Kliniken auf dem Weg zur digitalen Informations- versorgung: Evaluation und Neustrukturierung der Zeitschriftenbeschaffung eines Klinikkonzern

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Kliniken auf dem Weg zur digitalen Informations- versorgung: Evaluation und Neustrukturierung der Zeitschriftenbeschaffung eines Klinikkonzern

Hospitals heading for digital information supply: evaluation and

restructuring of the journal acquisition of a group of affiliated hospitals

Abstract

The provision of professional information in hospitals as well as the need of both physicians and purchasers to streamline the process by

Manfred Stadler

¹

Jürgen Stickelberger

²

means of appropriate solutions challenge all players in the value chain.

This article describes a case study from the evaluation of the status

quo to the implementation of the resulting project steps. 1 Beschaffungsmanagement, Clearingstelle Logistik, OÖ.

Keywords:subscription management, journals, online access, provision,

optimization, Gespag, Swets, SwetsWise, migration to online Gesundheits- und Spitals-AG (gespag), Linz, Österreich 2 Swets Information Services

GmbH, Frankfurt am Main, Deutschland

Zusammenfassung

Die umfassende Literaturversorgung in Kliniken und der gemeinsame Wunsch von Ärzten und Einkauf nach Optimierung durch den Einsatz geeigneter Lösungen stellt alle Betroffenen vor neue Herausforderungen.

Der Artikel beschreibt eine Fallstudie von der Evaluierung der Ist-Situa- tion bis zur Umsetzung der einzelnen Projektschritte.

Schlüsselwörter:Aboverwaltung, Zeitschriften, Online-Zugänge, Bereitstellung, Optimierung, Gespag, Swets, Swetswise, Umstellung auf Online

Kliniken auf dem Weg zur digitalen Informationsversorgung

Einleitung

Die Literaturversorgung in Organisationen, wie z.B. Unter- nehmen oder Krankenhäusern, kann oftmals nicht mit den Gegebenheiten in akademischen Einrichtungen, wie z.B. Universitäten, verglichen werden. Die Forschung und Lehre ist an Universitäten Kernbestandteil und die Litera- turversorgung damit eine notwendige Dienstleistung für Studierende, Forscher und Dozenten.

In Krankenhäusern ist die strategische Ausrichtung eine völlig andere. Hier geht es um ein Höchstmass an medi- zinischer Versorgung, die mit den verfügbaren Finanzmit- teln gewährleistet werden muss. Die finanzielle Lage von Krankenhäusern ist häufig mit der von Universitäten zu vergleichen, d. h. kaum Zuwächse an finanziellen Mitteln und permanenter Kostendruck aufgrund steigender Preise am Beschaffungsmarkt. Häufig steht dem der Wunsch der Mediziner gegenüber, eine bestmögliche Li- teratur- und Informationsversorgung in Anspruch zu

nehmen, um so den Patienten eine medizinische Versor- gung auf dem aktuellsten Stand anbieten zu können.

Diese Situation stellt die Beschaffungsabteilung vor eine große Herausforderung. Einerseits sollen Budgetvorgaben erfüllt werden, andererseits sind Entwicklungen in Infra- struktur und Systeme mit immensen Ausgaben verbun- den.

Eine weitere Herausforderung sind die verfügbaren Res- sourcen an bibliothekarisch geschulten Fachkräften.

Diese stehen oft nicht in dem Ausmaß zur Verfügung, um eine Bereitstellung von Literatur und Information auf ho- hem Niveau zu gewährleisten.

Literaturversorgung gestern

Die Literaturversorgung der Mediziner war keineswegs einheitlich.

An allen KH-Standorten der gespag wurde Literatur auf völlig unterschiedliche Weise bezogen (Abbildung 1).

Meist wurde der Bedarf über die örtlichen Einkaufsabtei- lungen verantwortet. Ein Arzt, der einen Literaturwunsch hatte, wendete sich an seinen Standort-Einkauf. Dieser bestellte dann die gewünschte Literatur im gewünschten Format über diverse Quellen.

1/4 GMS Medizin - Bibliothek - Information 2008, Vol. 8(3), ISSN 1865-066X

Product Review

OPEN ACCESS

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Synergieeffekte und die Bündelung von Einkaufsmacht waren somit nicht gewährleistet.

Abbildung 1: Workflow ohne Lieferanten

Optimierung von Arbeitsabläufen

Das Ziel war eine Optimierung der Literatur- und Informa- tionsversorgung seitens der Ärzte sowie eine Optimierung der Literaturbeschaffung seitens des Einkaufs.

Eine genaue Untersuchung der Ziele wurde vom Einkaufs- ausschuss und der Ärzteschaft beschlossen, um eine gewünschte Optimierung zu erzielen. Neben den definierten Zielen wurde auch eine Optimierung der Arbeitsabläu- fe und Kosten beschlossen.

Nach Evaluierung an den einzelnen Standorten und der Anforderungen der Ärzteschaft wurde nach geeigneten Möglichkeiten und potenziellen Lieferanten gesucht.

Unter der Leitung des Einkaufs wurde eine Arbeitsgruppe aus Ärzten und IT- Fachleuten gebildet. Das definierte Projektziel war die Umsetzung einer Lösung zur Literatur- und Informationsversorgung der gesamten gespag.

Projekt – Zielsetzung – Lösung

“Abgestimmte Versorgung der gespag-Spitäler mit Fachliteratur“

Ziele (SOLL):

Effizienz

• Einfache, rasche und benutzerorientierte Verfügbarkeit von Fachliteratur

• Eine Internet-Plattform für alle elektronischen Medien

• Wirtschaftliche Lösung durch Bündelung der Bedarfs- mengen

• Optimierung des Versorgungsprozesses Ein Lieferant

•

Ein Ansprechpartner für Neubestellungen, Reklama- tionen, Verlagsrecherchen, IT- Problemstellungen

•

Eine Monatsrechnung pro Standort

• Transparenz

• Voller Überblick über Bestände

• Vermeidung von Dubletten

• Umfangreiches Reporting in Echtzeit Kostenersparnis durch

• Vermeidung von Dubletten

• Optimierte Leistungspakete für Online-Medien

• Zugriffsüberwachung (bei Online-Medien)

• Bündelung von Bedarfsmengen

• Entlastung im operativen Tagesgeschäft

• Keine Vorausbezahlung mehr an Verlage Standorte einbinden

Zu Beginn mussten die einzelnen Standorte angespro- chen werden, um auf das bevorstehende Projekt hinge- wiesen zu werden. Damit wurde auch verhindert, dass mögliche Lokallösungen entstehen.

Bestands- und Bedarfsmeldungen waren ebenfalls Teil dieses Bereiches.

Bestand evaluieren

Einer der wichtigsten Schritte war die Erhebung der Ist- Bestände von allen Abteilungen der Standorte. Das Auf- listen der Bestände und Bezieher war notwendig, um die vorhandenen Mengen zu ermitteln und um Trends und Präferenzen herauszufinden.

Synergien schaffen

Mit der Evaluierung wurden auch alle Bestände der gesamten Organisation sichtbar und damit konnten bereits erste Synergieeffekte geschaffen werden.

Auswahl des geeigneten Lösungskonzeptes

Drei ausgewählte Lieferanten wurden aufgefordert, Ange- bote und Konzepte abzugeben.

Es erfolgte eine kaufmännische Bewertung sowie die in- haltliche Konsistenz der Konzepte.

Die Wahl fiel auf Swets, da die angebotenen Lösungen die Anforderungen im kaufmännischen und im konzeptio- nellen Teil am besten erfüllten und damit die Realisierung der Projektziele sichergestellt werden konnte. Die Ziele einer Kostenersparnis sowie die Optimierung der Arbeits- abläufe konnten realisiert werden (Abbildung 2).

Stadler et al.: Kliniken auf dem Weg zur digitalen Informations-versorgung: ...

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Abbildung 2: Workflow nach Umstellung auf Swets

Umsetzung – Inbetriebnahme

Im ersten Schritt wurden alle Ist-Bestände zusammenge- führt und im System von Swets erfasst (Phase 1 im Zeit- diagramm). Damit war eine lückenlose Umstellung sichergestellt. Neben den Beständen wurden alle Liefer- und Rechnungsadressen erfasst und Ansprechpartner der einzelnen Standorte im System angelegt.

Der zweite Schritt (Phase 2 im Zeitdiagramm) beinhaltete die Aktivierung der SwetsWise Plattform für die gesamte gespag. Verschiedene Berechtigungsebenen waren zu berücksichtigen sowie die Zugangsaktivierung auf die eJournals für die gesamte Ärzteschaft. Alle bestehenden Online Zugänge waren zu diesem Zeitpunkt verfügbar.

Die Verlinkung zu PubMed wurde hergestellt, indem man im PubMed-Konto der gespag die SwetsWise Plattform als Volltext-Provider aktiviert hatte.

Im dritten Schritt (Phase 3 im Zeitdiagramm) wurden die Printbestände mit zusätzlichen Bestandsinformationen in das Portal eingespielt. Mit dieser Lösung hatte nun je- der Nutzer in der gesamten gespag konzernweiten Zugang zu den Beständen.

Der vierte Schritt (Phase 4 im Zeitdiagramm) sah vor, dass die von der gespag definierten Titel auf „e-only“

umgestellt wurden. Dazu hatte man in der Ärzteschaft jene Titel definiert, die als medizinische Kernliteratur im gesamten Konzern verfügbar sein sollten.

Seitens Swets wurden diese Titel analysiert und Angebote für Multisite- Lizenzen bei den Verlagen angefragt.

Die gespag entschied darüber, welche Online Angebote angenommen wurden. Diese ausgewählten Titel wurden ebenfalls über das SwetsWise Online Content Portal allen Nutzern in der gespag verfügbar gemacht (Abbildung 3).

Abbildung 3: SwetsWise Lösung für die gespag Damit ist das Umstellungsprojekt abgeschlossen (Abbil- dung 4). Die bezogene Literatur wird bedarfsgerecht allen berechtigten Nutzern bereitgestellt. Der Einkauf kann über SwetsWise Subscriptions den gesamten Bestand an Literatur verwalten. Die Ärzte haben bei dieser Lösung die Möglichkeit, ihren Bedarf an Literatur über SwetsWise Online Content abzurufen. Dank der Verlinkung mit PubMed ist es dabei auch unerheblich, ob der Nutzer sich zu Beginn der Recherche schon in SwetsWise befin- det oder ob er sich aus PubMed zu SwetsWise Online Content verlinkt.

Abbildung 4: Zeitablauf

„Swets ist stolz darauf, Österreichs führenden Kran- kenhaus-Konzern als Kunden gewonnen zu haben.

Die Definition der Projektziele sowie die gesamte Umsetzung waren von einem Höchstmass an Profes- sionalität gekennzeichnet.“

Jürgen Stickelberger

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„Einkaufsstrategische Maßnahmen erfordern ein transparentes Umfeld. Mit diesem Projekt ist es der gespag gelungen, einen vollständigen Überblick über den Bestand an Fachliteratur zu erhalten. Darauf aufbauend, können weiterführende Maßnahmen zur Optimierung des Preis-/ Leistungsverhältnisses in diesem Bereich gesetzt werden. Sofort spürbar waren die Vorteile aus diesem Projekt auch für die Anwender der einzelnen Berufsgruppen, wurden doch Zugang und Verfügbarkeit von Fachliteratur wesentlich erleich- tert. Der einfache Zugriff auf Fachliteratur ermöglicht Wissen auf dem Letztstand und kommt somit auch unseren Patienten zugute. Ich freue mich, dass der gespag-Einkauf dazu einen Beitrag leisten konnte.“

Manfred Stadler

gespag

gespag-Firmenprofil

Die Oö. Gesundheits- und Spitals-AG (gespag) ist mit einem Marktanteil von knapp 45% Oberösterreichs größter Krankenhausträger und betreibt 10 Krankenhäuser an 13 Standorten, davon 8 Allgemeine Krankenhäuser und 2 Sonderkrankenhäuser (rd. 4.000 Betten). Mit Vöckla- bruck und Steyr gibt es unter den Allgemeinen Kranken- häusern zwei Schwerpunktkrankenhäuser mit 570 bzw.

650 Betten. Sonderkrankenhäuser sind die Landes-Ner- venklinik Wagner-Jauregg sowie die Landes- Frauen- und Kinderklinik in Linz. In der gespag-Unternehmensgruppe sind rund 9.300 MitarbeiterInnen beschäftigt. Die gespag bekennt sich zu einer regionalen, in das jeweilige sozio- kulturelle Bild der einzelnen Regionen eingebetteten, medizinischen Versorgung. Um den Patienten eine mög- lichst umfassende Behandlung und eine hohe Sicherheit zu gewährleisten, kooperieren mehrere Häuser in einer Region.

Die Aufgaben der gespag

Gegenstand des Unternehmens ist die Sicherung einer nach Regionen ausgewogenen, an den natürlichen Ein- zugsgebieten orientierten, qualitäts- und bedürfnisgerech- ten medizinischen und pflegerischen Versorgung der Bevölkerung im stationären, ambulanten und tagesklini- schen Bereich unter Einhaltung betriebswirtschaftlicher Kriterien durch die Errichtung und den Betrieb von Krankenanstalten samt angeschlossenen Lehr-, Ausbil- dungs- und Fortbildungseinrichtungen, das Halten von Beteiligungen an solchen Krankenanstalten betreiben, sowie das Eingehen von Kooperationen zu diesem Zweck.

Swets-Firmenprofil

Swets ist Weltmarktführer im Abonnementmanagement und kann auf über 100 Jahre Erfahrung zurückblicken.

Swets bietet sowohl den zahlreichen Kunden als auch den Verlagen umfangreiche Services zur Optimierung der unterschiedlichsten Prozesse im Bereich der Informati- onsversorgung und somit eine Erhöhung der Rentabilität in vielen Bereichen. Mit Kunden in über 160 Ländern und mehr als 20 Niederlassungen in der ganzen Welt ist Swets der führende Full-Service Anbieter in diesem Segment, mit der derzeit umfassendsten und fortschrittlichsten E-Commerce-Plattform.

Mit dem umfassenden Serviceportfolio, SwetsWise, das den Kunden das Beschaffen, Suchen, Abrufen, Verwalten und Evaluieren von Abonnements vereinfacht, ermöglicht SwetsWise Informationsexperten alle Schritte des Abon- nementmanagement-Prozesses effizienter und effektiver zu handhaben und so die Informationsziele der Organisa- tion zu erreichen und die Produktivität der Nutzer zu verbessern.

Swets ist seit fünf Jahren im E-Content Magazine auf der Liste der „100 wichtigsten Firmen im Bereich Digital Content“ und erscheint Jahr für Jahr unter den Top 25%

der „Top 500 Unternehmen in den Niederlanden“. Swets ist die einzige Agentur, die eine weltweite ISO 9001:2000 Zertifizierung erhalten hat; u.a. ein anerkannter Nachweis über strukturierte und nachvollziehbare Abläufe im Unter- nehmen, deren externer Überprüfung man sich regelmä- ßig stellt.

Korrespondenzadresse:

Manfred Stadler

Beschaffungsmanagement, Clearingstelle Logistik, OÖ.

Gesundheits- und Spitals-AG (gespag), Linz, Österreich

Bitte zitieren als

Stadler M, Stickelberger J. Kliniken auf dem Weg zur digitalen Informations-versorgung: Evaluation und Neustrukturierung der Zeitschriftenbeschaffung eines Klinikkonzern. GMS Med Bibl Inf.

2008;8(3):Doc31.

Artikel online frei zugänglich unter

http://www.egms.de/en/journals/mbi/2008-8/mbi000128.shtml Veröffentlicht:18.12.2008

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