Multitaskiv tööprotsess

Multitaskimist on võimalik kirjeldada väga erinevate karakteristikate kaudu. Tööprotsessis on kõige otstarbekam keskenduda multitaskimisega seotud mehhanismidele ja strateegiatele.

Paul, Komlodi & Lutters (2015) keskendusid teateakendele (notifications), kuna need võimaldasid lähemalt uurida seda, kas inimene soovib või ei soovi teisele ülesandele ümber vahetada. Teadete iseloom on oma olemuselt problemaatiline, kuna selle saamisel tuleb kasutajal otsustada, kas olulisem on käsilolev ülesanne või teavitav tegevus.

Nad identifitseerisid neli spetsiifilist multitaskimise käitumisviisi, kus peamise ja segava ülesande suhted vaheldusid. Esimeseks multitaskivaks käitumisviisiks on tegevuse kattumine (task overlapping), mis esineb siis, kui kasutaja ümberlülitub mitme omavahel mitte seotud tegevuse vahel eesmärgiga lõpuks sooritada mõlemad tegevused. Näiteks millegi muuga tegemine küsimusele vastuse ootamise ajal. Teiseks, ülesande täitmine teise vähemtähtsa ülesandega (task filling), mis esineb, kui kasutaja täidab ajutiselt viibiva põhiülesannet vähemoluliste tegevustega.

Näiteks internetis surfamine, kuniks fail alla laeb. See on sarnane esimese mehhanismi, tegevuse kattumisega, välja arvatud selles, et täitvad tegevused on tavaliselt vähemtähtsad ja katkestakse

14 peale teadet, et põhitegevuse käsilolnud toiming on lõppenud. Kolmandaks, ajutine ümberlülitumine (temporary task switching), mis esineb siis, kui kasutaja rakendab keskkonnast saadud informatsiooni tõstmaks teadlikkust ja planeerimaks tegevusi ilma põhitegevust viivitamata. Seda võib pidada ka mitte tõeliseks tegevuse vahetamiseks, vaid pigem kui ajutist fookuse ümbersuunamist. Näiteks teavitusakna lugemine ei ole „tõeline“ ülesande vahetamine, kuid aitab tänu saadavale informatsioonile edasisi tegevusi planeerida. Viimaseks käitumisviisiks on eesmärgi põhine ümberlülitumine (goal-related task switching), mis esineb, kui kasutaja lülitub ümber sama eesmärgiga tegevuste vahel. Näiteks faili kopeerimise ajal selle kohta lisainfo lugemine. (Paul, Komlodi & Lutters, 2015: 29-31)

Ülesannete vahetamine ei ole alati nii lihtne. Nagu eelnevalt on välja toodud, on multitaskimiseks vajalik teatud sorti iseloomujooni ning stiimulit, välist või sisemist katkestajat. Leroy (2009) leidis, et ülesannete vaheline üleminek mõjutab kuivõrd haaratult inimesed tegelevad järgneva ülesande täitmisega. Kui eelnev ülesanne ei ole lõpetatud või sooritati seda madala ajasurve mõjul (low time pressure), siis tekitab see üleminekul raskusi ning järgneva ülesande soorituse edukus väheneb. Selleks, et tähelepanu ülejääk (attention residue) oleks väike ning sooritus kõrgetasemeline on vajalik nii see, et eelmine ülesanne oleks lõplikult sooritatud, aga ka see, et sooritus on toimunud tugeva ajasurve ajal (high time pressure). Siinkohal on oluline, et edukas üleminek ühelt ülesandelt ei seisne ainult eelneva ülesande lõpetamises. Isegi, kui ülesande lõpetamine on ilmselge, esineb inimestel raskusi mõtetes eelmisest ülesandest lahti laskmisel. See raskus väljendub omakorda tähelepanu puudujäägis järgmise ülesande sooritamisel - inimesed ei jäta juba tehtud ülesandele mõtlemast ning üleminek eelmiselt eesmärgil uuele võib osutuda küllalti keeruliseks (Leroy, 2009: 178).

1.5.1. Strateegiad tegevuste järjekorra määramisel ja ülesannete haldamisel

Szumowska ja Kossowska (2016) keskendusid inimese multitaskimise võimekusele eelkõige lõpetamisvajaduse (need for closure) vaatenurgast ning nende tulemused viitavad sellele, et erinevates tingimustes kasutatakse erinevaid multitaskimise strateegiaid.

Teatud tingimustes, näiteks kõrge ümberlülitumise võimekuse (shifting ability) ja ülesannete madalama raskusastme juures, võib lõpetamisvajadus multitaskivat sooritust edendada.

Lõpetamisvajadus määrab multitaskiva soorituse mõlemat pidi - see on seotud kergetes tingimustes täpsusega põhitegevuses ja keerulisemates tingimustes täpsusega kõrvaltegevuses (Szumowska & Kossowska, 2016).

15 Paul, Komlodi & Lutters vaatlesid otsustamise strateegiad kui tegevuste prioriseerimist ja haldust.

Tegevuse prioriseerimine (task prioritization) on ülesande valimine võimalikku olulisust silmas pidades. Tegu on kombinatsiooniga mitmetest teguritest, mis aitavad inimesel otsustada, kas teatele peaks tähelepanu pöörama kohe või hiljem. Otsus prioriteedi kohta tehakse kolme tunnuse aluse. Esiteks, teate päritolu (notification source), kus olulisust käesoleva tegevuse suhtes määratakse selle järgi, kes on teate saatja. Teiseks, teate eesmärk (notification purpose), kus olulisust käesoleva tegevuse suhtes määratakse selle järgi, mis on teate eesmärk. Suurim huvi on nende teadete osas, mis teavitavad ootamatust olukorrast, eriti kui tegu on kiireloomulise või kriitilise infoga. Samas, juhul, kui kasutaja ei saa sellele teatele kohe reageerida, on tegu pigem segajaga. Kolmandaks, teate olulisus (notification importance), kus olulisuse määrab kiireloomulisus. Samas, madala olulisusega ülesandeid ei ignoreerita vaid planeeritakse hilisemaks (Paul, Komlodi & Lutters, 2015: 29-30).

Siinkohal on asjakohased Leroy (2009) tulemused, mis näitavad, et isegi kui inimesed on oma käitumise põhjal keskendunud ühe ülesande sooritamisele ja ei multitaski, siis nende mõtted ei pruugi olla sellele samale ülesandele täielikult kontsentreeritud. Teisisõnu, multitaskimine võib olla ka viis, kuidas vaim opereerib kontekstis, kus tuleb hallata mitut ülesannet, tegevust või vastutust samaaegselt (Leroy, 2009: 179).

Paul, Komlodi & Lutters (2009) kirjeldavad tegevuse haldust (task administration) kui mitme ülesande fookuse ja sujuvuse (flow) kontrolli protsessi. Teated soodustavad haldust andes märku, kunas kasutaja saab käsiloleva ülesande juurde naasta või uuele ülesandele üle minna, maksimeerides nii oma töö efektiivsust. Nad toovad välja kolme nendele teadetele põhinevat tegevuste haldamise käitumisviisi. Esiteks, tegevuse planeerimine (task planning), kus kasutaja toetub teadetele oma edasise töö organiseerimisel (teateaken, millegi lõpetamisest, valmis saamisest). Kasutaja eeldab uut tegevust või ümberlülitamist ja püüab kontrollida järjekorda, milles tegevuses toimuvad. Teiseks, tegevuste aja kavandamine (task scheduling), kus kasutaja teeb otsuseid kuidas optimaalseimalt ümber lülituda. Siin kombineeritakse ülesannete kattumist (overlapping) ja täitmist (filling) planeerimise (planning) ja prioriseerimisega (priotization) määramaks oma tegevuste tegemise järjekorda. Kolmandaks, tegevusele reageerimine (task response), kus kasutaja peatab või lükkab edasi käesoleva tegevuse selleks, et hoolitseda uue tegevuse eest. Neid teateid seostatakse eelkõige ülesande täitmise või kõrge prioriteediga tegevusega. Tehnilise lahenduse puhul, kus on võimalik kohe vajaliku reageerimiseni liikuda ja ümber lülituda, väheneb vajadus konteksti vahetuseks. See võimaldab kasutajal kiiremini oma põhilise ülesande juurde tagasi pöörduda ja seeläbi minimaliseerida katkestusest tulenevat

16 segadust. (Paul, Komlodi & Lutters, 2015: 30-31)

Kui Paul, Komlodi ja Lutters (2015) keskenduvad pigem tähelepanu jagamise võimalikele jaotustele, siis Leroy (2009) lisab siia juurde olulise välise teguri. Tema silmis ei pruugi kognitiivselt käesolevale ülesandele rohkem fokuseeritud oleku seisneda vaid segajate väljalülitamises. Vastupidi, aja surve võib olla ülesande lõpetamisele kasumlik, sest see hõlbustab üleminekut ühelt ülesandelt teisele, misläbi paraneb järgneva ülesande sooritus. Kui inimesed saavad valida, millisele ülesandele keskenduda, siis saab nende sooritust tõsta. Oluline on mõista, mida aitaks inimestel ülesannete vahetamisel oma mõtteid eelmise ülesande juurest eemale saama, kui nad peavad juba järgmisele ülesandele keskenduma. Tema soovitab selle asemel, et nõuda ülesandega töötamist ajal, mil inimene ise tajub tähelepanu puudujääki, suunata neid hoopis minema tagasi seda puudujääki tekitava ülesande juurde, et see selle siis ajapiirangu sees lõpetada.

(Leroy, 2009: 179)

Ka Paul, Komlodi & Lutters keskendusid tööprotsessi segamise mehhanismidele. Nende silmis on segamised (task disruptions) põhitegevust negatiivselt mõjutavad katkestamised (interruptions).

Tegevuse segamine nõuab kasutajatelt takistamise mõju minimeerimist ja potentsiaalse segamise vähendamist. Nad kirjeldavad kahte segamise haldamise strateegiat (task dissruption management strategies). Esimene strateegia eeldab katkestuse efekti ja tagajärgede mõistmiseks töö konteksti määramist. Kui kontekst on selge, siis on võimalik hinnata, kas segaja on seotud käsiloleva tegevusega. Kui hinnangu tulemusena takistavad segajad töö sooritamist, siis võidakse luua nii-öelda teadetevaba tsoon (no notification zone), mille tulemusena blokeeritakse keskendumise eesmärgil kõik teated. Teine strateegia tüüp on ülesande stabiliseerimine (task stabilization), kui kasutaja saab segava teate ja valmistub ajutiselt oma põhitegevuselt fookuse ümberlülitamist.

Kõrvaltegevus sooritatakse eesmärgiga naasta põhitegevuse juurde tagasi. (Paul, Komlodi &

Lutters, 2015: 30-31)

Leroy (2009: 178) väitab, et kui inimesed kogevad ülesande sooritamisel ajasurvet, siis see suurendab ülesande lõpetamise järgselt nende enesekindlust oma võimekusse, mis omakorda aitab edukalt uuele ülesandele üle minna. Ta nendib, et kuigi ülesande sooritamine suurema ajasurve ajal on keerulisem saavutada, on nende koostoime mõju kõige suurem luues kõige parema keskkonna tähelepanu hajumiseta ja parema sooritusega ülesannete vahetamisel.

Kokkuvõttes iseloomustab multitaskivat käitumist tööprotsessi ajal olukorrad, kus inimese tegevused võivad kattuda, aega täita, lühiajaliselt fookuse mujale juhtida või ühe eesmärgi nimel ümber lülituda. Tegevuste haldamiseks kasutatakse nii planeerimist, ajakava paika panemist kui

17 olulisele teatele reageerimist. Samas edukaks ümber lülitumiseks ning järgneva ülesande heatasemeliseks sooritamiseks on vajalik eelkõige aja surve. Vastasel juhul ei suuda inimesed mõtetes tähelepanu uuele tegevusele fokusseerida.