25.1 (1) Der RH überprüfte die Mehrfachverwendung von Bediensteten in den General
sekretariaten und anderen Organisationseinheiten. Eine Mehrfachverwendung von Bediensteten (Beamtin bzw. Beamter sowie Vertragsbedienstete bzw. Vertrags
bediensteter) ist weder gesetzlich allgemein definiert noch ausgeschlossen.
(2) Im Rahmen der gegenständlichen Gebarungsüberprüfung erhob der RH, ob Bedienstete der Büros der Generalsekretäre – im Zeitraum Jänner 2018 bis Juni 2019 – zusätzlich in einer anderen Organisationseinheit eingesetzt und somit mehrfach verwendet wurden:
Tabelle 18: Anzahl der mehrfach verwendeten Bediensteten in den Büros der Generalsekretäre (Zeitraum Jänner 2018 bis Juni 2019)
Bundeskanzleramt 1 1 5 2
Beamtenministerium 1 1 3 1
Außenministerium 0 0 0 0
Sozialministerium 0 0 2 0
Bildungsministerium 2 1 5 1
Wirtschafts ministerium 1 1 2 0
Finanzministerium 1 0 6 3
Innenministerium 0 0 1 1
Verteidigungs
ministerium 0 0 0 0
Nachhaltigkeits
ministerium 0 0 1 0
Verkehrsministerium 1 0 3 0
Justizministerium 1 1 0 0
Summe
Mehrfachverwendung 8 5 28 8
Gesamtsumme
Mehrfach-verwendungen 36
davon
in Leitungsfunktion 13
1 ohne Generalsekretäre Quellen: alle Bundesministerien
1. Im Außen– und Verteidigungsministerium gab es im überprüften Zeitraum keine Mehrfachverwendungen von Bediensteten der Büros der Generalsekretäre.
2. Im Bundeskanzleramt sowie im Beamten–, Sozial–, Bildungs–, Wirtschafts–, Finanz–, Innen–61, Nachhaltigkeits–, Verkehrs– und Justizministerium wurden Bedienstete der Büros der Generalsekretäre auch in anderen Organisationseinheiten verwen
det. Dies betraf einerseits acht Leiterinnen und Leiter, von denen fünf – zumin
dest zeitweise – eine weitere Leitungsfunktion ausübten. Andererseits betraf es 28 mehrfach verwendete Bedienstete der Büros, von denen acht – zumindest zeit
weise – eine weitere Leitungsfunktion ausübten.
(3) Grundsätzlich enthalten die Stammdaten im elektronischen Personalver
waltungssystem des Bundes nicht nur den Beschäftigungsgrad der Bediensteten, sondern auch das prozentuelle Verwendungsausmaß bei Mehrfachverwendungen.
In den Bundesministerien gab es keine einheitliche Vorgangsweise, wie das Verwen
dungsausmaß bei Mehrfachverwendungen in den Stammdaten dokumentiert war.
Teilweise trugen die Ressorts bei der Mehrfachverwendung ein Verwendungsaus
maß von 100 % ein, teilweise ein geringeres Prozentausmaß, das in Summe mit der Stammplanstelle 100 % ergeben sollte.
(4) Bei einer Mehrfachverwendung erhält die bzw. der Bedienstete die Entlohnung, die für einen der zugewiesenen Arbeitsplätze (grundsätzlich Stammplanstelle im elek
tronischen Personalverwaltungssystem) aufgrund dessen Bewertung vorgesehen ist.
Bei unterschiedlicher Bewertung der Arbeitsplätze gibt es keine „Mischentlohnungen“
oder prozentuelle Aufteilungen der für die Arbeitsplätze vorgesehenen Entlohnungen.
Sofern die Mehrfachverwendung längerfristig ist – d.h., sie überschreitet einen Zeit
raum von sechs Monaten – und nicht von untergeordneter Bedeutung ist – d.h., der bisherige Arbeitsplatz ändert sich um mehr als 25 % –, kann dies bei unterschiedlich bewerteten Arbeitsplätzen zu Unsachlichkeiten bei der Entlohnung führen.62
61 Im Innenministerium erfolgte erst ab April 2018 eine organisatorische Trennung zwischen dem Kabinett des Bundesministers und dem Büro des Generalsekretärs.
62 Nach der Rechtsprechung des Verwaltungsgerichtshofes können Verwendungen von mehr als sechs Mona
ten als nicht mehr bloß vorübergehende Änderungen der Wertigkeit eines Arbeitsplatzes betrachtet werden (VwGH 2003/12/0181 vom 15. April 2005, 2011/12/0145 vom 29. März 2012).
Zur erheblichen Änderung von mehr als einem Viertel siehe Regierungsvorlage 2. Dienstrechts–Novelle 2003 Art. I Z 32, 283 der Beilagen zu den Stenographischen Protokollen des Nationalrates XXII. Gesetzgebungs
periode S. 13.
(5) Das Dienstrecht (BDG 1979, VBG) legte fest, dass Vorgesetzte die Dienst– und Fachaufsicht über die ihnen untergeordneten Bediensteten auszuüben hatten:
1. Die Fachaufsicht bezog sich auf die von der bzw. dem Bediensteten innerhalb einer Organisationseinheit zu besorgenden Amtsgeschäfte. Nach den von den Bundes
ministerien übermittelten Daten oblag die Fachaufsicht bei mehrfach verwendeten Bediensteten jeweils der bzw. dem für die konkrete Arbeitserbringung zuständigen Vorgesetzten.
2. Typische Inhalte der Dienstaufsicht betrafen Dienstabwesenheiten (z.B. Urlaub, Pflege
freistellung, Krankmeldungen), Überstundenabrechnungen und sonstige Melde
pflichten. Die Dienstaufsicht war in den meisten Bundesministerien bei mehrfach verwendeten Bediensteten einer bzw. einem der (Fach–)Vorgesetzten zugewiesen.
Einzelne Bundesministerien (Beamten–, Wirtschafts–, Verkehrs– und Justizministe
rium) führten gegenüber dem RH als Dienstvorgesetzte jedoch – wie bei der Fach
aufsicht – alle unmittelbaren Vorgesetzten der bzw. des Bediensteten an, die sich abstimmen sollten.
25.2 Der RH hielt kritisch fest, dass das prozentuelle Verwendungsausmaß bei Mehrfach
verwendungen nicht einheitlich in den Stammdaten der Bediensteten dokumentiert war.
Der RH empfahl den Bundesministerien, in den Stammdaten des elektronischen Personalverwaltungssystems das prozentuelle Verwendungsausmaß der Mehrfach
verwendung entsprechend dem tatsächlichen zeitlichen Verwendungsausmaß zu dokumentieren.
Der RH gab zu bedenken, dass längerfristige Mehrfachverwendungen in verschiede
nen Organisationseinheiten bei unterschiedlicher Wertigkeit der Arbeitsplätze zu Unsachlichkeiten bei der Entlohnung führen können, da sich diese in der Regel an der Bewertung eines Arbeitsplatzes orientiert.
Der RH empfahl den Bundesministerien, bei der Mehrfachverwendung von Bediens
teten auf Arbeitsplätzen unterschiedlicher Wertigkeit das Erfordernis einer Neube
wertung zu beurteilen, zu dokumentieren und diese allenfalls vorzunehmen.
Der RH hielt weiters fest, dass eine Aufteilung der Dienstaufsicht auf mehrere Vor
gesetzte bei Mehrfachverwendungen zu Unklarheiten oder sogar Konflikten bei der Wahrnehmung der Dienstaufsicht führen kann.
Er empfahl daher den Bundesministerien, bei Mehrfachverwendung von Bedienste
ten eine klare Zuteilung der Dienstaufsicht zu einer bzw. einem der Vorgesetzten vorzunehmen.
25.3 (1) Zum prozentuellen Verwendungsausmaß bei Mehrfachverwendungen teilten das Bundeskanzleramt, das Wirtschafts–, das Innen– und das Landwirtschaftsministe
rium in ihren Stellungnahmen mit, dass dieses im elektronischen Personalverwal
tungssystem des Bundes unter der Rubrik „Abrechnung – Infotyp 27“ (Anmerkung RH: dies betraf eine von der Stammplanstelle abweichende Kostenverteilung) bereits dokumentiert werde.
Auch das Beamten–, das Bildungs–, das Sozial– und das Klimaschutzministerium wiesen darauf hin, dass Mehrfachverwendungen in den Stammdaten im elektroni
schen Personalverwaltungssystem des Bundes grundsätzlich prozentuell erfasst würden.
(2) Zur (Neu–)Bewertung von bislang unterschiedlich bewerteten Arbeitsplätzen bei Mehrfachverwendungen gaben das Bundeskanzleramt, das Bildungs–, das Wirt
schafts– und das Landwirtschaftsministerium zu bedenken, dass dieses Vorgehen dazu führen würde, aus mehreren Arbeitsplatzteilen „zusammengestoppelte“
Arbeitsplätze neu bewerten zu lassen, was verwaltungsökonomisch bedenklich sei.
Im Bundeskanzleramt, im Bildungs–, im Wirtschafts–, im Innen– und im Landwirt
schaftsministerium werde jedoch ein wesentliches Augenmerk darauf gelegt, Mehr
fachverwendungen im Zusammenhang mit unterschiedlichen Arbeitsplatzwertigkeiten zu vermeiden.
Das Beamten–, das Sozial– und das Klimaschutzministerium teilten in ihren Stellung
nahmen mit, dass bei Mehrfachverwendung von Bediensteten auf Arbeitsplätzen unterschiedlicher Wertigkeit eine neue Arbeitsplatzbeschreibung angefordert, das Erfordernis einer Neubewertung beurteilt und gegebenenfalls veranlasst würde.
(3) Zur klaren Zuteilung der Dienstaufsicht an einen Vorgesetzten merkten das Bundeskanzleramt, das Beamten, das Sozial–, das Bildungs–, das Wirtschafts–, das Innen–, das Landwirtschafts– und das Klimaschutzministerium an, dass dieser Empfehlung bereits Rechnung getragen werde. Die Dienstaufsicht werde bei dem Vorgesetzten jener Organisationseinheit festgelegt, welcher die bzw. der (mehrfach verwendete) Bedienstete im prozentuell höchsten Ausmaß angehöre.
(4) Das Verteidigungsministerium nahm die Empfehlung zur Kenntnis.
25.4 (1) Zum prozentuellen Verwendungsausmaß bei Mehrfachverwendungen wies der RH das Bundeskanzleramt, das Beamten–, das Bildungs–, das Sozial–, das Wirtschafts–, das Innen–, das Landwirtschafts– und das Klimaschutzministerium ergänzend darauf hin, dass das Verfahrenshandbuch zum elektronischen Personalverwaltungssystem die Dokumentation entsprechend dem tatsächlichen zeitlichen Verwendungsausmaß auch bei der Transaktion „Pflege der Personalstammdaten“ unter dem Infotyp
„Dauernde/Vorübergehende Verwendung/Mehrfachverwendung“ vorsieht. Diese Angaben werden dann in den Stammdatenauszug übernommen.
(2) Zur (Neu–)Bewertung von Arbeitsplätzen verwies der RH das Bundeskanzleramt, das Bildungs–, das Wirtschafts– und das Landwirtschaftsministerium auf die Recht
sprechung des Verwaltungsgerichtshofes zur Änderung der Identität eines Arbeits
platzes. Wenn diese längerfristig und in einem Ausmaß von nicht untergeordneter Bedeutung ist, hat sie Auswirkungen auf die Bewertung.
Der RH bewertete die Vorgangsweise des Bundeskanzleramts, des Wirtschafts–, des Innen– und des Landwirtschaftsministeriums positiv, unterschiedliche Arbeitsplatz
wertigkeiten bei Mehrfachverwendungen zu vermeiden.