B/015/0409
Basic Support for Cooperative Work
Universitätsrechenzentrum
Thomas Feuerstack
Beratung und IT-Services
© FernUniversität, September 2004
(Version 4.2)
Dl Niny Medvedevo Gennad~evno i Klusa
Inhaltsverzeichnis
I Grundlagen 5
1 Was ist BSCW? 7
1.1 Wat is eijentlich ’nen Computer? . . . 7
1.2 Computer Supported Cooperative Work (CSCW) . . . . 8
1.3 Von CSCW zu BSCW . . . 8
2 Registrierung und Login 11 2.1 Auszeichnungen, Hervorhebungen, Formulierungen und was sie bedeuten . . . 11
2.2 Login für FernStudierende und MitarbeiterInnen. . . 12
2.3 Login über eine „Einladung“ . . . 13
2.4 Nachträgliche Kopplung eines BSCW-Benutzernamens mit einem Hochschul-Account . . . 16
3 Funktionen im Arbeitsbereich 19 3.1 Aufteilung des Arbeitsbereichs . . . 19
3.2 Objekte, Ordner, dOkumente und sO weiter . . . 20
3.3 Ordnung ist das halbe Leben — Ordner . . . 22
3.4 Arbeiten mit Dokumenten/Objekten . . . 24
3.5 Persönliche Objekte . . . 32
4 Gruppenarbeit mit und über BSCW 35 4.1 Mitglieder einladen . . . 35
4.2 Mitglieder ausladen . . . 36
4.3 Der öffentliche Bereich . . . 36
4.4 Gruppenkalender . . . 38
4.5 Notizen . . . 40
4.6 Diskussionen . . . 40
4.7 Ereignisinformationen . . . 41
4 Inhaltsverzeichnis
5 Verwaltung des Arbeitsbereichs 45
5.1 Anpassen der Benutzungsoberfläche . . . 45 5.2 Einstellen der Zugriffsberechtigungen . . . 46
II Erweiterungen 53
6 Mehr zu Up- und Download 55
6.1 Upload per E-Mail . . . 55 6.2 Der Aktenkoffer . . . 58 6.3 WebDAV – BSCW wird zum Windows-Ordner . . . 59
7 Mehr zur Gruppenarbeit 63
7.1 Die Project Flow Komponente . . . 63
III Anhang 71
I Index 73
I Grundlagen
6
1 Was ist BSCW?
1.1 Wat is eijentlich ’nen Computer?
Haben Sie sich mal Gedanken über die Aufgaben eines Computers ge- macht? Bevor Sie an dieser Stelle in schallendes Gelächter ausbrechen, halten Sie vielleicht für einen Moment inne, und denken Sie nochmal über den Sinn dieser Frage nach: „Was ist überhaupt ein Computer?“
Nun, Computer ist erst mal ein englisches Wort. Um eine Antwort auf die zuletzt gestellte Frage zu finden, werfen wir einen Blick in Langen- scheidts Taschenwörterbuch Englisch, (66. Auflage, 1983), und wir fin- den auf Seite 118:
computer Elektronenrechnerm.
Immerhin eine Antwort, genauer betrachtet sogar zwei. Langenscheidt macht uns in aller Kürze klar, dass ein Computer offenbar männlich ist, darüberhinaus jedoch auch ein Rechner.
Die Tätigkeit des Rechnens mag für eine lange Zeit wirklich die einzige Aufgabe eines Computers gewesen sein; doch bereits 1983 (s.o.), unmit- telbar nach der Einführung des Personal Computers (PC), hatte derselbi- ge bereits andere Aufgaben als ausschließlich Rechnen: er wurde flugs als verbesserte Schreibmaschine benutzt und bis zum heutigen Tag zum Textverarbeiter bzw. elektronischem Schriftsetzer befördert.
Doch auch mit diesen erweiterten (und sicherlich nicht ganz anspruchs- losen) Aufgaben ist unser Multifunktionstalent offenbar noch nicht aus- gelastet. Anders ist es kaum zu erklären, dass unsere Computer seit Be- ginn der 90er Jahre des letzten Jahrhunderts auch zur Kommunikation eingesetzt werden. Dies betrifft zwar momentan weniger die Kommuni- kation mit, dafür in um so stärkerem Maße die Kommunikation mit Hilfe des Computers.
Als erstes Beispiel hierfür mögen die Millionen von E-Mails dienen, die täglich(!) über unsere Netze gehen, darüberhinaus wird eifrig in News- gruppen diskutiert, es wird gechattet was das Zeug hält, und in den letz- ten Monaten entwächst auch die netzgestützte Videokonferenz so lang- sam den Kinderschuhen.
Kurz und gut: Kommunikation ist ohne Computer kaum mehr denkbar, oder können Sie spontan sagen, wann Sie Ihren letzten (Papier-)Brief geschrieben haben?
8 1 Was ist BSCW?
1.2 Computer Supported Cooperative Work (CSCW)
Ein Meilenstein in der gezeigten Entwicklungskurve war sicherlich die Verbreitung des Internets, oder speziell die Verbreitung des darauf basie- renden World Wide Webs, kurz: WWW.
Mit seiner Hilfe war es innerhalb kürzester Zeit auch dem begabten Lai- en möglich, Informationen jeglicher Art (ursprünglich Texte und Bilder, später auch Video und/oder Audio) auf einem zentralen Server bereitzu- stellen bzw. global abrufbar zu halten.
Allerdings war auch das WWW seit seinen Anfängen mit einem ent- scheidenden Nachteil behaftet: der reine Austausch (Exchange) von Da- ten ist trivial, das gemeinsame Verwalten (Sharing) jedoch in gleichem Maße kompliziert.
Es verwundert daher nicht, dass direkt mit dem WWW erste Gedanken aufkamen, wie dieses neue Instrument auch für gemeinsam verwaltete Arbeitsbereiche genutzt werden kann: entsprechende Ansätze wurden unter dem Begriff Computer Supported Cooperative Work, oder kurz CSCW, zusammengetragen.
1.3 Von CSCW zu BSCW
Bereits 1995 entwickelte die GMD (Forschungszentrum Informations- technik GmbH) unter dem Namen BSCW (= Basic Support for Coope- rative Work) einen auf CSCW basierenden Server. Diese Entwicklung wird seit 1998 von der Spin-off FirmaOrbiTeam fortgeführt. Der Kern von BSCW besteht dabei nach wie vor aus den folgenden Punkten:
• Einrichtung und Verwaltung von Arbeitsgruppen.
• Gemeinsame Arbeitsbereiche für die o.a. Arbeitsgruppen, in die alle dort bekannten Benutzer Dokumente jeglicher Art ablegen können, bzw. aus denen jeder Benutzer dort abgelegte Dokumente herunterladen kann.
• Offline-Diskussionsforen für Arbeitsgruppen, ähnlich Newsservern.
• Führen von gemeinsamen oder persönlichen Terminkalendern.
• Einfach zu handhabende Schnittstellen zu externen Online-Tools (beispielsweise CuSeeme-Videoconferencing oder Microsofts Net- meeting).
Das alles klingt natürlich gut, aber nicht unbedingt welterschütternd, da es viele andere Systeme gibt (beispielsweise Groupwise oder Outlook), die die gleichen oder ähnliche Funktionalitäten bieten. BSCW wartet je- doch darüberhinaus mit folgenden Vorteilen auf:
• BSCW kann mit geringem Aufwand in (beinahe) jeden üblichen WWW-Server integriert werden und passt dadurch in jede vorhan- dene Netzwerkarchitektur.
1.3 Von CSCW zu BSCW 9
• Als Frontend wird der am Benutzerarbeitsplatz vorhandene WWW- Browser verwendet – es muss daher kein „Spezial-Client“ instal- liert werden.
• Da BSCW mit den standardisierten WWW-Protokollen arbeitet, ist es unerheblich, welches Betriebssystem der Anwender an sei- nem Arbeitsplatz benutzt.
• Der BSCW-Server ist kostenlos erhältlich!1
1Sie können bei Bedarf Ihren eigenen Server über die Adressehttp://bscw.fit.
fraunhofer.deherunterladen. Nichtkommerzielle Einrichtungen erhalten bei aus- schließlichem Einsatz für Ausbildung und Lehre zum Betrieb eine kostenfreie Lizenz, die jährlich verlängert werden muss.
10 1 Was ist BSCW?
2 Registrierung und Login
Die erste Frage, die sich an dieser Stelle auftut, wird sicherlich sein, wie Sie (ja, genau Sie!) einen Zugang zum BSCW-Server erhalten.
Prinzipiell können sich alle MitarbeiterInnen und Studierende der Fern- Universität auf dem BSCW-Server ohne formalen Aufwand selbst regis- trieren. Darüberhinaus können auch außenstehende Personen von bereits registrierten BSCW-Usern in Arbeitsbereiche des BSCW-Servers einge- laden werden und sich über diese Einladung eine eigene Benutzungsbe- rechtigung verschaffen (beispielsweise bei Seminararbeiten).
Nähere Hinweise zum Vorgang der Registrierung befinden sich in den folgenden Kapiteln.
2.1 Auszeichnungen, Hervorhebungen, Formulierungen und was sie bedeuten
Sofern Sie es bislang noch nicht gemerkt haben – diese Broschüre ist eine technische Anleitung, d.h. es wimmelt von Anweisungen wie: „Drücken Sie auf den Knopf ’Sowieso’“, oder „Klicken Sie auf folgenden Link“.
Um spätere Missverständnisse zu vermeiden, gibt’s deshalb hier vorab eine kurze Übersicht der verwendeten Arbeitselemente und ihrer Aus- zeichnungen im Text.
Anklickbare Grafiken wie best ¨atigen werden ihnen häufig bei BSCW begegnen. Sie haben die Funktion von Schaltflächen, d.h. man kann drauf- klicken und es passiert was – in aller Regel das, was auf den Grafiken draufsteht. Wahrscheinlich habe ich die Schaltflächen auch häufig als Schalter, Knöpfe oder Button bezeichnet; sie befinden sich überwiegend am oberen Bildschirmrand oder umrahmen den Arbeitsbereich.
Men ¨uschalter sehen den anklickbaren Grafiken ziemlich ähnlich, un- terscheiden sich jedoch von diesen, indem Sie durch Anklicken nicht direkt eine Funktion ausführen, sondern weitere Auswahlmöglichkeiten (eventuell in Form von weiteren Menüs) bieten.
Richtige Button, also die Dinger, die immer in WWW-Formularen auf- tauchen, sind in der Broschüre umrahmt dargestellt – beispielsweise als Optionen ändern . Mit ziemlicher Sicherheit werden sie im weiteren Verlauf auch gelegentlich als Knöpfe bezeichnet, da es für solche For- matelemente kaum Alternativen in der Bezeichnung gibt.1
1Vielleicht erbarmt sich eine(r) meiner LeserInnen und lässt mir mal einen vernünftigen Thesaurus zukommen.
12 2 Registrierung und Login 2.2 Login für FernStudierende und MitarbeiterInnen
Sofern Sie MitarbeiterIn an der FernUniversität sind oder hier studie- ren, erhalten Sie problemlos einen Zugang zum BSCW-Server sofern Sie einen Hochschul-Account und damit einen Benutzereintrag auf unserem LDAP-Server2besitzen.
Abbildung 2.1: Die Homepage des BSCW-Servers.
Für den Fall, dass Sie mit dem Begriff Account jetzt nichts anfangen
!→
können und sich daher nicht sicher sind ob Sie bereits einen haben, gelten die folgenden Faustregeln. Sie sind im Besitz eines Accounts:
• wenn Sie als Student der FernUniversität ordnungsgemäß imma- trikuliert sind, da FernStudentInnen seit dem Frühjahr 2004 auto- matisch einen Account zugewiesen bekommen.
• sofern Sie sich über einen Benutzernamen (plus Passwort) über die FernUni ins Internet einwählen.3
• wenn Sie beispielsweise eine Benutzungsberechtigung für den Be- reich Virtuelle Universität, ET-Online und/oder WebAssign besit- zen.
Da, wie bereits in Kapitel 1.3erwähnt, keine Zusatzsoftware installiert werden muss, können Sie nun sofort loslegen.
1. Starten Sie Ihren WWW-Browser, und gehen Sie zur Adresse http://bscw.fernuni-hagen.de(Abbildung2.1).
2LDAP = Lightweight Directory Access Protocol. Eine Übersicht zum Thema LDAP finden Sie imrz-InFernU, 1/99
3Als Benutzername gilt in diesem Fall die reine Benutzerkennung, z.B.q1234567 für Studierende, ohne den Zusatz@fernuni-hagen.de.dt, der beim Zugang über uni@homeoderdfn@homeangehängt wird.
2.3 Login über eine „Einladung“ 13 2. Klicken Sie nun auf den LinkAnmeldung (. . . ) f ¨ur registrierte
→Abbildung2.2
BenutzerInnen oder alternativ auf den gesicherten Zugang, und Sie werden zur Eingabe Ihres Accounts aufgefordert.
Abbildung 2.2: Die Anmeldemaske des BSCW-Servers.
3. Identifizieren Sie sich nun über Ihren Benutzernamen und dem zu- gehörigen Passwort und klicken Sie auf den Schalter OK . Im Fall einer inkorrekten Anmeldung baut der BSCW-Server die Anmel-
!→
demaske kommentarlos erneut auf, so dass Sie die Eingabe wiederholen können/müssen!
Die Ursache für ein solches Fehlverhalten ist im Normalfall in einem der drei folgenden Gründe zu suchen:
• Sie besitzen im Gegensatz zu Ihrer Annahme keinen Hochschul- Account. Abhilfe: Beantragen Sie ihn unter der Adresse
https://account.fernuni-hagen.de.
• Sie haben eine falsche Benutzerkennung angegeben bzw. das zur Benutzerkennung gehörige Passwort ist falsch. Dies beinhaltet un- ter anderem, dass der Server zwischen Groß-/Kleinschreibung un- terscheidet. Eine Benutzerkennung Klein unterscheidet sich aus Serversicht daher vonklein.
Nach einer erfolgreichen Authentifizierung sehen Sie Ihren BSCW-Ar-
→Abbildung2.3auf der
nächsten Seite beitsbereich oder Workspace.
2.3 Login über eine „Einladung“
Um fernuniübergreifende Gruppenarbeiten zu ermöglichen, haben regis- trierte BSCW-BenutzerInnen die Möglichkeit, auch fernunifremde Per-
14 2 Registrierung und Login
Abbildung 2.3: Der eigene Arbeitsbereich (Workspace).
sonen „einzuladen“, d.h. ihnen die Möglichkeit zu geben sich unabhän- gig von einem bestehenden Hochschul-Account auf dem BSCW-Server zu registrieren.4
Sofern Sie daher zur Gruppenarbeit hinzugebeten werden, finden Sie in
→Abbildung2.4auf der
nächsten Seite Ihrer Mailbox eine entsprechende Nachricht.
Der wesentliche Kernpunkt dieser E-Mail ist, außer dem Hinweis auf den Absender5, der URL (Punkt 3 in der E-Mail) der Ihnen die Möglichkeit gibt, sich auf dem Server zu registrieren.
Starten Sie nun Ihren WWW-Browser und gehen Sie zu der angegebe-
→Abbildung2.5auf der
nächsten Seite nen URL – viele E-Mail-Programme ermöglichen es Ihnen die Adresse direkt anzuklicken. Sie erhalten durch diese Maßnahme ein Formular zur Registrierung.
Wählen Sie in diesem Formular nach eigenem Geschmack einen Benut- zernamen (in unserem Beispielbscwdummy) und ein zugehöriges Pass- wort. Klicken Sie danach auf den Button OK . Nach erfolgreicher Re-
→Abbildung2.2auf der
vorherigen Seite gistrierung fordert Sie der Server über seine Login-Maske auf, sich erst- malig auf dem System anzumelden.
Gehen Sie bei diesem Registrierungsschritt sehr sorgfältig vor. Sie kön-
!→
nen den mit der E-Mail verschickten URL nur ein einziges Mal verwen- den!
4Hinweise, wie Sie andere BenutzerInnen einladen, finden Sie in Kapitel4.1auf Sei- te35.
5in unserem Beispiel ein gewisser Herr Gates. . .
2.3 Login über eine „Einladung“ 15
...
--- automatisch erzeugte Nachricht --- Bill Gates (Email-Adresse: Bill.Gates@microsoft.com)
ist ein Benutzer des BSCW-Systems (auf dem BSCW-Server http://bscw.fernuni-hagen.de) und lädt Sie ein, mit ihm/ihr über diesen BSCW-Server zusammenzuarbeiten.
Der BSCW Gemeinsamer-Arbeitsbereich-Server (BSCW Shared Workspace Server), entwickelt von der GMD, ist ein System, das Gruppenarbeit auf der
Basis des World-Wide-Webs ermöglicht.
Die Benutzung des BSCW-Servers ist kostenlos für alle interessierten Personen.
Um die Zusammenarbeit mit Bill Gates zu beginnen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
1. Starten Sie Ihren WWW-Browser.
2. Wählen Sie den Befehl zum Öffnen einer URL (z.B. Ctrl-O im MS Internet Explorer oder in Netscape)
3. Geben Sie die folgende Adresse ein:
http://bscw.fernuni-hagen.de/pub/bscw.cgi/0/43753?auth=q4bM95mL Achtung: Diese Adresse ist eine einzige Zeile. Wenn sie bei Ihnen auf mehreren Zeilen erscheint, sind die Zeilenumbrüche nachträglich eingefügt worden, z.B. von Ihrem Email-Programm.
...
Abbildung 2.4: Ihre persönliche Einladung zur Teilnahme an BSCW.
Abbildung 2.5: Selbstregistrierung nach einer Einladung.
16 2 Registrierung und Login Beim ersten Login werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass Ihr Ar-
→Abbildung2.6
beitsbereich bereits einen (oder gar mehrere) Ordner enthält, obwohl Sie selbst natürlich noch keinen Ordner angelegt haben (eventuell wissen Sie noch gar nicht was ein Ordner überhaupt ist. . . ).
Diese Ordner wurden von dem BSCW-User erzeugt, der Sie per E-Mail auf den Server zur Gruppenarbeit eingeladen hat. Die Aufgabe und die Verwendung von Ordnern wird ein Schwerpunkt des folgenden Kapitels sein.
Abbildung 2.6: Login nach der Registrierung – und schon ist der Arbeits- bereich mit einem Ordner bestückt.
Sollte sich der Anblick Ihres Arbeitsbereichs in grundlegenden Dingen
!→
von dem in Abbildung2.6gezeigten unterscheiden, ist die Ursache wahr- scheinlich darin zu suchen, dass in Ihrem WWW-Browser keinJavascript aktiviert ist.6
2.4 Nachträgliche Kopplung eines BSCW-Benutzernamens mit einem Hochschul-Account
Sofern Sie, irrtümlich oder beabsichtigt, mit einem lokalen BSCW-Be- nutzernamen auf dem Server registriert sind, d.h. Sie haben die Registrie- rungsschritte im letzten Kapitel durchgeführt, daneben aber auch einen Hochschul-Account besitzen, so ist auch eine nachträgliche Verbindung zwischen beiden möglich.7
6Die Diskussionen für oder wider den Einsatz von Javascript sind uns hinlänglich be- kannt, ändern jedoch nichts daran, dass das OrbiTeam die Verwendung ab Version 4 dringend empfiehlt. Erläuternde Hinweise finden Sie in Kapitel5.1Anpassen der Be- nutzungsoberfläche.
7Diese Maßnahme empfiehlt sich besonders für Benutzer die sowohl einen Hochschul- Account, als auch einen BSCW-Benutzernamen besitzen der identisch ist. Sie sparen
2.4 Nachträgliche Kopplung eines BSCW-Benutzernamens mit einem Hochschul-Account 17 Melden Sie sich zu diesem Zweck wie gewohnt auf dem Server an, und rufen Sie über die Menüreihenfolge Optionen → Profil → Andern¨ , die Seite mit Ihren persönlichen Einstellung auf.
Besetzen Sie auf dieser Seite die folgenden Felder, wie im nachfolgenden Beispiel beschrieben:
LDAP-Bindung: uid=IhrAccount,ou=people,o=fernuni hagen,c=de LDAP-Passwort: das zu Ihrem Hochschulaccount (IhrAccount) zugehörige Pass-
wort.
Bedenken Sie, dass Sie durch dieses Vorgehen eine permanente Verbin-
!→
dung zwischen Ihrem BSCW-Benutzernamen und dem LDAP-Server ge- schaffen haben. Das bedeutet u.a., dass sich Ihr Passwort, sofern Sie es unter BSCW ändern, auch für alle anderen mit LDAP verknüpften Diens- te ändert!
sich dadurch den Aufwand sich immer zwei Passwörter merken zu müssen.
18 2 Registrierung und Login
3 Funktionen im Arbeitsbereich
Nachdem Sie nun erfolgreich Zugang zu Ihrem Arbeitsbereich erhalten haben, wollen Sie selbstverständlich Ihr Leben getreu dem Motto „Ge- stalte Dein Leben sinnvoll durch Arbeit“, nun ja – gestalten.
Hierzu sollten wir jedoch vorab einen kleinen Ausflug in die Philoso- phie von BSCW vornehmen, da die Anordnung der einzelnen Icons bzw.
Gestaltungsmöglichkeiten des Arbeitsbereichs zwar sehr strukturiert und sinnvoll, für die NeueinsteigerIn jedoch auf Anhieb auch sehr verwirrend sein kann.
3.1 Aufteilung des Arbeitsbereichs
Wie im Bild dargestellt, ist Ihr Arbeitsbereich in mehrere Sektionen auf-
→Abbildung3.1
geteilt, die wir im Einzelnen betrachten wollen.
Abbildung 3.1: Aufteilung des Arbeitsbereichs.
Von oben betrachtet, stoßen Sie zuerst auf die Menüleiste (1), mit de- ren Hilfe Sie bereits neue Objekte, wie Ordner und Dokumente anlegen können. Überwiegend werden die Funktionen in den einzelnen Menüs jedoch zur Gestaltung des Arbeitsbereichs benötigt. Der Inhalt der ein- zelnen Menüs bleibt unabhängig vom Zustand des Arbeitsbereichs stets gleich.
20 3 Funktionen im Arbeitsbereich In der darunter befindlichen Symbolleiste(2)sind für einen schnellen Zu- griff einzelne Funktionen abgebildet, die sich ansonsten im Menü Datei befinden. In Abhängigkeit von der eigenen Position im Arbeitsbereich kann die Menge der vorhandenen Symbole (und damit auch der Funktio- nalitäten) variieren.
Rechts von Menüzeile und Symbolleiste befindet sich der Bereich mit den persönlichen Objekten (3), über den Sie unter anderem den direk- ten Zugang zu Ihrem Adressbuch, Papierkorb, Kalender, Ihrer Ablage sowie den öffentlichen Bereich erhalten. Welche Symbole bei den per- sönlichen Objekten erscheinen, können Sie über das Menü Optionen
→ Einstellungen festlegen.
Da auch der persönliche Objektbereich permanent angezeigt wird, kön- nen Sie beispielsweise bequem zwischen Adressbuch und Kalender hin- und herpendeln. Durch Klick auf das SymbolArbeitgelangen Sie jederzeit in den Arbeitsbereich zurück. Wir werden im weiteren Verlauf der Bro- schüre noch explizit auf die Nutzung der persönlichen Objekte eingehen.
Unterhalb dieser ersten drei Elemente befindet sich der Positionsanzei- ger(4), in dem protokolliert wird, auf welcher Hierarchieebene des Ar- beitsbereichs Sie sich gerade befinden. Durch Mausklick auf eine der angezeigten Ebenen kann direkt dorthin zurückgekehrt werden.
Der Rest des Bildschirms wird durch den Objektbereich(5)abgeschlos- sen. Er beginnt mit einer variabel gestalteten Befehlszeile (je nach Art der folgenden Objekte), einen Hinweis auf den Ordner in dem Sie sich aktuell befinden,1 sowie zeilenweisen Einträgen für jedes Objekt, wel- ches in dem momentan aktuellen Ordner enthalten ist.
3.2 Objekte, Ordner, dOkumente und sO weiter
Nachdem Sie bereits jetzt (zumindest theoretisch) durch Ihren Arbeits- bereich navigieren können, ist es an der Zeit sich mit den Dingen zu beschäftigen, mit denen der Arbeitsbereich gefüllt werden kann.
Aus Sicht des BSCW-Servers selbst ist diese Frage sehr simpel zu be- antworten, da er lediglich die bereits oben erwähnten Objekte kennt. Da dies für mich (und wahrscheinlich auch für Sie) auf Dauer zu abstrakt sein wird, wollen wir vorab die von BSCW unterstützten Objekttypen behandeln.
Generell können Sie in Ihrem Arbeitsbereich Objekte vom Typ Doku- ment (in beliebiger Ausführung), Notiz, URL (also Verweise auf Internet- Adressen), Suchergebnis (von Suchabfragen auf dem Server selbst), Ord- ner, Diskussion, und Kalender ablegen. Seit BSCW Version 4 existieren darüber hinaus die Objekte Projekt (zeitlich strukturierter Workflowplan) und Dokumentgruppe.
1Sofern Sie sich auf der obersten Hierarchieebene des Arbeitsbereichs und damit in keinem Ordner befinden, wählt BSCW Ihren Benutzernamen mit einem führenden
„:“, also in unserem Beispiel:bscwdummyals symbolischen Ordnernamen.
3.2 Objekte, Ordner, dOkumente und sO weiter 21 Jedes auf dem Server abgelegte Objekt wird im Objektbereich durch
→Abbildung3.1auf
Seite19 einen einzeiligen Eintrag mit mehreren Informationsspalten repräsen- tiert. Die Anzahl der angezeigten Informationsspalten ist variabel und wird zum einen vom System selbst gesteuert – nicht benötigte oder leere Spalten werden standardmäßig unterdrückt – Sie können über das Menü Ansicht → Spalten letztendlich selbst bestimmen worüber Sie unter- richtet werden wollen.
Informationsspalten existieren zu:
Information: beinhaltet ausschließlich ein i-Symbol. Durch Mausklick auf das Symbol können weitere Informationen zum betreffenden Objekt abgefragt werden.
Auswahlbox: besteht aus einem Ankreuzkästchen, wodurch das einzelne, auf Wunsch aber auch gleich mehrere Objekte für einen Vorgang aus der Befehlszeile, beispielsweise entfernen, markiert werden kön- nen (s.a.Aktionen).
Symbol: zeigt über ein Icon den Typ des Objekts an. Neben Ikonen für die oben erwähnten BSCW-Objekttypen, existieren weitere Darstel- lungen für diverse Dokumentarten, wie Word-Dateien, Graphiken, usw.
Name: Name des Objekts, der bei Bedarf um eine Kurzbeschreibung er- gänzt worden ist. Durch Mausklick auf den Namen wird das be- treffende Objekt in aller Regel auf Ihren Rechner herunter geladen.
Ordner sind jedoch von dieser Regel ausgenommen. Ein Mausklick
→Kapitel3.3auf der
nächsten Seite hat hier den Effekt, dass Sie in Ihrer Ordnerhierarchie eine Ebene hinab steigen um dort auf weitere Objekte zu treffen.
Gr ¨oße: beinhaltet die Größe des Objekts; bei Ordnern die Anzahl der darin enthaltenen Objekte.
Teilen: kann die Symbole ,für Objekte die mit anderen TeilnehmerIn- nen gemeinsam verwaltet werden, bzw. für gesperrte Objekte enthalten.
Notiz: weist darauf hin, dass zum dem Objekt eine Anmerkung oder Notiz existiert. Durch Klick auf das Symbol kann der Zusatz gele- sen werden.
Bewertung: Symbole wie bedeuten, dass das Objekt von einem oder meh- reren BenutzerInnen bewertet worden ist. Fahren Sie mit dem Maus- zeiger über das Symbol, um Art und Anzahl der Bewertungen zu sehen.
Erzeugt von: und Eigent ¨umer beschreiben wer das Objekt ursprünglch gene- riert hat, bzw. wer die momentanen Besitzrechte hält. Informa- tionen zu Eigentümer und Erzeuger sind, wie mittlerweile wahr-
22 3 Funktionen im Arbeitsbereich scheinlich gewohnt, durch einen zusätzlichen Mausklick erhält- lich.
Ge ¨andert: enthält Datum und Uhrzeit der letzten Änderung.
Ereignisse: informiert Sie durch entsprechende Ereignissymbole ob das Ob- jekt seit Ihrer letzten BSCW-Sitzung eingefügt, gelesen oder ge- ändert worden ist. Durch Klick auf das jeweilige Icon erhalten Sie auch hier ausführlichere Informationen. Kapitel 4.7 auf Seite 41 enthält eine ausführlichere Übersicht.
Aktionen: Der Schalter I erzeugt ein kontextsensitives Menü mit Befehlen, die auf das Objekt angewendet werden können und stellt damit eine bequeme Alternative zu dem sonst üblichen „Markieren und Befehl auswählen“ dar (s.a. SpalteAuswahlbox).
Nachdem Sie nun wissen, welche Informationen Sie über Ihre einzelnen Objekte erhalten können, wollen wir dazu übergehen selbst Objekte zu erzeugen.
3.3 Ordnung ist das halbe Leben — Ordner
Auch wenn Sie im Zweifelsfall jedes der oben erwähnten Objekte direkt auf Ihrem Arbeitsbereich ablegen können; im Normalfall ist das erste Objekt über das Sie bei BSCW stolpern der Ordner.
Das liegt nicht zuletzt daran, dass Order genau das sind, was sich der gemeine Windows-User darunter vorstellt – einzelne Behälter um dem Arbeitsbereich eine Struktur zu geben.
Innerhalb eines Ordners können wiederum alle oben vorgestellten Ob- jekte untergebracht werden. So besitzt ein typischer Ordner beispiels- weise Dokumente beliebigen Inhalts (Texte, Bilder, Filme, Audios, . . . ) oder aber auch direkt verlinkte URLs.
Zusätzlich gibt es einige spezielle BSCW-Objekte wie Gruppenkalender, Notizen, und Diskussionen, die ebenfalls in Ordnern gespeichert werden.
Sie können sich daher einen Ordner als Aufgabencontainer in Ihrem Ar- beitsbereich vorstellen, der alles aufnimmt, was mit der entsprechenden Aufgabe zu tun hat.
Erstes Ziel soll es daher sein, in unserem bislang leeren Arbeitsbereich einen Ordner anzulegen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
• Klicken Sie in in der Symbolleiste auf das Icon , und Sie er- halten die Maske zum Anlegen des Ordners. Den gleichen Effekt
→Abbildung3.2auf der
nächsten Seite erreichen Sie übrigens auch über die Menüleiste mittels Datei → Neu → Ordner.
• Geben Sie dem Ordner einen Namen (in unserem Beispiel „Mein erster Ordner“) und, sofern Sie mögen, eine kurze Beschreibung was dieser Ordner enthalten soll.
3.3 Ordnung ist das halbe Leben — Ordner 23
Abbildung 3.2: Maske zum Anlegen eines Ordners.
• Klicken Sie nun auf den Button OK und Sie gelangen zurück zu
→Abbildung3.3
Ihrem (veränderten) Arbeitsbereich.
Abbildung 3.3: Der erzeugte Ordner im Arbeitsbereich.
Da BSCW unterhalb des World Wide Webs läuft, können Sie den Ordner
→Abbildung3.4auf der
nächsten Seite nun betreten (öffnen), indem Sie auf seinen Namen klicken.
24 3 Funktionen im Arbeitsbereich
Abbildung 3.4: Inhalt unseres ersten Ordners - z.Zt. leer.
3.4 Arbeiten mit Dokumenten/Objekten 3.4.1 Einfügen von Dokumenten (Upload)
Wir wollen nun den Ordner mit Leben, in diesem speziellen Fall mit
→Abbildung3.5auf der nächsten Seite
einigen Dokumenten füllen. Klicken Sie dazu auf das Icon , und Sie sehen das Formular zum „Hochladen“ eines Dokuments.
In diesem Fenster wird in dem Feld Sende lokales Dokument der vol- le Dateiname (also mit Verzeichnispfad) des Dokuments eingetragen, das auf den BSCW-Server transferiert werden soll. Durch Klick auf den Schalter Datei wählen. . . können Sie Ihre lokale Festplatte nach dem Dokument durchsuchen.
Wie schon bei den Ordnern, können Sie erläuternde Hinweise mit dem Dokument verknüpfen und ihm zusätzlich eine Bewertung geben.
Durch Betätigen des Schalters OK wird die Datei in den entsprechen-
→Abbildung3.6auf der
nächsten Seite den Ordner gestellt – die Ordnerseite selbst wird abschließend automa- tisch neu aufgebaut.
Neben dem Dokumentennamen hat der BSCW-Server ein Icon einge- fügt, aus dem stilisiert hervorgeht, um welchen Typ es sich dabei handelt – in unserem Beispiel enthält der Ordner ein Word-Dokument und eine Jpeg-Graphik.
In der SpalteNeuinformiert Sie das Ereignis-Symbol über die Tatsache, dass das Dokument neu in den Ordner gekommen ist. Dies mag auf den ersten Blick überflüssig erscheinen (schließlich werden Sie kaum verges-
3.4 Arbeiten mit Dokumenten/Objekten 25
Abbildung 3.5: Einfügen des Dokumentshel2.jpgin den Ordner.
Abbildung 3.6: Aktualisierte Ordnerübersicht mit zwei Dokumenten.
26 3 Funktionen im Arbeitsbereich sen haben, dass Sie selbst das Dokument in den Ordner gestellt haben), doch diese Ereignissymbole haben durchaus einen tieferen Sinn.
Neben dem „Neu“-Ereignis existieren diverse andere Symbole (Doku-
→Kapitel4.7auf Seite41
ment geändert, Dokument gelesen, . . . ) die Ihnen Informationen darüber vermitteln sollen, was mit Ihrem Dokument in der Zwischenzeit alles geschehen ist – dies ist besonders hilfreich, wenn Sie einen Ordner mit anderen BSCW-BenutzerInnen teilen, da Sie dadurch unmittelbar dar- über informiert werden, dass jemand anderes Ihr Dokument gelesen oder heruntergeladen hat.
Durch Anklicken eines Ereignis-Symbols erhalten Sie eine genaue Über- sicht, wer beispielsweise Ihr Dokument gelesen hat.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben dem Dokumentenna- men und klicken Sie auf den Befehl best ¨atigen – den gleichen Befehl finden Sie auch im Kontextmenü (I) des Dokuments. Sie bestätigen dem BSCW-Server durch diese Maßnahme, dass Sie das Ereignis zur Kenntnis genommen haben und das entsprechende Symbol verschwin- det.
3.4.2 Verwendung des internen Uploaders
Speziell Windows-Benutzer können den in Kapitel 3.4.1 auf Seite 24 vorgestellten Prozess des Dokument-Uploads mit Einführung der Versi- on 4.2 stark vereinfachen. 2 Öffnen Sie über das Menü Optionen → Einstellungen die Seite mit Ihren persönlichen Einstellungen, und ak-
→Abbildung3.8auf Seite29
tivieren Sie den EintragInternen Uploader verwenden.
Durch diese Maßnahme wird die Zeile mit dem Positionsanzeiger um das SymbolDokument hochladen erweitert. Der eigentliche Upload kann
→Abbildung3.7
im Anschluss per Drag & Drop, beispielsweise vom Windows-Explorer aus, vorgenommen werden – hierdurch ist auch ein gleichzeitiger Upload mehrerer Dateien möglich.
Abbildung 3.7: Spart häufig Zeit und Nerven, der interne Uploader.
Der interne Uploader wird über ein Java-Applet realisiert. Speziell bei
!→
älteren Computern kann das wiederholte Laden des Applets bei jedem Neuaufbau einer Seite sehr lästig werden. Sie sollten daher den internen Uploader nur dann aktivieren, wenn er wirklich benötigt wird.
2Nach Auskunft des OrbiTeams funktioniert der interne Uploader auch unter den gra- phischen Unix-Oberflächen Gnome und CDE. Dies kann ich aus eigener Erfahrung bislang jedoch weder bestätigen noch verneinen.
3.4 Arbeiten mit Dokumenten/Objekten 27 3.4.3 Herunterladen von Dokumenten (Download)
Noch einfacher als das Hochladen ist der umgekehrte Weg, das Herun- terladen oder auf Neudeutsch: der Download.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Dokumentnamen, und wählen Sie in dem erscheinenden Popup-Fenster die OptionVerkn ¨upfung speichern unter. . ..3
Wählen Sie nun ein Verzeichnis (bzw. einen Namen) unter dem das aus- gewählte Dokument auf der Festplatte abgelegt werden soll – fertig!
Auch diese Maßnahme quittiert der BSCW-Server mit einem Ereignis- Symbol.
3.4.4 Verschieben von Dokumenten
Wir wollen unsere ersten Arbeitsbereich-Erfahrungen damit abrunden, dass wir eines der in unserem Ordner vorhandenen Dokumente in einen neuen Ordner verschieben.
Der BSCW-Server stellt uns zu diesem Zweck eine Ablage zur Verfü- gung, die ähnlich wie die von Windows her bekannte Zwischenablage funktioniert. Sie finden die Ablage rechts oben im Bereich der Persönli- chen Objekte.
Die Handhabung der Ablage wollen wir anhand eines Beispiels demons- trieren.
1. Legen Sie in Ihrem Arbeitsbereich einen zweiten Ordner an (s.a.
Kapitel3.3auf Seite22).
2. Wechseln Sie in Ihren ersten Ordner und aktivieren Sie das Kon- trollkästchen links neben dem zu verschiebenden Dokument (in unserem Beispielhel2.jpg).
3. Klicken Sie nun auf das Kommando ausschneiden – das ausge- wählte Dokument verschwindet aus dem Ordner, dafür wechselt das Ablagesymbol sein Aussehen, die Ablage ist jetzt „voll“.
4. Wechseln Sie nun in Ihren neuangelegten Ordner (über die Posi- tionsanzeige schaffen Sie das mit zwei Mausklicks), und wählen Sie aus dem Kontextmenü (I) den Eintrag Einf ¨ugen. Das Do- kument erscheint nun im neuen Ordner; die Ablage ist jetzt wieder leer.4
Sofern Sie das Dokument nicht „ausschneiden“, sondern den kopieren-
!→
3Die gezeigt OptionVerkn ¨upfung speichern unter. . . erscheint bei Netsca- pe-Syntax. Bei Verwendung von Microsofts Internet Explorer ist aber ein ähnlicher Menü-Eintrag vorhanden, den Sie bestimmt schnell lokalisieren können.
4Tatsächlich ist dies der gravierende Unterschied zur Windows-Zwischenablage, in der einmal abgelegte Daten solange vorhanden sind, bis sie durch etwas Neues überschrie- ben werden.
28 3 Funktionen im Arbeitsbereich Befehl benutzen, bleibt das Dokument im Ursprungsordner vorhanden – es wird also nur eine Kopie im neuen Ordner angefertigt.
3.4.5 Komfortables Upload mit dem externen Uploader
Sofern Sie häufiger über den bereits beschriebenen Weg Dokumente auf den BSCW-Server hochladen, werden Sie schnell an die Grenzen dieses Verfahrens stoßen. Speziell für den Fall, dass Sie einen ganzen Schwung von Dokumenten auf den Server laden wollen, der interne Uploader nicht funktioniert, und Ihnen die vorgestellte Upload-Seite immer nur jeweils den Transfer einer einzelnen Datei gestattet, sind längere Wartezeiten vorprogrammiert.
Abhilfe schafft hier der Einsatz eines speziell für BSCW erstellten Up- loaders, durch den es möglich ist, mit einem Schlag gleich mehrere Do- kumente in einen Ordner zu stellen.
BSCW-Uploader werden nicht automatisch mit dem BSCW-Server ver-
!→
teilt, sondern müssen „per Hand“ nachinstalliert werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
1. Laden Sie in Ihren WWW-Browser die „Uploader-Seite“ der GMD – Sie finden sie unter der Adressehttp://bscw.fit.fraunhofer.
de/Download/Software/juploader/
2. Wählen Sie aus dieser Seite den für Ihr Betriebssystem passenden Uploader und installieren Sie ihn auf Ihrem Rechner.5
3. Bauen Sie nun (sofern Sie’s nicht bereits getan haben) eine Sit- zung auf dem BSCW-Server auf, und wählen Sie aus dem Menü
Optionen den Eintrag Einstellungen.
4. Setzen Sie in der erscheinenden Optionen-Seite den EintragBSCW-
→Abbildung3.8auf der
nächsten Seite Helper zum Hochladen von Dateien benutzenaktiv, und sichern Sie die geänderten Optionen mit OK .
Gehen Sie nun zum Hochladen eines Dokuments vor, wie in Kapitel3.4.1auf
→Abbildung3.9auf der
nächsten Seite Seite24beschrieben, und Sie sehen den Unterschied.
Sollte das Dokument nach dem Hochladen nicht direkt im Ordner er-
!→
scheinen, laden Sie die im Browser dargestellte BSCW-Seite neu.
3.4.6 Dokumente entfernen
Neben dem Hochladen sollten wir auch einen Gedanken an das genaue Gegenteil verschwenden – nämlich an den Umstand, dass wir ge(ver?)- brauchtes Material auch irgendwann mal wieder loswerden wollen. Ein gelegentliches Aufräumen in den eigenen Ordnern verhilft uns nicht nur zu einem übersichtlichen Arbeitsbereich; ganz nebenbei schont es auch wie von selbst die Plattenauslastung des BSCW-Servers.
5Genaue Installationsanweisungen würden an dieser Stelle den Rahmen der Broschüre sprengen. Es reicht in aller Regel jedoch aus, die heruntergeladeneSetup.exeaus- zuführen.
3.4 Arbeiten mit Dokumenten/Objekten 29
Abbildung 3.8: Einbinden eines Uploads durch die Optionen-Seite. Hier können Sie sämtliche persönlichen BSCW-Einstellungen konfigurieren.
Abbildung 3.9: Hochladen mit Hilfe des Uploaders.
Sie können wahlweise einzelne Dokumente, auf Wunsch jedoch auch komplette Ordner im Bereich des Vergessens verschwinden lassen.
Markieren Sie einfach das gewünschte Dokument innerhalb eines Ord- ners, bzw. den kompletten Ordner selbst und klicken Sie auf das Kom- mando entfernen – das Objekt verschwindet aus dem Ordner (bzw.
bei Ordnern aus dem Arbeitsbereich), dafür erscheint nun der Mülleimer gefüllt.
Das geänderte Mülleimer-Icon deutet natürlich darauf hin, dass Ihr Do- kument noch nicht restlos vom Server verschwunden ist, vielmehr wird es bis zum endgültigen Löschen im Mülleimer-Bereich zwischengespei- chert. Wie Sie es von dort aus endgültig verschwinden lassen, bzw. bei Bedarf in Ihren Arbeitsbereich zurückbringen beschreibt Kapitel3.5auf Seite32.
30 3 Funktionen im Arbeitsbereich 3.4.7 Dokumente sperren
Für den Fall, dass Sie Dokumente auf dem BSCW-Server gegen verse- hentliches Überschreiben schützen wollen (besonders interessant, wenn Sie Ordnerinhalte mit mehreren BenutzerInnen teilen), empfiehlt es sich das Dokument zu sperren.
Damit die Option „Sperren“ unter einem Dokument angezeigt wird, müs-
!→
sen Sie Ihr Benutzerprofil auf Fortgeschritten setzen (s.a. Kapitel3.4.5auf Seite28).
Wählen Sie nun aus dem Kontextmenü (I) des Dokuments den Ein- trag Sperren, auf der erscheinenden Seite können Sie einen zusätzli- chen Sperrvermerk angeben. Nach erfolgreichem Sperren erscheint in der SpalteTeilenneben dem Dokumentenname das Vorhängeschloss.
Das ausgewählte Dokument wird durch das Sperren gegen Überschrei-
!→
ben und Löschen geschützt. Es kann jedoch weiterhin über die Ablage in einen anderen Ordner kopiert werden.
Um das Dokument zu entsperren, klicken Sie auf das Vorhängeschloss und geben es in der nachfolgenden Seite wieder frei.
Sofern Sie sich den Ordner mit anderen Gruppenmitgliedern teilen, kann
!→
auch jedes Gruppenmitglied das Dokument wieder freigeben.
3.4.8 Versionsverwaltung
Sofern Sie mit mehreren Mitgliedern Ihrer Arbeitsgruppe gemeinsam an einem Dokument arbeiten, empfiehlt es sich, dieses unter eine Versions- verwaltung zu stellen, um ein gegenseitiges Überschreiben zu verhin- dern.
Die Versionsverwaltung verhindert in diesem Fall ein Überschreiben des Ursprungsdokuments, dafür werden mehrere Versionen des Dokuments vorrätig gehalten; wir wollen auch dies an einem Beispiel verdeutlichen.
• Wählen Sie aus dem Kontextmenü (I) des Dokuments den Ein- trag Versionskontrolle.
Damit der Befehl angezeigt wird, muss sich Ihre BSCW-Oberflä-
!→
che im Experten-Modus befinden.
• Auf der erscheinenden Seite (Abbildung3.10auf der nächsten Sei- te) können Sie nun die Versionsnummer, den Versionszustand so- wie weitere Bearbeitungskommentare setzen.
• Klicken Sie abschließend auf den Button OK , das Dokument wird dadurch mit der ausgewählten Versionsnummer versehen. (Ab- bildung3.11auf der nächsten Seite)
Nachdem das Dokument unter Versionskontrolle gestellt worden ist, er- scheinen im Kontextmenü die Befehle zur Navigation innerhalb der Ver- sionshierarchie – so können Sie beispielsweise neue Versionszweige für
3.4 Arbeiten mit Dokumenten/Objekten 31
Abbildung 3.10: Anlegen einer Versionsverwaltung.
das Dokument anlegen, bzw. ältere Versionen komplett entfernen. In der Ordneransicht haben Sie auf die jeweils letzte aktuelle Version des Do- kuments Zugriff.
Über das i-Symbol (AbschnittVersionshistorie) kann der Versionsver- lauf rekonstruiert, bzw. ältere Versionen abgerufen werden.
Abbildung 3.11:hel2.jpgunter Versionsverwaltung.
Über den Kontextmenüeintrag Versionen l ¨oschen sollten Sie von Zeit
!→
zu Zeit nicht mehr benötigte Versionen entfernen. Hüten Sie sich jedoch davor das Bildschirmfenster einfach mit OK zu bestätigen, da durch diese Maßnahme die aktuelle Version des Dokuments gelöscht wird!
32 3 Funktionen im Arbeitsbereich Gelöschte Versionen eines Dokuments werden direkt vom Server entfernt und erscheinen nicht mehr im Papierkorb!
3.5 Persönliche Objekte
Nachdem Sie bereits im letzten Kapitel die am oberen rechten Rand des Arbeitsbereichs befindlichen Persönlichen Objekte klammheimlich be- nutzt haben, will ich nun eine etwas ausführlichere Beschreibung dazu nachliefern.
3.5.1 Ablage
Die Ablage übernimmt, wie bereits erwähnt, die Aufgaben der Windows- Zwischenablage, d.h. über sie können Objekte in neue Bereiche verscho- ben, bzw. kopiert werden.
Sofern die Ablage gefüllt ist, ändert sie ihr Aussehen – durch Klick auf das Icon kann der momentan aktuelle Inhalt der Ablage betrachtet wer- den.
Zusätzlich wird die Ablage auch vom System selbst genutzt, sofern das Ergebnis einer Dokumentenoperation nicht eindeutig zugeordnet werden kann. So besteht beispielsweise direkt auf dem Server die Möglichkeit, komplette Ordner zu archivieren – das dabei entstandene Zip-File wird automatisch in die Ablage gestellt.
3.5.2 Papierkorb
Der Papierkorb ist die letzte Station eines Dokuments, bevor es endgül- tig vom Server verschwindet, oder andersherum: Dokumente, die Sie aus Ordnern löschen, werden sicherheitshalber erst in den Papierkorb ge- schoben, aus dem sie dann „nochmal“ gelöscht werden – auch hier zeigt der BSCW-Server starke Windows-Ähnlichkeiten.
Ob ihr Papierkorb bereits Objekte enthält, können Sie, in Analogie zur Ablage, bereits am Icon erkennen – wobei die Tatsache, dass das Papier- korb-Icon überläuft, keine Rückschlüsse auf den tatsächlichen Grad der Eimerfüllung zulässt.
Durch Klick auf das Icon erhalten Sie einen detaillierten Einblick in Ih- ren Papierkorb, wobei Sie wahlweise Dokumente zurücklegen, archivie- ren, in die Ablage verschieben, oder in letzter Instanz endgültig löschen können.
Es wird dringend davon abgeraten den Papierkorb als dauerhaften Spei-
!→
cher zu ge(miss?)brauchen. Um den vorhandenen Speicherplatz mög- lichst effizient zu nutzen entfernt der Server in regelmäßigen Abstän- den automatisch alle Dokumente aus dem Papierkorb, die sich länger als 31 Tage darin befinden.
3.5 Persönliche Objekte 33 3.5.3 Kalender
Mit der Version 4 beinhaltet BSCW ein leistungsfähiges Kalender-Tool, das bekannteren Produkten wie Outlook oder Netscape kaum nachsteht.
Abbildung 3.12: Der „eingebaute“ BSCW-Kalender. Durch Klick auf das
„Stift-Symbol können Termine einfach eingetragen oder geändert wer- den.
Prinzipiell müssen Sie unter BSCW gleich zwei Kalender voneinander unterscheiden. Durch Klick auf das Kalender-Icon im Persönlichen Ob- jekt-Bereich erhalten Sie Zugriff auf Ihren persönlichen Kalender, in den Sie mit entsprechenden Mausklicks beliebige Termine eintragen können.
Das globale Layout des Kalenders kann über das Menü Optionen → Kalender festgelegt werden.
Darüberhinaus können in gemeinsam verwalteten Arbeitsbereichen zu- sätzliche Gruppenkalender angelegt werden, die bei Bedarf mit dem per- sönlichen Kalender abgeglichen werden.
→Kapitel4.4auf Seite38 3.5.4 Adressbuch
Das Adressbuch beinhaltet eine Liste aller BSCW-User mit denen Sie bei Ihrer Gruppenarbeit in Kontakt gekommen sind. Das heißt: Wenn Sie ein BSCW-User einlädt Ordnerinhalte mit Ihnen zu teilen, wandert sein Eintrag in Ihr Adressbuch. BenutzerInnen, die Sie zu gemeinsamer Arbeit einladen, landen ebenfalls in Ihrem Adressbuch.
Durch Klick auf das Icon erhalten Sie eine Übersicht aller User, mit de- nen Sie in Ihrem BSCW-Leben zu tun bekommen haben, und können
34 3 Funktionen im Arbeitsbereich diese dann bequem per E-Mail ansprechen, bzw. auf das Profil der Mit- benutzerIn zugreifen.
Obwohl das Adressbuch automatisch aktualisiert wird, können Sie auf Wunsch, über die Menüreihenfolge Datei → Neu → Mitglied, wei- tere Adressen manuell hinzufügen.
Einzelne Adressbucheinträge können zur späteren Bequemlichkeit auch als Gruppe zusammengefasst werden.
3.5.5 Lesezeichen
Zusätzlich zu den bisher schon vorhandenen persönlichen Objekten wie zum Beispiel das Adressbuch und der Kalender hat jetzt jeder Benutzer Lesezeichen als weiteres persönliches Objekt, in dem ein Benutzer ähn- lich wie bei WWW-Browsern Verweise auf häufig besuchte Web-Seiten sammeln kann.
Wenn der Lesezeichenordner geöffnet ist, lassen sich mit Datei → Neu
→ URL neue Verweise hinzufügen. In anderen Ordnerlistings lassen sich mit I → Lesezeichen Verweise auf BSCW-Objekte dem Lese- zeichenordner hinzufügen.
Innerhalb des Lesezeichenordners lassen sich die Verweise in Unterord- ner, Unterunterordner, . . . strukturieren, indem mittels Datei → Neu
→ Ordner entsprechende Unterordnerstrukturen angelegt werden.
BSCW-Lesezeichen lassen sich in das Lesezeichenformat von Netsca- pe exportieren und dann außer im Netscape auch in andere Browser, die das Netscape-Format unterstützen (beispielsweise Internet Explorer und Opera) importieren. Dies geschieht, indem I → Archivieren auf den Lesezeichenordner angewandt wird, wodurch eine HTML-Datei im Lesezeichenformat von Netscape erzeugt wird. Diese Exportfunktion ist insbesondere sinnvoll für Benutzer, die häufig – zum Beispiel auf Dienst- reisen – fremde Computern verwenden. Sobald sie einen neuen Compu- ter benutzen, können sie zunächst ihre BSCW-Lesezeichen herunterla- den und installieren und haben so immer ihre vertraute Lesezeichenum- gebung zur Verfügung.
4 Gruppenarbeit mit und über BSCW
4.1 Mitglieder einladen
Um die mittlerweile häufig erwähnte Gruppenarbeit durchführen zu kön- nen, ist es nötig, Ihre zukünftigen BSCW-PartnerInnen als erstes einzu- laden.1 Wechseln Sie dazu in den Ordner, den Sie anderen Teilnehme- rInnen zugänglich machen wollen:
• Klicken Sie in diesem Arbeitsbereich auf die Gruppenikone , sie befindet sich in der Symbolleiste, oder wählen Sie stattdessen aus dem Menü Datei die Optionen Zugang → Mitglied einladen.
Abbildung 4.1: Einladen neuer Mitglieder
• In der nun erscheinenden Eingabemaske stellen Sie den Personen-
→Abbildung4.1
kreis zusammen, mit dem Sie eine gemeinsame Arbeitsgruppe grün- den wollen. Die dafür benötigten Adressen können Sie über das oben befindliche Drop-Down-Menü unter folgenden Kriterien zu- sammenstellen:
1Sind Sie im Gegenzug von einem anderen BSCW-User eingeladen worden, so erken- nen Sie dies spätestens an dem Umstand, dass wie von Geisterhand neue Ordner in Ihrem Arbeitsbereich auftauchen, die mit dem Mitglieder-Symbol ausgezeichnet sind.
36 4 Gruppenarbeit mit und über BSCW Email-Adresse oder Benutzerkennung eingeben Sie kennen die E-Mail-Adresse des gewünschten Teilnehmers, oder sogar sei- ne BSCW-Benutzerkennung. Tragen Sie diese in das linke Textein- gabefeld ein (pro Teilnehmer eine Zeile) und klicken Sie im An- schluss auf den Button Hinzufügen⇒, in das FeldAusgew ¨ahlte Benutzerzu übernehmen.
Aus meinem Adressbuch ausw ¨ahlen Listet Ihnen alle Einträge in Ihrem Adressbuch, aus dem Sie den gewünschten Teilnehmer auswählen können.
Nach BSCW-Benutzern suchen Beihaltet die Möglichkeit auf dem System nach bereits registrierten Benutzern zu suchen, um Sie in die Teilnehmerliste zu übernehmen.
Search for LDAP Users Sucht auf dem zentralen Directory-Server nach Hochschul-Accounts um deren Inhaber zu einem gemeinsa- men Arbeitsbereich einzuladen.
Ergänzen Sie Ihre Einladung auf Wunsch durch einenEinladungs-
!→
text. Bedenken Sie unbedingt, welche Rollen (AuswahllisteEinla- den als:) Sie den zukünftigen Arbeitskreisteilnehmern zuweisen wollen! Erläuternde Hinweise zum BSCW-Rollenverständnis fin-
→Kapitel5.2auf Seite46
den Sie im Kapitel Einstellen der Zugriffsberechtigungen.
• Durch Betätigen des OK -Buttons werden die Einladungen ver- schickt, und Sie gelangen zurück in Ihren Ordner.
• Um zu verdeutlichen, dass der Ordner nun nicht mehr Ihnen allein zugänglich ist, hat BSCW hinter diesen die Gruppenikone einge- fügt. Durch Klick auf dieses Symbol wird Ihnen eine Liste aller Mitglieder des Ordners angezeigt.
4.2 Mitglieder ausladen
Neben dem Einladen weiterer Mitglieder kann es durchaus hilfreich sein zu wissen, wie man selbige wieder aus einem Ordner hinauskomplimen- tiert – beispielsweise, wenn die Zusammenarbeit beendet werden soll.
Wie bereits oben erwähnt, können Sie sich, durch Mausklick auf die Gruppenikone, eine Liste aller Ordner-Mitglieder anzeigen lassen.
Markieren Sie die Teilnehmer, die den gemeinsamen Arbeitsbereich ver- lassen sollen mit einem Häkchen, und klicken Sie abschließend auf den
ausladen-Befehl.
4.3 Der öffentliche Bereich
Eine Sonderrolle bei der Gruppenarbeit besitzt die Freigabe von Ordnern für den öffentlichen Bereich, d.h. Sie gestatten den Zugriff auch Interes- sierten, die ansonsten keinen Zugang zum BSCW-Server besitzen. Bitte
!→
4.3 Der öffentliche Bereich 37 beachten Sie, dass ausschließlich Ordner (natürlich mit den darin enthal- tenen Dokumenten und Unterordnern) im öffentlichen Bereich unterge- bracht werden können.
4.3.1 Freigabe (Anonymisierung) von Ordnern
Um einen Ordner öffentlich zugänglich zu machen, bzw. ihn zu anony- misieren, führen Sie die folgenden Schritte durch:
• Wählen Sie aus dem Kontextmenü (I) des Ordners(!) den Ein- trag Zugang → Offentlich machen¨ .
Auf der erscheinenden Seite Offentlich machen¨ legen Sie fest,
→Abbildung4.2auf der
nächsten Seite welche Aktionen nichtregistrierte Benutzer innerhalb dieses Ord- ners durchführen dürfen.
• Entziehen Sie dem öffentlichen Bereich nach Möglichkeit sämt- liche Rechte, d.h. übernehmen Sie am besten die Voreinstellun- gen.2
Sofern Sie dem öffentlichen Bereich Rechte einräumen wollen oder müssen, legen Sie unbedingt fest, dass der öffentliche Zu- gang moderiert ist. Durch diese Maßnahme müssen neu einge- spielte Objekte von Ihnen freigegeben werden, bevor sie öffentlich sichtbar sind – dies ist für Sie als Besitzer des Ordners über das
I-Menü des neu eingefügten Objekts möglich.
• Klicken Sie abschließend auf den Button OK , um den Ordner in den öffentlichen Bereich zu bringen.
Zur Verdeutlichung erscheint nun mit dem Ordner eine leicht mo- difizierte Gruppenikone.3Darüberhinaus wird der User anonymous als weiteres Mitglied des Ordners registriert.
Sie können den Ordner jederzeit aus dem öffentlichen Bereich entfernen,
→Kapitel4.2auf der
vorherigen Seite indem Sie den User anonymous ausladen.
4.3.2 Zugriff auf den öffentlichen Bereich
Auf den öffentlichen Bereich kann wie folgt zugegriffen werden:
• Eingetragene BSCW-Benutzer klicken auf das Öffentlich-Symbol im Persönlichen Objektbereich.
• Nichtregistrierte Benutzer können über die Anmeldeseite des Ser- vers (s.a. Abbildung 2.2 auf Seite 13) und dem Benutzernamen anonymous passwortfrei zugreifen.
2Das Recht des Lesens bleibt von dieser Maßnahme natürlich unberührt, da es ohne Sinn wäre ein Objekt ohne dieses in den öffentlichen Bereich zu bringen.
3Aufgrund der überwiegend in braun und orange vorgenommenen Farbgestaltung von BSCW4, vermute ich, dass dieser Effekt in der Schwarzweiss-Druckversion dieser Broschüre nicht unbedingt gut „rüberkommt“.
38 4 Gruppenarbeit mit und über BSCW
Abbildung 4.2: Der Ordner Ein neuer Ordner wird in den öffentlichen Bereich transferiert.
4.4 Gruppenkalender
Das Anlegen eines Gruppenkalenders sorgt dafür, dass innerhalb der Ar- beitsgruppe neben der gemeinsamen Objekt-Verwaltung auch eine ge- meinsame Terminkoordination angestrebt werden kann. Ein Gruppenka- lender kann, ausschließlich innerhalb von Ordnern, über die Menürei- henfolge Datei → Neu → Gruppenkalender angelegt werden.
Abbildung 4.3: Mit BSCW können auch Dates ausgehandelt werden.
4.4 Gruppenkalender 39
• Durch Anklicken des Stiftsymbols öffnet sich eine Eingabeober-
→Abbildung4.3auf der vorherigen Seite, sowie Kapitel3.5.3auf Seite33
fläche, über die sie einen gemeinsamen Termin im Gruppenkalen- der anlegen können. Wählen Sie ein Datum und gegebenenfalls eine Uhrzeit aus, zu dem das unter Name spezifizierte Ereignis stattfinden soll.
Über das Feld Weitere Eigenschaften hinzuf ¨ugen können Sie den eingefügten Termin um weitere Attribute aufbohren – so kön- nen Sie unter anderem reale Treffpunkte (überOrt) wie auch die Teilnahme per Videokonferenz (viaHilfsmittel) vereinbaren.
EMail-Benachrichtigungsorgt für einen zusätzlichen Hinweis an den eingeladenen Teilnehmerkreis.
Eine Sonderrolle besitzt die Eigenschaft Teilnehmer. Zur Aus-
!→
wahl der Teilnehmer die zu dem Treffen eingeladen werden sol- len, bietet Ihnen BSCW primär die Liste der Ordner-Mitglieder an.
Darüberhinaus können Sie aber auch beliebig viele weitere Teil- nehmer hinzu bitten.4
Abbildung 4.4: Vom gemeinsamen Termin zum festen Treffen.
Für diese explizit eingeladenen Teilnehmer (in unserem Beispiel das Ordnermitglied ThF) erhält der Termin den Status eines geson-
→Abbildung4.4
derten Treffens mit zusätzlichen Möglichkeiten:
– Der auf diese Weise vereinbarte Termin wird automatisch in den persönlichen Kalender der eingeladenen Benutzer über- tragen.
– Der Benutzer kann – oder besser: in seinem eigenen Interesse sollte er – ein vorgeschlagenes Treffen, über das I-Menü des entsprechenden Termins, zusagen oder ablehnen.
4Durch Angabe ihrer E-Mail-Adresse können auch nichtregistrierte Benutzer über den Termin informiert werden.
40 4 Gruppenarbeit mit und über BSCW
• Nach Anklicken des Buttons OK wird der neue Termin erstellt, und Sie gelangen zur Ansicht des Gruppenkalenders zurück. Ei-
→Abbildung4.5
ne Mauspositionierung direkt auf dem Termin liefert Ihnen umge- hend ein sogenanntes „Quickinfo“.
Abbildung 4.5: Durch das Quickinfo sind Sie direkt über alle Terminzu- sammenhänge informiert.
Über das I-Menü (Bearbeiten → Teilnehmer) kann der Teilneh- merkreis eines vereinbarten Treffens nachträglich erweitert, durch “Abkli- cken“ bereits eingeladener Teilnehmer jedoch auch reduziert werden.
Auf diese Weise ausgeladene Personen erhalten vom Server automatisch eine entsprechende Nachricht.
4.5 Notizen
Ein weiteres nützliches Feature unter BSCW ist die Notiz. Sie haben mit ihr die Möglichkeit eine Anmerkung zu einem Objekt zu machen.
Abbildung 4.6: Mit einer Notiz versehenes Dokument (bach.doc).
• Im I-Menü eines jeden Objekts befindet sich der Eintrag Anh ¨angen → Notiz, durch den die Eingabemaske zur Erstel- lung der Notiz geöffnet wird. Als erstes wird derTyp festgelegt, anschließend ein Betreff sowie die eigentliche Anmerkung. Nach- dem Sie die Notiz mit dem Button OK bestätigt haben, gelangen Sie in die Ordneransicht zurück.
• Hinter Ihrem Dokument befindet sich nun das Notiz-Symbol, wel- ches Ihnen anzeigt, dass zu diesem Objekt eine Anmerkung ge- macht wurde. Durch Anklicken können Sie die zugehörige Notiz lesen.
Natürlich haben Sie noch die Möglichkeit auf die Notiz zu antwor- ten. Dies erfolgt, wie mittlerweile gewohnt, über das I-Menü der geöffneten Notiz.
4.6 Diskussionen
Diskussionen sind prinzipiell mit Notizen vergleichbar, nur dass ihr In- halt nicht mit einem bestimmten Dokument verknüpft ist, d.h. sie fun- gieren innerhalb des Arbeitsbereichs als eigenständiges Objekt.
4.7 Ereignisinformationen 41
• In der Symbolleiste befindet sich das Icon , über das Sie direkt eine neue Diskussion anlegen können. Alternativ können Sie die Menüreihenfolge Datei → Neu → Diskussion wählen.
• In der Oberfläche, die nach dem Betätigen des Button erscheint, fügen Sie den Namen bzw. den Betreff der Diskussion ein, weiter- hin wird der Typ des ersten Diskussionsbeitrag festgelegt.
Es stehen mehrere Diskussions-Typen zur Auswahl, die alle ihr ei- genes Icon besitzen (beispielsweise ein Ausrufezeichen für „Wich- tig“, eine Glühbirne für „Idee“). Geben Sie nun den Betreff Ihres ersten Beitrags ein und, im folgenden Feld, den zugehörigen Text.
• Durch OK wird das Diskussionsforum erstellt.
• Um sich den Inhalt anzeigen zu lassen, klicken Sie im Arbeitsbe- reich auf den Namen der Diskussion.
• Möchten Sie innerhalb einer Diskussion eine Antwort erstellen, benutzen Sie den entsprechenden Eintrag im I-Menü.
Bei übersichtlichen Teilnehmerkreisen sind BSCW-Diskussionen durch
!→
ihre graphisch orientierte Oberfläche ein ausgezeichneter Ersatz für ge- schlossene Newsgruppen oder Mailinglisten.
Abbildung 4.7: Für Fragen und Erörterungen empfiehlt sich die Diskus- sion.
4.7 Ereignisinformationen
Beginnend mit dem Zeitpunkt, an dem Sie Objekte (Ordner, Dokumente, Diskussionen, etc.) mit anderen BSCW-BenutzerInnen teilen, stellt sich
42 4 Gruppenarbeit mit und über BSCW irgendwann das Problem, die Übersicht über die Vorgänge des entspre- chenden Objekts zu behalten, oder kurz gesagt: Sie werden wahrschein- lich wissen wollen, wer in Ihren Ordnern Dokumente einspielt, Notizen verändert, Diskussionen löscht, usw.
4.7.1 Ereignissymbole
Vielleicht ist es Ihnen bei Ihren ersten Versuchen mit BSCW bereits auf- gefallen, dass der Server hin und wieder Ihre Ordner und/oder Ihre Do- kumente um Symbole ergänzt – einige wenige haben Sie bereits beim Einfügen von Dokumenten (Kapitel3.4.1auf Seite24) kennengelernt.
Insgesamt kennt BSCW vier verschiedene Symbole, mit deren Hilfe es Ihnen mitteilen will, was sich in Ihren Ordnern momentan so alles tut, bzw. seit Ihrem letzten Zugriff getan hat. Schauen wir uns diese mal der Reihe nach an.
In diesem Ordner gibt es aktuelle Ereignisse, d.h. irgend- wo innerhalb des Ordners (einschließlich seiner Unterord- ner) hat es Veränderungen gegeben.
Das Objekt (Dokument, Ordner, . . . ) wurde neu erzeugt.
Dieses Objekt wurde verändert, beispielsweise Inhalt oder Beschreibung von Dokumenten, Adressen von URLs, etc.
Das Objekt wurde gelesen / heruntergeladen / kopiert.
Durch das Erscheinen eines oder mehrerer dieser Symbole wissen Sie zwar jetzt, dass etwas passiert ist, Sie wissen jedoch noch nicht, was passiert ist, bzw. wer dieses Ereignis ausgelöst hat.
Hier schafft ein Mausklick auf das Symbol selbst Abhilfe – Sie erhalten eine Übersichtsliste wie in Abbildung4.8auf der nächsten Seite.
Klicken Sie auf den Knopf Bestätigen . Das jeweilige Ereignissymbol verschwindet, gewissermaßen als Hinweis dafür, dass Sie bei diesem Ob- jekt nun auf dem aktuellen Kenntnisstand sind.
Sofern Sie den Werdegang eines Objekts später noch einmal nachvoll- ziehen wollen, bietet sich folgende Vorgehensweise an: Wählen Sie aus dem I-Menü des Objekts den Eintrag Historie, und Sie erhalten durch diese Maßnahme eine Übersicht über sämtliche Aktionen, die jemals auf das Objekt angewendet worden sind.
Die Historie eines Dokuments begleitet dieses bis es vom Server gelöscht
!→
wird und kann nicht geändert oder entfernt werden.
4.7.2 Ereignisberichte
Falls Sie nicht ständig auf dem BSCW-Server arbeiten, können Sie sich einmal täglich per E-Mail davon unterrichten lassen, was sich in den Ordnern Ihres Arbeitsbereichs getan hat.5
5Momentan ist der BSCW-Server so konfiguriert, dass die täglichen Arbeitsberichte um 0 Uhr morgens erstellt werden, d.h. Sie erfahren beim Frühstückskaffee was sich
4.7 Ereignisinformationen 43
Abbildung 4.8: Eine konkrete Ereignisübersicht – hier am Beispiel eines Leseereignisses.
Wählen Sie dazu aus dem Menü Optionen den Eintrag Ereignisfilter. In den nun erscheinenden Voreinstellungen Ereignisfilter können Sie
→Abbildung4.9
durch Einschalten der OptionenT ¨aglicher Berichtdie Berichtsaktion für bestimmte oder alle Ereignisse aktivieren. Der Ereignisbericht wird Ih- nen ab diesem Zeitpunkt einmal täglich per E-Mail zugeschickt.
Abbildung 4.9: Festlegen der Voreinstellungen zur Berichtsfunktion.
Darüberhinaus versendet der BSCW-Server über die Option Sofortige in den letzten 24 Stunden getan hat.
44 4 Gruppenarbeit mit und über BSCW Emaildirekt eine Nachricht sofern sich in einem Ihrer Ordner etwas ge- tan hat; dies kann jedoch auf die Dauer lästig werden und empfiehlt sich nur für Objekte die besonders überwacht werden müssen.
Um beispielsweise bei einem einzelnen Dokument unverzüglich über eingetretene Ereignisse informiert zu werden, gehen Sie wie folgt vor:
• Aktivieren Sie in den in der Abbildung gezeigten allgemeinen Vor- einstellungen in der RubrikSofortige Emaildas Feldabonniert– lassen Sie jedoch die restlichen Felder der Rubrik ausgeschaltet!
• Wechseln Sie nun in den Ordner, in dem sich das Dokument befin- det, welches ständig beobachtet werden soll, wählen Sie aus dem
I-Menü den Eintrag Ereignisfilter.
• Wählen Sie nun aus der Spalte Sofortige Email die Ereignisse, über die Sie, bezogen auf das Objekt, unverzüglich unterrichtet werden wollen.
Objekte die ständig überwacht werden, erhalten vom BSCW-Server ein Ausrufungszeichen als symbolisches Zeichen.
5 Verwaltung des Arbeitsbereichs
5.1 Anpassen der Benutzungsoberfläche
Nachdem Sie den BSCW-Server von seiner Funktionsweise so langsam im Griff haben oder zumindest haben sollten, können Sie nun darüber nachdenken, die Benutzungsoberfläche für Ihre eigenen Bedürfnisse zu- recht zu schneidern und darüberhinaus festzulegen, wieviel Sie von sich selbst gegenüber Ihren BSCW-Mitstreitern preisgeben wollen.
Einstiegspunkt ist dabei in jedem Fall das Menü Optionen mit den darin enthaltenen Einträgen:
Abbildung 5.1: Wir kennen sie bereits aus Kapitel 3.4.5– die persönli- chen Einstellungen.
Einstellungen : Im Vergleich zu früheren Versionen des BSCW-Servers ist die Sei- te mit den persönlichen Einstellungen kräftig reduziert worden.
Der Grund hierfür ist im Wesentlichen auf den Umstand zurück- zuführen, dass viele, in früheren Versionen manuell festzulegende
→Abbildung5.1
Einstellungen mittlerweile vom verwendeten WWW-Browser „ge- erbt“ werden. Als belegendes Beispiel mögen die Optionen für die verwendete Sprache der Benutzungsoberfläche, bzw. die Verwen- dung von Javascript dienen.
46 5 Verwaltung des Arbeitsbereichs Und da wir gerade beim Thema sind: Die Aktivierung von Ja-
!→
vascript wird seit der Version 4, seitens des OrbiTeams dringend empfohlen! Es existiert zwar auch eine Nicht-Javascript fähige Be- nutzungsoberfläche, diese hat aber einen erheblich reduzierten Leistungsumfang.
Es empfiehlt sich zudem das Benutzerprofil bereits frühzeitig auf
!→
den Wert „Experte“ zu setzen, da sonst immer wieder mal die eine oder andere dringend benötigte Funktionalität fehlt.
Profil →: Andern¨ Alle auf dieser Seite vorgenommenen Eintragungen (u.a.
Vollständiger Name, Name der Organisation, Telefon- und Fax- nummern) können von BenutzerInnen aus gemeinsam verwalteten Arbeitsbereichen abgerufen werden.
Profil →: Kommunik. Daten Die Angaben auf dieser Seite können für den Fall besetzt werden, dass Sie über Online-Dienste (Video-Konfe- renzsystem, ICQ, . . . ) erreichbar sind.
Passwort ¨andern : tut genau das, was es vorgibt.
Sofern Sie den BSCW-Zugang über Ihren Hochschul-Account ein-
!→
gerichtet haben, ändern Sie durch diese Funktion Ihr generelles
→Kapitel2.2auf Seite12
Account-Passwort. Das bedeutet, dass von dieser Maßnahme auch weitere FernUni-Dienste wie der Zugriff auf die Virtuelle Univer- sität, die Authentifizierung für den Newsserver, u.v.a.m. betroffen sein können.
Umgekehrt bedeutet das natürlich auch, dass eine außerhalb von BSCW vorgenommene Passwortänderung beim nächsten BSCW- Login spürbar wird.
5.2 Einstellen der Zugriffsberechtigungen
In Kapitel4.3haben wir das Thema Zugriffsrechte bereits gestreift, in- dem wir Ordner in den Öffentlichen Bereich gestellt haben. Die Anony- misierung von Ordnern (und damit auch von Ordnerinhalten) ist zwar eine sehr bequeme, gleichzeitig aber auch eine sehr eingeschränkte Mög- lichkeit, Objekte für jedermann/frau freizugeben.
Mit der Version 4 ist das ursprünglich sehr technische System der Rech- tevergabe („Neue Ordnermitglieder dürfen Lesen, Ändern, etc.“) durch die dynamischere Rollenvergabe ersetzt worden. Dies bedeutet im Detail,
→Abbildung4.1auf
Seite35 dass neue Mitglieder bei der Einladung eine Rolle (in der Abbildung die StandardrolleMitglied) zugewiesen bekommen, über welche die einzel- nen Zugriffsberechtigungen festgelegt sind.
5.2.1 Haupt- und Nebenrollen
Systemseitig sind in BSCW bereits verschiedene Rollen vordefiniert, die Sie ohne weiteres vergeben können.
