En sélectionnant un télécopieur dans le menu Imprimer d’une application comme Microsoft Word ou Excel, vous pouvez directement transmettre des données telles que des documents, schémas et tableaux que vous avez créés avec une page de garde.
Remarque:
L’explication qui suit prend l’exemple de Microsoft Word. L’opération à effectuer peut varier selon l’application utilisée. Pour plus d’informations, consultez l’aide de l’application.
1. Dans une application, créez un document à envoyer par fax.
Vous pouvez envoyer jusqu’à 200 pages monochromes ou 100 pages couleur page de garde comprise en une seule transmission de télécopie.
2. Cliquez sur Imprimer dans le menu Fichier.
La fenêtre Imprimer de l’application s’ouvre.
3. Sélectionnez XXXXX (FAX) (XXXXX étant le nom de votre imprimante) dans Imprimante et passez en revue les paramètres d’envoi de fax.
Indiquez 1 pour le Nombre de copies. Il est possible que la transmission du fax échoue si vous indiquez 2 ou plus.
4. Cliquez sur Propriétés de l’imprimante ou Propriétés si vous voulez préciser Taille papier, Orientation, Couleur, Qualité image, ou Densité des caractères.
Pour plus d’informations, consultez l’aide du pilote PC-FAX.
5. Cliquez sur Imprimer.
Remarque:
Lors de l’utilisation de l’FAX Utility, une fenêtre d’enregistrement des informations s’affiche. Saisissez les informations nécessaires, puis cliquez sur OK.
Paramètres du destinataire de FAX Utility s’affiche.
6. Si vous souhaitez envoyer d’autres documents au cours de la même transmission de télécopie, cochez la case Ajouter docs à envoyer.
L’écran d’ajout de documents s’affiche lorsque vous cliquez sur Suivant à l’étape 10.
7. Si nécessaire, cochez la case Joindre une couverture.
8. Indiquez un destinataire.
❏ Sélectionnez un destinataire (nom, numéro de fax, etc.) dans Répertoire PC-FAX : Suivez les étapes ci-dessous si le destinataire figure dans l’annuaire téléphonique.
A Cliquez sur l’onglet Répertoire PC-FAX.
B Sélectionnez le destinataire dans la liste et cliquez sur Ajouter.
❏ Sélection d’un destinataire (nom, numéro de fax, etc.) depuis les contacts de l’imprimante : Suivez les étapes ci-dessous si le destinataire est enregistré dans les contacts de l’imprimante.
A Cliquez sur l’onglet Contacts sur l'imprimante.
B Sélectionnez les contacts dans la liste et cliquez sur Ajouter pour accéder à la fenêtre Ajouter à Destinataire.
C Sélectionnez les contacts dans la liste affichée, puis cliquez sur Modifier.
D Ajoutez les données personnelles, telles que Entreprise/gpe et Titre si nécessaire, puis cliquez sur OK pour revenir à la fenêtre Ajouter à Destinataire.
E Si nécessaire, cochez Enregistrer dans le Répertoire PC-FAX pour enregistrer les contacts dans Répertoire PC-FAX.
F Cliquez sur OK.
❏ Indiquez un destinataire (nom, numéro de fax, etc.) directement : Procédez comme suit.
A Cliquez sur l’onglet Numérotation manuelle.
B Saisissez les informations nécessaires.
C Cliquez sur Ajouter.
De plus, cliquer sur Enreg. dans rép. vous permet d’enregistrer le destinataire de la liste dans l’onglet Répertoire PC-FAX.
Remarque:
❏ Si le paramètre Type de ligne de votre imprimante est réglé sur PBX et que le code d’accès utilise le caractère # (dièse) au lieu du préfixe exact, saisissez # (dièse). Pour plus d’informations, reportez-vous à Type de ligne dans la rubrique Param de base en suivant le lien vers les informations complémentaires ci-dessous.
❏ Si vous avez sélectionné Saisissez le numéro de fax deux fois dans les Paramètres optionnels à l’écran principal de FAX Utility, vous devrez saisir le même numéro lorsque vous cliquerez sur Ajouter ou Suivant.
Le destinataire est ajouté à la Liste des destinataires affichée en haut de la fenêtre.
9. Cliquez sur l’onglet Options d'envoi, puis réglez les options de transmissions
Reportez-vous à ce qui suit pour savoir comment ajouter des cartes de télécopie en option à l’imprimante.
« Envoi de documents créés dans une application à l’aide d’une carte de télécopie en option (Windows) » à la page 400
❏ Mode de transmission:
Sélectionnez la manière dont l’imprimante transmet le document.
- Trans. mémoire : conserve temporairement les données dans la mémoire de l’imprimante au moment de l’envoi d’un fax. Activez cette option si vous souhaitez envoyer un fax à plusieurs destinataires ou depuis plusieurs ordinateurs à la fois.
- Trans. directe : envoi un fax sans conserver de données dans la mémoire de l’imprimante. Activez cette option si vous souhaitez envoyer un grand nombre de pages monochromes, vous éviterez ainsi une erreur de mémoire de l’imprimante insuffisante.
❏ Spécification d'heure
Sélectionnez Spécifiez l'heure de transmission pour envoyer un fax à une heure donnée, puis indiquez cette heure dans Heure de transmission.
10. Cliquez sur Suivant.
❏ Si vous avez coché la case Ajouter docs à envoyer, procédez comme suit pour ajouter des documents dans la fenêtre Fusion de documents.
A Ouvrez un document que vous souhaitez ajouter, puis sélectionnez la même imprimante (nom du télécopieur) dans la fenêtre Imprimer. Le document est ajouté à la liste Liste des documents à fusionner.
B Cliquez sur Aperçu pour afficher le document fusionné.
C Cliquez sur Suivant.
Remarque:
Les paramètres Qualité image et Couleur que vous avez sélectionnés pour le premier document s’appliquent aux autres documents.
❏ Si vous avez coché la case Joindre une couverture, indiquez le contenu de la page de garde dans la fenêtre Paramètres de la couverture.
A Sélectionnez une page de couverture parmi les échantillons de la liste Couverture. Notez qu’aucune fonction ne permet de créer une page de couverture originale ou d’en ajouter une à la liste.
B Saisissez le Objet et le Message.
C Cliquez sur Suivant.
Remarque:
Procédez aux réglages suivants selon vos besoins dans Paramètres de la couverture.
❏ Cliquez sur Formatage couverture si vous voulez modifier l’ordre des éléments de la page de couverture. Vous pouvez sélectionner le format de la page de couverture dans Taille papier. Vous pouvez également sélectionner une page de couverture de taille différente de celle du document envoyé.
❏ Cliquez sur Police si vous voulez modifier la police du texte de la page de couverture.
❏ Cliquez sur Paramètres de l'expéditeur si vous voulez modifier les informations de l’émetteur.
❏ Cliquez sur Aperçu détaillé si vous voulez vérifier la page de couverture avec l’objet et le message que vous avez saisis.
11. Vérifiez le contenu de l’envoi et cliquez sur Envoyer.
Avant de procéder à l’envoi, vérifiez que le nom et le numéro de fax sont corrects. Cliquez sur Aperçu pour afficher un aperçu de la page de couverture et du document à envoyer.
Dès que l’envoi démarre, une fenêtre affiche l’état de la transmission.
Remarque:
❏ Pour interrompre l’envoi, sélectionnez les données et cliquez sur Annuler . Vous pouvez également annuler depuis le panneau de commande de l’imprimante.
❏ Si une erreur se produit pendant la transmission, la fenêtre Erreur de communication s’affiche. Consultez le texte de l’erreur et recommencez l’envoi.
❏ L’écran Moniteur d'état du fax (mentionné ci-dessus, dans lequel vous pouvez vérifier l’état de l’envoi) ne s’affiche pas si Afficher le moniteur d'état du fax lors de la transmission n’est pas sélectionné dans la fenêtre Paramètres
optionnels de l’écran principal de FAX Utility.
Informations connexes
&« Param de base » à la page 445