Z
eit ist die grundlegende Ressource unseres Lebens. Nach unserem sub- jektiven Empfinden haben wir nie genug davon. „Der Tag müsste eben 48 Stunden haben“, habe ich schon von vie- len Arztkollegen gehört. Meine Frage darauf wurde oft als sonderbar verstan- den: „Würde das wirklich einen Unter- schied machen?“ Mehr Zeit zu haben hat weniger mit der Quantität als viel- mehr mit der persönlichen Einstellung und entsprechendem Verhalten zu tun.Aber die ärztliche Realität ist ge- prägt von zu wenig Zeit für Patienten und die eigene Fortbildung. Kaum Zeit findet sich für das persönliche Wohlbe- finden, für Sport, Entspannung und ei- ne gesunde Ernährung, viel zu wenig Zeit für die eigene Familie und den Freundeskreis.
Unser Image eilt uns schon lange vor- aus. Ärzte haben keine Zeit. Vielleicht wird das vom sozialen Umfeld noch am ehesten toleriert, da Ärzte ja ständig Menschenleben retten. Vielleicht wird dieses eher unwirkliche Argu- ment aber auch von uns miss- braucht. Der Notfall, der schnell noch bearbeitet werden musste, wird gerne zur Ausrede, wieder ein- mal eine Stunde zu spät zum Abend- essen mit Freunden zu kommen. Die Fremdbestimmung des ärztlichen Berufs ist sicher ein erschwerender Faktor. Umso dringender bräuchten Ärzte ein effektives Zeitmanage- ment. Anders als in Managerkreisen glänzt dieses Thema in der ärztlichen Aus- und Fortbildung durch Abwesen- heit. Es ist also kein Wunder, dass Zeit im ärztlichen Alltag stets Mangelware ist. Die Prinzipien des Zeitmanage- ments gelten allerdings auch für Ärzte.
Dabei ist Zeitmanagement wesentlich mehr als eine reine Technik und hat
mehr mit persönlicher Lebensführung, Selbstorganisation und -disziplin zu tun.
Die sieben nachfolgenden Gedanken beinhalten die wesentlichen Prinzipien des modernen Zeitmanagements.
So einfach es klingen mag, wir wissen erst, ob wir unsere Zeit nutzen oder nicht, wenn wir wissen, was wir wollen und was uns wichtig ist. Jeder hat eine vage Vorstellung davon, was er im Leben erreichen möchte, viele haben vielleicht sogar ganz konkrete Pläne. Die Habilita- tion, der Chefarztposten oder die eigene Praxis sind Beispiele für berufliche Zie- le. Meistens ist dies aber schon alles, was Seminarteilnehmer auf die Frage nach den Zielen antworten. Vielleicht noch die glückliche Familie und das gleichzei- tige Wissen um den Widerspruch, den dieser Wunsch zusätzlich zu einer Kar- riere in der Medizin darstellt. Das Kapi- tel Ziele ist im Zeitmanagement aber wesentlich umfangreicher und wohl das Bedeutendste von allen.
Die meisten Ziele entspringen einer Vision, die wir für unser Leben haben.
Für die Ordnung unserer Ziele und der dafür notwendigen Zeit ist es hilfreich, neben den Zielen auch die Rollen zu formulieren, die wir in unserem berufli- chen und privaten Leben ausfüllen.
Viele dieser Ziele haben wir mehr oder weniger klar in unserem Kopf. Ebenso
wie Vorsätze für ein neues Jahr, setzen wir sie oft nicht in die Realität um. Da- mit Ziele greifbarer, planbarer und um- setzbar werden, müssen sie konkreti- siert, also formuliert und aufgeschrie- ben werden.
Prioritäten setzen
Nur eine bewusste Entscheidung für das Wichtige verhindert unbewusste Ent- scheidungen für das Unwichtige. Die Unterscheidung in wichtig und unwich- tig bedeutet bereits eine Setzung von Prioritäten. Eine noch genauere Abstu- fung der wichtigen Aufgaben ist aber im Alltag sinnvoll. Dabei charakterisiert die Wichtigkeit einer Aufgabe deren Wert für die Erreichung unserer Ziele.
Nun geschieht es jeden Tag, dass uns Aufgaben aufgedrängt werden oder wir uns selber in Aufgaben verlieren, von denen wir meinen, sie müssten sofort er- ledigt werden. Solche Aufgaben be- zeichnen wir dann als dringlich. Eine Ursache hierfür ist unter anderem, dass es schwer fällt, „nein“ zu sagen.
Vielleicht sind gerade Ärzte, die sehr viel helfen, noch anfälliger für das Phänomen, nicht „nein“ sagen zu können, wenn uns jemand um et- was bittet.
Hinzu kommt, dass die menschli- che Psychologie uns einen zweiten Streich spielt. Es ist scheinbar be- friedigender, kleinere, aber leichtere Aufgaben zu lösen, um so wenigstens das Gefühl von einigen, wenn auch klei- nen Erfolgserlebnissen zu haben. Für die eigentlich wichtigen Aufgaben bleibt dann meistens keine Zeit mehr.
Dies erleben wir an den vielen Aben- den, an denen wir uns fragen, wo unsere
Zeit geblieben ist. ✁
T H E M E N D E R Z E I T
A
A2374 Deutsches Ärzteblatt½½½½Jg. 97½½½½Heft 37½½½½15. September 2000
Zeitmanagement
Fest umrissene Ziele und klare Prioritäten
Viele Ärzte leiden unter dem beruflichen Dauerstress. Der richtige Umgang mit der eigenen Zeit kann hier weiterhelfen.
Ob das, was wir tun, richtig oder falsch ist, lässt sich nur aufgrund der
Ziele beurteilen, die zu erreichen wir uns vorgenommen haben.
Charles Evans Hughes, US-Außenminister 1921–26
»
«
Cay von Fournier
Der amerikanische Präsident D. Ei- senhower nutzte folgendes Schema für die Einteilung von Aufgaben nach Prio- ritäten (Eisenhower-Prinzip, ABC-Ka- tegorie):
Er verwendete die Kategorien wichtig und dringlich und ordnete sie nebenein- ander an (siehe Grafik). Dabei entstehen vier Kategorien. Zum einen gibt es die Aufgaben, die dringend und wichtig sind.
Sie besitzen im klassischen Zeitmanage- ment die höchste Priorität und werden so- mit A-Aufgaben genannt. Weiterhin gibt es Aufgaben, die wichtig, aber nicht drin- gend zu erledigen sind. Sie haben B-Prio- rität und werden damit als B-Aufgaben bezeichnet. Die dritte Kategorie umfasst dringliche Aufgaben, die nicht wichtig sind, die sogenannten C-Aufgaben. Lei- der sind es häufig diese C-Aufgaben, die
unseren Alltag bestimmen. Alles muss schnell erledigt sein, am besten schon ge- stern. Vor lauter Zeitdruck vergessen wir oft, dass diese Aufgaben nicht wichtig sind, das heißt nicht zum Erreichen unse- rer Ziele beitragen. Sie bewirken viel- mehr das Gegenteil: Wir erreichen unse- re Ziele nicht oder nur viel langsamer.
Die Tage, an deren Ende wir uns fragen, was wir heute eigentlich gemacht haben, waren ganz sicher angefüllt von C-Prio- ritäten. Die letzte interessante Aufga- benkategorie besteht aus der D-Katego- rie, also Aufgaben, die nicht wichtig und nicht dringend sind. Damit sind nicht Freizeit, Entspannung oder Erholung ge- meint, denn dies sind ganz wichtige Ziele unseres persönlichen Wohlbefindens. D- Aufgaben verstecken sich in den unzähli- gen unnützen Tätigkeiten, zu denen wir jeden Tag verleitet werden. Aus diesem Grund sollte man sich hier stets einen Mülleimer vorstellen.
Indem die Aufgaben eines Tages nach Prioritäten geordnet werden, wird
uns die entsprechende Bedeutung bes- ser bewusst. Macht man es sich dann auch noch zur Gewohnheit, jeden Tag ein bis zwei Stunden Zeit für eine oder zwei A-Aufgaben zu verwenden, wer- den bald die wichtigen Dinge im Leben im Vordergrund stehen. Die Anord- nung der Kategorien I–IV stellen eine neue Struktur dar, um einen zweiten Aspekt im Umgang mit Prioritäten deutlich zu machen:
Unser Alltag ist voll von A-Prioritä- ten. Ständig sind wir damit beschäftigt,
„organisatorische Notfälle“ zu versor- gen, da Aufgaben, die wichtig und dringlich sind, für den Stress im Alltag verantwortlich sind. Dinge, die wichtig sind und heute erledigt werden müssen, tragen weder zu unserem Wohlbefin- den noch zu einer Zeitsouveränität bei.
Wichtige Aufgaben werden nämlich oft so lange hinausge- schoben, bis sie un- ter Druck bearbei- tet werden müssen.
Manche Menschen glauben, dies zu brau- chen. Der kluge Zeit- manager fokussiert aber auf die Aufga- ben, die wichtig, aber noch nicht dringlich sind, um diese in Ruhe, ohne Stress erledigen zu können. Merkwürdiger- weise werden dann mit der Zeit die hektischen A-Aufgaben weniger. Ein gutes Beispiel in diesem Zusammen- hang sind Vorträge. Wir wissen oft meh- rere Monate im Voraus, dass wir an ei- nem bestimmten Tag einen Vortrag hal- ten müssen. Und trotzdem wird es in den letzten Tagen vor diesem Ereignis meist hektisch. Ziel sollte es sein, je- den Tag Zeiträume für B-Aufgaben zu schaffen und auch einzuhalten. Auf die- se Weise wird es immer seltener vor- kommen, dass wichtige Aufgaben auch dringlich werden, und der daraus ent- stehende Stress nimmt ab.
Eine Möglichkeit der Planung von Zeit besteht darin, den Tag als kleinste planbare Einheit zu definieren. Zum ei- nen müssen feste Termine und Arbeits- abläufe berücksichtigt werden. Sprech- stunden finden nun einmal zu gegebe- nen Zeiten statt, und auch die Stations- visite ist eine vorgegebene zeitlich ter-
minierte Aufgabe. Folgende Gedan- ken können aber auch Ärzten dabei helfen, ihre Zeit in den Griff zu bekom- men.
Arbeitsorganisatorische Untersu- chungen zeigen, dass in 20 Prozent der für eine Aufgabe aufgewendeten Zeit 80 Prozent der Ergebnisse erzielt wer- den und in den übrigen 80 Prozent Zeit nur 20 Prozent der Ergebnisse.
Einige der vielen Beispiele hierfür sind Besprechungen, Telefonate, aber auch die Arbeiten an größeren Projek- ten. Ärztliche Behandlungszeiten sind hiervon ausgenommen. Oft brauchen wir zwar nur 20 Prozent der Zeit, um wirklich das Ziel der Behandlung zu erreichen.
Die restlichen 80 Prozent braucht aber der Patient, um zu verstehen und Ver- trauen in unsere Kunst zu haben.
Beginnen Sie mit den Telefonaten und Besprechungen und probieren es einfach einmal aus: 20 Prozent der Zeit reichen für 80 Prozent der Ergebnisse, und dies ist oft ausreichend. Anstatt zwei Stunden Besprechung nur noch 24 Minuten, das wäre doch ein Effekt.
Ausreichend Zeit für Unvorhergesehenes lassen
Ein anderer Gedanke beschäftigt sich mit der Ratio an verplanbarer Zeit.
Der häufigste Fehler, der gemacht wird, wenn jemand beginnt, sich mit Zeitmanagement zu beschäftigen, be- steht darin, dass man die gesamte zur Verfügung stehende Zeit verplanen möchte. Der Tag hält aber sehr viel Un- vorhergesehenes bereit, und so ist nur ein Teil unserer Zeit wirklich verplan- bar. Die Managementliteratur geht von einem Verhältnis planbarer und nicht planbarer Zeit von 50 : 50 oder 40 : 60 aus, empfiehlt damit also nur die Hälfte der Zeit oder etwas weniger zu verpla- nen. Für Ärzte halte ich eher ein Ver- hältnis von 20 : 80 für realistisch, da noch mehr Unvorhergesehenes pas- siert und vor allem weniger als im Ma- nagement aufgeschoben oder delegiert werden kann. Dennoch haben selbst diese 20 Prozent geplante Zeit für die wesentlichen Aufgaben einen enormen Effekt auf die Zeitsouveränität.
Das Hauptproblem beim Zeitmanage- ment besteht darin, dass es nicht ange- T H E M E N D E R Z E I T
A
A2376 Deutsches Ärzteblatt½½½½Jg. 97½½½½Heft 37½½½½15. September 2000
wichtig
dringlich Grafik
B-Aufgaben I
A-Aufgaben II D-Aufgaben
IV
„Nur eine bewusste Entscheidung für das Wichtige verhindert unbewusste Entscheidungen für das Unwichtige.“
C-Aufgaben III
wendet wird. Wer nur 15 Minuten inve- stiert, um den nächsten Tag zu planen und den abgelaufenen Tag zu analysie- ren, „spart“ oft mehrere Stunden am nächsten Tag und bekommt ein neues Zeitgefühl. Zum einen wird die Dauer von verschiedenen Aufgaben realisti- scher eingeschätzt, andere Aufgaben werden von der Liste als nicht wichtig gestrichen oder delegiert und einige Aufgaben als Block zusammengelegt.
Stille Stunden und 15 Minuten „time-out“
Im Sport kennen wir das „time-out“ als Pause, in der die Spieler sich sammeln und ihre Taktik überdenken. Oft wurde durch so eine Pause ein verloren geglaub- tes Spiel noch gewonnen. Könnte dies nicht auch für unseren Alltag gelten?
Ein weiterer Trick aus dem Zeitma- nagement, um unseren I-Zielen näher zu kommen, ist die Einhaltung der „stillen Stunde“, ein Zeitblock, der unumstöß- lich in den Tagesablauf eingeplant wird.
Kann der Manager sich diese „stille Stun- de“ wie einen anderen Termin mit einem
Geschäftspartner fest eintragen und ein- halten, gestaltet sich dies im ärztlichen Alltag oft als schwierig. Auf der Suche nach Lösungen wurden hier einige Kol- legen sehr kreativ. Ob morgens, mittags oder abends, sie fanden eine Stunde oh- ne Störungen für die wirklich wichtigen Aufgaben.
Für Manager zählen Telefonate zu den Zeitdieben Nr. 1, aber Kranken- hausärzte leiden unter einem noch per- fekteren Zeitdieb, dem Pieper. Wir wer- den nicht nur durch ein Telefon in unse- rer Tätigkeit gestört, sondern müssen uns sogar erst noch ein Telefon suchen, um die jeweilige Nummer zurückzurufen.
Eine mehrfache Analyse von der durch- schnittlichen Häufigkeit des Schrillens meines Piepers pro Tag ergab folgendes Bild: 36-mal gepiept – sechsmal war mei- ne Antwort dringend notwendig, in wei- teren sechs Fällen war der Grund zu ak- zeptieren – 24-mal (66 Prozent) war die Störung unnötig. Sekretärinnen hätten durch eine kurze Notiz in mein Fach die jeweilige Information bekommen kön- nen, ein Diensttausch in ferner Zukunft auch nach der Frühbesprechung geklärt oder der jeweilige Informationsaustausch über E-Mail erledigt werden können.
Es sind aber nicht nur die Kommuni- kationsmedien, die uns zu schaffen ma- chen, sondern auch die fehlende Kom- munikation. Weiterhin wären Wartezei- ten auf Besprechungen zu nennen, de- nen viele Arbeitsstunden zum Op- fer fallen können. Aber nicht nur die an- deren sind schuld daran, dass uns die Zeit zwi- schen den Fingern zer- rinnt. Die meisten Zeit- diebe kommen von in- nen: ziellose und unnüt- ze Handlungen, fehlen- de Prioritäten, mangeln- de Selbstorganisation und die Suche nach rele- vanten Unterlagen oder Veröffentlichungen. Die Unfähigkeit, entschie- den „nein“ sagen zu können, führt unweiger- lich zu dem Dilemma, zu viele Aufgaben auf ein- mal erledigen zu wollen und sich so zu verzet- teln.
Ein interessanter As- pekt ist zudem die Dringlichkeitsfal- le. In unserem Arbeitsalltag ist es ja schon zu einem Statussymbol gewor- den, stets gestresst und geschäftig den dringenden Aufgaben hinterherzulau- fen. Abgesehen vom Adrenalinspiegel, den manche Menschen anscheinend benötigen, fühlen wir uns ja dadurch
auch gebraucht und anerkannt. Wer kommt schon auf die Idee zu gestehen, dass ein Dienst ausnahmsweise mal ru- hig war und man nach 17 Stunden Ar- beit tatsächlich fünf Stunden geschlafen hat, um die nächsten zwölf Stunden zu arbeiten. Es macht doch einen viel bes- seren Eindruck, durchoperiert zu ha- ben. Wahre Männer braucht das Land und keine Schlafsäcke. Was wäre, wenn in einem derartigen System jemand wirklich souverän über die Zeit wäre?
Wie würden Patienten über entspannte Ärzte denken?
Um Zeitmanagement praktizieren zu können, bedarf es eines Werkzeuges.
Dieses kann von einem einfachen Ka- lender bis hin zu einem hochmodernen Personal Digital Assistant reichen. Wer mit allen unterschiedlichen Werkzeugen über längere Zeit gearbeitet hat, kommt zu der Einsicht, dass es eigentlich nicht so wesentlich ist, womit man Zeitmanage- ment betreibt, Hauptsache, man tut es.
Disziplin
Zeitmanagement ist für jeden noch so erfahrenen Anwender stets eine neue Herausforderung.
Wie zu Beginn erwähnt, hat es weni- ger mit Tipps und Tricks zu tun als viel- mehr mit der Herausforderung einer or- ganisierten Lebensführung. So bleibt dieses Thema ein Leben lang spannend.
Aber es ist gut, damit zu beginnen, seine persönliche Einstellung zur Zeit zu über- denken und gegebenenfalls zu ändern.
Wer immer zu spät kommt, kann auch immer pünktlich sein. Pünktlichkeit, Ordnung und Selbstorganisation tragen nicht nur dazu bei, die eigene Zeit im Griff zu behalten, sondern auch auf an- dere Menschen positiv zu wirken. Dies ist für Ärzte umso wichtiger, da sie in ihrem Beruf direkt Menschen dienen wollen.
Nur ein Arzt, der Zeit für sich und seine Patienten hat, wird letztendlich besser helfen können.
❚Zitierweise dieses Beitrags:
Dt Ärztebl 2000; 97: A 2374–2377 [Heft 37]
Anschrift des Verfassers:
Dr. med. Cay von Fournier Innsbrucker Straße 5 10825 Berlin
E-Mail: cay.von.fournier@t-online.de T H E M E N D E R Z E I T
Deutsches Ärzteblatt½½½½Jg. 97½½½½Heft 37½½½½15. September 2000 AA2377
Gegen den beruflichen Dauerstress hilft häufig der richtige Umgang mit der eigenen Zeit. Foto: Alvis Upitis, Image Bank
