Das Welcome Center unterstützt internationale Promo-vierende, Gastwissenschaftlerinnen und -wissenschaft-ler, Postdocs, neuberufene Professorinnen und Profes-soren sowie deren Familien bei der Planung, Vorberei-tung und Durchführung ihres Aufenthaltes in Konstanz und gibt Informationen und gezielte Hilfestellung in allen außerfachlichen Bereichen. Das Welcome Center
eigene Dienstleistungen anbietet und den Kontakt zu bereits bestehenden Serviceeinrichtungen sowohl in-nerhalb als auch außerhalb der Universität herstellt.
Während vor Einrichtung des Welcome Centers im Rah-men dezentraler Verantwortlichkeiten heterogene Ser-vices vorhanden waren, konnte die Betreuung interna-tional mobiler Forschender an der Universität Konstanz durch die klar strukturierten Aktivitäten des Welcome Centers auf hohem Niveau homogenisiert und verein-heitlicht werden.
Im Berichtszeitraum hat das Welcome Center insge-samt 230 Personen aus 61 Ländern intensiv betreut.
119 Forschende stammten aus der Mathematisch-Na-turwissenschaftlichen Sektion, 62 aus der Geisteswis-senschaftlichen sowie 49 aus der Rechts-, Wirtschafts-und Verwaltungswissenschaftlichen Sektion.
Der Berichtszeitraum umfasste die Aufbau- sowie die Konsolidierungsphase des Welcome Centers. In der Aufbauphase wurden die wesentlichen konzeptionellen Grundlagen des Welcome Centers erarbeitet und die notwendigen Strukturen etabliert. Dazu wurden die zentralen Aufgaben des Welcome Centers definiert, Standards und Serviceniveaus festgelegt, Workflows und Prozessabläufe entwickelt und die daraus folgen-den Strukturen implementiert. Zur Sicherstellung des Qualitätsniveaus wurden Dokumentationsverfahren und Feedbackschleifen eingeführt sowie Evaluationsmecha-nismen etabliert. In der Konsolidierungsphase wurden die implementierten Strukturen verfestigt und struk-turell auf neue Anforderungen reagiert.
Das Welcome Center bietet eine konsequente Ser-viceorientierung, indem das gesamte Dienstleistungs-angebot an den außerfachlichen Bedürfnissen interna-tional mobiler Forschender und deren Familien ausge-richtet ist und die Services ständig an die Anforderun-gen seiner Zielgruppen angepasst werden. Das Welcome Center verfolgt dabei einen individuell personenbezo-genen Ansatz, bei dem die Services einerseits an den persönlichen Bedürfnissen der einzelnen Forscherin bzw. des einzelnen Forschers ausgerichtet werden. An-dererseits werden alle Dienstleistungen auf Wunsch mit der jeweiligen Person gemeinschaftlich durchgeführt, d. h. sie wird vom Welcome Center zu allen Angelegen-heiten begleitet (z. B. Begleitung zu Behördengängen,
richtungen, Wohnungssuche, Wohnungsbesichtigun-gen, Arztbesuche usw.). Im Zuge eines umfassenden Service ist das Welcome Center den international mo-bilen Forschenden nicht nur in der Anfangsphase ihres Aufenthalts behilflich, sondern hält ein sowohl zeitlich als auch inhaltlich umfassendes Dienstleistungsange-bot bereit. Im Rahmen von fünf Betreuungsphasen können Dienstleistungen im Laufe des gesamten Auf-enthalts in Konstanz und darüber hinaus in Anspruch genommen werden. Außerdem unterstützt das Welcome Center seine Zielgruppen in sämtlichen außerfachli-chen Angelegenheiten und geht auf alle individuellen Belange ein. Im Vordergrund steht dabei, für alle An-fragen Lösungsoptionen aufzuzeigen und ein enges Vertrauensverhältnis zu den Forschenden aufzubauen (z. B. Abrechnung mit privaten Krankenversicherungen, Mietverträge, Kauf von Mobiliar usw.). Schließlich fühlt sich das Welcome Center auch für deren Familienmit-glieder verantwortlich, denen das gesamte Servicean-gebot in gleicher Weise zur Verfügung steht.
In der ersten Aufbauphase hat sich in vielen Berei-chen gezeigt, dass eine passive Betreuung zu Proble-men führt, da sich viele Forschende nicht selbstständig um wichtige Formalitäten kümmern. Das Welcome Cen-ter entwickelte daher ein »aktives Fallmanagement«, demzufolge sich das Welcome Center in wichtigen An-gelegenheiten aktiv rechtzeitig mit den Forschenden in Verbindung setzt (z. B. Kontaktaufnahme zwei Wo-chen vor Anreise, drei WoWo-chen vor Ablauf der Aufent-haltserlaubnis, zwei Wochen vor Abreise usw.).
Da das Welcome Center nicht alle Dienstleistungen selbst anbietet, sondern auf vorhandene Angebote zu-rückgreift, wurde sowohl mit universitätsinternen als auch externen Stellen eine umfangreiche Vernetzung durchgeführt. Im Rahmen von kooperativen Abspra-chen wurden Prozesse mit internen Verwaltungsstellen abgeklärt und serviceorientierte Vorgehensweisen ein-geführt, wodurch bestimmte Verfahrensabläufe zum Nutzen aller Beteiligten optimiert werden konnten.
Auch mit externen Stellen (Stadt Konstanz, Banken, Versicherungen usw.) konnten hervorragende Kontakte aufgebaut werden, die einerseits Vorgänge für interna-tional mobile Forschende optimieren und andererseits das Außenbild der Universität positiv beeinflussen.
Bankkonten oder dem Abschluss von Krankenversiche-rungen konnten Behördengänge stark vereinfacht und beschleunigt werden. Speziell mit der Ausländerbe-hörde Konstanz hat sich eine hervorragende Koopera-tion entwickelt. Im Rahmen der KooperaKoopera-tion mit ex-ternen Stellen erarbeitete das Welcome Center darüber hinaus in Zusammenarbeit mit der Integrationsbeauf-tragten der Stadt Konstanz und dem Deutschen Roten Kreuz eine Broschüre »Verzeichnis von Ärztinnen und Ärzten mit Fremdsprachenkenntnissen«.
Ausgehend von diesen konzeptionellen Grundlagen bietet das Welcome Center Dienstleistungen im Rah-men von fünf Betreuungsphasen an:
1. Service im Vorfeld des Aufenthalts:
z. B. Hilfe bei Visumsfragen, Wohnungssuche.
2. Service bei Ankunft:
z. B. Abholservice vom Bahnhof, Organisation von Versicherungen und Bankkonto, persönliche Beglei-tung zu Behördengängen.
3. Service während des Aufenthalts:
z. B. Unterstützung bei allen auftauchenden Proble-men, Koordination des Familiennachzugs, Organisa-tion aller Adressänderungen bei Wohnungswechsel, Unterstützung bei Arztwahl, Kurse »Deutsch als Fremdsprache«, Maßnahmen zur Integration.
4. Service zum Ende des Aufenthalts:
z. B. Abschlussgespräch, Organisation aller Abrei-seformalitäten.
5. Service nach dem Aufenthalt:
z. B. Integration in das Alumni-Programm, Unter-stützung bei der Planung weiterer Aufenthalte in Konstanz.
In der Aufbauphase des Welcome Centers stand im Vor-dergrund, effiziente Strukturen zu entwickeln und vor-rangig den Bereich Abwicklung von Formalitäten zu im-plementieren. Im Verlauf des Berichtszeitraums konnte dieser Bereich weitgehend umgesetzt werden. Im Zuge der bisherigen Erfahrungen hat sich gezeigt, dass der
Kernaufgabenbereich des Welcome Centers herausge-bildet hat. Gleichzeitig wurde deutlich, dass die Inte-gration international mobiler Forschender in ihre neuen Lebens- und Arbeitsverhältnisse gleichermaßen ein wesentliches Aufgabenfeld für das Welcome Center darstellt. Im weiteren Ausbau des Welcome Centers wird deshalb der Bereich soziale und kulturelle Inte-gration international mobiler Forschender und ihrer Fa-milien zunehmend an Bedeutung gewinnen. Im Be-richtszeitraum wurden dazu bereits konzeptionelle Grundlagen entwickelt und erste Projekte umgesetzt.
Im Rahmen von Konzepten zur sozialen Integration bietet das Welcome Center regelmäßig Sprachkurse
»Deutsch als Fremdsprache« an, die von professionel-len Sprachlehrkräften speziell für die Bedürfnisse in-ternational mobiler Forschender entwickelt wurden. Da-rüber hinaus bietet das Welcome Center regelmäßig Se-minare zum »Deutschen Bildungs- und Hochschulsys-tem mit Förderungsmöglichkeiten« sowie zum »Sozial-versicherungs- und Rentensystem in Deutsch land« und Stadtführungen an. Seit Dezember 2009 wird monatlich ein internationaler Stammtisch durchgeführt, zu dem auch Forschende der Lehrstühle und Mitarbeitende der Verwaltung eingeladen sind. Schließlich ist das Wel-come Center Mitglied im Forum für Integration der Stadt Konstanz.