Manager und Personal-Computer: Wie ändert der PC die Arbeitstechnik?
Ein Anwenderbericht
Planung und Kalkulation
Die Idee, die hinter allen Tabellenkalkula·
tionsprogrammen steht, ist die Integration von Bleistift, Papier und Taschenrechner zu einem elektronischen Blatt am Bildschirm.
- Ein Student der Harvard Business School führte in den 70er Jahren eine Fi·
nanzplanung durch, hatte mit dem Ta- schenrechner sehr viele ZahlenaufsteHun·
gen zu berechnen und als Ergebnis auf der Schreibmaschine darzustellen. Eine mühe- Japan hat sich zum Ziel gesetzt, daß in Kür- ze die gesamte Bevölkerung im Umgang mit dem PC vertraut ist. Die Maßnahmen dazu: Ausbildung bereits in der Grund- schule (ab 9 Jahre) und Ausbildung auch in den Betrieben. - Derzeit drücken auch die Senior-Manager wieder die Schulbänke, um den geliebten Abakus durch einen lei- stungsfähigen PC zu ersetzen.
Ein PC ist nichts - ohne einen passenden Programm-Mix. Um die Vorteile für den PC- Einsatz beim Manager zu beschreiben, muß in der Folge auf einige klassische An- wendungsbeispiele eingegangen werden.
Manager noch sehr niedrig. Dies mag ver- schiedene Ursachen haben:
• Wenig Überblick über die Möglichkeiten des PC,
• Mangel an Ausbildung und Übung
am
PC,
• Enttäuschungen aus vergangenen EDV- Projekten,
• Mangelnde Bereitschaft für Veränderun- gen im Arbeitsstil.
Dieser Zustand wird sich voraussichtlich in- nerhalb von wenigen Jahren drastisch än- dern: Miniaturisierung der Geräte (schon heute sind vollwerte PC in Aktenordnergrö- Be, mit wenig Gewicht und batteriebetrie- ben verfügbar), rapider Preisverfall bei Hardware und ein Softwaremarkt in voller Blüte werden den heutigen Zustand sehr bald vergessen lassen.
dend die Zukunft eines im Wettbewerb ste- henden Unternehmens beeinflussen; nicht ohne Grund spricht man heute nicht mehr von der »Industriegesellschaft«, sondern vielmehr von der »Informationsgesell- schaft« der 80er und 90er Jahre.
Das Werkzeug Personal- Computer
Der Personal-Computer (PC) hat es ge- schafft, sich in weniger als 10 Jahren als zweitwichtigstes Gerät (neben dem Telefon) zu etablieren. Im Konzept der Büroautoma- tion werden traditionelle Hilfsmittel, wie
• Schreibgeräte,
• Formulare, Listen,
. • Papierablagen, Veröffentlichungen,
• Geschäftsreisen
durch neue, elektronische Informations- techniken, wie
• Individuelles Processing,
• Informationsspeicherung und -wiederbeschaffung,
• Informationsübermittlung,
• Aktivitätenplanung ersetzt.
Als multifunktionale Rechen-, Schreib- und Zeichenmaschine spielt der PC am Ar- beitsplatz die zentrale Rolle. Auf der Basis der unterschiedlichsten Programme kann der PC als vielseitiges »Werkzeug« einge- setzt und genutzt werden. Natürlich kann man auf dem PC eine klassische Buchhal- tung oder Fakturierung »fahren« und damit, wenn auch nur im Kleinbetrieb, den PC be- nutzen wie einen bis dato großen Compu- ter. Doch sollte man im Auge behalten, daß der persönliche Computer dafür konzipiert ist,
am
Arbeitsplatz, alsoam
Schreibtisch oder unterwegs, als Werkzeug zu dienen, um die persönliche Produktivität, die Quali- tät der Arbeitsleistung, den Grad der Infor- miertheit zu verbessern.Wie eingangs erwähnt, ist der Nutzungs- und Durchdringungsgrad des PC beim
Robert ZEHETLEITNER. Mag. rer soc. oec.. Jahrgang 1950 Nach dem Studium vier Jahre am EDV-Zentrum der Universität Graz tätig.
Seit
1978Leiter der Organisation und EDV in der Steirischen Brau- industrieAktiengesellschaft, Prokura seit
1.Juni
1985.Derzeitige Pro- je.kte: Aufbau eines unternehmensinternen Rechnernetzes über ganz Osterreich für die Steirische Brauindustrie
AGunter besonderer
Be-rücksichtigung der Verbindungen zwischen Großrechner und PC Aufbei eines unternehmensinternen Systems zur Nutzung der Mög- lichkeiten der elektronischen Post. Aktivitäten als selbständiger EDV- Berater für PC-Einsatz und PC-Training.
Um es vorwegzunehmen: Für viele Manager wird sich die Arbeitstechnik erst än- dern! Derzeit fühlt sich erst ein kleiner Anteil dieses Standes mit dem »persönli- chen.. Computer wohl. Der größere Teil der Manager sieht den Personal- Computer (PC) als Noch-Fremdkörper und nicht als Werkzeug. - Grund genug, um die Chancen einer sich ändernden Arbeitstechnik durch Computereinsatz nä- her unter die Lupe zu nehmen.
Ausgangslage
Heute arbeiten bereits mehr als zwei Drittel aller Erwerbstätigen im Büro bzw. in diver- sen Dienstleistungsbereichen. Die Tendenz ist dabei steigend. Die Zahl der Industriear- beiter hat, auch wegen zunehmender Durchdringung von Robotern, die gegen- läufige Tendenz. Noch dramatischer verhält es sich rnit den in der Landwirtschaft Be- schäftigten, wo die Anzahl der in diesem Sektor tätigen Menschen innerhalb von 60 Jahren urn mehr als 80 Prozent gesunken ist. Was hat zu dieser Strukturänderungge- führt: rnassive Rationalisierungsinvestiti0- nen in Landwirtschaft und Industrie rnit dern Lohn der entsprechenden Produktivitäts- steigerung. In der Verwaltung hat dieser Urndenkungsprozeß erst in den 80er Jah- ren begonnen. Produktivität, d.i. das Ver- hältnis von Arbeitsleistung(= Output) pro Arbeitsstunde(=Input), ist auch irn Büroei- ne sehr wohl rneßbare Größe. Daß bislang Messungen in diesem Bereich kaum vorge- nommen werden, liegt daran, daß ein Groß- teil der Büroarbeiten nicht strukturiert ist oder werden kann und sich so einer Bemü- hung um Produktivitätssteigerung ver- meintlich entzieht.
Ein weiterer Aspekt, welcher eine geson- derte Betrachtung erfordert, ist schlicht die
"Information«. Nicht greifbar und "nur sub- jektiv bewertbar ist diese »zeitliche Existenz des Denkobjektes« Information. Geht es doch darum, aus einer unüberschaubaren Flut von Daten betriebliche Informationen zu generieren, auf einen meist kurzen Zeit- raum zu fixieren, sie zu übermitteln, um räumliche und zeitliche Differenzen zwi- schen Sender und Empfänger zu über- brücKen, und sie durch Selektion, Zusam- menfassung oder Verknüpfung tür einebe- stimmte betriebliche oder unternehmeri- sche Entscheidung aufzubereiten. - Die Qualität der Information und der richtige Zeitpunkt ihrer Verfügbarkeit kann entschei-
DER WIRTSCHAFTSINGENIEUR 18 (1986) 3
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volle Aufgabe, bis ihm ein Freund das Pro- blem auf einem PC löste: Er teilte den ver- fügbaren Speicher in Zeilen und Spalten ein (ähnlich einen Schachbrett) und erhielt da- durch exakt definierte und durch Koordina- ten beschriebene »Zellen«. In jede Zelle durften drei Arten von Informationen einge- tragen werden:
• Texte,
• Zahlen,
• mathematische Formeln.
Alle Zellen durften beliebig miteinander (über die Formeln) verknüpft werden und der,>sichtbare Taschenrechner« am PC war geboren. Das Programm bekam den Na- men VISICALC und viele abgeleitete Folge- produkte sind entstanden und entstehen wetter, z. B.:
• Mutlipan,
• Supercalc,
• Lotus 1-2-3.
Für den Manager-Einsatz spricht, daß er selbst am Bildschirm kalkuliert, ohne jemals das Programmieren gelernt zu haben. Der Manager fertigt seine Modelle selbst an, er
Die Idee. die hinter allen TabeI·
IenIuJIkulationspl'Og"""men steht, ist die Integration
lIOIIBIeistif', Papier und D1schen- rechner zu einem elektroni- schen Blatt sm Bildschirm.
kann seiner Kreativität freien Lauf lassen und seine Modelle jederzeit verändern. Da- durch erhält er Unterstützung bei Routine- arbeiten, wie z.B.
• Analyse von Umsatzstrukturen,
• Ermittlung von Kennzahlen,
• Durchführung von Soll-lIst-Vergleichen,
• Beurteilung von Preis-/Mengen-Alter- nativen,
• kurzfristiger Unternehmensplanung,
• Budgetierung und Vo,rschau.
Die größte Herausforderung liegt in allen möglichen Planspielen: die Frage »Was wä- re .... , wenn ...« wird in Sekundenschnelle von all diesen Programmen beantwortet.
Die Darstellung geschieht problemlos in Worten, Zahlen und Bildern.
Elektronisches Archiv
Nach einer Studie von Booz, Allen & Hamil- ton verbringen Führungskräfte im Durch- schnitt 25% ihrer Zeit mit »weniger produkti- ven« Tätigkeiten, wie z.B. Arbeiten vorberei- ten, ablegen, kopieren. Informationen su- chen etc. Vieles, was nicht sofort verarbeitet werden kann. wird heute noch kopiert und abgelegt, um nie wieder in die Hand ge- nommen zu werden. Computerlisten ha- ben den Umfang von Telefonbüchern von Großstädten erreicht. Angesichts dieser Zu- stände wird es schon interessant. Arbeits- techniken anzuwenden, mit denen »Such- zeiten« minimiert werden können. Die exter- nen Speicher der PC werden immer größer und billiger, es können immer mehr Infor- mationen auf kleinsten Raum in den..PC ge- packt werden. Man spart Raum und Archi- vierungsmöbel, aus der Kartei ist die elek- tronische Datei geworden, mit der VerkmiJp-
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DER WIRTSCHAFTSINGENIEUR 18~1986)3fungsmöglichkeit von Dateien ist die »Da- tenbank« geschaffen worden. Eines der be- rühmtesten Programme auf PC trägt die Bezeichnung dBASEIl und dBASElI1. Die Anwendungsmöglichkeiten sind wiederum vielfältig. Stellvertretend sei ein Beispiel skiz- ziert:
Man stelle sich einen Betriebsabrech- nungsbügen eines Unternehmens mit etwa 1000 KostensteIlen VQ[ Auf Papier ge- druckt, würde jede KostensteIle ein eigenes Blatt bekommen - monatlich. Auf diese Weise lassen sich Schränke und Büros in kurzer Zeit füllen. In komprimierter Form läßt sich dieses Produkt eines Großcomputers aber auch auf einen PC kopieren und able- gen. Die Technik der Datenbank erlaubt es, jedes Informationsbedürfnis (über beliebi- ge KostensteIlen oder Kostenarten) in.be-
d~utendgeringerer Zeit zu befriedigen, als dies der Fall wäre, wenn man die traditionel- le 1000-Seitenliste am Schreibtisch auf- schlägt. - Doch damit nicht genug: Nach einer blitzschnellen, elektronischen Re- cherche läßt sich der selektierte Informa- tionsinhalt in ein elektronisches Kalkula- tionsschema übertragen und - siehe oben - die Frage beantworten: »What, if?«.
Erstellung von Dokumenten
Textverarbeitung ist bisher die Domäne der Sekretärinnen und sonstigen Assistenzkräf- te. - In besonderen Fällen kann es auch für den Manager von Vorteil sein, wenn er ge- wisse Dokumente selbst erstellen kann; sei es wegen des hohen Grades an Vertraulich- keit, der manchrTlal gegeben ist, oder sei es wegen der visuellen Unterstützung der Ai- genen Ideen, wenn man am Bildschirm Texte entwirft.
Heute ist es zum Standard ge-
women, daß der Pe zumindest an den Gro8rechner der eige- rien Firma angeschlossen Ist.
Die Entwicklung dieser Programme führt verstärkt zur Integration von Text- und Bild- elementen. Das Programm WINDOWS von Micro-Soft etwa erlaubt in einfachen Schrit- ten das Mischen von Kalkulationsformula- ren, Auszügen aus Datenbanksystemen und Präsentationsgrafiken. Die Bediener- führung ist sehr vereinfacht worden, das Benutzerhandbuch nahezu überflüssig.
Informationsaustausch
Der PC ist lange Zeit nicht akzeptiert wor- den. da er auf den Schreibtischen als»lnsel- lösung« eingesetzt worden ist. Heute ist es zum Standard geworden, daß er zumindest an den Großrechner der eigenen Firma an- geschlossen ist. Der PC verhält sich heute mit der entsprechenden Software, und die- se ist von Groß-EDV zu Groß-EDV unter- schiedlich. wie ein normales Terminal.
Für den Manager interessant ist jedoch der Zugang vom PC in das öffentliche Daten- netz, das uns weltweit umspannt. Derzeit sind Postsysteme (Electronic Mail) im Auf- bau begriffen. In diesem Zusammenhang
öffnet sich die Welt der Anbieter von Infor- mationen jeder Art: die aktuellsten Aktien- kurse können jederzeit aus der Wall Street in New York abgerufen werden; ein elektroni- scher Führer über alle Linienflüge unserer Welt liegt in einer Datenbank in Illinois.
Für den Manager interessant ist derZugang wom Pe in das öf·
Ienlliche Datennetz. .
In wenigen Minuten sind derartige, gezielte Informationen aus USA auf den PC übertra- gen und abgespeichert. Nach Beendigung des Dialogs kann sodann der Inhalt in Ruhe ausgedruckt werden oder wiederum in ei- ne Kalkulation eingehen oder in das elektro- nische Archiv aufgenommen werden.
Zusammenfassung
Durch die Miniaturisierung wird es möglich, die dargestellten neuen Techniken als all- tägliche Werkzeuge in die Arbeitswelt von Büro und Verwaltung einzufügen. Die im Verhältnis zu den drastisch gestiegenen leistungen stabilen oder fallenden Preise werden die Ausbreitung und Anwendung der neuen Techniken stark fördern und auch vor dem Manager nicht halt machen.
Die Dezentralisierung der hochwertigen Technik eröffnet für die Arbeitsstrukturen der Geschäftswelt völlig neue qualitative Möglichkeiten. Man erwartet allgemein eine horizontale und vertikale Aufgabenintegra- tion. Horizontal: der Einzelne wird zu Lasten der Hilfskräfte mehr von seinem Arbeits- platz aus erledigen können. Vertikal: die Or- ganisationsstrukturen mit ihren Hierarchien sind neu zu überdenken. - Der Manager wird in Zukunft sein multifunktionales Werk- zeug PC selbst bedienen und beherr-
schen. .
Dennoch: Es bleibt ein sehr großer Teil von . Aufgaben und Kommunikationsproblemen bestehen, der durch die Neuartigkeit dieser Arbeitstechnik überhaupt nicht bzw. nur mittelbar oder am Rande berührt wird. Bei aller Faszination ist dies im Auge zu behal- ten.
