ISBN 978-3-89673-654-3 Verlag Wissenschaft & Praxis
Herausgegeben von Michael Dinkel Stefan Luppold Carsten Schröer
Dinkel Luppold Schröer (Hrsg.)
Ha NDB uc H Messe-, Kongress- und Eventmanagement
Das „Handbuch Messe-, Kongress- und Eventmanagement“ richtet sich gleichermaßen an Studierende und Praktiker der sogenannten „MIcE“- Branche. Als Basiswerk stellt es veranstaltungsspezifische Grundthemen dar und erläutert diese. Damit schließt dieses Handbuch eine seit vielen Jahren vorhandene Lücke in der Grundlagenliteratur des Veranstaltungs- managements. Die Beiträge verstehen sich als komprimierte Form, um sich mit Schlüsselbegriffen und -themen der Branche zu befassen. Verweise auf Zeitschriften und weitere Publikationen ermöglichen eine Vertiefung der Erkenntnisse. Die Inhalte wurden im „dualen Prinzip“ von Professoren, Dozenten sowie von Vertretern der ausbildungspartner der beiden DHBW- Standorte Mannheim und Ravensburg geschrieben.
Die Herausgeber
Prof. Dr. Michael Dinkel leitet den Studiengang „Messe-, Kongress- und Eventmanagement“ an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg (DHBW) in Mannheim. Vor seiner Berufung war er mehr als zehn Jahre im Event- management sowohl in der Praxis als auch akademisch aktiv und ist autor sowie Herausgeber mehrerer Fachbücher und -beiträge.
Prof. Stefan Luppold leitet den Studiengang „Messe-, Kongress- und Eventmanagement“ an der DHBW in Ravensburg. Vor seiner Berufung war er mehr als zwei Jahrzehnte in internationale Projekte der MIcE-Industrie eingebunden. 2009 gründete er das Institut für Messe-, Kongress- und Eventmanagement (IMKEM) und ist Herausgeber der Fachbuchreihe „Messe-, Kongress- und Eventmanagement“, die im Verlag Wissenschaft & Praxis erscheint. Daneben nimmt er regelmäßig Gastvorlesungen, unter anderem in Shanghai, wahr.
Prof. Dr. Carsten Schröer ist seit mehr als zehn Jahren im Bereich der
Evaluation von Veranstaltungen tätig. Er lehrt ebenfalls u.a. am Studien-
gang MKE der DHBW in Mannheim, veranstaltet eigene wissenschaftliche
Kongresse und publiziert regelmäßig in Zeitschriften und Fachbüchern.
Handbuch Messe-, Kongress- und Eventmanagement
Mit freundlicher Unterstützung des
degefest – Verband der Kongress- und Seminarwirtschaft und der ÖVA-Stiftung – Wissenschafts- und Kulturförderung an der
Dualen Hochschule Baden-Württemberg Mannheim
Handbuch
Messe-, Kongress- und Eventmanagement
Herausgegeben von
Michael Dinkel Stefan Luppold Carsten Schröer
Verlag Wissenschaft & Praxis
Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.dnb.de abrufbar.
ISBN 978-3-89673-654-3
© Verlag Wissenschaft & Praxis Dr. Brauner GmbH 2013 Nußbaumweg 6, D-75447 Sternenfels Tel. +49 70 45 93 00 93 Fax +49 70 45 93 00 94
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Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt.
Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsge- setzes ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilm- ungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen.
Druck und Bindung: Esser printSolutions GmbH, Bretten
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Vorwort der Herausgeber
Als Professoren des Studiengangs „Messe-, Kongress- und Eventma- nagement“ der Dualen Hochschule Baden-Württemberg an den Standor- ten Mannheim und Ravensburg gilt unser wissenschaftlicher Blick einer Fachrichtung, die sich erst allmählich akademisiert und noch nicht flä- chendeckend durch adäquate Publikationen abgedeckt ist. Bei Detailbe- trachtung relevanter Veröffentlichungen der letzten Jahre fehlt ein Basis- werk, das veranstaltungsspezifische Grundthemen darstellt und erläutert.
Diesen Bereich soll das „Handbuch Messe-, Kongress- und Eventma- nagement“ nun füllen und als Grundlagenliteratur die Bandbreite des Ver- anstaltungsmanagements verdeutlichen. Dabei verstehen sich die Beiträ- ge als komprimierte Form, um sich mit Schlüsselbegriffen und -themen der Branche zu befassen. Verweise auf Zeitschriften und weitere Publika- tionen ermöglichen eine Vertiefung der Erkenntnisse.
Die Inhalte wurden im „dualen Prinzip“ von Professoren, Dozenten sowie von Vertretern der Ausbildungspartner der beiden Standorte geschrieben.
Den Autoren danken wir für ihr Engagement, ihre Texte und ihre Zeit.
Besondere Anerkennung gilt auch Theresia Dressel und Laura Brager für die Koordination und die Schlussredaktion des vorliegenden Handbuches.
Schließlich sagen wir dem Verband der Kongress- und Seminarwirtschaft degefest sowie der ÖVA Stiftung für die Förderung dieses Buchprojektes unseren Dank.
Um die Benutzung des Handbuchs zu erleichtern und auch möglichst viele Begriffe aus dem Veranstaltungssektor berücksichtigen zu können, ist den Beiträgen kein Inhaltsverzeichnis, sondern ein Stichwortverzeich- nis vorangestellt. Dieses soll als Nachschlagefunktion dienen und auf die dann betreffenden Beiträge oder Seite verweisen.
Vorwort
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Nicht nur Veranstaltungen leben von ihrer Interaktivität. Auch die Wissen- schaft floriert durch den Austausch und den Diskurs. Daher rufen wir Sie, liebe Leser, herzlich auf, uns über Verbesserungspotenziale und fehlende Begriffe zu informieren. Die Erfahrungen der Praxis können uns weiterhel- fen, den wissenschaftlichen Reflexionsprozess für eine Neuauflage anzu- stoßen.
Mannheim & Ravensburg im Juli 2013
Prof. Dr. Michael Dinkel Prof. Stefan Luppold Prof. Dr. Carsten Schröer
DHBW Mannheim, Messe-, DHBW Ravensburg, Messe-, Kongress- & Eventmanagement Kongress- & Eventmanagement
Coblitzallee 1-9 Rudolfstraße 11/1
68163 Mannheim 88214 Ravensburg
www.mke.dhbw-mannheim.de www.dhbw-ravensburg.de/mke.html
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Stichwortverzeichnis
Abstract ►Kongress ... 124
ADAM ►Branchen-Awards ... 32
AIPC ►Branchenverbände ... 35
Akkreditierung ... 13
Ambiente ►Multisensual ... 161
Ambush-Marketing ... 17
Arena ►Veranstaltungsstätte ... 220
Augmented Reality ... 20
AUMA ... 23
Ball ►Veranstaltungsformat ... 199
Bankett ►Veranstaltungsformat ... 199
Barcamp ... 25
Bestuhlung ... 27
Branchen-Awards ... 32
Branchenmesse ►Messetypologie ... 154
Branchenverbände ... 35
Brandlands ... 39
Bühnentechnik ►Veranstaltungstechnik ... 222
Catering ... 42
Charity-Event ►Veranstaltungsformat ... 199
Compliance ... 46
Confertainment ... 51
Consulting ... 53
Convention ►Veranstaltungsformat ... 199
Stichwortverzeichnis
8
Convention Bureau ... 57
Corporate Event ►Veranstaltungsformat ... 199
Crowd Communication ... 58
Crowd Management ►Sicherheit ... 180
Cultural-Event ►Veranstaltungsformat ... 199
CVB ►Convention Bureau ... 57
DAVID ►Branchen-Awards ... 32
degefest ►Branchenverbände ... 35
Deutsche Messebibliothek ►AUMA ... 23
DMC ... 61
Dolmetscher ... 63
Edutainment ►Veranstaltungsformat ... 199
Erlebniswelt ►Brandlands ... 39
EVA ►Branchen-Awards ... 32
Evaluation ... 67
Event ... 70
Event Design... 73
Eventdramaturgie ... 75
Eventformen ►Veranstaltungsformat ... 199
Eventforschung ... 79
Eventmanagement ... 86
Eventmarketing ►Eventforschung ... 79
Eventpsychologie ... 90
Eventtourismus ... 95
EVVC ... 99
Stichwortverzeichnis
9
Fachbesuchermesse ►Messetypologie ... 154
Fachtagung ►Veranstaltungsformat ... 199
Fachverbände ►Branchenverbände ... 35
FAMAB ... 101
Festival ►Veranstaltungsformat ... 199
Firmenveranstaltung ►Veranstaltungsformat ... 199
FKM ►AUMA ... 23
FME ►FAMAB ... 101
Gala ►Veranstaltungsformat ... 199
GCB ... 104
GEMA ... 106
Get together ►Veranstaltungsformat ... 199
Gewerk ... 108
Green Meetings ... 113
Halle ►Veranstaltungsstätte ... 220
Hearing ►Veranstaltungsformat ... 199
Hospitality ... 117
Hybride Events... 120
ICCA ►Branchenverbände ... 35
IFES ►Branchenverbände ... 35
Infotainment ►Veranstaltungsformat ... 199
Inszenierung ►Eventdramaturgie ... 75
ISES ►Branchenverbände ... 35
Kick off-Meeting ►Veranstaltungsformat ... 199
Klausurtagung ►Veranstaltungsformat ... 199
Stichwortverzeichnis
10
Kolloquium ►Veranstaltungsformat ... 199
Konferenz ►Veranstaltungsformat... 199
Kongress ... 124
Kulturmanagement ... 128
Künstlersozialkasse ... 131
Leitmesse ►Messetypologie ... 154
Lichttechnik ►Veranstaltungstechnik ... 222
Live-Kommunikation ... 133
Location ►Veranstaltungsstätte ... 220
Marketingevent ►Eventforschung ... 79
Meeting ►Veranstaltungsformat ... 199
Mehrbranchenmesse ►Messetypologie ... 154
Messe ... 137
Messebau ... 140
Messebeteiligungsplanung ... 146
Messegelände... 152
Messetypologie ... 154
MICE ... 157
MPI ►Branchenverbände ... 35
Multisensual ... 160
Musikmanagement ... 164
Musterversammlungsstättenverordnung ... 168
Open Space ►Veranstaltungsformat ... 199
PCO ►MICE ... 157
Postersession ►Veranstaltungsformat ... 199
Stichwortverzeichnis
11
Pharmakodex ... 171
Pitch ... 175
Protokoll ... 177
Public Event ►Event ... 70
Publikumsmesse ►Messetypologie ... 154
Rigging ►Veranstaltungstechnik... 222
Roadshow ►Veranstaltungsformat ... 199
Round Table ►Veranstaltungsformat ... 199
Seminar ►Veranstaltungsformat ... 199
Sicherheit ... 180
Sitzung ►Veranstaltungsformat ... 199
Social-Event ►Veranstaltungsformat ... 199
Sponsoring ... 185
Sportstätte ►Veranstaltungsstätte ... 220
Symposium ►Veranstaltungsformat ... 199
Systembau ►Messebau ... 140
Tagung ►Veranstaltungsformat ... 199
Teilnehmermanagement ... 189
Ticketing ... 195
Tontechnik ►Veranstaltungstechnik ... 222
UFI ►Branchenverbände ... 35
VDR ►Branchenverbände ... 35
Veranstaltungsformat ... 199
Veranstaltungsmanagement ... 213
Veranstaltungsrecht ... 216
Stichwortverzeichnis
12
Veranstaltungsstätte ... 220
Veranstaltungstechnik ... 222
Veranstaltungsversicherungen ... 226
Venue ►Veranstaltungsstätte ... 220
Veranstaltungsplaner.de ►Branchenverbände ... 35
Verbundmesse ►Messetypologie ... 154
Virtuelles Event ... 230
Volunteer ... 235
VStättVo ►Musterversammlungsstättenverordnung ... 168
Workshop ►Veranstaltungsformat ... 199
Zertifizierung ... 238
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Akkreditierung
Alexandra Gräber
1. Begrifflichkeit Akkreditierung
Der Begriff Akkreditierung leitet sich vom lateinischen Wort accredere ab und bedeutet „Glauben schenken“. Er wird in verschiedenen Bereichen verwendet. Hierzu gehören unter anderem die Hochschul-Akkreditierung, die Akkreditierung im Qualitätsmanagement oder bei Veranstaltungen.
Grundsätzlich gilt, dass eine allgemein anerkannte Instanz einer anderen das Erfüllen einer besonderen Eigenschaft bescheinigt (Hochschule Os- nabrück 2009, o. S.). Bei internationalen Sportveranstaltungen und Groß- events bezieht sich dies speziell auf die Zugangserlaubnis zu bestimmten Bereichen auf dem Veranstaltungsgelände.
Die Akkreditierung ist aber auch Arbeits- und Identifikationsnachweis und kann mit unterschiedlich detaillierten Merkmalen wie Name, Lichtbild, Länderzugehörigkeit, Bereichszugehörigkeit oder auch Erlaubnis für Transfernutzung (Shuttle-Service oder öffentlicher Nahverkehr) versehen werden. Eine Akkreditierung ist eine Art Pass mit relevanten Informati- onen zur Person und deren Berechtigungen und somit auch ein wesentli- cher Bestandteil des Sicherheitskonzepts (►Sicherheit).
2. Akkreditierungszonen
Basis dieses Sicherheitssystems ist die Einteilung des Veranstaltungsge- ländes in verschiedene Zugangsbereiche, sogenannte „Zonen“. So ist der Zutritt zu Sportlerbereichen (Kabinen, Spielfeld, Trainingshalle) limitiert, weshalb diese eine eigene Zone darstellen. Auch Künstlergarderoben und eine Bühne selbst können solche Zonen sein. Ferner können Presseräu- me, Mitarbeiterbereiche oder VIP-Bereiche in Zonen eingeteilt werden.
Ziel ist es, dass zugangsbeschränkte Zonen nicht von unbefugten Perso- nen betreten werden können. So ist der Zutritt für Journalisten zu Sport- lerbereichen nicht gestattet oder nur mit einer Sondergenehmigung (so- genannter Upgrade-Pass) möglich.
Akkreditierung
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Die definierten Zonen werden nummeriert. Mit Hilfe dieser ist es möglich, eine klare Zugangsberechtigung verschiedener Personengruppen (oder auch Einzelpersonen) erkennbar zu machen. Die Zonennummern, zu de- nen der Zugang gestattet ist, werden deutlich sichtbar auf der Akkreditie- rung positioniert. Die Kontrolle erfolgt durch das Sicherheitspersonal, das an jedem Zonenschnittpunkt positioniert sein sollte. An jedem dieser Punkte müssen demzufolge ein Zonenplan und eine Übersicht der Zo- nennummern vorliegen, die diesen Bereich betreten dürfen.
3. Akkreditierungssystem
Das Akkreditierungssystem ist ein computergestütztes Verfahren, das ausschließlich von ausgewählten Personen genutzt, mit unterschiedlichen Zugriffsrechten bearbeitet und mit den relevanten Daten gespeist wird.
Um eine Akkreditierung zu erhalten, muss ein Akkreditierungsantrag ge- stellt werden. Für diesen werden verschiedene Daten digital abgefragt, bearbeitet und anschließend gesammelt ins System eingegeben. Hierzu können u. a. Daten des Personalausweises (Vor- und Nachname, Ge- burtsdatum, Nationalität, Ausweisnummer usw.), Kategorie-Zugehörigkeit und Funktion (z. B. Spieler, Mannschaftsbetreuer, Reinigungskraft, etc.) gehören. Der Akkreditierungsantrag berechtigt den Veranstalter das poli- zeiliche Führungszeugnis der Person einzuholen und zu überprüfen. Er kann jederzeit unbegründet abgelehnt werden.
Akkreditierungen werden am Veranstaltungsort im Akkreditierungszen- trum erstellt. Nach Abgleich der Personalien und Anfertigung eines Licht- bildes werden sie ausgedruckt und ausschließlich persönlich übergeben.
Bei Veranstaltungen sind verschiedenste Personengruppen im Einsatz, wie beispielsweise Sportler und Betreuer, Medien, Sponsoren, Musiker, Veranstaltungstechniker und weitere. Diese Personengruppen bzw. Kate- gorien werden im Vorfeld definiert und im System mit den notwendigen Zonen hinterlegt. Eine flexible Zugabe weiterer Zonen oder auch der Ent- zug von Zonen ist jederzeit nachträglich für Einzelpersonen möglich. Zu- dem werden die einzelnen Kategorien mit Farben versehen, welche auch
Akkreditierung
15 auf den Akkreditierungsausweisen sichtbar sind. Sie dienen der direkten Erkennung verschiedener Personengruppen.
Bei der Einteilung der Personengruppen muss strengstens beachtet wer- den, wo diese Personen hin und welche Zonen eventuell passiert werden müssen. Muss also eine Person auf das Spielfeld oder die Bühne, benö- tigt sie zum einen die dafür definierte Zonennummer, zum anderen aber auch die Zonennummern der vorgelagerten Zonen (wie z. B. der Sportler- oder Backstagebereich).
Folgende Akkreditierungsarten gibt es:
personenbezogene Akkreditierung: Gültigkeit entweder über den kom- pletten Veranstaltungszeitraum oder zeitlich begrenzt.
Tagesakkreditierung: auf einen bestimmten Tag datiert und muss nicht unbedingt personalisiert werden.
Übertragbare Akkreditierungen: nicht personalisiert, meist ausgestellt auf ein Unternehmen.
Upgrade-Pässe: diese werden ausgegeben, falls eine Person nur kurzzeitig Zugang zu weiteren Zonen benötigt.
4. Zusammenfassung
Eine Akkreditierung gewährt keinen Anspruch auf einen Sitzplatz oder Parkplatz. Sie ist kein Statussymbol, sondern definiert die Zugangsbe- rechtigung, identifiziert den Teilnehmer sowie seine Zugehörigkeit (Akteur, Mitarbeiter, Medienvertreter, etc.) und stellt einen reibungslosen Eventab- lauf und vor allem reibungslose Kontrollen sicher. Ein Akkreditierung ist im Regelfall personenbezogen und nicht übertragbar. Sie ist Eigentum des Veranstalters.
