Leistungsbereich Organisation
2.2.3 Systeme der Aufbauorganisation
Stellen mit Weisungsbefugnis (übergeordnete Stellen oder Instanzen wie z. B. Abteilungsleiter),
Stellen ohne Weisungsbefugnis (untergeordnete Stellen wie z. B. Schreibkraft, Facharbeiter),
Stäbe (Stellen mit beratender Funktion, aber keiner Weisungsbefugnis wie z. B. Kalkulant, Statistiker, Planungsassistent).
Um die Aufgaben innerhalb einer Organisation festzulegen, kann eine „Stellenbeschreibung“ an-gefertigt werden. (Ein Muster für eine solche „Stellenbeschreibung“ wird auf Seite 42 gezeigt.)
Qualifikation
Unterstellung Verantwortung
Aufgaben Weisungsbefugnis
STELLENBESCHREIBUNG1
2.2.2 Abteilung
In einer Abteilung werden einzelne Stellen unter einer einheitlichen Leitung zusammengefasst.
Die Zusammenfassung kann erfolgen:
nach Objekten (Artikeln) wie Maschinenbau, Reparatur, Service
nach Verrichtung (Funktionen) wie Kundenberatung, Bestellung usw.
nach Regionen oder Kundengruppen wie Inland, Ausland oder Konsumenten, Kleinhändler, Großhändler usw.
Abteilungen werden, wenn notwendig, zu Geschäftsbereichen zusammengefasst (Division).
2.2.3 Systeme der Aufbauorganisation
Im System der Aufbauorganisation werden die Stellen (mit Weisungsbefugnis, ohne Weisungs-befugnis, Stabsstellen) festgelegt. Man unterscheidet
Einliniensysteme und
Mehrliniensysteme.
Einliniensysteme
Klassisches Einliniensystem
Für das Einliniensystem ist charakteristisch, dass jede nachgelagerte Stelle nur von einer vor-gelagerten Stelle Weisungen erhalten kann. Alle Anordnungen müssen die dazwischenliegen-den Instanzen passieren, d. h. der Dienstweg muss streng eingehalten werdazwischenliegen-den. Zwei gleich-geschaltete Instanzen können nur über die gemeinsame nächsthöhere Instanz miteinander kommunizieren.
Vorteile:
Straffer Aufbau.
Der Weisungs- und Berichtsweg wird durch nichts unterbrochen.
Anordnungsrecht und Verantwortung sind korrekt festgelegt.
Nachteile:
Die Wege der Anordnung sind lang und schwerfällig.
Die oberen Instanzen sind dadurch stark belastet (oft überlastet).
Im klassischen Einli-niensystem kann jede nachgelagerte Stelle nur von einer vorgela-gerten Stelle Weisun-gen erhalten.
1) Stellenbeschreibungsblatt siehe Seite 35 31
Das Einliniensystem in der beschriebenen und dargestellten Art tritt daher in der Praxis nur in sehr straffen bürokratischen Organisationsformen wie z. B. in der staatlichen Verwaltung oder im Militärwesen auf. In betrieblichen Organisationsstrukturen wird es durch das Stabliniensys-tem erweitert.
Stabliniensystem
Das Stabliniensystem sieht die Angliederung von Stabsstellen (ohne Weisungsbefugnis) an die Linienstellen vor. Eine bestimmte Instanz kann für bestimmte Funktionen Spezialisten einset-zen, die einen Teil der anfallenden Aufgaben bearbeiten und an die zuständige Instanz weiterlei-ten. Dadurch werden die leitenden Angestellten entlastet und können sich Führungsaufgaben widmen. Stabsstellen erhalten somit Weisungen, geben aber keine weiter. Die Anweisungsbe-fugnis liegt bei der betreffenden Instanz.
Stabsstellen können gebildet werden für
Rechtsfragen (Rechtsabteilung),
Controlling (Rechnungswesen),
Public Relations (Öffentlichkeitsarbeit),
EDV-Abteilung
usw.
Vorteile:
Spezialkenntnisse der Stäbe werden genutzt, und der Dienstweg wird dennoch eingehalten.
Nachteile:
Die Stäbe arbeiten Vorschläge für Maßnahmen aus, für die sie keine Verantwortung tragen.
Die Stäbe erhalten im Laufe der Zeit Linienfunktion und üben ungewollten Einfluss auf die Firmenleitung aus.
ORGANISATIONSMODELL IM STABLINIENSYSTEM
Stabsstelle
Technische Direktion Kaufmännische Direktion
Werksleitung Hauptabteilungsleiter/in 2) Public Relations 3) Technische Planung 4) Arbeitsvorbereitung 5) EDV
6) Recht, Personalplanung 7) Finanzplanung
Systeme der Aufbauor-ganisation:
- Klassisches Einlinien-system
- Stabliniensystem - Spartenorganisation - Matrixorganisation
Im Stabliniensystem werden an die Lini-enstellen Stabstellen angegliedert, die Spe-zialaufgaben überneh-men, jedoch keine Wei-sungsbefugnis haben.
Stellen-/Funktionsbezeichnung: Projektleiter Maschinenservice
Arbeitspensum: 100 %
Abteilung: Maschinenservice
Ziele und Funktionen der Stelle: Selbstständige Abwicklung von Aufträgen und Projek-ten im Bereich Maschinenservice
Organisatorische
Eingliederung Übergeordnete Stelle: Ist direkt dem Geschäftsführer unterstellt Untergeordnete Stelle: Keine
Übt Stellvertretung aus
für: Projektleiter Reparatur
Wird bei Abwesenheit
vertreten von: Projektleiter Reparatur
Hauptaufgaben Auftragsbearbeitung von A – Z
Offerterstellung per Fax, Brief, E-mail Erfassung von Aufträgen
Erstellen der Arbeitspapiere
Bestellungen von projektbezogenen Zusatzmateriali-en, BauteilZusatzmateriali-en, Fremdleistungen
Terminabklärung mit Lieferanten Projektabwicklung von A – Z
Selbstständige Betreuung von Projekten im Bereich des Service
Betreuung der Kunden Lösungsfindung im Team
Planung der Projekte mittels CAD
Bestellungen von projektbezogenen Zusatzmateriali-en, BauteilZusatzmateriali-en, Bearbeitungen und Fremdleistungen Montage zusammen mit eigenen und fremdem Mon-teuren
Zusatzaufgaben
Verkauf der im Betrieb hergestellten Produkte Unterstützung des Geschäftsführers bei Spezialpro-jekten
Beziehung zu anderen Stellen Zusammenarbeit mit Geschäftsführer/Projektleiter sowie Eigen- und Fremdmonteuren
Kompetenzen Der Stelleninhaber ist für die selbstständige Durch-führung seines Tätigkeitsbereichs unter Beachtung der bestehenden Standards und Checklisten zustän-dig und erhält die dazu nötigen Kompetenzen
Unterschriftsregelung Jeder Mitarbeiter unterzeichnet seine Korrespondenz selbst; eine Unterschriftenregelung für Bankgeschäf-te ist derzeit nicht vorgesehen
Gehalt Nach Vereinbarung
Eintrittsdatum Per sofort oder nach Vereinbarung
Beispiel: Muster einer Stellenbeschreibung in der MS-GmbH
33 Spartenorganisation
Bei der Spartenorganisation erfolgt die Gliederung nach Produkten oder Produktgruppen. Ein Produkt oder eine Produktgruppe fasst sämtliche betrieblichen Funktionen für sich zusammen.
Werksleitung
EDV Konstruktion Produktion Verwaltung Lager
Maschinen
Sparten können als ”Profit-Center“ ausgebildet werden.
Ein „Profit-Center“ ist eine Sparte, Division oder strategische Geschäftseinheit (SGE), d.h. im Sinne einer wirtschaftlichen Ergebnisverantwortung weitgehend selbstständiger Teil, der auf eigenen Gewinn hin wirtschaftet.
Vorteile:
Die Spartenleiter (Werkmeister) fühlen sich für ihre Produktgruppe verantwortlich.
Es erfolgt eine klare Abgrenzung der Verantwortung.
Es liegen flexible, anpassungsfähige Teilsysteme vor.
Nachteile:
Die Ziele der Spartenleiter (Werkmeister) können von denen der Betriebsleitung (Direktion) stark abweichen (sie sind zu selbstständig).
Die Koordination gerät der Betriebsleitung leicht außer Kontrolle.
Die Organisation ist sehr aufwändig und kostenintensiv.
Mehrliniensysteme
Typisch für Mehrliniensysteme ist, dass die strenge Hierarchie des klassischen Einliniensys-tems gänzlich durchbrochen wird und jede Stelle mehreren Instanzen unterstellt sein kann.
Vorteile:
Kürzere Auftrags- und Kommunikationswege.
Spezialisierungsmöglichkeit des Vorgesetzten.
Nachteile:
Keine einheitliche Auftragserteilung.
Es kommt zu Überschneidungen in den Anweisungen und daher zu Kompetenzkonflikten.
Spartenorganisationen wird die strenge Hie-rarchie des klassischen Einliniensystems durch-brochen.
BEISPIEL EINER MEHRFACHUNTERSTELLUNG IM MEHRLINIENSYSTEM Personalabteilung Arbeitsvorbereitung Instandhaltung
A8
A7
A6
A5
A4
A3
A2
A1
A=Abteilung
Die Personalabteilung kann allen nachgelagerten Abteilungen Weisungen bei Personalverän-derungen (Einstellung, Kündigung) geben.
Die Arbeitsvorbereitung gibt sämtlichen Abteilungen Weisungen betreffend Vorgabezeiten, Arbeitsplatzgestaltung, Materialfluss usw.
Die Instandhaltung erteilt allen Abteilungen Weisungen betreffend Maschinenwartung, Ma-schinenreparatur usw.
In der Praxis kommt das Mehrliniensystem häufig in Form der Matrixorganisation vor, in der durchwegs mit Mehrfachunterstellungen gearbeitet wird.
Dem Prinzip einer Matrix folgend wird
in der vertikalen Richtung nach Funktionen und
in der horizontalen Richtung nach Produkten oder Projekten gegliedert.
Die nach dem Produkt oder dem Projekt gerichteten Abteilungen wie z. B. in der Maschinenfab-rik Maschinensparte A bis D können direkt mit den funktionsorientierten Abteilungen wie EDV, Konstruktion, Produktion usw. zusammenarbeiten, ohne die Firmenleitung einzuschalten.
Direktion
DARSTELLUNG DER MATRIXORGANISATION IN DER MASCHINENFABRIK
Verwaltung Verkauf
EDV Konstruktion
Produktion Lager
Maschinen-sparte A
Maschinen-sparte B
Maschinen-sparte C Maschinen-sparte D
Vorteile:
Der Leiter jeder Produktgruppe kann mit dem Leiter jeder Funktion direkt in Verbindung treten, wodurch lange, schwerfällige Wege, wie z. B. bei der Spartenorganisation, ausgeschaltet wer-den. Durch diese Abkürzung der Kommunikation wird die Leistung effizienter, die Motivation
35 Nachteile:
Der Leiter jeder Produktgruppe kann von jedem Leiter eines Funktionsbereichs Anweisungen erhalten, wodurch die Einheitlichkeit der Unterstellung und Auftragserteilung unterbrochen ist.
Kompetenzkonfl ikte sind dadurch unvermeidlich.