.3 Programmaufbau Zentrale ... 25
Die Menüleiste ...26
Die Symbolleiste Zentrale ...26
Das Programm Center ...26
1.4 Hilfe im Programmpaket Lexware financial office® professional ... 28
Übersicht Produkthilfe ...28
Das Register Inhalt ...29
Das Register Index ...30
Das Register Suchen ...31
Das Register Favoriten ...32
Die Schaltfläche Hilfe in Dialogfenstern ...33
Onlinehilfen ...34
2 Anlegen einer eigenen Firma ... 37
2.1 Firma anlegen ... 38
Allgemeine Firmendaten ...38
Finanzamt Umsatzsteuer ...39
Finanzamt Lohnsteuer...41
Kontenrahmen und Wirtschaftsjahr festlegen...43
Gewinnermittlungsart ...45
DATEV-Unterstützung ...47
Buchhalter-Einstellungen ...48
Einstellungen Lohn und Gehalt ...49
Meldeverfahren ...52
Betriebsdaten ...52
Arbeitszeit ...54
Sonstiges ...55
Inhalt
2.3 Optionen für das Verhalten des Programms festlegen ... 62
Programmstart...62
Datensicherung ...63
Benutzerverwaltung...63
3 Grundbedienung Lexware lohn + gehalt ® ... 67
3.1 Wechseln zwischen Zentrale und dem Programm lohn + gehalt ® pro .... 68
3.2 Die Startseite von lohn + gehalt ® pro ... 70
Aufbau der Startseite ...70
Die Startseite anpassen ...71
4 Firmenstammdaten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung ... 73
4.1 Eigene Bankdaten erfassen ... 74
4.2 Automatisch hinterlegte Stammdaten für die Lohnbuchhaltung ... 77
Feiertage ...77
Berufsgenossenschaftstarife einsehen ...78
Berufsgenossenschaft aktuelle Firma ...79
Gesetzliche Rechengrößen der Bundesländer ...82
4.3 Krankenkassen verwalten ... 85
Krankenkassen neu anlegen ...85
Krankenkassenangaben aktuelle Firma ...93
Krankenkassen ausdrucken...97
4.4 Kostenstellen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung anlegen ... 99
4.5 Lohnarten prüfen und anpassen ... 101
Verwaltung der Lohnarten ...101
Lohnarten drucken ...104
4.6 FIBU-Konten kontrollieren ... 105
4.7 Firmendaten ausdrucken ... 107
Grundeinstellungen Übergabe an die Finanzbuchhaltung ...108
4.8 Datensicherung und Datenrücksicherung ... 109
Datensicherung ...109
Datenrücksicherung ...113
Gesamtsicherung oder Firmensicherung? ...115
Exkurs: Betriebsstätten ...116
4.9 Wiederholungsübungen ... 117
5 Mitarbeiterstamm daten ... 123
Inhalt
5.2 Personenrelevante Stammdaten eingeben ... 128
5.3 Der Personalmanager ... 138
Mitarbeitergruppen ...138
Personalstammdaten bearbeiten ...141
Personalstammdaten bzw. Mitarbeiter löschen ...143
Gruppenzugehörigkeit ändern ...147
Weitere Optionen des Personalmanagers ...149
5.4 Mitarbeiterstammdaten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung erfassen 151 SV-Status ...153
SV-Meldeangaben ...155
Tätigkeit ...158
Kassen ...160
Steuerdaten ...163
Arbeitszeiten ...167
Berufsgenossenschaft...168
Vortragswerte ...170
Weitere Angaben ...171
5.5 Entlohnungsdaten der Mitarbeiter erfassen ... 182
5.6 Vermögenswirksame Leistungen hinterlegen ... 185
5.7 Mitarbeiterstammdaten drucken ... 188
5.8 Wiederholungsübung: Mitarbeiter neu anlegen ... 191
6 Lohn- und Gehaltsabrechnungen Januar und Februar ... 197
6.1 Grundlagen ... 198
6.2 Das Fenster Lohndaten ... 198
Lohndatenfenster öffnen ...199
Lohnartenklassen und Lohnarten ...200
Aktionsleiste verwenden ...206
Die Jahresübersicht ...207
6.3 Variable Lohnarten für den Abrechnungsmonat erfassen ... 208
6.4 Vorschau auf eine Lohn- und Gehaltsabrechnung durchführen ... 212
Journal-Ansicht...213
Lohndaten anzeigen ...214
Vorschau und Ausdruck der Gehaltsabrechnung eines Mitarbeiters ...216
Lohn- und Gehaltsabrechnung für mehrere Mitarbeiter ...218
6.5 Beitragsnachweise für die voraussichtlichen Bezüge erstellen ... 220
Voraussichtliche Beiträge ermitteln ...221
Beitragsnachweise erstellen ...225
Inhalt
6.6 Lohn- und Gehaltsabrechnung und Auswertungen drucken ... 228
Berichte Firma ...229
Berichte Mitarbeiter ...231
6.7 Monatswechsel durchführen ... 235
6.8 Lohn- und Gehaltsabrechnung Februar ... 239
7 Lohn- und Gehaltsabrechnung Monat März ... 241
7.1 Lohnarten Überstundenzuschläge ... 242
7.2 Überstundenzuschläge für Zeitlohnempfänger erfassen ... 245
7.3 Überstundenberechnung bei Gehaltsempfängern ... 249
7.4 Das Lohnjournal ... 253
7.5 Auswertung der Lohnsteueranmeldung ... 256
8 Lohn- und Gehaltsabrechnung Monat April ... 259
8.1 Die Korrekturabrechnung ... 260
Korrektur von Abrechnungsdaten ...260
Korrektur von Stammdaten ...263
8.2 Erfassen von abrechnungsrelevanten Abwesenheiten ... 267
Abwesenheitszeiten allgemein ...267
Erfassen der Urlaubstage von Gehaltsempfängern ...268
Urlaub von Zeitlohnempfängern erfassen ...272
8.3 Automatischer Zahlungsverkehr ... 277
9 Lohn- und Gehaltsabrechnung Monat Mai ... 283
9.1 Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, Gehaltsempfänger ... 284
Krankheitszeiten erfassen ...284
Erstattung der Lohnfortzahlung U1/U2 für Gehaltsempfänger ...288
9.2 Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, Zeitlohnempfänger ... 292
Arbeitsunfähigkeitszeiten im Kalender erfassen ...293
Erstattung der Lohnfortzahlung U1/U2 für Zeitlohnempfänger ...294
9.3 Lohndaten für mehrere Mitarbeiter erfassen ... 295
9.4 Buchungsbelege an Lexware buchhalter® pro übergeben ... 302
Grundeinstellungen in Lexware lohn + gehalt® pro ...302
Einstellungen in Lexware buchhalter® pro ...303
Buchungsbelege überprüfen ...304
Exkurs: Buchungen im Programm Lexware buchhalter® pro einsehen ...307
Inhalt
10 Lohn- und Gehaltsabrechnung Monat Juni ... 309
10.1 Monatliche Sollstunden aus den Stammdaten übernehmen ... 310
10.2 Private Nutzung von Firmenwagen ... 317
Geldwerten Vorteil und Pauschale Versteuerung berechnen ...317
Firmenwagen erfassen ...318
10.3 Urlaubsgeld abrechnen ... 321
11 Lohn- und Gehaltsabrechnung Monat Juli und August ... 325
11.1 Austritt eines Mitarbeiters... 326
Austritt erfassen ...326
Berichte bei Beendigung der Beschäftigung ...328
11.2 Bescheinigungswesen ... 332
11.3 Eintritt eines neuen Mitarbeiters ... 336
Geringfügige Beschäftigung ...336
Die Krankenkasse Knappschaft Bahn-See ...336
Stammdaten eines geringfügig beschäftigten Mitarbeiters erfassen ...340
11.4 Fahrgeldzuschüsse abrechnen ... 346
11.5 Wiederholung: Lohn- und Gehaltsabrechnung Monat August ... 349
12 Lohn- und Gehaltsabrechnung Monat September ... 351
12.1 Krankheit mit Krankengeld abrechnen ... 352
Grundlagen Krankengeld ...352
Krankheitstage erfassen ...352
Gehaltskürzung ...357
12.2 Neue Lohnart anlegen ... 358
Anlegen einer Lohnart in der Klasse laufendes Arbeitsentgelt ...358
Mitarbeiter mit der neuen Lohnart abrechnen ...364
12.3 Direktversicherung ... 365
Definition Direktversicherung/Gruppenversicherung ...365
Beiträge zur Direktversicherung erfassen ...366
13 Lohn- und Gehalts abrechnung Monat Oktober ... 375
13.1 Pensionsfonds ... 376
Grundlagen Pensionsfonds ...376
Pensionsfonds erfassen ...376
13.2 Pensionskasse ... 382
Inhalt
14 Lohn- und Gehaltsabrechnung Monat November ... 385
14.1 Weihnachtsgeld ... 386
14.2 Pfändung... 388
Monatsabrechnung erfassen ...388
Pfändungsbetrag ermitteln ...390
Pfändungsbetrag hinterlegen ...393
14.3 Altverträge betriebliche Altersvorsorge, Direktversicherungen ... 395
14.4 Mutterschaftsfristen ... 402
Gesetzliche Regelung Mutterschutzfrist ...402
Daten für den Mutterschutz erfassen ...403
Berechnung Zuschuss zum Mutterschaftsgeld ...405
15 Lohn- und Gehalts abrechnung Dezember ... 407
15.1 Bewegungsdaten Dezember erfassen ... 408
15.2 Lohnsteuerjahresausgleich Arbeitgeber ... 409
15.3 Urlaubsanspruch Jahresende ... 411
15.4 Auswertungen Jahreswechsel ... 413
Prüfung der Lohnkonten ...414
Berufsgenossenschaftsliste ...418
16 Lohn- und Gehaltsabrechnung Januar des Folgejahres ... 421
16.1 Arbeiten zu Beginn des neuen Geschäftsjahres ... 422
16.2 Wechsel des Geschäftsjahres ... 427
16.3 Lohnsteuerbescheinigungen ... 429
16.4 Urlaubstage überprüfen ... 431
16.5 Jahresentgeltmeldungen ... 433
17 Sonstiges ... 437
17.1 Das vereinfachte Schätzverfahren ... 438
17.2 Die Berichtszentrale ... 439
Index ... 441
Vorbereitungen
In diesem Kapitel erfahren Sie, ...
welche Vorüberlegungen zum Anlegen einer Firma nötig sind,
was bei der Aktualisierung einer bestehenden Lexware-Version zu beachten ist.
Vorbereitungen
Vorbereitende Überlegungen
Bevor wir uns dem Übungsfall und dem Programmpaket Lexware financial office®
professional bzw. dem Programm Lexware lohn + gehalt ® pro widmen, sind einige Vorüberlegungen und wichtige Vorarbeiten zu erledigen.
Ausgangssituation
In einem Meeting des mitwirkenden Steuerberaters, Herrn Michael Palme, wurden Eckpunkte für die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung für die Firma Cornwig e.K. De- ckenplatten Meckenheim festgelegt. Diese Vorüberlegungen sind sowohl für den Übungsfall als auch allgemein gültig.
Vorüberlegung Übungsfirma
Existieren für die Firma Tarifverträge oder
Betriebsvereinbarungen? Für die Firma Matthias Cornwig e.K. existiert eine Betriebsvereinbarung, ein „kollektiver Arbeitsvertrag“ zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat. In ihr sind betriebliche Rege- lungen wie z. B. Arbeitszeiten, Gleitzeit, Fahrtkostenzuschüsse etc. geregelt.
Woher kommen die Daten für die Mitarbei-
ter? Alle Arbeitsverträge und die Stammdaten für
die einzelnen Mitarbeiter wurden Ihnen von der Geschäftsleitung verantwortlich überge- ben.
Gibt es besondere Regelungen, die für die Firma relevant sind, z. B. Altersteilzeit, ge- ringfügig Beschäftigte, Zeitlohnempfänger?
Ja, in der Firma Cornwig sind geringfügig beschäftigte Mitarbeiter angestellt.
Bezahlte Feiertags-, Urlaubs- und Krank- heitsstunden werden laut Betriebsvereinba- rung bei Zeitlohnempfängern mit Normal- stundenlohn abgerechnet.
Mit welchem Geschäftsjahr wollen Sie
beginnen? Geschäftsjahr 2016:
Beginn 01.01.2016, Ende 31.12.2016.
Mit welchem Kontenrahmen für die Über- gabe der Lohn- und Gehaltsabrechnungen für die Buchhaltung soll gearbeitet werden?
Unter Umständen beim Steuerberater nach- fragen?
In unserem Fall mit dem Standardkontenrah- men SKR04.
Werden die Auswertungen der Lohnbuch- haltung hausintern oder von einem Steuer- berater vorgenommen?
Nein, Auswertungen der Lohnbuchhaltung werden intern durchgeführt.
Datenbankaktualisierung
Vorüberlegung Übungsfirma
Woher kommen die Stammdaten für die
neue Firma? Die Stammdaten der Firma Cornwig e.K.
wurden von der Geschäftsleitung und dem mitwirkenden Steuerberater, Herrn Palme, Bonn zur Verfügung gestellt.
Werden Daten aus Lohn und Gehalt expor-
tiert? Ja, es erfolgt eine Übergabe der Daten an
das Programm Lexware buchhalter® pro 2017.
Wie wird die Datensicherung realisiert? Die Datensicherung wird benutzerseitig durchgeführt und archiviert.
Wichtiges Fazit zum Schluss
Grundsätzlich gilt: Je besser Sie die Geschäftsabläufe im Betrieb kennen, umso leich- ter fällt es Ihnen, die Informationen richtig einzuordnen und richtig abzurechnen. Be- achten Sie die folgenden Punkte:
Machen Sie sich mit der Firma vertraut.
Was macht die Firma genau?
Wie sind die Geschäftsabläufe in der Firma?
Identifizieren Sie sich mit der Firma.
Welche Arbeitszeiten sind üblich?
Welche Zusatzleistungen erhalten die Mitarbeiter?
Datenbankaktualisierung
Bevor mit dem Programmpaket Lexware financial office® professional 2017 gearbeitet werden kann, ein wichtiger Hinweis zur Datenbankaktualisierung:
Die Datenbankaktualisierung wird beim ersten Programmstart nach einem Update von einer Lexware pro Vorgängerversion automatisch gestartet. Sie dient dazu, Ihre beste- henden Datenbankdefinitionen an die neue Version anzupassen und zu aktualisieren.
Wenn dies bei Ihrer Programmversion vorliegt, bearbeiten Sie bitte zunächst die nach- folgenden Schritte zur Datenbankaktualisierung.
Falls die bestehende Version bereits aktualisiert wurde, lesen Sie die Ausführungen informativ. Bei einem erneuten Update z. B. von 2017 auf Lexware financial office®
professional 2018, müssen diese Schritte wiederholt werden und sind daher in jedem Fall von Bedeutung.
Vorbereitungen
2
Liegt bei Ihnen eine Einzelplatzversion vor, so werden Sie automatisch als Super- visor - ohne ein Kennwort einzugeben - angemeldet (siehe Abbildung Anmeldung auf der nächsten Seite). Klicken auf die Schaltfläche OK.3
Der Datenbankaktualisierungsassistent wird gestartet, klicken Sie auf die Schalt- fläche Weiter.4
Im nächsten Schritt müssen die Datenbankdefinitionen auf die neue Version aktu- alisiert werden. Dies ist deshalb notwendig, weil in der ausgelieferten Version eine standardmäßig installierte Musterfirma hinterlegt ist. Klicken Sie auf die Schaltflä- che Starten, um mit der Aktualisierung der Datenbankdefinition zu beginnen.Anmeldung
Der Datenbank- aktualisierungsas- sistent
Datenbankdefiniti- onen aktualisieren
Datenbankaktualisierung
Der Datenbestand wird auf die neue Programmversion aktualisiert. Zusätzlich werden alle Daten gesichert, damit im Falle eines Programmabbruchs während der Aktualisierung keine Daten verloren gehen.
Datensicherung
Der Sicherungsassistent mit Hinweisen zur Sicherung erscheint, siehe Abbildung unten.
Beachten Sie: Datensicherungen sollten möglichst auf einem externen Datenträ- ger vorgenommen werden, damit im Datenverlustfall auf diese Daten zugegriffen werden kann.
5
Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.6
Wählen Sie - wie in der nachfolgenden Abbildung zu sehen - die Sicherungsart Gesamtsicherung aus und klicken Sie anschließend auf Weiter.Sicherungsassistent
Vorbereitungen
7
Im nächsten Schritt werden Angaben zur Datensicherung benötigt: Um Laufwerk und Ordner zur Datensicherung auszuwählen, klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen. Bemerkungen können Sie im Feld Bemerkungen zur Datensiche- rung eintragen.Sicherungsart wählen
Angaben zur Da- tensicherung
Speicherort auswählen
Bemerkungen
Online-Sicherung
Datenbankaktualisierung
übertragen. Die Zugangsdaten sind nur Ihnen bekannt und werden nicht übertra- gen. Der Dienst ist allerdings pro Monat kostenpflichtig.
Über das Kontrollhäkchen Automatische Reparatur abschalten können Sie, im Fall dass die Sicherung der Daten aufgrund einer Fehlermeldung nicht durchge- führt werden konnte, eine Sicherungsdatei erzeugen, die anschließend zu Repa- raturzwecken an den Support von Lexware gesendet werden könnte.
8
Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.Wichtiger Hinweis: Wenn Sie, wie in unserem Beispiel, auf die lokale Festplatte speichern, vergessen Sie nicht, die Datensicherung anschließend auf einen ex- ternen Datenträger zu kopieren oder zu brennen.
9
Sie erhalten nun die unten abgebildete Meldung zur Durchführung der Datensi- cherung. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Weiter.10
Nachdem die Datensicherung durchgeführt wurde, wird das Ergebnis aufgeführt.Über die Schaltfläche Ordner Öffnen kann der Speicherort der Datensicherung angezeigt werden. Klicken Sie abschließend auf Fertig stellen.
Durchführen der Datensicherung
Ergebnis der Da- tensicherung
Vorbereitungen
Datenkonvertierung
Im vorletzten Schritt wird jetzt die Datenkonvertierung auf die neue Version durchge- führt. Während der Aktualisierung werden alte Datenbankdefinitionen durch neue er- setzt. Danach werden diese Definitionen auf Ihre Datenbank angewendet. Dies bedeu- tet, dass zum Beispiel Ihre Daten durch neue Felder ergänzt werden. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Beenden.
Hinweis zur Datenübernahme
Die Datenübernahme bietet Ihnen einen möglichst einfachen und problemlosen Über- gang von Ihrer jetzigen Standard- oder Plusversion auf Lexware professional/premi- um. Allerdings handelt es sich bei der Datenübernahme um einen sehr aufwändigen und zeitintensiven Prozess. Es müssen für jeden einzelnen Mandanten alle Daten aus der alten Datenbank (diese sind in verschiedenen Tabellen gespeichert) gelesen, zwi- schengespeichert und in die neue Datenbank einsortiert werden. Sie werden in einer neuen Tabellenarchitektur gespeichert. Dieser Prozess beansprucht bei größeren Da- tenmengen (z. B. Firmen mit mehreren Buchungsjahren und mehreren Anwendungen) fast 100% der Rechenleistung Ihres Computers.
Rechnerwechsel
Kein Computer hält ewig. Häufig führt eine neue Programmversion dazu, dass der alte Computer den Anforderungen nicht mehr gewachsen ist und ein neuer angeschafft werden muss. Über Rechnerwechsel Datenbestand einspielen (siehe Abbildung rechts), kann auf eine zuvor speziell erstellte Datensicherung zugegriffen werden und ein Wechsel auf einen neuen PC vorgenommen werden.
Datenkonvertie- rung
Datenbankaktualisierung
Mit Musterfirma starten
11
Um fortzufahren, klicken Sie auf den Eintrag Musterfirma verwenden, siehe Abbil- dung auf der nächsten Seite.Sie befinden sich nun in der Zentrale des Programmpakets Lexware, siehe Abbildung unten.
12
Beenden Sie das Programm, indem Sie den Menüpunkt Datei und Beenden an- klicken.Im nächsten Kapitel wird noch genauer auf das Thema der Grundbedienung eingegan- gen und diese übungsweise trainiert.
Musterfirma
Lexware professio- nal - Zentrale
Vorbereitungen
Notizen
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie ...
Sie das Programm starten und beenden,
Sie das Hauptnavigationsmenü bedienen,
das Programm Zentrale aufgebaut ist,
Sie Menüs aufrufen und bedienen,
Sie mit dem Hilfssystem in Lexware umgehen.
1 Grundbedienung
1 Grundbedienung
1.1 Programmpaket starten und beenden
Programmpaket Lexware financial office® professional 2017 starten Sie befinden sich auf der Desktopoberfläche von Windows:
1
Klicken Sie auf die Windows-Startschaltfläche, anschließend auf den Eintrag Lexware und zu- letzt auf Lexware professional oder geben im Cortana Suchfeld die ersten Zeichen des Pro- gramms Lexware z. B. Lex ein und klicken da- nach auf den Eintrag Lexware professional.2
Es wird zunächst das Anmelde- fenster für die Benutzeranmel- dung angezeigt. Je nach Installa- tionsart, Mehrbenutzeroberfläche oder Einzelplatzversion erhalten Sie von der Administration einen Benutzernamen und ein indivi- duelles Kennwort. In der Einzel- platzversion ist kein zusätzlicher Benutzername erforderlich und Sie melden sich als Supervisor ohne Kennwort an.In unserer Übungsfirma arbeiten wir in einer Einzelplatzversion ohne Benutzer- Hinweis für Benutzer Microsoft Windows 7:
Klicken Sie auf die Windows-Startschaltflä- che, anschließend auf Alle Programme Lexware und hier auf den Eintrag Lexware professional.
Tipp: Alternativ können Sie das Programm auch mit einem Doppelklick über das Symbol auf der Desktopoberfläche starten.
Bild 1.1 Anmel- dung
Programmpaket starten und beenden
3
Klicken Sie dann auf den Eintrag Musterfirma verwenden.Die Startseite des Programmpakets Lexware financial office® professional 2017 mit dem Datenbestand der Musterfirma wird angezeigt. Die wichtigsten Funktionen errei- chen Sie von hier aus direkt über die großen Schaltflächen (Bild 1.2).
In der Titelleiste werden die Version, die Firma und der Programmbereich angezeigt.
Hier: Musterfirma Supervisor (=Anmeldename) Zentrale (Programmbereich):
Programm beenden
Das Programm beenden Sie, indem Sie in der rechten oberen Ecke auf das Symbol Schließen klicken oder Sie wählen den Menüpunkt Datei Beenden oder drü- cken Sie die Tastenkombination Alt + F4.
Starten Sie anschließend erneut das Programm Lexware financial office® professional 2017 mit dem Datenbestand der Musterfirma.
Bild 1.2 Startseite
Titel
Bild 1.3 Beenden Schließen
1 Grundbedienung
1.2 Das Hauptnavigationsmenü
Hauptnavigationsmenü anzeigen:
Klicken Sie auf den Menüpunkt Ansicht Hauptnavigation,
oder klappen Sie das Fenster Hauptnavigation auf, indem Sie auf der Startseite von Lexware professional auf die entsprechende Schaltfläche klicken,
oder drücken Sie die Funktionstaste F10.
Als Ergebnis wird das Hauptnavigationsfenster mit den einzelnen Programmbereichen angezeigt. Im mittleren Bereich der Hauptnavigation können Sie nach dem Klick auf ein Programm (in unserem Fall die Programmteile von Lexware financial office® professi- onal) die entsprechenden Module auswählen.
Bild 1.4 Menü Ansicht Bild 1.5 Schaltfläche Hauptnavigation
Bild 1.6 Hauptna-
vigationsfenster Die Hauptnavigation verfügt über eine Mouse- over-Funktion. Wenn Sie die Maus auf die Schalt- fläche Hauptnavigation bewegen, öffnet sich die Hauptnavigation automatisch.
Programmbereiche
Hauptnavigation ausklappen/einklappen
Programmaufbau Zentrale
1.3 Programmaufbau Zentrale
Beim Öffnen des Programms und eines Datenbestands (hier: Musterfirma) wird zu- nächst die Startseite angezeigt. Über den Programmbereich Zentrale können Sie eine neue Firma anlegen, bestehende Firmen bearbeiten und Datensicherungen durchfüh- ren. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Termine und Aufgaben zu hinterlegen.
In Bild 1.7 unten sehen Sie die wichtigsten Elemente:
Menüleiste
Symbolleiste (Zentrale)
Hauptnavigation ein- bzw. ausblenden
Das Info Center informiert Sie automatisch über alle Neuigkeiten zu Ihrem Programm. Haben Sie Lexware buchhalter® pro oder Lexware warenwirtschaft® pro installiert, werden Ihnen zusätzlich die vorhandenen Termine und Aufgaben angezeigt.
Programm Center mit den installierten Programmen
Lexware Scout sorgt dafür, dass alle angelegten Daten schlüssig sind. Plausibilitätsprüfungen im Hintergrund weisen auf Probleme oder unvollständige Daten hin.
Business Cockpit gibt einen Überblick über einige wesentliche Zahlen, die aus Aufträgen resultie- ren.
Bild 1.7 Startseite
1 Grundbedienung
Die Menüleiste
Wie in fast jedem Windows-Programm lassen sich die Menüpunkte sowohl über einen Klick auf das entsprechende Menü, als auch über Tastaturbefehle aufrufen.
Mit der Maus Klicken Sie auf einen Menüpunkt und anschließend auf den entsprechenden Befehl, z. B. Menü Datei Anwendungen Zentrale.
Tastatur, in Verbin- dung mit der Alt-Taste
Dazu benutzen Sie die Alt-Taste in Verbindung mit dem unterstri- chenen Buchstaben.
Drücken Sie zuerst die Alt-Taste und halten Sie die Taste gedrückt, während Sie auf den unterstrichenen Buchstaben drücken.
Zum Beispiel Alt + D für Datei, anschließend A für Anwendungen und dann Z für Zentrale.
Die Symbolleiste Zentrale
Die Symbolleiste Zentrale stellt eine Abkürzung zu Programmfunktionen her, die Sie normalerweise nur über die Menüleiste erreichen. Tipp: Wenn Sie mit der Maus lang- sam auf ein Symbol zeigen, wird eine Beschreibung des Symbols angezeigt.
Das Programm Center
1
Über das Programm Center wechseln Sie schnell zu den installierten Anwendun- gen. Klicken Sie auf Buchhaltung Zur Startseite. Nach Prüfung der Plausibili- tät der Musterfirma wird die Startseite vom Programm Lexware buchhalter® pro (Bild 1.11) angezeigt.Bild 1.8 Menüleiste
Bild 1.9 Symbol- leiste Zentrale
Bild 1.10 Das Pro- gramm Center
Programmaufbau Zentrale
Über den Menüpunkt Fenster Alle schließen werden alle Programmteile, die Sie zurzeit geöffnet haben, automatisch geschlossen und Sie befinden sich wieder in der Zentrale.
2
Klicken Sie auf Fenster Alle schließen.3
Analog können Sie auch über den Befehl Datei Anwendungen zum entspre- chenden Programmteil wechseln. Klicken Sie auf den Befehl Datei Anwendun- gen Warenwirtschaft.Nun wird die Startseite vom Programm Lexware warenwirtschaft® pro angezeigt.
4
Schließen Sie anschließend nochmals das Programm, indem Sie den Menüpunkt Fenster Alle schließen wählen.Bild 1.11 Startseite Buchhalter
Bild 1.12 Alle schließen
1 Grundbedienung
Übung: Programmbedienung Zentrale
Öffnen Sie die Startseite vom Programm Lexware buchhalter® pro. Schließen Sie die Startseite Buchhaltung. Wählen Sie den Menüpunkt Ansicht Hauptnavigation und blenden Sie das Hauptnavigationsmenü aus. Blenden Sie das Hauptnavigationsmenü über den Menüpunkt Ansicht ein. Öffnen Sie über den Menüpunkt Datei die Startseite vom Programm Lexware lohn + gehalt® pro.Hinweis: Sie erhalten ggf. ein Dialogfenster Korrekturabrechnung zur standard- mäßig hinterlegten Musterfirma, die Sie mit Klick auf die Schaltfläche Abbre- chen und anschließend mit der Schalfläche Ja bestätigen.
Schließen Sie die Startseite Lohn + Gehalt.1.4 Hilfe im Programmpaket Lexware financial office®
professional
Das Programmpaket Lexware financial office® professional unterstützt eine Vielzahl von Hilfemöglichkeiten. Diese können von jedem beliebigen Programmpunkt aus akti- viert und in Anspruch genommen werden. Die Hilfe ist unterteilt in folgende Bereiche:
Übersicht Produkthilfe
Schaltfläche Hilfe in Dialogfenstern
Online Hilfe
Übersicht Produkthilfe
Die Programmhilfe öffnen Sie über den Menüpunkt ? Übersicht Produkthilfe… oder durch Drücken der Funktionstaste F1. Im Dialogfenster befinden sich die Registerkar- ten Inhalt, Index, Suchen und Favoriten:
Bild 1.13 Hilfe- fenster
Hilfe im Programmpaket Lexware financial office® professional
Das Register Inhalt Ausgangssituation
Sie möchten sich über Druckmöglichkeiten lexware lohn + gehalt ® informieren.
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Um das entsprechende Hilfethema aufzurufen, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie auf das Plus-Symbol links vom Eintrag Anwendungen. Anstelle des -Sym- bols erscheint das Symbol und unterhalb und etwas eingerückt erhalten Sie Informationen zu den installierten Anwendungen.2
Um die Hilfeeinträge zum Programm Lexware lohn + gehalt® einzusehen, kli- cken Sie erneut auf das Plussymbol neben dem Eintrag Lohn+Gehalt. Sie erhal- ten jetzt alle Hilfeeinträge zum Programm Lexware lohn + gehalt ®.3
Um den Hilfeeintrag zum Druck einzusehen, klicken Sie nochmals auf das Plus- symbol und anschließend auf den Eintrag Übersicht. Als Ergebnis wird der Hil- fetext zum Thema Drucken in der Lohn- und Gehaltsabrechnung im rechten Teil des Fensters angezeigt.Bild 1.14 Anwen- dungen
Anwendungen
Bild 1.15 Hilfethe- ma anzeigen
1 Grundbedienung
Mit einem Klick auf das -Symbol oder Doppelklick auf das geöffnete Buchsymbol schließen Sie das zuvor aufgerufene Hilfethema wieder. Möchten Sie ein anderes Hil- fethema schnell öffnen, können Sie dies auch mit einem Doppelklick auf das Buchsym- bol erledigen.
Das Register Index Ausgangssituation
Sie möchten sich die Möglichketen der Gesamtdatensicherung im Programmpaket Lexware financial office® professional informieren.
Dazu gehen Sie wie folgt vor:
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Klicken Sie auf das Register Index. Sie erhalten nun eine alphabetisch geordnete Liste der Hilfethemen. Diese Liste wird bei der erstmaligen Verwendung vom Pro- gramm automatisch erstellt.2
Geben Sie - wie in Bild 1.6 - den Text Datensicher als Schlüsselwort in die Einga- bezeile ein. Es wird eine Liste mit Hilfeeinträgen zum Thema Datensicherung angezeigt.3
Klicken Sie auf den Eintrag Gesamtsicherung und anschließend auf die Schalt- fläche Anzeigen. Rechts wird nun der Hilfetext zum Thema Gesamtsicherung an- gezeigt (Bild 1.18).Hinweis: Ist der Suchbegriff, z. B. Datensicherung, mehrfach in den Hilfeeinträ- gen zu finden, kann mit Klick auf einen Titel und die Position das Thema gezielt ausgewählt werden (Bild 1.17).
Bild 1.16 Hilfe zur Datensicherung suchen Bild 1.17 Thema mehrfach gefunden
