Nachdem Sie bereits im letzten Kapitel die am oberen rechten Rand des Arbeitsbereichs befindlichen Persönlichen Objekte klammheimlich be-nutzt haben, will ich nun eine etwas ausführlichere Beschreibung dazu nachliefern.
3.5.1 Ablage
Die Ablage übernimmt, wie bereits erwähnt, die Aufgaben der Windows-Zwischenablage, d.h. über sie können Objekte in neue Bereiche verscho-ben, bzw. kopiert werden.
Sofern die Ablage gefüllt ist, ändert sie ihr Aussehen – durch Klick auf das Icon kann der momentan aktuelle Inhalt der Ablage betrachtet wer-den.
Zusätzlich wird die Ablage auch vom System selbst genutzt, sofern das Ergebnis einer Dokumentenoperation nicht eindeutig zugeordnet werden kann. So besteht beispielsweise direkt auf dem Server die Möglichkeit, komplette Ordner zu archivieren – das dabei entstandene Zip-File wird automatisch in die Ablage gestellt.
3.5.2 Papierkorb
Der Papierkorb ist die letzte Station eines Dokuments, bevor es endgül-tig vom Server verschwindet, oder andersherum: Dokumente, die Sie aus Ordnern löschen, werden sicherheitshalber erst in den Papierkorb ge-schoben, aus dem sie dann „nochmal“ gelöscht werden – auch hier zeigt der BSCW-Server starke Windows-Ähnlichkeiten.
Ob ihr Papierkorb bereits Objekte enthält, können Sie, in Analogie zur Ablage, bereits am Icon erkennen – wobei die Tatsache, dass das Papier-korb-Icon überläuft, keine Rückschlüsse auf den tatsächlichen Grad der Eimerfüllung zulässt.
Durch Klick auf das Icon erhalten Sie einen detaillierten Einblick in Ih-ren Papierkorb, wobei Sie wahlweise Dokumente zurücklegen, archivie-ren, in die Ablage verschieben, oder in letzter Instanz endgültig löschen können.
Es wird dringend davon abgeraten den Papierkorb als dauerhaften
Spei-!→
cher zu ge(miss?)brauchen. Um den vorhandenen Speicherplatz mög-lichst effizient zu nutzen entfernt der Server in regelmäßigen Abstän-den automatisch alle Dokumente aus dem Papierkorb, die sich länger als 31 Tage darin befinden.
3.5 Persönliche Objekte 33 3.5.3 Kalender
Mit der Version 4 beinhaltet BSCW ein leistungsfähiges Kalender-Tool, das bekannteren Produkten wie Outlook oder Netscape kaum nachsteht.
Abbildung 3.12: Der „eingebaute“ BSCW-Kalender. Durch Klick auf das
„Stift-Symbol können Termine einfach eingetragen oder geändert wer-den.
Prinzipiell müssen Sie unter BSCW gleich zwei Kalender voneinander unterscheiden. Durch Klick auf das Kalender-Icon im Persönlichen Ob-jekt-Bereich erhalten Sie Zugriff auf Ihren persönlichen Kalender, in den Sie mit entsprechenden Mausklicks beliebige Termine eintragen können.
Das globale Layout des Kalenders kann über das Menü Optionen → Kalender festgelegt werden.
Darüberhinaus können in gemeinsam verwalteten Arbeitsbereichen zu-sätzliche Gruppenkalender angelegt werden, die bei Bedarf mit dem per-sönlichen Kalender abgeglichen werden.
→Kapitel4.4auf Seite38 3.5.4 Adressbuch
Das Adressbuch beinhaltet eine Liste aller BSCW-User mit denen Sie bei Ihrer Gruppenarbeit in Kontakt gekommen sind. Das heißt: Wenn Sie ein BSCW-User einlädt Ordnerinhalte mit Ihnen zu teilen, wandert sein Eintrag in Ihr Adressbuch. BenutzerInnen, die Sie zu gemeinsamer Arbeit einladen, landen ebenfalls in Ihrem Adressbuch.
Durch Klick auf das Icon erhalten Sie eine Übersicht aller User, mit de-nen Sie in Ihrem BSCW-Leben zu tun bekommen haben, und könde-nen
34 3 Funktionen im Arbeitsbereich diese dann bequem per E-Mail ansprechen, bzw. auf das Profil der Mit-benutzerIn zugreifen.
Obwohl das Adressbuch automatisch aktualisiert wird, können Sie auf Wunsch, über die Menüreihenfolge Datei → Neu → Mitglied, wei-tere Adressen manuell hinzufügen.
Einzelne Adressbucheinträge können zur späteren Bequemlichkeit auch als Gruppe zusammengefasst werden.
3.5.5 Lesezeichen
Zusätzlich zu den bisher schon vorhandenen persönlichen Objekten wie zum Beispiel das Adressbuch und der Kalender hat jetzt jeder Benutzer Lesezeichen als weiteres persönliches Objekt, in dem ein Benutzer ähn-lich wie bei WWW-Browsern Verweise auf häufig besuchte Web-Seiten sammeln kann.
Wenn der Lesezeichenordner geöffnet ist, lassen sich mit Datei → Neu
→ URL neue Verweise hinzufügen. In anderen Ordnerlistings lassen sich mit I → Lesezeichen Verweise auf BSCW-Objekte dem Lese-zeichenordner hinzufügen.
Innerhalb des Lesezeichenordners lassen sich die Verweise in Unterord-ner, UnterunterordUnterord-ner, . . . strukturieren, indem mittels Datei → Neu
→ Ordner entsprechende Unterordnerstrukturen angelegt werden.
BSCW-Lesezeichen lassen sich in das Lesezeichenformat von Netsca-pe exportieren und dann außer im NetscaNetsca-pe auch in andere Browser, die das Netscape-Format unterstützen (beispielsweise Internet Explorer und Opera) importieren. Dies geschieht, indem I → Archivieren auf den Lesezeichenordner angewandt wird, wodurch eine HTML-Datei im Lesezeichenformat von Netscape erzeugt wird. Diese Exportfunktion ist insbesondere sinnvoll für Benutzer, die häufig – zum Beispiel auf Dienst-reisen – fremde Computern verwenden. Sobald sie einen neuen Compu-ter benutzen, können sie zunächst ihre BSCW-Lesezeichen herunCompu-terla- herunterla-den und installieren und haben so immer ihre vertraute Lesezeichenum-gebung zur Verfügung.
4 Gruppenarbeit mit und über BSCW
4.1 Mitglieder einladen
Um die mittlerweile häufig erwähnte Gruppenarbeit durchführen zu kön-nen, ist es nötig, Ihre zukünftigen BSCW-PartnerInnen als erstes einzu-laden.1 Wechseln Sie dazu in den Ordner, den Sie anderen Teilnehme-rInnen zugänglich machen wollen:
• Klicken Sie in diesem Arbeitsbereich auf die Gruppenikone , sie befindet sich in der Symbolleiste, oder wählen Sie stattdessen aus dem Menü Datei die Optionen Zugang → Mitglied einladen.
Abbildung 4.1: Einladen neuer Mitglieder
• In der nun erscheinenden Eingabemaske stellen Sie den
Personen-→Abbildung4.1
kreis zusammen, mit dem Sie eine gemeinsame Arbeitsgruppe grün-den wollen. Die dafür benötigten Adressen können Sie über das oben befindliche Drop-Down-Menü unter folgenden Kriterien zu-sammenstellen:
1Sind Sie im Gegenzug von einem anderen BSCW-User eingeladen worden, so erken-nen Sie dies spätestens an dem Umstand, dass wie von Geisterhand neue Ordner in Ihrem Arbeitsbereich auftauchen, die mit dem Mitglieder-Symbol ausgezeichnet sind.
36 4 Gruppenarbeit mit und über BSCW Email-Adresse oder Benutzerkennung eingeben Sie kennen die E-Mail-Adresse des gewünschten Teilnehmers, oder sogar sei-ne BSCW-Benutzerkennung. Tragen Sie diese in das linke Textein-gabefeld ein (pro Teilnehmer eine Zeile) und klicken Sie im An-schluss auf den Button Hinzufügen⇒, in das FeldAusgew ¨ahlte Benutzerzu übernehmen.
Aus meinem Adressbuch ausw ¨ahlen Listet Ihnen alle Einträge in Ihrem Adressbuch, aus dem Sie den gewünschten Teilnehmer auswählen können.
Nach BSCW-Benutzern suchen Beihaltet die Möglichkeit auf dem System nach bereits registrierten Benutzern zu suchen, um Sie in die Teilnehmerliste zu übernehmen.
Search for LDAP Users Sucht auf dem zentralen Directory-Server nach Hochschul-Accounts um deren Inhaber zu einem gemeinsa-men Arbeitsbereich einzuladen.
Ergänzen Sie Ihre Einladung auf Wunsch durch einen
Einladungs-!→
text. Bedenken Sie unbedingt, welche Rollen (Auswahlliste Einla-den als:) Sie den zukünftigen Arbeitskreisteilnehmern zuweisen wollen! Erläuternde Hinweise zum BSCW-Rollenverständnis
fin-→Kapitel5.2auf Seite46
den Sie im Kapitel Einstellen der Zugriffsberechtigungen.
• Durch Betätigen des OK -Buttons werden die Einladungen ver-schickt, und Sie gelangen zurück in Ihren Ordner.
• Um zu verdeutlichen, dass der Ordner nun nicht mehr Ihnen allein zugänglich ist, hat BSCW hinter diesen die Gruppenikone einge-fügt. Durch Klick auf dieses Symbol wird Ihnen eine Liste aller Mitglieder des Ordners angezeigt.